律师事务所信息化建设的必要性.doc

律师事务所信息化建设的必要性内容提要：信息化时代的律师事务所，面临崭新的发展机遇与挑战。本文认为，传统的律师事务所管理与业务发展模式早已不适应信息化发展的要求。为此，今天的律师事务所应充分利用信息化时代带来的信息建设优势，顺应时代发展潮流，通过建设网站以及搭建综合管理平台等途径，积极开展信息化建设，从根本上提高管理效率与质量。本文从律师事务所信息化建设的作用，以及如何实现信息化等角度进行深入分析，力求探索出一条符合中国律师事务所实际的信息化发展模式与思路。 关键词： 律师事务所信息化发展 一、中国律师事务所信息化建设现状分析 律师事务所，从本质上说属于服务性组织。根据这一定位，就要求律师事务所，与各个方面保持充分畅通的沟通与交流，提高自身服务质量和服务水准，同时还需要建立智能化的知识中心，储备智力源泉，以寻求良好的发展。 上述特征和规律，使得律师事务所对信息化的需求，要比其他企业更加迫切。但在整个社会的信息化进程中，律师事务所的信息化无疑走在最后。 北京市的律师事务所信息化管理建设就能反映这一现状。 根据2006年北京市律师协会对北京市律师事务所进行的相关管理调查结果显示，北京市近80%的律师事务所通过计算机网络等实现了办公自动化；近70%的律所能够提供数据库支持和网络支持，便于律师查阅法律文本和资料。但是，信息化建设的效用十分低下。对于办公管理软件，有42%的律师事务所还没有购买办公管理软件，有近30%的事务所感到由于律师们的工作习惯难以改变，使用不便；只有20%左右的律所能够提供更专业化的业务辅助，如汇总对部委、机关的咨询记录，建立资料共享制度。 该项调查还显示，在业务管理方面，只有五分之一的律师事务所能够做到由律师事务所通过计算机软件统一登记，同时进行利益冲突的审查；在客户管理方面，只有41%的律师事务所建立了客户维护体系，半数以上的律师事务所还没有把客户的管理放入发展的议事日程。 目前，全国律师从业人员总数已达到十五万人，现有律师事务所达到一万两千多家。但在实践中，很多律师事务所没有自己的网站，或者虽有网站，但由于长时间无人维护而成为垃圾网站；很多律师事务所没有自己的业务信息管理平台，在不同的时期办理了多少案件，是否有竞争冲突管理，是否能够信息化协作办案等都无法体现出来，更无法对管理数据进行延伸分析和使用，等等。 可以看出，中国律师事务所的信息化程度整体较低，这种现状十分令人堪忧。 我们认为，进行信息化建设是律师事务所持续发展必须建立的一项重要措施。这是当前诸多现实的需要所决定的： （一）是扩大多元业务的需要 随着我国社会主义法制建设的不断深入和人民群众法律意识的提高，各类法律争议案件不断增加，律师事务所面临良好的发展机遇。伴随业务量的增多，围绕律师业务、客户管理、知识资源共享等问题对律师事务所的管理水平提出了较高要求。 （二）是适应法律服务市场竞争的需要 随着中国已经加入WTO，与香港澳门的合作步伐也在不断加快，国外的律师事务所对中国法律服务市场已经“大举进入”，新兴业务不断增加，而新建律所如长江后浪不断涌现，律师行业面临着残酷的市场竞争和巨大的挑战。“逆水行舟，不进则退”，律师事务所应考虑到律师服务国际化所带来的巨大压力，以及与国际同行相比存在的显著差距，这不仅仅表现为在服务技能上，还包括在律师事务所管理水平的提高上。 （三）是适应行业网络化监管要求的需要 此外，随着国家对律师行业监管力度的加大，律师事务所如果不具备一定的信息化管理能力，也将难以适应现实和未来网络化监管环境要求。同时，也无法准确了解行业状态，与同行展开沟通与合作。 （四）是自身品牌宣传、对外便捷交流的需要 任何企业都需要一个对外展示自身的窗口，这是现代社会市场竞争的重要手段。在网络信息时代，为律师事务所开展市场与品牌形象的营销创造了有利机会，借助于网络信息传递的作用，律师及律师事务所可以有效传播服务理念与核心竞争优势，突破了传统的地域服务观念限制，为法律服务拓展了更为广泛与自由的空间，更便于从社会获取潜在服务信息，加强与同行之间的交流与合作。 （五）是开展网络营销的需要 随着网络的普及与发展，网络所带来的信息交流与利用的优势愈发明显，律师事务所通过网络进行品牌形象宣传推广，并借助网络进行业务咨询与受理，已成为一种发展趋势。但是，传统的律师服务，往往被限制在所谓人情社会、关系社会的背景下，律师的业务范围也往往局限于所在的特定地域或区域。 （六）是整合资源的需要 律师的服务通常是分散的，独立的，是单打独斗的作业模式，律师之间缺少知识资源的交流与分享，更缺少团队合作精神，这不利于律师和律所的发展。因此，整合资源，提高效率，使律师事务所成为一个集体，而不是个体户的集合，是律师事务所发展的必然要求。 （七）是加强管理、规避风险的需要 律师事务所也需要通过完善管理，节约成本，提高效率，同时及时发现和处理各种问题和矛盾，规避律师行业的风险，保障律师事务所的良性发展。 显然，律师事务所的信息化建设能一定程度满足律师事务所的这种需求。但是，大多数律师事务所还未充分认识到，进行信息化建设对于提高管理效率、降低经营成本、增强市场竞争力和提高品牌形象等方面的重要意义。 二、律师事务所信息化建设所要实现的功能与作用 既然，中国的律师事务所在信息化建设方面亟需加强，那么律师事务所必须深刻明确的问题是，信息化建设要达到什么样的功能，实现什么样的理想目标呢？ 律师事务所通过信息化建设，可以帮助律师从繁重的传统模式中解脱出来，应用信息技术进行规范化管理，提高办案效率和质量；可以帮助管理者、行政人员、财务人员、客户等都能实现不同的管理目的，从而整体上实现了资源的优化与共享，有利于树立律师事务所高效、专业的新形象。 律师事务所应该建设一个实用、便捷、高效的网络化信息管理平台，囊括网络法律服务营销、业务管理、知识资源共享等多种功能。 律师事务所进行信息化建设，构建网络化综合管理平台的功能与作用主要体现在： （一）便于树立律所形象，吸引客户资源 从与外界的信息互通角度看，通过律师事务所门户网站，信息搜索，可以向外界宣传律所，推广品牌；通过网上互动咨询，凝聚客户，可以建立权威和信用，律师事务所也可以从中了解市场动向。 这些潜在的客户极有可能成为现实的客户，如何利用信息系统有效地识别潜在客户信息，挖掘客户资源，是律师事务所开拓业务来源所需要重点予以考虑的问题。 （二）便于管理层进行宏观管理 律师事务所的各类管理层可以通过计算机系统，实现互联网化远程协同办公，并做出管理决策。比如，作为管理委员会的成员，可以对律师事务所管理中涉及到的业务受理与进展、客户管理、人事行政、财务等相关信息进行全面了解，了解各部门的工作状态与问题，从而及时做出调整。 信息管理的系统化，也有助于上下级之间进行有效的沟通。针对个别员工，在个别问题上给予指导与帮助，信息管理也同样实现了人性化的目标。 同时通过信息化平台，能够实现事务所所务、财务、业务一体化管理。 （三）便于律师个人参与管理 律师事务所的律师，可以通过管理平台，及时了解所里发布的信息，以及控制自身所办理案件的进度与质量。律师可以通过信息管理系统，及时反馈所存在的问题，对相关部门提供一些意见或建议。 从业律师个人可以通过管理平台的信息统计，明确自己的办案数量、类型、效率、处理结果等，进一步明确自己的专业方向与优势。 从业律师更可以利用信息管理平台，实现律师合作团队办公的网络化，有利于增加彼此之间的凝聚力与提高工作效率，这也同样有利于与客户的沟通。 （四）便于资源整合，避免利益冲突 通过信息平台的综合管理，可以对事务所各类资源合理分配，提高资源的利用效率和工作效率。同时通过信息平台可以方便的进行综合检索，避免利益冲突，避免发生为双方当事人代理的情况。 （五）便于业务流程管理 借助于网络系统管理平台，可以将案件的收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档等程序实现系统化管理，便于操作与控制，减少不必要的环节与人力资源的浪费。 （六）便于客户关系的维护管理 从客户管理角度，律师事务所需要通过有效的科学的客户关系管理，维护原有的老客户，不断的增加新的客户，从中挖掘更多的业务机会。