医药流通行业系统的解决方案

用友用友 ERP-U8ERP-U8 医药流通行业解决方案医药流通行业解决方案 用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司 目目 录录 第一部分 医药流通行业分析4 第一章 医药流通行业概况 4 1、前言 .4 2、医药流通行业的四个发展阶段 .4 3、医药流通行业的发展趋势 .5 第二章 医药商业企业经营环境分析 7 1、医药商业企业近阶段的压力 .7 2、医药商业企业的机遇 .8 3、医药商业企业的发展趋势 .8 第三章 医药流通行业的信息化建设现状 9 1、医药商业企业信息化的问题 .9 2、医药商业企业系统建设的要求 10 第四章 企业的管理难点11 第二部分 解决方案的价值体现.13 第一章、系统应用目标.15 第二章、方案整体架构.16 第三章 U8 医药流通行业解决方案概述.17 1、采购业务 17 2、销售业务 23 3、库存业务 28 4、GSP 管理.31 第四部分 解决方案部署方式.39 1、集中管理模式39 完全集中 .39 分布式集中 .40 2、分布模式41 第一部分第一部分 医药流通行业分析医药流通行业分析 第一章第一章 医药流通行业概况医药流通行业概况 1 1、前言、前言 医药行业是我国国民经济的重要组成部分，对于保护和增进人民健康、提 高生活质量、计划生育、救灾防疫、军需战备以及促进经济发展和生活进步均 具有十分重要的作用。 新中国成立以来，特别是改革开放 20 多年来，我国已经形成了比较完备的 医药工业体系和医药流通网络，发展成为世界医药大国。随着人民生活水平的 不断提高和对医疗保健需求的不断增加，医药行业一直保持着较快的发展速度， 1978 年至 2000 年，医药行业产值年均递增 16.6，成为国民经济中发展最快 的行业之一。2002 年我国医药行业总产值已达到 3300 亿元，在连续 20 年的高 增长后，作为朝阳产业，医药行业在未来十几年的增长速度仍会高于全国各行 业平均增长速度。 然而相比之下，中国目前年人均药品消费不到 10 美元，而美国人均药品消 费已达 300 美元，日本 400 美元，中等发达国家人均药品消费也有 4050 美元。 2000 年我国人口已达到 13 亿，加之城镇每年新增就业人员，以及人员逐步老 龄化和医疗卫生事业的快速发展等方面的原因，使医药商品的社会需求将呈持 续快速增长的势头。据分析，2010 年中国的医药市场总值将达到 600 亿美元， 2020 年达到 1200 亿美元，成为全球第一大市场。由此可见，中国的医药行业 有着广阔的发展前景。 2 2、医药流通行业的四个发展阶段、医药流通行业的四个发展阶段 建国以来，国内医药流通领域大致经历了以下四个大的发展阶段： 第一阶段：从五十年代初至七十年代末，实行的是计划经济体制下高度集 中的医药流通体制。医药商品采购供应体系由中央一级医药采购供应站、省 （地、市）二级医药采购批发站和县级医药公司组成。医药商业对工业的产品 包购包销，全国医药商品的供应按一、二、三级批发层次逐级调拨，医药批发 企业根据行政区的划分设置，实行条条为主、条块结合、统一管理计划、统一 核算财务、统一管理价格、统一安排网点的高度集中的管理体制。 第二阶段：从八十年代初至九十年代初，我国的医药流通格局实现了由封 闭到开放、集中到分散的转变，医药商业得到了极大的发展。伴随着改革开放， 我国的医药流通领域也打破了计划经济体制下形成的一、二、三级批发层次的 流通格局和计划调拨供应模式，医药工业企业开始自主选择销售对象、工业自 销现象逐渐增多，形成了多渠道、少环节的医药流通体制。从整体上来说，八 十年代我国的医药市场需求增长迅速，医药市场属于卖方市场，医药商业企业 的数量开始增加，药品流通秩序较好，市场的竞争程度较低，医药流通的效率 较高，促进了我国医药工业和医药商业的繁荣和发展。 第三阶段：从九十年代初到二十一世纪初，由于这一阶段我国药品市场环 境的许多方面发生了巨大的根本性的变化，如国内药品的产量大大增加，国外 药品开始进入我国，药品市场由以前的卖方市场变为买方市场；同时药品批发 企业和网点急剧增加，商业企业由八十年代的 2500 家增加到到 16000 多家，导 致医药商业企业经营成本高，整体经济效益低下；同时医药流通领域的市场法 制弱化。最终导致我国的医药流通领域出现了严重的“多、小、散、低、乱” 和药品市场机制畸形问题，在九十年代的行业无序发展形成恶性循环，行业整 体销售收入的利润率不断下降，2001 年是 0.7%左右，2002 年是 0.59%，而医 药商业企业的平均流通费用率高达 12.56%， 。成为制约我国医药产业快速发展 的瓶颈之一。 第四阶段是最近三年，随着国家“三改一加强”等相应宏观调控措施的推 进、GSP 换证验收工作的进行、医保改革的正式推行，以及加入 WTO 后市场竞 争的加剧，在行业的规范和市场竞争的优胜劣汰中，企业间不断发生收购、兼 并，使商业批发企业数量急剧减少，从原来的 16000 多家到前年 9302 家锐减至 目前的 6819 家，连锁企业 500 多家，连锁门店达 18000 多个。 