明清档案的流传变迁和管理.doc

引 言陋室铭中有“无丝竹之乱耳，无案牍之劳形”之句。“案牍”就是今天我们所说的档案。档案一词源于清代，它是人类社会活动的原始记录，是一个国家和民族缅怀既往、探索未来的重要依据。明清档案是明清王朝从公元十五世纪初到二十世纪初五百多年间的统治活动中形成的文书，这些浩如烟海的档案详细记载着明、清王朝的政治、经济、军事、文化、科技、外交、民族、宗教、宫廷、社会等方面的历史状况。明清档案虽然是中国现存历史档案中保存数量最大的，但在经过多次政权更替，战争劫掠，主管单位交接转售之后，流散遗失十分严重。所以妥善的保存及管理明清档案，不仅有利于我们对明清历史的研究，也是我们今天进行经济、文化建设和社会发展的借鉴和参考的重要历史资料之一。本文旨在通过查阅相关资料及参考文献了解明清档案的历史流传变迁和当代明清档案的管理情况，对明清档案管理工作发展趋势进行进一步分析研究，从而更好的在全球日益一体化的今天，发展中国特色的档案事业。 正文一、明清档案的流传变迁明清时期由于具有完备的文书制度，形成了大量的档案。当时为了保存这些档案，设有内阁大库、皇史宬及各部院的档房等，专贮中央衙门的档案。各地则设有架阁库专藏地方机关的档案。但这些丰富的档案资源并没有完全地被保存下来。长期以来，政权的更替，战争的焚劫以及霉烂虫蛀使其损失相当严重。明朝档案大部分毁于明清战火之中，留存下来的一小部分，多是清初修明史时从各处收集来的。而清代存于内阁大库的档案在鸦片战争以后曾多次被外国侵略者焚劫，当时抢救移出的二百万件档案虽被分别存放于国子监南学和学部大堂后堂之中，但在民国建立初期，北洋政府对这部分档案却任意糟蹋和盗窃。之后这些档案又经历了“八千麻袋事件”，虽然后来被罗振玉以重金收回但终因人力和财力不支辗转买卖于私人之间，时达六、七年之久，损失了约七分之一。而存于宫内的档案保存情况也相当糟糕，经历了辛亥革命和溥仪被逐出宫等事件之后，1925年10月故宫博物院正式成立，下设古物馆、图书馆和总务处等机构。图书馆下设的文献部负责明清档案和历史物品的管理，同时它也是我国近代最早成立的一个档案馆。1931年“九一八”事变后，日本侵华战争脚步逐步加紧，故宫博物馆为谋求文物的安全，将文物（其中档案文物3773箱）南迁至上海法租界。1937年又将全部档案迁至南京，但日寇攻陷上海之后这批档案又被分3批移到巴县、重庆和峨眉大福寺。明清档案颠沛流离的命运到此并未结束，1949年1月北平和平解放之后，国民党政府撤离大陆时，将内阁、军机处、宫中、清史馆等机构档案，装入204箱中，携往台湾。1949年新中国成立后，党和政府十分重视明清历史档案，视其为国家财富，决定实行集中统一管理的原则，陆续将失散在社会上的近四百万件（册）明清档案收集起来。1951年5月，故宫博物院将文献馆改为档案馆，将原来收藏的图像、冠服、乐器、仪仗、钱币等项历史文物移交给故宫博物馆保管部。从此，故宫博物院档案馆成为保管明清历史档案的专门机构。4年后，为加强对明清档案的管理故宫博物院将档案馆交由国家档案局直接领导，更名为第一历史档案馆，随后以明清档案部的名义并入中央档案馆成为中央档案馆的一个组成部分。随后在经历了30多年的一系列变更之后，1993年国家档案局和中央档案馆合并，中国第一历史馆仍为其管理下的一个文化事业单位。从1925年故宫文献部设立到现在的80多年里尽管馆名屡屡更改，但其实质都是管理明清档案的机构。二、明清档案管理工作的原则明清档案工作就是对明清档案的管理和利用工作，它的任务是用科学的原则和方法管理好明清档案。维护中华文化遗产的安全与完整，积极向社会提供档案资料，为我国的经济、文化建设服务。明清档案工作的基本内容包括档案的征集、整理、鉴定、保管、统计、修复、编目、提供利用、展览、编译十项业务。管理明清档案必须遵循以下原则：（一）集中统一管理明清档案，以便保护档案的安全和方便利用；（二）要保持档案的历史联系，维护历史档案的原貌；（三）要充分利用原管理基础，保持明清档案工作的延续性。三、明清档案的管理工作（一）收集：明清档案的收集工作，就是把流散国内外的明清历史档案收集起来，集中到档案馆进行统一的管理。中国第一历史档案馆现有明朝档案一千万件，其中明朝档案三千多件，其余都是清朝的档案。该馆收集档案的范围以明清档案为主，兼收明清以前各个朝代的档案；以收集档案为主，兼收有关的古籍文献资料。