利用新科技节约行政经费的探索与实践.docx

利用新科技节约行政经费的探索与实践 摘要：各类现代化办公设备层出不穷，我们必须选择适宜单位的办公要求、能提高办公效率和质量、从而达到节约、高效的办公效果的设备才能使节约行政经费成为现实。 下载 关键词：办公自动化系统 新科技 经济效益 自国家发改委、科技部、交通部等14部委联合发文开展节能减排周活动以来，总段及所属单位都积极以各种方式来开展此项活动，如杜绝常明灯常流水、实行双面打印、严格控制差旅费报销审批程序、夏季封存大排量越野车等等。我单位经过两年的摸索实践，觉得要想在节能减排方面取得突破，就必须加大科技投入。为此我们经过调研论证选择了办公自动化和视频会议系统。办公自动化和视频会议系统使办公方式不仅节省了办公成本，而且大大提高了办公效率和质量，改善了办公环境，使职工从原先繁重的重复性、例行性的办公事务中解脱出来，从而有更多的时间和精力去思考和解决复杂而棘手的问题，最终达到促进发展，提高经济效益的目的。 一、 概述 办公自动化(Office Automation) 简称 OA， 是指利用的先进的科学技术，充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量使人的各种办公业务活动逐步由各种设备各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高效率和效益的目的。办公自动化在我国起于 20 世纪 70 年代，迄今已有 30 多年的发展历程。办公自动化一出现就为人们所关注，随着办公自动化产品陆续出现，办公自动化技术的不断发展，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。顺应了技术发展的潮流，适应了人们的普遍需求,成为业界追求的目标。 二、使用办公自动化系统的直接经济效益 1、无纸化办公降低了办公成本 我单位实施0A后，基本做到无纸化办公，仅办公经费一项，每年预计可节约管理费用近20万元。日常往来函件，传真可通过办公自动化系统发送，既提高了传递速度，又节省了纸张。单位制定的制度或下发的通知等内部信息，一律经内网传递，不再进行复印。电子图书馆，单位档案室与网上书店进行合作，购买书籍网络版，由员工提出购买需求，经过审核批准后，对有关内容的下载提供电子服务。方便员工学习以及相关资料的摘录。电子档案馆建立后，单位内部一些时效性很强的通知、请示等，改变了以前以文档形式存档的方式，一律在网上进行电子存档，建立了网上电子档案馆，节省了经费，提高了使用效率，方便员工查询。以往为提高合同会审的效率，往往一份合同要同时复印十几份，有的合同达近百页，造成极大浪费，实施OA后，可以上传合同的网络版，实现了效率高、费用低的双赢。 2、视频会议系统缩减了会议开支，提高了办事效率 与传统集中会议方式相比，视频会议可节省大量时间，已往需要两三天解决的问题，利用网络视频会议系统一两个小时就可以解决了，据有关数据显示，各级管理机构的工作人员每年用于参加会议的时间约占全部工作时间的 30以上，大约80的时间需花费在会议途中，这正是传统办公模式费用过大的根本所在。因此减少会议时间就是减少开支。 应用网络视频会议系统还能直接节约大量会议经费，以前，要求各分部负责人集中在总段参加会议，仅交通和差旅费的支出就很可观，还不包括基层单位的会议补助等。而召开一次网络视频会议的费用不到传统会议的3（费用主要体现在网络流量上）。 我们单位有六个基层单位,分别在和丰、托里、裕民、额敏恰夏和塔城,如果总段打算在总段召开一个时长为4小时、各单位分别有2人参加的会议,使用传统会议方式与视频会议方式所花费的费用对比见表1。 br 按保守计算,采用视频会议系统一年开上述规模的会议4次,将节约直接会议费用约10万元。并且,由于采用视频会议系统召开会议,其会议费用低、方便、及时,会议召开的次数将可大大增加,解决问题的能力和整个单位的工作效率将会大提高,由此节约的直接、间接费用和带来的经济效益不低于30万元。总段一次性投入16万元添置一套视频会议终端设备及申请宽带线路以及五个分段视频设备,其节约的会议费用和产生的效益一年就可收回投资。 三、办公自动化投资的间接经济效益 1、促使组织机构扁平化，降低管理成本，提高工作人员的能动性 在单位发展的过程中，部门和职工的增加是必然的。多元化发展，要求增设机构，补充人才，增加管理层面，增大管理幅度。经济与环境的发展与变化却要求组织走向扁平化，以提高应变能力。要解决好这两者之间的矛盾，引入办公自动化系统，加快单位信息化进程，是唯一的解决途径。实行办公自动化系统后，单位成功的实现了组织机构的扁平化，其优势主要体现在: 由于管理层次减少，管理人员必然会相应地减少，不仅可以大大降低人工费用，同时还有利于实现工作的内容丰富化； 减少中间层次，缩短了上下层的距离，既可以提高信息传递的速度，又可提高领导决策的效率，还可以促进上下级之间的沟通；更重要的是层次的减少，人员精干后，增大了工作职位的挑战性，迫使各部门工作人员自我训练、自我约束、自我提高，促使人才快速成长。 2、沟通渠道的改善促进了工作效率的提高 沟通是一方将信息传达给另一方，沟通对于现代事业单位的管理已经显得非常重要，可以说，沟通是事业单位的命脉。管理者必须通过沟通来领导和影响下属，单位内的信息必须经过沟通才能流畅，单位也必须经过沟通才能实现组织目标，这就要求在各级领导之间，领导与一般工作人员之间，职工与职工之间，都要建立有效的沟通渠道。 实施OA系统是减少沟通障碍，提高沟通效率的有效途径，系统的建成，为有效沟通提供了一个高效的沟通渠道，其电子化传递方式大大降低了信息噪音，提高了沟通效率，具体表现在: 通过单位电子邮件系统，每个职工可以方便地给领导说出自己的意见和建议，领导之间、领导与职工、各级职工之间都可以通过邮件系统快捷地传递信息。 四、结语 在市场经济条件下，效率和效益是事业单位的终极目标。办公自动化系统可显著节约事业单位的办公经费，同时提高了事业单位的办公效率和决策的