用友U8ERP操作手册.doc

IMP/信息管理平台 （ERP物流系统）使用说明书概述本说明书共二部分，详细描述了ERP的功能，并说明了如何使用。第一部分为基础篇，概述ERP各个功能模块中具有共性的公共操作：包括主窗口介绍、通用功能菜单、基本信息、单据、报表、业务查询等公共界面的基本操作与使用。第二部分业务篇, 从业务的角度，详细说明了各业务模块的操作与使用方法，包括基本资料管理、单据管理、盘点管理、数据分析、应收管理、应付管理、系统管理等。第一部分 基础篇第一章 主窗口介绍主窗口由六部分组成：功能菜单区域、管理菜单区域、快捷菜单区、管理模块菜单区域、系统主工作区域、登陆信息区域，如图1-1。它们具有以下特点：1.当鼠标放到各级管理模块菜单区域与系统主工作区域间会出现双向箭头，进行托动可以改变这两个区域的大小。2.管理模块菜单区域中需打开下级菜单或打开模块需用鼠标双击。3.在管理菜单区域单击某一菜单，其在管理模块菜单区域就会弹出该菜单的子目录。4.管理模块菜单区域的各个模块都可以设成快捷菜单，只要在管理模块菜单区域点击并拖动对应的模块到快捷菜单区就可，一般最近拖动的在第一位，如位置不足就隐藏在下箭头中。只要点击就可显示。ERP系统的管理模块菜单区域包括基本资料管理、单据管理、盘点管理、数据分析、应收管理、应付管理、系统管理七大模块l 基本资料管理模块：主要功能是设置部门资料信息,人员资料信息、仓库资料信息、往来单位资料、类别资料、品牌资料、合同资料、商品资料等的输入操作。l 单据管理模块：主要功能是单据是业务的原始凭证，通过单据可以生成报表，帮助你分析业务状况。主要有订货、预报、进货、销售、出货、调价、移仓、报损、退货。l 盘点管理模块：主要功能是对仓库存货定期和不定期地进行盘点，盘点后，将盘盈或盘亏记录下来，审核调整实际库存量。l 数据分析模块：主要功能是从商场的进销存三方面，对商品的订货、预报、进货、销售、出货、调价、移仓、报损、退货、会计账款等各种业务的整体数据综合分析及库存的统计。l 应收管理模块：主要功能是对整个企业应收帐目的管理。l 应付管理模块：主要功能是对整个企业应付帐目的管理。l 系统管理模块：主要功能是设置系统参数，系统数据常量值和数据传输设置。第二章 通用功能菜单在ERP系统中所有查询模块基本具有下列功能菜单对数据及业务流程进行相应的操作，在查询模块的数据区点击鼠标右键调出功能菜单。l 添加/新增：增加新的数据资料及单据等。l 编辑： 修改选择的数据资料及单据等。l 删除： 删除选择的数据资料及单据等。l 审核： 对选择的单据及数据资料执行审核操作。l 冲单： 对选择的单据及数据资料执行冲单操作。l 复制： 复制所选择的单据及数据资料。l 报表编辑： 将数据字段导出给Crystal Reports创建报表并添加到打印列表。l 报表打印： 需打印的报表模块列表。l 数据导出： 具有各种数据导出格式的模块列表。l 添加导出模块：加入数据导出模块到列表中。第三章 基本的操作A: 基本信息资料操作基本信息维护窗口分为查询条件区、基本信息区和详细信息区。系统中的的维护窗口大多是按照这种外观来设计的。下面以增加商品资料为例，模块窗口如下：图2-1 【商品资料维护查询】窗口查询条件区显示商品的一些属性，用来方便查询；基本信息区可以显示的是多条记录的信息;详细信息区显示对应基本信息区中某条记录的详细信息，初始默认的是基本信息区中的第一条信息的详细信息。查询在查询条件区中输入需查找的商品编码，名称，条码、类别编码，品牌编码或销售属性，经营属性中的一项或者几项，若只想查看未审核的，可以通过勾选只显示未审核商品来实现，单击【查询】按钮，系统将在基本信息区显示符合该条件的商品信息。其中名称支持模糊查询，可以用”%”和”_”来进行相应的查询.”%”代表的是未写出的字符串,”_”代表的是未写出的单个字符,在查询时可用他们来相应的代替(注意:如查询的是前面几个字符且以写了出来要除外)。如果不输入查询条件，直接点击【查询】，查出的将是所有的资料信息。 新增商品右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【增加资料】，弹出增加资料的界面，输入完各项信息后，单击【保存】按钮以保存新增的商品信息，及界面就自动清空，以便增加下条信息。否则单击【退出】。编辑商品在基本信息区查找并单击需修改的商品信息，右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【编辑资料】，然后在弹出的各项修改后，单击【保存】按钮保存所修改的内容。 删除商品在基本信息区查找并单击需删除的商品信息，右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【删除资料】，单击【删除】按钮。每次删除数据之前，系统会提示用户是否确认真的删除，用户按【是】按钮，则会删除当前记录；用户按【否】，则取消删除操作。B: 单据基本操作单据是业务的原始凭证，通过单据可以生成报表，反映库存，帮助你分析业务的状况。ERP提供了业务所需的各种类型的单据凭证。