管理处档案归档指引新.doc

管理处档案归档指引TJ-R-OP02-04类别标签名称档案号一级目录二级目录备注基础管理类制度汇编1-1-11.制度管理文件清单1.1 文件清单（制度清单）1.受控文件由公司下发一整套制度给项目，各项目根据实际情况增加删改程序，新成立项目在3个月内完成对制度和程序文件的修改1.2 记录控制清单1.3 部门说明书（包括顾客需求及服务一览表、核心职能以及各个岗位说明书）1.4 程序文件（管理处内部程序文件）1.5 服务处管理服务流程（包括客户服务流程及应急控制程序）1.6 服务处作业指导文件（包括综合管理手册、客户服务手册、环境手册、治安管理手册、设备管理手册、行政管理手册、财务管理手册）合同管理2-1-11.物业管理合同2.外包合同文件清单1.1物业管理合同1.包括但不仅限于以上所列合同;2.外包合同应附外包公司的营业执照、资质证书、人员上岗证等文件2.1 清洁合同2.2 消杀合同2.3 外墙清洗合同2.4 化粪池清疏合同2.5 机电、电梯维保合同2.6 水池清洗合同2.7 消防维保合同员工管理员工档案3-1-11.员工档案文件清单1.1员工入职登记表（表一）由客服人员每月5日前将相关记录交档案管理员存档1.2解除终止劳动合同通知书（表二）1.3解除终止劳动合同手续表（表三）1.4员工辞、离职手续表（表四）1.5员工转正调薪申请表（表五）1.6内部人员流动审批表（表六）1.7部门员工人数月统计（表七）1.8加班审批表（表九）培训记录3-2-11.员工培训记录（包括内培、外培）文件清单1.1 年度培训计划1.每年12月底前提交品质部下年度培训计划并留一份存档1.2培训记录表（附培训教材、考试试卷、培训照片等）1.每月5日前由管理处各部门主管提交上月部门所有的培训资料交档案管理员存档1.3 考核记录考勤及排表3-3-11.月考勤相关记录2.月排班表1.1 管理处月考勤汇总表1.2 请假报告1.每月27日前各部门主管提交本部门员工下月排班表至档案管理员处1.3（奖励、处罚）通知单1.4工资表2.1管理处月排班表1.每月27日前各部门主管提交本部门员工下月排班表至档案管理员处2.2社会保险申报表2.3公积金帐户申报表2.4会议记录签到表2.5管理处员工花名册2.6员工培训考核试卷成本管理收支管理4-1-11.收入、支出登记表2.收支季度公布表3.备用金使用登记表文件清单1.1 管理服务费收支明细表2.1 管理费收支状况季报、年报3.1 备用金使用明细办公物资管理4-2-11.办公设备、器材清单；2.公用工具的清单、借用记录；领用记录；文件清单1.1管理处办公设备设施统计台账1.新接管项目在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新1.2员工工装工牌发放记录表2.1维修公用工具设备台帐1.新接管项目在进驻一月内完善此项资料，并每月复检更新设备台账5-1-11.机电设备、设施的统计清册；2.各设备房的设备清册文件清单1.1设备台帐1.新接管项目在进驻三月内完善此项资料，每月复查1次2.1水泵房设备表2.2发电机房设备表2.3配电房设备表设备作业申请5-2-11.设备作业申请2.操作票文件清单1.1停 （水电）申请表1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.2临时动火作业申请表1.3临时用水用电申请表2.1供配电设备检修工作票公共维修记录5-3-11.年度房屋本体、配套设施维修计划及其维修的记录2.日常维修养护记录3.委托维修记录、监管验收记录文件清单1.1管理处公共维修记录1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料设备维修、保养计划5-4-11.工程维修（结算）单2.工程维修（结算）单文件清单1.1设备维修保养计划2.1工程维修（结算）单维修值班记录5-5-11.维修值班记录2.事故报告单文件清单1.1维修部值班记录1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料2.1事故报告1.由管理处即时填写上报，并留一份存档维修工绩效考评5-6-11.水电工绩效考评表2.维修员留言卡文件清单1.1水电工绩效考评表1.工程部门填写，每月25日前提交本月的考核结果2.1维修员留言卡1.工程部门填写，不做归档配电设施记录5-7-11.