行政手册.docx

行政管理手册1、行政管理.11.1 行政办公管理规范制度 .11.2 企业文化管理制度.61.3 员工守则.101.4员工着装规范.181.5 员工出差规定.201.6 网络安全及电脑管理制度.261.7 公司印鉴管理制度.272、文档管理 .362.1 资质资料管理制度.362.2文书管理办法.382.3 档案管理制度.433、后勤管理.463.1 卫生管理制度.463.2 办公用品管理制度.483.3 办公设备管理方法.50.3.4 车辆管理制度.52.3.5 办公用品采购管理制度 .554、公关事务管理.604.1 前台接待管理制度.604.2 危机管理制度.624.3对外接待管理办法.675、安全管理制度.705.1 安全管理办法.705.2 值班管理制度.725.3 办公室安全管理制度 .745.5 消防安全管理制度 .765.6信息安全保密制度.801、行政管理1.1行政办公管理规范制度第一条 为了规范公司的行政办公作风，维护公司形象，特制定本制度。第二条 办公室规范：（一）办公桌：桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品。（二）辅桌：桌面置文件盒、笔筒、书籍外，不准放其他物品。（三）电脑：保持电脑显示器干净，不在显示器上乱贴纸条、保持主机无灰尘覆盖。（四）拖柜：置办公桌下左角或辅桌后面、面朝办公椅。（五）垃圾篓：置辅桌后。（六）饮水机：放指定地点，不得随意移动。（七）宣传册、报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内。（一）外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌椅及地柜上。第三条 办公区规范（一）办公桌：桌面除电脑、水杯、电话、文具外，不允许放其他物品，保持桌面物品摆放整齐，桌面干净。（二）辅桌：放文件盒、少量工具书。（三）提包手袋：置员工抽屉或柜子内，严禁随意放置。（四）电脑：电脑置办公前桌。（五）座椅：靠背、座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正贴桌放好。（六）办公区：内外侧不允许有任何张贴。（七）垃圾篓：罩垃圾袋，置写字台下右前角。- 10-第四条 仪表规范（一）头发：员工头发要经常清洗，保持清洁，男性员工头发不宜太长。（二）指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。女性员工涂指甲油要尽量淡色，不宜戴假指甲。（三）胡子：不留胡须，应经常修剪。（四）口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。（五）面部：女性员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹（不宜用香味浓烈的香水），男性职员应保持面部清洁。（六）男性职员：在会见客户时，着正装。1.衬衫：偏色白、灰、淡蓝为主，衬衫的倾子与袖口不得污移；2.领带：注意与西装、衬衫颜色相配。（七）女性员工：在工作场所着职业装（颜色以深色为主）不追求华丽。 第五条 姿势和动作规范（一）站姿：腰背挺直，胸膛自然，头微向下，不耸肩。在会见客户或出席仪式时的站立场合或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。（二）坐姿：坐下后应尽量坐端正把双腿平行放好不得傲慢地把腿向前伸或伸或俯视前方，要移动椅子的位置时应先把椅子放在应放的地方然后再坐。（三）走姿：挺胸、收腹、沉肩、双臂自然摆动，不跨步、不跑步。 第六条 语言规范（一）交往语言：1.致敬打招呼：您好！XX您好！您早！早上好！早！晚上好！再见！2.请求协助或询问：请、请问、请您、劳驾您。3.表示感谢：关照！谢谢！多谢！4.打扰别人：对不起！很抱歉！（二）电话语言：1.您好，这里是万益能源，请问，您找哪位？2.好的，您稍等。 3.谢谢。4.再见。（三）接待语言：1.您好！2.能为您做点什么吗？有什么可以帮您的吗？ 3.请登记！4.请稍候！5.我先通报一下。 6.请坐！7.对不起。8.我立即去联系。9.不好意思，打扰您一下！ 10.好的或行。11.我帮您打听一下，待会儿给您回复。第七条 行为规范（一）严格遵守考勤制度，不迟到、不早退。