如何使用单据，下面以进货作业单查询为例进行说明单据的一些公共的功能：图4-1：【进货凭证查询作业】窗口新增单据当需要增加一张新的进货单据审核时，右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【增加】，弹出增加进货作业的界面，如图4-2。界面分成两部分：上面为主表，下面为从表，从表根据主表来定。只有先编写完主表，才能进行从表的操作。在从表中右击鼠标会弹出功能菜单（添加、编辑、插入、删除），单击其中所要的操作按钮，系统就会自动弹出相应的窗口。在窗口中进行相应的操作，操作完成单击【保存】，则该商品加入了进货单据。在进货作业的从表中显示。图4-2【进货作业】窗口保存/审核单据当在进货作业中编辑好一张单据后需保存时，单击【保存】按钮，系统将所录入的数据保存到数据库，并在查询模块中显示出来，保存之前系统会做合法与有效性检测。要想使编辑好单据的信息得到系统的确认，并生相应的数据，单据还需审核。在基本信息区查找并单击需审核的单据信息，右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【审核】按钮，系统将更改单据的未审核标志，使之审核字段栏出现状态，显示出对应的审核人员日期，并在电子帐薄中得到反应，更新相应的业务综合数据。该操作由有审核权限的人员来操作。审核后的单据不能再作编辑。冲单单据当发现已被审核的单据有误，需更改其中的部分或全部时，可用冲单功能。单据冲单时，需指明冲单的原始单据；已冲单的单据不能再作冲单处理，冲单的处理过程大体如下：在基本信息区选择需要冲单的单据（已审核的原始单据）右击功能菜单，单击【 冲单】按钮询问是否冲单，单击【是】按钮生成一张冲单单据审核数据处理允许冲红的单据包括进货单、销售单、出库单、调价单、报损单、退货单。编辑单据在基本信息区查找并单击需修改的单据信息，右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【编辑单据】，然后在弹出的各项进行修改后，单击【保存】按钮保存所修改的内容。 删除单据在基本信息区查找并单击需删除的单据信息，右击基本信息区，弹出功能菜单，单击【删除单据】，单击【删除】按钮。每次删除数据之前，系统会提示用户是否确认真的删除，用户按【是】按钮，则会删除当前记录；用户按【否】，则取消删除操作。C: 报表资料操作如何添加报表模块当报表模块创建后在通用的功能菜单中报表编辑下的添加报表模块的功能项可以将报表模块添加导通用功能菜单的报表打印列表中兵关联到相应的查询模块中。一般情况下在此查询模块中添加的报表模块就只能关联到此查询模块中，在其它查询模块中的报表打印列表中是不会存在的。如图5-1添加报表模块到菜单，左边的长方框是报表打印的列表视图；两个方向箭头是移动选择的列表项，对菜单进行排序；下面有两个文本框：菜单标题和报表路径；三个命令按钮：【添加】（输入资料后点击），【修改】（修改资料后点击），【删除】（在列表视图中选择一项菜单后点击）。注意的是报表模块文件只能放在IMP安装目录中的Reports目录下的相关目录中。图5-1【添加报表模块到菜单】D: 报表打印在通用的功能菜单中【报表编辑】下的【报表打印】的功能项，在报表打印中选择所要打印的就可。第二部分 业务篇第一章 IMP/信息管理平台的系统初始化当您刚刚开始使用IMP时，应该进行系统设置，设置操作人员，分配权限，这个过程称为系统初始化。系统初始化的主要功能和目的是清楚所有的历史数据，以迎接新系统的工作。一般只许系统管理员拥有此权限。系统登录成功安装IMP后，运行系统，出现如下图的登陆界面，如果是首次登录系统时则会提示服务器没有注册，然后请系统管理员进行服务器的注册，以后每次登录就不要再进行注册。服务器注册完，输入你的用户和密码进行登录，登陆进入系统出现第一部分基础的图1-1操作主窗口。系统初始化设置包括【企业结构维护】、【用户管理】、【用户组管理】企业结构维护 企业组织结构是指按企业团体结构进行划分，不能过细的划分企业组织结构（如不能划分成财务部、人事部、营运部），也可以理解为按每套IMP系统应用的组织范围划分，也就是说在一个组织点上安装了一套IMP系统拥有一套数据库系统就必须为此系统添加一个组织资料。企业结构维护是对企业组织架构资料进行管理的模块，同时也是标明IMP系统结构的档案资料，它将直接影响IMP系统的数据传输、查询分析、及数据结构。在主窗口下选择【系统管理】【企业结构维护】，界面如下（图1-2）： 图1-2 图1-3在组织资料窗口点击右键出现功能菜单（图1-3）【添加主结构】:添加最上级组织资料。 【添加子结构】：添加组织资料到选择的组织资料下。【编辑】：编辑和修改选择的组织。 【删除】：删除所选组织资料。【上移对象】：将组织资料向上移动进行排列操作。【下移对象】：将组织资料向下移动进行排序操作。注意：资料输入区，只有进入输入状态后才能进行相应的输入操作。菜单编辑器 菜单编辑器是对IMP各系统部分的模块菜单进行管理的程序模块。如图1-4分成三部分：模块菜单列表栏；系统列表栏；菜单资料输入区。模块菜单列表栏：双击或点击+号可展开下级菜单。