管理信息系统规划案例.doc

管理信息系统案例分析案例1：缺乏计算机管理的某书社某高校旁有一家经营图书出租业务的书社，目前该书社还没有使用计算机来进行管理。学生张某经常去该书社租书，看到该书社的日常管理非常混乱，并且员工劳动强度大、工作效率低，所以他希望能够为该书社建立一个管理信息系统，从而找出一条好的途径来改善书社的经营管理，提高书社员工服务效率、质量，从而提高顾客满意度。张某首先对该书社的经营业务进行了详细调查，他了解到的情况如下：书社的规章制度要求，任何人要想成为该书社的会员需交纳押金100元（退证时返还），而且在加入时，需将身份证号（若是学生还另外需要学号）、住址、固定电话号码、移动电话号码、电子邮件地址登记在顾客卡片中。成为会员的顾客可得到该书社的一张会员卡，并且可用它来租借书社所有图书。目前的一个问题是，会员个人资料在登记注册后可能会发生变化，但却无法得到及时更新。放在书社营业厅架子上的图书按类别及书名的字母顺序进行排列展示，而那些将被出租的图书存放在收银台后面的库房内。当顾客把展示架上的样本图书拿到柜台时，店员就得去后面的柜台查找。有时返还的图书没有按正确的顺序归档，这时就使得查找工作变得非常费力了。当顾客来到店里还书时，店员首先检查还书是否准时，超期的顾客应交纳过期费。店员工作繁忙时，来不及把返还的图书重新摆放到库房内，造成图书堆积。当顾客挑选了没有来得及上架的图书后，顾客是租不到他想要看的图书的。有时候一些新出版的或是畅销的图书可能供不应求，尤其是在周末。管理者应当把这些图书多储备些以备租用。另外，由于书社无法跟踪销售趋势以合理安排存货，一些很少被租用的图书时间久了依然被保存在店里。通过上面的调查分析，张某认为该书社应该结合自身的实际情况建立一个管理信息系统来加强日常工作的管理，将员工从繁忙的、低效率的工作状态中解脱出来，从而改善书社的经营状况。思考讨论：该书社原有的业务流程中存在哪些不合理的地方？提示：会员制不方便临时租书的读者。要想成为该书社的会员需交纳押金100元，提高了经济困难人士租书的门槛。会员租的书若成本大于100元，则押金100元太少。会员联系方式若发生变化，书社无法及时知道，因此无法将最新的读者预订图书信息通知读者。传统的手工方式下，日益繁杂的业务，导致书社无法跟踪销售趋势以合理安排存货。读者点名需要某书时，需要去书社营业厅书架上查询，查询效率太低。案例2：分析一个企业系统中的企业流程新产品快速上市，良好的客户服务及低成本是保持竞争力额主要因素。管理者正在寻求一些方法可以使公司的运作更有效率，这将由检查订单流程开始。客户通常以电话、传真、邮寄的方式下订单。客户服务代表就在订单表上记下订单的信息，包括顾客姓名、运送地点、账单地址、产品编号、产品说明、数量及运送说明(如打电话给收货经理约定送货时间).在收集所有相关信息后,客户服务代表与客户确认订单的所有内容.当记录这些订单时，客户服务代表们就开始利用公司的订单输入系统并检查订单上每个产品的库存量。客户服务代表首先检查最靠近客户运送地址的仓库。如果该仓库没有足够的产品，他会去检查别的仓库。如果是电话接单，则客户服务代表建议配送时间在45个工作日之后。假如客户需要快速处理订单，客户服务代表可查询目前的订单输入信息系统看看哪个仓库将满足这个订单。一般来说，靠近客户运送地址的仓库都能满足订单的需求。所有正在处理的订单都是人工收集并输入公司的订单输入系统。一定要有客户的编号、运送地址及账单地址，系统才会接受这份订单（如果订单来自一个新客户，系统自动给客户一个新代号）。如果订单的送货日期在未来的810个工作日之后，则这个订单会以人工的方式被放几天后再输入系统。