（二）不论任何原因，不得代人打卡。（三）请病假如无假条，一律认同为事假。（四）坚守工作岗位，严禁工作时间串岗，大声喧哗、谈笑。（五）上班时间不要看报纸、玩游戏、玩手机或做与工作无关的事情。（六）严禁上班时间吃零食。（七）严禁在整个工作区域吸烟，吸烟请到安全通道处。（八）上班时间，不要在办公室化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懒腰、禁止女性穿低胸等过于暴露衣装及拖鞋上班。（九）讲究卫生、维护环境的清洁不准随地吐痰、倒水、不准乱扔纸屑、杂物。（十）办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静。（十一）工作时间不得因私事打公司长途电话。（十二）不得随意使用其他部门的电脑，私客未经相关人员批准，不准使用公司电脑。（十三）谨慎保管好各自的办公用品，未经同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及时归还原处，不要将公司的茶杯、文具等一切公物，带回家私用。（十四）接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在接待区停 留。（十五）使用接待室和会议室，要事先到人事行政部登记。（十六）接待客人时面带微笑，与宾客谈话时站端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话，不争辩。（十七）爱护办公财产，正确操作办公设备设施，节约使用办公物用品、器材和耗材。未经领导批准和部门主管同意，不得索取、打印、复印其他部门的资料。（十八）因故临时外出，必须请示部门主管，各部门全体外出，必须通知人事行政部。（十九）下班后切断所用电源，检查门窗是否关好，以免发生意外。（二十）严格遵守公司各项规章管理制度。第八条 本规范从_年_月_之日开始执行，望全体员工自觉遵守。人事行政部即日起将实施监督与检查。1.2企业文化管理制度第一条 为加强公司文化管理，塑造推动公司发展的企业文化，规范企业文化建 设管理工作，培育良好的企业文化氛围，促进企业文化建设工作健康有序发展，鼓舞和激励公司员工，特制定本制度。第二条 本制度适用于对公司企业文化的执行管理。本制度对公司企业文化管理的内容与实施做出规定，是公司开展企业文化工作的依据。第三条 企业文化主要分为三个层面上的文化：（一）精神文化层面。其是企业的思想，是员工心的认识，是企业的信仰、追求，对内起到聚合员工之心，对外起到聚合客户之心的作用。（二）制度文化层面。其是企业员工在具体工作中应用的文化，使员工心智的思考模式，使企业制度内涵真正被员工心理接受，并自觉遵守的结果，它对企业员工主到规范的作用。它表现在公司员工在做事中的文化设计：管理理念、营销理念、服务理念、品牌理念、投资理念、质量理念、成本理念、人才理念和培训理念；顾客行为的文化；领导行为规范和员工行为规范。（三）物质文化层面。其是企业工作环境中融入的文化，是文化由外而内的促促进方式，同时也是企业精神文化、制度文化，以及自己独特个性的体现。它主要表现在：便签、表格、纸张、制服、广告设计、赠品等方面。第四条 公司所有员工负责本公司企业文化的维护和贯彻执行。第五条 各部门主管负责本制度的确认执行，总经理负责本制度的编制、审核、监督执行。第六条 公司各种规章制度是企业文化执行的基础，是企业文化得以严彻实施的 基本保例，公司员工应该严格遵照执行，若有违反，按相关规定予以处罚。 第七条 要树立人力资源理念。人力资源管理的基本准则是公平、公正和公开。人力资源是公司成长的最基本的要素，公司要发展的首要目标是提高员工素质，开拓员工职业发展空间，提高员工工作积极性。第八条 规范员工文明礼仪规范管理。具体地：（一）员工之间每天早上应相互问好，且应面带微笑。我们的微笑并不只是做给客户看的，它应该是发自内心的。（二）办公室电话接听应面带微笑，并使用礼貌用语如:您好！这里是万益能源;（外部电话），”您好！XX部门“”您好！XX”。电话另一端的人是可以从你的语气或语速中感受到你心情的。（三） 电话接听人不在时，应问明对方的姓名、单位、电话号码或事由，然后转告相关人员，或通知相关人员给对方回电话。（四）平时工作当中，需要同事帮助时，应当用:“请”、“谢谢”、“辛苦了”等礼貌用语以示对同事提供帮助的感谢，这样可以为我们的工作营造一个宽 松而又温暖的环境。