右击鼠标出现功能菜单，对其所选项进行相应的资料输入操作，注意删除时只能删除最底层菜单。系统列表栏：当进入资料输入状态后会变成图标列表栏。菜单资料输入区：包括了菜单名称，别名，模块路径及一个所属网点。只有系统属于总部的系统才能对其他网点菜单进行管理，可以通过数据传输把菜单结构传送到相应的网点，这就要求各个网点的菜单由总部统一管理。模块菜单列表栏和系统列表栏之间有两个方向箭叫做菜单节点移动按键，对菜单进行排序，只能在同级菜单中移动。如果移动到列外一级则必须将其删除，再在另外一级菜单中新建菜单项。 图1-4用户管理 对IMP系统登陆用户资料的操作及权限分配，与下面讲的用户组管理模块一起做到灵活高效的人员管理。界面如图1-5图1-5用户管理有四个操作按钮：【新建用户】、【修改用户】、【删除用户】、【关闭】。右边的系统菜单权限设置是对系统管理用户所操作权限的细分。是否是系统管理员可通过勾选来时限制。中间部分为用户资料输入区，可直接输入或修改后再点击相应的按键。下面是将用户组的权限分配给用户，右边为所有用户组的列表，左边为所分配给此用户的权限组。用户组管理 用户组管理是给用户进行模块操作权限分配归类管理的模块.这样做的优势在于便于人员岗位调动的操作,便于岗位职责变动的操作,与上面的用户管理模块一起做到灵活高效的人员管理,而且能够真正实现商业管理的】四权分离】。分成三部分：资料输入区；模块菜单区；权限设置区资料输入区直接输入或修改资料，再点击相应的操作按键（新建组、修改组、删除组、关闭）。注意，下面有个下拉框是网点属性。如果所操作的IMP系统的网点属性属于总部则可以对其它网点属性的用户组权限进行设置,可以通过数据传输把权限传送到相应的网点,这要求各个网点的权限由总部统一管理.模块菜单区显示了该网点所拥有的模块。选择模块后在权限设置中将直接显示此模块的权限，可通过点击权限设置区中的各项直接对其进行设置。系统参数 系统参数是对IMP系统进行各种控制的识别值。操作日志查询 操作日志是每个操作人员对系统所进行操作的详细记录。保证了系统数据的安全。主菜单管理器 主菜单管理器是对管理菜单区域进行设置。可以把一些不需要使用的管理系统隐藏起来，也可以改变各个系统在管理菜单区域中的位置。数据传输设置第二章 基本资料的管理基本数据的建立基本资料是系统运行所必需的资料。设置好用户权限后，就可以开始录入系统正常运行所必需的基本数据。基本数据包括部门资料、人员资料、仓库仓位资料、往来单位资料、合同资料、类别资料、品牌资料、商品资料。在系统开始处理业务之前，必须将基本信息资料建立起来。为了达到最佳的使用效果，建议您在录入基本数据之前将这些数据定义先和相关人员协商，避免以后对这些基本信息的修改。基本资料的管理和维护主要包括添加、编辑、删除、查询、报表编辑和打印基本资料以及其它相关的操作。基本资料的设置操作有一定的流程，有些基本信息必须在其它信息设置好后才能正确设置。2.1部门资料管理 部门就是在工作分工和职能分解的基础上把整个组织划分成若干相互依存的基本管理单位。在管理模块菜单区下选择【ERP物流】【基本资料管理】【部门资料管理】【部门资料维护查询】，双击则可进入【部门资料维护查询】窗口，如下图所示： 图2-1【部门资料维护查询】完成部门资料管理的查询，增加，编辑，删除与报表打印，具体操作请参见第一部分的第三章：基本的操作【部门资料维护查询】右边的数据显示区，用树形结构来定义的，可以建立为多级层次结构。建立子部门信息的方法是：在数据显示区中选中父类，右击进行添加工作。添加工作界面的左下角有个添加的位置，以便查看是否是要添加的位置。添加完，单击【保存】按钮。保存后即可将新增加的子类别添加在系统中，若想查看新增的子类别时，必须先选择父类别，点击其前的+，将其展开。同部门资料一样可建立多层结构的还有：类别资料信息、仓库资料信息、品牌资料信息。注意事项：1. 若某部门下有子级部门，则该部门不能删除，必须先删除所有子级部门后，才能删除该部门。2. 部门编码具有唯一性，不能重复，一般编码为六位。3. 若某部门下已有人员，则不能删除，必须先删除其人员，才能删除该部门。2.2 人员资料管理人员资料主要的是记录本单位的职员列表。部门和人员资料量部分结合一起，能起到完善系统的使用权限，方便出错事件责任的认定，限制数据资料的获得范围的作用。在管理模块菜单区下选择【ERP物流】【基本资料管理】【人员资料管理】【人员资料维护查询】，双击则可进入【人员资料维护查询】窗口，如下图2-2所示： 图2-2【人员资料维护查询】完成人员的查询，添加，修改，删除，查询并打印。（pos密码是前台收银人员才拥有）有关人员资料管理的查询，增加，编辑，删除与报表打印操作，请参见第一部分的第三章：基本的操作注意事项：1.人员编码具有唯一性，所属组织，所属部门必须是组织，部门的最末级，职位是便于以后导入人士获系统。2.若某人员已发生了业务关系，就不能删除。2.3仓库仓位资料管理仓库仓位管理是国外先进的管理模式之一。它不但能有效管理商品，同时也提供顾客购物方便，提高效益，且对进货、盘点提供管理手段。仓库基本信息用于建立和维护系统本地门店（总部）仓库的编码、名称、管理人员及所属组织。