而如果一张送货时间超过10天的订单输入系统时，则被认为是一个延误的订单。系统每天会产生延误订单的报表去提醒客户服务代表有延误的订单。当每一个订单被输入后，系统会对客户执行信用检查。有些客户可能被列入”信用保留”状态而不会运送他们的顶戴，直到收到客户支付的货款。其他客户的订单会被立即处理，而客户在收到货物与发票后支付采购货款。一分信用保留的报表会立即送给信用部门，而且客户服务代表每天也会收到列入信用保留的订单列表。公司里不同的业务单位对于相同的产品使用不同的确认系统。公司总部对某产品的代号与制造工厂的代号不同。思考讨论：订单流程是怎样的？这个流程的产出是什么？在订单流程之外有什么其他企业流程会受订单流程影响？如何使流程更有效？案例3：餐厅信息系统一家使用计算机点菜的连锁餐厅最近在某市开业，生意格外兴隆。客人到餐厅后，在计算机上进行选菜，计算机就会显示出餐厅所供应的品种。想吃什么菜，在上面轻轻一点，屏幕上就会出现菜的样子、价钱、原材料以及菜中所含蛋白质和各种维生素的含量，供客人根据自己的需求和口味情况选择。顾客点菜并付款后，计算机自动将选菜结果通知厨房进行配菜。计算机的使用，不仅给顾客提供了方便，而且使餐厅环境改观。现在我们让看看该餐厅的管理信息系统是如何工作的。假定餐厅中整个业务流程设计成这样：所有微机连成一个局域网，在餐厅、厨房、配餐间、收款处、经理室等都有终端。当顾客来到餐厅时，由服务员携带一台掌上型微机到餐桌前开点菜单，顾客选好后，点菜单的信息被传送到后台服务器上，在该过程中系统会自动分类，根据顾客点的菜的品种，直接将信息送到制作它的厨师那里。例如顾客点的凉菜订单会被送到凉菜配餐间的计算机上；酒水饮料会被送到饮料室的计算机上；如果是炒菜就送到厨房的计算机上。如果某菜的原料用完，厨师可以在厨房中通过计算机立即输入反馈信息，从而服务员在顾客订菜时，马上就可以通知他某菜的缺货情况。顾客输入信息后，马上就可看到他订的菜的总价格。通过餐厅的打印机也可以很快得到账单。上面列出所有顾客点的菜名、价格、采购量，系统能对销售额和各种菜的成本进行比较，从而可以进行成本控制。经理也可以看到在一定时期内每道菜的销售情况，算出它们在总销售额中所占的比例。经理可以根据这些信息来调整菜谱。思考讨论：该餐厅存在哪些业务？该餐厅有哪些信息？它们是如何与以上业务相关联的？该餐厅的信息是如何发生，又是如何被加工、转换和被传递的？案例4：Mr. Sweeper商店本部位于亚特兰大的Mr. Sweeper商店是销售真空清洁器和清洁部件、办公清洁设备和必需品的零售商和分销商。两年前，Mr. Sweeper的雇员仍然需要笨手笨脚地通过目录来查找其需要的部件号或价格。Mr. Sweeper商店行政部门主管Betty Smith说：”因为手头有8000多种，我们需要一个完全有经验的存货控制系统来追踪我们的存货状况，并与三个商店相互联通。”他还说：”我们还需要一个非常容易使用的软件给我们的销售人员，同时还需要相应的工作机制。”在与当地一家咨询公司签署了一份20000美元的合同之前，Smith花了六个月的时间研究适合他所在企业的硬件和软件。这个和约使Mr. Sweeper商店购买了6台个人计算机、打印机、软件，以处理诸如控制存货、支付账单、收取款项等工作。所有需要的有关存货和会计的数据都存于同一数据库内，个人电脑通过通信线路与网络相联。Smith骄傲地说：”现在从一个最小的螺丝钉到最大的机器都存于数据库中了。”新的基于计算机的信息系统已经帮助了Smith降低了制造费用。信息系统可以指出哪个产品库存已经高于标准，哪个产品库存太低了，它还能帮助计划订购周期，甚至还能计算供应商运送所订购产品的平均时间。