接待管理制度20170607

接待管理制度第一条 目的为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、细心周到、厉行节约、严格标准、统一管理”的原则，经总经室批准，特制订本制度。第二条 范围本制度适用于公司各部门以及子公司的各种接待工作。第三条 原则接待事务应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则：1. 平等原则：对客人无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相对等，同级别出面接待。2. 对口原则：各职能部门对口接待；综合性接待时各部门应予以协调。3. 节约原则：招待客人从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。4. 周到原则：接待流程应衔接周密，接待方式以礼相待，使客人感到热情、周到。5. 保密原则：在整个接待过程中，注意保守公司、国家机密，懂得巧妙回避不宜回答的问题。重要会议要有记录。第四条 相关定义1. 业务洽谈：根据客人的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。2. 业务招待：安排客人的餐饮、住宿、娱乐等。3. 招待预算：根据公司的营业状况由财务部门制定各单位年度招待费用预算；具体到每次接待，由接待部门根据客人级别及招待事由酌情安排。4. 招待监督：以年度预算为基准，财务部对各部门及子公司发生的招待费用进行合理的监督与控制。第五条 职责1. 综合部负责接待管理制度的制定，并根据公司领导指示请行政部协助负责公司（总部企业天地以及八佰伴这边子公司）茶叶、水果、饮料、礼品等接待物品的准备，安排客人就餐、住宿及随行车辆等。2. 被访部门及子公司负责陪同客人洽谈、招待等工作。3. 财务部负责招待费用的预算、统计和监督控制工作。4. 综合部负责接待管理制度的落实、监督和检查工作。第六条 接待事务分类1. 贵宾接待：指公司领导的重要客人、公司的重要客户、地方政府等的接待。2. 业务接待：指业务、项目往来接待，现阶段具体指各项目合作人的调研、访谈、审计、合作及重大活动接待等。3. 普通接待：指正常来访、会议、培训等一般公务性工作接待。第七条 接待方法1. 贵宾接待，由公司领导参与接待。2. 业务接待：由相关职能部门的主要负责人参与接待，由公司领导指派专人接待，或对口接待。3. 普通接待，由单位一般工作人员实行业务对口接待。第八条 接待流程1. 前台人员接待了解来访人员目的，并根据了解情况通知被访部门及人员。2. 前台人员及被访部门及人员未经公司领导同意，不得向客人透露有关公司秘密信息或提供涉密资料，对于客人的受公司限制的有关要求应婉言解释谢绝。3. 招待负责人于会议室或指定招待场所与来访客人进行业务洽谈或其他公务性工作。招待负责人要做好建立重点客户和来访客人的接待档案工作，同时做好会议、访谈、活动记录等。（详见附录）4. 公务结束后，安排来访客人用餐。5. 就餐结束后招待负责人需索取发票，发票可于本月25日前上交财务部报销。6. 如若来访客人需留宿，还应热情帮忙安排住宿。7. 客人行程结束，协助客人进行结算食宿账目；根据客人意见，预定返程车/机票。8. 如有需要根据用车管理制度安排用车。第九条 接待礼仪1. 与客人见面，应热情、礼貌，主动起迎，问明来意。2. 根据客人的身份和来意，安排适当地点（办公室、接待室或会议室）进行交谈。比较忙一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代为接待；切忌让客人久候而无人问津。3. 客人若提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面。引见的顺序：1) 按年龄大小：将年纪轻的一方介绍给年纪大、身份高的一方。2) 按职务高低：按职务从高到底依次介绍。3) 若职务相同，先介绍年纪大的。4. 行路的礼仪：1) 陪同客人行路，请客人行于自己右侧。2) 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门。