3 3、医药流通行业的发展趋势、医药流通行业的发展趋势 在医药流通体制改革、GSP 实施、医药企业自身发展、市场激烈竞争、加 入 WTO 等各种因素的影响下，未来医药流通行业发展将呈现以下趋势： 3.13.1 行业逐渐进行行业逐渐进行“聚焦聚焦” ，医药商业企业向规模化、集团化、集约化方向发展，医药商业企业向规模化、集团化、集约化方向发展 国家倡导企业进行产权制度改革，提倡产权多元化。允许并鼓励各行各业、 各种经济成份以兼并、重组、联合等多种方式参资入股医药商业企业。通过市 场来形成一批跨地区、跨行业、跨所有制和跨国经营的集团公司。并提出，利 用 5 年左右的时间，扶持建立 5 至 10 个面向国内外市场、多元化经营、年销售 额达到 50 亿元左右、具有现代营销领先水平和高度文化内涵的特大型医药商业 企业集团；建立 40 个左右面向国内市场或国内区域性市场、年销售额达到 20 亿元左右的大型医药商业企业集团。届时这些企业的销售额达到全国销售额的 70以上。 3.23.2 连锁经营成为医药零售企业的主要经营模式连锁经营成为医药零售企业的主要经营模式 据分析，在未来 23 年之后，将会有 70以上的药房纳入医药连锁经营 的轨道。区域化及跨区域连锁成为医药零售企业发展的方向。 发展医药商业的连锁经营,是提高经营水平、降低经营成本、确保药品质量、 提高服务水平、合理布局网点、方便群众购药的有效组织方式。医药连锁零售 企业将实行进货、储运、价格、企业形象、内部管理及经营核算六统一。国家 政策鼓励通过 GSP 认证的药品零售连锁企业跨地域开办连锁店，推动中心城市 医药零售企业走连锁化道路并积极发展社区药店，促进医药零售的集中化，改 变医药零售企业“多、小、散、低、乱”的状况。 3.33.3 代理配送制代理配送制 代理配送制是现代流通发展的产物,实行代理配送制是流通体制改革的一项 重要内容,是我国流通体制的一项方向性改革。在国家“九五”计划和 2010 年远景目标纲要中,已经明确提出要积极发展配送中心、代理制和连锁经营等 新的营销方式。代理配送制可以使工商企业间按照合理分工、风险共担、利益 共享的原则建立起稳定的协作关系，从而保证医药商品快速、高效地流通。目 前，美国商品批发总额的 80%以上是通过代理制实现的。 代理配送制实行统一进货、统一市场营销策略、统一核算和批、零一体化， 规模化经营优势明显。它以新的方式,将商贸代理企业与生产企业、配送中心与 中小零售商和用户联结起来,形成网络,改变了传统商业企业组织形式,有利于建 立大型的商贸企业,发挥大中型国有商业在流通中的骨干作用；代理配送制使商 贸代理企业面对多个生产厂家,使配送中心为众多生产企业、超市、连锁店服务。 3.43.4 医药分业医药分业 医药分业是医疗单位的医疗服务与药品经销从管理与经营上完全分开的一 种医药流通新体制。我国“医药合一”的体制是历史造成的。在这种体制下， 医疗服务的费用被定得很低。医院的收入主要来自药品销售的利润，导致以药 补医，以药养医，甚至靠药创收。这种体制的弊端突出表现在“小病大处方” 和“高回扣让利” 。前者使医药费用大幅度提高，使医药资源浪费；后者使假冒 伪劣商品进入有了可束之机。更为严重的是，它败坏了医风医德，直接给患者 的健康带来不利影响。长期以来，医药分业的呼声日益高涨。这一变革由于牵 涉到各种利益的分配，再加上我国医药管理体制“机构归口，分类管理”的局 面，进行的难度比较大。目前，我国正在循序渐进的推进医药分业工作。 3.53.5 WTOWTO 的影响的影响 医药行业分销业务的对外全面开放时间是年月日。国外 各种资本及经营巨头的进入将全面加剧医药流通行业的竞争。 3.63.6 OTCOTC 制度制度 与医药流通体制改革密切相关的就是药品分类管理制度（OTC 制度）的建 立。今年 1 月 1 日， 处方药与非处方药分类管理办法 （试行）正式施行，这 标志着我国药品分类管理制度的初步确立。它对我国的医药工业和医药商业都 将产生重大而深远的影响，特别是将为传统的医药零售业带来难得的发展机遇。 第二章第二章 医药商业企业经营环境分析医药商业企业经营环境分析 1 1、医药商业企业近阶段的压力、医药商业企业近阶段的压力 来自国家政策措施的压力来自国家政策措施的压力 做为对加入 WTO 的反应，国家实施了一系列药品降价措施、GSP 质量体系 认证措施、环保治理措施以及流通改革和广告规范措施。这些措施从长远来看 当然是要促使国内医药企业健康发展，通过整顿和规范，使国内医药企业逐步 具备与国外企业竞争的能力，并最终进入国际市场。但就目前来讲，国内企业 则必须对企业改造进行投入。 来自生存危机的压力来自生存危机的压力 2001 年，虽然我国医药行业总产值达到 2779 亿元，但全国医药商业企业 的利润总额只有 8.2 亿元，1.6 万家批发零售企业中有 40出现亏损状态，年 销售额过 10 亿元的不足 10 家。流通环节竞争激烈，利润空间还在逐渐削弱。 来自加入来自加入 WTOWTO 承诺的压力承诺的压力 根据中国加入 WTO 的承诺：“我国 2003 年 1 月 1 日起放开医药分销服务业 务，外商可以在中国从事采购、仓储、运输、配送、批发、零售和售后服务， 开放领域将按照先零售、后批发的顺序，同时取消每个地方对医药商业企业数 量的限制。 ” 医药行业分销业务的对外全面开放时间是年月 日，这就意味着加入 WTO 带来的不仅仅是产品的竞争，还有医药流通等服务的 竞争，使得本已十分脆弱的医药商业企业，在资产质量、资本规模、经营理念、 运行效率、管理能力、人才素质等方面又面临实行全球战略、全球连锁配送的 跨国公司的冲击。 