图文档管理手册.doc

目 录第一部分 用户使用手册11.1 前言11.2 客户端运行界面1客户端界面介绍1菜单与工具图标21.3 客户端设置3用户登录4修改密码4用户切换41.4 创建产品结构树4手工建立产品节点5手工建立零部件节点7从图纸导入零部件信息8拷贝和借用零部件节点10编辑零部件节点属性111.5 图纸和文件管理12新建文件12添加文件14文件浏览16删除文件17文件分类18文件查找181.6 个人任务管理19任务查询（当前任务、等待任务、历史任务）20任务提交20委托任务21更改文档申请22打印申请23个人任务箱241.8 BOM汇总和输出26输出Excel27报表分类信息28添加报表31编辑报表31删除报表32恢复已经删除的报表321.9 任务完成情况统计和查询32项目进度32人员负荷351.10 高级管理功能35产品人员分配35任务再分配36冻结和解冻产品38隐藏和显示产品391.11 Web客户端40第二部分 系统管理员手册432.1 系统安装指南43系统运行的软、硬件环境43服务器端软件安装43客户端软件的安装与配置52IE浏览器的配置56许可证的制作582.2 系统设置58设置角色和权限60添加用户62设置任务状态管理64添加文档类型模板66设置任务流程69设置文档分类类型732.3 文件批量导入和导出762.4 系统操作日志802.5 系统数据备份与恢复81第一部分 用户使用手册1.1 前言CAXA协同管理图文档管理是面向研发和制造型企业或部门的电子文档管理解决方案。它以产品结构为核心组织和管理设计和生产过程中产生的大量电子文档，解决文档的共享、查询、安全控制及版本管理问题。它是企业在完成了“甩图板”的工作后，为进一步提高部门和企业的工作效率的一个可选方案，可以减少企业在查找电子文档时所花费的时间，减少由于版本不统一造成的差错。为企业最终消除“信息孤岛”，实现各种业务之间的集成打好基础。CAXA协同管理图文档管理不需要复杂的定制和实施，它与用户的日常业务工作紧密集成，安全可靠，可实现快速实施、快速应用、快速见效。1.2 客户端运行界面用户要使用管理员分配给自己的用户名和设定的密码来登录CAXA协同管理图文档管理系统的客户端。服务器栏要求填入服务器的机器名或者IP地址，一般系统为默认。客户端界面介绍完成上述配置，按确定即可进入系统主界面，如下图所示：操作主界面主要分为三个区域。 功能区： 包括任务列表、产品列表和文件分类三大功能，这三大功能的具体操作，将在后面的章节详细说明。 细节区：用来显示相关细节的详细名称和流程状态； 属性区：用来显示该细节的具体流程属性和历史纪录、或者用来预览文档和图档。菜单与工具图标菜单：其中“统计”、“管理”和“定制”等菜单，必须拥有相应的操作权限才可使用，否则项目为灰色。文件菜单： 定制菜单： 统计菜单： 管理菜单： 图标：图标功能说明图标功能说明退出登录界面进度管理（有相应权限时显示）重新登录人员负荷（有相应权限时显示）修该登录密码日志管理（有相应权限时显示）文件检索模板管理（有相应权限时显示）用户管理（有相应权限时显示）状态管理（有相应权限时显示）角色管理（有相应权限时显示）流程管理（有相应权限时显示）产品管理（有相应权限时显示）文件分类（有相应权限时显示）1.3 客户端设置CAXA图文档管理软件的运行首先需要获得相关的许可证，否则将无法与服务器连通工作，许可证的获得，请与系统管理员联系。在第一次运行时要进行必要的配置工作，以便与数据库和服务端建立有效的联结。在运行客户端程序前，必须确认服务端程序正在运行。第一次运行CAXA图文档管理客户端，系统显示登录界面：用户登录软件运行后，请在登录界面的相应位置输入“帐户名称”、“密码”和服务器的IP地址。系统登录时，将检查在指定的地址上CAXA图文档管理软件服务端是否运行。如果没有运行，系统将要求重新配置服务端地址或者退出应用程序。客户端登录的用户帐号和密码，需要由系统管理员建立，如系统管理员未建立该用户，系统将提示“不存在该用户”，如果该帐号存在，但帐号密码输入不正确，则系统提示“密码输入有误”。修改密码获得系统管理员提供的账号和密码后，用户可以根据需要修改自己的密码。从系统和个人安全的考虑，建议用户定期修改自己的密码。修改密码的操作如下：单击“文件”下拉菜单中的“修改密码”，弹出如下对话框：在原密码文本框中输入原来的密码，在新密码文本框中输入新的登录密码，单击确定即可修改密码。（注意：如果原密码输入错误，系统将不允许该用户更改密码。）用户切换 如果要改变登陆的用户身份，请单击“文件”下拉菜单中的“重新登录”，系统弹出用户登录界面，直接输入相应的用户名称和密码，单击确定即可实现用户的切换。1.4 创建产品结构树产品结构是CAXA协同管理图文档管理系统保存信息的基本方式，用户在系统中保存自己的文档之前必须创建相应的产品和产品结构。