办公自动化系统综述

第三部分 办公自动化系统3.1企业信息化管理的现状随着企业竞争的日趋激烈，传统模式下的外延式和规模化的发展越来越受到挑战，企业的规模化发展已经遇到了瓶颈，而企业信息化建设的目的便是通过数字神经系统对企业运作的各个环节进行控制和反馈，达到知识的积累更新和技术的创新，从而实现企业的内涵式和创新式发展。企业已经在信息化的道路上走了很长的时间 ，各种软件已经在普遍的使用。但是，这些资源之间仍未被集成起来，每一个信息系统都是孤立的，信息的流动速度不够快，信息的共享程度相当低。这样就使企业的信息化出现了很多新的问题，比较集中的表现在以下几个方面：3.1.1、信息的膨胀大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每1218个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。3.1.2、信息的孤岛企业采用各种相互独立的网络系统、应用系统，在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，数据之间缺少应有的关联性。3.1.3、信息的非结构化信息的结构化就是需要让系统内的信息按照的一定的方式能方便的被呈现给需要查询信息的人员手中。对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些死角里会隐藏了非常重要的信息资源。3.1.4、信息的非个性化董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：信息内容、访问权限、访问频次、门户差别等等。而现在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。3.2企业面临的问题信息的膨胀，信息的孤岛，信息的非结构化，信息的非个性化将会给我们带来明显的问题： 整体效率低下高层决策、管理者无法及时准确掌握企业各方面的信息，从而造成决策管理困难、决策管理失误、决策的管理延误等；任务、工作无法及时、准确进行跟踪和掌握；传统事务处理方式手续烦杂，效率低下； 工作运转不畅为执行某个任务，但由于信息的不流畅，导致各方在等待中浪费资源。企业机构分布广泛，传统的联络、运转方式已远不能满足当前瞬息万变、高效率、实时性、低成本的要求；推脱问题，避免责任，抱怨对方导致的结果是整个工作链的断缺。 信息流通不畅人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间无法保持紧密联系，信息流通不畅；合适的信息，不能在合适的时候到达合适的人手中，造成很多信息的延误。更多问题的提出： 如何实现企业全面地、持续性的发展和提高？ 如何赢得市场？ 如何使企业内部的知识得到积累，共享和创新？ 如何保持良好的客户关系？ 如何有效地进行成本控制？ 如何动态地支持企业机构和流程的变化？ 如何与客户、供应商、合作伙伴形成紧密的价值链？ 如何在企业内部形成紧密的协同工作关系？ 如何使信息共享化、结构化和个性化？ 如何将准确的信息第一时间传递给准确的人？ 如何获得商业智能和准确决策？如何提升企业的核心竞争力，从而在高度竞争的全球化经济体系里获得成功？3.3 OA系统简述浪潮办公自动化系统（OA系统）是以公文流转和知识管理平台为核心的企业协同管理全面解决方案。系统采用Internet/Intranet技术，客户端全部采用浏览器（IE），包括内部各类信息的交流、公文的自动流转、内部的电子邮件系统和工作流程的制定集成等功能。为企业的内部管理提供一整套稳定安全的解决途径。另外，浪潮OA系统为用户提供了标准的数据接口，方便用户的功能扩充，集成用户现有的各类业务管理系统，充分利用用户的各种资源信息，达到数据共享、信息共享的目的。因此，浪潮OA系统既是一套办公自动化应用软件，也是一个企业信息协作的基础平台。