（五）有外来人员来访时，接待人员应主动问好，并上前询问客人的身份、意图等，并请客人在接待室等待，倒上茶水，再通知相关人员，并做好引见工作。第九条 建立营销管理理念。质量就是信誉，服务就是生命，品牌就是价值，市场就是先机，环环相扣，相互关联。这是我们公司企业文化当中非常重要的一环，是我们企业得以持续发展的基本保障。第十条 完善生产理念。在有效的成本控制下，在提高员工工作效率，加强生产技术和生产效率的同时，实施对生产过程中安全的全面监控和安全关键设施的建 设和维护。在保障员工合理待遇的基础上降低成本，加强岗位技能培训，坚持安全生产。第十一条 完善企业文化宣传工作。企业文化宣传栏是公司对内对外的窗口，也是公司员工了解公司动态、决策的窗口。文化宣传栏可以设置但不限于以下项目：（一）公司简介。其是对公司发展情况的基本介绍，是让新进员工以及外来人员了解公司的一个窗口，由行政人事部门负责，并每半年调整一次。（二）总经理致词。其体现了总经理对公司未来的规划以及对公司员工的期盼。由公司总经理负责提供，并每半年调整一次。（三）公司大事记及参誉。其是公司发展历史的记录，是员工荣誉感的源泉。由公司行政人事部负责记录并提供，并每半年更新一次。（四）公司组织架构及人力资源。其是公司的基本架构及公司的基本人员情况，也是新进员工了解公司、熟悉公司的一种渠道，由公司行政人事部负责提供，并根据公司人员变动情况，每半年更新一次。（五）公司动态栏。其是关于公司近期发展目标及规划，以及公司高层决策基本情况的体现，是公司所有员工了解公司决策，制定自我工作方向的一个基准。由公司人事行政部负责提供并及时更新。（六）通告、通知栏。其是公司最新的决议事倒，是员工及时了解公司相关政策、决定的通道。（七）其它专栏。第十二条 把企业文化的核心观念写成标语，张贴于企业显要位置。 张贴企业文化宣传标语应注意以下几点：（一）标语应贴于人流较多的地方（二）标语制作应美观大方。美观的标语易形成愉悦的心情，易使人接受。（三）标语内容要重复。应在不同的地方出现同一内容的标语，但其颜色、字体符合公司要求。（四）标语内容应突出重点，标语内容不能太多。（五）标语应定期更新。标语应定期更新，否则标语一旦陈旧，易给人形成一种败落感，反而起不到振奋人心的作用。第十三条 加强网络宣传，定期更新网站版面内容。 第十四条 广泛开展各种文体活动。第十五条 其它未尽事宜参照公司其他制度执行。 第十六条 本制度由总经理批准后颁布实施。1.3员工守则第一章 员工工作规范规定第一条 员工守则作为本公司员工的行为准则，员工应严格遵守。 第二条 本公司员工均应遵守下列规定：（一）接规定时间上、下班，不得无故迟到、早退，对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。（二）尽制职守，服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，不得有阳奉阴违或敷衍塞责的行为，一经上级主管决定，应立即遵照执行。（三）保持公司信誉，不做任何有损公司信誉的行为，不得假借职权，贪污舞利，接受招待或以公司名义在外招摇撞骗。（四）严谨操守，不得收受与公司业务有关人士或行号的馈赠、贿赂或向其挪用款项。（五）提名工作效率，员工在工作时不得怠慢拖延，工作时间内严禁看杂志、视频、报纸。（六）在工作时间中，除主管及事务人员外，员工不得随意打接非工作内容电话。（七）不私自经营与公司业务及职务上有关的商业或兼任公司以外的职业。（八）遵守公司一切规章及工作守则，爱护本公司财物，不浪费，不化公为私。（九）对所保管的文书财物及一切公物应善尽保管之责，不得私自携出或出借。（十）全体员工必须时常锻炼自己的工作技能，注意本身品德修养，切戒不良嗜好。- 10-（十一）员工每日应注意保持个人及办公场合的环境清洁。（十二）应通力合作，同舟共济，待人接物要态度谦和，以争取同事及顾客的合作。（十三）不得携带违禁品、危险品或与生产无关物品进入工作场所。第三条 本公司员工因过失或故意使公司遭受损失时应负赔偿责任。第四条 本公司员工每日工作时间以8小时为原则，但因特殊情况或工作未完成 者应自动延长工作时间参照考勤制度执行。第五条 项目的工作时间，应视工作及业务需要据实体情况另行制定实施。 第六条 经理级（含）以下员工上、下班应亲自签到或打卡，不得委托他人代签 或代打，如有代签或代打情况发生，双方均以旷工论处。