工程档案管理基本要求.doc

工程档案管理办法为了遵守国家和集团公司对工程档案要求，规范局工程档案管理行为，更好的为公司经营发展范围，根据国家档案法、集团公司对工程档案工作的管理要求及公司工程档案编制规则有关规定，特编制本办法。一、档案分类、归档范围、保管期限：公司科技文件材料的分类，归档范围、保管期限根据公司实际情况统一参照水电厂企业档案分类表的规定执行。 附件：国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表二、立卷工程档案的立卷归档工作，系指公司内各业务部门会同档案专业人员，把生产(工作)活动中形成的、具有保存价值的科技文件材料，按照归档范围的要求收集齐全、并经过系统整理、立卷成册，根据集中统一管理原则，分级管理的办法(其中：设备、仪器档案室设在机电公司;声像档案室设在党委工作部新闻宣传处、各单位应设兼职或专职档案管理员。)完成组卷工作。文件材料立卷的主要原则如下：1、必须遵循文件材料形成的规律，保持文件材料之间的联系，便于保管、查找和利用。2、文件材料需根据公司：工程档案编制规则进行分类立卷。3、案卷应确定案卷标题、填写卷内目录、和卷尾备考表，形成案卷索引目录。三、移交：各施工单位应按照公司统一要求，对工程档案按照有关规定进行收集、整理、分类、编制、装订等工作，上交前应比照交付标准要求进行内部验收，合格后向公司档案科移交，并办理书面移交手续。工程档案网络录入工作由施工单位负责，录入内容按照相关文件规定进行，公司科技部、档案室负责检查、监管、验收。新领域项目和工程复杂项目，施工单位交付前应与公司科技部有关管理人员沟通，确保上交内容满足要求。对于不符合交付标准的，公司档案科不予接收。向档案科移交必须按以下规定办理：1、项目竣工验收后，文件、竣工资料三个月内，在移交业主的同时，需向公司档案科移交一套（原件）项目完整工程竣工资料；电子目录、纸制目录各一份(整套)，其他科研基建工程完工或告一段落后文件资料三个月内向档案科移交归档。归档范围内的科技文件资料，必须列具清单，经双方清点无误后在交接清单上签字。清单应一式三份、双方各执一份，另一份存档。2、档案管理人员正式接收的档案，任何人不得仍以文件材料看待而索回，如需要利用，应按“档案借阅利用制度”办理借阅手续。3、技术人员在调离工作时，本人所承担的新产品研制、基本建设项目，科研课题或其他技术活动项目，已形成的技术文件材料应整理、移交给本单位档案员，主管领导同意后方能办理调离手续。档案管理人员工作调动，必须在离职前将所管理的数量及状况交待清楚，并在档案主管的主持下办理正式交接手续。国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范（DT/T282002）国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限建设单位施工单位设计单位1可行性研究、任务书 1.1项目建议书及报批文件永久长期1.2项目选址意见书及其报批文件永久长期1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久长期1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久长期1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期1.6设计任务书、计划任务书、报批文件永久永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久长期2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久长期3设计文件 3.1总体规划设计永久永久3.2方案设计永久永久3.3初步设计及其报批文件永久永久3.4技术设计永久永久3.5施工图设计长期永久3.6技术秘密材料、专利文件永久3.7工程设计计算书长期长期3.8关键技术试验永久永久3.9设计评价、鉴定及审批永久永久4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片 永久4.1.4施工执照永久4.2计划、投资、统计、管理文件 4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定长期4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久永久长期4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期长期长期4.3.5合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件永久长期长期4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期5施工文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期长期5.1.3原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单长期长期5.1.4建筑材料试验报告长期长期5.1.5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久长期5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久长期5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录永久长期5.1.8施工日记、大事记长期5.1.9隐蔽工程验收记录永久长期5.1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久长期5.1.11工程质量检查、评定永久长期5.1.12技术总结、施工预、决算长期5.1.13交工验收记录证明永久长期5.1.14竣工报告、竣工验收报告永久永久5.1.15竣工图永久长期5.1.16声像材料 