供配电设施相关资料文件清单1.1变压器保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档1.2变压器配电柜运行记录（东区）1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.3变压器配电柜运行记录（西区）1.4变压器配电柜运行记录（一二期）1.3配电柜半年保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档发电机记录5-8-11.柴油发电机运行保养记录文件清单1.1柴油发电机（试）运行记录1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.2柴油发电机保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档空调设备记录5-9-11.中央空调设备设施相关记录表格文件清单1.1分体（窗式）空调保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档水泵房设备记录5-10-11.水泵房设备设施相关记录表格文件清单1.1水泵月保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档1.2给水泵（变频器）运行记录（东区）1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.3给水泵（变频器）运行记录（西区）1.4给水泵（变频器）运行记录（一二期）给排水设备记录5-11-11.给排水设备设施相关记录表格2.水池消毒记录3.化粪池清理记录文件清单1.1给排水设施维修、保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档2.1水池（水箱）清洗消毒档案1.清洗完成后月底统一交档案管理员存档3.1化粪池清理记录1.清洗完成后月底统一交档案管理员存档消防设备记录5-12-11.消防设备设施相关记录文件清单1.1防盗监视系统月保养记录1.保养完成后月底统一交档案管理员存档1.2对讲系统月保养记录1.3消防培训1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.4消防安全生产责任书1.5消防故障处理记录1.6消防日防火巡查记录1.7监控中心消防值班记录1.8消防档案1.9消防月安全防火检查1.10消防设施巡查记录（周）电梯设备记录5-13-11.电梯安全运行巡查记录文件清单1.1电梯安全运行巡查记录1.工程部门填写，每月5日前提交上月的资料1.2电梯档案避雷设施记录5-14-11.避雷设施年度检测保养记录2.停车场管理系统保养记录文件清单1.保养完成后月底统一交档案管理员存档1.1避雷设施年度检测保养记录2.2停车场管理系统保养记录装修管理装修管理资料6-1-11.装修人员相关资料装修现场管理资料2.维修补漏工程明细表文件清单1.1装修施工登记表1.按户将每套房的装修档案的归成一套，装进文件袋中1.2装修登记备案回执1.3装修违章整改通知单1.4装修施工人员登记表1.5办理装修出入证登记表2.1维修补漏工程明细表房管类公共巡视记录7-1-11.公共设施巡查记录2.巡查问题处理表文件清单1.1房屋及公共设施（月）巡查记录1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料1.2巡查问题处理表空置房管理7-2-11.空置房登记表文件清单1.1空置房登记表1.由房管员填写，每月5日前提交上月的资料环境管理清洁卫生管理8-1-11.清洁卫生检查2.分包方服务质量联系通知单日3.环卫人员签到表文件清单1.1卫生清洁日检查表1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料，每月对清洁现状进行打分，分数与清洁费挂钩1.2垃圾清运日检查记录1.3外墙清洗作业安全检查记录1.4清洁周检查评分表1.5清洁服务月综合考核记录2.1分包项目服务质量联络通知单（关于清洁方面的）3.1环卫人员签到表绿化管理8-2-11.绿化工作检查表文件清单1.1（周）绿化消杀工作检查表1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料1.2管理处消杀通知消杀管理8-3-11.消杀工作记录文件清单1.1除四害消杀工作记录表1.由外包监管员填写，每月5日前提交上月的资料1.2分包项目服务质量联络通知单（关于消杀方面的）护管管理护管队员清册9-1-11.