3.4 浪潮OA系统特点3.4.1 跨平台运行实现真正意义上的跨平台运行，即：同一套程序编码可以在多种硬件平台和操作系统上运行，以便企业可以根据业务需要和投资能力选择最佳平台，并且帮助企业顺利实现不同应用水平阶段的平滑过渡。3.4.2 支持多种应用系统资料交换适用于企业已经建立了各自的应用系统。在电子商务时代，企业将会要求新系统也能与原有系统进行资料交流和集成，从而有效利用已有投资。例如，已经采用财务软件的用户，希望整个业务管理系统也能与目前的财务系统资料共享。3.4.3 系统高度集成进入系统的资料要能根据事先的设定以及管理工作的内在规律和内在联系，传递到相关的功能模块中，达到资料高度共享和系统的高度集成。3.4.4 高度模块化软件系统在设计和开发过程中要保证各子系统、子系统中的各项功能，甚至每一个应用程序的高度模块化。只有这样才可以实现对系统的自由剪裁和重新配置。对系统的剪裁不仅是对子系统的取舍，还包括对子系统内部各项功能的剪裁，这样可以达到根据大、中、小型用户的不同需求配置系统的目的。而浪潮管理系统正是以此为开发依据，保证了能满足兰生公司的个性化需求。3.4.5 分布式应用系统 新一代的管理软件系统是超大规模的，它将不再是集中在同一局域网络服务器上的系统，因此支持分布式应用和分布式数据库是未来管理软件的一个特征。3.4.6 真正面向电子商务应用随着电子商务技术的发展，企业各种对外的业务活动，包括一般行政性工作，也已经延伸到了 Internet 上。客户方的人力资源管理信息系统支持这样的拓展功能：在 Internet上以多种方式实现招聘活动，进行远程的网络化的人力资源管理，等等。我们将从企业的实际出发来设计电子商务工作模式。3.4.7 高可靠性和安全性 大规模的系统、分布式应用、广泛的网络连接需要系统具有更高的可靠性和更强的安全控制。远程通信线路故障、多用户操作冲突、共享资料的大量分发与传递，需要管理系统有超强的稳定性，并能够对出现的各种意外情况做出正确处理。 黑客入侵、越权操作等现象需要管理系统有健全的安全防线。对系统内部资料记录的存取及删改权限的管理，系统操作日志的建立都是必不可少的安全措施。3.4.8 支持企业的工作流程定义与企业重组 激烈竞争的市场环境，需要企业不断地改变自己以适应外部环境的变化。企业兼并、内部重组、工作流程改变是经常发生的事情。企业间甚至可以为了一个共同的目标，临时组成跨越国家与地域限制的虚拟企业集团。浪潮的WIS系统能够支持小到某项业务流程重新定义，大到企业的合并、分离、重组以及虚拟企业的重组操作。3.4.9 面向个性化的设计 管理软件所面对的是一个充满个性化的世界，不能要求所有企业都按同一模式运做。因此，浪潮的WIS系统有非常灵活的设计。在输出接口、运算公式、业务逻辑、业务关联等诸多方面都能留给用户足够的自由空间，允许用户通过设置建立符合自己需求的应用系统。3.4.10 支持智能化的信息处理功能 电子商务时代所带来的巨大信息量是人力处理所不能完成的，管理系统中必须加入一定的智能化处理功能，才能协助人们有效地完成各项管理工作。WIS系统中的 BI（Business Intelligence）商业智能功能主要有以下几种：（1） 智能化业务过滤和处理功能（2） 智能化计划优化功能（3） 智能化资料分析功能3.4.11 备可扩展的业务框架，有标准的对外接口管理思想的发展、用户需求的变化与多样性，使得任何的应用系统都无法覆盖所有用户的所有实际需求，因此WIS系统有一个易于扩展的框架结构。这种框架结构使得开发商今后对软件的维护和扩展变得更为容易，也使应用系统的客户化和二次开发变得简单。3.5系统构架修改信息添加信息查询信息删除刊物修改刊物查询刊物添加刊物会议提醒部门设置删除用户修改资料查询用户添加用户新闻查询新闻删除新闻添加删除信息处理结果刊物管理操作员管理日志管理系统备份其他信息管理部门管理用户管理系统管理新闻管理系统控制台自定义提醒备忘提醒留言提醒公示提醒日程提醒会议提醒消息内容服务器地址提醒是播放声音文件时间间隔设置消息发送时间消息发送者未处理帮 助邮件检测系统设置消息管理办公助理引擎资源管理行政事务设备管理共享文件记事本留言本日程安排个人通讯录会议管理个人事务视听在线实事新闻期刊杂志学习园地参考资料组织人事发布公告电子论坛网上交流信息反馈电子信息邮件系统办公系统信息资源内容兰生OA系统兰生OA系统栏目导航全文检索系统3.6 系统规划3.6.1 公文处理系统公文处理系统包括收文管理、发文管理以及档案管理等多个系统。