技术文件控制程序2012.10.doc

XX公司XX部管 理 文 件编号:ZZKC.06.SP01.05.B0-2012技术文件控制程序版次:B0技术文件控制程序1 目的为了对技术文件的编号、编制、审批、发放、使用、评审、更改、作废等环节实施控制，保证技术文件的完整、有效、统一及正确，防止作废文件的非预期使用以及保密项目技术资料的安全、保护、管理，特制定本程序。2 适用范围本程序适用技术管理室、质量管理室、现场分部及相关单位。本程序适用于公司与质量管理体系有关的技术文件的管理过程。3 术语与定义无4 过程分析所需资源 计算机、复印机、档案柜、档案袋、打印机、打印纸、交通工具、内部网络谁进行？标准化工艺员、资料管理员、各保存和使用单位相关人员、各相关工艺员。输 入 1、技术中心、技术部下发技术文件2、公司各单位编制的技术文件3、保密技术资料4、售后质量反馈信息5、生产反馈信息6、现场分部生产、设备、工装、量检具变更信息 过程名称 技术文件控制输 出 1、纸质资料管理2、电子资料管理3、保密技术资料查阅、打印、复制、分发范围的控制管理4、工艺文件修改通知单如何做？ 1、技术管理室资料管理员接收技术部下发的技术文件；2、技术管理室工艺员接收到的售后质量反馈、生产反馈、现场分部生产、设备、工装、量检具变更信息。2、各单位建立技术文件台帐；3、技术管理室资料管理员根据技术文件的种类，保存、发放、文件管理；5、技术文件的更改、收回；6、保密技术资料的管理。 绩效指标 1、各种技术文件台账齐全；2、技术文件更改、发放及时；3、技术文件保存完好；4、技术资料审批手续齐全、标识明确；5、杜绝泄密情况发生。5 职责5.1技术管理室是本程序的归口管理部门，负责技术文件的编制、评审及更改，并对持有的技术文件负责保管，严格归档和借阅手续，按时发放，保证其完整性。5.1.1技术管理室负责保密文件的电子数据和纸质版资料的接收、存档、保密和管理，以及对各单位进行数据资料查阅的权限分配和管理、保密项目保密协议的签订等工作，并设专人负责。5.1.2技术管理室负责本单位工艺标准、工艺规程、工艺文件、一般工艺方案和产品材料消耗工艺定额的编制，并承担专用工艺装备、工位器具的设计。5.2现场分部负责编制本单位操作类作业指导书（或标准作业单、操作要领书、返修作业指导书）。5.3各有关部门应识别产品质量形成过程中具有保存价值的各类电子文字资料、图纸、胶片、光盘等文件，并按规定及时归档。6 程序和要求6.1接收技术文件及信息范围6.1.1技术管理室资料管理员接收以下技术部下发的技术文件、公司各单位编制的文件。a)产品文件和设计文件（图样、明细表、设计任务书、设计计算书、产品技术条件及管理办法等）；b)工艺文件（工艺方案、材料定额、工艺标准等）；c)工艺装备、工位器具图样和文件；d)检验文件（试验、检验大纲和报告，检验作业指导书）；e)采购技术协议文件。f)外来文件（包括有关产品的国家或行业标准、有关的法律、法规，顾客或供方提供的文件等）。g)保密文件电子版资料应存储于专门的服务器中的电子数据管理软件中，且该服务器不接入外网。6.1.2技术管理室工艺员接收以下影响产品质量的信息：a）影响产品质量的设计更改；b）生产、设备、工装、量检具变更；c）生产环境变化；d）生产现场反馈；e）售后质量反馈。6.2建立技术文件台帐6.2.1严格按职责分工分别编制相关的技术文件存档，并保证其正确。6.2.2 各相关部门按工艺开发、验证与确认程序、过程设计开发及确认程序编制相关工艺文件，按工装开发、验证与确认程序、过程设计开发及确认程序设计专用工艺装备。工艺文件格式按管理用工艺文件格式、工艺规程格式要求编制。