在管理模块菜单区下选择【ERP物流】【基本资料管理】【仓库资料管理】【仓库资料维护查询】，双击则可进入【仓库资料维护查询】窗口，如下图所示：仓库资料维护查询的窗口与【部门资料维护查询】窗口相同，用树型结构来定义，请参看2.1部门资料管理。完成仓库资料的查询，增加，编辑，删除，报表打印，有关操作请参见第一部分的第三章：基本的操作仓位是仓库的分格，是一个相对独立的仓库。在管理模块菜单区下选择【ERP物流】【基本资料管理】【仓库资料管理】【仓位资料维护查询】，双击则可进入【仓位资料维护查询】窗口，如下图所示：仓库仓位资料可以进行相应的添加、修改、删除操作。有关操作，请参见第一部分的第三章：基本的操作注意事项：1. 仓位是相对仓库而言的。2. 若此仓位中以存放了商品，则不能删除。 2.4类别资料管理类别资料信息用于建立和维护系统中与商品属性有关的类别、品种信息，主要是便于进行数据分析，以及对商品的储存过程提供便利。任何一个商品流通机构，要建立电脑管理系统时，首先该明确的基本资料就是商品的类别资料信息。在管理模块菜单区选择【ERP物流根目录】【基本资料管理】【类别资料管理】【类别资料维护查询】，双击则可进入【类别资料维护查询】窗口，如下图所示：类别资料维护查询的窗口与【部门资料维护查询】窗口相同，用树型结构来定义，请参看2.1部门资料管理完成类别资料管理的查询，增加，编辑，删除与报表打印，具体操作请参见第一部分的第三章：基本的操作 注意事项：1. 类别一般分成三类：大类别、中类别、小类别。在整理的过程中，为了便于管理，使人快速检索，一般大分类的划分最好不要超过10个；中类、小类的细分程度不大于7；类别的层次应控制在24层为宜。2. 若类别下有子类别，则该类别不能删除。必须先删除所有子类别后，才能删除该类别。3. 若某类别下已有商品，则不能删除，必须先删除所有商品后，才能删除该类别。4. 若添加新的类别时，类别编码必须为6位，且具有唯一性，不能重复。2.5往来单位管理往来单位资料主要是为其他作业提供规范完整的供应商资料，从而避免供应商资料的不完整或缺失，造成其他工作的展开出现问题。主要包括供应厂商、客户资料。在管理模块菜单中选择【ERP根目录】【基本资料管理】【往来单位管理】【往来单位维护查询】，双击则可进入【往来单位维护查询】窗口，如下图所示：完成往来单位资料管理的查询，增加，编辑，删除与报表打印，具体操作请参见第一部分的第三章：基本的操作窗口的右边有个往来单位扩展信息，它详细记载了一个新的供应厂商的基本资料，以便日后对供应厂商的查阅。注意事项：1. 在对供应厂商进行分类管理时，应给以每个厂商一个编码，以便于电脑管理。若在【增加】新的供应厂商时，给以的编码已经存在，则输入编码后，回车就会显示所有的信息，起到查询的作用，同时也可进行适当的编辑修改。2. 建立往来单位时，一定要注意供应厂商的信用度、帐期。帐期影响销售。3. 若已引进了某往来单位的商品，则不能删除。2.6品牌资料管理品牌资料管理是对于商品的类别资料分类方式的不足进行扩展，使得对数据资料的分析，有了除主流分析手段以外的，新的分析角度以及手段。在管理模块菜单中选择【ERP根目录】【基本资料管理】【品牌资料管理】【品牌资料维护查询】，双击则可进入【品牌资料维护查询】窗口，如下图所示：品牌资料维护查询的窗口与【部门资料维护查询】窗口相同，用树型结构来定义，请参看2.1部门资料管理完成品牌资料管理的查询，增加，编辑，删除与报表打印，具体操作请参见第一部分的第三章：基本的操作注意事项：1.若某品牌下有子级品牌，则该品牌不能删除，必须先删除所有子级品牌后，才能删除该品牌。2.品牌编码具有唯一性，不能重复。3.若某品牌下已有商品基本信息，则不能删除，必须先删除其商品基本信息，才能删除该品牌。2.7商品资料管理商品是系统中最活跃的组成单位和组成因素，也是最基本和最重要的数据资料。商品基本信息商品基本信息的完整，保证了商品资料在整个系统中的唯一性和统一性。包括商品基本资料、商品条码、商品价格、商品包装、商品的扩展信息。在管理模块菜单中选择【ERP跟目录】【基本资料管理】【商品资料管理】【商品资料维护查询】，双击则可进入【商品资料维护查询】窗口，如下图所示：完成商品资料管理的查询，编辑，删除与报表打印，具体操作请参见第一部分的第三章：基本的操作添加商品 在商品资料的维护查询模块中右击弹出功能菜单，单击【添加资料】可添加商品基本信息。商品基本资料定义了商品编码、名称、部门类别品牌属性、单价、最小单位、包装数量、核算商品等。窗口如下：窗口中商品编码可手工输入，也可由系统自动生成。类别，部门属性都是最下级。最小单位是指商品采购和销售是的最小计量单位。包装数量是商品订货和销售时为了方便，把几个商品组装在一起，构成一个大包装。经营属性方式分为经销、代销、联营、租赁四种方式。经销方式是指供应商将商品提供给商家后，商品的所有权发生了完全的转移，即商家对商品即有所有权又有管理权。代销方式是指供应商将商品提供给商家后，商家对商品仅具有管理权，供应商对商品仅具有所有权。 联营方式是指供应商将商品提供给商家后，商品所有权发生了部分转移，商家对商品具有管理权，定价权，供应商对商品仅具有所有权。