2 2、医药商业企业的机遇、医药商业企业的机遇 固有的优势固有的优势 挑战之下必然存在机遇，做为医药产业链上的中间环节，医药商业企业拥 有的最大的资本就是多年经营中形成的销售网络及终端客户，若能在快速响应 和服务能力上进行改造，则必将形成自己的核心竞争力。抢占了竞争或合作的 先机。 医药需求持续增长医药需求持续增长 随着经济发展和人们生活水平的提高，人们对健康产品（包括药品）的需 求会更加强烈。由中国的人口和发展确定了，在不远的将来中国肯定要成为医 药消费头号大国。所以国内医药企业应力争在规范、整顿、兼并中脱颖而出。 政策扶持，扶大扶优政策扶持，扶大扶优 “十五”规划中谈到，国家将用 5 年左右的时间，着力培育 510 个面向 国内外市场、多元化经营、年销售额达到 50 亿元左右、具有现代营销领先水平 和高度文化内涵的特大型医药商业企业集团；建立 40 个面向国内市场或国内区 域市场、年销售额达到 20 亿元左右的大型医药商业企业集团。扶持建立 10 个 国内外知名的医药零售连锁企业，每家企业拥有分店达到 1000 个以上；建立一 批区域性医药零售连锁企业，每个企业拥有分店达到 100 个左右。有条件的企 业自然应想到要充分争取得到国家的扶持。 乡镇市场大有可为乡镇市场大有可为 目前，随着农村乡镇经济的迅速崛起，农民文化水平的不断提高，农村乡 镇的药品需求也在快速的增长，而传统的农村药品供应体系已不能满足其需求。 农村乡镇药品供应主渠道出现断层、脱节，相对于城市局部市场由于前期圈地 而引起的过热竞争现象，进军乡镇市场不失为一条低成本的扩张之路。 3 3、医药商业企业的发展趋势、医药商业企业的发展趋势 目前企业数量多、规模小、费用高、效益低的医药流通局面将在市场竞争 和优胜劣汰过程中，通过联合、兼并、关闭、破产，逐步形成以区域核心批发 企业为物流配送中心的医药商品流通主渠道，这是医药流通领域企业发展的基 本趋势。 行业整合，大势所趋行业整合，大势所趋 2000 年起“跑马圈地”式的医药零售连锁经营以及工业企业和商业企业的 相互收购，将继续发展成为大规模的行业整合。无论是工业企业还是商业企业， 国际资本还是国内资本，都将出现融合交叉趋势，市场最终将形成少数大型连 锁经营企业的垄断格局。垄断格局形成后，医药连锁将由目前低成本圈地建店 转向高技术投入、标准化发展，从而在组织机构、经营机制、管理能力、信息 技术、商品别类、网点布局、服务方式、竞争手段等方面进行全方位创新。 物流建设，投资热点物流建设，投资热点 物流领域已被认为是继资源领域、人力领域之后的“第三个利润源” 。医药 商业企业的销售特殊性决定了一个大型医药商业企业，如果没有区域型配送中 心，就不可能实现跨地区连锁经营。如果没有较强的仓储、运输和配送能力， 就不可能使所拥有的庞大的销售网络低成本的运作，所以建设企业自己的现代 化物流系统是大型医药企业的发展大趋势。 多业态、多元化经营多业态、多元化经营 医药商业企业将逐步形成“专业药房、社区便利店、超市店中店、一站购 足式健康美丽产品专卖店、综合型仓储大卖场”多元化经营业态。此外如果建 立起现代物流系统，还将介入所处区域的物流社会化服务。 以信息化为手段逐步走向规范管理以信息化为手段逐步走向规范管理 对于一个大型的医药商业企业，拥有数十家分子公司，成百上千家连锁门 店，其管理是极其复杂的。如果不进行信息化，建设自己的高效的管理系统。 将不可想象能怎样运作，怎样去面对激烈的市场，怎样去与国内外的竞争对手 竞争。所以目前国内的大中型医药商业企业都在考虑如何进行信息化建设，如 何通过信息化建设逐步走向规范管理，ERP 已经成为医药商业企业提升竞争力 的必须手段。 第三章 医药流通行业的信息化建设现状医药流通行业的信息化建设现状 目前现有的多数医药商业企业由于经历过专营机制的保护，致使企业信息 化管理的进程相对缓慢，管理水平跟国外的医药商业企业相比明显落后。管理 基础的薄弱带来业务运作效率的低下及经营成本的浪费，导致企业赢利能力差， 客观上限制了医药商业企业的发展。 1 1、医药商业企业信息化的问题、医药商业企业信息化的问题 国内部分医药商业企业的信息化建设缺乏统一规划，信息化程度不高。各 系统由不同的开发商开发，没有建成统一的基础数据库，并且各应用系统之间 集成性很差，形成了严重的的“信息孤岛” ，如财务、业务管理软件都已使用， 但不能实现数据交换和信息共享；有些企业使用财务管理系统，但未使用业务 管理信息系统；有些企业则仅用业务管理信息系统；甚至在一些连锁零售店还 没有使用管理软件，仍靠手工处理业务。 医药商业企业使用早期的管理软件缺乏统一部署，难以满足需求的变化， 数据流动不畅，利用价值低。伴随数据的积累，无法有效的创建企业数据仓库， 数据分析贫乏，操作繁琐，决策支持缺乏个性化，针对性不高。 医药商业企业使用的医药管理软件多是对实际业务流程的模拟，缺乏统一 规划，扩展性、科学性较差，无法满足医药商业企业不断变化调整的需要。 目前许多医药管理软件未严格按照 GSP 规范进行设计，给医药商业企业的 GSP 达标认证增加了不少困难。 