电子邮件系统操作手册.doc

中建股份电子邮件系统使用手册本系统除了收、发邮件等基本操作功能以外，还提供了邮件拖拽、邮件过滤、邮箱代理、空间卫士、页面设置、(短信邮件)、等一系列增强的邮件功能，本系统采用了智能化的攻击防护和垃圾邮件自动分拣技术，因此彻底的保障了邮件的高度安全。其具体功能操作如下： 基本操作用户登录 在输入框内输入用户名、密码，点击“登录”按钮，即可登录进入邮件系统 。 1. 收邮件在电子邮箱左侧的菜单中点击“收信”，进入“收件箱”页面如下图： 在此页面下您可以接收、查看邮件和对选中的邮件进行操作。点击您要阅读的邮件的主题，该封邮件将被打开。点击您要阅读的邮件的发件人，将会出现添加到通讯录、编辑发件人姓名邮箱的操作。在顶部和底部的工具条上可以对邮件进行转移、标记颜色、设定优先级。默认情况下系统将根据收信时间对您收件箱中的所有邮件按时间排序显示。当然，您也可以按照自己的需求进行信件的分类显示，只需要点击收信页面标题行的发件人、主题、时间和大小即可，另外增加了邮件拖拽与邮件时间划分等功能。1.1 删除和转移邮件：在收件箱（或其他邮件夹）中，选中您要删除（或转移）的邮件，进行删除、彻底删除或转移到某个邮件夹。若选择“删除”，被删除的邮件将被转移到“垃圾箱”中。 1.2 彻底删除：在收件箱（或其他邮件夹）中，选中您要彻底删除的邮件，然后点击“彻底删除”即可将选中的邮件彻底删除，彻底删除不能够恢复。 1.3 加入地址本：您可以把收到邮件的地址加如到您的好友地址本中，这样以后发邮件的时候就直接可以从好友列表中选择这个邮件地址，而不必每次都输入邮件地址了。 1.4 加入黑名单：您可以把某些发件人地址加入黑名单，以屏蔽他发送的邮件。 1.5 投诉垃圾邮件：您收到的信件是垃圾邮件的话，您可以点击投诉垃圾邮件。邮件服务器会把您这封信的信息写入邮件服务器的列表中，可以保证以后收到的垃圾少一些。 1.6 转移邮件：把您所收到的邮件进行手动分组。 1.7 标记邮件：把您所收到的邮件进行手动分类，以方便日后的浏览，其中可选项包括：标记为已读、未读、标记颜色、取消颜色、设定优先级等。 1.8 分类查看：按照所收邮件的分类标记进行显示。 1.9 邮件拖拽：在每封邮件前面的拖拽区域(复选框前面)上按下鼠标左键，然后拖拽到左侧的邮箱中松开鼠标左键即可，当然您可以选中多封邮件然后进行拖拽操作。 如下图所示： - 1.10 邮件时间划分：邮件将会分时间区域显示，包括今天，昨天，更早，可以折叠任何一个区域的邮件，方便您的查看，点击今天，昨天，更早右侧括号内的统计数字即可选中此时间区域内的所有邮件。如下图所示： 1.11 邮件快速选择栏：您可以在邮件区域上下的邮件快速选择栏中队邮件进行快速选择，包括全部、未读、已读、反选、不选。如下图所示： 2. 读邮件2.1 打开邮件 进入收件箱，点击邮件列表一封信的主题链接，进入读邮件页面。 2.2 回复 点击【回复按钮】，进入回复写邮件页面，系统会自动填写收件人、主题、内容等。 2.3 全部回复 点击【全部回复】，进入全部回复写邮件页面，系统会自动填写收件人、主题、内容等，此时的收件人将会是原邮件的发件人，剩下的人全部显示在抄送中。 2.4 转发 点击【转发】，进入转发写邮件页面，系统会自动填写主题、内容等。 2.5 删除、移动至 点击【删除】，系统会把此封邮件移动到已删除中，您也可以将此封邮件移动到其他邮件夹中。 