租赁方式是指商品的所有权，定价权，管理权都归供应商所有，商家只是完成对商品销售金额的明细统计工作。商品条码是商品的唯一代表，不允许重复，是信息化管理和企业管理的桥梁，体现的是数字的形式，用数字来表示商品分类，我国分成两种类型：13位和8位的。商品条码一般在商品的外包装上体现。因此每引进一项新商品，在建立基本信息时除了给与唯一的编码外，还要有对应的商品条码。核算商品是某独立商品同另一个独立商品，在销售过程中存在数学上的简单对应关系，则我们可将其中的一个商品作为另一个商品的核算商品，将两个商品通过核算关系换算成一个商品，达到简化管理工作的目的.核算商品栏填写的是商品的编码,一般是小包装的商品。在建立商品资料时，为了防止过期的商品销售，要注意定义好商品的保质期天。定价商品 商品引进商场，销售给顾客时，就要有一定的价格信息，这就要对商品进行定价处理。在商品资料的维护查询模块中右击弹出功能菜单，单击【定价商品】，如下图所示： 商品针对销售顾客的不同，销售数量的多小，销售的不同方式，就有很多不同的价格，如零售单价、配送单价、批发单价、会员销价、网上售价等。点击【保存】按钮对数据进行保存。点击【退出】按钮就会退出窗口模块。注意事项：1. 每个新近来的商品都有一个定价的流程. 2. 商品的主档建立程序应同商品的售价系统建立程序分开操作，并有不同的人员负责及监管.3. 商品的售价在经过核价后，便不得进行更改，只能通过调价单改变商品的各项售价。4. 在给商品进行定价时，商品的零售单价不可为0，增值税率应该设置。审核商品当商品资料信息完整建立后，单击【保存】按钮，系统只是将所录入的数据保存到数据库，是可以进行修改的，要使资料信息得到系统的确认，长生相应的数据，还需要审核。在商品资料的维护查询模块中右击弹出功能菜单，单击【审核商品】，如下图所示： 窗口只显示未审核的商品信息，单击【审核】就会在状态栏中出现审核成功的字样。注意事项：审核了的商品时不能进行删除的。商品仓位分配当一项新的商品引进来后，就要给与一个存放的地方，也就是仓位分配。在管理模块菜单中选择【ERP跟目录】【基本资料管理】【仓库资料管理】【新商品仓库分配】，双击则可进入【新商品仓位分配】窗口，如下图所示：仓位分配的查询与部门资料的查询相似。在窗口的右上角有个方框，在那可对新商品进行分配，也可对已经分配了仓位的商品重新分配仓位。点击*，从中选择所要的仓位，单击【分配】，就可对所查询出来的商品分配到指定的仓位。单击【停止】，就会立即停止分配。单击【清除】，就是对查询出来商品的仓位全部清空，以便对商品重新分配仓位。单品分配和查询分配相类似，不同的就是，查询分配是对商品一批一批的分配，而单品分配是对单个的商品分配。商品包装列表管理在对商品建立了基本信息，审核并确定了，同时也已分配了仓位，这时可用一个模块来显示其商品的编码、名称、包装数量、最新金价、保质期天、有效性及存放仓位等信息资料，以便日后查看商品的基本情况。这就是商品包装列表管理。在管理模块菜单中选择【ERP跟目录】【基本资料管理】【商品资料管理】【商品包装列表管理】，双击则可进入【商品包装列表管理】窗口，如下图所示：商品包装列表管理主要是用来进行查询作用的，其查询的方法同【部门资料管理】的查询相同。右击没有功能菜单项，不能进行增、删的操作。商品的有效性可直接在数据显示区中设定，在某商品的对应有效列，鼠标点击勾中就可。2.8合同资料管理合同是商家和供应商之间明确权利义务的法律文件。对于每个供应商下的所有商品都设立相应合同，这不仅便于对供应厂商的有效管理以及商品的有效管理，也可以根据合同改善整体营运状况。在管理模块菜单中选择【ERP跟目录】【基本资料管理】【合同资料管理】【合同管理查询】，双击则可进入【合同管理查询】窗口，如下图所示：完成合同资料管理的查询，编辑，删除与报表打印，具体操作请参见第一部分的第三章：基本的操作合同资料的查询条件栏中有四个选择框，其中三个是：查看合同费用；查看有效范围；查看保底金额。查看合同费用：选中则在界面的右下角就会显示一个合同费用的表单.它包括付款方式,循环方式,循环期限,费用类型,费用金额用金额及备注说明。查看有效范围：选中则在界面的上部分中间就会显示一个有效范围的表单. 查看保底金额：选中则在界面的右上角就会显示一个保底金额的表单,显示每个月的保底金额数.添加合同右击查询结果的数据操作区，弹出功能菜单，点击其中的【添加】按钮。弹出如下图：窗口由四部分组成：主信息、合同费用、合同商品、保底金额。【主信息】是合同的基本信息，是合同管理查询的主表。其合同编号是自动生成的。【合同费用】包括合同的序号,付款方式,循环方式.循环期限,费用类型,费用方式,费用金额,备注说明.其序号是自动生成的.填写完主信息后，在数据结果显示栏右击鼠标有四种功能:【添加】,【编辑】,【插入】,【删除】.具体操作请参考基本操作【合同商品】包括商品编码名称,协议进价,进货税率,商品扣点,退货方式,进货周期,可送货日,是否审核,商品状况，在数据结果显示栏右击鼠标有四种功能:【添加】,【编辑】,【删除】,【设置配送属性】。