2 2、医药商业企业系统建设的要求、医药商业企业系统建设的要求 满足企业实施满足企业实施 GSPGSP 的要求的要求 要求系统完全遵循国家药品质量管理规范标准及相关政策，并必须结合药 品经营企业的实际业务运作特点和管理需要，帮助医药经营企业 GSP 顺利达标 和实现符合药品质量管理规范的高效业务运做。 要充分适应医药流通行业特性管理及业务处理细节问题上的不断变迁要充分适应医药流通行业特性管理及业务处理细节问题上的不断变迁 医药商业企业都有一些非常细节的管理和控制模式及相应的业务处理办法， 随着企业自身的发展和外部市场的变动，为了适应新的竞争要求，这些细节必 然会发生调整甚至增加，这就要求系统具有高度的灵活性（如赠样、报溢、错 误的修改）和可扩展性。 要能满足大量业务的高效工作要能满足大量业务的高效工作 由于医药商业企业经营的品种多，业务量大，如何对庞大而错综复杂信息 进行及时、准确、有效的分析、处理，各岗位如何能够高效的协同工作，这就 对系统的自动化（如预警系统、采购成本自动计算、复核拼箱、运输计划、应 收应付）和智能化提出了很高要求。同时，大型医药商业企业存在企业规模大， 经营范围广，并且每年业务数据膨胀得非常快的问题，这就对系统的数据承受 能力和运行速度提出了挑战。 业务与财务无缝衔接业务与财务无缝衔接 由于业务和财务属于不同的部门，看问题的时间和角度不同，各自的关心 点也不同，但是他们的数据基础必须是统一的。这就要求系统能够实现业务财 务一体化，并且能够从不同的口径统计数据，以满足不同部门的要求，达到财 务监控业务的目的。 能够进行远程业务处理能够进行远程业务处理 大多数医药企业都存在远程仓库管理的需求，对于集团型经营企企业来说， 下属众多分公司及部门所处地域广，而业务级联系又比较紧密，数据量又大， 如：远程库房管理、配送业务管理、门店管理。这就对系统的远程业务高效处 理上提出了要求。 经营决策分析经营决策分析 企业制订经营战略规划，进行企业资源的统筹安排，这就需要对企业的各 种经营信息进行整合，全面掌握经营状况（包括历史和现状） ，以便能够进行各 项经营的统计分析，并且利用已有的数据进行市场预测、市场分析、财务分析。 能够满足对决策数据管理及报表制作的高要求能够满足对决策数据管理及报表制作的高要求 集团管理的规模和复杂性决定了对各分子公司的数据统计和数据分析要求 很高，并且各企业的报表形式多变，内容上要求各个方面的数据能够快速综合。 这就对系统的决策数据管理和报表的快速灵活制作及呈现形式的多样性提出了 很高的要求。 第四章第四章 企业的管理难点企业的管理难点 1、难以做到批号全过程跟踪，GSP 规定企业对业务运作全过程的进行全面质量 管理，在计划、采购、验收、储存养护、销售、配送、退调、售后服务等所有 业务处理环节形成一个“闭路循环”,环环相连，首尾相连，任何开口式的管理， 都是不完善的。业务流程的不规范和不科学导致目前许多医药商业企业的药品 质量管理无法达到 GSP 标准，企业现有的手段难以实现批号全过程动态监控， 问题更多是事后发现和处理，难以做到事前预防、实时控制和过程记录，从而 给企业带来重大损失。 2、GSP 的批号跟踪导致医药商业企业无法与其他类型的商业企业一样灵活处理 习惯性的商业操作方式，例如赠样、报溢。 3、采购与市场脱节，同时由于采购协议的多样化，药品的采购成本很难真实计 算。 4、储存养护流于形式，药品的效期管理效率不高。 5、 、没有标准药品编码，使进货验收、出库存在瓶颈，且容易出错。 6、逆向业务流程的处理容易出现问题，如退货、不合格品种的处理。 7、如何对应收客户进行信誉额度管理，建立合理的指标体系，考核销售、利润 及应收、应付款，如何达到精确实时了解销售资金回笼、利润实现情况并与销 售人员业绩直接挂钩，对医药商业企业而言，也是一个难题。 8、集团总部难以及时掌握分公司、连锁药店的药品销售和库存状况，以建立合 理库存，并无法做到准确、及时有效的进行药品的物流调度达到对门店补货的 自动配送。 9、药店在进行零售业务处理时，手工容易在中药饮片的十八反、十九畏（配伍 禁忌）出现失误。 10、对于连锁药店或拥有分子公司的企业来说，如何达到终端的业务、财务数 据及时汇总上传，及总部各种基本信息、价格调整信息，促销信息、停售信息 等各种决策信息的准确、及时传递，实现对市场的迅速反映，是一个非常困难 而迫切解决的问题。 第二部分第二部分 解决方案的价值体现解决方案的价值体现 用友软件股份有限公司集多年 ERP 管理软件的开发经验，对医药流通行业 进行长期的深入调研、研究，结合多年来大量医药商业企业基于用友产品的应 用实践，在完全遵循国家药品质量管理规范标准及相关政策的基础上充分结合 药品经营企业的实际业务运作特点和管理需要，推出基于 U8ERP 产品的医药流 通行业解决方案，为医药商业企业提供完整的解决方案，帮助企业实现医药流 通行业的最佳业务实践，对医药商业企业 GSP 顺利达标和实现符合药品质量管 理规范的高效业务运做产生巨大的作用。 解决方案由批发管理系统、门店管理系统、物流配送管理系统、财务管理 系统、管理驾驶舱、会员管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统和 专业接口模块（航天金税系统接口、银行接口、医保社保接口、POS 接口）组 成。 