产品结构是指按照产品的结构、功能或装配关系表示所有组成产品的零部件之间关系的树状结构。如：产品零件n-1零件n-k部件n部件2部件1 部件2-1零件2-m零件2-1 有了产品结构树后，可以把这些表示产品组成的节点与具体定义零件的设计图纸、工艺文件、技术说明等文档关联起来，这样就可以建立起表示产品完整信息的一种信息模型。单击功能区中的产品列表标签，如下图所示：用户可以在左侧功能区创建新的产品结构树，也可以对原来的产品结构进行维护，所有操作均通过鼠标右键的功能菜单实现。但是需要注意的是，并不是每一个用户都可以对产品结构进行更改或者创建，只有拥有“产品结构维护”权限的用户才允许对相应的产品结构进行管理和维护。该权限必须由系统管理员赋予。产品结构树的创建主要包括以下几个方面：手工建立产品节点1. 进入产品列表操作界面，在产品结构树顶端的“产品列表”位置单击鼠标右键，然后在弹出的菜单中选择“添加产品”，如图所示：2. 这时系统将弹出添加产品导航对话框。在相应的文本框内输入“产品代号”和产品名称。注：产品代号一旦指定，如果已经建立了与产品关联的图文档，则将不再允许用户对其作出改动。3. 指定产品代号和名称后，单击“下一步”，在对话框中选择与该产品涉及的人员。左侧用户列表为所有系统中包括的工作人员，右侧为参与该产品的技术人员，如果需要某个用户参与该产品的工作时，在左侧列表中选定相关人员，单击按钮即可，反之，如果需要把某个用户从该产品组中取消，则选定相应用户后，单击按钮即可。4. 选择完工作组后，单击完成，手工建立产品节点完成。手工建立零部件节点产品节点建立完成后，依次建立零部件节点，直至完成产品结构树的建立。1. 在产品节点上单击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择“添加零部件”。2. 在弹出的“添加零部件”对话框中，填写零部件的代号、名称、类型单击“确定”按钮，添加零部件完成。依此类推，我们可以使用同样的方法，手工建立其他零部件节点。需要注意的是，在填写类型的时候，可以从下拉列表中选择，系统提供了以下几个零部件类型选项：无、标准件、外协件、外购件、借用件、自制件、通用件。这些零部件类型在将来汇总时将起到分类的作用。另外，为了便于用户区分不同的零部件类型，软件为各种类型零部件指定了不同的图标，具体图标含义如下：图标说明图标说明无通用件标准件借用件（灰色）外协件部件（彩色）外购件借用的部件（灰色）自制件（彩色）产品从图纸导入零部件信息除了可以手工建立零部件节点外，系统提供导入零部件信息，根据图纸信息上的明细栏自动建立产品结构树的功能。该功能便于用户导入已有产品结构信息，对已有产品进行有效的管理和维护。零部件导入功能目前支持电子图板的EXB文件和AutoCAD的DWG/DXF文件。1. 先建立产品节点或者零部件节点，注意产品或零部件代号要与图纸上定义的代号一致。在相应的产品或者零部件节点上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加文件”。2. 在弹出的对话框中选择相应的文件类型，如：工程图纸。注：如果选择工程图纸，则系统默认读入的文件为CAXA电子图板的EXB类型文件，系统将自动根据图纸的内容判断此文件为“零件图”或者“装配图”。3. 选择相应的文件类型后单击下一步，并单击“浏览”按钮，选择需要导入的文件，如图所示：4. 选定相应的文件后，单击“完成”，稍后系统将提示“新文件.EXB上传成功”。5. 如果添加的文件为零件图，单击确定后，添加文件操作完成；如果添加的文件为装配图，单击“确定”按钮后，系统提示“是否将图纸明细表中的零部件信息添加到产品结构树中？”，选择“是”，系统自动根据明细表内容建立相应的产品结构。注意：标准安装的产品只能从符合国标的明细栏格式中提取信息自动创建产品结构树，如果用户图纸上的明细栏格式与国标规定的不同，建议用户按国标绘制明细栏或者请软件厂商根据用户的标准进行定制开发。拷贝和借用零部件节点对于产品结构相近的产品或同一产品的不同型号，我们不需要对其进行重新设计，只需改进其中某些不同的零件或者部件，对于不需要更改的零部件内容，我们只需对其进行拷贝和借用即可，为了保证这些零部件在新型号产品中与原产品相关零部件的一致性，对于借用的零部件，系统将不允许对其文件信息进行任何改动的操作。1. 打开被借用产品的产品结构树，在需要借用的零部件节点上单击鼠标右键，选择“拷贝零部件”2. 在借用的产品树的相应位置单击鼠标右键，选择“粘贴零部件”，结果如图所示：3. 用鼠标右键单击粘贴后的零部件，在弹出的菜单中选择“零部件属性”。4. 在弹出的对话框中，把“类型”项改为“借用件”并确定。这时，该零部件在产品树上的图标变为灰色，表示这个产品中的此零部件为借用件。同时，对话框右侧的信息显示，该零部件具体借用自那个产品。