加强声像档案管理工作刻不容缓.doc

浅议声像档案管理工作的现状及对策四川省阆中中学校 赵莉 声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案，如何更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，是当前档案管理工作中和重要课题。通过对本市一些单位的调查发现，声像档案普遍存在着归档案不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。一、声像档案管理存在的问题 （一）声像设备存在着一硬一软的现象 “一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的单位中，就只有个别单位没有声像设备，从总体讲，声像设备可算比较硬。“一软”是指声像设备管理之乱。有些单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有的设备闲置，没人用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了硬的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位摄录人员中，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占一半以上。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在经过专业培训的少，专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。档案的第一关形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催、要、征集，那只能是“亡羊补牢”了。（三）声像档案管理混乱，问题复杂 、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理 调查中有大部分单位制定了相应的声像档案管理制度，有个别的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。调查发现，声像档案的管理主要存在着种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交；二是各科室一年一次移交档案室；三是由科室分散保管或个人保存。由此表明有一部分的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片及底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20%的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，对声像档案管理缺乏重视。3、保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有升了省二级以上的单位配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色、底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏市档案馆是全市永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。二、加强声像档案管理工作的对策及建议（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取主管部门的大力支持，提高各部门领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实 要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。（三）结合实际，创造条件，力求妥善保管从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。首先，声像档案要独立成卷，使用防磁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道 要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合本单位实际，采取多种形式收集。主要有：通过正常移交接收。科室移交档案室。重点科室重点收集。对本单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还有很多其他工作，对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集。（五）建议档案工作人