财务系统年度结转操作步骤及注意事项.doc

财务系统年度结转操作步骤及注意事项（一）年度结转操作步骤 一、数据备份在进行财务系统年度结转前，请先进行数据备份。二、上年财务系统结账按启用模块结账的先后顺序，对每一个公司账12月财务系统进行结账；三、 年初余额录入1、年初余额获取方法：1) 全部科目、币种的年初余额通过手工录入：方法同系统初始化期初余额录入方法。节点：财务会计总帐初始设置期初余额=【年初重算试算期初建账】2) 通过“年初重算”功能，将上年的年末余额自动结转至本年年初。进入总账期初余额功能节点，单击年初重算，系统将自动将上年的各币种的年末余额重新恢复为本年的各币种的年初余额。可在此基础上进行调整，直接输入期初余额数据，输入完毕后单击保存保存即可。 注意：在币种CNY处年初重算时自动分为CNY和外币。a.默认CNY时，中间出现外币，结转可能有问题，认不出是CNY还是外币 b.默认外币，中间出现CNY，视同期末汇兑损益调整，还是按外币处理。处理措施：每个月看科目汇总表，看看有没有被使用错的科目，有了及时改正。年初重算的注意事项：l 在进行重算本年年初余额时，当科目、辅助项与上年不一致时，即做过科目变更或者科目修改，不重算该科目、辅助项的本年年初余额，因此要对这些期初进行手工录入；个人理解：如果属于科目修改的情况下可以期初重算不用手工录入，它属于无痕迹变更，截至年底余额的数据库也变了，有同样的结构。l 年初重算可以多次使用，以最后一次为准，每重算一次，手工录入的金额和前一次重算出来的金额都将被删除，自动录入最后一次冲算出来的金额；个人理解：仅仅是针对于可以正常年初重算的科目；重算无误时是，有误时不见得，仅仅删除无误情况。这句话更准确术语是覆盖。l 年初重算后可以修改期初，但这样会引起上年期末与下年期初数据不一致。 l 年初重算可以选择科目，例如，如果收支类科目的所有明细科目的余额都结转为零，则可以选择这些科目进行重算，如果只是一级科目的余额转为零，而明细科目上有余额则最好不要选择这些科目。l 如果已做业务，只要未记账未结帐都再次可以重算期初和修改期初。l 对于不变更科目的情形，可以先做第二年度凭证然后再进行上年结帐，然后再年初重算。对于变更科目的情形，要看是采用什么方式变更。如果是直接修改科目无痕迹变更则同不变更科目的情形。/如果是通过增加新科目封存旧科目的方式有痕迹变更，则可以先在新年度用新科目做凭证，再在新年度的期初余额中处理期初余额，处理的方式是：先进行年初重算，再手工调整新旧科目的期初余额。四、 核对年初余额数据年初余额录入后，需要核对年初余额数据。单击试算，系统显示试算平衡窗，在试算平衡窗，可选择要进行试算平衡的币种，单击刷新，系统将对各科目已保存的期初余额进行试算，检查期初余额是否借贷平衡。注意事项：l 核对数据时，请确定所比较的币种、科目是一致的（经常有人拿人民币余额和本币余额进行比较，误以为数据不一致）；l 若期初余额试算不平衡，那么将不能记账，但可以填制未记账凭证。l 非启用年度的期初余额是从上年结转而来的，与上年年末余额一致，因此，如果要调整新年度的期初余额，最好采用调整期凭证的方式进行，否则，在跨年查询时，将可能造成上下年余额的不一致。个人理解：可以处理“以前年度损益调整” 科目以及要做到去年事项，这样前后期在资产负债表能衔接。五、 进行年初建帐上一年年末未结帐，本年不许进行年初建帐。年初建帐的步骤是：单击年初建帐，在弹出的界面上单击下一步，如果试算平衡，单击下一步，如果期初数据通过检查，单击建帐，年初建帐完毕，返回期初余额的窗口。注意事项：l 年初建帐后，数据无法再修改，如果想修改期初余额，还可反建帐。l 如果已有凭证记帐，则不可反建帐。l 对于调整期凭证调整期初余额，通过年初调整进行，必须在建帐后来做。l 若期初未建账，则本年任何月份都不能记账。六、 进行年初调整理解通过“年初调整”功能，将年初建帐后，上一年所有会计期调整期凭证发生额结转至本年期初余额。点击年初调整，弹出窗口与年初重算窗口一致，从左侧方框内科目中选出与调整期凭证相关科目移至右侧方框内，然后点击确定即可。注意：l 年初调整只是存在调整凭证时来应用。l 年初调整只能在年初建帐后进行。l 科目要选对，否则，年初调整就会发生错误。l 年初调整是在年初建帐后将选中科目的期末余额及调整金额自动结转过来，调整后数据=调整数据+科目上年期末余额数据。