财务手册之合同管理制度.doc

第六章 合同管理 合同分类第六十三条 根据合同是否涉及收支款项，把合同分为收入合同、支出合同、合作合同三大类。一、收入合同：涉及公司收款的合同。按类别划分为：挂牌服务合同、信息发布合同以及增值服务合同。挂牌服务合同：包括典指、活动、MLS、地图业务签订的合同；信息发布合同：包括在线信息发布、线下信息发布等签订的合同或发布排期表；增值服务合同：包括网站建设、顾问服务、网站联盟、项目咨询和策划业务签订的合同。二、 支出合同：所有公司需要支付款项的合同。例如租赁合同、采购合同等。三、 合作合同：没有约定具体金额或具体信息发布排期的框架合同，公司经营管理合作以及双方资源互换、频道交换、友情链接等业务签订的不涉及款项收付的无款合同。第六十四条 合同编号规则作如下设定：一、常规合同编号：城市+（公司代码）+集团代码+年月+合同类别+序号二、变更合同编号：原合同编号+（-序号）合同订立第六十五条 收入合同：所有涉及收入款项的都必须签订合同；无合同收款的要遵守相关业务集团或业务单位的特别规定。支出合同：支出款项金额大于1万元的都必须签订合同，1万元以下的支出必须有发票； 合作合同：所有的框架合作及其他合作必须以书面形式订立合同。第六十六条 合同的拟定须使用公司法务部拟定的统一合同格式文本，不得少于合同法第十二条规定的八项实质内容（当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、金额、价款或报酬、履行期限地点和方式、违约责任、解决争议的办法）。按照客户要求使用对方合同文本的，需要遵照本管理制度的合同审查制度进行合同审查。合同审查第六十七条 合同须参照合同审批权限表进行逐级审批，合同管理员需要对合同是否已经充分审批进行复核，依据合同签字/合同审批系统审批记录/合同审查表合同方可签署。收入合同审查权限参照各集团收入合同审批权限表。 支出合同审查权限参照各集团财务活动审批权限表。 合作合同：框架合同参照相同金额收入合同的审批权限；资源互换合同根据互换的资源价值参照相同金额收入合同的审批权限；战略合作合同须经由法务部负责人、所属集团总经理和CEO审查批准。第六十八条 合同涉及技术投入的，应当进行技术审查，包括技术本身的科学性、先进性和有效性，技术服务的完整性等。技术审查由首席技术官负责。第六十九条 各公司办公室租赁合同均需经由总部行政部门负责人审查、批准。合同签署第七十条 合同签署前要按本管理制度的合同审查规定获得批准，方能签署。第七十一条 我方的合同签署人，必须是各集团收入合同审批权限表或各集团财务活动审批权限表中规定职位的人员（即业务单位总经理或实际主要负责人）才能在合同上签字。除非有正式授权书，否则业务员不能代表公司签合同。总经理如必须向下属同事授权，需得到集团总经理批准，并将授权书送总部法务部门备案。合同签章及档案管理第七十二条 合同专用章及合同档案管理机构为财务部合同管理部门。第七十三条 各公司任命专人担任合同管理员，接受财务部的指导，负责本单位的合同管理工作。第七十四条 各公司总经理是合同管理第一责任者，合同管理员是合同管理直接责任者。第七十五条 合同盖章签出操作规范如下：第一步业务部门持合同完成相应审批、签署手续后，由合同管理员根据相应审批权限进行审核之后进行EAS合同管理系统录入、合同编号、合同登记本登记；第二步业务经办人持编号后的合同到公司合同章（或公章）管理人员处盖章；第三步业务经办人复印一份已加盖我方印章的签出合同给合同管理员。第七十六条 合同收回操作规范第一步 业务经办人在合同双方签署完毕三日内将合同原件及附件一并交合同管理员，作废的合同原件同样要全部交回合同管理员存档。第二步 合同管理员登记EAS合同管理系统收回记录，在合同原件上足额粘贴印花税票（印花税的交纳办法遵照公司注册地的地税规定）后归档。注意1、每一份合同档案包括：（1）合同原件两份，合同复印件一份。（2）需要审查的合同，附合同审查表等审查单据，通过系统审批的合同左上角登记合同审批号。（3）对方当事人的企业法人营业执照及有关资信材料的复印件；如果对方为个人的，提供身份证复印件；房屋租赁合同需要出租方提供房产证明复印件。（4）双方履行签约权的授权委托书。 注意2、公司房屋租赁合同在签订时，我方要保留两份原件，一份由地方保存（加贴印花税）以便日后使用，另一份原件（不必贴印花税）寄至总部存档。