Smith估计：”到下一年，我估计公司可以将其存货减少一半。”与此同时，销售人员可以通过查看数据库中的老订单帮助顾客记起以前他们曾买过些什么产品。而且，机械师能查看维修的历史信息。”Smith说：”例如，如果一台维修好的机器又恢复使用，我们可以看到谁为此做了些什么。”虽然这个系统用了近一年的时间才能够平稳地运行，但是，我无法想象我们如何用老办法进行现行的工作。”这是他得出的结论。思考讨论：该公司为什么要从手工系统转向计算机信息系统？该公司输入到其信息系统中的是哪些数据？信息系统输出的是哪种类型的信息？当利用互联网开展业务时，该公司的信息系统如何改进？畅谈你的设想。案例5：实习生追踪系统每年夏季，北京某大公司都要雇用一些来自各大学的实习生在其销售、会计、广告和信息系统部门工作。付主任是人事部主管，他需要数据库应用系统来跟踪这些实习生。系统将产生这些实习生的报告，包括他们的职责、工作时间、工作量、业绩、评价和酬金。人事部职员周星星学过Access，并在夏季结束时完成这套实习生追踪系统。由于周星星考取了武汉理工大学的硕士研究生，于是他在9月初离开北京去武汉读书。数月后，付主任让他的贾秘书使用这套系统生成夏季实习生的报告。贾秘书拿到了周星星编制的Access数据库应用系统却不会使用。思考讨论：贾秘书不会使用该系统的原因是什么？ 提示：系统界面不友好、缺乏说明文档、贾秘书没有学会系统使用方法。思考讨论：如何杜绝此类事情的发生？提示：设计友好的系统界面、编写完整的说明文档、对系统使用人员进行培训。案例6：我校管理信息系统的开发历史武汉理工大学是我国一所著名的重点大学，不仅在教学质量上属于国内一流，在院校教学设施等方面也一直是名列前茅的。该校前身之一原武汉工业大学在信息系统建设方面也颇有远见，张副校长早在6年前就提出了建设全校信息系统的目标，设想将所有的教务、人事、办公、图书情报和教学设备等信息全部用计算机管理起来。当时在全国高校中提出这样宏大目标的院校真是凤毛麟角。原武汉工业大学管理信息系统1999年9月开始实施，原计划于2000年6月完工。当时，随着局域网络的发展和计算机价格大幅度降低，使学校办公自动化普及成为可能，各高校纷纷开始注意建设学校信息系统。同时，随着国内高教事业的发展，武汉工业大学的规模迅速扩大，短短几年内学生人数就翻了一翻，原有人教务人员已难以应付随之猛增的教学管理工作。正是这样的情况下，张副校长提出了建立学生管理信息系统的方案，想通过办公自动化来提高该校的办公效率，以应付越来越重的学生管理业务，另一方面这也是考虑到，为了在高等院校办公自动化的发展过程中，在与兄弟院校的竞争中占有有利地位，增强理工大学在国内该领域的信誉。如有可能，也希望将此信息系统推广到全国各地的高等院校去。该项目涉及的部门有学生处、教务处和全校二十几个院系的院系办公室。其中，学生处拥有全校学生的基本信息，负责处理全校性的学生管理业务，如学生证的制作与管理；教务处负责全校的教学管理工作，如排课、调课、考试；而各院系办公室负责本院系的具体的教学管理工作，如本院系学生成绩的录入与编排，学生选课的登记等，同时将有关数据如学生成绩等上报教务处，供其用于存档等处理。建立一个统一的数据库系统将使数据共享、重用更为方便。因此，在张副校长的责令下，由学生处全权负责，学校网络中心负责开发，教务处、各院系办公室协同工作，开始了该系统的开发实施。为此，学校拨款50万元给网络中心，购买了多台奔腾III服务器以及集线器等设备，在学生处、教务处和网络中心又安装了一些微机作为客户端，而其他各院系的计算机则自行解决。