另外，被借用的产品也将在其被借用的零部件属性中显示该零部件被该产品借用。编辑零部件节点属性1. 在需要编辑的零部件节点处单击鼠标右键，然后在弹出的菜单中选择“编辑零部件”。2. 在对话框中编辑需要修改的选项即可。注：当产品或者部件节点下面挂有任意文档时，为了保证文件的安全，产品和零部件代号将不再允许修改，并显示为灰色。1.5 图纸和文件管理图纸和文件是附属于产品或某个零部件节点的，主要用来说明产品或零部件各方面特性，一般是多种文件附属在同一个零部件上，所以文件最好都存在与其相关联的零部件节点下。下面主要介绍对与零部件节点关联的文件的一系列操作和管理。新建文件介绍如何为一个零部件新建一个关联的文件，为了保证存入系统的文档是受控的，要求这个文件需要经过一个流程才能完成。操作权限：新建文件1. 进入产品列表操作界面，用鼠标右键单击产品的某个零部件节点，在弹出的菜单中选择“新建文件”。2. 在弹出的对话框中选择需要建立文件的类型，系统将按照零部件名称自动生成文件名称，当然也可以自行命名。3. 单击“下一步”，在对话框中选择文件完成计划日期。并在“相关说明”文本框内对文件生成的要求作一简单说明。4. 单击“下一步”，进入流程操作界面，在下拉列表中为文件的每一步流程选择责任人。注：系统会根据所选择的文件类型关联一个相应的流程。文件类型和流程需要在安装系统时由系统管理员定义完成。5. 单击“完成”，系统提示“新建文件成功”。如果这个文档的第一个流程状态的负责人是当前新建文件的用户，系统自动启动相关联的应用程序，这个文件进入第一个设计状态。添加文件介绍如何为一个零部件添加与之相关联的本地文件，添加之前可以选择是否经过流程控制。操作权限：添加文件1. 进入产品列表操作界面，用鼠标右键单击产品的某个零部件节点，在弹出的菜单中选择“添加文件”。2. 选择添加的文件类型，如果不需要文件进入流程，则直接单击“下一步”，直接选择需要添加的文件，单击“完成”即可。3. 如果需要相应的文件进入流程，则在“文件是否进入流程”选项中选择“是”，然后单击“下一步”。4. 选择需要添加的文件，然后单击“下一步”。5. 选择指定完成时间和各个任务流程的责任人并单击完成。6. 系统提示“新文件上传成功”，如果上传的文件为工程装配图，则系统会继续提示“是否将明细表中的零部件信息添加到产品结构树中”，如果需要，具体操作请参看“从图纸导入零部件信息”一节。文件浏览在CAXA协同管理平台上，允许用户直接预览多种格式的文件。可以浏览和管理的CAD软件包括：CAXA电子图版/工艺图表的exb/cxp格式，CAXA实体设计的ics文件，AutoCADR14/2000/2002的dwg/dxf格式等。用户无需安装或打开专用的工具软件，就可实现对文档内容的浏览。 另一方面，只要管理员定制了其他特殊格式的文件类型，用户也可以在本平台下预览文件内容。区别在于：用户必须在本地客户机中安装相应的应用程序；相同之处在于预览各种文件格式时，都不必打开其应用程序。我们在前面讲到，客户端操作主界面分为功能区、细节区和属性区，其中属性区用来显示该细节的具体流程属性和历史纪录，或者用来预览文档和图档。当我们选定相应的文档或者图档时，属性区将显示该文档或者图档的历史记录和流程等内容，在属性区的左侧，显示选定文档或者图档的缩略图。如果需要详细查看该文件的内容，只要把鼠标指针移动到缩略图上，当鼠标指针变为手形标志时，单击鼠标右键或者左键即可打开相应的文档进行浏览。退出浏览状态，请单击窗口右上角的“关闭浏览”按钮即可。在预览界面内，可以点击四个观察器来更好的观察： 表示移动视图 表示放大或缩小视图，鼠标向下方移动表示缩小，反之表示放大 表示窗选放大视图 表示在预览区全区放大视图删除文件如何删除一个文件。操作权限：删除文件进入产品列表操作界面，选择需要删除文件所在的产品节点，在右侧细节区选中需要删除的文件，并单击鼠标右键，然后在弹出的菜单中选择删除文件。在弹出的对话框中选择是，完成删除文件。注意：文件一旦被删除后将不能被自动恢复。文件分类该功能只在所选文件未分类的情况下才会被激活，文件是否分类，可在细节区显示。1. 用鼠标右键单击未分类文件，在弹出的菜单中选择“确定分类” 。2. 在弹出的对话框中选择相应的文件类型。如果被分类的文件不属于现有文件类型，则所有文件类型的图标都为灰色，表示该文件无法分类，这时，我们需要为该文件在“文件类型管理”中建立新的文件类型。建立新的文件类型需要管理员进行。文件查找文件查找功能便于用户快速定位需要查找的文件，通过各种条件的组合，用户可以迅速找到需要的文件。1. 单击“文件”下拉菜单中的“检索文件”。2. 在弹出的对话框中输入相关的搜索条件。如：所属零部件代号包含GB。3. 单击查询，查询结果即被显示在列表中。可用于检索的条件有文件名称、文件类型、零部件代号、设计人另外，所有条件可以组合进行。用鼠标双击查询结果列表中的文件可以找到文件所关联的零部件节点。