注意，在调整过程中，系统会提示“一定不要选择手工修改过期初余额的科目，否则将造成修改过的期初余额被冲掉，请一定谨慎使用本功能！继续吗？”是因为，手工修改过期初余额的科目期初余额可能与该科目的上年期末余额不一致，年初调整时，删除期初余额，自动结转上年年末余额。l 期初试算不平，不允许年初调整，年初调整选科目应将调整期凭证上科目均选上，否则试算不会平衡。有空的时候自己去试试，看看具体如何操作！l 年初调整过来的数据无法手工修改。l 如果存在多个调整期，在年初调整时，将所有前一年度调整期间的数据都引入下一年度的期初余额。七、 开始下年业务系统中允许只要未建帐都可以再次重算期初和修改期初；但建议期初核对无误后，再开始下年业务。注意：l 取消期初建帐后，可进行反结帐。如对2008年12月数据进行反结帐，只需要进入结帐结点，进行反结帐即可。（二）年末科目调整解决方案一、科目修改与科目调整的区别1、 科目修改：科目修改属于无痕迹调整，是通过在会计科目设置功能中直接修改，系统自动将所有历史数据的旧科目替换成新的科目，如果是增加下级，则是将历史数据中的原科目替换成增加的下级科目。这种调整要求在调整前，先将上年的数据进行备份，再进行调整，调整后，如果要按上年的科目档案查询上年的数据，则需将上年数据导入一个新的账套数据库中，进入该账套进行查询。在新会计年度中，只保留变更后的科目编码，变更前的科目编码被释放。前面话意思是：把以前数据重新单独建立数据库，和现在分开，是两个数据库。2、科目变更：属于科目的有痕迹修改，是指所有将对会计凭证、会计账簿等会计档案产生影响的科目修改，类型包括：科目属性变更、末级加下级和末级科目停用。其中科目属性变更又分为：科目编码变更和科目名称变更。科目变更对总帐产生的影响主要涉及以下几方面：凭证管理、帐簿、IUFO函数、自定义转帐、交叉验证规则。变更前后的科目编码都被占用，不需备份上年度的数据库，可以按上年度的科目编码查询上年度数据，但按本年度的科目编码，不能跨年查询该科目的数据。注意：l 对于集团分配的科目，无论是在集团，还是在下级单位都无法对科目进行版本变更处理。如果一定要修改科目，只能在会计科目中，通过“科目修改”功能进行直接修改，不能使用“科目变更”。注意：科目变更的三个类型是什么？对总帐的影响有几个方面：可能要去把影响的地方去修改科目和公式！二、科目调整的处理方式1. 科目编码修改：处理方式：若是末级科目，且不需保留历史数据中的科目编码，则可通过“科目修改”直接修改。科目修改是直接修改科目的编码、名称，不记录修改前的科目状态，这样，以前所有有该科目的凭证都将受影响，如：在2008年8月对末级科目1001增加下级科目100101，则2008年8月前的凭证中，涉及1001科目的记录都变为100101。若是末级科目，且需保留历史数据中的科目编码，则通过“科目变更”进行修改。如2008年的100101科目在2009变为100102了，那么，在新增凭证时，若录入2008年凭证当然这种情况应不常见，所参照的科目仍是最新的100102。2. 科目名称修改：处理方式：若不需保留历史数据中的科目名称，则可通过“科目修改”直接修改科目；若需保留历史数据中的科目名称，则通过“科目变更”进行处理。科目编码和名称的变更注意事项：l 不能改变科目级次。如原科目为100203，变更成1212，或变更成100907，变更成10020304，都不行，只能变更成100204等1002科目下的。l 已经被使用的科目编码，不能做属性变更，即，假若1002下有100201科目，变更100202科目为100201，系统是不允许的。3. 末级增加下级： 处理方式：若不需保留历史数据中的科目编码，则可通过“科目增加”直接加下级科目；增加下级科目时，自动将上级科目数据转至下级科目（此时若删除该下级科目，会提示已有数据无法删除，若要删除，必须将涉及到该科目的后续处理全部删除，然后才可删除该科目）。通过科目修改，把所有数据转移到新建立的科目下，对此科目进行删除。/让我想到金蝶时候，部门06下面无意中增加了一个下级部门06.01把所有部门06转移到06.01下面，后来新建个部门把06.01更改为33.01，此时把06.01数据给恢复到部门06，同时把33.01删除！