工程项目投标文件的编制secret.doc

浅谈工程项目投标文件的编制 摘要 随着中华人民共和国招标投标法的颁布和实施，一个公平、公开、公正的建筑交易市场正在逐步形成，建筑施工企业的生产任务主要是通过投标渠道来获得，因此，对于建筑施工企业来说，投标工作是一项非常重要的工作，而投标文件就是一把进入建筑市场的“钥匙”，既能彰显企业形象，也是体现企业实力的极好机会，因此如何编制出内容完整、标书质量高、具有竞争力的投标文件，就成了投标的关键。关键词 工程项目 招标 投标文件 编制随着中华人民共和国招标投标法颁布实施以来，我国建筑市场的招标投标工作取得了稳步发展，一个公平、公开、公正的建筑交易市场正在逐步形成。对于建筑施工企业（以下简称“投标人”）来说，施工生产任务主要是通过投标渠道来获取，而投标文件就是一把引领投标人进入建筑市场的“钥匙”，是彰显投标人企业形象、施工能力和实力的良好机会。投标文件的编制水平直接影响着招标人、招标代理单位、评标专家对投标人整体实力的评价，因此，投标人应给予足够的重视，投标时力求递交出一份内容完整、具有竞争力的投标文件。在投标过程中，投标文件的编制要求是既细致又全面，既准确又快捷，对招标文件的理解和响应是不允许出现任何偏差或疏漏，投标文件是评标的主要依据，对投标人中标与否起着极其重要的作用，本人就这几年参与本公司工程项目的投标实践，对投标文件的编制谈一谈个人的粗浅体会。1编制投标文件的基本要求投标工作有其独特的专业性、系统性和连续性，因此必须进行科学、严密的组织和筹划。投标人应选派有经验的专职领导负责分管，设立专门的投标部门，配备责任心强、业务精干的各类专业技术人员和各种编标设备，制定相应的市场开发管理办法和投标激励措施，充分调动全体编标人员的积极性，确保投标工作的顺利进行。1.1做好市场调查，确定投标目标经营开发人员首先应了解国家及本地区的整体建设规划，经分析后从中选取合适的项目进行跟踪，多方面收集这些项目的所有信息，包括项目的投资规模、资金来源、投资人信誉、项目的设计单位、招标代理单位和监理单位等，并逐一建档。当项目进入施工招标阶段时，就要对该项目所有的信息进行分析，对适合本企业的施工招标项目，及时向企业高层领导汇报，最后决定是否参加该项目的投标。1.2 明确分工，责任到人确定投标后，应立即建立一个相应的投标项目组，实行投标项目组长负责制。投标项目组的负责人一般由经营开发部主管担任，下设投标报价、施工组织设计和综合三个小组，每个小组都要有专人负责，工作相对独立，但又要相互配合和协调。对编标工作必须明确分工，责任到人，要求每一位参加编标的人员，要按照分工，高质量，高标准地完成所承担的工作，共同努力编制出高质量的投标文件。1.3 制定编制投标文件的工作计划对确定参与投标的项目应及时购买招标文件，在编制投标文件前，投标项目组长应及时组织召开标前会议，介绍投标项目情况，制定编制投标文件的详细工作计划，明确投标报价、施工组织设计和综合三个小组的工作内容和责任、确定编制投标文件的标准等。投标报价、施工组织设计和综合三个小组的负责人再根据实际分工情况制定各自小组的阶段目标，确保目标按计划完成。1.4 建立投标文件的检查审核制度投标文件编制工作一定要在开标日期前23天完成，以留出时间对投标文件作最后的检查、复核或局部修改。根据经验，由于编制投标文件的时间过于紧张和匆忙，因此很容易在一些细节上出问题，从而造成废标。为确保编标质量和减少疏漏，要求编标人员在编制完投标文件后，必须由专人进行检查复核，最后经分管领导审核后才能定稿。1.5 要积极理顺与各部门之间的关系投标工作是一项非常复杂的系统工作，其所涉及的部门相当多，不单单是经营部门一家能够独立完成的，还需要各工程项目经理部及机关各部门的大力支持。比如，工程项目经理部可提供其在建和已完工程项目表，项目中标通知书、合同文本、竣工验收证明、质量评定、获奖证书、工程图片以及房建、铁路、公路、市政等领域涉及到的新工艺新材料等；人事部门可提供各类专业人员的职称证书、各种培训人员资格和岗位证书；财务部门可提供各项财务数据及投标过程中必不可少的投标保证金的汇出和追回 。