1.6 个人任务管理个人任务管理是您进行日常工作的入口。当您以合法的用户身份登陆到系统以后，您首先看到的就是功能区中默认的任务列表界面，系统按两种任务类别在细节区来显示当前登陆用户需要处理的所有任务列表，如下图所示：所谓任务，是指您本人或他人创建了的文件工作流程中由您负责的工作。所谓流程，是指一个文件从开始到完成所需要的程序或手续。例如一般情况下，一个工程图纸文件需要经过设计、校对、审核的流程才能完成。任务列表包括两个类别：当前任务 您当前可以进行的工作，令您对自己的任务完成情况一目了然。 等待任务 您将来要负责的工作，现在这个工作由于流程安排的缘故还没有到达您这里。 双击任一任务，功能区的任务列表标签页转到产品列表标签页，同时属性区将显示该文件历史记录，并能提供预览功能。任务查询（当前任务、等待任务、历史任务）系统将任务分为三类，当前任务、等待任务和历史任务。在相应的分类夹中，细节区各项任务之间默认的排列方法是时间先后为序，即序号大小。您也可以通过左键点击序号、零部件代号、状态等列名称来自定义适合您的文件排序方法。当前任务分为三个状态，即正常状态、警告状态和过期状态，相应的图标如下图所示： 表示任务处于正常状态（蓝色） 表示任务处于警告状态，警告用户任务即将过期，系统默认提示时间为3天 表示任务已经过期任务提交进入任务列表界面，点击当前任务，细节区列表中将列出您所有的当前可以操作的文件。在列表中点击某个具体的任务，下面属性区的列表中将列出这个文件的流程，以及各个环节的负责人。1. 在右侧细节区用鼠标右键单击已经设计完成的任务，在弹出的菜单中选择“提交”。2. 在“请说明该文件”的文本框中输入相应的说明，选择“转到下一个流程”选项，单击确定按钮，系统提示“新文件上传成功”，即完成任务的提交工作，并使任务进入下一个流程。同时，该任务在“当前任务”栏中消失。任务一旦提交后，无法再对该任务进行修改和删除。委托任务当某个用户有特殊情况不能完成某个任务时，用户还可以把这个任务委托给同一部门或工作组的其它人员。但是，只能对尚未开始的的任务进行委托，即状态为“等待设计”或“等待编制”的任务。即当您正在设计时不能委托，只有选择提交后，选择“保持当前流程”时，才能进行委托任务工作。1. 用右键单击需要委托的任务，在弹出的菜单中选择委托任务。系统弹出委托任务对话框，如图所示：2. 选择要委托的对象，点击确定后，这条任务就会从您的当前任务箱中转移到您指定的其它用户的任务列表中。需要说明的是，对于此项任务，该用户一定要与您有相同的权限。 委托任务时，系统会产生文件历史记录，以便使责任明确，方便管理。更改文档申请介绍如何申请对现有并且可用的文件更改，因为更改文件是需要有备案记录的，。申请核准之后文件才能更改现有文件，同时可以升级该文件的版本。 操作权限：更改申请1. 进入产品列表操作界面，然后在细节区列表中与需要修改的零部件相关的文件单击右键，在弹出的菜单中选择“更改申请”，如图所示：2. 为更改申请单的两个任务状态指定责任人，需要对更改申请单生成一个流程。注意：待到更改申请单(MS word 文档）经审核后成为可用，那么所更改的文件就将开始新版本的流程。3. 点击下一步以后，又弹出文档流程设置对话框，如下所示：4. 为新版的改后文件指定各个任务状态责任人，从而生成新版文件的任务流程，点击完成。5. 这时系统将自动启动Micrsoft Word软件，要求说明更改申请的原因，写完申请原因后，保存相关的文档即可。打印申请介绍如何申请对现有的文件打印，因为有时打印是需要有备案记录。操作权限：打印申请1. 进入产品列表操作界面，然后对细节区列表中的零部件相关需要打印的文件单击右键，在弹出的菜单中选择打印申请，弹出对话框如下：2. 指定相关责任人，然后点击完成。3. 系统自动启动Micrsoft Word软件，要求说明打印申请原因，写完申请原因后，保存相关的文档。个人任务箱个人任务工具箱具有实时提醒和个人任务管理的功能。1. 双击桌面上的CAXA协同管理任务箱图标，启动个人任务工具箱登录界面，如图所示：2. 个人任务箱登录的方式与客户端登录方式相同，只要在相应的文本框内填入正确的用户名、密码和服务器名称，单击登录即可。3. 个人任务工具箱登录后，如果有新的任务到达，系统将自动在右下角提示，如：4. 个人任务工具箱运行后，在Windows系统状态栏中显示图标，双击该图标可激活个人任务工具箱操作界面，如下图所示：在该界面中，用户可对自己的任务进行管理，当然也可以通过该操作界面进行工作，至于操作方法与在客户端操作类似，在此不再赘述。5. 个人任务箱在指定的时间间隔内自动刷新，自动监测任务情况，当有新的任务情况时，系统会自动弹出相应的提示，提醒用户。6. 用鼠标右键单击Windows系统状态栏中显示图标，在弹出的菜单中选择“系统属性”选项。