企业管理信息系统中财务管控功能的实例研究.doc

企业管理信息系统中财务管控功能的实例研究【摘 要】 文章立足电力科学研究院管理信息系统，将财务模块按预算、资金、借款与报销、财务分析进行拆分研究，与全面预算管理、资金集约化管理、业务实施计划、资产全生命周期管理等进行关联，以预算管理和资金计划管理为系统运行双主线，推动以业财联动为核心的财务管理，将财务的管控作用贯穿于经营活动的全过程。【关键词】 管理信息系统； 财务管控； 财务模块党中央、国务院高度重视信息化工作，中共中央办公厅、国务院办公厅2006年制定发布了20062020年国家信息化发展战略（中办发200611号），对各部门、各地区提出了全面推进信息化建设的要求。会计信息化是国家信息化的重要组成部分。为了贯彻国家信息化发展战略，全面推进我国会计信息化工作，进一步深化会计改革，充分发挥会计在经济社会发展中的作用，财政部在2009年印发了财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见。在全国大力推进信息化的环境下，电力科学研究院（以下简称电科院）深刻领会上级各单位信息化的规划要求，积极贯彻执行信息化的发展战略，加强信息化对电科院经营、财务管理和决策的支持力度，大力推进企业管理信息系统（以下简称mis）开发进程。财务模块在mis中处于闭环处理环节，通过搭建电子报销平台，将预算和资金管控贯穿于企业业务的全过程管理，首先在上一年年末，编制并提交年度预算；然后按月份分解落实资金计划，结合在借款报销中资金的支出和经营管理中资金的收入，从预算完成情况和资金使用情况进行财务分析，实现预算与资金的实时归集与监控。同时，通过系统与经营业务实施计划的关联，实现业务与财务联动的核心管理理念，将财务的管控作用贯穿于经营活动的全过程。一、财务模块的框架电科院的mis涉及企业内部生产管理、经营业务，系统涵盖内容全面有序，整个系统以业务为龙头，以财务为收口，科学化地设计与开发。财务模块功能定位于整个系统的闭环处理节点，归集处理所有经营业务资金收支及日常生产管理损耗，模块的设计依循系统性、实用性和兼容性原则。（一）系统性局部服从整体，整体服务局部。任何模块的应用都离不开整个系统的协调，财务模块设计不但考虑了应用深度，即模块对财务内容的深入挖掘能力，还统筹兼顾了广度，即与其他子模块的关联程度，这种关联性的大小极大程度上影响整个系统的功能与效用。（二）实用性从实用性出发，充分尊重实际操作经验，将界面、流程、操作设计得简单易懂，减少终端使用者由于困惑与不满所可能引发的抵触情绪。界面、流程、操作的简单并不代表系统的简单，恰恰相反，这种简单正是归因于复杂繁琐的系统设计，通过系统的设计代替部分手工的工作，减轻职工的工作量，这也是信息化的最大优势与本质目标。（三）兼容性模块的设计上，不仅满足使用者现时的需要，还充分考虑到上级单位未来可能的系统规划要求，在字段选取、流程设计上考虑到了系统的兼容性与可再开发性以及智能电网的前景需求。在图1所示的模块框架下，预算管理和资金计划的双主线清晰可见，模块功能包括预算的申报、调整和下达分解；月度资金计划的申报、调整和下达分解；借款和报销电子审批；资金的收支系统管理；以电科院经营业务和生产管理为分析对象，依托预算管理和资金计划双主线的经营活动贯穿性，实时动态监测预算完成情况与资金使用的准确率。二、财务模块的运行与财务管控功能的实现系统运行前组织了相关的培训，确保无纸化审批的流畅性，并有效降低或消除由于无纸化审批可能引发的经营风险和审计风险。对复杂功能点实行先试点后推广的方法，有序推进。考虑到mis系统待稳定性及待完善性，系统运行之初暂时实行双轨模式，即同时应用原有纸质审批流程和mis电子审批流程，待运行流畅高效后，再择机取消纸质审批材料在审批环节的流转，实现无纸化审批单轨运行。