银行承兑汇票业务的管理规定.doc

银行承兑汇票业务的管理规定归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司财务系统分册文件编号：鹏润财资金005撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级： 机密 一般合计页数： 23页 正文页数：8页附件个数： 11个制度正文目录：目 录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项87、附件9总裁审批管理研究室审核撰写人目的： 为加强各分部承兑汇票额度科学、合理的使用，保证公司资金的正常运转，特制订本规定。范围：2.1适用范围：本职责适用于国美电器总部财务中心；各分部财务部。2.2发布范围：国美电器各中心、各部门；各分部。名词解释无职责4.1总部财务中心资金管理部负责全国承兑情况的管理；4.2分部财务部负责各分部承兑的管理。作业内容5.1银行承兑汇票业务的管理原则5.1.1银行承兑汇票业务的使用及管理采取外勤出纳及结算出纳分管的方式，外勤出纳负责承兑的办理以及同银行之间的单据往来，结算出纳负责承兑额度的管理，外勤出纳就承兑办理的相关事宜负有向结算出纳汇报的义务，且外勤出纳和结算出纳负责相关日常银行授信业务的监督及管理工作由各分部结算主管理负责并承担其相关责任，结算主管负有向财务经理直接汇报相关银行授信业务管理的义务；5.1.2直营店的银行承兑汇票业务由所属分部指定专人统一管理；5.1.3分部坚决杜绝给无正常贸易背景（即：关联单位之间、无任何业务往来的单位之间、有正常业务往来但开立承兑汇票时无对应的正常业务）的公司开立或背书转让银行承兑汇票，本公司内部关联公司之间相互开立承兑汇票必须由总部资金管理部统一下达“承兑调拔单”，出票单位方可办理；5.2分部结算出纳和外勤出纳的职责（本职责仅明确银行承兑汇票业务管理部分，其余事项仍遵照公司原有规定执行）5.2.1结算出纳的职责A、负责管理办理银行承兑所需的各类资料，包括：银行承兑汇票协议、购销合同等；B、严格按照公司相关文件及制度规定进行编制、管理及报送与银行承兑汇票相关的各类报表，包括：分部银行承兑汇票承办明细表(见附件7.1)、银行承兑日报表（见附件7.2）、银行承兑明细表（已解付、未解付）（见附件7.3）、银行承兑排款解付表明细表（日历式）（见附件7.4）、银行承兑额度“对帐函”（见附件7.5）及“调节表”（见附件7.6）； 注：有结算出纳的分部由结算出纳负责管理，无结算出纳的分部由现金出纳负责管理。5.2.2、外勤出纳的职责A、根据结算出纳出具的由结算主管签字确认的“分部银行承兑汇票承办明细表”（见附件7.1）进行办理银行承兑汇票，不得多办或漏办；B、负责及时到银行索取本部所有银行帐户的回单。5.3银行承兑汇票业务授权的管理5.3.1因各分部的法定代表人均在异地，为不影响各分部承兑汇票业务的办理，将各分部在当地银行办理授信业务（承兑汇票）的签署权授权给当地的总经理办理；5.3.2各分部授信业务授权人在签署办理承兑业务所需的相关文件时必须严格审核，确保签署的所有协议、合同等文件时必须确保本部与收款单位具备正常的贸易背景及付款条件，不得以任何形式签署空白承兑协议和购销合同及其他相关资料；5.3.3授权范围：办理承兑汇票业务的必备文件及资料，“授信合同”必须由法定代表人签署。5.4全额银行承兑汇票的管理5.4.1各分部必须在已有敞口承兑额度使用完毕后，方可允许使用全额承兑付款。