管理体系的有效运行和管理提升.docx

管理体系的有效运行和管理提升王顺书2012级经济管理关键词： 管理体系 内部审核 有效运行 持续改进摘要 ：通过对管理体系的宣贯、培训，岗位职责的细化确定，管理制度的建立及有效运行，使管理体系得到有效运行，通过对各种信息的收集、分析、利用及管理的标准化、精细化，使管理体系得到持续改进。根据“十二五”时期中央企业改革发展总体思路，为进一步加强企业管理，夯实发展基础，分公司开展了主题为“强基固本、控制风险，转型升级、保值增值，做强做优、科学发展”的管理提升活动。2013年我有幸参加公司、分公司组织的“质量、职业健康安全与环境管理体系”的内部审核工作，通过对近10项目的内部审核，在看到公司在体系运行取得成绩的同时也看到公司在质量、职业健康安全与环境管理体系运行中还存在一些不足，根据审核发现，结合公司管理提升活动，谈谈对“质量、职业健康安全与环境管理体系”有效运行及持续改进。一、管理体系的宣贯、培训目前，公司对体系的认识参差不齐，有不知道体系是什么的；有认为体系是增加工作量，影响工作效率的；有认为质量只是质量部的事的；有认为审核中审核组发现了问题就是体系运行无效的。所谓管理体系，就是“建立方针和目标并实现这些目标的体系”，建立并运行管理体系是为了提高现场管理水平，持续稳定地改进产品质量的，体系运行越完善，越能提高工作效率，减少工作量。质量不不仅指产品质量,也可指过程和体系的质量，涉及多个方面：产品，服务，个人，过程，工作等，质量不仅是指产品质量，也可以是某项活动或过程的工作质量，还可以是质量管理体系运行的质量。质量的衡量依据主要有三项：一是体现顾客价值，追求顾客满意和顾客忠诚；二是降低资源成本，减少差错和缺陷；三是为顾客提供卓越的、富有魅力的质量，从而赢得顾客，在竞争中获胜（卓越质量理念）。管理体系是一种方法和工具，是一个持续改进的过程，没有最好，只有更好；审核组在审核中发现的问题，如果需用很大的精力来改进，且改进后对今后工作意义不大（如工程要完工），审核组就不会写入报告；如果审核中发现工作中做得较好的，审核组就会提出更高的要求。管理体系的宣贯、培训，需要公司每年组织各项目部相关人员进行培训，更需要项目部内部组织培训，学习：各部门应组织学习与工作职能相关的2013版管理手册和程序文件，熟悉文件的要求和相关职责内容，进一步理顺部门工作内容，加深对体系的认识，将体系的管理方法、管理标准应用于日常工作和管理活动中；每年至少组织学习一次管理手册和程序文件；新进部门人员需组织学习。并做好学习记录。体系管理部门应对部门负责人、主要管理人员、作业队负责人、技术主管、技术员、主要作业人员进行体系应用培训，每年至少组织培训一次，人员更换频繁时组织培训。并做好培训记录。二、岗位职责的制定现有的项目部部门工作中出现职责不清、相互推诿及扯皮或越职现象。体系要求制定出各部门（人员）工作岗位职责、权限。工作中根据岗位职责、权限进行。对各部门岗位职责进行确定、检查部门职责符合性及有否漏项，对岗位职责进行分配、评审、审批。定期进行有效性、符合性评审（至少1年1次）并做好评审记录，工作出现漏项时由项目部作工作安排（一次性工作采用口头安排，经常性工作采用文件安排）下次评审进行改版。三、管理制度的建立及运行目前，项目部在制度的建立及运行中，有的项目部基本没有管理制度；有的项目部建立了管理制度，但制度建设不系统、不全面；有的项目部管理制度写的看着很好，但可操作性不强；有的项目部管理制度执行力度不够，管理制度成摆设，出现两张皮现象。项目部需根据法律法规、公司、分公司、业主、监理的相关要求，各部门对照部门职责对管理制度进行理顺、确定（管理职责、目标、管理规定、工作流程序、考核、表格等）并进行评审、审批。定期进行有效性、符合性评审（至少1年1次）并做好评审记录，工作中严格执行管理制度，出现漏项及不符合的条款时，由主管部门提出修改意见，并组织评审，经主管领导审批后下文执行，并在下次评审时进行改版。体系要求建立文件化的管理体系，并提倡：1）管理法制化：建立和强化科学的、切合实际的、有效和有约束力的文件化管理体系、在内部形成法制化管理机制，在制度面前人人平等，要做到只有制度的修订和完善，没有“下不为例”。2）工作程序化：建立文件化的管理体系，要做到任何一件事情都有工作标准和优化的程序，任何人做同一类性质的工作都形成预期的、相同的结果（管理和作业可复制）。最大限度地避免或降低随意性 。 3）考核目标化：确定客观公正的考核方法，要做到每一项工作都有明确的目标和考核准则（可测量的指标或可比较的平台）。通过考核使员工在受到激励的同时也明显地感受到压力，主动寻找机会增强自身能力、知识和经验，识别自己在某项活动中将会遇到的约束，并利用自己的能力去突破这种约束和克服困难，取得理想的结果。 