浅谈当代档案管理工作要点.docx

浅谈当代档案管理工作要点摘要：挡案资源的重大资源价值，在当今社会的生产生活中产生的巨大作用，已经被越来越多得人所重视，在这种新的形势下，当代档案的管理工作应适应较快的生产生活需要，这必须引起档案管理人员的足够重视，作者根据实际工作的经验，阐述了当代档案管理中的工作要点。 关键词：档案管理 工作要点 前言：随着信息科学技术的飞速发展，社会由工业化转型为信息化已经基本明确。知识产业也已经逐步形成，作为一种新的经济形式，已经日渐成为新的经济增长点。在新世纪新形势下，档案管理工作既面临着新的机遇，也带来了新的挑战。作为重要的社会信息资源，档案资源也应采用更高效的信息技术进行管理。作者认为，要做好当代档案资源的管理工作，应做好以下内容。 1、档案管理工作应采取管理工作标准化的管理思想 当代的档案管理工作，不仅要确立管理现代化的中心思想，更要确立管理标准化为主要前提的管理思想： 1.1档案管理工作标准化的意义 档案管理工作，确立管理现代化的中心思想，就是要建立当代档案管理的信息网络，确立以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。 1.2实施档案管理工作标准化的措施 具体来说，应做到以下几点：对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准；对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档。 2、档案管理工作应实现信息资源数字化的管理效果 2.1实现档案管理工作信息资源数字化的意义 随着当代信息技术的飞速发展，档案信息资源实现数字化和网络化的目标，这不仅是新世纪档案管理工作发展的必然趋势，也对今后的档案信息资源的管理工作有着十分深远的影响。相关的档案管理单位，可以采取将档案信息资源以数字化形式进行存储，并提供相应的网络查询服务，也可提供其他各种形式的远程信息查询，提高档案信息资源的传输速度，最大限度地满足各类人群对档案信息资源的需求，提供高效有序的资源共享环境，实现档案公里工作的信息资源的数字化管理效果。 2.2实现档案管理工作信息资源数字化的措施 为确保档案管理工作信息资源数字化的顺利实施，可以采取以下的措施：档案管理的相关部门首先应建立高效保密的局域网系统，各相关科室应根据档案内容与形式的不同，分门别类的将档案资源进行数字化处理，然后对形成的电子档案信息资源进行建档储存，之后，档案部门再将所有的资源进行统一规划，完成数字化的核心工程系统建设。这样，不仅可以节省大量的人力物力资源，提高了用户检索查阅的效率，快速有效的完成从全宗但案卷目录之后到具体文件内容的快速查阅，同时，在对原有的档案信息资源进行数字化处理的过程中，也保持了原档案文件的的原貌，对档案原件进行了有效的保护。 3、档案管理工作应实现服务工作网络化的管理内容 3.1实现档案管理工作服务网络化的意义 由于历史原因，过去很长一段时间内，档案管理体制基本上处于封闭状态，所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验，集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点，保护档案文件之间联系，便于查找利用等方面有一定的优势，但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求，相比于不断完善的现代化检索技术，这种固有的方法和要求就过于繁杂，应以现代化的方法进行取代，其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且，由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理，导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案，不能及时投入开发利用。现代档案管理体系，就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系，依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理，制定统一的规范和标准，利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此，只有制定档案管理工作服务网络化，才能有效地提高档案利用时效，利用发展迅速的现代化技术，提高立卷方法改革的可行性。 3.2实现档案管理工作服务网络化的措施 运用计算机检索档案文件，既可以做到只要准确的确定检索条件，就能够快速的查到所需文件；又能达到查阅时不需要调动原件，不需要进入库房的效果。要实现档案管理工作服务网络化，就要做到以下几点：档案管理部门在收集信息资源的同时，也应加强对信息资源的共享，实现多种形式的档案资源传导，将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上；利用计算机加工已形成的各种文献，建立档案信息数据库，通过网络系统传输到有需求的用户，实现档案管理部门由管理型向服务型的转便；利用现有的办公条件，发展档案管理的对象，将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展。 结语 随着档案资源利用的不断开放与深入，如何做好当代信息资源的管理工作具有十分重要的现实意义。正确处理好档案的管理与服务的关系已经成为档案管理工作人员的主要工作内容，在当代档案的管理中，要坚