同时，也可以考虑利用现有的客户资源，为客户之间的合作创作机会，从而为自身也拓展了业务机会。 通过信息管理系统，应及时跟踪现有客户信息，定期进行客户回访，了解他们的意见或建议，解决可能存在的从业律师个人业务能力、职业道德与纪律等问题，从而及时采取措施，避免客户资源的流失以及对律师事务所声誉的损害。 （七）便于实现知识资源共享管理 通过网络信息化平台，律师之间可以实现知识资源的积累与分享。从知识管理的角度，律师的主要知识来源于办案过程，在此过程中，不断积累经验和知识。其办案过程、使用的资料、办案心得以及经验都是宝贵的财富，利用知识管理平台，以项目（案件）为主线，将这些知识积累下来，不断丰富知识库，分权限地在全所共享、学习和交流，加速提高律师个人办案能力，以及律师事务所的整体业务水平和综合竞争力。 （八）便于实现律师行业网络管理 律师事务所信息网络化的一个方面，还包括构建律师事务所行业网络管理平台。通过网络，可及时了解律师事务所发展现状，并有助于高效的解决有关行政监管的争议或纠纷。 三、律师事务所信息化建设的条件 律师事务所信息化建设是一项系统工程，需要配备专业的管理力量与资金支持，实现信息化建设也需要一个循序渐进的过程。 律师事务所信息化建设是在具备一定条件下，有步骤，有计划地进行的。主要包括以下几个程序或环节： （一）硬件设施建设是基础 律师事务所建立网络管理平台，需要基础的网络硬件系统配置与支持。主要包括服务器，电子办公设备、机房等。 需要注意的是，一方面，合理配置现代化的网络办公设备是律师事务所信息化建设的前提和基础；另一方面，在硬件配置基础上也需要使用合适的律所综合管理软件的支持，才可能整体上发挥效果。 （二）软件建设是关键 与硬件设施相对应，律师事务所在信息化建设方面，也同样需要开展一定的“软件”建设，包括网站建设、综合管理平台操作系统、律师行业监管网络平台运用等。如果花大笔的资金进行硬件设备和网络建设，如果没有软件系统平台，那么硬件和构网设备的应用成效只利用了10%。我们逐一说明其中的必要性和提出具体的操作建议。 1、建立律师事务所网站及博客 因特网作为数字媒体，具有跨地域、跨时空的信息传输优势。同时，在网络的虚拟环境中，也形成了一定范围的虚拟市场，潜在地消费需求被激发，网络可以成为交易的平台。这是律师事务所挖掘网上市场机会的重要途径。 网络为律师事务所提供了良好的发展机会，为律师个人提供了施展才华的空间。通过建设律师事务所网站，以稳定的网上沟通平台，非常有利于律师事务所与外界的沟通与交流，快速展示工作成果，寻找潜在的业务机会与客户资源，这是律师事务所树立律师事务所专业、规范的品牌形象的重要方式。 2、搭建所内综合信息管理平台 律师事务所日常的管理涉及到方方面面，最为复杂的就是收案登记、立案审批、办理过程监管、归档管理以及客户服务管理等系列过程。律师事务所是一个高知识含量的项目型组织，其经营成本主要是人力成本。 如果律师事务所内部可以搭建一个综合管理平台，围绕业务、人事、财务等事项实现统一管理，将无疑极大程度提高管理效率。 为实现这一目标，律师事务所的综合信息管理平台需要一套合适的管理软件支持，以便于实现以业务管理为核心的项目管理。通过信息化管理，合理配置人力资源，实现资源优化。 但是，每个律师事务的情况不同，应结合自身的需求实际去选择和配置合适的管理软件。这里需要注意两个问题： 其一，应首先进行详细的需求调查。这可以在软件开发商的配合下进行。对各个部门分别进行需求调查与分析，圈定存在的突出问题，并对比软件的功能，进行相应的改进。 此外，根据律师事务所本身存在的差异，可以选择不同版本的软件。比如，对于大型合伙式律师事务所来说，选择综合协作型软件比较合适，对于尝试公司化管理的客户而言，可以选择适合公司制管理的软件。 其二，需要配备合适的管理力量进行管理平台的日常管理与维护。这需要律师事务所的相关负责人引起足够的重视，必须选拔合适的管理人员，对相应管理环节分别进行有效管理，并紧密配合，真正发挥平台的信息管理作用。 