具体操作请参考基本操作注意事项：1. 协议进价不能为空,也不能为零;2. 可送货日期在添加时是复选框,如是送货日就选中,前面出现”,但在数据结果显示栏中,它是用七个字符来表示的,可送货的用1,不可送货的用0设置配送属性打开【合同管理】界面,将需要插入的合同商品查询出来，选中 ，行变色，用鼠标右击查询结果的数据操作区，弹出功能菜单，点击【设置配送属性】按钮，如下图所示： 模块的左边显示该合同的有效范围.数据区是需要设置配送的商品.如要单个的设置每个商品的配送属性,就直接在对应的商品行中,选择所需的配送属性.如果是要把所有商品成批的设置成某中配送属性,就在右上角的下拉列表中选择设置的配送属性,然后点击【设置】按钮.出现设置对话框,【是】表示确定,【否】表示返回不做操作。配送属性有三种:1配送; 2日配/直送; 3经过型/转配型变更业务员合同的业务员是可以变更的，在右击功能菜单中，点击【变更业务员】按钮，如下图所示：界面中只有新业务人员栏是可编辑的,其它都是成灰色,不可编辑的.选择完新业务人员后,点击保存即可.在合同维护查询界面的业务人员就会跟着变成新的业务人员.注意事项：变更业务员是针对审核的合同而言的,没有审核的不具备这功能,如要变更可直接在编辑合同中修改.第三章：业务单据的管理单据中的单据凭证号码都是自动生成的。有些操作不再做详细说明，具体请参看“单据基本操作”3.1订货作业订货时依据采购选择的厂商，对指定商品进行订货、添加或调换之类的活动。在采购之前，通常要制订采购计划，采购订单不但可作为采购计划，还可作为进货入库的原始凭证。在管理模块菜单区中选择“ERP子目录”【单据管理】【订货作业】【订货单据查询作业】，双击则可进入【订货作业查询作业】窗口，如下图所示：在订货单据查询作业窗口可进行订单的查询、添加、编辑、删除、审核、报表打印等。具体操作请参考“单据基本操作”订单的模式有两种：一种为标准订货，标准订货是订单上对于商品的品种及数量均作详细罗列，供应商必须严格按照上述内容送货。另一种为永续订货，永续订货是限制商品的品种和数量，供应厂商可以多次送货，但每次所送商品的数量总数不能大于订单所示订货数量。 注意事项：1. 在确定商品订货规格时，必须明确商品的包装数量。2. 订货作业中要考虑商品的税率、成本问题。其中无税成本=订货单价*（1-进项税率）；成本金额=订货总数*订货单价。3. 订货单确定无误后，进行审核生成对应的预报单。4. 订货单已审核，就不能进行编辑、删除和再审核的操作。3.2预报作业订货单在进行审核过后，生成未经审核的预报单；供应商送货时，仓库收货人员根据其所持的订货单调阅相应的预报单对其进行验货作业。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【预报作业】【预报凭证查询作业】，双击则可进入【预报凭证查询作业】窗口，如下图所示：在窗口中除了可进行预报凭证的查询、审核、删除、报表打印工作外（具体操作请参考“单据基本操作”），还可进行复制，验货作业的操作。复制 复制是对预报作业里面的某张单据进行复制的过程，生成一张与原单据一样的新的预报单。不同的就只有在“查询”作业的主表中的源单据好不同，订货单审核生成的预报单，其源单据号是订货单据，而由复制生成的预报单，其源单据号是预报单据。复制时与源单据是否审核无关。验货作业 在验货作业界面内，对其商品的实收整装数量、零装数量、保质期天、存放仓位、生产日期进行修改，验货作业完成后，审核将自动生成一张以审核的进货单。注意事项：1. 商品条码的正确性，唯一性，是商品在系统中能得以正常销售的保障。在验收时一定要核对商品的实际条码，同系统中商品的条码是否一致。2. 商品的包装数量、订货总数、保质期天和生产日期是验收、收货的关键。验收的绝大部分目的就是要保证商品数量的准确性。在验收的过程中一定要注意商品的规格、包装，否则往往导致进货数量的计算错误，注意保质期天、生产日期，否则导致商品的过期。3. 核对商品的单价和金额也是验收的一部分。4. 预报中的发票号码、预付款是关系到财务中心的应付管理。3.3 进货作业 当预报单审核后就生成对应的进货单。如果没有进行订货作业，也可以直接手工输入进货信息。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【进货作业】【进货凭证查询作业】，双击则可进入【进货凭证查询作业】窗口，如下图所示：在进货凭证查询窗口可进行凭证的查询、增加、编辑、审核、冲单、报表打印操作，具体的操作过程请参考“单据基本操作”进货单的凭证类型有两种:一是供方直调：此类商品的进货一般是由公司总部预先通供应商谈好进货条件，上场根据自身的需要或者总部指令，按照总部下发的供应商商品进货条件，向供应商进行订货作业。最后由供应商将商品和送货单据一同送达商家。由预报单审核过来的单据凭证类型都是供方直调。另一种是商品自采：一般是由商场自行联系供应商，自行同供应商进行价格的确认工作，在要货时商场自主的按上述确认资料向供应商进行要货，最后由供应商将商品和送货单据一同送到商场。当进货入库审核后，不能再作修改任数据，并将进货数据以进货单的形式写入电子帐薄，增加库存。