集团办公室部门职责调查表.doc

常林集团部门职责调查表 集团办公室部门职责调查表基本信息部门名称集团办公室部门编码部门负责人现有人数直接上级总裁编制日期年 月部门定位：全面负责集团日常行政管理工作，对车辆、重大活动等进行管理和协调；对集团重要会议和集体活动进行筹划、组织；协调企业与外部关系；处理突发事故。保证信息畅通，保障集团行政工作的正常运行，维护集团形象职责一职责表述： 负责集团文秘工作工 作任 务1. 负责撰写集团每年几个重大活动领导讲话稿2. 负责领导出席各项会议的讲话稿的撰写3. 负责了解各部门、公司的日常工作进度，每周编制各部门、公司工作进度表4. 协助做好企业内部重要宣传资料的收集、撰写与更新5.6.职责二职责表述： 负责集团总部的会务管理工作工 作任 务1. 根据集团整体规划，负责各项会务标准及操作规范的制定与完善、推行、培训、检查与考评2. 负责集团层面会务的统一管理、组织、安排和协调，并每周制定会议计划表3. 负责所辖会议室内设备的配置与日常维护4. 负责集团层面会议的记录、整理及按要求存档工作5. 负责需集团办公室跟踪、落实的会议决议职责三职责表述： 负责集团总部接待工作工 作任 务1. 根据集团整体规划要求，负责总部各类来访接待制度、流程的制定与完善、推行与培训、检查与考评2. 负责集团前台接待工作规范、标准的制定与完善、推行与培训、执行情况的检查3. 负责总部来访接待工作的统一管理、组织、安排和协调，并全程监控接待实施情况4. 负责对各公司来访接待工作进行指导5. 负责所辖接待室的日常维修和维护职责四职责表述： 负责集团总部以及个别需托管的部门、公司的文件管理工作工 作任 务1. 牵头相关部门制定、完善集团管理体系文件的管理规范，定期对总部，各部门、公司发文工作进行检查与监管2. 根据发文系统的需要牵头相关部门进行优化3. 建立与维护各级收发文人员网络，定期组织培训或指导4. 根据发文管理规定负责对集团发文的内容进行审核、编号、下发及存档；对不符合发文规范的予以指导5. 负责整理和管理总部机要文件，重点做好机要文件的接收、整理、传递、打印及存档工作6. 总部发文（OA上线）权限的审核，对各权限管理者进行定期指导、培训职责五职责表述： 负责集团及下属子公司的档案管理工作工 作 任 务1. 明确集团管理体系各类档案归档范围，牵头相关部门不断完善、健全各项档案管理制度2. 健全、维护档案管理的人员网络，对各级档案管理人员的工作情况进行检查指导，组织档案管理人员进行业务学习培训，并对文件材料归档工作进行监督检查3. 负责集团及各子公司移交资料的收集/鉴定/接收/整理工作4. 负责编制档案工具检索5. 负责集团档案对内对外的移交办理及档案保管的自查和上级检查6. 负责集团各门类档案和集团重大活动的归档整理收集7. 负责集团档案的鉴定销毁工作。8. 负责协调外部相关档案管理部门职责六职责表述：负责集团及各下属子公司行政印章的日常使用管理监督工作工 作任 务1. 根据集团整体要求，制定、完善和修订印章管理制度、流程及规范2. 负责集团及各公司行政印章的日常业务办理工作3. 负责特殊情况下用印的协调请示办理工作4. 负责集团及各公司行政印章的日常保管和维护职责七职责表述： 负责集团各项保密管理工作工 作任 务1. 建立、健全集团保密管理制度，并负责落实2. 负责监管机要文件的寄递与接收工作3. 牵头组织对集团内部泄密事件的调查工作4. 负责对集团保密措施的整顿、改进职责八职责表述： 负责集团行政车辆管理工作工 作任 务1. 制定、完善和修订集团体系行政车辆管理制度、相关流程及规范；定期组织学习与培训2. 负责集团总部行政车辆的安全管理、驾驶员管理、相关手续办理及驾驶员的日常管理3. 审核各公司行政车辆的购置申请4. 负责部分公司行政车辆相关手续办理及交付使用5. 负责集团领导及办公室车辆的日常维护及维修6. 负责全集团车辆维修审批工作7. 负责协调集团外部相关车辆管理单位职责九职责表述： 负责集团层面文化宣传工作工 作任 务1. 负责集团重大专项宣传工作的开展、保证信息畅通，统一思想，鼓劲动员2. 负责围绕核心工作，宣传贯彻集团的理念、制度、指示和先进思想3. 根据需要组织开展员工内部调查，为企业决策提供参考4. 负责集团层面大事记的的收集、整理、汇编等工作5. 负责内部宣传队伍的组建、培训、管理等工作6. 负责企业内部重要宣传资料的收集、撰写与更新7. 负责xx报、xx动态等报刊的编制、发放工作8. 负责协调外部宣传部门职责十职责表述： 牵头组织集团重大活动工作工 作任 务1. 根据集团的惯例与规定，规划年度集团层面的重大活动；并报董监两会或总裁审批；重大活动包括但不限于集团层面的表彰大会、庆典、赛事等以及领导授权其主办/承办的各项大型活动2. 将审核批准的活动按照时间进行分解，形成部门的常规工作；并根据活动的时间节点提前制定详细的活动方案3. 负责活动方案的制定、报批（活动方案与费用）、操办、协调/调配、牵头相关部门配合实施、检查、清