在弹出的对话框中，我们可对登录和网络的一些选项进行设置，如下图所示：1.8 BOM汇总和输出汇总报表为用户提供一个产品中零部件相关信息及其组成关系的统计结果。汇总报表使得用户对于产品的零部件关系有一个清楚明晰的了解，方便生产准备和调度。1. 进入产品列表操作界面，右键点击产品结构树下的产品节点或零部件节点，在弹出的菜单中选择“汇总”。该对话框主要由两个区域组成，报表列表区和报表显示区。在报表列表区可以看到：其中的节点一一对应于报表的对象，系统自带的汇总模板包括产品的外购件、标准件、零部件明细表、自制件、外协件、装配件、借用件等等。除此之外，我们还可以自定义报表模板，以便按照我们自己的要求对相关信息进行汇总。2. 我们对需要汇总的报表节点单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“汇总报表”，系统将自动根据用户设定的条件列出符合要求的内容。例如：对标准件进行汇总，如图所示：l 选择汇总报表，系统将根据该报表的报表分类信息及报表查询条件对所选的产品或零部件进行汇总，显示在右侧的报表显示区。l 对于零部件明细表，报表的显示内容包括零部件的组成关系和名称、代号、所属装配数量、所属装配代号、本明细表内的总数量、单重、总重、材料以及备注 。l 标准件、外购件、自制件是零部件的子集，对于这三项，报表的显示内容包括名称、代号、规格、材料、数量以及备注。 注意：l 汇总的对象既可以是产品，也可以是某产品下的零部件。l 汇总对话框中的报表列表区默认的选择项是零部件明细表 。l 汇总对话框中的报表显示区默认显示上次对零部件明细表进行汇总的结果，如果是第一次进行汇总或者要进行刷新，请在右键快捷菜单中选择“汇总报表” 。输出Excel1. 在已经汇总完成的报表节点上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“输出Excel”选项。2. 在对话框中输入相应的文件名称，并单击“保存”即可。报表分类信息为了便于统计，所生成的报表可以进行分类显示。比如我们将零部件明细表的内容进行分类显示：1. 用鼠标右键单击“零部件明细表”，在弹出的菜单中选择“报表分类信息”。2. 用鼠标右键单击“标准件”，然后在弹出的菜单中选择“分类查询条件”。3. 我们可以在各条件选项的下拉列表中选择搭配需要的条件值。添加完成相应的条件后，单击确定即可。4. 如果需要，用鼠标右键单击“分类列表”节点，可为分类查询添加新的分类。具体步骤如下：l 右键单击“分类列表”节点，选择“添加分类”。l 输入分类名称并单击“确定”按钮。如：标准件l 在分类报表对话框中，用鼠标右键单击新建立的“标准件”节点，弹出右键菜单如下图所示：注：在该菜单中，我们可以为该分类添加子分类，添加子分类的方法与添加分类方法类似，在此不再赘述。编辑分类选项，可修改分类的名称。l 选择“分类查询条件”选项，弹出对话框如图所示：l 单击“添加条件”按钮，为分类查询指定相应的条件。如：“属性名称包含螺钉”，条件可在各下拉列表中选择。另外，对于分类查询，可指定多个条件，条件与条件之间可进行“或”和“与”的条件关系运算。l 单击确定并关闭“报表分类”对话框，在相应的报表节点上单击鼠标右键，选择“报表汇总”功能即可，此时，系统将根据分类条件，将符合要求的内容分类显示。添加报表我们除了可以使用系统已经提供的报表的模板之外，还可以根据自身的情况定制新的报表。1. 在汇总对话框的“报表列表”单击鼠标右键，并在弹出的菜单中选择“添加报表”。2. 在弹出的对话框中输入报表名称，并单击确定。如：标准件汇总表。3. 在“汇总”对话框左侧的报表列表上，用鼠标右键单击新建的报表名称，并在弹出的菜单中选择“报表查询条件”。4. 单击“添加条件”按钮，为报表添加查询条件，相应的查询条件可在下拉列表中选择，各条件之间可进行“与”和“或”的运算。编辑报表用鼠标右键单击需要编辑的报表节点，在弹出的菜单中选择“编辑报表”选项，修改报表名称，单击确定即可。删除报表用鼠标右键单击需要删除的报表，在弹出的菜单中选择“删除报表”，并单击确定即可。恢复已经删除的报表为了保证数据的安全性，用户在进行任何操作时，服务器都将自动保留相关的备份文件，如果需要恢复已经删除的报表，可在任意报表上单击鼠标右键，并在弹出的菜单中选择“恢复已经删除的报表”选项，然后在对话框中选择需要恢复的报表即可。1.9 任务完成情况统计和查询在工作进行中，管理者可对任务完成情况进行统计和查询，这可以使管理者能够根据现实情况，更加合理的分配工作以达到有效控制项目进度目的。对于统计和查询主要通过以下两个功能实现：即“项目进度”和“人员负荷”。项目进度单击“统计”下拉菜单中的“项目进度”选项。列表中列出每个产品项目的进度情况。在产品列表中单击某个产品，下方的图例显示出这个项目进度饼状图，让您直观的看出各项进度的百分比。 