浪潮OA系统公文处理系统的特点公文处理一般包括收文、发文、传阅件等，系统的使用单位按照其内部公文处理流程的需要自行配置流程，并可随时修改和增加业务流程。系统提供文件列表显示当前用户需处理的文件、已处理未归档的文件和所有的文件，并按照事先配置好的查询规则执行查询。在公文流转的每一步都有严格的权限检验，如：文件传递权、拟办权、收文登记权、归档权、编辑权等。 每个文件都生成流程跟踪表，清晰地反映该文件的处理过程，责任明确，处理时间精确到秒，便于催办、督办。对于有实际困难而不能利用计算机办公的用户可以制定他人代为办理相关事宜，同时系统将有授权代理记录。浪潮OA系统公文处理系统的功能3.6.1.1收文管理完成单位的外来公文（例如：外经委、海关、税务等等）的分类、登记、批阅、办理、归档、销毁、查询等全过程的处理。3.6.1.2. 发文管理完成单位内部和对外的公文（协同）起草、审批、签发、发布、归档、销毁、查询等处理。3.6.1.3.档案管理对系统中办理过的所有文档进行归档，以备日后查询、借阅。3.6.1.4.案卷管理由档案管理员按照用户的实际应用建立案卷的基础信息（包括根据案卷的机密性或者允许阅览的范围对案卷进行机密级别的规定），并完成对案卷基础信息的管理工作。3.6.1.5.文档管理对提交归档的文件资料进行组卷、移卷、拆卷、分卷、销毁等管理，并提供强大的搜索查询处理，实现完整的档案计算机化管理。l 提供多重权限框架，能够根据自身需要有效定制访问控制体系。在文件库、文件夹或文件级的权限均分成管理者、编辑者、作者、读者 4类。l 三类文件库模板。文件库数量可根据需要创建，基本分以下三种类型： 只读库。库中文件不可编辑，一般用于各类审批文件或共享文档。 可编辑库。具有编辑者以上权限的人员可编辑文件，一般用于保存各类日常工作文件。 启用签出-签入库。对库中文件的任何编辑（新建）等操作按：“签出（新建）-审批-编辑-签入”的管理模式进行，规范文件的维护过程，提供文件的版本控制。一般用于管理重要文件。l 实现与工作流程相结合，对需要进行审批的文件可直接按流程设置完成审批过程，其审批流程可自定义。l 文件格式可完全自定义。不同文件所需表单格式可自由定制，文件中可存储文本、Office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。支持各种图片、Office报表文档等格式附件文件的引入、附加、扫描，支持一次附加多个附件的需要，支持附件间的排序，支持Word文档在系统内的编辑和痕迹保留功能。l 文件管理工具。提供加锁、解锁、库内移动、库内拷贝、库间移动、库间拷贝等文件管理工具。l 查询与检索。具有组合查询和全文检索功能。3.6.1.6.借阅管理实现用户的网上目录查询、借阅、网上阅览处理，实现网上图书馆的功能。3.6.1.7.媒体资料登记各类媒体资料，对资料进行分类组织、查询、检索。3.6.1.8.函件管理登记各类函件资料，对函件进行分类组织、查询、检索。3.6.1.9合同管理通过浪潮OA与浪潮其他模块的集成，将所有与文档相关的实体集成起来。例如，可以在产品销售信息文档和客户记录之间建立链接。同样，也可以把项目合同、项目方案书等资料和相关的客户、项目、人力资源、产品等进行链接，这样在读取一篇文档时就可以全面的了解与之相关的信息。3.6.2 个人办公系统个人办公系统包括待办工作、文件夹、名片夹、日程安排、电话记录、电子邮件、信访专栏等多个系统。3.6.2.1. 