注意3、要求业务部门自己保留一份合同复印件，以备销售人员自己使用。第七十七条 合同的归档规范一、所有合同以法人公司为单位按年度进行归档；二、 合同归档时按收入合同、支出合同、合作合同进行分类立卷；三、 收卷的合同按合同编号进行排序，以EAS合同台帐作为卷内目录；第七十八条 合同保管及入库操作规范一、签出时的1份合同复印件：1、外地每周五将上周五至本周四签出的收入合同复印件寄给总部合同管理专员；北京地区每天早上将前一天签出的收入合同复印件交给总部合同管理专员；邮寄交接要求见签出件清单及规范。2、总部合同管理专员将以上收入合同按法人公司整理归档至财务部共享合同档案库。二、收回时的1份合同复印件：各位合同管理员按照法人公司及合同号自己在当地保管。三、收回时的2份合同原件：1、外地及北京每月5日前将上月签订的合同原件邮寄交接给总部合同管理专员处归档；两份原件都要寄给总部，但是要分别整理、分别列示清单。邮寄交接要求见收回件清单及规范。2、总部合同管理专员接收后逐份检查合同是否按照合同审批制度进行了审批、合同签订是否按照操作规范，发现问题的要对各业务单位合同管理员进行指导纠正，并向合同部门负责人汇报。检查完成后将合同整理归档，一套入合同部档案库、一套入财务部共享档案库。第七十九条 合同管理员要负责本单位合同保管的完整和安全，做好相应的出借、归还、报送登记工作。合同管理员变动，要填写工作交接单，注明合同管理移交人、接收人、监交人，做好工作交接并且要提前通知总部合同管理人员。合同履行第八十条 合同执行涉及资金支付的，应当依据合同规定的支付时间、支付条件、支付方式和支付金额，按照财务制度办理支付手续。凡与合同不符的付款，财务部门有权拒绝。第八十一条 各公司总经理、责任部门负责人及直接责任人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，导致合同不能履行、不能完全履行并给公司造成经济损失，总经理、责任部门的部门经理和直接责任人，应按照1：2：3的比例承担赔偿责任。第八十二条 合同依法签订即具有法律约束力，如合同向对方未按照合同约定执行，我方应保留对违约一方追究法律责任的权利。合同纠纷的处理第八十三条 处理合同纠纷的原则：一、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷；二、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。合同变更第八十四条 合同变更包括合同调整、合同终止和合同解除，合同的变更必须采用包括当事人双方的信件、函电、电传等书面形式的相关协议，口头形式一律无效。第八十五条 合同变更的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的除外。第八十六条 因合同变更而使我方的利益遭受损失的，除法律允许免除责任的以外，均应承担相应的责任，并在合同变更协议书中明确规定。第八十七条 收入合同变更特别规定。一、收入合同变更需要客户与我方签订相关协议，并填写合同收入变更审查表并完成相应审查流程；我方已提供服务的，必须将相应的款项收回。二、原合同经手人（业务人员）、送审单位客服、送审单位会计（或出纳）、送审单位负责人都要对变更审查表上相应基础信息进行签字确认。三、变更审查表必须要有最终审批人签字确认，合同变更最终审批人为原合同签署权限签署人上提一级，以及相应级别财务负责人签字确认。以下三种情况的合同变更，只需要审批至合同签出时的最高级别审批人即可：1、合同上只有我方盖章，对方尚未盖章即作废；2、双方已经盖章的合同，由于某些原因需要变更甲方或乙方的名称，合同内容及金额不变，而重新签订合同，原合同自动终止。3、各集团总经理单独授权金额范围内的终止、变更或作废。四、所有变更合同、变更排期表、变更审查表，在通过审批之后，都要到合同管理员处编号备案归档。合同管理报表第八十八条 合同管理报表定义一、期初未收回：反映的是以前期间签订的合同中，截止本期期初还没有收回的合同；二、本期签约发出：反映的是本期内签约发出的合同；三、本期成立收回：反映的是是本期或前期签出的合同中在本期间内收回的生效合同；四、本期作废收回：反映的是本期或前期签出的合同中尚未生效收回便在本期已经确认作废收回的合同；五、期末未收回：反映的是截止报告期期末仍未收回的合同，期初未收回本期签约发出本期成立收回