APQP文件按过程设计开发及确认程序要求编写。工艺路线、材料定额、工艺规程等工艺文件的编号按工艺文件编号办法编制。各相关部门负责的技术文件由各部门按计划编制，编号由各部门自行确定并负责。6.3技术文件的编制、审核、批准6.3.1技术管理室编制的技术文件由室主任审核，现场分部施工员会签，现场部分管领导批准。6.3.2材料消耗工艺定额见材料定额审批管理办法。6.3.3现场分部编制的作业指导书（或标准作业单、操作要领书、返修作业指导书），由系统部门技术人员会签、主任审核，其分管领导批准。6.3.4其它部门编制的技术文件由其部门主任审核，其分管领导批准。6.4技术文件的发放6.4.1技术管理室资料员负责将编制完成的技术文件，根据需要将纸质文件及时发放到有关单位，电子档文件上传到车身部网页相应位置。6.4.2技术中心、技术部下发的技术文件，技术管理室根据技术文件的性质进行发放。6.4.2.1技术图纸：技术管理室根据工艺路线确定图纸发放单位编制“技术资料发放登记卡”，由技术管理室资料员按照“技术资料发放登记卡”的记录将图纸发放到相关单位并将正本存档； 6.4.2.2其它类型的技术文件可根据需要进行发放。6.4.2.3技术管理室负责的技术文件编制完成后，应根据需要将纸质文件加盖“受控”章后及时发放到有关单位。 6.4.2.4技术文件的补发：当发放的纸质受控技术文件因使用单位丢失或破损不能再用时,必须由使用单位写出书面申请,本单位领导签字后,经技术管理室领导批准后可补发, 破损文件必须收回建档并盖“作废”章后销毁，并有销毁记录。6.4.2.5技术室资料员须按附件规定形式及份数发放技术文件。6.4.2.6纸质技术文件晒图/复印发放根据工作需要,如各单位需申请晒印纸质技术文件时,需填写晒图/复印申请单,一式二份,申请单位领导及技术管理室单位领导签字后,由技术管理室上报技术部批准后，技术部资料人员复制发放,并加盖“仅供参考”“更改不通知”章。6.4.3现场分部编制的它部门编制的作业指导书（或标准作业单、操作要领书、返修作业指导书）完成后，应将纸质文件加盖“现场分部”章后及时发放到现场。 6.5技术文件的更改6.5.1产品文件的更改流程：a）技术管理室工艺员根据技术中心下发的图样（文件）更改通知单、技术中心更改后产品图纸修改现场分部的产品图纸，同时将图样（文件）更改通知单下发给相关单位；b）技术管理室及现场分部须建立产品图样更改管理台账，并指定专人负责对纸质图样（文件）更改通知单入档、保存。6.5.2工艺文件更改流程:a）技术管理室相关人员接收到导致现行过程需要调整的技术资料（产品图、工艺路线、技术标准）变更、生产、设备、工装、量检具变更，生产环境变化，生产现场反馈及售后质量反馈等信息，b) 技术管理室工艺员及时成立多方论证小组对更改进行评审论证，分析调整后的工艺内容与更改前的工艺文件是否符合“三性”要求，并根据讨论结果编制本单位工艺文件修改通知单，经工艺员校对、室主任审核、车身部分管经理批准后实施修改，并下发修改后的工艺文件和工艺文件修改通知单，接收单位技术人员在工艺文件修改通知单“外单位意见”栏中签字确认后生效；c）技术管理室及现场分部须建立工艺文件修改通知单管理台账，并指定专人负责对纸质工艺文件修改通知单入档、保存。6.6技术文件的保存6.6.1技术管理室产生的纸质技术文件保存在资料室，电子文件上传到车身部网页相应位置。6.6.2其它部门产生的技术文件保存在文件产生部门。6.7技术文件的日常管理6.7.1存放技术文件的资料室应严格执行档案管理的有关规定，技术文件入库时应认真清点，并编号登记；摆放合理、整齐，以利查阅；并应定期（半年）进行清理核对工作，做到帐、卡、物相符，对破损的技术文件要及时进行修补和复制。