若需保留历史数据中的科目编码，则通过“科目变更”进行处理。如1001科目增加100101科目，在“科目变更”时，选择“末级加下级”增加100101即可。4末级科目停用：处理方式：停用科目只能在年初1月份进行，在年中不允许停用科目。科目停用在“年初”是指在余额结转前进行。这样做是为一年度科目余额表的完整性。从某一年来看，其所有有效科目的期初余额与期末余额应该都是平衡的，这样，一套科目在一个会计年度内的任一个期间来看应该是都存在的。如果一个科目可以在年中停用，那么后半年的余额表中就会查不到这个科目，如果该科目上还有余额，那么后半年的余额应就会不平。注意：l 停用科目的编码不释放：如1001的下级100101科目在2009年1月被停用了，但在2009年之后，也不允许再增加100101科目了，目前没有提供停用科目的逆操作，因此，在停用科目时，应慎重考虑清楚后再做。因此，想要使用以前科目的编码时，要采用科目属性变更的方式，即变更科目编码和名称。l 末级科目设置了往来核销后，到下一年停用末级科目，其上级科目目前仍不能进行往来核销对象设置并进行核销。如有遇到停用末级后需启用上级科目进行往来核销的，请联系产品支持部。l 科目停用与科目封存是不同的，科目停用，目前不能取消停用，科目封存，还可取消封存。封存、取消封存可随时进行。停用科目则只能在上年结帐后，今年建帐前停用。停用是不在用该科目，封存是未来还要用，但现在不用，故可取消封存。根据需要来决定是使用停用还是封存。l 如果是集团分配的科目，要停用，那么被分配科目的公司必须要全部停用，不能只有某一个单位停用。 5 科目合并：将两个末级科目合并成一个科目。处理方式：直接对不需要的科目作停用处理。如：100101、100102合并为1001，则对100101、100102作“末级科目停用”的科目变更处理，以后直接使用1001科目作新的业务。又如：10010101合并到100102上，则对10010101作“末级科目停用”的科目变更处理，以后直接使用100102作新的业务。注意：只能在年初进行。6 科目转移：将某科目的下级科目转到另一个科目下。处理方式：直接对不需要的科目作停用处理，同时增加新的科目。如100101与100102是1001的下级，10010101是100101的下级，要求将10010101改为10010201。将10010101停用。若100102是末级科目，则通过“末级加下级”的科目变更，增加10010201科目。若100102不是末级科目，则直接增加10010201。注意：只能在年初进行。科目合并与科目转移：在进行这两种调整后，可以直接在期初余额设置功能中，对调整后科目重新录入余额，这也是为什么科目停用要年初进行的原因之一，这样，我们不用再提供科目余额调整的功能，可以直接利用期初余额设置功能进行余额调整。7 科目辅助核算变更：处理方式：年末若科目辅助核算需变更，可从新一会计年度登录后，直接在科目中进行调整，再到期初余额中，录入调整科目新的辅助核算期初余额。对所有辅助核算进行调整后，再在期初余额功能中，通过年初重算，结转其他未调整科目的上年期末余额到本年期初余额中。对于科目变更：选择年初重算的时候，只选择未进行科目变更的数据。注意：此地和前面年初余额获取方法。针对集团结转步骤一、 根据需要对科目进行变更。（变更方式请参考上文“二、科目调整的处理方式”）二、 登陆2009-01-01，利用“年初重算”功能，录入年初余额。l 在进行重算本年年初余额时，当科目、辅助项与上年不一致时，即做过科目变更或者科目修改，不重算该科目、辅助项的本年年初余额，因此要对这些期初进行手工录入；三、 手工录入变更后的辅助核算项目余额。四、 正常录入09年业务，（注：不进行记账结账操作）。五、 审计工作结束后，登陆2008年12月对数据进行调整，然后对2008年12月结账。六、 调整完成后，登陆2009-01-01，利用“年度重算”功能，重算调整后的期初余额。l 在进行重算本年年初余额时，当科目、辅助项与上年不一致时，即做过科目变更或者科目修改，不重算该科目、辅助项的本年年初余额，因此要对这些期初进行手工录入；七、 手工录入变更后的辅助核算项目余额。八、 进行期初建账，并对09年业务逐月进行记账结账。注：l 对于变更科目的情形，如果是通过增加新科目封存旧科目的方式有痕迹变更，则可以先在新年