模块85数据清单的管理与操作.doc

模块5 数据清单的管理与操作关系数据库中数据的结构方式是一个二维表格，Excel 2003对工作表中的数据是按数据库的方式进行管理的，Excel中的“工作表”就是数据库软件（如FoxBASE）中的“数据库”文件，具有数据库的排序、检索、数据筛选、分类汇总等功能，并以记录的形式在工作表中插入、删除、修改数据。u 使用记录单如果把工作表作为一个数据库，则工作表的一列就是一个字段，每一列中第一个单元格的列标题叫字段名，字段名必须由文字表示，不能是数值。工作表的每一行对应数据库的一个记录，存放着相关的一组数据。数据库的字段数最多为256，记录数最多为65535。对于工作表的内容，可以执行“数据”菜单中的“记录单”命令，在弹出的对话框中，以记录为单位对数据进行浏览、插入、删除、修改等操作。1使用记录单添加记录（1）单击要添加数据的数据库列表内的任意单元格。（2）单击“数据”菜单“记录单”命令 在弹出的对话框中单击“新建”按钮。（3）在记录单的每一个字段中输入相应的内容，按“下一条”下移一条记录，按“上一条”则上移一条记录。（4）新字段内容输入完毕后，单击“关闭”完成添加“记录单”对话框。如图8-1所示。 图8-1 “记录单”对话框 图8-2“输入查找条件”对话框2修改记录单（1）单击数据库列表内的任意单元格。（2）单击“数据”菜单“记录单”命令 在弹出的对话框中单击“下一条”按钮或者用鼠标拖动垂直滚动条来查找要修改的记录单对记录进行修改。3删除记录单（1）单击数据库列表内的任意单元格。（2）单击“数据”菜单“记录单”命令。（3）在记录单对话框中找到要删除的记录。（4）单击“删除”“确定”“关闭”4使用记录单搜索条件匹配的记录（1）在要查找的数据库中单击列表内的任意单元格。（2）单击“数据”菜单“记录单”命令“条件”按钮，在记录单输入查找条件。如图8-2所示。（3）按“Enter”键，查找到满足条件的第一条记录，然后单击“下一条”按钮继续查找。u 筛选数据库数据筛选是把符合条件的数据显示在工作表内，而把不符合条件的数据隐藏起来。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种方法。1自动筛选（1）单击数据库中任意单元格。（2）单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“自动筛选”选项。这时在每个字段名的右侧都会出现一个下拉箭头，如图8-3所示。图8-3 自动筛选（3）在图8-3中，单击“部门”列的下拉箭头，在列表框中选择“开发部”，筛选结果如图8-4所示。图8-4 筛选结果2自定义筛选自定义筛选可以构造出复杂的筛选条件。步骤如下：（1）单击数据库列表内的任意单元格。（2）单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“自动筛选”选项。（3）在图8-4中，单击“年龄”字段名右边的下拉箭头，在列表中选择“自定义”，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，输入自定义条件，如图8-5所示。图8-5 “自定义筛选”对话框（4）单击“确定”，结果如图8-6所示。图8-6 筛选年龄大于等于25并且小于等于30的记录3高级筛选高级筛选即是根据多个条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表的另一个区域中，原数据区保持不变。（1）在空白区域建立条件区，在条件区域中设置筛选条件，如图8-7所示。图8-7 建立条件区域（2）单击数据库中任意单元格，但不能单击条件区域与数据区域之间的空格。（3）单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在子菜单中单击“高级筛选”选项，弹出“高级筛选”对话框。如图8-8所示。图8-8 “高级筛选”对话框（4）在“高级筛选”对话框中的“数据区域”输入整个数据区域如$A2:$H10，在“条件区域”输入条件区域如Sheet2!$B$12:$D$13；或分别单击数据区域和条件区域的折叠按钮，然后在图8-7数据表中选择。（5）单击“确定”，即可得到筛选结果。图8-8所示。图8-8 筛选性别为男并且年龄大于等于25岁的记录注意： 筛选条件若是“与”的关系，则条件必须出现在同一行。 筛选条件若是“或”的关系，则条件不能出现在同一行。u 数据排序数据库的排序是按字段进行的，对数据的排序有升序和降序两种方式，可以对一个字段进行排序，也可以对多个字段进行排序。1默认排序是按升序排序，Excel使用顺序如下：（1）数值从最小的负数到最大的正数排序。（2）文本和数字的文本按从09AZ的顺序。（3）在逻辑值中，False排在True之前。（4）所有错误值的优先级相同。（5）空格排在最后。（6）小写字母排列在大写字母之前。汉字可根据汉语拼音的字母排序，也能根据汉字的笔画排序，取决用户设置。2按一个字段排序在常用工具栏上有两个排序按钮，分别是“升序”按钮和“降序”按钮，利用这两个排序按钮对一个字段进行排序既简单又方便。首先选定（单击）需要排序的字段名，单击常用工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮，则这个工作表的数据记录按选定的字段依次重新排序。 