第七条 员工应严格按要求出勤。第八条 员工如有迟到、早退或旷工等事情，参见向员工手册进行处理。（一）迟到、早退1.在公司规定的上班时间、到了工作地点的为迟到；在公司规定的下班时间前离开工作地点的为早退；一个月迟到或早退3次以内（含三次）每次不 超过30分钟，不做处理，一个月迟到或早退3次以上或累计迟到超过1.5小时不足4小时者视做事假半天，累计时间超过4小时不足8小时者视做事假一天；一次性迟到、早退2小时以上接事假半天处理。2.上下班期间若因公外出或请假，应提前告知主管，以便做好考勤。（二）旷工1.未经请假或假满未经续假而擅自不到职以旷工论。2.委托或代人打卡或伪造出勤记录者，已经查明属实，双方均以旷工论处。- 20 -3.员工无故旷工，旷工工资接事假工资的两倍扣除，年度累计旷工5天（包括5天）以上者，公司给予劝退处理。 第九条 员工请假，应照下列规定办理：（一）法定节假日 全体员工享受的节假日：1、元旦（公历1月1日），放假一天， 2、春节（农历除夕、正月初一、初二），放假3天 3、清明节（农历清明当日），放假1天 4、劳动节（公立5月1日）,放假1天5、端午节（农历端午当日），放假1天6、中秋节（农历中秋当日），放假1天7、国庆节（10月1日-3日），放假3天部分员工享受的节假日：妇女节（公历3月8日），女性放假半天，青年节（公历5月4日）,14-28周岁员工放假半天。（二）年假1.公司累计工作满一年及以上的员工可以享受年假；2.公司正式员工部门经理级别及以上级别，每年带薪年假为15天，平均每月1.25天。3.部门经理级别以下员工，每年带薪年假为15天，平均每月1.25天。4.部门经理级别以下员工，在本公司连续服务两年后（不含两年），每增加三年年假总数为11天，第四年年假总数为12天，依此类推，直到第七年以后年假总数均为15天。5.年假周期为每年的1月1日至次年的3月31日，年假必候在周期内休完。除非得到公司主管领导的批准，当年未休的年假将自动失效。6.未用完的年假不可折现。7.员工不得预休下一年假周期的年假。（三）病假1.员工转正后，每年可享有10天带薪病假，其中每月最多2天带薪病假。2.员工休病假，1天以上病假要出具市1级医院以上开具的有效病假单、病历及缴费单据原件，否则按旷工处理。3.员工休病假的时限，应以假条上的时间为准，今节假日不顺延4.带薪病假休满以后应扣年假，年假休满以后应按照以下劳动法计算：在本公司连续工龄不满2年的，按本人基本工资的60%计发；在本公司连续工龄满2年不满4年的，按本人的基本工资70%计发；在本公司连续工龄满4年不满6年的，按本人基本工资的80%计发；在本公司连续工龄满6年不满8年的，按本人的基本工资90%计发；在本公司连续工龄满8年及以上的，按本人的基本工资100%计发。（四）婚假1.员工合法结婚可请婚假3天，2.在探亲假期间结婚的，不另给婚假。 3.婚假包括公休假和法定假。4.自婚姻登记日开始，员工必须在一年内连续使用完其带薪婚假。在规定期限内未使用的婚假将自动失效，且不享受任何形式的补偿。（五）产检假只要是符合生育政策的孕妇职工都应享受到以下几个方面假期：怀孕第1-6个月，可享受1天假期，用于妊娠确认，申请生育指标，以及生产培训等；怀孕第6和7个月，每个月可享受1天假期；怀孕第8个月，可享受2天假期，怀孕9个月以上，可享受4天假期，但其中2天已包括在预产假中。（六）产假及哺乳假女员工享受法定生育假158天。其中包括产前休假15天，多胞胎生育的，每多生育一个婴儿，增加15天产假。女员工怀孕未满4个月流产（含人工流产）的，享受15天产假；怀孕满4个月流产（含人工流产）的，享受42天的产假。女员工从其产假后重新工作之日起至其子女满一周岁之日止，享有每个工作 日两次、每次30分钟的哺乳假。员工可以每天一次60分钟使用，但不能折算成相应天数使用。生育多胞胎的，每多哺乳1个婴儿，每日增加1小时的哺乳时间。无论何种方式，须根据实体情况经部门经理或其主管批准后方可执行。产前工间休息：怀孕七个月以上，每天工作间休息八小时，不得安排夜班劳动。任何不符合生育政策的分娩、流产假期，将视为事假处理。（七）看护假男员工可享有20天（含节假日）带薪护理假，须在婴儿出生后的八个月内休完，不延期，不休者视为自动放弃。生育”单独二孩”的夫妇不能享男方10天看护假。（八）计生假接受节育手术经医院证明的，接下列规定办理。休假期间工资照发，原福利待遇不受影响。