要做好明清档案的收集工作，首先要熟悉明清档案的变迁历史，调查明清档案散存在国内外的状况，然后有计划地向收藏明清档案的机关、团体、学校、图书馆、博物馆、书店以及个人进行征集收购。或收回原物；或复制副本；或拍摄成缩微胶片。对流散在国外的档案要通过外交途径，或民间往来的方式，采取适当的办法进行征集工作。对要征集的档案，要经过鉴定、辨别真伪、评定价值、经有关领导批准后，方可接收。对捐赠和移交档案资料的单位和个人，可给以适当的奖励和酬谢。对收购的档案和资料要按质议价。中国第一历史档案馆拟设立征集档案基金，要专款专用，任何开支不得挪用。档案征集到馆后，要登记档案的来源、种类、数量、价值、征集费用等，然后进行消毒处理，再按全宗统一保管，如需要整理，通知整理组纳入工作计划进行整理。（二）保管： 明清档案的保管工作，是防止与限制毁坏档案的各种因素，尽量延长文件的寿命，确保档案的安全。损坏档案的因素不外乎有两个方面：一是自然的因素，如虫蛀、潮湿、光照、尘土等；二是人为的因素，如盗窃、剪裁、涂改、磨损等。 为了改善档案的保管条件，1975年在紫禁城的西华门内新建了8000平方米的古建筑形式库房大楼。随后又将库房的窗户一律用石岩绵封闭，变成了防风、防尘、放光、防虫的密闭库房。为了提高库房使用率，又安装了安全密闭、防光防尘、美观协调的密集排架，安装了新型空调设备，加添了防火的烟雾报警器。建立了对档案资料库的遥控和电脑中心控制系统。设有温湿度自动记录仪并安装了闭路电视，以便于监督管理。现在，库房管理实行安全责任制，按库定人。保管员每天都要检查库房的温湿度，温度一般保持在20C2C，相对温湿度保持在50C2C,。经常清扫地面、框架，以保持库房的清洁。为了便于管理，对所有库房进行了统一编号。档案按全宗排列，一个全宗的档案尽量排放在一起。每个库房的架框也都统一排列编号，加签标明。每个库房内都有绘制档案存放的排架表，进库提挡，一目了然。凡档案出库，必须办理提调手续，填写调档三联单。我国现阶段历史档案保管工作正一步步迈向全部使用“计算机网络梯调系统”时代。（三）修复：明清档案的修复工作，就是档案的修裱与复制工作。明清档案因年代久远，虫蛀、霉烂、破损比较严重，如不进行修裱则无法被研究利用。明清档案的修裱工作包括托裱、修补以及装订。复制档案则有三种方法：一是临摹复制；二是静电复印和照像；三是缩微复制。中国档案馆自1980年至1995年，已经修裱霉烂虫蛀档案512447张、舆图2915平方公尺。摄制缩微胶卷132535791拍，复印还原档案2384895张。这不但有效地保护了明清档案，而且方便了查阅利用档案。（四）统计： 明清档案的统计工作，是用表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的一项档案业务工作。它是制定档案工作方针、任务的重要依据之一，也是对档案业务管理实行监督的有效手段。我国的统计工作主要有：一是档案状况的各项统计（如档案数量、长度统计表、馆藏档案全宗一览表、档案整理状况统计表、档案残破情况统计表等）；二是档案工作情况的各项统计（如征集档案统计表、档案利用情况统计表）；三是档案工作人员各种档案统计表册；四是档案装备、各种机器、办公用具等统计表；五是档案事业费用统计表，等等。（五）整理： 明清档案的整理工作，就是把散乱的档案系统化。根据管理明清档案的指导思想与原则，应针对不同的档案采取不同的整理方法。明清档案的整理工作，可分加工整理和对零散文件整理两种。加工整理应根据原整理的基础情况，采用相应的方法和程序。整理零散文件，一般依下列程序进行：1、区分全宗：区分全宗就是档案馆所藏全部档案的第一层分类。档案的分类应以保持文件的历史联系为原则。 全宗原则在历史档案中也是适用的。不过历史档案的全宗和现行机关档案全宗的划分有所不同。历史档案的全宗，不仅指一个衙署或某个官员所形成的全部档案，而且还指在历史形成的具有密切联系的一宗档案，不管这种联系是文书处理过程中形成的，还是在管理这些档案的长期过程中形成的联系，都可以构成一个全宗。 2、全宗内档案的分类：清代档案各全宗内档案文件的分类有：一按文件名称分类；二按机构分类；三按问题分类；四按年代分类（各大类之下，再分属类、项、目、子目等）根据多年的实际工作经验，划分类目时应注意以下几点： 类目的设置应以保持文件的历史联系和便于利用为原则； 划分必须以所整理档案的共同基本属性为根据。