3) 若处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。5. 穿着礼仪：穿着不得过于随便，衣着需整洁、有风度。6. 其他：1) 尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。2) 因故不能准时赴约的，应尽早通知对方，并以适当的方式道歉。第十条 招待费用标准（后附可供参考的备选餐厅）1. 贵宾接待：公司领导按照实际情况安排，一般按照人均大于等于100元的标准。2. 业务接待：有两个档次可供选择，人均50元左右；人均80-100元左右。根据实际情况选择。3. 普通接待：按照人均20-30元的标准。第十一条 招待费用控制原则1. 业务招待费的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。2. 业务招待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。3. 业务招待费的使用原则上严禁超支(超出预算总额)，所有超出部分由接待负责人承当。4. 用餐完毕原则上不允许到营业性酒吧、歌舞厅等娱乐场所消费。确需要如此由总经理批准后方可施行。第十二条 招待费用的监督1. 业务招待费由财务室在年度预算中按照公司实际情况计算出年度总额。然后，将其分解到单位使用，财务部按照报销程序认真把关，严格招待费定额管理制度。2. 年度招待费审批，10000元以内由总经理审批，100000元以内由董事长审批;各单位根据总规划要求制定本单位月规划，原则上当年的招待费盈余部纳入下一年度规划，可用作年度奖励，年度招待费用亏损按以下7条款处理。3. 财务部总监负责对业务招待费使用情况的全程监督，如发生严重违反本规定行为有权向董事长直接报告。4. 每月财务部将本月业务招待费使用情况及占预算总额的比例等情况，统计成表呈报总经理、董事长。5. 财务部负责对使用业务招待费情况定期审计和年终审计，审计报告呈总经理、报董事长。6. 财务部有权对使用业务招待费情况进行监督，如发现违反本规定行为有权要求予以纠正。7. 年终核算所超出的招待费用由相关责任单位的负责人按级别和责任共同承当超出部分，超出部会由董事长(40%)、总经理(30%)、财务部经理(20%)、各责任部门经理(10%)按各自的比例分摊，自本人工资中按分摊额10%的比例逐月扣除。附录：1. 总部企业天地附近备选餐厅：餐厅名称分类人均消费地址备注金古镇汤团小吃快餐38元企业天地5号B2-E03星巴克旗舰店咖啡厅40元企业天地5号L1-E05Seesaw Coffee咖啡厅41元企业天地5号大堂金刚馄饨还有面小吃快餐43元企业天地5号B2-E01冶春红楼小馆本帮江浙菜49元企业天地3号B1叻沙厨房小吃快餐52元企业天地5号B2小客堂本帮江浙菜50元企业天地5号莫乙安小吃快餐51元企业天地3号B2-W09B焗点粤菜56元企业天地5号兰亭餐厅本帮江浙菜60元嵩山路107号老北京涮锅火锅67元顺昌路531号掌柜的店河南菜74元马当路388号SOHO复兴广场B2馥新西餐86元企业天地3号B2鹿港小镇台湾菜92元太仓路68号上海小南国本帮江浙菜213元马当路245号新天地时尚2层2. 八佰伴附近备选餐厅：餐厅名称分类人均消费地址备注和风铁板料理快餐小吃30元浦东食品城3楼星巴克咖啡厅38元南泉北路588号S1-08和府捞面小吃快餐40元浦东食品城2楼川香小萃川菜41元华润时代广场10楼萨莉亚西餐41元三鑫世界大厦3楼味千拉面日本菜43元新梅联合广场L1傣妹火锅火锅58元浦东食品城4楼新白鹿餐厅本帮江浙菜61元张杨路655号永安珠宝4楼掌柜的店河南菜62元浦东食品城3楼辛香汇川菜69元浦东食品城5楼望湘园湘菜78元潍坊路118号避风塘粤菜81元第一八佰伴9层西贝莜面村西北菜88元新梅广场4楼404港丽餐厅粤菜105元浦东南路999号319-322红辣椒川菜105元张杨路888号华都大厦3楼小辉哥火锅火锅129元第一八佰伴7层唐宫粤菜139元华润时代广场7楼孔家花园本帮江浙菜161元张杨路818号全季大酒店4楼3.客户来访记录档案 填表日期： 年 月