4）记录格式化：在有利于信息利用、考核、责任追溯、提供免责证据的前提下，识别必须/应该建立和保存的记录，实践表明，记录格式化是保证信息完整、简洁明了、填写和整理方便的有效途径。即： 1）凡事有人负责：每一项工作均应责任明确、接口清晰，应做到权责对等，最大限度地避免或减少有责无权、有权不负责、超权限或不履行应尽义务、踢皮球现象。 2）凡事有章可循：“千个师傅千个法、条条大道通北京”不是标准和规范化管理所提倡的，完成每一项工作一定会有满足组织某一阶段特定条件的最优先方案，因此，充分识别可能遇到的困难并策划好完成每一项工作的实施计划/方案，是避免随意性、提高工作效率、实现预期的保证。 3）凡事有人考评：每一项工作均应策划和设置监测/见证点，均应及时对其过程能力、结果进行评估，“纠偏”和考评有机结合，将会有效降低“废返”概率。 4）凡事有据可查：建立/收集 “免责”证据是每一位员工做好记录的源动力，建立/收 集/整理有利于向相关方（包括潜在顾客）提供信任的证据和保存可利用的信息是做好记录的源动力，只有二者的有机结合，才能够使记录完整、准确、简洁明了、不流于形式、便于追溯。 四、信息的收集、分析、利用目前，项目部普遍在信息的主动收集、分析、利用上证据不足。技术部门需制定制定信息收集、分析、利用管理制度（明确各部门数据的内容和种类、收集方法和渠道、分析频次、成果的利用和传递）并负责数据分析的归口管理。对其他相关职能部门数据分析工作进行指导，并按照程序文件要求开展数据分析工作。各职能部门通过选用适当的数据分析方法，系统地收集和分析各类信息或数据，为持续改进管理提供依据。数据分析的结果应能提供以下方面的信息：1）顾客满意度，如顾客满意的程度和趋势、不满意的主要方面等；2）产品/工程质量符合要求的情况(包括产品一次验收合格率、优良率情况)和存在的主要问题；3）质量管理体系各个过程和产品的特性变化、现状及其趋势，是否存在潜在的问题，有无必要采取预防措施等。通过对过程、产品监视和测量结果的统计分析，可以获得一系列的改进机会；4）关于供方产品和服务质量方面的情况，如产品的合格率、退货率、对供方满意度的评价等；5）对产品过程控制中的环境和职业健康安全风险控制情况进行分析、评价，寻求控制措施的改进，进一步消除风险。五、管理依据的识别、收集目前，有的职能部门没有对法律法规及业主、监理、厂家、公司、项目部相关要求进行未识别，有的未及时更新。有的识别不全。技术部门应对项目部适用的规程、规范清单识别、更新（识别后评审、审批下发），常用的、重要规程、规范需有正规出版的版本。综合管理部应对项目部适用法律法规清单识别、更新，常用的、重要法律法规需有正规出版的版本。各职能部门应对部门适用的法律法规，业主、监理、厂家、公司、项目部制度（要求）分类管理识别、更新，作为管理依据。作业队常用的规程、规范需有纸制版。对清单进行及时更新（至少1年1次）组织学习常用的法律法规、规程、规范、管理制度，并做好学习记录。六、顾客满意信息收集、分析、利用目前，项目部顾客满意信息收集、分析、利用不足。顾客满意信息收集可用满意度调查表进行调查（主动收集），也可根据业主、监理下发文件、会议纪要中对项目部的评价、现场业主、监理满意信息等进行收集（被动收集）。建立满意信息台帐。满意或不满意信息向相关部门传递, 不满意信息要提出改进意见，跟踪督促整改。（至少1季度1次）。各部门应对部门间、部门与作业队间、部门与相关方对应部门间满意信息进行收集，建立满意信息台帐。七、内部安全、技术、质量等培训目前，有的项目部未有培训计划，有的未按计划组织培训，有的未有培训记录。年初应编制年度培训计划，按培训计划组织培训，并做好培训记录。八、标准化、精细化管理目前，分公司安装水轮发电机组超过380台，完成总装机容量超过1870万千瓦；施工经验非常丰富。近几年，好多电站装机容量差别不大，机组类型差别不大，分公司可以形成标准化的管理模式：各种管理制度、施工方案、作业指导书、工艺卡等形成系统的、成册的公司标准。各项目部从系统中进行选择，根据项目部的特点，业主的相关要求进行差异化分析、修改、使用。小结：公司“质量、职业健康安全与环境管理体系”是GB/T19001-2008质量管理体系要求和GB/T50430-2007工程建设施工企业质量管理规范、GB/T24001-2004环境管理体系 要求及使用指南和GB/T28001-2011职业健康安全管理体系 要求标准，整合在一个架构下运行的一个管理体系。能充分发挥自身整体效能，满足相关的法律法规、国家标准和相关方以及其他要求，能将所有资源和活动按照过程方法重新整合