护管队人员清册2.保安员物资装备清单3.保安员考勤相关记录文件清单1.1保安员人员清册1.由护管部门填写，每月5日前提交上月的资料2.1保安中队物资装备清单3.1保安岗位安排表3.2保安月排班表3.3保安月考勤表护管值班记录9-2-11.护管队值班记录表文件清单1.1护管队值班记录表1.由护管部门每月5日前提交上月的资料来访人员登记9-3-11.来访人员登记文件清单1.1来访人员出入登记表1.由护管部门每月5日前提交上月的资料护管队巡查记录9-4-11.护管队巡查记录2.物品出门放行条文件清单1.1护管队巡查记录表1.由护管部门每月5日前提交上月的资料1.2护管队查岗记录2.1放行条护管队考核记录9-5-11.护管队考核记录2.护管员请销假条3.培训、训练记录文件清单1.1护管员月考核表1.由护管部门每月5日前提交上月的资料1.2护管班月考核表2.1护管员请销假条3.1新入职队员岗前培训3.2护管周训练记录表护管宿舍检查表9-6-11.宿舍检查文件清单1.1保安员宿舍检查表1.护管队长每周检查1次，每月5日前提交上月的检查记录消防中心记录表9-7-11.消防控制中心值班记录表文件清单1.1消防控制中心值班记录表1.由护管部门每月5日前提交上月的资料消防器材管理9-8-11.消防器材整改通知单2.消防器材检查卡3.消防安全检查记录文件清单1.1消防整改通知单1.由护管部门每月5日前提交上月的资料2.1消防器材月检查记录卡3.1消防安全检查记录3.2消防自查情况月记录3.3消防演练报告车辆管理9-9-11.停车场登记表文件清单1.1停车场登记表1.由护管部门每月5日前提交上月的资料仓库器材管理10-1-11.器材出入库单文件清单1.1实物出入帐1.由仓管员门每月10日前提交上月的资料物资申购10-2-11.物资申购文件清单1.1申购单1.管理处各部门负责人在26日前提交下月物资申购计划，汇总至仓管员处，由管理处主任签字确认后提交采购部门，并留底存档业主满意度客户满意度调查11-1-11.业主满意度调查2.业主反映问题整改情况文件清单1.1住户回访记录表1.客服部在业主回访完成后提交相当记录给档案管理员1.2住宅小区单位、住户（业主）回访评议表2.1住户、业主回访评议汇总表1.提交公司品质部2.2管理处回访评议情况跟踪落实表业主投诉处理业主投诉跟踪处理12-1-11.业户投诉意见跟踪处理表文件清单1.1业户投诉意见跟踪处理表1.由客服填写，一般性投诉上报管理处主任，严重投诉上报品质部。相关记录由客服每月5日前提交上月资料至档案管理员处突发事件处理突发事件调查处理13-1-11.事故调查报告文件清单1.1事故调查报告1.由客服填写，事故发生后即时填写并上报客服值班记录客服中心值班记录14-1-11.客服中心值班记录文件清单1.1管理处客户服务需求及处理登记表1.由客服部按月装订，每月5日前提交上月的相关记录表格归档品质检查记录品质检查记录15-1-11.品质检查表2.物业检查督导整改单文件清单1.1（月）季检表1.管理处内部自检每月1次，每月5日前提交上月的自检资料交档案管理员存档2.1物业检查整改通知单1.2管理处月检整改单月计划总结管理处月工作检查及汇总16-1-11.月工作计划表2.管理处月工作汇报表文件清单1.1月工作计划表1.每月5日前提交报表至品质部，并留一份存档2.1管理处月工作汇报表2.2客户服务中心月报表1.每月27日前由客服部提交下月工作计划至管理处主任审核后存档社区文化活动社区文化活动管理17-1-11.社区文化活动计划表2.社区文化活动情况记录文件清单1.1社区文化活动年度计划表1.每年3月底前由管理处上报本年度的社区文化活动方案至品质部审核1.2社区文化活动计划安排审批表1.按年度的社区文化活动方案的安排，在活动开展前一周编写实施方案至品质部审核1.3社区文化活动情况记录表1.每年3月底前由管理处上报本年度的社区文化活动方案至品质部对外公示公告公示公告18-1-11.停水、停电、停气、停梯等通知；2.消杀、安全温馨提示；文件清单1.1 通知（管理处对辖区客户的一般性通知，如消杀等）1.每月由客服部将所有通知、温馨提示汇总，5日前交档案管理员汇总1.2 重要通知（管理处对辖区客户的重要、紧急性通知，如大范围停水、停电等）1.3 温馨提示（适用于管理处对辖区客户的提示、提醒性信息发布）公司文件公司文件19-1-11.公司下发文件、通知、通报等文件清单1.1 公司下发的各类文件、通知、通报等1.每月5日前由客服部门汇总上月的所有的此