待办工作在待办工作栏目中，系统可以根据员工的职务属性自动定义该名员工可以完成的工作事项，具备工作提醒的功能，并自动与各个系统建立链接，使得该名员工能够集中处理他的所有的日常待办工作，如，对一般员工而言，他能够接收所有需要他处理的各项工作，可以上传工作计划、阶段工作报告、填写工作督办表的回执；对部门主管而言，在此之外还可以完成部门级的行政管理工作，公布部门工作计划以及实施的进程，公布部门的重要活动安排，发送工作督办表等等。拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，提交后文档自动按流程设置流向开始流转。待办工作：显示、查询、签收未办工作文档。在办工作：办理人根据流程设置的办理方式、办理权限对文档进行办理，可实时获得在线帮助。转发工作：办理人可查询文档是否已发送至下一办理人，也可撤回重办。流转监控：指定的管理者、分管领导可监控流程中所有文档的办理状态，进行有效监控，允许文档的特送、催办、删除等操作。经授权的已办人也可跟踪查询已办文档后续的办理状态。委托办理：个人在无法参与办理流程工作文档时，可通过委托关系，授权他人代为处理指定流程的文档。3.6.2.2督办管理督办功能是为了保证上级指示、交办事宜以及会议精神等迅速传达到执行者，并得到贯彻执行。上级领导能通过本模块对督办事宜进展状况进行实时跟踪，及时掌握进展情况和出现的问题,部门领导可以通过建立分办的方式，把领导交办的工作转交给部门内的工作人员并进行督促。如果接收方不在线，可以在用户下次登录的时候收到未在线时别人发来的消息。3.6.2.3. 文件夹完成对个人的各类电子文档的录入、分类操作，并可以根据工作需要由员工自由定义文档的共享级别：私人文档、部门文档、公司文档。3.6.2.4. 名片管理用户可以将名片登记并进行管理查询和打印，同时可根据需要将部分名片共享，供他人使用。查询分为匹配查询与模糊查询，还能全文索引，每个人只能看到自己的名片及共享的名片集，对于输入重复的名片还给予提示警告，所有由个人分别收集的名片将汇编成整个单位的名片总集，可以轻松地找出所有需要联系的名片主人，并方便地通知他们参加发布会或邮寄贺年卡等等。名片并且能分类，按行业分，按需求分，按重要程度分等等，并能添加下次须联系的时间，到时自动提醒。 建立员工的通讯录，可以进行录入、修改、删除、查询等操作，并可以由员工自由定义名片的共享级别：私人名片、部门名片、公司名片。 3.6.2.5. 日程安排可以称之为个人的工作台历，用于安排个人的工作、活动、计划等事项，设置系统提醒，并可以由员工自己定义阅读权限，使得公司能够掌握员工的动态。项日程安排可以用于个人时间管理、结合日历的方式。可以事先把自己的约会行程写在日程安排中，并自行定义提醒时间，系统到时会自动提醒。系统并会自动把您的行程安排显示到人员状态中去，可以让其他人了解您的工作壮况，并给安排会议或其他事项提供参考。安排好的日程会自动的转入浪潮-HRM系统中，以便绩效考核和培训安排等。3.6.2.6. 电话纪录员工可以把重要的工作电话在本栏目中作备份纪录，可以完成记录、分类、删除、查询等操作，其中电话纪录可以按单位、按人、按项目、按时间进行分类、查询。3.6.2.7. 电子邮件（内部）可以完成内部的电子邮件的起草、发送、回信、转发、回执和跟踪等操作，设置草稿夹、收件夹、寄件夹和垃圾箱，具备新邮件系统提示、新邮件转入待办工作栏目、邮件（按时间、按单位、按人、按主题）查询等功能，方便员工对电子邮件进行管理。3.6.2.8. 信访专栏本栏目供企业员工向管理层提交建设性建议和反映各类情况，加强企业管理层和员工之间的交互沟通。3.6.2.9. 商务谈判纪录所有来访纪录（包括业务来访、接待、谈判，其他来访），与业务系统做接口。若是业务来访、谈判则系统会把数据传输到相关的业务系统。3.6.2.10. 常用信息收集、查询诸如：常用电话、航班表、列车时刻表、地铁时刻表、天气预报、地图册、地区信息等。3.6.2.11信息速递实现内部信息快速传递，能够实时发送、接收内部的各类信息，并以图像、声音等多媒体方式进行提示。系统各类模块都已经集成该模块，对办公过程中的 信息进行实时发送信息通知相关人员。