长期长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期长期5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期5.2.4建筑材料试验报告长期长期5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久长期5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久长期5.2.7隐蔽工程检查验收记录永久长期5.2.8强度、密闭性试验报告长期长期5.2.9设备、网络调试记录长期长期5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期长期5.2.11系统调试、调试记录长期长期5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期长期5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录长期长期5.2.14中间教交工验收记录证明、工程质量评定永久长期5.2.15竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算永久长期5.2.16竣工图永久长期5.2.17声像材料 长期长期5.3电气、仪表安装施工文件5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期5.3.2施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件短期长期5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期5.3.4建筑材料试验报告长期长期5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久长期5.3.6系统测试、整定记录长期长期5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期长期5.3.8材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久长期5.3.9操作、联动试验短期长期5.3.10电气装置交接记录短期长期5.3.11中间交工验收记录、工程质量评定永久长期5.3.12竣工报告、竣工验收报告永久长期5.3.13竣工图永久长期5.3.14声像材料长期长期6监理文件 监理单位6.1施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期长期6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期长期6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审长期长期6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期长期6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期长期6.1.6监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件长期长期6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期长期6.1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期长期6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期长期6.1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期长期6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件长期长期6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期长期6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估长期长期6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期长期6.2设备采购、监造工作监理资料长期6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期长期6.2.2市场调查、考察报告长期长期6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期长期6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期长期6.2.5开动、复工报审表、暂停令长期长期6.2.6会议纪要、来往文件长期长期6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单长期长期6.2.8监理日志、监理月报长期长期6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期长期6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期长期6.2.11设备采购、监造工作总结长期长期6.3监理工作声像材料长期长期7工艺设备文件 设计单位7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期8科研项目8.1开题报告、任务书、批准书永久8.2协议书、委托书、合同永久8.3研究方案、计划、调查研究报告永久8.4试验记录、图表、照片永久8.5实验分析、计算、整理数据永久8.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久8.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析长期8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久8.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。永久8.10考察报告、重要课题研究报告永久9涉外文件9.19.1 询价、报价、投标文件短期9.2合同、合同附件永久9.3谈判协议、议定书永久9.4谈判记录长期9.5谈判过程中外商提交的材料长期9.6出国考察及收集来的有关材料短期9.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久9.8各设计阶段审查议定书永久9.9技术问题来往函电永久9.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久9.