2、阅读和理解招标文件的全部内容拿到招标文件后，投标人应及时组织有关人员认真仔细阅读招标文件，对招标文件的阅读要注意以下几个方面：2.1 认真阅读招标文件，全面理解并积极响应各项实质性要求招标文件是工程招投标过程中对招投标双方都具有约束力的法律文件，招标人对招标工程和投标人的要求完全体现在招标文件中。因此，投标人在编制投标文件前，必须把招标文件从头到尾认真仔细地阅读，不放过任何一个细节和疑问，对重要的段落要反复研读，加深理解，并标注重点线；同时应认真审查本招标项目的施工图、核对工程量清单。对招标文件的领会要注意以下内容：（1）招标文件的各项实质性要求；（2）投标文件部分，尤其是投标文件的组成和格式；（3）投标保证金应特别注意，是否要求从投标人所在地企业基本账户银行汇出，汇出的金额、币种，投标保证金汇达账户和汇达截止时间；（4）投标文件递交方式、地点及投标截止时间；（5）投标文件的份数、装订、包封、密封和标志的规定、签字要求；（6）评标方法和标准（7）招标答疑的时间及方式。2.2 注意“投标须知”及“投标须知前附表”的规定“投标须知”及“投标须知前附表”是招标人提醒投标人在投标文件中务必全面、正确回答的具体注意事项的书面说明，因此，投标人必须反复阅读和理解，直至完全明白。否则，稍有不慎或内容理解错误，都有可能导致投标失败。2.3 及时提出招标答疑书面函件一般招标文件规定的答疑时间很短，所以投标人在研读招标文件时找出的所有问题及疑问，应尽快列出问题清单，并按照招标文件的有关规定及时向招标人递交书面函件。招标人将会在规定的时间内对各投标人提出的问题和疑问作出书面澄清复函。3、精心编制投标文件投标文件通常由商务文件、技术文件、资格审查文件组成。3.1 商务文件的编写商务文件是投标文件中至关重要的组成部分，是投标竞争获胜的关键因素。因为工程项目的招投标多数是在工程质量标准明确、工期基本确定的情况下进行的，所以投标报价是投标竞争的重点。根据招标投标法的规定：“中标人的投标能够最大限度地满足招标文件中规定的有关标准，能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的价格最低；但是投标报价低于成本价的除外”。近年来，我省在建筑工程项目招标中大多采用“经评审的最低价中标法”，并在评标过程中引入电子化评标程序。这就要求投标人的投标报价要经得起评审，既可满足招标文件的实质性要求，又不得低于成本价。所以报价小组人员应结合本企业的施工管理和技术水平、现有的施工机械装备能力、以往的施工项目积累资料，如：工程类型、工程结构、主要工程量、主要实物消耗量、工程造价和工期等，严格进行技术经济分析，准确测算出工程项目的保本点和利润点，再综合考虑其他竞争对手的企业情况，分析预测他们的报价及业主的标底价，然后科学、合理的确定投标人最终的投标报价。3.2、技术文件的编制技术文件是招标文件要求投标人必须提供的主要文件之一，是招标人评标时必须考虑的主要因素之一。施工组织设计小组人员要充分领会招标文件精神，并结合施工图纸及现场实际情况、企业自身的机械设备、施工经验、管理水平和技术规范验收标准，编制出一套科学合理的技术文件。 在技术文件中必须能充分体现：（1） 企业的综合实力；（2） 先进、合理的施工组织安排和施工计划（3） 积极引用“四新”技术，体现企业施工工艺方法的先进性；3.3、资格审查文件的编写资格审查文件是用以证明投标人具有符合招标文件规定的合格条件和在施工机械设备、人员、资金和技术等方面具有履行合同的能力的文件，是彰显投标人企业形象、信誉和实力的重要文件。资格审查可分为资格预审和资格后审两种。资格预审就是通过发布资格预审通告，对投标报名人在开标前进行资格审查，以确定具备资格的投标人参加投标。资格后审就是在招标通告发布后，由投标人购买招标文件直接参加投标，开标后再进行资格审查。