1.安置宫内节育环的，自手术之日起准予休假3天，手术后7日内公司不得安排从事重体力劳动；2.输精管结扎的，自手术之日起准予休假7天；输卵管结扎的，自手术之日起准予休假21天；3.同时施行两种节育手术的，合并计算假期。（九）丧假员工因直系亲属（配偶、子女、父母、配偶的父母）丧亡可请假3天，旁系血亲的亲属可请假1天（祖父母、兄弟姐妹）。（十）工伤假1.工伤假是指员工发生工伤事故、治疗和休养所需要的时间。2.工伤认定、工伤保险待遇以及工伤假期按国务院发布的工伤保险条例执行。（十一）调休假员工加班、经公司同意安排调休，给予与加班同时数的调休假。当年调休假未用完的，须在次年的3月底由行政人事部统一进行一次性结算加班工资，过期不再办理。（十二）事假因事必须员工本人亲身在正常上班时间处理的，可请事假。请假连续的不得分段填写请假条。下列情形不得请事假：1.在工作时间做兼职或参加其它单位应聘相关活动的；2.在工作时间进行非法活动的；3.参加部门或公司确认不符合有关规定的其它活动（十三）各种假期工资支付及假期补偿规定1.员工依法享受公休日、节日及纪念日、年休假、婚假、丧假、产假、看护假、哺乳假、计生假、调休假期间，公司接正常工作时间工资标准支付工资；2.接政策规定，事假期间公司不支付工资。员工请事假接请假时数扣除工资，扣除工资额=（月度正常工作时间工资额/21.75天）*事假天数；第二章 员工行为规范第十条 在公司内职员应保持优供的姿势和动作具体要求是：（一）公司内员工要经常保持同时真诚和睦的态度，与同事相遇应点头行礼表 示致意。（二）通道走廊里遇到上司或客户应微笑点头，礼让上司或客户先行，不得在上司或客户面前横穿行走。（三）握手时用普通站姿并目视对方眼医，握手时脊背要挺直不弯腰低头，要大方热情不卑不亢。（四）进入房间要先轻轻敲门，听到对方应答再进，进入后回收关门不能大力粗暴，进入房间后，如对方正在讲话要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话也要看准机会，而且要说“对不起，打断您们的谈话”。（五）员工行走时不得有怪动作，严禁跑动，走通道走廊时要放轻脚步。（六）工作时间讲话不得高声，严禁喊叫与大声喧闹。无论在自己的公司还是对访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。第十一条 接待工作及其要求：（一）在规定的接待时间内不缺席。（二）当客户来访，马上起来接待并让座。（三）来客多时以序进行，不能先接待熟悉客户。（四）对事前已通知来的客户要表示欢迎。（五）应记住常来的客户。（六）接待客户时应主动热情大方微笑服务。第三章 附则 第十二条 本规定未尽事宜参照公司其他有关规定。第十三条 本规定由公司行政部以负责解释、修订。第十四条 本规定自公布之日起实施。1.4员工着装规范第一条 为树立和保持公司良好的社会形象进一步规范管理本公司员工应按本规定的要求着装。第二条 员工在上班时间内要注意仪容仪表总体要求是否得体大方整洁。 第三条 正式着装及仪表禁忌：（一）衣服不干净不整洁；（二）涂抹过多或过分鲜艳的化妆品；（三）皮鞋满是灰尘；（四）浑身上下珠光宝气；（五）交谈时斜靠椅背或跷二郎腿左右摇摆；（六）交谈时指手画脚，手插在口袋任或抱肘；（七）会面目光不定，或仰视或低头，或直瞪对方；（八）交谈时倚在柜台或桌子上；（九）交谈时太靠近或太疏远。第四条 男职员正式商务活动着装，根据实际需要参照下列内容执行：（一）西装：深色，最好为蓝色，深蓝色尤佳。（二）衬衣：白色，注重领子、袖口清洁，并熨烫平整；（三）领带：中性色彩，不要太花或太暗，以搭配西装衬衣；（四）便装：中性色彩、干净整齐、无油污；（五）鞋袜：最好为黑色皮鞋，黑色短袜；（六）头发：梳理整齐，不要有头皮屑；（七）嘴：不要有烟味、异味；（八）胡子：胡须必须刮干净，最好别留胡子。第五条 女职员正式商务活动着装，根据实际需要参照下列内容执行：（一）服装：女职员上班不得穿超短裙低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，以中性色泽、款式简洁大方的西装套裙或西装为最佳；（二）鞋子：黑色高跟淑女鞋，保持鞋面的光亮和鞋边的干净；（三）袜子：高筒连裤丝袜，色泽以肉色最好；（四）头发：干净整洁，无头皮屑；（五）口腔：保持清洁，上班前不吃有异味食品；（六）化妆：以淡妆为好，不可浓妆艳抹；（七）首饰：不要佩戴三件以上的首饰，且不可太过醒目和珠光宝气；（八）身体：不可有异味，选择高品位的香水。