如此进发现进入库的商品数量有误时，可根据原始进货入库单进行冲单，来冲减库存。3.4 销售管理销售是物流在企业流动的终点，是从客户和购货机构获得订货需要，将信息传递给计划、采购、仓库等部门，并从仓库、采购等途径获得货物，传递给购货单位，从而完成物流管理的过程。销售管理有三大部分：销售价格中心、销售凭证、销售退货。销售价格中心 在销售的过程中，为了吸引客户，促进商品的销售，商家一般会在某段时间给某些商品一个统一的价格。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【销售凭证】【销售价格中心】，双击则可进入【销售价格中心】窗口。在窗口可进行销售价格中心的查询、增加、编辑、删除、审核、复制、报表打印等操作，具体操作过程请参考“基本的操作”部分。价格套是根据时间来判断是否有效，在有效时间内也可以是价格套失效，只要选中该价格套，在右击功能菜单中点击“价格套失效”就可，同时在有效的时间内，失效的价格套也可以生效，只有选中该价格套，在右击功能菜单中点击“复制价格套”就可。 价格套编辑好后，就可进行价格明细的编写，价格明细主要包括商品编码、商品名称、税率、新含税销售价、新无税销售价。销售凭证 在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【销售管理】【销售凭证查询作业】，双击则可进入【销售凭证查询作业】窗口，如下图所示：在窗口可进行销售凭证作业的查询、增加、编辑、删除、审核、冲单、报表打印等操作，具体操作过程请参考“基本的操作”部分。销售时一定要有对应的销售代表、出货网点、仓库。且销售数量不能超过库存数量。应销单价为基本销价，实销单价为价格中心的价格，回车自动显示，如没有对应的价格套就手工输入。折扣折让等于应销金额减去实销金额。向客户开销售单时一定要注意：客户的帐期和信任度。一旦帐期、信任度超过就不能进行销售开单。帐期：考虑到回款的情况，合同中定义客户的应收款结算延后的日期天数。送货到客户，客户仓库收货打印出验收单，从验收之日起进入帐期的结算程序，当帐期一到，销售代表与客户结算。 信誉度：根据客户规模、采购数量金额、应收款支付情况，定义一个客户采购欠款的最大额度。在开单销售时，参考这个额度来确定销售的数量及金额。销售凭证审核后，会生成批次，插入到电子帐薄中，以发出的方式减少库存；冲单销售凭证，也会生成批次插入到电子帐薄，但是以收入的方式来增加库存。销售退货 当商品销售出去后，由于顾客对他的不满意，退货是难免的。为了能进行统一、规范的管理就要制作销售退货作业。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【销售管理】【销售凭证查询作业】，双击则可进入【销售凭证查询作业】窗口，在窗口可进行销售凭证作业的查询、增加、编辑、删除、审核、报表打印等操作，具体操作过程请参考“基本的操作”部分。在进行销售退货增加时，一定要有一个对应的源销售单据号。单据信息中的退货数量不能大于销售中的交易数量。销售退货审核后，生成批此，写入电子帐簿，以收入的方式增加库存。3.5 出货作业出货是指仓库收到销售单，仓库保管人员根据销售单的要求从仓库中按单发货出去。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【出货作业】【出货凭证查询作业】，双击则可进入【出货凭证查询作业】窗口，如下图所示：在出货单据查询作业窗口可进行出库单的查询、添加、编辑、删除、审核、冲单、报表打印等。具体操作请参考“单据基本操作”出库的凭证类型大体分成五种：发往其他网点、批发销售、调往其它仓库、退还供应商和其他出库方式。在添加出库作业时，由于出库作业是即时保存模式，必须先保存单据的主信息，才能添加商品的出库。出库作业中可以存在空白凭证。 商品出库是按照入库的批次先进先出来进行的，每次出库时出库的数量不能超出该批次的可出数量。出库作业审核、冲单在电子帐簿中都有影响。出库时要特别注意商品的包装拆零处理。商品的拆零处理在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【出货作业】【商品的拆零处理】，双击则可进入【商品的拆零处理】窗口。在窗口可进行商品拆零处理的查询，其具体操作请参考“基本信息资料操作”在窗口中右击鼠标可进行商品拆零处理和取消拆零的操作。拆零处理 打开“商品拆零处理”界面，右击查询结果的数据操作区，弹出功能菜单，点击其中的“拆零处理”，弹出增加拆零处理的模块.点击*在下拉框中选择商品,组织编号,仓库编号,仓位编号;在下三角型中选择包装数量,如商品该包装在库存中存在,有一定的库存,则库存数量栏整装数,零装数,总数就会自动的显示出来.如商品该包装在库存中不存在,没有库存,则库存数量栏的数据就显示为0.填写上需要拆零整装数,则需拆出的零装数自动算出,需拆出的零装数=包装数量*拆零整装数.填写完后点击拆零,自动进入下个拆零窗口,可继续添加,否则取消退出.新拆零的商品就会显示在数据操作区.注意事项：商品该包装数量必须在库存中有库存数量才能进行拆零处理，拆零整装数必须不能大于库存数量中的整装数。