消息管理：提供消息发送功能，强大的即时提醒功能，使用户可以随时接受各种通知、公示、催办等消息，极大的方便了兰生人员的办公效率。 用户与用户之间可以全双工发送实时消息（接收方有声音提示） 如果接收方不在线，可以在用户下次登录的时候收到未在线时别人发来的消息 用户收到的所有消息可以方便地存贮和查看 用户可以直接回复已收到的消息 可以在发送消息的时候也能看到历史消息 即时消息需要回复功能群发消息功能 用户可以向某一个组内的所有成员发送即时消息用户可以向一批用户（可能在多个组内）发送即时消息 系统消息功能 服务器端可以发送重要的会议、日程安排、留言等内容到指定用户(声音提示) 用户对指定系统消息的内容可以设置提醒(声音提示) 指定时间可以收到用户自定制的系统提醒消息系统消息应该有历史记录下图为用户接受会议提醒状态图：点击会议通知，便可查看详细内容：同时你还可查看你所收到的消息日志，以便对所受到的消息有一个准确的了解和掌握，用户可以根据事务的紧急情况自己自定义设置提醒功能。如果用户想发送通知或消息给单位的其他人员，可从办公系统进行发送。自动回复功能 用户不在电脑旁时可以设定自动回复功能，由程序自己回复用户 收到的消息 用户可以添加、删除、修改自动回复列表 用户可以从自动回复列表中选择当前使用的自动回复文字定时提醒功能 用户自己可以定制重要日程提醒 到达用户指定的提醒时间，可能通过弹出窗口或声音提醒用户 用户提醒列表可编辑、增加、删除 （1） 邮件检测： 用户可以选择采用POP3方式或MAPI方式进行邮件的检测 用户可以查看多个POP3帐号的邮件查看 用户可以看到新邮件的发送者、主题和发送时间（查看结果以动 态窗口显示给用户，有声音提示） 用户可以设置由办公助理的打开的邮件查看程序 用户可以选择邮件查看的时间间隔可以进行手动邮件检测（2） 提供消息发送功能强大的即时提醒功能，使用户可以随时接受各种通知、公示、催办等消息，极大的方便了兰生人员的办公效率。 用户与用户之间可以全双工发送实时消息（接收方有声音提示） 如果接收方不在线，可以在用户下次登录的时候收到未在线时别人发来的消息 用户收到的所有消息可以方便地存贮和查看 用户可以直接回复已收到的消息 可以在发送消息的时候也能看到历史消息 即时消息需要回复功能群发消息功能 用户可以向某一个组内的所有成员发送即时消息用户可以向一批用户（可能在多个组内）发送即时消息3.6.2.12记事本提供对个人文档的整理与安排，包括存放个人私有文件，公文草稿，申请审批草稿，个人资料等，提供多种查询方式，可按时间、文档名、关键字等进行索引，以备总结和查询。提供文档备份，分为历史文档和当前文档，这样便于高效管理。提供个人工作汇报，利于即使向上级汇报工作情况：3.6.2.13字典库字典库包括数据字典、办公用语、流水号三个部分。数据字典：提供创建、编辑各种数据字典、供公文流转中调用。例如创建文档中的主题词等。办公用语：提供给系统管理员或职员设定个人办公用语及公共办公用语，供签署意见调用。流水号：提供OA系统各个模块、流程、文档的流水号初始格式设置功能，同时管理多个不同的流水号，根据初始格式，系统自动产生并计算最新的流水号，同时自动显示在指定的文档中以代替手工录入或计算。 3.6.3 企业信息系统企业信息系统包括公告板、企业新闻、站点导航、规章制度、常用资料和焦点论坛等六个系统。3.6.3.1. 公告板便于企业的各个部门向员工发布各类文件、纪要、通知、公告、报表等信息以及员工的反馈信息。3.6.3.2. 新闻频道向员工公布企业的各类动态新闻，包括企业每日要闻、党政工团的重要活动、党政工团的重要活动、行业内的重要新闻等等。3.6.3.3. 站点导航本系统旨在为用户建立良好的导航系统，克服B/S结构系统固有的缺点，方便用户进行浏览：a. 页面导航信息：每一页面都告知用户目前所处的位置，便于用户翻页切换；b. 站点导航图：用户可以在站点导航图上经过一次点击，进入到本系统的任意栏目任意页面。c. 在线帮助：对系统中的各类操作都给出文字图形说明，对重要的流程提供演示说明，可以最大程度地减轻培训的工作量。