开具不符合报告应把握的基本原则.doc

开具不符合报告应把握的基本原则不符合报告，是指有资格的审核员通过对组织管理体系的深入审核和评价，对组织体系运行活动中存在的不符合审核准则的问题，以不符合报告形式提交给组织的书面材料。 在认证机构对受审核组织的外部审核中，不符合报告是审核组的重要工作成果，也是负面审核发现的重要体现形式，是外部审核独立性、客观性和公正性的具体体现，关乎受审核组织体系运行质量的优劣、关乎全社会对认证行业的信任以及行业的良性发展。因此，不符合报告的作用和质量不容小觑。但笔者在外审时或在对外审资料的审议中，也常会看到不符合报告存在抓不住重点、内容含混、判标不妥等不尽人意的问题。针对不符合报告的质量，中心在2009年7月对外审员的视频培训上，重点强调了开具不符合报告应把握的基本原则及相关要求。现将讲课内容进一步整理成文，供审核员在审核时参考和把握。开具不符合项应考虑的基本原则 （1）规避风险原则。对任何一个受审核组织来说，运行风险是普遍存在的，而实际发生风险的可能性却由于不同组织的活动、产品和服务的性质以及其管理能力和水平的不同而存在很大差异。对外部审核而言，查找体系运行风险点，并帮助受审核组织进行风险规避是其最重要和最基本的原则。这是因为，其一，认证机构对社会负有责任，认证的结果要保证社会的公信力；其二，这是对受审核组织负责任的表现，当在审核中发现受审核组织存在不符合，特别是存在违背放行准则方面的不符合时，应对组织及时、明确提出，并要求组织整改，以防后患；第三，这也是认证机构自身发展的需要以及审核员职业生涯发展的需要。 因此，外审员对于组织运行活动中可能涉及到影响外部信任、违背适用法律法规或顾客要求，以及与标准要求偏离过大等问题，不应简单、随意放过，而应视具体情况开具不符合项，并要求受审核组织限期整改。 为了有效发现组织体系运行中的风险点，审核员在审核时特别应关注组织的以下活动内容： *经营合法性。应查阅组织的营业执照、年检情况、执业资格、生产许可证或其他经行政许可的资质证书等，确信这些资质及证件都在有效期限内，并覆盖外部审核的范围。 *合规性。审核员通过审核应确信组织审核范围内的运行活动符合适用法律法规、标准、规范等的要求。如特种作业人员应持有特种作业人员资格证书并按国家规定定期复检；特种设备应定期进行外部检验；新改扩建项目要有环评、安评报告及三同时验收报告等。 *主要生产活动及产品检验。关注组织对生产全过程的控制情况，如生产计划、调度、生产过程监控、主要原材料、半成品、成品检验、出入库管理、退换货管理、售后服务等。应关注上述相关过程中人员、设备、材料、运行要求和工作标准、检验标准和接收准则、工作环境等方面的符合性。 *重要环境因素及重大危险源控制。针对组织活动、产品或服务中的重要环境因素及重大危险源，组织应制定切实可行的控制措施并已有效实施。如对废水、废气、噪声、粉尘等排放的控制，对危险化学品控制，锅炉、压力容器管理，危险库房管理，对噪声、粉尘、有害气体、辐射的控制等。 *重要监测数据。运行活动的监测记录是证实组织运行活动符合要求的重要支持性数据，特别是主管部门、外部监管机构等对组织的批件以及对活动结果的各项监测数据等，应在审核记录中明确记载，可能情况下将复印件等带回认证机构归档保存。 *对主要相关方的控制。审核员除关注组织对自身活动、产品和服务的控制外，还应特别关注组织对为组织提供产品或服务的主要分承包方、分供方的控制要求及对其运行活动的监控。如果组织对此部分活动的控制和监控力度不足，可能会导致组织本身的运行风险以及名誉损失。 *合同履行情况及退、换货情况。审核员应关注组织与顾客签订的合同以及组织对合同的履行情况；关注顾客要求的满足以及组织与顾客关于重大事项的沟通，如顾客满意调查，顾客重大投诉的处理，顾客退货、换货及索赔等情况。 *事故（或事件）的处理及后续措施的有效性。如果审核中发现组织的运行活动出现了事故（或事件），应特别关注其原因、分析和责任的界定、以及处置等情况。特别要关注事故（或事件）所采取的纠正措施及措施的有效性，如果不能确定这种风险已被有效控制，应要求受审核组织继续整改直至到位。 *主要管理活动。主要管理活动如内审、管理评审、人员、设备、经营管理、过程监控等，特别要关注组织自我发现问题和解决问题的能力以及持续改进机制的建立等内容。 （2）重点优先原则。再优秀的组织，体系运行活动中也会不可避免地存在各式各样的问题。