2.6 更多操作 点击【更多】，可以查看邮件头信息、下载邮件、打印预览、标记颜色、选择编码、拒绝发件人、保存所有联系人等功能。 2.7 查看邮件头信息 点击【更多】-【邮件头信息】，进入查看邮件头信息页面，点击主题后面的【查看邮件】链接将返回邮件正常显示模式。 2.8 下载邮件 点击【更多】-【下载邮件】，下载格式为.eml的邮件到本地电脑。 2.9 打印预览 点击【更多】-【打印预览】，进入邮件打印预览页面。 2.10 标记颜色 点击【更多】-【标记颜色】，将此封邮件标记颜色，返回收件箱中，此封邮件的主题也会跟着改变，也可以通过邮件主题后面的快捷下拉来标记颜色。 2.11 选择编码 点击【更多】-【编码】，有时候您的邮件会是乱码，选择正确的编码邮件才能正常显示。 2.12 拒绝发件人 点击【更多】-【拒绝发件人】，将此封邮件发件人加入到黑名单中，您可以通过左侧菜单-邮箱管理-拒收列表，维护您的黑名单。如下图所示： 2.13 保存所有联系人 点击【更多】-【保存所有人】，将此封邮件所关联的所有人的email添加到个人通讯录中。如下图所示： 2.14 精简/完整显示 点击邮件主题后面的精简快捷操作可以将主题、发件人等信息精简显示为一行，点击完整显示可以恢复到完整显示状态。 2.15 附件下载 若邮件中有附件，点击附件后的下载可以打开或者将附件保存到本地。 2.16 附件保存网盘 点击附件后的存入网盘，然后选择想要存入的网盘目录，将附件保存到您的网盘上。 2.17 打包下载所有附件 点击附件后的打包下载所有附件，会将此封邮件中的所有附件打包为一个.zip文件，避免了单个下载的重复操作，方便您的使用。 2.18 快速回复 在读邮件页面底部有快捷的回复框，输入内容，点击发送，即可快速给发件人回复一封信件。 3. 撰写邮件电子邮箱左侧的菜单中点击“写信”，进入撰写邮件页面如下图： 3.1 填写收件人地址 在收件人、抄送和密送的地址输入框内，可以输入对方的E-mail地址(当有多个地址时用分号或逗号分隔)；也可以在右侧的通讯录中选择邮件地址。（通讯录内容在“通讯录”中添加、删除）。 3.2 添加、删除邮件附件 在邮件发送页面中，点击“添加附件”按钮，选择您要添加的附件，此时将会出现如下所示的文件域，再次单击该按钮，则会再次出现一个文件域，如下图所示： 若要删除一个文件域的显示，单击“删除”按钮即可。单击浏览按钮选择您要添加的附件即可。 3.3 发送超大附件邮件 点击上图“超大附件”链接，在该窗口显示了当前网络存储中的所有文件，选择你要发送的文件(可以复选多个文件)，点击提交即可。如果要删除超大附件，直接将邮件的文字内容“共享文件：单点登陆 .rar大小：2.50K字节”删除即可。 3.4 抄送和密送 如果要添加将该邮件抄送或密送给其他人，请单击“抄送”、“密送”按钮，即可展开抄送（密送）输入框。输入您要抄送或密送的邮件地址即可，在次点击“抄送”、“密送”可以取消之前的操作。 3.5 精美信纸 在页面的“信纸”的选择框选择一种信纸，然后您就可以在一张精美的信纸上撰写自己的邮件了，效果如下图所示： 3.6 签名和名片 写邮件时，可以勾选“签名”或者“名片”，即可将设置的“签名”或“名片”的内容添加到邮件内容的末尾。签名和名片的设置可以在“个人设置/个性签名”和“个人设置/个性名片”中进行设置。 3.7 回执 在对方收到邮件后，会弹出一个“发件人希望得到回执，是否发送一封回执信？”