3.6.3.4. 规章制度向员工发布企业的各类规章制度，供员工查询。此外，还提供对已发布的规章制度进行修改、删除等更新操作。3.6.3.5. 常用资料向企业的各个部门的员工提供日常工作所需的各类常用资料。3.6.3.6. 焦点论坛焦点论坛是企业内部员工之间进行网上交流讨论的园地。员工可以选择匿名/公开的方式，对企业的经营策略、管理制度等各方面发表自己的观点，还可以将业务上的疑难向其他同事求援；企业管理层可以有计划的组织论坛的讨论主题，向广大员工征求建议、组织学习、进行员工满意度调研等等。本栏目的后台将建立监控系统，保证论坛对话的合理合法性。3.6.4 辅助管理系统辅助管理系统包括会议管理、活动安排、名片管理、车辆管理、物品管理、请销假管理、请款管理等多个系统。3.6.4.1. 会议管理本系统实现对会议计划、准备、记录、查询等功能。会议准备包括查询会议室、与会人员的空闲时间，确认会议的参加人员、时间、场地、会议议题，准备会议文件，以E-mail、公告板通知或打印会议通知单的方式发放会议通知等。对已经召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容做记录并整理会议记要。同时还对所有的会议室规模、设施服务配置和使用时间安排进行管理。该项功能是实现会议计划、会议准备、会议记录、会议查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，制定审批流程。通知：可通过办公助理引擎迅速而及时的通过会议提醒方式给与会者发送会议通知等。 会议纪要：对已召开会议可对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议记要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。 3.6.4.2. 活动安排完成对单位内部公共活动和外部接待工作的内容和组织进行具体的安排、记录。在准备工作上可以查询参加活动的员工的空闲时间，便于安排员工，分配任务。并且在活动结束之后，登记活动开展的情况，在新闻频道栏目进行公布。3.6.4.3. 名片管理本系统是在企业员工的名片夹的基础上建立企业级的通讯录，达到信息资源共享。通讯录按查看权限可分企业公共名片库、部门公共名片库、私人名片库；对名片库的查询可以按地区、按行业、按人进行查询。此外，可以通过名片提供的联系地址直接生成信封格式。3.6.4.4. 车辆管理本系统完成车辆的登记、用车申请和用车审批的统计和查询。其中，员工在申请车辆时，可以按照通过车辆查找空闲时间、通过时间查找空闲车辆两种方式进行申请。3.6.4.5. 设备管理对于兰生的各种固定资产、设备、房产等财产的管理系统。固定资产等财产是单位日常管理非常重要的一部分，完善的财产管理可以从很大程度上减少财产的损失、浪费，提高使用效率，延长使用寿命。非常直接的节约成本。本系统对财产的目录、登记、增加、减损、报废、请购、领用、请修、保管等数据非常细致的管理起来该项主要是对兰生设备的安排与管理，主要包括以下功能：（1） 支持对新设备的采购申请和审批（2） 提供设备按一定标准进行分类，以便于管理（3） 支持对既有设备使用前的预约，使用中的占用，使用后的归还等具体情况的记录与备注（4） 支持对设备使用情况的多方式查询 3.6.4.6. 请销假管理完成网上填写请假单、自动提交审批和网上销假等。3.6.4.7. 请款管理实现用户网上填写请款申请单、根据请款额度选择审批流程或自定义流程和网上请款审批的全过程。3.6.4.8. 报表管理实现公司相关报表的接口、从OA中直接调用报表数据。3.6.4.9. 印章管理实现公司印章的管理。用户网上填写印章申请单、根据申请类型选择审批流程或自定义流程和网上审批的全过程。3.6.4.10. 办公用品申请用户网上填写申请单、根据申请类型选择审批流程或自定义流程和网上审批的全过程。3.6.4.11. 法律事务实现公司法律相关的事务的纪录、案例查询。