起初，学生处赵处长和网络中心田主任当着张副校长的面说定，网络中心于2000年6月前完成开发工作，在系统完成后学生处将付给网络中心10万元开发费。系统具体实施前，网络中心派了一位负责此项目的刘老师带领2名教师、4名学生到学生处进行系统分析，对项目进行了整体的系统规划，他们花费了3个月时间，找学生处每个人都谈了话，并写了一份很详细的系统分析报告。该系统分析报告内列出了所有的数据项目，有30多张表和400多个数据项。另外，他们还列出整个学生处业务的详细流程图。学生处负责该项目的赵处长看到刘老师日以继夜地工作很感动，对图文并茂的精美的分析报告也很满意。田主任请赵处长就此报告谈谈意见，赵处长和学生处几位老师研究了一下，该处没有负责计算机系统的专业人员，对计算机的使用仅限于应用软件WPS、Word等的操作，对于报告中系统开发方面的图表和术语没人能看懂，抱着对网络中心刘老师等完全信任的态度，赵处长说：“技术上由你们负责，我们完全放心”。当时赵处长主要关心的是另一件事：在系统运行后，自己的任务量究竟是多少。因为当时学生处的工作量过于繁重，他希望该系统能够改变这一情况，因此希望网络中心刘老师等在系统设计中能考虑将学生管理业务在学生入学前统一录入数据库，供各院系和学生处共同使用；后来按赵处长的要求，此项工作被分布到各院系办公室去执行。另外，学生证原来也是由学生处统一制作，而现在学生处也要求划分到各院系办公室完成，学生处只负责加盖公章。刘老师等根据学生处的要求修改了系统分析报告书，并按此报告书开始了具体的开发实施。系统开发期间，刘老师由于另有其他工作任务，并没有参与实际的开发工作，具体的编程工作就交给两位学生负责。刘老师认为，系统分析报告书已经写好并得到用户认可，编程工作已没有必要再与学生处打交道了，关键是程序设计是否按系统设计方案实现。他将这项工作作为两位学生的毕业设计题，开始了程序设计工作。开发该系统选择的是先进的开发工具Power builder和Sybase数据库。虽然当时他们对此开发工具并不熟悉，但对赫赫有名的Power builder十分感兴趣。在此期间，他们经常工作到很晚，从入门开始学习Power builder和Sybase数据库系统，经过半年时间，他们逐渐精通了这些工具。直到2000年4月，他们顺利完成了系统设计和实施、调试，同时也完成了毕业论文，走上了工作岗位。2000年5月，系统提前安装上学生处的机器。学生处的第一印象是：该系统设计的界面十分漂亮。看惯了DOS下文界面的用户对于图形界面精美的画面和用鼠标指指点点很感兴趣，他们赞叹网络中心的技术高人一筹。但不久出现了一系列问题。首先是在这期间，许多院系都开始购买新的机器，代替了过去的旧机器，而操作系统也从DOS/Windows95升级到Windows 2000。这时，原来开发的应用系统就必须安装到新机器上。网络中心的老师帮助安装后，系统可以工作了，但是在屏幕显示和打印时会出现了一些问题，可是两位编程的同学已经不在学校，而其他人都不敢贸然接手。学生处派人到各院系去了解系统的使用情况时，发现许多院系还未开始使用或很少使用该管理系统，当问及原因时，还未使用该系统的办公人员说，他们最近工作很繁重，还没有时间学习新系统的使用。而开始使用但利用率很低的院系的办公人员说，他们已习惯于使用WPS、Word等办公软件而且用得很好，他们不明白为什么还要弄一套学生系统。更有办公人员说，新系统不但没有减轻他们的工作量，反而增加了一些不必要的操作，还不如手工处理来得方便。此种情况出现后，学生处的赵处长和网络中心谈过，网络中心刘老师认为：只要使用一段就会熟悉了。于是赵处长要求各院系尽快将系统投入使用，但事隔一个月之后，各院系仍未有起色。