在列表中选择需要查看的项目，单击该列表中的表头：“进行中（正常）”、“进行中（超时）”、“已完成（正常）”和“已完成（超时）”，或者单击“进度维护”按钮可显示该产品相关内容的详细情况。如：选择上图中的“双目显微镜”，单击“进行中（正常）”表头，弹出对话框如下图所示：图中显示各任务在工作流程中的状态，绿色代表该环节已经完成，黄色代表该环节工作正在进行；红色则代表该工作还未开始。我们还可以将图例放大显示，并可以选择各种图例对项目进度进行浏览。对于3D图例，按住Ctrl键，可对图例进行旋转显示。人员负荷选择统计菜单中的“人员负荷”选项，弹出以下界面。列表中列出所有人员的工作负荷情况，单击某个人员时，下方的图列显示出这个人的负荷柱状图；单击“任务完成情况”标签可以看到该人员随时间变化而变化的任务完成情况。1.10 高级管理功能产品人员分配1. 单击“管理”下拉菜单中的“产品管理”选项，弹出对话框如图所示：2. 在相应的产品节点上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“配置人员”。3. 左侧用户列表为所有系统中包括的工作人员，右侧为参与该产品的技术人员，如果需要某个用户参与该产品的工作时，在左侧列表中选定相关人员，单击按钮即可，反之，如果需要把某个用户从该产品组中取消，则选定相应用户后，单击按钮。任务再分配1. 单击“统计”下拉菜单中的“项目进度”选项。2. 在列表中选择需要查看的项目，单击该列表中的表头：“进行中（正常）”、“进行中（超时）”、“已完成（正常）”和“已完成（超时）”，可显示该产品相关内容的详细情况。如：选择上图中的“双目显微镜”，单击“进行中（正常）”表头，弹出对话框如下图所示：说明：其中绿色表示已经完成的任务，黄色表示正在进行中的任务，而红色则表示该任务尚未开始，对于已经完成和正在进行中的任务，系统将不允许用户更改责任人，只有尚未开始的任务才允许调整相关责任人和进行任务再分配。3. 用鼠标双击红色的任务，在弹出的对话框中为任务指定新的责任人，并确定。冻结和解冻产品在产品管理对话框中的产品列表内，通过产品节点的右键快捷菜单，可以将某一产品“冻结”，产品被冻结后，用户仅能对该产品进行浏览，对该产品的任何改动操将被禁止。反之，对于冻结的产品，也可以解冻产品，具体操作如下：1. 在产品管理对话框中选择需要冻结（或者解冻）的产品，并单击鼠标右键。2. 在弹出的菜单中选择冻结产品（或者解冻产品）选项，此时弹出对话如下图所示：3. 选择“是”，该产品即被冻结或者解冻，操作时请注意图标变化，处于正常状态的产品图标为蓝色的“”，被冻结产品图标为“”。隐藏和显示产品在产品管理对话框中的产品列表内，通过产品节点的右键快捷菜单，可以将某一产品“隐藏”，产品被隐藏后，该产品将不可见。反之，可以取消隐藏，具体操作如下：1. 在产品管理对话框中选择需要隐藏（或者显示）的产品，并单击鼠标右键。2. 在弹出的菜单中选择隐藏产品（或者显示产品）选项，此时弹出对话如下图所示：3. 选择“是”，该产品即被隐藏或者显示，操作时请注意图标变化，处于正常状态的产品图标为蓝色的“”，被隐藏产品图标为灰色的“”。1.11 Web客户端软件提供了Web客户端的功能，使得用户能够在远程对协同系统进行访问。1. 启动IE浏览器，在浏览器地址中输入相应的链接地址。如：http:/newpro（服务器名称）/CAXAEDM/2. 输入相应的用户名称和密码，单击“进入”。3. 通过Web打开该系统，允许用户对相应的文档进行校对、审核和浏览操作，单击相关的文件名称可对文档进行浏览。如：在任务状态中有任务为“等待校对”或者“等待审核”，这时单击该任务状态，系统将弹出如下对话框：提示用户是否开始任务，如果点击“开始任务”，则系统提示“任务开始成功”，同时，任务状态变为“正在审核”。如果审核完成，则再次点击“正在审核”选项，这时系统将弹出对话框：如果需要提交任务，则单击该选项，然后可在弹出的对话框中写明审核通过或者未通过的原因，单击“提交任务”按钮即完成该项工作的处理。4. 选择“文件搜索”功能，可对文档进行搜索。第二部分 系统管理员手册2.1 系统安装指南系统运行的软、硬件环境系统软件环境要求：服务器端：系统windows2000 服务器 或windows2000 高级服务器，要求安装SP2以上的补丁，安装有IIS服务。客 户 端：要求windows98SE或以上版本。系统硬件环境要求：服务器端：l P400以上处理器l 256MB以上内存l 20G以上硬盘（具体情况应当视企业规模定）l CD-ROM驱动器l 网卡客 户 端：l Pentium300以上处理器l 64MB以上内存l 网卡服务器端软件安装安装前应该关闭其他应用程序，特别是病毒防火墙，以为其可能影响服务器端软件的正常安装。