第六条 各部门各级负责人应认真配合督促属下员工遵守本规定。 第七条 本规定自下发之日起实施。1.5员工出差规定第一条 目的为统一、规范管理员工因公出差，其差旅事宜有章可依，特制定本规定。 第二条 适用范围本制度适用于本公司人员及本公司安排的有协作关系之人员出差的各级员工。第三条 名词解释：（一）国内短途出差：指因公往返本市或其他省市各级机关，单程60公里以内，并于当日返回公司；（二）国内短期出差：指因公跨越公司所在地，连续出差时间在30日以内；（三）国内长期出差：指因公跨越公司所在地，连续出差时间在30日以上。（四）国外出差：是指公司因业务需要，需赴国外洽公、学习、受训或其他业务需要者。第四条 员工因公出差的具体期限视实际工作需要而定，限定日期呈请总经理核准后行之。第五条 出差员工应于出发前，依式填写规定的表格出差申请单，通知负责部门登记，如情形特殊事前来不及办理时，应及时补填表格，送交登记。 第六条 出差员工在出差前须到人事行政部办理考勤登记。第七条 员工出差前，需按实体需要预借差旅费，预借款额，请总经理核准后暂付。第八条 员工出差期间，因工作需要提前回公司复职，于当日到人事行政部销假。 第九条 员工出差期间，如因工作需要而延长出差时限的，需报请主管领导审核；- 20-因生病或因紧急事故无法预期返回工作岗位者，应提供医院证明或紧急事故相关证明予人事单位以凭办请假延期及报支手续。第十条 员工在本市及郊区或其他同日可往返的出差，按实支给交通费及午餐费。 第十一条 员工出差的膳食、住宿、杂费按下列标准核发每人每天住宿费180元伙食费为110元，资料费、交通费和其他费用为60元。第十二条 出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理：（一）乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票，无法取得者由出差人员出具凭单为凭；（二）电话费应取相关发票为凭据；（三）因公宴客的费用，应取具统一发票或贴足印花的正式收据为凭。 第十三条 出差人员销差后，应于3日内依差旅费报销标准规定详细填写差旅费报销单，并检附相关凭证，交人事行政部门附出差申请单，呈权责主管核准。第十四条 公司员工因参加教育训练、讲习、研讨会等事宜出差后仅得报销交通、住宿、膳食及其他公费。第十五条 其他事项（一）出差人员在出差期间不得有危害国家法纪及本公司利益之事，如有违反法纪或公司规定之情况，依公司规章办理，其所产生后果由出差者本人自行承担。（二）出差人员如有违反规定虚报差旅费之事，一经发现，查证属实者，除虚报部分不予报销并追回已报销部分外，并依公司规章制度严肃处理。- 26 -第十六条附则本制度属于管理制度，经人事行政部审议后，呈请总经理签核后公告实施； 修改、废止时亦同。1.6员工保密纪律规定第一条 目的为保护公司的商业秘密，维护公司的发展和经济利益，根据国家有关法律法规，结合公司实体，特制定本规定。第二条 适用范围全体员工都有保守公司秘密的义务。第三条 保密工作原则保密工作遵循“突出重点、积极防范、严肃纪律”的方针，坚持“内外有别，既保护公司秘密又便利工作”的原则，准确划分保密范围，确保公司核心机密安 全、同时、有控地放宽非核心秘密，使保密工作更好地为公司生产、经营服务。第四条 全体员工应做到不该看的秘密，绝对不看，不该问的秘密，绝对不问，不该说的秘密，绝对不说。第五条 在对外交往和合作中，需特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的 秘密。第六条 公司秘密的范围和保密管理的等级（一）密级划姿：接其重要程度、技术水平及保密内容，公司密级划分为绝密级、机密级、秘密级三级。（二）绝密级：是公司秘密中的核心部分，一旦泄露，会使公司的安全和利益遭受特别严重的损失。主要包括：1.公司领导的邮件、传真、书信；2.经营决策、报价书、重要合同、客户信息、市场调查、公司项目信息等；3.非公开的规章制度、计划、报表及重要文件4.产品成本及其利润等财务资料。（三）机密级：是公司秘密中比较重要的部分，一旦泄密，将给公司造成严重的损失，主要包括：1.技术性文件和资料；2.公司人事档案、工资、公司总体组织架构等；3.