办公资源管理规程.docx

办公资源管理规定（初稿）第一章 总则1、本规定所指办公资源包括但不限于：公司办公场所、办公家具、办公电话、张贴公告、报刊图书、办公用品、印刷品、快递管理及企业公章等。2、公司办公设施的申购、配备及维护保养等管理事宜由Admin行政统一管理。第二章 办公场所管理1、范围：办公场所包括：公司办公区、会议室、展示厅、接待区、大厅等（如下图）。2、公共办公区： VIP会议室：此会议室用于VIP人员及政府接待事物，日常情况下不允许使用。 VIP接待室：此接待室用于VIP人员及政府接待事物，日常情况下不允许使用。 国际展示厅： 普通会议室：会议室使用需登记使用，会议室内投影仪设备需按照使用说明规范使用。会议室使用完毕后，需关闭好会议室照明、空调、投影仪等设备设施，并带走一切文字资料。会后，应及时恢复会议室原状。3、个人办公区：办公区的个人办公环境需与办公区整体环境协调一致，并保持干净、整洁，做到定期对个人办公桌面进行整理。所有员工下班前应将电脑等其他桌面电器设备关闭。各办公室及公共办公区域（部门）责任人每天最迟离开公司的员工需关闭照明、空调等电器设备，如因责任人不在，需委托相关代理人。第三章 办公家具管理1、公司为每名员工配备一套办公用桌椅及办公柜，员工需爱护使用并保持其清洁，不得随意图画及改装使用。员工要始终保持自己办公桌面上摆放的文件资料与办公用品等的干净与整齐，建立井然有序的工作环境。2、如办公家具桌椅等非人为损坏的，应及时报备至Admin，以便及时安排维修事项。3、如遇会议时使用员工用椅，征用人需在使用完毕后及时归还。4、如需新添置办公家具的需提前一周报备Admin，由Admin统一调配，严禁私自搬用空置办公家具。 第四章 办公电话管理1、公司为每名员工配备电话，用于业务联络，员工不得利用公司固话机长时间拨打私人电话。（一般私人电话控制时间在5分钟以内）2、使用公司电话拨打长途业务时，仅限于工作使用并且应注意节约通话时间。第五章 张贴公示栏1、管控范围：各种宣传、宣导及张贴活动的彩旗、条幅、通知、公告等悬挂及张贴物品。 2、管控地点：厂区办公区、公司宿舍等。3、管理部门：Admin职能部门统一对其进行协调管理。 4、未经许可，各平台/职能部门不允许在办公区域内随意、随地设置各类宣传张贴栏，如需要必须提出申请，报经有关部门领导审批； 5、张贴物等均需经admin职能部门审核方可在指定位置张贴；（注：张贴期限：一般类：保留3-5天，重要类：保留7-10天）。6、张贴物：定点张贴（公示栏）；规定A3或A4纸张；下方需署名及注明印发时间；到期由贴出人负责收回。 注：宣传、宣导及公告等张贴物品必须在规定的公示栏内张贴，公示栏以外的其它任何地方/区域严禁随意张贴。禁止在公司公共区域（如：过道、走廊、楼梯口、洗手间等）的玻璃门、墙壁、门柱及个人办公桌屏风等处张贴各种大小印刷制品。7、外部单位或个人张贴物不准在公司公示栏中张贴（注：如确实需要，请申报审批通过方可）。 8、各平台/职能部门有权制止他人在公司建筑物及设施上悬挂、张贴任何未经审批的宣传品的行为。9、张贴公示栏审批流程（见附表一）：附表（一）：张贴申请单申请部门/个人（申请部门）负责人审批：（意见） 年 月 日部门负责人联系电话联系人联系电话张贴地点张贴内容（标题）张贴物保留时间年 月 日至 年 月 日活动后处理方式Admin负责人审批审批意见 年 月 日第六章 报刊、样书及图书管理1、Admin组织各部门订购开展业务所需的专用书籍、报刊、资料。各部门需按时将所需书籍及刊物的名称、数量、产品及价格信息申报给Admin，由Admin统一核定后，负责订购。2、报刊、杂志作为时效性强的资料，由人事行政部统一订购后，定期更新， 放置在公司大厅前台处，供员工业余借阅。3、对于各类书籍，各部门可根据实际业务需要，向部门主管进行申请、批准后， 进行购买，由Admin统一登记和保管。第七章 办公用品1、办公用品申购 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品申购计划，填写办公用品申请表（见附表），由部门负责人审批后报Admin（办公用品按IDL人员38元/人/月最高标准计算）。 Admin定期核查各部门办公用品领用计划及情况，以及办公用品领用台账和库存（领用需登记至个人）。 采购单价2000元以上办公用品及办公设备时，须填写办公低值申请单（见附表）并交由相关主管批复后，交至Admin处（注：办公低值采购需在全年本部门办公低值预算管控内，方可申请，其它特殊原因除总经理特批外）。2、办公用品领用1）耐用办公用品的领用： 耐用办公用品包括：计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、剪刀、直尺。 (计算器在领用时需写明领用原因，核准后领用)。 耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧（或）需更换的必须以坏（旧）换新。 所有耐用办公用品在离职都需归还，如有遗失需原价赔偿。 2）易耗办公用品的领用： 易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。 部门所需用品包括：打印纸、白板笔、标签打印纸。 个人所需用品包括：签字笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、标签纸、长尾夹。 每月22日前，由各部门将次月易耗办公用品需求计划表填好（易耗办公用品不得超过每月10元/人），经申请部门初核，Admin审核批准后统一采购。 发放时间：每月1-2号（如遇假期，顺延）。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。 领用方法：由各部门专员按发放日期统一到办公用品仓申领，填写办公用品领用单，签字后交仓管员按易耗办公用品需求计划表发放，若部门领用超出需求计划的，须经Admin批准后方可发放。 部分办公用品（白板笔、电池）实行以旧换新原则。附件（一）：耐用办公用品领用表附件（二）：易耗办公用品清单附件（三）：易耗办公用品需求计划表附件（四）：办公用品领用单附件（一）：耐用办公用品领用表序号商品编号品名数量单位单价总价申请理由（勾选）备注说明1新员工入职 以坏换新2新员工入职 以坏换新3新员工入职 以坏换新4新员工入职 以坏换新5新员工入职 以坏换新6新员工入职 以坏换新7新员工入职 以坏换新合计金额：申请部门主管审核：工号：申请部门：总务核准：附件（二）： 分类商品编号序号品名单位单价领用频率耐用办公用品8017-54901易利发计算器 EL-837台13一次性领用需说明工作属性是否需要使用计算器窗体顶端8022-6453窗体底端2窗体顶端得力 订书机(混色) 0221 10#12页窗体底端个7一次性领用、以坏换新原则窗体顶端8016-0783窗体底端3窗体顶端钊盛 资料架 (黑) A4 四格 ZS-新814A窗体底端个20.4一次性领用、以坏换新原则窗体顶端8019-5730窗体底端4窗体顶端得力 PP文件夹 5301 单强力夹+插袋(黑)窗体底端个5.9一次性领用、以坏换新原则8021-49805创奇艺圆形丝网笔筒(黑) 圆 CQY-802个4一次性领用、以坏换新原则8014-47976得力剪刀(混色) 603把4.4一次性领用、以坏换新原则窗体顶端8019-8766窗体底端7窗体顶端得力 直尺 20cm 6220窗体底端把1.1一次性领用、以坏换新原则办公耗材7000-6799窗体底端1窗体顶端易优百 标准型复印纸量贩 A4 80g 5包/箱窗体底端箱1008023-18762窗体顶端传美 2000复印纸(白) A3 80g 500张/包窗体底端包488008-38413窗体顶端兄弟 标签色带 透明底/黑字 9mm TZe-121窗体底端个75以旧换新原则8007-42254窗体顶端兄弟 标签色带 白底/黑字 18mm TZe-241窗体底端个104以旧换新原则8021-82695窗体顶端南孚 碱性电池 9V 6LR61窗体底端个12.1以旧换新原则8019-28926窗体顶端南孚 5号碱性电池(精装) LR6/1.5V 5号窗体底端个4.6以旧换新原则8019-29037窗体顶端南孚 7号碱性电池(精装) LR03/1.5V 7号窗体底端个4.6以旧换新原则8007-42478窗体顶端兄弟 标签色带 白底/黑字 24mm TZe-251窗体底端个130以旧换新原则8016-02029窗体顶端易优百 标准型复印纸 500张/包 A4 80g窗体底端包20.8财务用品7009-71291立信无碳复写收款收据 60K(25套3联) 10本/包 GS113-60-3包29.98022-65192得力橡胶圈 50g 3214筒4.98004-00003上海牌复写纸(蓝色) 48K双面100页 2839盒3.68001-94804欧帆日期印 300盒6.28018-15515窗体顶端得力 印台 9864方形 135*85mm(红)窗体底端个9.98021-35066窗体顶端得力 印泥油 (红) 9874窗体底端个4.38018-15627窗体顶端得力 印台 (蓝) 135*85mm 