（一）报销与借款报销与借款是基本的财务核算，产生最基本的数据元，是系统的数据源，关系到整个模块的功能能否实现，以及实现的质量。报销与借款流程的设定从企业财务制度出发，将制度流程化。报销单先由报销人发起申请，经部门领导审批后送到不同的归口部门和领导处进行审批处理，按金额大小再判断是否需经院领导审批，所有审批程序完毕后报销单返回申请发起人，通知其提交相关资料到财务部报销，最后由财务部对审核无误的报销单进行归档处理。在流程审批环节中任一审批者认为报销单有问题需重新处理时，均可进行退单操作，可退人包括发起人和之前所有审批者，经相关被退单人员修改后，从被退节点继续走审批流程。员工差旅费报销的报销数量是最大的，但涉及的总金额占总量比例却很小。在设计上要求所有出差必须绑定工作任务单或出差申请单方可发起报销，严格控制了乱报、虚报差旅费的可能性。在流程中设有住宿是否超过标准和是否领导出差的判断，针对不同的情形跳转相应的流程，实现电子审批与实务操作的一致性，保证严格的审批流程，体现科学化的经营管理方式。借款流程与报销流程无显著实质差异，总体思路一致。在字段设计上，涵盖了一般业务所涉及的借款人、借款事由、户名、账号、开户银行等信息，并且开发了简易的客户资料库，方便查询、调取及维护工作。同时，系统针对支票借款、限额借款也都予以了技术支持，根据操作者不同的选择进行逻辑判断，保证电子审批与实务操作的一致性。冲账报销单与借款单的关联。当借款人取得发票后需冲账时，应发起报销申请，并在发起时选择冲账所关联的借款，这时系统将会自动在本次报销金额中扣除借款金额，余额即为本次报销资金收支。之所以这里讲的是资金收支，因为当借款金额小于报销金额时，需补付差额，是资金支出的过程；当借款金额大于报销金额时，需要借款人归还余款，是资金收入的过程，当然此时借款人也可以选择多次冲账。在借款列表中根据借款单不同的状态进行区别，分为未冲账、部分冲账和已冲账三种状态，方便不同数据使用者管理。（二）资金计划与资金实时监控平台电科院的资金筹集全部来源于上级单位广东电网公司的拨款，加上零余额管理的“收入资金实时归集，支出资金日间透支、日终补足”的运作模式，在企业内部不会存在资金沉淀的情况，所以电科院的资金管理重点落在资金的合理分配上。电科院的资金管理思路是：在上级单位的统一部署下，坚持全面预算管理为基础，实行“收支两条线”的资金管理模式，对收入户和支出户进行零余额管理，为资金的内部转账结算、上划下拨、系统内各种信息的上传下达、内部单位的账户管理等功能的实现奠定基础。通过在报销与借款时选择每月资金计划，将资金的支出与计划连在一起。每月25日，电科院归口管理部门根据各部（所）上报的下月资金需求向财务部申报下月资金计划，财务部在汇总各预算归口管理部门计划的基础上对下月资金计划进行最后协调；然后上报省公司审批。至此，下月资金计划基本确定下来，从而达到对月度资金计划进行总额控制的目的。mis上线后，各预算归口管理部门的月度资金上报由过去的纸质上报改为通过mis系统上报，流程从发起人，到中间环节的领导审批，直至最后财务部的统一汇总，全部通过mis系统完成，从而形成了月度资金计划的一个闭环系统。电科院的mis中专门开设了资金实时监控平台，该平台将各项目资金分为已经完成和在途审批两大部分，通过自动汇总这两大部分的资金情况，同月初资金计划进行配比，自动显示出各项目当前的资金完成情况。通过该资金实时监控平台，资金管理专责可以实时查询到当前各项目的资金完成情况，有效地进行适当的协调，从而保证月度资金计划的完成。资金实时监控平台的出现，有效地解决了以往月中各项目资金使用情况统计繁琐的问题，是我院提高资金管理水平的一项重要的创先举措。在资金平台中按95%的资金准确率进行红绿灯管控，即完成率小于95%显示红灯，大于等于95%的则显示绿灯，清楚明了地显示，大大提高了相关使用者的使用效率。