解决方案的目标应用对象，为所有医药商业企业（批发、连锁零售） ，如下 图： 医药流通结构 生产厂家批发企业 连锁零售 医院、诊所 最终客户 解决方案能为客户带来如下价值： 增加收入增加收入 帮助企业形成完善而富有弹性的“闭路循环”质量管理程序，使企业对用 户不断提高的质量需求具有很高的敏感性，并能及时调整自己的运作，快 速响应客户需求，提高客户满足度和忠诚度，并带来更多的客户。 加快资金周转速度，提高资金使用效益 降低成本降低成本 提高库存周转率，降低库存成本 采购和销售、库存形成良好的闭环，可达到准确订货，降低采购成本。 保证进货质量 降低销售成本费用 对业务流程进行全面优化，堵塞经营漏洞，避免不必要的损失 降低配送发运成本 提高工作效率 帮助企业顺利达标和降低帮助企业顺利达标和降低 GSPGSP 实施成本实施成本 通过科学的质量管理思想体系规范医药商业企业的管理，实现质量管理工 作的制度化、规范化、程序化，使企业按照 GSP 管理规范进行日常运作管 理，从而提高医药商业企业的药品质量管理水平，帮助企业进行 GSP 认证 达标。 系统可自动生成药品经营质量管理相关的记录、文档、单据、表格和 GSP 质量管理文件等，有利于促进企业在日常工作中严格按照 GSP 要求进行业 务运作，降低企业实施 GSP 的难度，并极大的减少了实施 GSP 的工作量， 使工作效率得到显著提高。 科学决策科学决策 提供多角度、全方位的统计分析报告，为企业管理层提供及时有效的信息， 方便决策 多层次的协同机制，即使适应市场变化 提升管理水平提升管理水平 企业制度与系统有机结合，规范工作流程，规范管理 有效的风险控制机制，帮助企业规避经营风险 建立高效的物流体系 实现企业的统一管理，合理进行企业资源调配 建立竞争优势建立竞争优势 充分考虑医药商业企业的业务运作特点，并将质量管理思想体系精细化地 授权到每个人员的操作范围，形成全过程的质量管理，使企业在符合 GSP 标准的同时实现业务流程的优化和机构职能设置的合理化、规范化，通过 强化岗位责任和工作规范利于企业实现科学化的激励机制，提高企业业务 运作效率，最终达到提高企业质量管理水平和增加企业经济效益同时并举， 使医药商业企业有限的资源获得最大的发挥和增值。 全方位提升医药商业企业的核心竞争力，使企业得到良性的持续发展，更 好的面对国际竞争。 第三部分第三部分 用友用友 U8U8 医药流通行业解决方案医药流通行业解决方案 第一章、系统应用目标第一章、系统应用目标 总体目标总体目标 建立以信息化为基础的经营管理平台，通过信息技术进行流程优化，达到 业务运作的高效和实时监控，以提高业务运作效率和降低运作成本，在实现内 部财务业务的一体化运作基础上，逐步扩展至供应链的上下游，与上下游伙伴 协同运作，帮助企业整合上下游资源，统筹信息、货物与资金管理，以增强企 业核心竞争力。 具体目标具体目标 实现财务业务一体化，在业务发生同时，自动生成实时凭证、会计凭证， 使财务对业务进行事前、事中控制及准确核算，实时监控业务进展，达到 财务、业务数据实时共享、无缝集成，充分满足企业动态管理需求。 通过业务集成实现流程优化，通过加快商流、物流、资金流的周转，全面 提高业务运作效率。 提供多角度、全方位统计分析，及时、准确描述企业经济运行状况，从而 帮助企业迅速做出正确的经营决策。 全面预防、实时监控业务运作过程中不符合 GSP 规范的操作，并对出现的 问题进行及时处理。充分考虑医药商业企业的业务运作特点，在计划、采 购、验收、存储养护、销售、配送售后服务等各业务流程环节设置控制点， 并将质量管理思想体系精细化地授权到每个人员的操作范围，形成全过程 的质量管理。 提供完善的质量管理记录、文档、单据、表格和 GSP 质量管理文件，极大 提高效率。 实现数据共享，做到部门之间、总部与分子公司、配送中心与连锁药店之 间数据传递的及时、准确。 建立全面预算管理和控制体系，有效控制企业成本。 随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，完善业务员考核体系。 强大的远程处理能力，可及时、准确地了解各层次分支机构的销售情况和 库存情况，并实现对异地分支机构的销售业务、远程仓库业务进行动态监 控。 建立供货商评价体系，合理选择供货商，规避采购风险，并动态掌握采购 业务的付款和应付情况,随时掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购， 避免库存积压.提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货的采购成本。 基本杜绝库存积压与缺货情况，实现动态的效期管理，避免不必要的过期 损失。 第二章、方案整体架构第二章、方案整体架构 为满足医药流通行业批发、连锁零售及批发、零售一体化等多种经营模式 的管理需要，U8 提供了功能强大、全面集成的医药流通供应链解决方案，所提 供的完善功能可满足医药商业企业的全方位管理需要，实现总部、配送中心、 批发业务、门店零售的一体化管理。 解决方案架构 采购管理 库存管理 存货核算 销售管理GSP质量管理 应收管理应付管理总账 管理驾驶舱 UFO报表固定资产工资 基础数据、系统服务、EAI应用集成 WEB购销存 WEB财务 管理驾驶舱为企业决策层提供决策支持； 供应链管理（批发业务、连锁零售处理）包括以下系统：包括 GSP 质量管理、 采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、WEB 购销存、配送调度、运输管 理、门店管理。 