9864方形窗体底端个9.9易耗办公用品8000-87301斑马中嘴白板笔(黑色) YYR1-BK支6.7以旧换新原则8000-87522斑马中嘴白板笔(红色) YYR1-R支6.7以旧换新原则8000-87413斑马中嘴白板笔(蓝色) YYR1-BL支6.7以旧换新原则窗体顶端8018-2200窗体底端4窗体顶端晨光 中性笔 (黑) 0.5mm AGPK3704窗体底端支1.9以旧换新原则窗体顶端8019-7985窗体底端5窗体顶端晨光 笔芯 (黑) 0.5mm/中性 MG-6102窗体底端支0.78013-57656渡边螺旋装订笔记本(混色) B5100页 S6007本8.98017-24107齐心5#黑色长尾夹(黑) 19mm B3629筒7.68016-06738得力回形针 29mm 100枚 0018盒1.98005-82209晶华双面胶(白色) 2卷/包 10mm10Y包1.48019-513610得力订书钉 24/6 0012盒1.48019-488311益而高液体胶水 50ml EG-005瓶1.68000-2642123M报事贴(黄色) 33 100页/本 654本4.88016-660213窗体顶端商务贴 指示标签 (5色) 43*12mm F-OA455N窗体底端包2.88020-242914窗体顶端国产 PP封箱胶带 48mm*30Y窗体底端卷2.3附件（三）：易耗办公用品需求计划表申请部门： 申请人： 日期： 序号采购项目商品编号用途数量单位单价总价备注 本月部门人数：总金额：申请工作流主管审核：总务核准：第八章 印刷品管理1、印刷品申请: 各部门根据各自的业务需要及活动安排,需提前一周告知Admin需要印刷品的种类及数量（如更新版本及格式需提前提供给Admin），Admin根据需求进行调配或印刷。Admin每半年对各部门印刷品库存及需求进行统计，并根据各部门实际库存及需求进行调配或印刷。2、印刷品管理: 印刷品由各部门助理按照之前申请需求进行领取分发并做记录备案。印品分发后由各部门自行管理。第九章 快递管理1、凡公司工作需要邮寄、快递信函需在公司指定的机构进行，并由主管负责人 签字确认，每月25日前各项相关费用单据统一汇交到Admin统计并支付相关费用。2、各部门需合理使用快递，并且应写明送往的（客户）单位、姓名、联系方式等。3、各部门提交快递物品的时间、地点(待定)：时间：09:00Am -10:00Am;14:00Pm-16:00Pm地点：前台处（研发栋访客大厅）由Admin统一安排快递物品的递送及周转（如快递到达以邮件形式告知）。4、Admin根据每月统一汇总各部门的快递费，合理对其进行控制并尽量降低快递费的支出。5、公司业务以外的个人快递，费用由其个人承担。第十章 公司公章管理1、目的：规范和加强公章的使用和管理，明确操作流程和审批程序，保证公章使用的严肃性，特制定本规定。2、适用范围：根据公司业务开展需要，在合同、介绍信、报表、委托书、申请书、承诺函、证明等相关书面材料上加盖上海XXXX有限公司公章和上海XXXX有限公司合同章(以下简称“公章”)的行为。3、管理职责：综合办公室负责公章的日常使用管理和保管。4、用印原则4.1 凡能使用业务专用章的，不用公章。4.2 凡能使用部门印章的，不用公章。4.3 不得在空白介绍信及空白纸页上盖公章。4.4 不符合本管理程序的，一律不予盖印。5、工作程序5.1 申请 凡需使用公章，经办人应详细填写使用公司公章申请单（见附件一）。写明盖印工作流、经办人、用印数量和发往单位等情况；并对盖印材料内容进行摘要，写明合同、报表、情况说明或证明等材料的具体名称，委托、承诺、证明的具体事项，以及相关的金额、货品名称等。申请用印的单份材料（如为二页以上）必须装订好。使用公司公章申请单填写的内容一般不得涂改。5.2 审批5.2.1 经办人将使用公司公章申请单交所属工作流负责人审核、签字、批准。 5.2.2 根据个别业务需要，各工作流可以授权指定人员签署批准使用公司公章申请单。5.3 授权文书5.3.1 授权必须以书面形式注明授权的内容、范围、使用频次、授权有效期等，如授权项目为空白表格的必须注明，并附相关材料的清单和范例。5.3.2 授权文书必须经工作流负责人同意、公司负责人批准。5.3.3 被授权工作流应将授权文件及其附件交综合办公室备案，以便盖印前核查。5.4 登记 申请人持审批好的使用公司公章申请单和需加盖公章的书面材料，至综合办公室办理用印登记手续，详细填写使用公章登记簿（见附件二），写明日期、经办人、盖印内容摘要、用印数、用印批准人以及发往单位等信息。5.5 核对 盖印人参照使用公司公章申请单，核对相关书面材料是否与申请用印内容保持一致，核查审批、登记手续是否完备。5.6 盖印经办人逐项指明用印位置。盖印人在相关书面材料上加盖公章，注意保持