每一层分类必须取一个标准，否则，采取二个或两个以上的标准就会造成紊乱，使同类列不能互相排斥。3、组卷 明清档案的保管单位有件、卷、册、包、盒等，形式不一，大小各异。1949年以前整理的档案，重要的文件都是按件登记，如诏、诰、敕、硃批奏折、题本等，都是在分类之后，逐件编号登目。一般文件多采用包或盒。1949年以后整理的档案，分类之后，多数都组了卷。立卷是根据不同的文件，灵活地采用问题、文种、作者、地区、时间收发文机关等不同特征进行的，分“详细立卷”和“简单立卷”两种。 “详细立卷”卷内文件须逐件摘由、排列编号，并制有“卷内文件目录”和“备考表” “简单立卷” 卷内文件仅排列顺序和附一个“备考表”明清档案可以组卷，但其并不适用于每个文件。整理各部院衙门的零散档案是适合组卷的，如刑部档案，当时围绕处理某一案件形成紧密联系的一组文件就是一个案卷。文件立卷后便于查找使用。而有一部分重要文件，如皇帝颁布的诏、诰、敕和谕旨及臣工奏呈的题本、奏折等，大都是一文一事，在形成的过程中都是分别办理和单独存放的，可以进行逐件登记，不一定都组成案卷。实践证明，这部分档案组卷，大都是按文件内容性质的细分类。而且一卷有数件以至几十件，作者、事由、时间都不能详细反映，卷内文件又没有编目，给以后编制题目录和各种索引工具及照相复制带来不便。（六）编目与索引：明清档案的编目工作，不仅是整理工作的一项重要环节，而且是整个档案馆中一项重要工作。编目工作的好坏，可以直接反映一个档案馆的水平。荷兰档案学家斯缪勒说：“在整理一个档案全宗时照顾历史研究的利益只应该是次要的。”档案整理只能根据文件形成的规律和特点，通过一定整理方法，创造一定的便利条件。但整理工作并不能解决利用工作的各种矛盾。要想解决各方面查用档案的要求，就必须做好编目和各种检索工具。整理工作的编目是基本编目，包括文件或案卷标题的拟写，卷内文件排列、编号、登目、案卷的排列和目录的编制及档案的内容介绍等。档案是否便于查找利用，是与编目工作分不开的。我国档案馆主要的检索工具有：档案秩序目录分类卡与分类目录全宗卡和全宗卡片人名索引和职官索引明清档案内容介绍（七）鉴定：明清档案的鉴定工作，主要是鉴别档案的价值，划分等级和辨别真伪，考证文件的时间和作者等。根据档案的重要程度，明清档案共分为四类，其标准是：一类：政治性强，年代久远，对明清史研究有特别重要的价值。其视内情况又分为三种 甲类：政治性强，机密性强； 乙类：带有国宝性、或年代久远、或文种稀有或农民运动形成的文件等； 丙类：史料性档案、对清史及科学研究有特别重要价值的档案。二类：是研究清代历史必须的档案史料。三类：利用价值不大的及一、二类重份的档案。四类：很少有利用价值的档案。明清档案因年代久远，一些珍贵文书几经流散转手难免有伪造和篡改之弊。在管理工作中也常常遇到一些或无具文时间、或无作者、或残缺不全的文书，这就要进行细致地考证工作。辨别文件的真伪，要从文件的内容、格式、作者、时间、印章、文字、纸张、典章制度等多方面来考察。判断文件的作者和时间。不仅要根据文件本身来考证，而且往往还要查对历史年表、职官年表、人物传记等资料来佐证。例如康熙与罗马使节关系文书，共十四件，其中大部分只有月日而无年代，陈垣先生通过各方面考证研究，终将这些档案的年代一一推算出来。考证每一件文件，都要全面辩证地看问题，小心细致地去求证，切忌主观片面。即或半点证据不足，宁可存疑，也不要仓忙判定。否则，会给读者带来更多的麻烦或造成不良的社会后果。四、明清档案的管理的发展趋势古人云：“不以规矩，不成方圆”。要运用新技术来管理历史档案，必须先进行档案工作的标准化。我国档案系统先后制定了清代档案分类法、清代档案著录细则、清代档案主题词表、明清档案号编制规则等标准规范明清档案的管理工作。 同时，现代化的管理方法也逐步被运用于明清档案的管理之中，电子计算机是实现历史档案现代化管理的主要技术。其在档案馆主要被应用于档案的编目和检索，还可以用于档案的保管、征集、统计、鉴定和编译出版史料等。除此之外，使用缩微技术复制档案和建立档案库房温度调控计算机集中管理系统也普遍运用于日常管理工作之中。这些现代化管理方法大大减少了人工工作强度，揭开了历史档案管理工作的新纪元。但同时我们也应看到我们在档案管理技术方面与西方国家存在着的差距，未来我国历史档案管理必将进入一个崭新的数字化、信息化时代。五、结论孔子曰：“夏