财务部分：总账、应收管理、应付管理、固定资产、工资管理、UFO 报表、 WEB 财务。 组合模块：人力资源管理、客户关系管理、会员管理、 专业接口：航天金税系统、银行接口、医保社保接口、POS 接口。 以上系统功能共同构成了完整的医药流通行业解决方案。 第三章第三章 U8U8 医药流通行业解决方案概述医药流通行业解决方案概述 U8 医药流通行业解决方案体现行业最佳业务实践，采用信息技术对流程进 行优化，通过业务集成，实现完全符合 GSP 规范的高效业务运作。 以下就 U8 医药流通行业解决方案进行概要阐述。 1 1、采购业务、采购业务 整个采购业务处理流程主要包括： 采购计划流程 首营企业、品种的审批流程 采购协议制订流程 采购合同流程 采购验收流程 采购入库流程 采购发票管理流程 采购退货流程 进货结算付款流程 购进退货结算流程 预付款流程 集中采购流程(集团应用) 投标流程 以下以采购计划、采购合同、采购退货流程为例，进行说明。 1.1 采购计划流程采购计划流程 流程图流程图 相关部门采购部质量部领导 C001 销售量 供应商资信 库存量 制订初始采购计划 审核初始采购计划 质量情况 通过 审核初始采购计划 通过 生成采购计划 反馈给质量、采 购、财务、销售四 部门 是 是 修正初始采购计划 否 否 中标信息 业务说明：业务说明： 医药商业企业对于采购计划，一种是为满足 GSP 要求制订，分年度、季度、 月度采购计划，对实际业务没多大实际意义。医药批发企业的采购业务一般直 接从采购合同开始采购。 一种是为企业采购业务进行指导，避免盲目采购业务的发生，企业进行采 购计划一般分为三种：例行采购计划、大型会议或招标采购计划、临时采购计 划。对于连锁零售企业，因采购品种多、数量相对少，容易造成盲目采购，所 以一般从采购计划开始采购业务。 流程说明：流程说明： 采购计划员每年、每季度、每月要根据销售、当前库存和供应商资信状况、 季节性预测等因素制定初始的采购计划，采购部经理审批通过后，提交质量管 理部门根据质量状况进行审批，通过后交分管领导审批，生成正式季度采购计 划，同时将此计划反馈给财务、质量、采购和销售四部门共享。 管理控制点：管理控制点： 采购计划单审批权限：采购计划需要采购部门经理、质量管理部门、运营 管理层进行审批，符合企业的权职划分。 系统中对进货计划制定时的参照数据提供了丰富的数据，如药品、供货商、 销售记录、库存台账等。 效益：效益： 系统使企业动态掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积 压。 系统提供强大、准确的数据资料信息，便于业务部门的综合性分析，提高 了效率。 1.2 采购合同流程采购合同流程 流程图流程图 有关部门采购人员采购经理 申请采购单 缺货记录 市场信息 制订采购计划 检查已有合同 调整采购计划 签订采购合同 执行采购合同 首次经营 是否采购 价格变动？ 金额大？ 供应商变化？ 中标信息 质量审批流程 审批变动合同 通过 否 是 是 否 销售部 是 是 是 否 生成合同 业务说明：业务说明： 采购业务可以直接从合同开始，合同和订单可以是一个概念，对于品种、 供应商签有采购协议的，合同也可从采购协议开始，对于大部分的医药企业来 说，购进记录一般是由采购合同（订单）生成。 流程说明：流程说明： 采购员根据中标信息、采购申请单、市场信息、缺货信息等采购需求进行 综合，制订要货计划，如果是首营品种，则转入首营企业或首营品种审核流程， 如果不是首营品种，则判断检查未执行合同情况，修正采购计划。若价格变动、 购进数量波动大、供应商变动，提交采购经理审核，其余自动生成采购合同。 企业可根据采购合同生成购进记录。 管理控制点：管理控制点： 合同可根据库存上下限自动生成。 针对供应商未及时或疏漏发货，向其发送催货函。 根据不同要求确定是否生成到货通知单还是验收单，若需要生成则由相关 合同生成到货通知单，再由到货单生成验收单。 系统对于合同执行情况进行监控。 最高进价控制：进行最高进价控制，则录入订单时，如果价格超过设置价 格，则无法通过，必须进行修改。 采购合同审批权限：对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批， 当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、运营管 理层进行审批，符合企业的权职划分。 毛利分析、畅适滞分析、销售统计表、销售记录，依据销售情况进行采购。 收益：收益： 强大的进价查询功能，通过比价挑选合适的供货商，通过采购比价可以降 低采购成本。 业务协同，部门间协同工作，提高采购效率。 1.3 采购退货流程采购退货流程 流程图流程图 相关部门采购部库管员配送中心复核员仓库主管 库存状况 质量状况 其它信息 退货请求 厂家协调 给供应商 销毁 货单一致 出库减库存 更新台帐 库存退货 退货出库单 采购退货单 转财务 存放待销毁区， 销帐减库存 复核签字 是否自提 安排运输 退货通知单 是 是 单据 货物 否 否 是 否 业务说明：业务说明： 对于各种原因产生的进货退货业务。