秘书处工作的性质作用和注意事项.doc

秘书处工作的性质、作用和注意事项第一部分 秘书工作的核心领导意图一、领导意图的含义指领导者（领导人、领导班子、领导机关）领导社会组织实现其目标所提出的确定意见。领导意图是秘书活动的核心1它是适应管理社会组织的需要，为达到某一目标，完成某一任务，由领导者提出的确定意见，而不是正在思考、酝酿过程中的不成熟的想法；（是确定的，而非不成熟的）2是在管理活动中需要实施的工作意见，而不是作参考的备忘录（是需要实施的而非仅作参考的）3是领导者工作意见总体表达的实质、目的、核心，而不只是具体的、某一部分的要求，或是细枝末节问题的规定。（是宏观的而非微观的）命令、指示、决定、交办意见、口头要求等等都是领导意图的表达形式。其核心是这些做法或要求的出发点，是所要达到的目的，而不是这些公文或意见本身。二、领导意图的形成（详见教材P18-20）1领导意图是马克思主义普遍原理与各项具体管理实践相结合的产物。2领导意图是上级指示和本组织的具体情况相结合的产物。3领导意图是领导与群众的意见相结合的产物。4领导意图是管理活动规律与相关业务规律相结合的产物。按：此说值得商榷。这里说的应是“正确的领导意图的形成”。第二部分 秘书工作在领导活动中的地位、作用和特点一、秘书工作在领导活动中的地位1从属地位秘书工作从属于领导活动。没有领导活动也就没有秘书活动。秘书部门或人员要辅助领导者的管理工作，如上情下达，下情上报，汇总情况、协助管理事务等；要辅助领导的决策，如通过开展调查研究、提供资料信息、设计实施方案等。秘书必须在领导的授意和指导下开展工作，不能越权或擅自行动。2参谋地位秘书要积极主动贯彻领导意图，为领导决策和科学管理出谋献策、拾遗补缺，当好参谋。二、秘书工作在领导活动中的作用主要有六方面作用：1枢纽作用秘书部门处于组织的中心位置，是上情下达、下情上报、沟通左右、联系内外的咽喉。（详见教材P21）2助手作用秘书部门和秘书人员辅助领导工作的具体内容有以下五方面：（1）文书处理公文制发、文书资料处理。（2）筛选文件（3）文字把关（4）事务处理主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客，完成领导交办的临时性工作等等。（5）督促作用主要是按领导意图对领导管辖的各子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。并将有关情况及时反馈给领导，以便领导及时作出调整，改进工作。3参谋作用给领导当参谋是对秘书工作的高度要求。一个好的参谋，往往被称为“智囊”。秘书工作的“智囊”作用主要表现在三个方面：（1）提供依据即向领导提供真实情况、可知材料、有关政策和法律的规定，作为领导决策和指导工作的依据。（2）综合意见即在领导作出重要决策和工作部署之前，将有关部门的意见、设想汇总起来，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。（3）出谋献策即在调查研究基础上提出解决问题的意见和建议。秘书在发挥参谋作用时要注意处理好“参与”与“参谋”的关系。秘书在领导进行决策时起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。参与决策是其他领导成员的权力。（详见教材P22-23）4辅助协调作用协调：指调整组织、系统内外各种关系使之分工合作、协同一致、有效地实现既定目标的行为。协调是领导者在管理工作中的重要职责，而秘书部门则是辅助领导者进行协调的主要部门。5“不管部”作用“人管部”：资本主义资本主义国家内阁中的阁员，有权出席会议，担任内阁指定的任务，但经常无部可管，故称“不管部”。任此不管部阁员，称为不管部大臣，又称无任所大臣。秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事，领导都可以安排给秘书部门去做。内容大致有以下四方面：（1）围绕中心工作产生的任务如选举人大代表的工作，开展文明礼貌月活动等。这些任务常无专门业务部门管辖，需秘书部门配合完成。（2）临时发生的突击任务如本部门或下属单位发生的天灾人祸，与外单位发生的严重纠纷，或上级交办的临时紧急任务，也常由秘书部门去调查、办理。（3）带全面性的任务或活动如一个学校举办校庆活动，一个单位召开全系统会议等，也常由秘书部门承办。（4）为领导服务的其他任务如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。6“窗口”作用秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系，对外接待往往都首先要经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的面貌、作风与效率。三、秘书工作在领导活动中的特点1依附性秘书工作是依附于领导活动而存在的。秘书是对领导负责、协助领导工作，为领导服务。依附性是秘书工作的一个本质特征。秘书在工作中要注意两点：（1）“参与政务”而不越俎（ZU）代庖，自作主张，强加于领导。只能为领导提供材料、政策依据、建议、情况汇总及分析等。只能当参谋而不能参与决策。 （从秘书与领导的关系说（2）不能反客为主，随便插手、干扰和影响职能部门的工作。（从秘书部门与其他职能部门的关系来说）2综合性，可从三方面看：（1）从秘书工作的职能范围看秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着且面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络、整体协调的作用。秘书部门虽不直接从事各业务部门的具体业务工作，但要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，辅助领导进行全面管理。（2）从秘书工作本身的内容来看秘书工作既要“参与政务”，又要“管理事务，具有明显的综合性。政务类任务主要有：文件的拟办、承办文件的起草、核稿住处的收集、处理调查研究、情况汇总对领导的批办事项进行催办、查办；处理来信来访。事务类任务主要有：文件的收发、传递与管理文书的缮印与校对文书的立卷和旭档文件的清缴和销毁机要通讯承办会务印信管理公务接洽（3）从秘书人员的素质要求来看秘书工作要求秘书人员具有丰富的学识、敏锐的判断力和快速应变的能力，较强的语言表达能力、公关能力等等，要求秘书人员有啼强的综合素质。由此也可看出秘书工作具有综合性特点。3服务性秘书工作要做好“三服务”：为领导服务、为各部门服务、为人民服务。4机密性秘书和秘书部门处于机关单位的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触大量机密，这使秘书工作具有机密性特点。秘书接触的机密主要有：（1）文书管理和公文办理中接触到的机密；（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密；（3）领导交办的工作中的机密事项，如人事变动、机构调整、政策修订；（4）承办领导机关和领导者电话中的机密；（5）重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况，也往往属于机密内容。秘书人员要有高度的责任感和严格的组织纪律性，模范地遵守保密制度。5政策性秘书人员要辅助领导办理和各项事务（如文书处理、撰写文稿、接待来访等）中往往会涉及如何依照党和国家的政策、法律、法令贯彻执行的问题。秘书工作的五个特点是相互联系又相互区别的，其中最主要的反映秘书工作本质特点是依附性，其他四个特性则是由此派生出来的。第三部分 秘书与领导者相处的基本原则一、秘书与领导者的关系封建社会中，领导者与秘书是主仆关系；资本主义社会中，领导者与秘书是雇佣关系；社会主义市场经济体制下的民营企业主、个体老板与其私人秘书也是雇佣关系。都要求秘书要绝对按领导者的意图办事。我国党政机关、国家企事业单位中领导与秘书的关系可归纳为以下三点：1在组织上是上下级关系秘书与领导在工作中不能平起平坐，秘书要遵守组织纪律，严格维护体育场的权威，为领导提供各方面良好的服务。2在工作上是同志关系，不是主仆关系，无贵贱之分，只有分工不同。秘书与领导在人格上是平等的，不必卑躬屈膝，惟命是从。3在职能上是主辅关系。秘书协助领导工作，不能越俎代庖，但也要积极主动去做好助手、参谋工作。二、秘书与领导班子相处的主要原则1“职权划分，单向请示”的原则领导班子中的各位领导人是分工负责的，重大问题由集体研究决定，分头去办；一般问题由主管领导人直接处理。秘书要新生领导人的职权分工，实行单向请示，避免多头请示。（详见教材P27）2“按规章制度办事”依照规章制度处理与领导层成员的关系，力求做到说话办事都有依据。3“不分亲疏，一视同仁”（对领导）在工作、生活、感情联络等各方面都做到不分亲疏，一视同仁；在工作上：同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，以同等努力去完成；在生活上：同等照顾；在感情上：同等尊重。4“通报情况，维护团结”秘书人员要自学维护和增进领导人之间的团结。（详见教材P28-29）三、秘书人员与具体领导人相处的原则1思想体系一致秘书人员是领导的助手和参谋，秘书职能实际上是领导人脑力和体能的补充和延伸。因此秘书和职能活动要以领导意图为转移。秘书人员要努力做到与领导人保持思想、行动上的一致，做到彼此配合默契。这就要求秘书人员能站在领导的角度考虑和处理问题。特别是在管理工作的各个环节上，秘书人员要力求能与领导人保持思想体系的一致。如有分歧、争论，也应在坚持原则的前提下努力与领导人取得一致的看法。2知识互补。3相互信任。4相互适应。秘书应主动适应领导人的工作特点和生活习惯。这是秘书方面贯彻相互适应原则的具体体现。至于领导人贯彻此项原则则是矛盾的次要方面。开明型：主要精力放在本单位重要的、急待解决的问题上。依赖型：事无巨细都依赖秘书去做。包办型：大小事务都包揽在自己身上。* 领导风格问题1、领导风格的含义领导风格领导作风，指领导者在领导实践中表现出来的一种经常出现的比较稳定的领导心态和领导方式。史记 李将军列传：“居久之，孝景崩，武帝立，左右以为广名将也，于是广以上郡太守为未央卫尉，而程不识亦为长乐卫尉。程不识故与李广俱为边太守将军屯。及出击胡，而广行无部伍行阵，冰善水草屯，舍止，人人自便，不击刀斗以自卫