同时应该确保已经启动IIS，如果已经安装有MS-SQL数据库库或MSDE数据库应该确保sa密码为空，并确定有一个磁盘分区为NTFS分区（推荐该分区为最大，因为该分区的数据交换量非常大）双击服务器端安装文件开始解压安装。单击下一步开始安装产品信息及版权说明默认情况下，系统选取剩余空间最大的磁盘作为安装路径然后选取数据文件存取目录，默认系统也是选取磁盘空间剩余最大的磁盘，而且该区必须是NTFS分区，否则系统将不允许安装。选择Web页面的安装路径，其余同上先停止IIS的服务，安装完毕后会自动启动安装协同管理服务器端安装XML询问是否同意安装微软的XML组件用户名和组织安装安装结束系统自动设定Web方式的虚拟目录更新系统数据，可能需要等较长的时间，请不要停止安装。自动设定Web访问地址重新启动后服务器端安装完毕客户端软件的安装与配置双击SETUP图标，运行客户端安装程序。确认进行下一步安装阅读许可协议，并单击是进行安装选择单击浏览更换安装路径。选择程序在开始菜单的文件夹进行安装出现安装MDAC2.0的窗口，勿取消。待MDAC安装完毕后系统安装完毕。单击完成后桌面上会出现快捷方式，客户端安装结束。IE浏览器的配置如果使用代理服务器的话按照以下操作进行，否则无需修改。选择局域网设置选中对本地地址不使用代理服务器选项许可证的制作CAXA图文档管理软件客户端的运行需要获得相关的许可证，否则将客户端将无法与服务器连通工作。许可证的制作必需由系统管理员进行，具体操作如下：1. 在服务器端的安装目录中运行Key.exe程序。2. 在服务器名中填写图文档管理系统的服务器名称或IP地址，下面的服务器器设置中填写该服务器的管理员账号和密码，以及数据库的账号和密码。3. 可以通过单击两个测试按钮来检测连接服务器和数据库是否连通，如果系统提示连接成功。则单击“生成登陆文件”按钮，此时系统将生成CAXAEDM.ini许可证文件。4. 将生成的许可证文件拷贝至服务器端安装目录中的TEAMVAULT文件夹中，然后拷贝至各个客户端软件的安装目录下即可。2.2 系统设置在CAXA协同管理平台中，管理员的作用相当重要，他负责系统的维护、用户的管理、权限的管理和系统使用的定制。管理流程一般如下：从本质上说，管理员也是用户之一，但是由于其特殊性，管理员的操作界面与其他用户的界面是不一样的。当以管理员的用户名登陆系统时，系统界面如下图所示：设置角色和权限所谓角色，是指用户在CAXA协同管理系统中所用的身份名称，身份不同，对本系统数据的管理权限也就不同，使用角色的概念就是为了方便管理员根据实际情况来确定这一系列权限的。添加角色：1. 在工具栏上单击角色按钮或在菜单上选择“管理”下面的“角色管理”菜单将会弹出角色管理窗口。2. 在角色列表中单击鼠标右键弹出“角色操作菜单”，分别为：添加角色、修改角色、删除角色和高级选项。3. 在弹出的右键菜单中选择“添加角色”选项，弹出“角色设置”对话框，键入角色名称及角色描述后单击确定角色添加完毕。4. 在角色管理对话框右侧为新建的角色添加相应的权限，并确定，新角色添加完成。修改角色：1. 选择一个角色，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“修改角色”。2. 在弹出的对话框中修改角色的名称和角色描述并确定。3. 在角色管理对话框右侧更改角色的操作权限，单击确定，修改角色操作完成。删除角色：1. 选择一个角色，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除角色”。2. 此时系统提示“确认删除此角色？”，单击确定即完成角色删除操作。高级选项：1. 选择一个角色，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“高级选项”，弹出如下对话框：2. 在对话框中修改该角色的流程权限和文件分类权限。对于流程权限的控制在将在“状态管理”中详细说明。添加用户在工具栏上单击用户按钮或在菜单上选择“管理”下面的“用户管理”菜单将会弹出用户管理对话框。通过该对话框，您可以方便的添加、修改、删除用户、修改用户的登陆密码，以及对选中的用户分配角色。新建用户：1. 在用户列表中单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“新建用户”选项，系统弹出新建用户对话框：2. 在相应的栏目中填写用户信息及密码后单击确定即可建立该用户。3. 在用户管理对话框右侧，为该用户指定相应的角色，以赋予该用户相应的权限。4. 为用户设定登录密码后，单击确定完成用户添加操作。修改信息：1. 在用户管理对话框内选择一个用户，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“修改信息”选项。2. 在弹出的“修改用户信息”对话框中修改用户的基本信息。3. 