实现合同（包括与业务系统做接口、从业务系统过来得业务合同）的法律顾问得审批、修改意见。完成网上审批的全过程。3.6.4.12. 外事事务实现公司与境外相关的事务的纪录、案例查询。包括组团出国审批流程，外经贸委的相关流程。完成网上审批的全过程。3.6.4.13. 签报管理用户网上填写申报单、根据申请类型选择审批流程或自定义流程和网上审批的全过程。3.7 工作流应用系统工作流应用系统是为OA系统产品各个模块的文档流转提供流程自定义支持。使您的组织可以对基于文档的流转办公提供业务流程自定义功能，对文档的流转过程进行跟踪、监控和归档。3.7.1工作流应用系统特点： 工作流程自定义:支持在浏览器界面进行工作流程自定义，使所设计的工作流符合企业的要求。 完善的工作流机制：完善、成熟的工作流机制可以保证工作的顺利进行和完成。 完善的工作流跟踪、归档：使用户及时掌握工作的进展情况。3.7.2工作流应用系统的优点根据组织目标和工作类型的不同，工作流应用系统的优点表现在很多方面。下面是一些例子: 加快工作速度:如果组织的工作过程主要基于书面文件，那么使用 工作流应用系统后可以显著地减少完成任务所需的时间。事实上，通过电子手段自动执行过程和传递文档减少了在组织中传递书面文件所需的时间。另外，包含在过程定义中的说明和路由条件可以确保及早发现问题，并自动执行重复的工作。 提高生产效率:如果您是工作流的参与者，工作流应用系统可以帮助您有效的组织工作，保证办公高效、顺利的完成。 增强过程控制:如果工作程序和规则只是记在工作人员的头脑中，将很难保证一致性和质量。工作流应用系统 是一个强大的工具，不仅可以使组织的工作过程标准化，同时也可以很灵活地修改和改进工作过程。 改善客户服务:当您组织的工作过程已经标准化，并且可以更快地完成工作时，您的客户无论是内部客户还是外部客户将是最大的受益者。您甚至可以设计工作流，让客户来启动工作并跟踪其流程。工作流应用系统是提高客户满意度的高效方法。您的组织会从长期业务和固定顾客那里获益。 合作更加有效:随着时间的流逝，在工作流应用系统中创建的过程定义会成为组织的“最佳实践”仓库，并且可以在整个企业内部共享,进行业务流程优化。工作流系统是浪潮OA系统的核心模块之一。从通用和实用角度出发，工作流系统提供了大量的可自定义选项，流程设置全面，实用性强，可调性好，适用领域广，管理员无需编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各种各样的业务流程，例如收文、发文、文件承办、文件阅办等公文处理流程，报销、出差、项目、合同、请假、用车、工作请示、意见上报等各类审批及申请流程。流程定义：对每个流程的名称、类别、管理者、使用人、流程结束后通知对象、归档方式和归档位置等基本属性进行定义，其中，归档位置可自由选择文件库，可同时归档多个文件库中的不同文件夹。环节定义：对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择：编辑式审批式分发式；办理人员：可选择具体的岗位或人员，也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定，并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项；办理权限有：允许编辑文档 允许填写意见 允许查看意见汇总 允许跟踪后续办理过程等，并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分；提示催办中可设定：新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。流向定义：对流程中各个环节的流向进行定义，可定义直线、分支、条件分支、协办、循环和进入新流程等功能，满足各种类型的流程处理的需要。支持直流、分流、辅流、循环，条件分支、自由流程以及流程嵌套等设置，支持邮件通知、修改痕迹和版本保留、支持公文印章加入、支持公文文件套打（印）等功能。