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档案管理参考资料第一部分 归档制度的编写归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不该归佳。从原则上说，凡是反映本机关或本企业工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。归档时间指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门立好卷，在次年月底以前向档案部门移文。对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。归档案卷的质量要求与手续，在中共中央办公厅、国务院办公厅颁布的机关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范及其它有关文件中，都做了明确规定。各级档案部门，可以根据中办、国办统一规定，结合机关档案工作的实际，拟写出归档案卷质量要求及手续，并与前面的归档范围和时间，统一构成完整归档制度。归档制度的拟写，主要是根据国家的统一规定，采用条款式一一例出。第二部分 全宗内档案分类方案的编制、概念全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，构成有机的体系。它包括选择分类方法、制订分类方案、类分档案材料和案卷排列等具体内容。二、选择分类方法编制好分类方案，首先必须选择分类方法。最主要、最常用的只有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。一个立档单位内每一年度的文件，都有密切的联系。组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别，组织机构的名称就是类名。这种分类方法能概要地反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌，最好地保持全宗内文件之间来源方面固有的联系。问题分类法：也称事由分类法，就是按照文件内容所说明的问题将全宗内档案分为各个类别。这种分类方法，能使内容性质相同的文件比较集中，较好地保持文件之间在内容方面的联系，便于按专题查找和利用档案。由于全宗是一个复杂的档案整体，所以在实际工作中，单纯采用一种方法分类是比较少的，一般都是两种方法结合使用，构成复式分类法。复式分类法主要有四种： （） 年度组织机构分类法，就是首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分组织机构。 （） 组织机构年度分类法，就是首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。 （）年度问题分类法，就是先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。 （）问题年度分类法，就是先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。第三部分 案卷及其封面的编目、案卷的概念案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。二、案卷目录的类型及选择案卷目录的类型基本上有两种：一是以全宗为单位编制的综合目录，二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。案卷目录类型的选择，应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况，以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。三、案卷目录的结构与编制方法（一）封面和扉页（里封）其项目包括：挡案馆（室）名称；全宗号及案卷目录号；全宗名称及类别名称（如果一个全宗编若干本目录时，则应有机构或其他类别名称）；目录中档案的起止日期。机关档案工作业务建设规范的规定的案卷目录封面格式如下：案卷目录封面 目 录 名 称（日年或组织机构）全宗号： 档案室编目录号：保管期限： 档案馆编目录号： （二）目次要根据全宗内案卷的分类排列情况，分别写明各案卷分类类目的名称及其起止页码，也可包括案卷的起止号。它是案卷目录的索引及案卷目录内容各结构的纲要。（三）序言或说明一般多放在案卷目录的首页。序言中应叙述使用案卷目录和利用档案时了解的情况。如目录的结构、编制方法、立档单位和全宗简史，尤须说明全宗内档案的完整程度。每本案卷目录是否必须编写序言，其生活繁简程度如何，应根据案卷目录的内容和使用情况来决定。（四）简称表根据需要将案卷目录中使用的名词简称与其全称列为对照表，以便查对，简称表可以单独编制，也可以写在序言内。（五）案卷目录表这是案卷目录的主体部分，应该认真逐项填好。它以表格形式直接登记案卷封面上的各项内容。主要项目包括：案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。机关档案工作业务建设规范规定的案卷目录表的格式如下：案 卷 目 录案卷号题名年度页数期限备 注档案室编档案馆编 题名：案卷封面上的标题，目录中的标题必须与案卷封面上的标题一致，不能随意改动或缩减。页数：卷内文件实有的页数。期限：案卷封面注明的保管期限。