采购员与供应商协商退货事宜，如果 供应商不同意退货，有质量原因的则按报损流程进行。 流程说明：流程说明： 采购员提出药品退货请求，填写采购退货通知单，根据采购退货通知单， 仓库生成退货出库单，实物按销售出库的流程进行。需要销毁的药品，保管员 交仓库主管放待销毁库区，集中销毁。仓库确认出库，减库存，此信息反馈给 财务，同时仓库打印采购退货单，移交给财务部门进行账务处理。 管理控制点：管理控制点： 仓储部发现质量问题或近销期的药品向采购部提供具体信息，具体退货处 理由采购部负责。 效益：效益： 对各种近效期药品，系统可及时、正确给采购人员信息，方便其尽快采取 措施，避免企业损失。 2 2、销售业务、销售业务 面对当今医药商业企业处在一个空前激烈的竞争环境，全面整合销售资源、 加强销售管理，迅速对市场需求做出反应，全面满足用户个性化的需求，以赢 得客户满意，是在竞争中胜出的关键因素。 销售主要流程： 销售计划流程 销售合同流程（订单处理） 委托代销流程 销售退货流程 售后服务流程 销售结算流程 调整发票流程 销售收款流程 销售预收款流程 绩效考核流程 客户管理流程 急救单流程 直调品种销售流程 销售价格管理 以下以对客户管理、销售计划、销售价格管理、普通销售业务、委托代销 业务、为例，进行说明。 2.12.1 客户管理客户管理 医药流通企业中客户资源是企业生存的命脉，通过系统可以完整的记录客 户的信息，并且可以根据实际交易信息进行更新。 新增客户流程说明新增客户流程说明： 在销售中，如果客户是新客户，则必须经过开户流程。客户提出开户申请 时须提供相关证件复印件，并加盖本单位原印章。1. 经营性企业，须提供药品 经营许可证、营业执照、税务登记证；2. 非盈利性医疗单位，须提供医疗机构 执业许可证；3. 盈利性医疗单位，须提供医疗机构执业许可证、营业执照。业 务员对证件审核通过，经过购买权限提示后填写开户申请表（一式两份） ，由销 售经理审批确认后，由业务员一份交物价部门开户，一份交营业部划入分管业 务员名下，相关文件交销售部门存档。联系人提供身份证复印件，业务员签字 确认。 管理控制点：管理控制点： 系统提供了客户分类，分类可以设置多级； 可以设置客户所在的地区目录和行业目录； 录入客户的信息，包括基本情况、联系信息、信用信息、其他信息，并且 可以设置 16 个自定义项。 如果按照业务员分管不同的客户，则利用系统的权限设置，保证数据的保 密和使用安全。 对于不再交易的客户可以进行停用。 2.22.2 销售计划销售计划 企业销售计划缺乏有效预测和良好的执行监控，不能随市场变化进行调整， 常常流于形式。而通过销售管理销售计划协助企业完成销售计划的制定、计划 指针分配、计划执行情况跟踪等工作。通过系统反馈的资料进行销售计划的执 行情况跟踪。这样，企业可以方便地针对跟踪结果进行销售计划的调整，实现 部门、业务员的业绩考核。 部门销售计划编制 业务员销售计划编制 货物销售计划编制 计划执行报告 系统提供了三种编制方式：按照部门、按照业务员、按照货物编制。其中 有关业绩考核的部门和业务员计划，可以设置计划额和销售定额，并支持按照 年度计划分摊至各个月度，并且可以根据设置在部门或者业务员上的分摊比例， 自动将全年的计划分摊至每个部门或者业务员。货物销售计划可以按照产品类 向下进行分摊，也可以按照明细产品自动汇总得出产品类的计划数，此计划可 以依据市场预测信息，作为向供应商订货的依据。 销售计划执行报告如实的反映了计划的执行资料、定额完成比例、计划比 率。 管理控制点：管理控制点： 计划的执行情况 收益：收益： 随时掌握计划的执行情况，进行业绩考评。 依据产品销售计划的执行情况，分析市场变化，进行适时调整。 2.32.3 销售价格体系销售价格体系 价格体系无疑是销售业务中的重中之重，一方面合理的价格体系可以保证 企业的适当利润的同时，扩大销售；另一方面对于采用渠道进行产品销售的企 业，价格体系必须严格有效执行，以避免恶性价格竞争，损坏品牌的美誉度， 从而提升企业的整体竞争力。 价格体系 价格政策最新售价最新成本加成最低售价控制 存 货 价 格 客 户 价 格 客户存货 客户类存货 客户存货类 客户类存货类 客户 批 量 折 扣 扣扣率率1 1 扣扣率率2 2 操作流程操作流程 设置价格相关的控制参数。 设置价格信息。 日常业务处理系统自动携带相应设置信息。 管理控制及特色：管理控制及特色： 灵活的价格体系设置 提供设置三种方式：1）最新成本加成；2）最新售价；3）价格政策。而价 格政策中分为商品价格、客户价格，支持促销价格，可以根据企业的实际需要 设置取价的方式，并且可以选择自由项是否影响价格。同时支持设置批量折扣。 价格调整提供批量调整的功能，而且可以对价格进行微调。 最低售价控制 在实际应用中，企业往往设置有最低售价，企业提供了此项功能，可以设 置最低售价的密码。在处理业务中如果价格低于最低售价，只有输入了正确的 密码方可继续进行，从而保证了价格体系的严密性。 快速报价 系统提供报价参照功能，从而在实际录入各种交易单据时方便的查询价格， 可以选择参照历次售价（来源为：报价单、订单、发货单、发票，任选其一） 以及是否按照客户过滤、显示的历史记录数，或者取自价格政策。 