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文档简介
吉林大学档案管理软件操作指南一 档案管理系统登陆档案管理系统是浏览器/服务器结构(B/S)的系统,客户端只要通过浏览器(建议使用Internet Explorer)就可以登陆档案管理系统。具体登陆方法如下:方法一:进入档案管理网页。如下图:方法二:在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。如下图:使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。登陆成功后,系统自动进入“档案信息管理”的功能接口,如下图:二 用户信息修改用户可以点击上面或左边的“系统设置”进入用户管理界面,可以看见自己的用户信息。用户如果需要修改密码,可以先删除旧的密码,输入自己的新密码。也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。见下图:三 档案著录在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库,如下图:可以看到左边的“表内文件分类目录”。点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面,最上面显示这个目录的基本信息:它的各级目录名称,以及这个目录下总案卷数和总文件数。中间罗列出这个目录下的数据。如下图:点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。进行档案的著录。如下图:用户参照吉林大学档案网上著录规则进行信息著录,完成信息著录后,点击“添加”即可。四 档案信息文件的上载档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外,还支持用户远程上载各种格式的电子文件,纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。方式一:用户可以在“档案文件信息管理”页面下,通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接,如下图红框区中所示:方法二:用户可以在“编辑案卷、文件”页面下,点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图:全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。图像文件提交的格式为JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF,建议使用JPEG、GIF、BMP格式视频文件提交的格式为asf、wav。音频文件提交的格式为mp3、wma。上传的文件名要与归档的文件名保持一致。(一) 用户要对案卷或文件进行全文上传操作,可点击“全文”超链接或“全文”按钮,系统进入“全文”页面。点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。如果上传的文件不是PDF格式,上传完毕后点击“转换”。见下图:(二) 用户要对案卷或文件图像、视频、音频上传操作,可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮,系统进入“图像、视频、音频”页面,打开图像、视频、音频上传页面,点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。见下图:五 数据的编辑与修改(一) 在“档案文件信息管理”页面,显示的就是我们已经著录的文件数据信息,档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分。点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的 “”图标,见下图:系统自动进入“编辑”页面,可以对这条信息进行重新编辑和修改,修改完成后点击“保存”完成信息的修改。见下图: (二) 同一目录下调整文件顺序,只要调整每一文件最前端的移动符号“”即可,系统会自动进行排序。点击向上的箭头,排序上,文件向上移动,它与原来上一条文件的档号自动交换,反之向下,见下图:(三) 如果要插入一个文件时,用户添加以后,系统会自动给该文件号以后的件号加 1 ,用户只需逐一修改后面文件的页次即可。如果要插入一个案卷时,需要首先把原先此案卷号及以后的案卷的案卷号都加 1,然后再添加要插入的案卷。(四) 有时根据需要,如大范围的选择等,需要调整每页显示行数。如下图:只需在方框中输入自己选择的数目,提交就可以。六 目录打印(一) 一般性打印可在“档案文件信息管理”页面,点击“打印当前”,见下图:系统自动进入“目录打印”页面进行操作。见下图:选择所需要打印的目录,点击“打印预览”完成打印。(二) 选择性打印方式,是在用户需要打印个别几个文件时使用。在“档案文件信息管理”页面选择要打印的文件在前面点中“ ”,然后点击“队列打印”,此时点击“打印队列”就可以看见已经添加进队列的信息,在这里可以删除不需要打印的信息。如下图:再点击,“打印当前”即出现打印界面。选择要要打印的表格,然后选中“仅打印打印队列中的文件”。点击“打印预览”完成打印操作。如下图:七 档案网上著录信息打印要求(一) 研究生学位档案信息打印要求打印表格为:全引目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。“全引目录、备考表”根据文件材料的纸张型号选择,用复印纸纵向打印。“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。打印表格的数量为“全引目录、备考表、案卷目录”各一份。“档案移交明细单”三份。(二) 文件、科研项目、学生成绩、图纸等档案信息打印要求打印表格为:案卷封面、卷内文件目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。“案卷
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