对欲办理全额承兑的分部，必须事先向总部资金管理部提出书面申请，填写分部全额银行承兑汇票申请表（见附件7.8），列明承办银行、付款日期、付款金额、付款厂家、汇票期限，经办人、财务经理、总经理签字后上报总部审批。总部财务中心资金管理部根据全国承兑整体使用情况统筹安排后予以批复，未经批复擅自操作的，视为违规，要追究相关人员的责任。5.5银行承兑汇票额度使用的管理5.5.1办理银行承兑所需的所有资料（银行承兑汇票协议、购销合同等），均由结算出纳进行管理，所有需要加盖公章或法人代表（或授权人）签字、盖章的协议及合同，必根据办理承兑汇票需要，随办随签（盖），不得备签（盖）空白协议及合同；5.5.2结算出纳根据总部批复的周付款金额和分部前期排款的情况，按总部每日、每周的排款限额规定事先确定开立银行承兑汇票支付款项的票面金额和到期解付日期，制订“分部银行承兑汇票承办明细表”，由结算主管签字确认后，连同办理承兑汇票所需的空白协议及购销合同一并交予外勤出纳；承兑排款解付计划应遵循以下原则及规定：A、在事先确定银行承兑汇票解付日期时，同一天内办理数笔相同期限的汇票应将到期解付日期适当错开，如：同一天办理四个月期限的承兑汇票有三笔，可将到期日分别排在四个月零三天、四个月零五天等，这样可以缓解到期解付时由于同一天到期汇票过多所导致的资金需求压力。B、为了在可控的范围内使资金风险处于安全水平，现根据各分部的销售及资金情况对日均承兑的排款计划相关指标规定如下：单位：万元月销售规模日排款量周排款量月排款量5000万元(含)以下300150035005000万元-1亿元（含）500250070001亿元-2亿元（含）10004000140002亿元以上1500600018000C、因公司经营收入大部分为现金，故各分部在周六、周日、周一、五一节1至8号、十一节1至8号、春节初一至初八避免安排承兑解付，特殊情况尽量少排款，以缓解合作行的点现压力，规避因点现不足所导致的无法解付现象。D、根据家电行业的经营特点，每年的五一、十一、春节为销售高峰期，因销售高峰期前20天左右系备货高峰期，故各公司在四月、九月、一月份可适量少安排承兑解付计划，相对多储备一些可用承兑额度，以缓解备货高峰期的资金压力，但各公司在此期间一定要提前做好资金的储备工作。E、若有总部调剂承兑额度的情况，出票分部应结合本部的排款计划及总部下达的相关指标予以安排调剂承兑的排款解付计划，避免集中解付。5.5.3外勤出纳根据结算主管签字确认的“分部银行承兑汇票承办明细表”，认真、如实填制承兑协议、购销合同等资料（若填写有误，外勤出纳不得随意销毁，应将其拿到结算出纳处换取新的空白协议或合同）经财务经理签字确认后，再到法人代表（授权人）及总办处签字盖章；5.5.4若因特殊原因无法办理承兑汇票的，外勤出纳应将已填好的协议及合同如数退还给结算出纳，由结算出纳逐页加盖“作废章”，登记后进行存档以备日后查阅，不得任意销毁；5.6银行承兑汇票流转过程中的管理及注意事项5.6.1外勤出纳严格按照规定时间及要求办理完毕后，必须将所有承兑汇票全部交给结算出纳，并按照“承兑汇票交接记录簿”（见附件7.7）的要求严格履行交接手续，同时结算出纳要与“开立承兑汇票清单”进行逐笔核对，确保各项票据要素均准确无误；A、结算出纳核对所有承兑无误后，填报银行承兑汇票日报表（见附件7.2）；B、本报表按承办银行和保证金比例两种形态分类反映，数据的填列按票据记载的信息进行汇总统计，与汇票款项是否已进行帐务处理无关；C、授信额度填写含保证金额度；D、本日承办按当天办理的经核对无误后的额度填列；E、表中各项存在如下平衡关系：上日承兑累计使用额度-本日到期额度+本日承办额度（额度内+提前解付）=本日承兑累计使用额度；本日承兑剩余额度=授信额度-本日承兑累计使用额度，其中上日承兑累计使用额度为截止报表日的前一日下班时已使用的额度，本日承兑可使用余额为截止报表日下班时未使用的额度，周三反映周二的数据周四反映周三的数据，周五反映周四的数据，周一反映上周五的数据，周二反映周六、日及本周一共三天的数据；F、各分部将“开立银行承兑汇票明细表”随同银行承兑日报表上报。