价格政策的严格执行 2.42.4 普通销售普通销售流程流程 流程图流程图 客户 仓库 其他部门 销售部 业务员 业务主管 库管员 结算员 / 会计 销售部门 销售订单 发货出库 销售发票 销售结算 订单审批； 制定价格政策； 客户信用 应收、存货 核算 销售请购 收货 流程说明：流程说明： 首先由客户向业务员提出要货申请（要货单） ，由业务员检验是否为新客户， 是否为监控药品，是否为直调品种， “是”则进入相应的流程， “不是”则进入 常规流程：进入信用审核提示后，业务员在计算机中填写销售计划单（注明品 规、价格） ，查询库存情况，满足（或部分满足）时，经客户确认，库存冻结， 生成正式销售单，同时填写销售的回款方式、送货方式；若库存不满足，与客 户再次确认后进入缺货流程。仓库接受销售清单，由专人复核、点单，安排出 库并将信息反馈业务员，收款员在核对仓库开出的出库单后，经确认打印正式 发票，进行收款或产生应收款（对信用客户） 。配送部门根据业务员提出的配送 要求进行配送，及时给业务员关于进度的信息反馈。客户收到货物后给业务员 书面确认。 对于现款现货的客户无需进入信用审核，由接待员进行资质审核，营业部 查询库存，满足后开票，不满足则告知客户。出库分为配送或自提两种。对于 由业务员分管的现金客户，业绩考核应纳入对应的业务员名下，而不在营业部。 注：对于监控药品，将交由专人负责，检查其是否具备当地省医药管理局 的印鉴卡，并保存其复印件，同时应在计算机中生成记录（购买人身份、购买 数量） ，进入开票流程。进入销售流程，如果没有印鉴卡，则不予开票。 控制点说明：控制点说明： 可用量控制：以订单保存时点检查可用量为例，发货单中控制不允许超可 用量发货。对于不能交付的货物，通过企业内部积极配合，组织货源，可 以避免出现到期不能交付的情况。 发货单进行超订单发货信息的检查。 信用检查：审核时检查，信用控制层次为审批通过。 信用报警：在系统的应收管理中，对于超出信用的客户进行报警。 遵循“先进先出，近期先出，零头批号先出”的开票原则。 经理能看到每张发票的利润。 每个业务环节有严格的时间控制。 对于分类发送的商品，业务员分类开票。 在报价过程中，客户会要求更大的折扣，如果超出了业务员的权限，则需 要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批； 订单处理时，系统会自动判断是否超出客户的信用，当超出时，则需要按 照设置的信用管理审批程序，进行审批。如果审批不能通过，即管理层不 允许超信用订货，则需要业务员进行催款；系统支持发出催款函，要求客 户支付款项，此时订单仍处于待审核状态。有效的实现了信用控制。 2.52.5 委托代销流程委托代销流程 流程图流程图 流程说明：流程说明： 委托代销与普通销售部分业务相类似，主要的区别在于： 代理商 物流服务 其他部门 办事处或销售部业务业务主管 库管员 结算员 / 会计 业务部门 销售订单 销售发票 销售结算 代理订单 销货清单 应收、存货 核算 代理收货 订单审批； 制定价格政策； 查询库存可用 客户信用 发货出库 销售发货后形成库存销售出库单，直接经过销售结算，对委托代销商 品进行记账； 销售结算是根据代理商的销货清单进行结算，形成销售发票，确认销 售收入及销售成本 3 3、库存业务、库存业务 整个库存管理流程主要包括： 收货流程 入库流程 出库流程 养护流程 盘点流程（动盘、静盘） 报损流程 报溢流程 报警处理流程（最低库存和效期管理） 以下以入库流程、出库流程为例，进行说明，并把盘点业务、货位管理、 预警等进行介绍。 3.13.1 入库流程入库流程 业务业务说明：说明： 入库业务分为采购入库、销售退货入库（见退货入库流程） 、报溢入库（见 报溢流程）和其它入库。采购入库是采购部门与供货商建立供货合同，当 供货商履行供货合同而到货时，由验收部门对到货进行验收，验收合格的 品种进行入库操作。 入库处理（增加库存）只是修改相应的库存台账、流水账、库存明细，计 算库存药品的平均价格。入库处理操作会引起库存上限检查动作。 3.23.2 出库流程出库流程 流程说明：流程说明： 出库包括销售出库、报损出库（见报损流程） 、采购退厂出库（见采购退货 流程）和其它出库。销售出库是销售部门根据客户的需求进行销售开票， 保管员根据销售开票信息生成出库单，进行实物出库。出库的实物由复核 员根据出库单进行复核配货，客户可以自提或者送交配送中心，进行统一 配送。 其它出库与销售出库同样处理，只是销售价格为零。 出库操作需要修改库存台账、明细、流水，同时检查是否低于最低库存， 如果低于最低库存则调用采购订货申请操作，并且通知采购员。 3.33.3 盘点业务盘点业务 业务说明：业务说明： 盘点方式灵活，1）可以选择按照仓库、批次、产品大类盘点；2）对于保 质期产品可以选择对应的失效日期、临近天数、失效天数信息；3）可以选 择按照盘点周期进行盘点，对于账面为零的产品可选择是否盘点。 实用性：盘点期间实际的出入库信息作为调节数，从而可以按照账面调节 数与实际盘点数得出盘盈、盘亏情况。 对于部分存在自然损耗的商品，可以根据直观的反映合理损耗率和实际损 耗率，从而区分不同情况进行账务处理。 3.43.4 货位管理货位管理 满足对存放地点的货位管理要求。货位可以分级，可以管理固定货位和