“互联网+”时代档案管理创新策略研究.docx

“互联网+”时代档案管理创新策略研究 摘 要随着网络信息技术的不断发展，档案管理的信息化水平也越来越高，传统的纸质档案逐渐被电子档案所代替，这不仅提高了档案管理的效率，也极大地解放了人力，节约了资源。本文在分析“互联网+”时代档案管理特征和面临的挑战的基础上，重点探讨了档案管理创新策略，以供参考。 下载 关键词互联网+；档案；管理；创新 doi：10.3969/j.i中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1673-0194（2017）04-0-02 “互联网+”是创新2.0下的互联网与传统行业相互结合、共同发展的一种新形态、新业态。新一代信息技术条件下，产生了创新2.0，二者共同作用，形成了物联网、云计算、社会计算、大数据等新一代信息技术的新形态。“互联网+”代表了一种新的经济形态，其实质是利用互联网在社会各生产要素配置中的优化、集成功能，将互联网的创新发展成果，应用于经济社会各领域，以促进实体经济的快速发展。在“互联网+”时代，社会各领域都发生了深刻的变化。以档案管理为例，档案管理是我国国家档案事业的最基本的组成元素，主要是对档案实体和档案信息进行管理，并为相关使用单位或个人，提供档案检索、查询与使用服务。社会对档案需求的满足程度，取决于档案管理水平的高低，而档案管理水平，则要适应不断提高，以满足社会需求。“互联网+”时代，档案管理特征出现了新的变化，而开放共享的发展理念、二位一体的网络环境、数据化的工作对象和海量的信息用户，也使档案工作在开发模式、管理环节和服务方式等方面，面临严峻的挑战。为提高档案管理与服务水平，更好地发挥档案的积极作用，必须加强档案管理实践的创新，以加快档案管理事业发展的步伐。 1 “互联网+”时代档案管理的特征 第一，档案管理的完整性要求更高。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动，主要包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用等。“互联网+”的出现，促进了档案管理的升级转型发展。档案管理的完整性主要体现在两个方面。一是档案资料的完整性。在“互联网+”时代，可以通过网络系统和数据库系统便捷地获取和完善档案资料，因而对档案资料的完整性要求更高。二是档案管理流程的完整性。档案管理流程包含多个环节，例如：档案基础资料的收集、整理，档案的管理、档案的查询及档案的利用等，利用互联网技术可提高该流程的完整性。 第二，档案管理存储介质日益多元化。“互联网+”为档案数据管理提供了更多的技术支持，实现了档案信息的数字化管理。它以互联网为手段，激活档案信息资源、推动档案数据融入公共信息服务生态圈，从而实现档案管理与政府、企业和公众之间的信息融合与联合创新。“互联网+”时代为档案管理提供了新的存储介质，并实现了数字化档案储存管理。数字化档案管理极大地丰富了档案管理的形式，档案资料可以通过传统的文字存储与展现，也可以通过图像、音频、视频等形式存储与展现。目前，大型档案管理数据库系统已经建立，将所有档案信息录入数据库系统，既能大幅提高管理效率，解放人力，节约物力和财力，同时，也能有效避免档案数据和信息资料丢失，而且用户能够快捷、方便地进行档案数据查询与利用。 2 “互联网+”时代档案管理面临的挑战 长期以来，档案管理工作面临“四座大山”，即社会认知度较低、服务创新力较弱、内容质量较差及用户活跃度较低等。其中，社会认知度问题源于档案工作本身较强的资政性，从服务主旨和服务机制上限制了档案服务对象的普遍化和服务产品的市场化；服务创新力问题源于我国实行统一管理、分级负责的档案管理体制，缺乏专门的档案服务创新激励机制、创新扶植政策和创新创业环境等条件的支持，容易形成消极狭隘的工作态度和僵化保守的工作方法；内容质量是整个信息服务行业不断追求的永恒的工作主题，提高优质内容生产力也是档案管理重塑自身优势和突破竞争重围的核心武器；用户活跃度问题出现于日益膨胀、竞争激烈的新媒体运营市场，是市场供应与用户需求错位脱节现象的普遍产物，也是现今所有社交媒体服务的通病。