的对话框，单击“确定”，系统将自动发送一封回执信给发件人。 3.8 紧急 优先级别：可以在优先级别中定义所撰写邮件的级别紧急，则发出去的邮件会被标记为紧急。 3.9 定时发送 如果您想将此刻撰写的信件在某一特定时间发送，请勾选“定时发送”按钮，选择要发送此邮件的特定时间即可，如下图所示： 3.10 保存草稿 撰写的邮件暂时不想发送时，可存为草稿，以后从草稿箱中打开发送或续写。 3.11 邮件预览 点击“邮件预览”，则可以预览刚刚编辑完成的信件并可以进行打印操作。 3.12 取消发送 点击“取消发送”，则可以清除刚刚编辑完成的信件。 3.13 右侧通讯录以及快速查询 包括个人通讯录、公共通讯录、其中公共通讯录第一项则是公司通讯录，您可以点击通讯录中的组前面的+号展开本组，点击成员即可把此人的email地址填到左侧收件人、抄送、密送的输入框中。您还可以通过通讯录上面的快速搜索来查找联系人，大大方便了您填写收件人的操作。 3.14 表情头像 在页面的“表情”的选择框选择一个表情，然后您就可以在一个动态的的表情添加到撰写的邮件中了，如下图所示: 3.15 超大附件 写邮件页面中点击【超大附件】可以上传超大附件，前提是先把超大附件上传到网盘中(点击左侧的网络硬盘，即可上传附件)。如图所示： 4. 邮件搜索邮件搜索是为了节省用户的操作时间，当您的邮件很多时，想查看一封邮件不太方便，本邮件系统提供了搜索邮件的功能，不用在大批量的邮件中一封封的去查找所需要的邮件，在左侧的菜单中点击“邮件搜索”打开邮件搜索页面，填好要搜索的字符串（关键字）、搜索范围（要搜索的邮件夹）、搜索条件（根据主题、发件人、收件人）及时间，点击“搜索”按钮。符合搜索条件的邮件将被列出，点击邮件标题展开邮件。以下是邮件搜索的主界面： 在这个界面里系统提供了三个可供选择的邮件参数分别是“主题、发件人和收件人”同时也可以选择要查找的邮件夹，接收邮件的时间，用户可以任意选择一个条件，输入需要搜索的关键字点击“搜索”按钮，即可搜索到所需的邮件。如果选择条件为“主题和所有邮箱”进行搜索，只要能记住所要搜索的主题的关键字就可以对其进行搜索了，这样会更节省搜索时间，在较短的时间内完成搜索。 5. 邮件夹5.1收件箱 收件箱的使用方法请参考收邮件。 5.2草稿箱 如果您在写邮件时点击了“保存草稿”按钮，那么这封信就保存到了“草稿箱”内，以后点击“草稿箱”就可以继续编辑和发送草稿箱里的邮件了。 5.3已发送 如果您在写邮件时勾选上了“发件箱”选项，那么这封信在发出的同时，就被保存到了“已发送”中。之后，点击左侧“邮件夹/已发送”就可以看到发出的邮件列表了。其操作的方法和收件箱的使用方法基本相同。 5.4垃圾箱 如果您将一封邮件删除（非“彻底删除”），那么这封邮件将被移动到“垃圾箱”中。垃圾箱中的邮件仍然会占用您邮箱的空间。要您想彻底删除一封邮件，请选择相应邮件后，单击“彻底删除”。其使用方法和收件箱的方法相同。 5.5广告箱 广告箱用来存放一些广告邮件。 5.6垃圾邮件 选择您认为是垃圾邮件的信件，点击“投诉垃圾信”，这些垃圾邮件会在系统的垃圾邮件特征库中增加了相应的分值（当垃圾邮件特征库中此类邮件达到一定分值时，此类信件将被视为垃圾邮件，而被自动分拣到“垃圾邮件”中），然后将这些信件被移动到“垃圾邮件”中。 6. 