编目工作弹性定额管理之我见.doc

编目工作弹性定额管理之我见 【摘要】文章介绍毕节学院图书馆编目工作实行弹性工作制、定额管理的实践过程及实施的情况，分析定额管理成功的原因以及定额管理中应注意的问题。【关键词】图书编目；定额管理；意义；作用 随着我国经济的发展，我国图书馆事业发展也很快，近年来计算机技术和信息技术发展迅速，高等学校图书馆陆续实行了计算机管理，我馆2004年购进了北京金沙汇科技有限公司研制开发的金盘图书馆集成管理系统（GDLIS XP）对馆内的20多万册藏书进行了书目数据库回溯建库工作，为了提高编目工作效率，保质保量地让图书进入外借流通， 我馆对图书编目工作实行了定额管理。一、定额管理的意义编目工作内容复杂、技术性强、工作量大，是多工种多人员协作的工作。为使编目工作更加科学化、标准化，采取定额管理是行之有效的科学管理方法。首先，它对于图书馆降低成木、提高效率有着重要意义，是图书馆深化人事制度改革的基础。其次，定额管理是引入竞争机制、提高劳动效率的重要手段。通过制定科学合理的定额标准，充分挖掘工作潜力，努力提高业务水平和工作能力，促进业务竟争，从而提高编目工作效率。最后，能科学地衡量每个工作人员的工作绩效，用确切的数量表示工作业绩的多少和大小，便于考察和评价工作人员的业务情况，有利于工作人员之间的良性竟争，为合理分配提供有力依据。二、编目工作实行弹性定额管理的可行性（一）编目工作具备实行定额管理的基本条件编目工作是图书馆的基础业务工作，在整个图书馆工作流程中具有承前启后的纽带作用，编目员不直接面对读者，具有幕后工作的性质，上下班时间不受开馆时间的限制，非常适合搞弹性工作制。其次，编目工作主要是对图书资料进行分类、著录和加工整理，使其进人流通，不论是过去的卡片目录格式和现在的机读目录格式，编目工作每一环节基本都可量化，各道工序都可以制定出比较合理的定额数量。（二）定额管理更具有积极的作用未实行定额管理时，编目工作数量没有一个绝对的上限和下限，编目员没有约束力和紧迫感，想干多少干多少，不利于解决未编书大量积压的矛盾，而采用定额管理方式可以保证编目部门每天都有一个基本的出书量，对编目员有一定的约束力，减少了工作人员之间因工作量差异较大引发的矛盾，大大提高了工作效率。与传统的工作方式相比较定额管理方式更适合于编目部门。三、采用科学的方法制订定额指标我馆购进金盘图书馆集成管理系统后，在对馆藏图书进行书目数据回溯建库过程中，首先对编目人员进行了调整，对工作内容、程序、方法、质量和数量作了具体的要求，制定了一套比较科学的编目工作管理方法，它包括定额管理、计量管理。（一）定额管理 是指在一定的技术和设备条件下，对编目人员在单元时间内应完成的工作任务做出合理的数量规定，是对编目工作劳动消耗的一种数量限定。我馆使用的定额方式为每日工作量定额。掌握每日工作量定额，对于领导洞悉编目工作进度，实施宏观控制是必不可少的。我馆依据此方法，以天为单位，要求工作人员每天按时完成规定的工作量，超额部分给予适当的奖励。书目数据质量方面本着互相监督的机制，要求从标准源套录校对修改、Z39.5网上查找存入编辑窗校对修改、无法套录的需进行手工编目，无论编目员使用何种方式都要把握质量水准，要尽量使自己所编的书目数据规范、系统、科学，符合馆内要求。无论是质量还是数量，设有专人每天检查，每月统计、年终汇总，作为年终评先考核和来年定岗定级的重要依据。编目工作定额管理的主要目的是既能稳定编目工作节奏，又要保证书目数据的质量，以提高编目人员的整体水平。 书目数据格式方面我馆还根据本馆藏书特点予以补充规定如下： （1）同种图书有上下册或上中下册、或第一、二、三、四、五至N册等的，在种次号后面用/1表示第一册、用/2表示第二册，/3表示第三册等。一本书是一二册合订在一起的或上中下册合订在一起的在/册的后面用1、2、3表示。