5.6.2结算出纳根据付款计划进行支付，并按相关结算管理规定与厂家结算人员严格办理承兑汇票交接签收手续；5.6.3根据付款计划办理完毕的银行承兑汇票因特殊原因（公司统一规定停止结算的供应商、因其他原因停止结算的供应商及因银行承兑汇票背书有误等原因）在汇票办理之日起十日内无法进行支付的，各分部必须在向开票行申请办理退票手续，退票手续应在五日之内办理完毕。若有特殊原因无法退票的，应以书面形式向总部资金管理部提出详情申请；5.6.4分部内勤出纳将整理好所有未解付、已解付的承兑汇票单笔明细记录都要以“EXCEL电子版”方式留存，以备日后查询。承兑汇票明细（见附件7.3）表格中填列的内容事项要求前后一致，包括所选字体、型号大小、金额数值的格式等，一是使表格规范美观，二是便于数据的排序汇总。每月的15日和月底以电子邮件的形式将未解付的银行承兑汇票上述明细上报总部资金管理部。5.7银行承兑汇票到期的管理及注意事项5.7.1各分部应根据未解付承兑汇票明细表提前准备资金，做好即将到期承兑汇票的解付计划，若汇票到期解付时资金有缺口应提前向总部申请资金支援，以确保承兑汇票如期解付，树立我公司在金融机构良好的信誉。5.8银行授信额度“对帐函”的管理规定5.8.1“对帐函”的编制、核对及管理要求A、各分部每月初编制上月银行授信额度“对帐函”，对帐期间为截止上月末；B、银行填写：、未解付的差额承兑汇票余额填写：经银行审核批准的授信额度中各分部已使用的授信额度； 、未解付的全额承兑汇票（包括提前解付额度）余额填写：各分部在银行开立的100%保证金银行承兑汇票余额；、未使用的差额承兑汇票额度填写：经银行审核批准的授信额度中尚未使用的授信额度；注：A、B、C三项余额要求银行根据其未解付承兑汇票台帐填写C、公司填写：、未解付的差额承兑汇票余额填写：经银行审核批准的授信额度中各分部已使用的授信额度；（各分部承兑明细表中未解付差额承兑余额）、未解付的全额承兑汇票（包括提前解付额度）余额填写：各分部在银行开立的100%保证金银行承兑汇票余额；（各分部承兑明细表中未解付全额承兑余额）、未使用的差额承兑汇票额度填写：经银行审核批准的授信额度中尚未使用的授信额度；D、各分部每月初按“对帐函”要求如实、准确填妥公司的各项额度余额后，由分部外勤出纳提请银行逐一填写各项授信额度余额并加盖公章或业务章确认，另需要求银行提供一份未解付承兑台帐，以方便各分部与其进行逐一核对；E、各分部应确保本部的银行授信额度相关余额与银行提供的余额保持一致，若有差异，应立即与银行进行核对，并确保所有授信帐户都应如实、准确编制“银行授信额度调节表”（见附件7.6），若无差异的应填写授信额度余额；F、各分部每月按帐户编制的银行承兑额度“对帐函”及“调节表”原件应与会计凭证的管理及保存要求相同；5.8.2银行授信额度“对帐函”及“调节表”的审核流程及要求A、分部结算出纳编制完银行承兑额度“对帐函”及“调节表”后必须提交本部财务部稽核主管（若无稽核主管的分部报结算主管）审核无误签字后，并报财务经理审批签字后方可上报，否则视为未报。