（三）年度预算与预算实时归集平台电科院预算管理是以全面预算管理为主线，以项目管理为核心，信息化支撑手段，按照部门预算归口管理的原则，通过预算编制实现经营性收支预算、成本预算等各种专项预算。通过预算编制、申报、汇总、审批、下达、调整的完整流程，把预算目标层层下达、落实。在预算编制、下达工作完成的基础上，对主要业务都实行严格、规范的审核审批流程，最终实现“战略规划、目标设定、预算形成、监控调整”的全过程管理。通过年度预算及预算实时归集平台，实现预算编制、审批、执行监控的信息化管理，执行管控到位；预算执行监测是将预算的实际执行情况与预算目标进行比较分析，找出差异原因。在预算报表页面中，可以查看不同报表的预算执行完成情况，每日对预算平台进行实时归集，并按照年初预算下达数，对执行情况与差异原因进行分析，积极寻求解决办法，及时研究调整经营方式和经营策略，并固化预算模型、管理流程和管理表单，将预算（计划）和资金管控贯穿于业务的全过程，实现系统间数据共享，解决计划与预算的融合。预算实时平台能够指导和监控业务经营活动，对预算执行情况进行追踪和评价，便于实际业务运作时的事前计划、事中控制与事后分析控制。预算实时归集平台设计原理与界面布局同资金实时监控平台，保持了系统的统一布局。（四）其他事项经营资金收入按经营性质由其他部门开发，为避免重复工作，财务模块引入链接进行收入的闭环操作，数据归集时直接从其他模块取数。非资金性费用，如固定资产折旧、无形资产摊销等，本为正常财务核算无需审批流程，为保证预算涵盖范围的完整性也列入mis管理中。三、成果总结与尚存问题为提高信息化在电科院财务管理中的运用程度，增强财务管控水平，电科院以“分批试点，逐步推广”的思想为指导，从2011年4月份起，将信息系统财务模块中的借款与报销和资金管理子模块在全院各部（所）进行分批试点运行。经过近4个月的运行，整个财务模块总体运行稳定，初步达到之前设定的目标，呈现出以下几个特点：第一，资金管理信息化。资金管理工作从月末上报次月资金申请计划，到月中资金计划执行，直至月末资金计划执行情况的考核整个闭环系统全部通过mis系统完成，改变了以往手工操作的低效率局面。通过将借款与报销和资金实时监控平台这两个子模块进行数据共享，资金管理专责通过资金实时监控平台可以随时关注到当月各费用项目的资金使用情况，以便对当月各项目间资金进行协调。月末甚至可以在资金实时监控平台上查询到已经列入本月资金计划但尚未执行的项目，进而督促该项目负责人尽快将报账单据提交到财务部，从而保证当月资金计划的准确执行。第二，财务报销清晰化。职工的日常报销从报销单据填写，到相关专责和领导签名以及最后的提交到财务部报销等环节全部通过mis来完成。报销人只需在mis系统的报销界面填完报销事项与金额后提交到相关的预算归口管理部门，此后报销人则可以通过mis中的报销界面查询到报销单据的当前状态。mis的上线改变了以往职工报销处于一个“黑箱子”的状态，即报销人填完单据后到最后的报销结束这之间的全部状态处于一种空白状态，根本不清楚自己的报销单据现在处于什么情况。为了解自己报销的单据是否已经提交到财务部，不得不经常打电话到财务部门查询，这样既浪费时间，又不一定能够得到满意的答复。第三，财务管控一体化。预算和资金管理是电科院财务管控的两大重点。以前的财务管控，更多的是体现在预算和资金管理的分工上，二者间的协作却不尽如人意。mis上线后，预算和资金管理的日常工作分别在年度预算和月度资金计划的子模块中进行操作，为加强二者间的协作性，mis系统在年度预算和月度资金计划子模块之外增设了财务分析模块，通过该模块将预算实时归集平台和资金实时监控平台中的数据进行配比分析，形成财务管控中预算和资金管理携手并进的局面，避免财务管控中只考虑预算或资金的不利形势，提高了财务管