备注：用来说明个别案卷的情况，如卷内文件字迹模糊、残破等，以及案卷的变化情况（如案卷的移出、销毁和卷内文件数量的增减等）。（六）备考表附在全部案卷目录之后，总结性地记载案卷目录的基本情况，包括本目录所登记的案卷数量和案卷排列长度（米）。案卷目录的页数（用中国大写数字和阿拉伯数字标明），编制日期以及其他必要的说明，最后是编制者签名或盖章。备 考 表本目录共 张，包括 个案卷，案卷排列长 米，一式 份。案卷情况说明：编制人： 年 月 日第四部分 档案保管期限表一、档案保管期限表的概念及作用档案保管期限就是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它的主要作用是鉴定档案价值和确定档案保管期限。二、档案保管期限表的类型从我国已有的各种档案保管期限表来看，有如下几种类型：（一）通用档案保管期限表（又称标准档案保管期限表）它是由国家档案事业管理机关编制的，供全国县以上机关、团体、企业、事业单位鉴定文书档案通用的标准和依据。是全国各机关确定一般性档案保管期限的标准和制定其它类型档案保管期限表的指南。如国家档案局1987年制定颁发的新的文书档案保管期限表（二）专门档案保管期限表它是由国家档案事业管理机关会同有关主管部门编制的，是各机关、团体、企事业单位鉴定专门性档案时通用的依据和标准。专门档案一般由专用公文转化而来，因其是在一定工作部门和业务范围，根据特殊需要专门使用的公文，所以有其特殊性，保管期限与通用保管期限有所差别，特单列出。如1962年、1965年和1984年，由财政部和国家档案局先后共同制定、颁发的预算会计帐薄、凭证、报表保管、销毁期限一览表和预算会计档案保管期限表。（三）同系统机关档案保管期限表它是由主管领导机关编制的，供同一系统内各机关、单位使用的档案保管期限表。这种档案保管期限表须经过本部门领导人批准后执行，并要报送国家档案局，抄送各省档案局，如卫生部门行政、企业系统档案材料保管期限暂行标准，中国人民解放军文书档案保管期限参考表。（四）同类型机关档案保管期限表它是由档案事业管理机关或主管领导机关编制的，是同一类型（如学校、医院、工厂等）单位鉴定档案时通用的依据和标准。如市学校档案保管期限表。（五）机关档案保管期限表它是各机关根据本机关档案的具体情况编制的，专供本机关鉴定档案时使用的。如中华人民共和国昆明海关文件保管期限表。其中通用档案保管期限表对其他四种档案保管期限表具有指导意义。三、文书档案保管期限表(略) 预算会计档案保管期限表顺序号档 案 名 称保 管 期 限备 注总预算会 计单位预算会计税 收会 计一、会计凭证类1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证十年十年2各种收入机关编送报表十年3单位预算会计各种原始凭证和记帐凭证十五年包括传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证十五年其中：缴款书存根联在销号后保 管二年5财政预算会计拔款凭证及其他会计凭证十五年6农牧业税结算凭证十五年7涉及外事的会计凭证永久永久永久二、会计帐簿类8日记帐十五年十五年9总 帐十五年十五年十五年10税收帐（总帐）和税收票证分类出纳帐二十五年11明细分类、分户或登记簿十五年十五年十五年12现金出纳帐、银行存款帐二十五年二十五年13固定资产明细帐（卡片）单位预算会计固定资产报废清理后保管五年三、会计报表类14各级财政总决算永久15名级行政事业单位决算十年永久16税收年报（决算）十年永久17国家金库年报（决算）十年永久18建设银行基本建设拔、货款年报（决算）十年19总预算会计旬报三年所属单位保养的保管二年20总预算会计月、季度报表五年同上21单位预算会计月、季度报表三年五年同上22税收会计报表（包括票证报表）十年其中：电报报告保管一年。所属税务机关报送的保管三年四、其他类23会计移交清册十五年十五年十五年24会计档案保管清册二十五年二十五年二十五年25会计档案销毁清册二十五年二十五年二十五年 说明：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按单位预算会计规定办理。第五部分 档案统计报表的编制、档案统计报表的概念档案统计工作就是以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况的一项档案业务工作。其中最基本、最经常的一种形式就是统计报表。统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统的规定向上级机关以表的形式表述档案和档案工作情况及其一般规律的专门文书。 二、档案统计报表的种类 按主管系统和报表内容的差别，档案统计报表可分为三种：一是全国档案统计报表；二是专业档案统计报表；三是地方档案统计报表。三、档案统计表的结构从其内容上看，它包括：总体及其分组、说明总体的档案统计指标以及相应的计量单位。从其组成要素上看，它包括：标题（即档案统计表的名称，位于表的顶端中央）、标目（即总体名称或分类名称及说明总体的各种项目，其中又有纵标目和横标目之分）、纵、横栏组成的表的本身及表中所列的数字、附注、资料来源等。此外，系统的档案统计报表，在其最前面还包括详细填报说明的专页。在每个报表的下端，填写数字后，还须填写日期、负责人、审核人及填表人签名盖章等项目。四、档案统计表的种类（一）简单表即所反映的对象未经任何分组。它只是单位的排列，具有一览表的性质。 例：某某省档案馆藏量增长表年 份档案馆藏量（万卷）1950年101960年1819