ERP在物资管理中的作用.docx

上海吴泾化工有限公司是建于1958年的国有大型企业，集化工生产、机修、动力、仪表等于一体。公司主要生产醋酸等系列产品。辅助材料库备很大，日常库存基本维持在3千万元左右，而最高库存达4-5千万元。虽然在公司总资产中所占比例较小，但在腐蚀性强、易损耗、维修频率较高的大型化工企业，辅助材料库备的合理持有却对企业的正常生产起着举足轻重的作用。长期以来公司对辅助材料库存、帐务及物资收发的管理主要依托人工管理，仓库内较多的工作要经过手工的收集、整理、汇总后再输入到计算机中去才能产生结果，很多劳动要经过手工及计算机的重劳动。这种管理方式决定了企业在库存管理、在途材料管理、应付帐款及最终的成本结算中容易产生时间性差异。随着经济的全球化、技术的创新化、竞争的激烈化，传统的管理方式已不能适应公司经济的日益发展，成为公司财务管理的瓶颈。因此加强采购管理、减少资金占用、合理储备库存物资已成为当务之急。实施ERP系统管理，是我们对传统的财务会计核算方式及财务管理加以改进、加强公司内控制度建设的有效途径，而其中的物资管理系统能在企业管理中发挥重要作用。一、原有物资管理模式滞后性剖析公司每年辅助材料采购量达1.51.6亿元，品种多达几千种，大到备品备件小到螺丝螺帽，这些物资分布在公司近20个仓库内，分散在公司80公顷厂区的各个方位，材料的采购单、入库单、领料单在各个相关部门之间流转，数据需要部门间通过单据、人工报表等进行传递。月末由物资管理部门专设的料帐员集中归集分配，进行库存帐核算后，再将各部门领料单传递到财务部门，据以进行分类、运算和费用分摊，各部门都形成了一个信息孤岛，有用的数据无法得到充分的利用。这种运转方式的弊端是：1、信息严重滞后。在部门之间和部门内部传递的信息，由于人工处理流转时间长，往往与财务核算月度或年度出现时间差，加上大量的单据靠人工分类统计，形成滞后的数据采集和缓慢的分析计算状况；各部门的数据入口不一致，统计的标准也各不相同，容易造成同一笔数据有着两种不同的记录，使报表信息出现偏差。2、闲置资产不能及时处置。由于仓库分散，有时货到后采购员未能及时将手工填写的入库单送达仓库，时间一长形成宕帐；各个仓库实物帐册少则十余本，多则几十本，对于帐期过长物资不能及时发现，呆滞、毁损、变质资产不能及时处置，最后形成不实不良资产。公司过去几年的不良不实资产处置中，就消化了由于上述原因所形成的不实不良资产近千万元，而这些资产的整理、归集、处置、消化更是耗费了大量的人力、物力、财力。3、物资管理费时费力，效率低。尽管岗位设置齐全，仓库保管员、料帐员及财务人员除了做大量繁琐复杂的核算工作，每月大量的收、发、存单据，不仅成本高、效率低、误差大，仅对这些单据的装订、保管就要化2、3天，但是对物资采购的实物控制、流转控制效率还是低下，主要是由于各部门信息数据不能实时共享，统计口径不一致造成的。4、全方位管理不到位，削弱了会计监督功能。在手工系统中，原有的库存明细帐有料帐员核算，而在途材料、库存总帐则有财务人员核算，管理上存在脱节，财务人员对库存物资有“鞭长莫及”的感觉，只能靠抽查来确定库存的准确性；对采购物资是否及时入库很难把握，会计监督职能不能充分发挥作用。二、实施ERP物资管理在企业管理中的作用为了保证公司资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及贯彻执行公司规定的管理方针，实现库存和财务的统一（即在实际业务发生时将资金流和实物流分开进行，核算时一体化），笔者认为推进ERP的实施是必要之举。实施ERP后，企业的会计电算化程度大大提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错，会计核算的准确性和可靠性得到了保证，会计数据处理的速度加快了，更重要的是能够实现各部门数据共享，同一统计口径，满足企业经营管理的需要。（一）在财务管理上的作用1. ERP能在收、发、存各个环节设置关口，实现财务的透明化管理。由于ERP的物资管理从源头-生产需求开始，到采购计划、询价、价格审批、付款、入库及库存系统实现数据共享，可时刻跟踪采购计划、定单的完成情况和供应商的供货情况，超量采购或没有计划的采购都需由主管领导核实同意后方可入库，加强了对采购计划的管理。同时从物流和资金流两条线出发，采购计划-采购定单-入库单-采购发票各业务环节相互对应和相互协调，通过信息系统使得数据在上述单据中关联，增强可跟踪性和可回溯性，并最终使得财务、采购、仓库各部门信息共享。2. 合理正确的库存占用，为企业的全面预算提供了支撑点。企业的千余种物资按类编制物资编号，库存物资明细帐在系统中反映得清清楚楚，分公司临时急需物资只需经过电脑查寻，即可知道是否有库存，减少了库存物资的呆滞品，生产经营和采购都能根据准确的库存数据进行组织，库存资金的合理正确，加强了企业对历史数据的利用程度，为进一步市场分析提供数据基础和决策支持，也为公司辅助材料的预算在数量、金额上提供了数据支持。3. 规范内部控制制度是确保ERP实施的前提。企业为实现既定的管理目标，必须建立起一整套内部控制制度，以保证企业经济的有序发展。ERP的实施需要有完善的内控制度作为依托，同时ERP的实施也是内控制度得以完善的基础，两者相辅相成。通俗的讲，ERP实施的过程，也是企业规范操作流程、实施流程再造的过程，它是一个庞大的系统工程，需要许多部门的直接参与，需要各个相关的业务部门进行充分有效的沟通，并对现有的工作流程进行或多或少的改变，使各部门的统计数据保持准确性和一致性。