6.7.2存档的技术文件只供查询，不得外借。6.7.3提供公司级产品图样等技术文件给外单位时，须填写“技术文件外供申请审核单”，经公司分管领导批准后实施。公司自行开发的产品技术文件若需外供时需经公司分管领导批准。6.7.4 各单位对外来文件必须严格管理，填写完备技术文件登记表。借阅时应填写技术档案借阅薄。6.7.5技术文件档案的鉴定与销毁6.7.5.1由档案鉴定委员会及档案管理人员组成鉴定小组，对技术档案进行鉴定，划分出技术档案保管年限。在保管单位备考表中写明鉴定意见。6.7.5.2经鉴定委员会确定销毁的技术文件，由档案管理人员制表造册，提出销毁报告，经鉴定委员会成员签字，公司分管领导审批后，由保卫人员监销。销毁清册永久保存。6.8电子版技术文件的管理a)电子版技术文件的编制、查询、修改等按工艺管理程序相关规定执行。b)电子版技术文件的签字、文件修改时的标记及签字均采用电子签，文件设专人上传至车身部网页；c)对于修订后的产品及过程特殊特性清单、过程流程图、车间布置图、FMEA等工艺文件，在现行格式文件中无法体现修改痕迹的，修改文件内容及版本标识后上传到车身部网页，替换原有文件，各相关部门下载查看。修改时间、修改人、修改内容等信息以纸质的工艺文件修改通知单下发到相关单位。6.9 保密纸质技术资料和电子技术资料的管理6.9.1接收：技术管理室负责接收技术部发放的电子版及纸制文件，接收后应立即移交资料室存档，办理交接手续，填写技术资料移交清单。6.9.3网上技术资料查阅：已赋予查阅权限的人员，根据其各自权限在系统中点击查阅。6.9.4其他人如需查看，填写保密文件资料借阅审批表，经部门经理、分管理领导、技术部经理批准后，管理员根据保密文件资料借阅审批表在管理软件中对借阅人授权可查看的文档和时间限制。6.9.5打印：所有电子版资料，未经批准不得擅自打印。技术管理室及相关部门人员因工作需要打印文件时，需填写技术文件申请表，经分管经理批准，并签订保密协议方可办理。公司外部人员确因工作需要打印文件时，需凭盖有单位公章的介绍信，填写技术文件申请表，经分管经理批准，并签订保密协议后方可办理。6.9.6工作中生成相关电子版资料的管理6.9.6.1相关人员完成相应工作后，应当将本人在日常工作过程中生成的电子版资料及时移交资料室。移交数据和资料时，应办理移交手续，填写技术资料移交清单，书面承诺已交清全部数据和资料，未违规留存。技术资料移交清单由移交双方签字确认，归入保密文件档案。6.9.6.2移交时应检查项目人员移交的数据和资料是否完整、齐全，同时检查移交人员使用的计算机和移动存储介质，不得违规留存电子数据。7 绩效指标绩效指标名称指标测量方法监测部门责任部门统计频次各种技术文件台账齐全检查统计技术部技术管理室半年技术文件发放及时检查统计技术部技术管理室两天技术文件保存完好检查统计技术部技术管理室半年技术资料审批手续齐全、标识明确检查统计技术部技术管理室半年杜绝泄密情况发生检查统计技术部技术管理室每天编制工艺文件修改通知单及时检查统计技术部技术管理室每月修改工艺文件及时检查统计技术部技术管理室每月8 相关文件8.1工艺开发验证与确认程序8.2工装开发验证与确认程序8.3管理用工艺文件格式8.4工艺文件编号办法8.5工艺规程格式8.6材料定额审批管理办法8.7产品图样、技术文件的复印及发放管理办法8.8工艺文件修改管理办法8.9工艺管理程序8.10过程设计开发及确认程序9 相关记录和表格名称编号保存地点保存期限技术文件登记表KCZJJS030技术管理室长 期技术档案借阅薄KCZJJS031技术管理室长 期技术资料移交清单KCZJZX027技术管理室长 期晒图申请单KCZJJS024