公司或政府公文格式标准.doc

常用公文格式标准为进一步规范公司公文格式，参照国家行政机关公文格式，结合公司工作实际，特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。一、请示报告请示报告适用于向公司领导请示工作，请求答复、批准。1、标题采用“关于的请示报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”（可加粗），之后标全角冒号，再下1行开始写正文。3、正文用4号宋体字，要简明扼要、层次清楚。4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否，请批示”。5、若有附件，在正文下空1行左空2字，标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文仅有1个附件时，附件名称前不标识序号，有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。6、最后以“部门”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期的标识位置应居右空4字。7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。8、请示报告的具体格式样本见附件1。二、报告报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请，需要主管部门给予明确的审核意见。涉及到费用的报告均提交给财务信息部，由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告，请示报告中写明审核结论和意见建议，并附上申请部门的报告原件（或复印件）。人员调动申请向人力资源及管理部提交报告；办公物品采购申请向综合办公室提交报告。1、标题用“关于的报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字（可加粗）写上“财务信息部（或人力资源及管理部、综合办公室）”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。3、正文用4号宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。4、若有附件，格式见前文。6、最后以“部门”和日期结束，格式见前文。7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。8、报告的具体格式样本见附件2。三、通知通知适用于传达公司领导的指示；部署工作；下达各类计划；要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。1、通知的标题为“关于的通知”字样，用小2号宋体字居中排列（可加粗）。2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门(或特定的部门)”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。正文格式参照前文所述。3、以“商业管理有限公司（或发文部门）”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；日期的标识位置应居右空4字。4、通知的具体格式样本见附件3。四、工作联系函工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互商洽工作、询问或答复问题，向有关平级或不相隶属的部门请求解决处理问题。工作联系函分为两类：一是发往集团公司相关部门的函件（含集团来函）；二是商管公司内部各部门之间往来的函件。工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚，让接收部门明白函件所要表述的意思。发函前，必须与对方进行充分沟通，并在函件开头写明双方沟通的情况。凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。1、发往集团公司的联系函：1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。1.2、标题下空1行标注“报：董事长，总裁”，再下一行标注“送接单位：集团配套部”，之下4mm处印一条与版心等宽的反线。1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果，可以这样写“年月日，经与贵部商讨，就问题达成如下意见：”。1.5、若有附件，见前文中规定的格式。1.6、另起一行写“要求工作完成时间：”，突出标明要求完成的时间节点。1.7、正文最后以“商业管理有限公司部门”和日期结尾，日期格式参照前文。1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：”，由起草部门负责人亲笔签名确认。1.9、下一行写“综合办公室负责人：”，由函件转发部门综合办公室负责人亲笔签名。之下，印一条与版心等宽的反线。1.10、反线下分别写“接收部门（签收）: ”、“行政秘书（签收）”字样。1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函：2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。重要函件也可以报送总裁（格式参照前文）。2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。再叙述问题，提出意见和要求。2.4、若有附件，见前文中规定的格式。2.5、另起一行写“要求工作完成时间：”，突出标明要求完成的时间节点。2.6、正文最后以“部门”和日期结尾，日期格式参照前文。2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：”，由起草部门负责人亲笔签名确认。之下，印一条与版心等宽的反线。2.8、反线下写“接收部门（签收）: ”字样。2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。五、公司正式红头文件公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。1、眉首文件头使用“商业管理有限公司文件”字样，使用一号宋体字，居中排列，用红色标识。下一行为发文字号，由发文代字、年份和序号组成，用小3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。2、主体红色反线下空1行写公文标题，用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题下空1行，写主送部门“商管公司各部门(或特定部门)”左侧顶格用4号宋体字标识，部门名称之后标全角冒号。主送部门名称下1行，开始写公文正文，每自然段左空2字，数字、年份尽量不回行（可采用改变字体间距的办法进行调整），使用4号宋体字。公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。若附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。主体部分以发文部门和成文日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期的标识位置应居右空4字。正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。3、版记，包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。 “主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空1字。再依次分行写“发：各部门经理”、“送：各副总裁、各总监”、“报：董事长、总裁”、“存：档案室”。印发部门和印发日期，位于“存:档案室”之下占1行位置；印发部门写“商业管理有限公司部门”；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。4、正式红头文件具体格式样本见附件6。六、会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。1、标题为“商管公司会议纪要”，用1号宋体字居中排列，红色标识。2、标题下写“商管（）字号”，红色标识，用4号仿宋字居中排列，发文字号格式参照前文，之后印一条与版心等宽的红色反线。3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间：”、“会议地点：”、“参加人员：”、“会议主持：”、“会议记录：”。4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。5、最后附上版记，格式参照前文。6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。7、会议纪要具体格式样本见附件7。七、附则1、本标准由综合办公室负责制定并解释，自批准下发之日起执行。2、本标准仅用于商管公司内部印发的公文，所有报送政府机关部门的公文函件一律按国家行政机关公文格式要求执行。附件：1.请示报告的格式样本2.报告的格式样本 3.通知的格式样本4.发往集团的工作联系函格式样本5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本6.正式红头文件的格式样本 7.会议纪要的格式样本附件1关于的请示报告公司领导：。妥否，请批示。 （部门）二一年月日（部门负责人签字）附件2关于的报告财务信息部（或部门）：以上内容，请审核。 （部门）二一年月日（部门负责人签字）附件3关于的通知商管公司各部门：商业管理有限公司（部门）年月日附件4：（发往集团的函件格式） 商业管理公司工作联系函报：董事长，总裁送接收单位： （部门）： （首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）附件：要求工作完成时间：商业管理有限公司部门年月日函件起草部门负责人： 综合办公室负责人： 接收部门（签收）： 行政秘书（签收）：附件5：（内部函件格式） 商业管理公司工作联系函（部门）： （首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）附件：要求工作完成时间：部门年月日函件起草部门负责人： 接收部门（签收）： 附件6商业管理有限公司文件商管2010号（标题）商管公司各部门：商业管理有限公司年月日主题词： 发：各部门经理 送：各副总裁、各总监 报：董事长 总裁 存：档案室 商业管理有限公司部门 年月日印制附件7商管公司会议纪要商管（）字2010号会议时间：会议地点：参加人员： 会议主持：会议记录：会议内容主题词：会议 纪要 发：各部门经理 送：各副总裁、各总监 报：董事长 总裁 存：档案室 商业管理有限公司部门 年月日印制一、格式（一）秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用隔开。绝密、机密公文应在公文首页左上角标明份数序号。（二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急、急件。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报应当分别标明特提，、特急、加急、平急。（三）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加文件二字组成。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。行政机关联合行文，主办机关名称排列在前，行政机关与同级团体联合行文，发文机关名称按党、政、军、群的顺序排列，文件二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关较多，必须保证公文首页显示正文。发文机关标识字体使用小标宋体字，用红色标识。各级行政机关的发文机关标识一律用统一式样（联合行文除外）套红印刷。（四）发文字号。由所在行政区域代字、机关代字、文种代字、年份和序号组成。如黑龙江省人民政府文件的发文字号为：黑（所在行政区域代字）政（机关代字）发（文种代字）2001（年份）号（序号）。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字。联合行文，只标明主办机关发文字号。所在行政区域代字应使用规范化简称。如省政府各直属单位发文字号中的所在行政区域代字一律使用黑而不能使用龙。1、机关代字：也应使用规范化简称。如省交通厅，应在黑后加交字。2、文种代字：一般用发，（上行、平行、下行文件）和函（平行、下行文件）2种。也可根据需要增设其他1至3种。3、年份：一律采用公元纪年全称用六角括号括起，如2001，不得使用01之类简称。4、序号：为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位（即1不编为001），不如第字。（五）签发人。各级行政机关上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人（应为主办单位的具体承办人员）的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（六）公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。如转发文件，原件标题过长时，可以原件发文字号代替，如黑龙江省人民政府关于转发国务院国发2001号文件的通知。 公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（七）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。多家主送机关中间可加顿号、逗号。命令(令)、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，主送二字用已发代替，后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。如省政府下行文件的全称概念为各行政公署，各市、县人民政府，省政府各直属单位；特称为：各有关行政公署，各有关市、县人民政府，省政府各有关直属单位；单称为行政公署，市、县人民政府，省委、省厅。（八）公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。正方内小标题分级为：一、（一） 1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：附件：1.）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识附件，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（十）成文日期。成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，零写为。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。（十一）印章。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应