个人通讯录在电子邮箱左侧的菜单中点击“个人通讯录”，进入好友地址本页面： 好友列表的操作如下： 6.1 新建联系人 在上图所示的页面中点击“添加联系人”或者在“新建”菜单中选择“联系人”，打开新建联系人页面，如下图： 在这里可填写好友的各项信息，除了姓名和电子邮件必须填写外，其余各项均可不填，点击“保存”按钮返回好友列表页。 6.2 新建联系组 在“个人通讯录”页面点击“新建/联系组”或者是“添加联系组”进入创建联系组页面，如下图所示： 输入组名，说明选择相应的地址导这个组后，点击“保存”按钮即可将选择的地址添加导一个新组中。 6.3 导入通讯录 导入的地址本格式为csv文件，可以从outlook或其他邮件客户端软件中导出。请勿上传不兼容的地址本文件。注意：后缀一定要是小写才可以！ 6.4 导出通讯录 在上图所示的页面点击“新建/导出通讯录”即可将将地址本中的全部地址导出来。 6.5 复制到组 选中希望操作的联系人记录，在上图所示的页面点击“复制到组”即可把联系人记录复制到相应的组内。 6.6 发邮件给地址本 如下所示的地址本列表页面： 选择1条或者多条地址列表，然后点击页面上方的“写信”按钮，即可进入写邮件页面，给选择的地址发信；点击联系人EMail地址可以快速进入写信页面。 6.7 编辑 选中一条好友记录，点击“编辑”进入好友信息列表页面，可以对好友列表项的信息进行修改，修改完成后点击“保存”即可；同时，点击联系人名字可以快速进入编辑页面。 6.8 删除 在列表后的小方框里选中一个好友点击“删除”按钮，删除一条好友记录。 6.9 搜索 如上图所示，在地址本列表上方的输入栏中输入要搜索的用户的真实姓名或者email地址，即可搜索相应的地址信息。 6.10 查看联系组 新建一个组后，点击该组名，就能够查看该组的成员信息了，如下图所示： 6.11 删除联系组 如上图所示，进入该组后，点击“删除联系组”即可将该组删除，删除一个组并不会删除该组的成员。如果要删除成员，请点击进入“所有联系人”中，进行删除。 6.12 发邮件给整个联系组 如上图所示，点击“发信给整个联系组”就会进入到发邮件页面，收件人将会是这个组的所有成员。 6.13 移除所有联系人 如上图所示，点击“移除所有联系人”就会将本组内的所有联系人清除。 6.14 快速添加电话手机 在所有成员列表或者组列表页面，点击“添加电话”即可快速添加地址本中联系人的手机或者电话。 7. 公共通讯录对于公共通讯录，普通用户只能够使用管理员已经添加好的联系人，而不能够自己进行添加、编辑、删除联系人或是群组、导入通讯录。 7.1 普通用户登录界面 其中，“同步至个人通讯录”可以把由系统管理员创建的公共通讯录的内容同步到个人通讯录中。 7.2 系统管理员登录界面 单击“姓名”时可以对当前的通讯录进行编辑，单击“E-mail”时可以给当前的邮箱地址写邮件。8. 邮箱管理8.1 邮件夹管理 电子邮箱左侧的菜单中点击“邮件夹管理”，进入邮件夹管理页面： 这个界面主要是显示用户邮箱使用情况列表和邮箱管理，操作如下： 8.1.1 新建邮件夹 单击“新建邮件夹”按钮可以添加自定义的邮箱文件夹，添加到的邮箱文件夹会自动添加到“其他邮件夹”的子菜单中。 8.1.2 删除（选择邮件夹） 可以将添加的个人邮箱中的邮件夹删除。 8.1.3 更名（选择邮件夹） 将指定的个人邮箱中的邮件夹更名。 8.1.4 清空（选择邮件夹） 将选定的系统邮件夹内容清空。 8.1.5 空间卫士设置 进入空间卫士页面进行邮箱设置。 