公司经营战略、远景规划、财务账簿、总结计划；4.公司财务、营销管理制度、目标管理方案、月度运行报告等。（四）秘密：是一般的公司秘密，泄密会使公司的权力和利益遭受损害。 如员工档案，一般性合同、员工工资、尚未进人市场或尚未公开的各类信息。第七条 文件、资料的保密：（一）公司文件统一由人事行政部管理；（二）绝密级文件，只限于总经理批准的直接需要的部门和人员使用；（三）机密级文件，限于总经理批准的需要部门和人员使用；（四）秘密文件由人事行政部统一保管，个人不得保存；（五）使用部门和人员必须做好使用过程的保密工作，而且必须办理登记手续；（六）机密级以上文件、资料原则上不准复印；（七）复印秘密文件，由总经理批准。 第八条 电话、计算机的保密：（一）通话内容不得涉及秘密；（二）存有涉及秘密内容的计算机网络、外存储设备、磁盘、硬盘等应按秘密文件资料管理，并采取相应加密措施；（三）计算机网络使用按有关计算机使用规则管理。第九条 奖惩（一）违反公司保密守则及各项保密规定，出现失密、泄密问题，根据情节轻重及损害公司利益的程度，给予必要的惩戒，惩戒方式有：纪律制约、经济处罚、行政处分直至提起上诉，追究法律责任。（二）对保密工作作出贡献，具有下列条件之一的单位和个人给予奖励、晋级提薪：1.严格执行公司保密守则及各项保密规定，坚持原则，坚决保守公司秘密 者；2.发现他人失密、泄密或出卖公司秘密，能及时举报，采取补救措施的。 第十条 其他（一）公司保密工作职能部门根据本守则制定相应的可实施规定，与本守则一并报总经理批准后执行。（二）本规定自总经理批准之日起施行。1.7网络安全及电脑管理制度第一条 目的为保证局域网安全运行，提高计算机的利用率延传计算机的使用寿命，特制定本制度。第二条 管理员职责 负责计算机、网络、网络信息的长远规划（一）根据公司发展和经营需要，负责计算机、网络设备、备件的计划。（二）对分散使用的计算机进行不定期的检查。第三条 禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影，禁止浏览登入非法网站、浏览 非法信息。第四条 禁止随意拨弄、拆卸、搬动计算机设备、配件（键盘、鼠标等）。 第五条 禁止对公司计算机私设开机口令、对硬盘格式化操作、改变机器配置。 禁止乱装软件，以防止感染病毒。第六条 下班后要及时检查机器设备，切断电源。 第七条 本制度自下发之日起实施。1.8公司印鉴管理制度第一条 职责（一）总经理：负责保管公司公章、财务专用章、合同专用章，各部门印章及各类专门印章。（二）公司人事行政部：负责印章的备案管理、用印登记、用印监督和刻制、废止的管理。（三）部门领导：负责对用印的审批，印章刻制、废止的审批。第二条 印鉴管理 （一）申请刻制印章需书面申请，由部门领导审核，公司人力资源部审核，总经理批准后，方可刻制。（二）印章由公司人力资源部统一刻制后，在备案卡上备案。（三）申请用印必须附有用印申请表，经总经理审批后，方可用印。（四）公司公章、合同专用章用印完毕后，人事行政部需复印用印资料，每月定期扫描存档一次，存入电脑文件夹中，年终刻录到光盘中保存。（五）公章使用申请表的内容必须与用印的文件内容相符,由部门领导核对后用印。（六）对确需将公章带出使用的,应在公章使用申请表内注明,报公司总经理审批同意后,由公章管理人员或人力资源部派员携带公章同行办理用印。（七）对需要停用、更新的印章废止时，需要书面申请，经总经理审批后废止。（八）印章的销毁由公司人力资源部统一负责实施，人力资源部对需销毁的印章进行登记造册,交总经理审批后予以销毁。第三条 证照管理 （一）公司人力资源部负责公司重要证照的管理、所有土地证、房产证的管理。 （二）公司人力资源部指定专人负责证照的保管、备案等管理工作。在证照办理过程中,公司人力资源部负责承办证照的申报、登记、变更、年检、注销等事项。（三）证照在申报、注册、年检办理完毕后,其相关文件和材料交由公司人力资源部妥善保管。（四）如需复印或者借用证照原件，填写证照借用登记表，证照管理人应在复印件上注明与原件一致,仅用于XX事项，再复印无效的字样并加盖公章。（五）公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，应立即向人力资源部负责人报告，及时与发证机关联系，并办理证照的挂失和补办手续。第四条 介绍信（委托书）管理 （一）介绍信（委托书）由人力资源部专人管理。