文档管理员岗位说明书.doc

文档管理员岗位说明书岗位名称文档管理岗位编号所在部门办公室岗位定员1所在单位豫园商城总部所辖人数直接上级办公室主任直接下级本职概述：负责公文收发传阅、公司印鉴票证管理、档案管理、书刊订阅、打字复印等工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责公司文件、合同、资料、档案的保管和定期归档工作负责接收公司所有档案，包括各种文书、图纸、合同、人事档案、党、工、群、团档案等，并填写归档文件清单，移交双方签字对接收的档案依日期、种类、部门等进行分类，并确定档案秘级及保管期限编制检索工具执行档案借阅管理制度，履行借阅手续，跟催到期应归还的档案资料对公司到期应销毁的档案及时提出销毁计划负责指导职能部门及各分子公司的档案工作，协助完善提高档案管理水平，定期对下属公司应销毁档案进行监销组织公司电子档案的录入及保管工作职责二职责表述：负责公文收发、传阅、送审、催办工作和公司资料对外报送工作工作任务接收内部、外部单位的来文、来函，同时登记、打印“文件阅办单”，并及时呈送办公室主任、总经理阅批，然后转入相关部门进行办理将各部门对内对外发送的文件进行文字、版式调整，经审批后登记并制定发文号，相关领导会签后盖章，将文件发出，同时留存一份备查主动了解发文批复进程，及时催办职责三职责表述：公司信件、报刊、杂志的收发工作任务负责报刊订阅工作，把各部室订阅种类和数量送到日月潭酒店负责发放部门签收公司信件或报纸杂志负责联系邮政公司，邮寄公司的信件及快递，保存信件、快递的原始记录负责核对快件明细、报销邮递费用职责四职责表述：负责公司印鉴、介绍信的保管和授权使用工作任务根据公司需要，经领导同意，到大连市公安局指定地点刻印按照公司印鉴管理规定，员工填写完整的“公章审批单”，经办人、部门负责人、办公室主任、分管领导签字同意后方可用印按照公司管理规定，员工填写完整的“申请单”，经办人、部门负责人及办公室主任、分管领导签字同意后方可用印开具介绍信及相关证明负责公章审批单、员工申请单的留存保管及登记工作职责五职责表述：负责打字复印报销审核、组织公司人员献血等工作职责六职责表述： 完成领导交办的其他任务工作权限：权限一：对公司各类信函、报刊的签收权权限二：对各部门档案的收集权权限三：对各部门及下属公司档案管理的监督指导权权限四：对各部室使用复印机有监督权工作协作关系：内部协调关系总部各部室及各分子公司办公室外部协调关系大股东、大连铁道公司相关职能部门任职资格：教育水平大专及以上学历专业档案管理、文秘等相关专业经验1年以上岗位工作经验知识与技能掌握档案管理、文秘等相关知识，具备基本计算机应用知识和熟练的文字录入技能 能力具有很强的专业档案管理能力、人际能力、沟通协调能力和写作能力较强的服务能力、社交及应变能力、沟通协调能力 其它：工作环境一般工作环境使用工具/设备一般办公自动化设备工作时间特征正常工作时间专业胜任能力能力水平 定义行业知识1）掌握文档管理知识；2）了解现代企业行政管理模式了解国家、地区及企业关于法务管理、工商管理、档案管理、信息化管理等法律法规和相关规定； 业务知识1）写作知识；2）企业相关法规；4）公共关系。实施能力1）规划拟定能力；2）建立有效沟通渠道的能力；3）计划性和实施执行的能力；4）优秀的外联与公关能力；5）突发事件的解决能力；6）较强的时间管理能力通用胜任能力学习与创新为了完成本职工作，主动了解自己工作领域内的专业知识、工具和工作流程；并主动向同事请教有效沟通清晰地进行沟通；用清晰，明确的方式，直截了当地陈述或写出自己的观点（例如：选择合适的用词，语法和标点等）；在做出反应之前，努力理解他人的观点团队影响力作为团队领导，明确自身与其他成员的工作职责；并定期与团队成员进行沟通，使他们了解有关信息，正确做出决策，有效地完成工作。主要考