3、加入律师行业监管平台 律师行业已实现了信息化管理，各地的律师事务所都已纳入到一定级别的行业监管网路体系中，有关行业监管的相关问题，可通过网络平台进行办理，提高了管理效率。 为此，律师事务所需要与律师行业主管机关网站链接，快速及时实现网络监管办公，也需要配备管理人员进行专项维护，确保信息传送的及时与准确性。 四、律师事务所信息化建设典型案例分析 下面通过某一律师事务所成功进行信息化建设的案例，来探讨信息化建设的步骤与实效问题。 （一）甲律师事务所概况 广东甲律师事务所是中国最早成立的合伙制律师事务所之一，办公面积二千多平方米，总人数近一百人。 甲律师事务所自成立起来，努力探索中国律师业的发展方向与思路，在稳固传统业务的基础上，积极开拓法律服务新领域，为中国律师行业开拓非诉讼业务闯出了一条新路。 为适应新形势下社会经济发展对法律服务的要求，该所一如既往全心探索新的法律服务模式。通过现代化的企业经营理念，充分发挥整体优势和品牌效应，实施多级配置、专业分工、密切协作、全面负责的综合法律服务方式，力争在行业中处于领先地位。 （二）甲律师事务所选择专业法律管理软件的过程与经验 甲律师事务所采用的是传统的律师事务所管理模式。但是，庞大的业务量增加了综合管理的难度，亟需一套综合管理软件提供支持。 目前，市场上有关律师事务所的管理软件较多，律师事务所应选择那些真正符合自身需要的软件。一些能够提供全面服务的软件公司的产品，可以根据客户自身的需求特点，对软件进行改造，直到符合客户要求。 因此，甲律师事务所选择了浙江律联信息科技有限公司开发的“e律师”律所综合管理软件。此软件公司在接受委托后，进行了详细的需求分析，并据此提出了全面的解决方案。 1、需求分析情况 （1）流程效率问题 甲律师事务所此前采用传统的业务处理流程，效率较低。先是由律师手工填写收案登记表，到行政部登记合同号，记录案件的基本情况，律师拿到合同号后再找主任或合伙人签字，最后带着已经签字的收案登记表和合同到印章室，找主管人员盖章，并由印章室再次登记一遍案件信息及合同用印情况。 因此，从管理角度，整个业务流程存在几个比较突出的问题：其一，信息化程度较低，随着律师办理案件日益增多，很多重复性的工作堆压到行政部，登记资料、发放案号、打印合同，如果行政部门效率低，将直接影响整个业务管理流程的效率与质量。其二，负责签字的合伙人经常外出，无法及时完成签字。其三，案件信息在行政部和用印室都要登记，除造成重复工作外，两个部门登记的信息还容易产生偏差，难以确定以谁为准。 （2）规范化管理问题 从管理角度，甲律师事务所主要存在以下问题：其一，依靠人为手工记录，当事人和案件信息记录格式简单，无法形成有用的资料积累；其二，难以有效统计律师事务所以及律师个人每年的业务量，以及难以判断专业方向与定位；其三，客户关系难以管理，更无法进行深层次的评估和挖掘，提高增值服务能力；其四，常用的格式合同及法律文书由于都是律师自己起草，格式不统一，对外形象杂乱，并存在因合同等不规范带来的潜在风险。 （3）律师事务所文化问题 通过调查发现，该所也一定程度存在“企业文化”问题，表现为：主要利用公告板公示相关信息，不利于信息沟通。另外，可以共享的公共资源也很少，不利于知识经验的传播，这不利于形成自己的律所文化。 2、解决方案设计 浙江律联信息科技有限公司根据甲律师事务所规模大、人数多、业务繁杂的特点，提出了一整套信息化发展解决方案，从网络综合布线、机房建设、网络安全、软件应用系统实施，以及售后维护服务等，进行了全面的布署和实施。 在硬件及网络环境建设完成后，又进行了一些具体的实施工作，包括数据批量录入、软件安装设置、用户培训，并在此后的一定时间里，根据该所的特定需求进行了客户化修改。针对上述需求中存在的问题采取了如下的解决措施： （1）在流程效率上 帮助该所重新明确了人员职责分工，定义了业务处理流程，通过所提供的律师事务所管理软件实现电子化的收案登记、立案审批、办案过程控制、结案审批及归档，统一存储案件基本资料，减少了资料误差。最终实现了无纸化办公，大幅度提高了律师事务所的工作效率。 （2）在规