8.2 空间设置 在电子邮箱左侧的菜单中点击“邮箱管理/空间设置”进入空间设置界面： 空间卫士是用来对您的邮箱容量快要达到邮箱总空间时的一个报警设置，为了能让您的邮箱能正常工作，您可以设置空间卫士标准设置，系统将根据您的设置维护您的邮箱空间，保证您邮箱的正常工作。当您的邮件总容量到达邮箱空间80%或接近于它，系统有两种标准设置，你可以通过选择上边的选择框看到详细情况。 8.3 自动转发 使用此功能，您可以设置将信箱中收到的邮件转发到另一个信箱中。在电子邮箱左侧的过滤设置菜单中点击“邮箱管理/自动转发”，进入自动转发页面。 8.3.1 添加规则 点击“添加”按钮进入自动转发规则设定页面： 在这个页面里填入自动转发规则名称（规则名称不能为空）、自动转发条件及转发到的邮箱地址（地址不能为空），系统提供三种条件（邮件发件人、邮件收件人、邮件标题），如果要区分大小写点击后面的“区分大小写”方框，填好转发条件和转发规则后点击“确定”按钮即可生效。如果您选择了“转发后删除”，那么系统自动转发完邮件后会自动删除原邮件。 8.3.2 编辑规则点击“邮箱管理/自动转发”进入“自动转发”页面，选择一条转发规则后，点击“修改”按钮，即可对选择的转发规则进行编辑。 8.3.3 删除规则 点击“邮箱管理/自动转发”进入“自动转发”页面，选择一条规则后，点击“删除”按钮，即可删除这条规则。 8.4 自动回复 在您准备考试或其他原因等，无法即时处理电子邮件时，为了怕寄信的对方不知道您是否收到信件，您可以编辑并启动本邮件系统所提供的自动回信功能。这样一旦有人发送信件到您的信箱，信件除了会留存或转寄之外，您的信箱还会立刻发送您所编辑的回信内容给对方。当然，您如果正常地在收发Email 时最好将这个功能关闭。设置方法： 打开“邮箱管理/自动回复”，您可以添加、删除及修改自动回复规则及回复内容。8.4.1 添加规则 点击“添加”按钮进入自动回复的规则设定页面： 在这个页面里填入自动回复规则名称（名称不能为空）及自动回复的条件以及回复的内容（内容不能为空），系统提供三种条件（邮件发件人、邮件收件人、邮件标题），如果要区分大小写点击后面的“区分大小写”方框，完成后，单击“确定”按钮即可生效。 8.4.2 编辑规则 点击“邮箱管理/自动回复”，进入“自动回复”页面。在页面上选择一种规则后，单击“修改”按钮，即可对选中的规则进行编辑。 8.4.3 删除规则 点击“邮箱管理/自动回复”，进入“自动回复”页面。在页面上选择一种规则后，单击“删除”按钮，即可删除选中的规则。 8.5 自动处理 打开“邮箱管理/自动处理”，您可以添加、删除及编辑过滤器规则。自动处理条件包括（邮件发件人地址、邮件收件人地址、邮件标题、邮件大小等）。处理的方式包括“复制、移动、拒绝接收”三种。 8.5.1 添加规则 点击“添加”按钮进入添加自动处理规则页面： 在这个页面里填入自动处理规则名称及填入需要自动处理条件，系统提供四种条件（邮件发件人、邮件收件人、邮件标题、邮件大小），如果要区分大小写点击后面的“区分大小写”方框，三种自动处理方式（复制到、移动到、拒绝接收），填写和选择好自动处理的条件和处理方式后，点击“确定”按钮即可生效。8.5.2 编辑规则 单击“邮箱管理/自动处理”进入自动处理页面，选择一个处理规则后单击“修改”后，进入编辑规则页面，即可对选择的处理规则进行编辑。 