现在我省的建筑工程项目招标多是采用资格后审，保证了投标人名单的完全保密性，从源头上堵住了围串标的“信息源”。在编写资格审查文件时，至少要做到以下几点：（1）最大限度的满足招标方的强制性要求标准综合组人员要充分阅读招标文件，务必在资格审查文件中能够充分体现出本公司对于所投工程项目在人、财、物和施工经验等方面的优势，并不得低于资格审查最低限度强制性要求标准，杜绝出现文字性错误。（2）在响应实质性要求上不能出问题要全面响应招标文件的各项实质性要求及合同协议条款，接受招标方所提出的全部要求。（3）特别是要充分体现企业良好的信誉、资信能力和企业获奖工程招标投标是一场竞争，是企业综合水平的较量，其中企业的工程质量、社会信誉、经营作风更是起着举足轻重的作用。所以在资格审查文件中一定要充分体现本公司的社会信誉及综合能力。例如，可以提供企业已完成的类似工程，且获得国家、省部级优质工程项目的证明材料以及项目主要负责人拥有管理过类似工程并获得国优、部优工程的经验和业绩，还有拟投入的队伍曾施工过类似工程的经验和业绩等。在提供证明资料时要注意有关证件年检的时效性或有效性。4、编制投标文件应注意的问题中华人民共和国招标投标法第三章27条规定：“投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应”。这就意味着投标人只要对招标文件的某一条实质性要求遗漏，未做出响应，都可能导致废标。所以在编制投标文件时应特别注意以下几点要求：4.1 、要全面响应招标文件的要求，并严格按照招标文件的内容及其要求的投标文件全部格式来编写。在招标文件中一般有规定：“投标文件应包含本须知第11条中规定的内容，投标人提交的投标文件必须无例外地使用招标文件第7章、第8章所提供的投标文件全部格式（包括可以按同样格式扩展的表格格式），包括完整地填写投标函和附开标一览表。”，这就要求综合组人员在编制投标文件时要认真、详尽、不能有丝毫地马虎。对招标文件中的各项实质性要求和条件逐条做出响应，不能遗漏任何一条，并严格按招标文件的规定使用招标文件所提供的投标文件全部格式。在2006年初的某个工程施工投标中，我们以第三中标候选人中标，就是因为我们在整个投标文件编制过程中，反复阅读招标文件、不错漏招标文件中提出的任何实质性要求和条件，在容易出错的细小环节上严格把关，以高质量的投标文件取胜的。第一中标候选人因为在投标报价预算书中擅自修改了工程量清单的数量，造成重大偏差而废标。第二中标候选人则因为所提供的编制投标报价文件的报价人员的资格证书与执业专用章不符而废标。因此整个投标过程是一个系统的工作，要求所有参与编标的人员一定要有娴熟的专业水平、踏实的工作作风和对企业高度的责任心，因为任何的小疏忽，都将功亏一馈，导致废标。4.2、在制作投标文件时还要求外形美观、内容实在在建筑工程构造物施工过程中，评价其质量好并被人们广泛使用的一句话就是“内实外光”，本人以为用来形容高质量的投标文件，也是恰如其分的。所谓“内实”是指内容全面、准确、实实在在；“外光”是指外观整洁、大方、利利索索。因此，要提高投标文件的质量，务必从以下几个方面入手。首先是外观质量，不一定要多么豪华，但要尽量做到美观、大方、整洁。其次是将图表、各种证照和内插页设计成彩色页面。第三是页面设置要统一，字体、字号要根据不同的内容和不同的层次关系保持一致。第四是包封要按要求认真细致，绝对做到四四方方和整整齐齐。力求投标文件在排版、字面、陈述、装订方面有自己的特点，以赢取招标方的良好第一印象。4.3、开标前准备工作要重视参加开标的人员要积极主动完成投标文件递交前的各项工作。包括投标文件的修改，修改报价声明书金额的填写或打印，投标文件的装订及报送软盘、光盘标签的检查，投标文件的盖章、签字、包封、密封等工作。准备好递交投标文件时要携带的各种证件和资料如委托书、身份证、企业营业执照、资质证书、交易证、投标银行保函或银行汇票等。因这些准备工作没做到