当学生处再次问及他们原因时，许多人都反映说系统使用不方便，有些数据不知道怎么输入，有时的数据要输入好几遍。有一位办公人员说，昨天我输入一个地方，我不知道怎么输入，就想跳过去，但是系统不让我跳过去，我也退不出来，只好关机了。学生处将此情况反映给网络中心，要求网络中心人员对该系统进行修改。而网络中心则认为该系统的设计达到了系统规划的设计要求，要求学生处尽快付给他们开发费，否则就不能进行新的修改工作。而学生处则认为系统没有投入使用不能付款。这样准也不肯让步，而恰恰这时，也就是在2000年6月，原武汉工业大学、原武汉交通科技大学、原武汉汽车工业大学三校宣布合并，学校里忙成一团，系统应用也就搁置下来。一晃1年时间过去了，系统的正常运作仍迟迟未能通过。在系统设计前和系统开发期间，准备购买该系统的学校很多。但随着时间的不断推移，各学校也都失去了等待的耐心，纷纷解除了购买的合约。该系统的搁浅以及产生的矛盾也引起了学校领导重视。张副校长多次找到学生处赵处长和网络中心田主任谈话，但双方各执一词，一直未能解决。2001年6月，三校终于完成了实质性的合并，张副校长主持召开了学生处、教务处、网络中心、各院系以及相关部门参加的会议，并邀请了校内外几位信息系统方面的专家列席会议。会上，大家对系统开发过程进行了反思，发现了许多问题，同时也商议了解决的办法。2001年9月，武汉工业大学决定再次开发该系统，并成立了以张副校长直接领导、网络信息中心新任主任宋德昌教授领衔、包括所有相关部门负责人在内的信息化委员会，对学生管理信息系统的开发进行直接领导，重新开发该系统：也就是现在大家使用的基于Internet的武汉理工大学管理信息系统。思考讨论：你认为该系统没有按期投入使用，其原因是什么？在该系统的开发过程中，出现了哪些问题？它们之间的关系是什么？为使新的开发成功，应当如何做？请具体说明你的意见。在为教务处开发新的管理信息系统时，你认为有哪些需求？新的教务管理系统有哪些实施难点？新的教务管理系统运行后，对教学管理造成了哪些改变？你认为武汉理工大学新管理信息系统有哪些特点？你认为新系统存在哪些不足？如何改进？案例7：某化工企业开发管理信息系统的经验教训某化工企业主要生产硼化物，该企业占地面积10万平方米，在册职工500人。改革开放以来，建立了岗位负责制，改变了经营方式，搞活了企业，经济效益明显增长。作为全国知名企业家的总经理，为了进一步提高企业管理水平，决定与某大学合作，以委托开发方式为主研究管理信息系统。接受委托单位进行了可行性分析，认为根据当时企业条件，还不适于立即开始管理信息系统的全面开发，最好先研制一些子系统。原因是该企业技术力量薄弱，当时只能从车间中抽调出五名中专生和两名大专程度的技术人员组成计算机室，管理人员对于应用微型计算机也缺乏认识，思想上的阻力较大。但是，总经理决定马上开始中等规模的MIS开发。他认为，做个试验，即使失败了也没有关系，于是开发工作全面上马，学校抽调了教师和研究生全力投入。整个项目的研制工作开展得较有条理。首先是系统调研，人员培训，规划了信息系统的总体方案，并购置了以太局域网软件和十二台PC机。在系统分析和系统设计阶段绘制数据流程图和信息系统流程图的过程中，课题组和主要科室人员在总经理的支持下多次进行了关于改革管理制度和方法的讨论。他们重新设计了全部管理数据采集系统的输入表格，得出了改进成本核算，将产量、质量、中控指标由月末统计改为日统计核算。整个系统由生产管理、供销及仓库管理、成本管理、综合统计和网络公用数据库五个子系统组成。