档案管理流程北顶.doc

流程手册文件编号：TFH-XZ-LC002版本：A0档案管理流程北顶编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订号修改内容修改人审核人批准人1. 目的规范公司各类资料的归档、使用与管理，保证档案的完整性、真实性和合理使用。2. 适用范围适用于公司各类资料的归档、保管、使用和销毁。3. 术语和定义4. 主要涉及部门和职责4.1 综合办公室： l 负责各部门递交归档资料的审核、分类归档；l 负责各部门归档后档案资料的借阅办理；l 负责对档案进行日常管理和定期维护；l 负责过期档案的销毁；4.2 各部门： l 负责本部门业务资料的日常保管和使用；4.3 综合办公室副总： l 负责档案借阅的备案；l 负责档案销毁的审核；4.4 区域公司总经理：l 负责档案销毁的审批。5. 工作程序活动步骤及说明责任部门输出1. 资料归档1.1 各部门负责本部门日常各种资料文件的保管，每年3月份由综合办公室组织公司各级部门将办理完毕并具有保存价值，同时在日常中不再使用的各种文件材料进行归档，归案的资料包括：（1） 法规制度：包括政府、行业颁发的各种需公司贯彻执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制订的文件、各类规章制度等；（2） 计划总结：包括公司计划、各部门的工作计划、公司经营活动中的年度、季度、月度工作总结、周例会等等；（3） 公司决议：高层办公会议形成的决议、会议记录等；（4） 劳动人事资料：包括公司的人事任命、人事调整、人才引进和培训考核等相关资料；（5） 证书性资料：包括法人营业执照、批准证书、汽车使用证照、项目证照料等；（6） 项目资料：包括项目拓展资料、项目批文、项目设计资料、项目工程管理资料、项目成本资料、项目采购资料、项目营销策划资料、项目销售资料，项目资料在项目开发期内由业务部门保管，项目竣工结束后交档案室保管；1.2 各部门按上述分类进行整理，其中：l 公司在日常工作形成的对内及外单位的红头文件每月初第一个工作日归档一次；l 各部室在各项生产经营活动中形成的各种合同、协议、文件资料要随时归档；l 在各部、委、办、局取得的各种文件资料、原始证件要随时归档；l 各种声像资料每季度的第一个工作日归档一次；l 各种获奖证书等，在获奖后一个月内归档；l 第6类按项目阶段进行随时整理归档。1.3 各部门资料整理完毕后填写资料档案交接登记表移交综合办公室进行分类归档；1.4 综合办公室要按照上述分类进行分卷归档，并编制卷内目录后存放；1.5 综合办公室同时应根据档案分类和卷内目录编制档案资料电子台帐，以方便档案的管理和查询。综合办公室各部门资料档案交接登记表卷内目录2. 档案资料借阅2.1 各类资料归案后，各部门因业务开展需要借阅复印归档资料时，由借阅人员填写档案资料借阅申请表，经综合办公室审批后、行政主管副总备案，向综合办公室借阅；2.2 综合办公室将业务部门借阅的资料名称、页数、时间、归还日期等记录于档案资料借阅登记表，并根据记录督促借阅部门及时归还资料；2.3 档案经借阅后归还时，综合办公室应对借阅档案进行仔细检查，发现损坏和遗失，应立即上报行政主管副总。借阅人综合办公室综合办公室档案资料借阅申请表档案资料借阅登记表3. 档案资料管理维护3.1 综合办公室每天早、中、晚应对档案室巡视一次，做好档案室的防盗、防火、防潮、 防光、防尘、防蛀等保护工作。综合办公室4. 超期档案销毁4.1 对超过保存期的档案，由综合办公室登记造册，经综合办公室和行政主管副总共同鉴定，并报区域公司总经理批准后销毁；4.2 销毁文件和档案时必须有专人监督，严禁将销毁的文件和档案作为它用或作废纸出售，档案销毁后由监销人签字确认。综合办公室行政主管副总区域公司总经理档案资料销毁申请表6. 权限与标准：事项标准责任部门协助部门区域公司总部总经理档案及公文管理综合办公室区域公司各部门区域综合办公