B、分部稽核（结算）主管必须对出纳上报的“对帐函”内银企各项承兑额度余额逐一进行核对，再结合“对帐函”的核对结果、银行提供的未解付承兑台帐以及各分部的未解付承兑明细帐与“调节表”中所填列的承兑额度调节事项进行逐笔核对，并批注审核结果。5.8.3银行授信额度“对帐函”及“调节表”的报送流程A、分部于每月10日前将银行承兑额度“对帐函”（复印件）及“调节表”连同银行存款余额调节表一同上报总部资金管理部及本部监察部；B、部资金管理部将根据“对帐函”的银企核对结果及“调节表”中调节事项的情况进行核查并出具通报；C、各分部监察部应定期或不定期安排对分部银行授信额度的“对帐函”及“调节表”进行专项审计，并出具审计报告。5.9银行承兑汇票调拨的管理各分部结合每周的付款金额和目前及未来一周银行承兑汇票的可使用额度估算下周银行承兑汇票付款的余缺情况，若有缺口及时以书面形式向总部资金管理部提出申请，资金管理部根据全国银行承兑汇票额度的余缺情况下达承兑汇票调拨单统一进行调配。5.9.1承兑调拨流程A、有银行承兑额度汇票缺口的分部（以下称分部甲）向总部财务中心资金管理部提出书面申请；B、资金管理部根据分部甲的付款计划及全国承兑情况予以调剂；C、根据批复情况，分部甲根据付款计划如实、准确填列分部承兑分解明细表（见附件7.10）；D、根据分部甲上报的分解明细，总部下达承兑汇票调拨单（见附件7.11）从其他分部（以下称分部乙）调剂；E、分部乙根据承兑汇票调拨单的要素协助分部甲办理承兑汇票，分部乙分两种情况进行开票：、分部乙直接开票给分部甲，即出票人为分部乙，收票人为分部甲；、分部乙通过物流公司或直营店背书转让给分部甲，即出票人为分部乙，收票人为物流公司或直营店，然后物流公司或直营店背书转让给分部甲；5.9.2票据调拨的帐务处理A、分部乙调剂给分部甲的帐务处理、分部乙直接开立承兑汇票给分部甲的帐务处理借：内部往来分部甲代办承兑汇票款贷：应付票据银行承兑汇票分部甲、分部乙通过物流公司背书转让给分部甲的帐务处理会计分录同上B、分部甲收到票据后的帐务处理、分部甲收到票据借：应收票据分部乙贷：内部往来分部乙代办承兑汇票款、分部甲将票据支付纳入物流公司合作厂家帐务处理借：受托代销商品款物流公司商品款厂家贷：应收票据分部乙、分部甲将票据支付给未纳入物流公司合作厂家借：应付账款（预付账款）厂家贷：应收票据分部乙注意事项6.1授信管理的总体要求6.1.1各分部应确定银行承兑汇票负责人及联系方式，以书面形式上报总部资金管理部，人员更换时，应及时以书面形式上报总部；6.1.2各分部相关要求上报报表（包括传真方式和电子版）按公司规定必须准时上报，传真件需要制表人、财务经理签字认可后方可上报；A、银行承兑日报和银行承兑汇票承办明细表每天9：30以前上报；B、银行承兑汇票明细表每月的15日和月底以电子邮件的形式上报总部资金管理部；C、分部排款明细表每月1日上报当月的明细；D、对帐函复印件、银行承兑额度调节表每月10日之前上报。6.1.3留存所有承办的每笔银行承兑汇票第二联的复印件及“银行承兑汇票契约”各一份备档（复印件视同会计凭证，需保存5-10年）。6.2各分部必须在已有敞口承兑额度使用完毕后，方可允许使用全额承兑付款。对欲办理全额承兑的分部，必须事先向总部资金管理部提出书面申请，填写分部全额银行承兑汇票申请表（见附件7.8），列明承办银行、付款日期、付款金额、付款厂家、汇票期限，经办人、财务经理、总经理签字后上报总部审批。总部财务中心资金管理部根据全国承兑整体使用情况统筹安排后予以批复，未经批复擅自操作的，视为违规，要追究相关人员的责任。6.3分部承兑调拨的注意事项6.3.1严禁分部之间私自调剂。6.3.2无论收到分部乙的任何一