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明短期9.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久9.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期9.14外国技术人员现场提供的文件材料长期10生产技术准备、试生产文件10.1技术准备计划短期10.2试生产管理、技术责任制短期10.3开停车方案短期10.4设备试车、验收、运转、维护记录长期10.5试生产产品质量鉴定报告短期10.6安全操作规程、事故分析报告长期10.7运行记录短期10.8技术培训材料短期10.9产品技术参数、性能、图纸永久10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期11财务、器材管理文件11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。永久11.3主要材料消耗、器材管理短期11.4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久12竣工验收文件12.1项目竣工验收报告永久长期长期12.2工程设计总结永久长期12.3工程施工总结永久长期12.4工程监理总结永久长期12.5项目质量评审文件永久长期12.6工程现场声像文件永久长期12.7工程审计文件、材料、决算报告永久12.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久12.9竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久长期长期12.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期长期 四、工程档案借阅利用制度根据档案法、保密法的要求，本着既方便工作又简化手续的原则，制定本制度。（一）本单位员工借阅档案要求：1、凡本公司职工，均可查阅档案，但必须办理必要手续。2、查阅密级档案须按“档案保密制度”的有关规定办理。3、查阅档案应在阅文室进行，如需摘抄，应经档案管理人员同意；如需复制，应经档案主管批准。不准摘抄和复制与本人所查内容无关的档案。4、凡借出的档案，借阅人应当妥善保管不得转借他人，不得删改、涂污、加注、拆散、损坏或丢失。密级档案不准抄录或复制，确因工作需要，需经主管档案科负责人批准。5、借出档案要严格履行登记手续，退还档案要当面点清，办妥注还手续，并及时利用将利用效果反馈档案科。（二）外单位人员借阅档案要求：外单位人员查阅本单位档案，须执单位正式查档介绍信，写明查阅范围和目的，经主管档案的部门负责人同意；密级档案需经主管档案的公司领导批准，方可查阅，但一般不得借出或复制。（三）凡属下列情况之一者，应将借阅的档案退还档案科：1、工作调动，退(离)休，退(离)职等。2、因公外出或请假半个月以上者。3、档案人员因工作需要通知档案借阅者。（四）凡借出档案遗失或损坏时，应立即报告本部门主管和档案员，以便采取弥补措施。对档案丢失所产生的后果由借阅人负全部责任并按有关规定给予处罚。（五）公司档案科原则上只为局内相关单位提供查阅服务，查阅人查阅前应登陆公司档案管理信息网络，根据权限设置进行网络查询，确认所查内容存在后，到档案科办理查阅许可文件。并记录查阅目的、查阅时间、拟定的查阅具体内容，查阅人等信息。查阅人查阅前应向档案科提供上述文件及证明，并在查阅记录上签字确认拟定查阅内容。由档案科工作人员向查阅人员提供相关文件查阅，其本人不得自行随意查找。查阅人不得提出查阅超出审批范围以外的文件，提出的档案科将给予拒绝。五、档案的鉴定销毁制度 1、档案鉴定工作由单位领导、业务人员和档案人员组成鉴定小组有计划地进行。 2、档案的鉴定方法是根据本单位的档案保管期限表及归档文件整理规则直接鉴定档案的内容。 3、超过保管期限的会计档案、对其中末了结的债权债务的原始凭证等，均抽出另行立卷，由档案室补充到有关档案案卷内进行保管。4、对确无保存价值的文书、科技档案材料，由档案室组织鉴定小组进行鉴定后造册登记，提出销毁意见，经单位领导人批准后方可销毁，凡需销毁的会计档案经单位领导审查，同时上报主管机关批准后方可销毁。5、需销毁的档案要到指定的地点销毁，并指定两人监销；销毁会计档案，还应有同级财务部门、审计部门派人员参加监销。6、销毁人员和监销人均在销毁清册上签字，销毁报告和销毁清册一式三份，其中一份归档保存。(档案销毁清册附表一和附表二)。六、档案保密制度1、档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内需要保密的，均属保密范围。2、档案保密工作必须遵循既坚持保密，又便于提供利用的原则。3、对档案人员要求：(1)、档案员要认真学习、宣传、贯彻执行档案法和保密法，并以此来检验、指导自己的工作。(2)、档案员要树立保密观念，增强保密意识，不得以任何方式泄露党和国家的秘密。对违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向领导反映。4、属于保密范围的档案，都应标明密级，不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。5、密级档案的管理：(1)、密级档案要有专柜保管，档案不得随意将钥匙交于他人，遇档案员请假，钥匙应交给主管档案的部门负责人临时保管。(2)、年底对全部密级档案，进行逐一清点。6、密级档案的利用：(1)、利用“密级”、“机密”档案须经档案室负责人批准，“绝密”档案须经主管档案工作领导批准。(2)、利用密级档案，一般只能在档案部门查阅，如因特殊情况需要外借者，须经单位主管领导批准，借阅时间一般不能超过三天。(3)、利用密级档案，一般不准摘抄、复制、翻印，如因工作特殊需要，须经单位领导批准。7、对已经失去保密价值的档案，应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在档案上取掉密级标记。 七、档案库房管理制度（一）、基本要求1、档案管理人员，应刻苦钻研档案保护技术，不断提高档案管理水平。2、档案库房无关人员不得入内。3、档案库房应做到整齐、清洁；档案柜架和案卷排列要科学，便于查找。4、库房、办公室、阅览室要三室分开。5、定期对各种载体档案进行清理、核对，做到账、物、卡相符，存毁有据。6、录音带、录像带、每融半年倒一次，光盘每融半年上机检查一次。7、发现档案有损坏现象，要及时查明原因，设法采取补救措施。（二）、温湿度控制1、