8.5.3 删除规则 单击“邮箱管理/自动处理”进入自动处理页面，选择一个处理规则后单击“删除”后，即可删除当条规则。8.6 拒收邮件 在电子邮箱左侧菜单中点击“邮箱管理/拒收邮件”，进入拒收邮件页面。 在文本框内输入要拒收的邮件地址，然后单击“添加”按钮，即可将输入的邮件地址添加到拒收列表中。设置生效后，系统将自动拒绝接收拒收列表内邮件，避免您受它们的邮件骚扰。在“拒收列表”里选中一个邮件地址后点击“删除”按钮，即可正常接收该地址的邮件。 8.7 外部邮箱 设置从外部邮箱帐号读取邮件。为了能够设置该选项，您必须确认您的外部邮箱帐号可在外部网络访问POP3服务器.。单击左侧菜单中的“外部邮箱”即可打开邮箱代理页面。在“邮箱”页面单击“添加”打开“添加pop3服务帐号”页面后即可添加一条邮箱代理帐号。 9. 个人设置个人设置包含个人资料，密码设置，个性签名，个性名片、空间卫士、别名设置和页面设置，在电子邮箱左侧的菜单中点击个人设置，在展开的菜单中即可即会出现个人设置所包含的内容，用户可以对其进行管理具体操作如下。 9.1 个人资料 在电子邮箱左侧的菜单中点击“个人设置/个人资料”，进入个人资料页面： 这个页面主要是用户个人基本资料的显示，用户可以对其进行修改或检查（姓名不可以为空）。填写完成后点击“确定”按钮即可。 9.2 密码设置 在电子邮箱左侧的菜单中点击“个人设置/密码设置”进入密码设置页面： 在这个页面里您可以重新设定邮箱的密码，以及重新设定提示问题和问题答案。可以在此修改你的密码和找回密码所需要的提示问题及答案，也可以只修改密码或提示问题，如果你只修改密码或提示问题，你必须确保你不修改的项为空，点击“确定”按钮即可,在修改密码的过程中，系统会提醒你新密码的安全强度，以便您能够提高自己密码的强壮性。在此页面中也可以点击“查看登录记录”来查看您的登录历史。如下图： 9.3 个性签名 在电子邮箱左侧的菜单中点击“个人设置/个性签名”进入签名页面： 在这个页面里您可以自己设定邮件的签名内容。如果您想使用个性签名，您可以在“写邮件”页面完成撰写邮件后单击“签名”即可。 9.4 个性名片 在左侧菜单栏中依次单击“个人设置/个性名片”，进入个性名片的设置页面，如下图所示: 在上图所示页面中“名片内容设置”中输入名片中相应的信息，例如姓名,头衔等，然后选择一个头像，然后在“名片模板选择”部分选择一种名片模板，单击“预览”按钮可以预览生成的的名片样式，如下图所示：如果您觉得名片您还满意，单击确定按钮即可。如果您要将设置的名片加入到邮件中，您可以进入写邮件页面，选择一种信纸或单击更改编辑方式按钮进入多媒体编辑模式，然后勾选“名片”前的复选框即可将设置的名片添加到邮件的内容后。如下图所示： 9.5 别名设置 在电子邮箱左侧的菜单中点击“个人设置/别名设置”进入别名设置管理界面： 在别名设置中您可以为自己的邮箱设置多个别名。 9.6 证书管理 在电子邮箱左侧的菜单点击“个人设置/证书管理”，进入电子邮件证书管理界面。管理功能包括收件人个人证书管理以及收件人CA证书管理。在界面中可通过“切换到”按钮在两个管理界面中进行切换。如下图： 9.7 页面设置 在电子邮箱左侧的菜单中点击“个人设置/页面设置”进入页面设置管理界面： 在页面设置中您可以设置每页显示最多显示的邮件数，登录后缺省页面，以及页面的风格、语言以及设置的有效期。在这里您可以对页面自行设置，设置完毕后点击“确定