介绍信的涉密内容，管理人员必须予以保密,严禁散布。（二）使用介绍信（委托书）要严格履行审批手续.由经办人申请、部门负责人审核、人力资源部经理审核、总经理同意后,由人力资源部开具。（三）严禁开具空白介绍信（委托书）。开出的介绍信存根，要按顺序号，注明开往单位、开具日期、经办人姓名、人数、办事内容等。转开的介绍信，要将开出单位介绍信与转开的介绍信存根附在一起备查。介绍信存根保存期限 3 年。销毁介绍信存根,需书面申报人力资源部及分管领导签字批准- 31 -2.文档管理2.1文书管理办法第一章 总则第一条 目的为使文书管理制度化，以增进文书处理品质及效率，特制订本办法 。第二条 范围本办法所讲文书管理，指本公司各部门与外界来往文书及各部门之间来往之文书，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。第二章 文件流传细则第一条 分类（一）登记的文书范围：结合档案管理规定的要求；（二）外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、 批复、涵、会议纪要）、电报，传真等等；（三）本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。 第二条 行文要求公司内公文格式主要为公司正式文件、签呈、备忘单、传真。（一）正式文件由公司根据其重要性确定是否系正式文件，正式文件要填写文件签发筏，由总经理签发，并加盖公章。（二）签呈1.公司内以下级对上级有所请示时用；2.签呈不得越级上报；3.需总经理阅示之签呈，部门主管应有明确的意见。（三）备忘单公司内部发布行政命令、通知、通报以及部门之间的业务商洽、协调、联络时用；由公司下发的备忘单由总经理核准，各部门所发备忘单由部门主管核准。（四）传真1.处理业务时使用；2.传真由各业务部门自行管理，指定专人负责收发、登记、跟催和归档；3.公司名义发出的传真，需经总经理核准。 第五条 收文本公司与外界往来的文件，由人事行政部统一登记、收文。公司所收上级部门或其他单位公文，由行政进行收文登记后，送总经理阅示处理。内以制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。部门所收公文交部门主管处理。对需办理的应抓紧时间办理，不得延误和推诿。第六条 发文（一）以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司人事行政部登记签发。（二）公司以备忘单形式下发公文经总经理签字后，由总经理负责下发。（三）部门上报、部门间往来及部门内下发公文，经部门经理签字后，由各部门自行登记、签发。第七条 分文（一）外来文件由人事行政部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。（二）内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。第八条 会签（一）需部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单（二）各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职业及时认真处理并签署意见。（三）文件收文后，再依收文处理单内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。第九条 公文归档（一）管理部门1.公司的公文及档案由人事行政部统一管理；2.会计档案由财务部负责整理保管。（二）文件档案移享归档时点收原则1.检查文件之本文及附件是否完整，如有缺少，应追查归入；2.文件处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办人员补办； 3.与本案无关的文件，应立即退回经办人员。（三）保存期限1.公司文件应依其性质与内容确定保存期限的长短。- 40-2.公司永久保存的文件有：（1）公司章程（2）总经理会议记录（3）政府机关核准文件（4）不动产所有权及其他物权、债券凭证（5）设计图纸、重要设备技术资料（6）其他经核实须永久保存的文件。与本案无关的文件，应立即退回经办人员（四）档案清理1.档案管理人员应每年对文件进行一次清理，该归档的文件应装订成册，及时归档。2.所有档案须入柜保存，