如果要消除“四座大山”的压力，必须对档案管理进行创新。 3 “互联网+”时代档案管理创新策略 3.1 协同优化网络数据归档 在云计算、大数据和社交媒体等复杂多变的网络环境下，如何从用户、法律、技术和管理等多维度确保归档网络数据的质量，是档案管理当前面临的主要挑战。“互联网+”时代，跨界融合的趋势，为实现档案管理、用户和新媒体运营商三方协同优化网络数据归档的新模式，提供了前所未有的发展契机。档案管理人员可以与新媒体运营商合作，研发网络数据抓取和内容分析技术，实现网络数据的用户可下载和成批量归档。同时，鼓励用户争做“市民档案员”，自主上传至云归档平台，这样既可以提高网络数据采集的全面性与准确性，又可以避免出现数据所有权和开发权的争端。 3.2 鼓励公众参与数据著录 大档案观将一切具有保存价值的文件、数据、视频及实物都视为档案。基于大档案观视角的网络档案数据，具有媒体类型多样、数量庞大和内容繁杂的特点，尤其是照片、音频和视频等多媒体档案数据，在语义检索方面还存在较大障碍，检全率和检准率都比较低，进而造成大量价值密度高的多媒体档案数据形成信息孤岛，无法被用户充分利用。“互联网+”时代，档案管理部门可以将这部分数量巨大的半结构化、非结构化的数据面向公众开放，由公众对文本、照片、音频和视频档案的内容自由贴标签，在计算机系统简单过滤后，根据用户标签频率的排名先后，为这些文件著录关键词。 3.3 深度挖掘档案数据商用价值 “互联网+”时代，档案数据的巨大商用价值将更加凸显。档案数据不同于泛化网络数据，其真实可靠性强化了大数据分析、预测和辅助决策等功能，因而在政府管理、企业经营和创新创业等领域开拓了广阔的用户市场。一方面，可以设置软硬件开发和维护的技术部门，弥补档案行业“重硬件轻软件”的短板，在硬件维护的基础上，以市场需求为导向，加大对数据挖掘、分析和预测方面的软件开发力度；另一方面，可以建立档案数据共享平台，既可以实现高价值档案数据的公开获取，促进档案数据的二次利用，又可以根据用户利用频率和口碑相传过滤出价值密度较高的档案数据，为高质量的内容输出提供来源支持和用户反馈，以便档案管理更有针对性地满足用户的商用需求。 3.4 通过数据开放提供档案创意定制服务 “互联网+”时代，档案服务方式变革是公共信息服务市场扩大的必然要求，档案管理可以运用“互联网+”思维优化现有服务方式，积极主动地推进档案数据的开放获取、促进技术平台的整合优化和实现档案服务的交互定制，使现有服务表现出开放化、自动化和个性化的新时代特征。第一，推动档案数据的开放获取。档案数据开放获取是“互联网+”时代档案服务的工作核心和创新前提，可通过积极参与制定数据开放政策、优先开放部分结构化数据、有效维护数据的真实完整来实现。第二，促进技术平台的整合优化。数据价值的聚合为档案管理开拓出前所未有的服务空间，这就要求档案管理必须跨越行业界限，综合应用并整合优化云计算、大数据、物联网和移动互联网等新兴技术，突破政府、企业和公众之间的关联数据壁垒，整合海量档案数据资源，构建档案创新服务技术生态圈，实现开放共享、信息增值和知识化输出等创新服务，以满足日益扩大的用户市场需求。第三，实现档案服务的交互定制，搭建档案信息服务交互定制平台，加快服务上线的速度、拓展服务上线的广度、挖掘服务上线的深度，从而为档案管理服务于更广阔的用户市场提供可能，进一步提高档案管理在“互联网+”时代的生存和发展空间，同时，还要进行互动反馈，公开档案信息服务产品开发流程，及时对各个线上服务环节和数据产品进行优化和迭代，最终实现以极低的成本同时为海量的用户市场服务。 4 结 语 我国档案管理工作是按照国家档案发展体制运行的，自由度较小，对技术创新的反应也相对缓慢迟滞。在“互联网+”时代，除了从技术层面研究档案管理创新外，更需要从运行机制、开发模式和管理流程等方面出发，研究如何增强档案管理的改革自觉性、时代