取消拆零 进入“商品拆零处理”模块,将需要取消的商品拆零选中，行变色，用鼠标右击查询结果的数据操作区，弹出功能菜单，点击“取消拆零”按键，弹出询问框,是就确定取消拆零处理,否则退出操作.注意事项：商品的拆零处理和取消拆零都会生成批次，写入电子帐簿，相应的增减库存。3.6 调价管理调价管理主要是用于对商品价格的管理，并会产生相应的调价报表。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【调价管理】【调价凭证查询作业】，双击则可进入【调价凭证查询作业】窗口，如下图所示：在窗口可进行调价的“增加”、“编辑”、“输出”、“审核”、“回调”“报表打印”等操作，具体请参考“基本操作”。回调 回调是将价格恢复原价。操作过程：输入查询条件，将要冲单回调的调价凭证单据查询出来，选中，行变色。用鼠标右击查询结果的数据操作区，弹出功能菜单，点击“冲单回调”按键，弹出提示框,点击“是”进行冲单回调,否则退回,冲单回调完，在查询结果的数据操作区此单据的冲单栏就会出现,而且新生成一个单据.表示此单据冲单回调完成.注意事项：1.调价主要的是对总部的调价。2.冲单回调的前提是已将审核过的单据。3.7 报损管理有些库存商品会由于时间过长、包装问题或其他原因，不得不报损处理。报损后的商品将会从库存中减去，商品报损之前，应制“报损单”，经审核后，方可报损出库。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【报损管理】【报损凭证查询作业】，双击则可进入【报损凭证查询作业】窗口。在窗口可以进行商品报损的查询、增加、编辑、删除、审核、冲单、报表打印等操作，具体请参考“基本操作”部分。报损的凭证类型有两种：破损处理、盘亏处理。注意事项：1.报损时要注意商品的包装和存放仓位。2. 报损单一旦审核，就不能再进行编辑、删除。并在电子帐簿中受到影响，以发出的方式来减小库存。3. 报损单审核后可进行冲单，冲单也在帐簿中有影响，以收入的方式来增加库存。 3.8 移仓管理商品从一个存放仓库转移至另一存放仓库，所制作的凭证。目地是记录商品在各个仓库的存放状况，但只处理商品的数量，不处理商品的成本。根据实际发生转移商品的数量制作“移仓单”。在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【移仓管理】【移仓凭证查询作业】，双击则可进入【移仓凭证查询作业】窗口。在窗口可以进行商品移仓的查询、增加、编辑、删除、审核、冲单、报表打印等操作，具体请参考“基本操作”部分。当“移仓单”被出库和入库审核，其记录会以两笔“移仓凭证”的形式写入电子账簿（一笔记录为入库仓正数量、一笔记录为出库仓负数量，均体现为“移仓凭证”） 。记录了商品在每个不同仓库中的流转，库存成本在不同的仓库发生了转移，体现为商品在原存放仓库中的库存扣减，在新存放仓库中的库存增加。注意事项：1. 在移仓时，发出商品的仓库,仓位不能与收入商品的仓库,仓位完全相同。移仓的总数不能大于该库存的总数。 2. 收货审核时发现商品品种或者数量与移仓单不符，及时与发货仓联系，考虑重新做移仓单或者做退回移仓单来处理.3.9 退货管理商场在经过一段时间后，由于各种原因，有些商品需要退回配送或者退回厂商。当需要向配送退货时，就要选择退回网点，如果是退回厂家，就要有对应的退往单位。退回配送是商品是从哪里配送过来的就退回哪里去.退往厂家是每个商品都对应一个生产的厂家,当被淘汰时直接退回它的生产厂家. 在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【单据管理】【退货管理】【退货凭证查询作业】，双击则可进入【退货凭证查询作业】窗口。在窗口可以进行商品退货的查询、增加、编辑、删除、审核、冲单、报表打印等操作，具体请参考“基本操作”部分。退货时要注意商品的包装数量和存放的仓位。注意事项：退货凭证审核后会影响电子帐簿，以发出的方式来减少库存。退货凭证冲单也会影响电子帐薄，以收入的方式来增加库存。3.10 盘点管理仓库中心存货应当定期和不定期地进行盘点，盘点之后，将盘点结果记录下来，迅速调整实际库存量并及时反映在库存月结处理中，期末应对库存商品进行结转。盘点凭证作业在管理模块菜单区选择“ERP子目录”【盘点管理】【盘点凭证查询作业】，双击则可进入【盘点凭证查询作业】窗口，如图所示：盘点窗口与其它的窗口有点不同，包括了三个部分：上半部分是盘点凭证主信息，包括了凭证号码,凭证类型,记帐日期,录入人员及日期,审核,审核人员及日期,备注；下半部分的左边是盘点子凭证信息,包括凭证号码,盘点仓库,修改人员,修改时间；下半部分的右边是凭证号对应的商品明细信息,包括商品编码,商品名称,包装数量,实盘数量,实盘金额,整装数,零装数,仓位,其是不可进行编辑的.在盘点凭证主信息栏处可进行盘点作业的查询、增加、编辑、删除、审核、冲单、报表打印等，具体操作请参考“基本的操作”。根据盘点商品的规模不同，盘点方式可分为局部盘点和全局盘点。根据盘点时间不同，盘点方式可分为