在开具不符合项时，审核员应优先考虑组织在关键过程、关键场所、关键活动中所存在的不符合，以帮助组织防范和规避风险。切忌避重就轻、捡了芝麻丢了西瓜。 （3）考虑不符合报告对组织的意义。审核员在开具不符合项报告时，还应考虑所开出的不符合项对组织改进的引导作用，以期通过受审核组织的认真分析，查找原因，能够真正帮助组织达到提高管理水平、提高产品质量、增强顾客满意、防控风险的目的。因此，审核员所开出的不符合项报告应更关注组织运行活动中那些系统的而非个别、偶发、细枝末节的问题；涉及组织执行方面的不符合时，首先应考虑文件要求的合理性，而非简单地对实施活动不符合文件要求开出不符合，以杜绝组织简单整改、不能从根本解决问题的情况发生。 任何不符合报告都不应以强行的方式开出。在此之前，审核组应与受审核组织进行充分的沟通并保证受审核组织理解且没有异议。 （4）考虑整改的可行性。不符合项的开出还应适当考虑组织的理解能力、技术、资金、管理能力以及组织的外部环境、国家或地方政策的一致性等方面的因素，以防止所开出的不符合项由于组织内外部条件的限制而使整改流于形式。开具不符合项不应过多考虑的内容 审核员开具不符合项报告时不需要过多考虑以下方面因素： *组织整改的难易程度。不符合项报告应以是否该开、是否对组织有所助益为原则。有些不符合项虽然组织整改有一定的难度，但如果对组织规避风险、提高产品质量等方面有很大的帮助，也应在考虑范围之内。 *不符合项数量。可适当考虑审核的连续性及不符合项对组织积极性的影响，但更主要的是让组织充分理解审核组所开出的不符合项对组织的积极意义，切忌“凑数”或“该开不开”。 *不符合项在审核员间的平均分配和审核员面子问题。审核过程和审核结论的得出是审核组全体成员团队配合的结果，审核员不应过多关注自身，一切都应从审核的总体和大局出发。况且，审核员应理解不符合报告的数量与报告的质量或审核能力间并不总是正相关的。事实上，审核员的能力体现在审核的全过程，而不仅仅是不符合报告上。 *与组织的个人关系、接待等方面的问题。审核员应把握好与受审核方间工作及交往的尺度，在任何情况下都能保持公正性和客观性。当然，这并不意味着拒人于千里之外，但应明确划分工作和私人感情的场所。对不符合报告描述的基本要求 对不符合报告描述有以下两项基本要求： *事实确凿，而非推断。审核员不应以自己的观点、经验等来判定组织体系运行的符合性，而应将组织运行活动对照审核准则（如标准要求、适用法律法规要求、组织体系文件要求、顾客要求等）进行比较和评价。特别应注意不要以记录作为组织是否进行了过程活动的惟一判定。事实上，很多组织并非没有进行过程活动，而仅是对记录的管理不符合要求。审核员应了解上述不同情况，所开出不符合项的力度和说服力是完全不同的。 *主题清楚、描述与判标准确。应准确描述所见到的事实，以便让所有人员（包括非现场人员）能够理解和追溯。不符合报告的基本要素适当时包括时间、地点、具体不符合的内容、不符合哪些审核准则等。判标条款要准确无误，便于引导组织整改。不符合报告性质的判定 不符合报告的性质分为一般不符合与严重不符合两种情况。当组织的活动涉及到以下问题时，可考虑将不符合项的性质判为严重不符合： *区域性失控； *较严重的系统性问题； *审核范围内对产品/服务涉及的质量、环境、职业健康安全有严重影响、可能产生较严重后果的不合格； *出现重大质量、环境、安全健康事故后,没有制定和执行纠正措施或纠正措施无效。 审核员对严重不符合的判定应持特别慎重态度，因此举可能会影响到审核结论与审核放行。不符合项整改要求 既然不符合项是综合考虑了受审核组织重点过程、活动和关键因素之后的结果，所以对组织不符合项的整改就要求原因分析到位、整改措施到位，真正解决问题，达到审核组所开出不符合项的目的。 因此，审核组的首要任务是帮助组织充分理解和认识到不符合项对组织的意义所在，让组织真正从心底接受报告并愿意进行改进。另外，审核组长对组织不符合项的整改资料应严格把关，避免形式化，对于不符合要求的整改资料，组长要敢于要求组织继续整改直至符合要求。审核员能力要求 目前，越来越多的组织期望外部专家能够通过审核对组织的运营、管理、风险控制等方面提出有见地的意见，对组织管理体系的运行起到真正的推进作用。这也间接对审核员的能力提出了更高的要求。 审核过程是对审核员能力的检验过程，而审核员能力是管理