各子系统在完成各自业务处理及局部优化任务的基础上，将共享数据和企业高层领导所需数据通过局域网传送到服务器，在系统内形成一个全面的统计数据流，提供有关全部产量、质量、消耗、成本、利润和效率等600多项技术经济指标，为领导做决策提供可靠的依据。在仓库管理方面，通过计算机掌握库存物资动态，控制最低、最高储备，并采用ABC分类法，试图加强库存管理。原计划用半年时间完成系统开发，但实际上课题组日以继夜地工作，软件设计还是一直延续到十个月后，才开始进入系统转换阶段（即人工系统和基于计算机的信息系统并行运行阶段）。可以说，系统转换阶段是系统开发过程最为艰难的阶段。许多问题在这个阶段开始暴露出来，下面举一些具体的表现：1. 手工系统和计算机应用系统同时运行，对于管理人员来说，是加重了负担，在这个阶段，管理人员要参与大量原始数据的输入和计算机结果的校核。特别是仓库管理系统，需要把全部几千种原材料的月初库存一一输入，工作量极大，而当程序出错、修改时间较长时，往往需要重新输入。这就引起了管理人员的极大不满。2. 仓库保管员不愿意在库存账上为每一材料写上代码，他们认为这太麻烦，而且理解不了为什么非要这样做。3. 计算机打印出来的材料订购计划比原来由计划员凭想象编写的订购计划能产生明显的经济效益，计划员面子上过不去，到处说计算机系统不好使，而且拒绝使用新的系统。4 总经理说：“我现在要了解我们欠人家多少钱，人家欠我们多少钱，系统怎么显示不出来？”以上这些问题，经过努力，逐一得到解决，系统开始正确运行并获得上级领导和兄弟企业的好评。但同时企业环境却发生了很大的变化。一是总经理奉命调离；二是开发人员移交后撤离，技术上问题时有发生；三是原来由该企业独家经营的硼化物产品，由于原材料产地崛起不少小企业而引起市场变化，不仅无暇顾及信息系统发展中产生的各种问题。与此同时，新上任的总经理认为计算机没有太大用，不再予以关心。这时，原来支持计算机应用的计划科长也一反常态，甚至在工作调整中不给计算机人员提工资，结果是已掌握软件开发和维护技术的主要人员调离企业，整个系统进入瘫痪状态，最后以失败而告终。思考讨论：该企业关于开发项目规模的决策是否符合诺兰阶段？为什么？提示：不符合。因为经过可行性分析，该企业技术力量薄弱，管理人员对于应用微型计算机也缺乏认识，思想上的阻力较大，从技术上、管理上都不适于立即开始管理信息系统的全面开发。思考讨论：系统开发比原计划拖延较长时间，说明了什么问题？只开发成本管理系统而不进行整个财务系统的开发，对不对？企业管理人员的素质对系统开发有何影响？通过这一实例，你认为企业一把手在开发管理信息系统中的作用是什么？试用本实例说明，管理信息系统不仅是一个技术系统，而且还是一个社会技术系统。案例8：某公司的管理信息系统建设某公司是一家拥有四十多年历史的机械制造加工国有股份制企业，该公司一直注重产品质量和顾客的实际需求，严格管理，精益求精，产品行销全国。近几年，公司生产品种更加多样化、生产规模不断扩大，但生产部门同时感到，越来越难以估计瞬息万变、错综复杂的市场变化和客户需求，加上同行业竞争日趋激烈，公司的销售业绩也停滞不前，滞销产品开始堆积。这种情况引起了管理层的高度重视，经过分析，管理人员认为产生这种情况的主要原因是：原因1：销售数据很难得到有效分析。销量的扩大和分析能力的限制使得大量数据得不到分析，生产部门无法得到及时准确的市场信息和销售信息，无法针对性生产。原因2：手工文件处理速度太慢。信息需求越来越大，而仍采用手工处理。公司的生产、销售、管理、财务、人事的手工文件随着规模的不断扩大越来越繁杂，并且处理、流通速度太慢，效率低下。原因3：订单填写繁琐。调查分析发现一些顾客取消订货的主要原因是因为填写订单过于繁琐，手续过多，时间过长。原因4：管理者进行决策或制定长期