自由流程：系统还提供了一种自由流程应用模式，在现实中有些工作无法用规范化的流程运转，这时可将这类工作定义成自由流程，无须定义流向，这样工作就可以在各个环节之间自由流转，完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。3.8 后台管理系统后台管理系统包括机构设置和权限管理、系统及数据库管理、内容发布管理、Mail系统管理、BBS后台监控系统、系统日志等六个系统。3.8.1. 机构设置和权限管理3.8.1.1 部门设置按照公司现行的组织架构，对各个部门在信息系统中进行初始化工作，对已经成立的部门可以进行更名、撤销等操作，并支持部门职能重组功能，既可以根据企业的持续发展新建部门，也可以跨部门组建项目组之类的临时组织。为减轻操作上的工作量，系统允许按照部门来统一规定部门下属员工的操作权限。3.8.1.2 职务设置系统提供相对自由的职务设计模式，从职能分析入手，形成职务组，确定职务、职能、职级、职责、任职要求、岗位编制、基本权限（此权限指的是职务的权限）等，形成职能职务体系表，同时为减轻操作上的工作量，系统也允许用职务角色来批处理员工在系统中的使用权限。3.8.1.3 人员设置按照部门所属，来设置员工诸如姓名、职务、系统使用权限等相关的属性。本系统关于员工的系统使用权限的设置和以上两个系统中提供的权限设置功能并不矛盾，上两个系统是解决员工权限的一般性问题，而本系统中的权限设置是在这个基础上实现解决员工权限的特殊性问题。3.8.1.4 系统权限管理1）数据库级：对于本软件的每个系统所对应的所有数据库，首先在操作权限上可细分为七个级别，由系统管理员设置。 系统管理员：具有最高的权限（文档级权限除外）！可分配其他人的权限 管理员：能够在数据库上执行所有操作，读、写以及编辑文档、表、视图和数据库图表。 一般用户：能够在数据库中读、写，以及编辑所有文档，但不能修改表、视图，或者ACL。2）用户级：对于一般用户可进行的超作 读者：能够读文档，但不能增加新文档或者编辑现有文档。 无存取权限：被分配该权限的用户不可访问数据库，他们不能打开数据库，这个级别无对应的符号表示。3）.文档级：其次，在访问数据库文档的权限方面又可细分为四个级别（可视具体情况有所改变），由系统管理员设置。 绝密权限：可以访问所有具有绝密、机密、秘密和平件密级的已授权文档。 机密权限：可以访问所有具有机密、秘密和平件密级的已授权文档。 秘密权限：可以访问所有具有秘密和平件密级的已授权文档。 平件权限：可以访问所有具有平件密级的已授权文档。 操作权限级：此外用户还可以根据自己办公的实际情况，通过设置不同的角色来实现自定义运作模式，确保每一步的操作权限，各司其职从而进一步提高系统的可靠性和安全性。4）.系统（页面）级： 管理员：可分配其他人的权限，但不一定可以看其他系统！ 一般用户：只可以有权查看管理员分配的系统信息，而对该系统的具体权限（例如是完全控制访问，还是只能访问不能控制）视数据库级、用户级、文档级权限的分配而定！3.8.2 企业电子邮局系统完整的一套浪潮OA系统通过门户网站集成企业内、外部的信息，使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的个性化信息，从而实现企业信息的高度集成和业务的快速响应。浪潮OA满足不同用户群的需求，它是一个综合的站点，用户群可以分级别、分权限，从任何地方、任何时间进入系统。 内部用户通过浪潮OA给予其进入网络的权限，员工可以查看工作计划和实施情况，跟踪项目和分析成本，有效判断客户状态；高层管理者可以不同视角查看企业组织，管理人力资源，分析企业绩效，及时发现问题所在。 外部用户浪潮OA客户、经销商、供应商及其他业务合作伙伴通过门户站点，可以容易地查看和输入相关的信息：客户可以输入抱怨和服务请求，查看最新产品信息、订单处理情况、与企业项目人员保持高效联系；合作伙伴可以与企业员工电子化联系、查看库存情况、获取产品信息，在线下定单以及跟踪定单。浪潮OA协同商务系统的门户实