在用户管理对话框右侧重新设定该用户的角色，单击确定完成修改操作。修改密码：1. 在用户管理对话框内选择一个用户，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“修改密码”选项。2. 在修改密码对话框中为该用户指定新的密码并确定。删除用户：1. 在用户管理对话框内选择一个用户，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除用户”选项。2. 系统提示“确定要删除此用户？”，单击确定完成删除用户操作。设置任务状态管理所谓状态是指文件流程中的一系列环节。其中一个环节相对于工作人员来讲就是任务。在任务完成过程中，某一状态会被细化表征成两种任务状态：正在.和等待.。在工具栏上单击状态图标或在“定制”下拉菜单上单击“状态管理”将会弹出状态管理的窗口为使管理员迅速掌握状态管理的使用，现举例说明。【举例】 ：为系统增加一种名称为“美编”状态，然后对其进行修改、删除操作。添加状态：1. 单击“定制”下拉菜单中的“状态管理”选项，弹出如下对话框：2. 对表中某一项点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加状态”选项。3. 在状态名称中添加美编，再将单选框改为读写，以便使处于美编状态下的文件可以进行读写操作，单击确定，添加状态完毕。修改状态：1. 选取状态管理对话框中的“美编”，单击鼠标右键，在弹出的对话框中选择“修改状态”选项。2. 将单选框改为只读，以便使处于美编状态下的文件只能可以进行读操作。3. 单击确定，修改完成。删除状态1. 选取状态管理对话框中的“美编”，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除状态”选项。2. 如果该状态正在被一个流程使用，会弹出如下对话框：3. 否则删除成功。添加文档类型模板所谓模板，是指在本系统中新建文件时，为了使文件的流程更加方便并且规范，而遵循的标准文件格式。模板管理用来自定义文档模板，即对现存的模板进行管理，以便规范文件的流程。单击模板或在菜单上单击定制下的模板管理，弹出如下对话框：为使管理员迅速掌握模板管理的使用，现举例说明。【举例】 ：为系统增加MicroSoft PowerPoint幻灯片文件模板。1. 假设已安装MicroSoft PowerPoint幻灯片应用程序，打开此程序，创建一页幻灯片如下图所示：保存为双目生物显微镜.ppt2. 选取定制下拉菜单中模板管理，弹出模板管理对话框，如下图所示：3. 对列表中某项点击右键，弹出快捷菜单，包括添加模板和删除模板。4. 选择添加模板，弹出打开对话框，在本地客户机中找到所需的文件，如下图所示：5. 按打开按钮就可以上传模板到服务器，添加模板完毕。这时在模板管理对话框中，可以看到出现了双目生物显微镜.ppt这一项。6. 如果需要删除模板文件，则在需要删除的模板文件上单点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择删除模板即可。设置任务流程所谓流程是指文件从开始创建到完成所经过的一系列环节组成的整体程序，它包含了这一系列环节，即状态，因此对二者的管理是紧密相连的。单击工具栏上的流程或在菜单上单击定制下的流程管理将弹出流程管理菜单为使管理员迅速掌握流程管理的使用，现举例说明。【举例】 ：假设系统存在一种名称为美编的状态，现在增加幻灯片设计流程，然后将其修改、删除。增加流程1. 选取定制菜单中流程管理，弹出如下对话框：2. 在流程管理列表区单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“增加流程”选项。3. 系统弹出流程管理向导对话框。4. 添加流程名称：幻灯片设计流程，指定流程所包含的环节个数为2。5. 单击下一步，弹出对话框，要求指定流程中的各个状态。6. 在下拉框中选择第1个状态为设计，选择第2个状态为美编。按完成按钮，增加流程完毕。修改流程1. 在流程管理对话框中选择需要修改的流程，并单击鼠标右键。2. 在弹出的菜单中选择“修改流程”，系统弹出流程管理向导。3. 根据向导修改相应的选项，修改完成后，单击完成按钮，此操作结束。删除流程1. 在流程管理对话框中选择需要删除的流程，并单击鼠标右键。2. 在弹出的菜单中选择“删除流程”，系统弹出提示框“确定要删除此流程吗？”，选择“是”，流程删除操作完毕。3. 如果该流程已经被使用，则系统不允许删除该流程，病提示：“该流程已经被文件使用，不允许删除”。设置文档分类类型文件分类管理需要在模板管理、状态管理和流程管理都定制妥当的情况下才能定制。可以说，文件分类管理是其他系统定制内容的目的。只有将文件分类管理好，当用户进行文件操作、流程操作时才会达到高效、方便和规范的最终目的。文件分类