图8-9 “排序”对话框注意：如果选中某一列后排序，仅仅被选中列的数据进行排序，其它未选中的数据不作任何顺序变化。3. 多个字段排序在数据区域中任选一个单元格，执行“数据”菜单中的“排序”命令，弹出图8-9所示的“排序”对话框，利用“排序”对话框可以对数据库进行三层排序，在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”栏选择排序的字段名，为每一个字段选择“递增”或“递减”，并确定有无标题行后单击“确定”按钮，工作表中的全部数据记录将按照“排序”对话框的设置进行排序。 4自定义排序在Excel中，除了标准的排序方式，还可以按自定义的方式进行排序。具体步骤如下：（1）在数据库中选定任意单元格。（2）单击“数据”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框，选择排序字段。（3）单击对话框中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，如图8-10所示。（4）从“自定义排序次序”下拉列表中选择所需的排序次序，如图8-11所示。（5）单击“确定”按钮即可。图8-10 “排序选项”对话框 图8-11 “自定义排序次序”对话框u 分类汇总分类汇总是系统提供的一项统计计算功能，按数据库的某一字段将同类别的数据进行分类统计汇总，并将计算的结果分级显示出来。在执行分类汇总命令前，必须先对数据清单进行排序，数据清单的第一行必须有字段名。1创建分类汇总（1）首先对需要分类汇总的字段进行排序。（2）在分类汇总的数据清单的数据区域，单击任意单元格。（3）单击“数据”菜单中的“分类汇总”选项，弹出“分类汇总”对话框。如图8-12所示。图8-12 分类汇总对话框（4）在“分类字段”下拉列表中的选择按“部门”。（5）在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”。（6）在“选定汇总项”列表框中选择按“工资”。（7）单击“确定”按钮，分类汇总的结果如图8-13所示。图8-13 分类汇总的结果2显示或隐藏数据清单的明细数据创建了分类汇总后，Excel会自动显示分级符号，它们出现在工作表行号的左边，用“+”和“-”表示。鼠标单击它们，可以显示或隐藏部分明细数据。汇总表的左上角有1、2、3三个小按钮，单击它们，也可以显示指定的数据级别。3清除分类汇总（1）选中分类汇总数据清单中任意单元格。（2）单击“数据”菜单中的“分类汇总”选项。（3）在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。u 数据透视表数据透视表是一种特殊形式的表，是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果；可以显示不同页面的筛选数据；还可以根据需要显示区域中的详细数据。建立数据透视表后，可以重排列表，以便从另外的角度查看数据，而且要以随时根据源数据的改变来自动更新数据。1数据透视表的组成：在数据透视表中，数据构成有：行字段、列字段、数据字段、行的合计、列的合计、总计。如图8-14所示。列字段行字段数据字段行合计列合计 总计图8-14 数据透视表的构成2创建数据透视表（1）单击工作表中的任意单元格。（2）单击“数据”菜单中的“数据透视表”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框，如图8-15所示。图8-15 创建简单数据透视表（3）在对话框中选择数据源类型“Microsoft Excel数据列表或数据库”选项，选择报表类型为“数据透视表”，单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，如图8-16所示。图8-16 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框（4）用鼠标在工作表中选择要建立数据透视表的数据区域，单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导-3步骤3”对话框，如图8-17所示。（5）单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-布局对话框，如图8-18所示，在对话框中可以将要汇总的字段按钮拖到相应的区域里。图8-17 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框图8-18 “数据透视表和数据透视图向导-布局对话框（6）单击数据透视表显示的位置为“新建工作表”或“现有工作表”按钮，然后单击“完成”。（7）最后会弹出“数据透视表工具栏”，以供以后对数据透视表的操作。3删除数据透视表（1）选中要删除的数据透视表中的任一单元格。（2）单击鼠标右键，弹出下拉列表菜单。（3）将鼠标指针指向“选定”，然后从级联菜单中选择“整张表格”命令。（4）选择“编辑”菜单中的“清除”命令，然后从级联菜单中选择“全部”命令。4添加或删除数据透视表字段（1）单击数据透视表中的任一单元格。（2）单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表向导”按钮，出现“数据透视表向导-4步骤之3”对话框。（3）如果要添加字段，可将“字段”按钮拖动到数据