4. 合理的比质比价、询价功能，确保物资的价格和质量，同时对完善现代企业制度也起到了一定的作用。比如过去企业采购按合格供应方采购，但当合格供应方情况发生变化，而双方沟通又不及时时，给企业的物资采购带来不利。而ERP提供的供应商的信誉维护、档案管理及物资采购相关部门的审核功能、审批权限，严格了采购制度。企业的各相关部门可直观地对数据进行比较、分析，确定合理的价格及供应商，有利于采购管理中实现采购策略的多样性，针对不同的物资采用不同的采购策略，保证了企业降低采购成本，节约支出。5. 会计人员的工作重心由核算向财务管理转变。企业实施ERP管理以后，会计人员可以从繁琐的记帐、算帐工作中解脱出来，工作重心也从核算型向管理型转变。会计人员从以往对数字的计量与纪录，转向对信息的加工、再加工、深加工，为企业提供财务咨询及分析，在企业经营中发挥更大的作用。（二）在资产管理上的作用1、物资管理信息实现了实时共享，加强对全公司各类物资需求的调度，杜绝物料需求计划不准确、采购部门盲目采购的情况，规避了采购风险。同时，所有的库存材料信息都在系统中有所反映，能随时查询输出。2、ERP的实施完善了公司辅助材料的业务处理流程，把采购业务、库存业务与会计核算有结合成一个有机的整体。由采购员编制采购计划单，输入发票及入库单信息，货到后由仓库保管人员验收并在系统中确认入库。仓库的验收入库数据可以给采购到货分析提供基础，同时也给会计核算的应付、实付提供了依据。实现了库存管理、计划管理、采购管理一体化的目标。3、强化库存日常事物管理，重视库存成本，实现最佳库存储备。各项库存物资的收、发、存都处于实时监控中，有利于及时发现问题，管理者可直接分享相关数据、从不同角度去读取信息，更及时全面的对库存物资进行调控。（1）验收入库管理：物料入库包括采购入库、分公司加工入库、分公司退料等形式，ERP系统将采购单、入库单结合起来，对到货、计量、质检、评价、入库进行有效控制，使采购结算、质量控制、入库管理协同工作。（2）领料管理：系统要求对领料的用途作出严格区分，并将加工业务所领用的物料数据传递给成本管理模块，使领料单的功能在系统中得以进一步的细化。与原来的人工分配料单相比，大大减轻了劳动力，缩短了单据的流转时间，提高了数据的及时性、准确性。（3）库存更新管理：所有的出、入库操作都会影响到库存数据，系统在月底按照企业财务制度规定的库存核算方式计算出库价格，更新库存金额。（4）库存查询：库存数据是企业各个部门查询最多的信息之一，ERP管理可实现多个部门的同时查询，并按需要计算平均值、求和等。（5）材料明细核算：由于总帐系统仅核算到原材料的二级分类，不可能也不必要对每一种具体的物料进行详细核算，而物资管理系统对每一种物料进行了明细核算，材料明细帐可以在计算机系统中储存，并提供给各个部门查询。4、提高业务效率，使业务管理规范化，减少企业随着经营的日益扩大而面临的各分公司政策难于统一的难题。基础数据关系到整个企业的信息流转能否通畅，系统将一些非常重要的基础数据，如单位编码、物料编码等进行了统一，订单输入、提交、审核、入库、出库、退货等以工作流方式自动传递，避免了重复抄写和录入的失误，保证了实物资产收、发、存的正确性、及时性，也为保证帐实相符奠定了基础。5、系统对各种问题提前预警，可以解决库存资金周转慢及盲目采购的问题。包括超储库存告警、过期存货告警等，能够提醒企业及时处理材料物资的盘盈、盘亏、毁损、呆滞，杜绝新的不良不实资产的产生，为监控实物资产的合理有效提供了参照依据，从而加强了会计监督职能。（三）在会计核算上的作用1、ERP的实施改变了企业会计核算的环境实施ERP后，数据信息从源头录入，实现共享。会计部门选定所需信息，利用计算机完成基本的会计业务，同时还能利用计算机完成各种财务分析、编制各种报表，原先应由几个部门按预定的步骤完成的业务事项，现在可以集中在一个部门甚至一个人完成，会计信息的网上实时处理成为可能。2、ERP系统改变了会计的业务处理方法和处理程序传统的会计工作环境下反映会计业务处理过程的各种原始凭证、记帐凭证、汇总表、分配表、工作底稿等，在ERP中作为基本会计资料的书面形式的资料减少了，每一项会计业务发生时，有关该项交易的相关信息由业务人员直接输入计算机，并由计算机自动记录，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分由计算机自动完成。原来书面形式的各类会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，会计的业务处理方法和处理程序变得简单。3、实施物资采购管理系统可以将控制力度加强到每一笔业务。由于客户最初的信息资料由对客户最熟悉的业务员录入，使应付帐款客户窜户、重复开户的概率降到最低，对应付帐款帐龄分析、欠款分析及与客户对帐均可达到最佳状态。材料入库时，原材料明细与在途材料明细一一对应，在途材料构成、库存材料构成一目了然，降低了采购风险，有利于加强对业务员的考核。实施企业资源计划（ERP）是中国企业顺应历史潮流，走向世界市场的必然趋势。从众多ERP管理成功的案例及物资管理系统在我公司小范围的试运行来看，ERP的实施是企业由传统管理向信息化管理转变的必然选择，作为一个有着五十多年历史并且在发展中不断做大做强的企业，ERP管理更是企业提升市场竞争力和网络管理能力，进行国际化竞争的现实需要。但是，ERP的实施并不是一蹴而就的，它给企业