（2）在多卷书中存在不同卷次如果有第一、二、三册的，在905字段种次号卷数后面用“/1（1）”表示第一卷第一册，“/1（2）”表示第一卷第二册等，第二卷第一册第二卷第二册等依次类推。（3）同种图书有不同版次的在905字段种次号后面用“x”表示修订版，“z”表示增订版，“2“表示第二版。（4）以上规定是图书在出现上述情况时才在905字段中进行体现，图书馆所规定图书录入时必做的CNKARC字段照做。 （二）计量管理 就是通过数据来分析编目工作的进展与效果。数据信息是定量的主要表现形式，是定额管理的基础。在定额管理过程中，正确地收集数据和有关信息，并对数据和信息进行科学地加工处理，是搞好定额管理的先决条件。定额管理是以工作数据为依据来评价个人工作成绩贡献的大小。因此，在定额管理的过程中，必须十分重视每个人工作量的记录统计工作。对工作量的收集要求准确、可靠、充分、及时，这样才能保证以这些数据为基础对编目人员实施管理。例如:我馆回溯建库期间曾采用规定每天必需完成的种数，然后超额部份进行经济奖励的方式，根据每天的统计数据 “多劳多得”、“奖勤罚懒”、“奖优罚劣”、“公平竞争”的原则，运用经济手段调动工作人员的积极性；具体规定如下：（1）中文编目人员平均每人每天完成30种图书（不论复本多少，自贴书标）包括自编数据和套录数据。超额的部份给予奖励。（2）发现编目质量问题及时修改并不再重新计量。（3）出现机器故障、网络故障等问题时适当减量。（4）领导安排其它工作时，当日工作量酌减。（5）编目人员实行弹性工作制。图书编目工作本身就是一项漫长而又枯燥乏味的工作，稍微分神就会在某一项上出错。采用这种计量管理方法，让每个工作人员做到心中有数，工作人员在做完规定的数量后可根据自己的实际情况考虑是否要多做，所以，在工作量已经定额的情况下，采取这样的管理方式可以提高图书编目的质量，使编制的书目数据有序、有量、有质。四、建立完善的质量监替体系编目质量较之编目数量更加重要，只有将两者正确结合起来，才能真正做好编目工作。定额管理只是一个制约性的管理手段。要搞好书目数据库的建设工作，仅有定额是不够的，还必须有一套与之相适应的具体措施予以保障。图书编目工作是一项严肃的科学工作，编目过程中的任何疏忽和差错都将产生连锁反应，影响到服务工作和藏书管理工作。因此可以说，分编定额是科学管理的前提，质量检查是科学管理的保障。所以，在实行定额管理时，第一要加强职业道德教育，加强工作人员的主人翁责任感。第二要制定和完善岗位责任制，使工作系统有序化、标准化和规范化。还应制订图书分编细则，这对组织管理、系统管理和质量管理都会起到积极的作用。第三要加强各项工作的统计，及时掌握动向，随时进行调整，获得指导工作的主动权。第四必须对工作人员量才使用，使人尽其才，这样，工作人员的潜力才能得到充分发挥。第五注意强化工作人员的业务素质，要结合实践学习理论知识，有的放矢地交流、传教个人的经验和技巧，使工作人员相互取长补短，共同提高工作能力要保证定额管理中的质量，必须要建立完善的质量监督体系。编目员都达成共识；通过自查、互查、抽查、专查和总查等方式，对编目工作的各道工序成果进行审查和校对，务必在图书进行流通之前发现、修改问题数据，编目员在编目过程中偶然或不自觉造成的问题数据，在流通过程中反馈回来后要及时作出修改。五、提升编目人员综合素质完善定额管理制度 要不断地为编目人员创造继续学习的机会，给予学习时间，条件，使他们的知识不断更新，业务水平不断提高。编目工作工序复杂，工作环节多，对人员要求各异，这就要求对编目人员做到人尽其材、材尽其用，这是提高编目效率和质量的有效途径。定额管理不是一成不变的，要注意定额的平衡与修订，在制定定额管理中，要注意定额标准的平衡，使不同工作的定额松紧程度大体上一致。要特别注意不同工序定额的平衡，避免松紧不一、忙闲不均的现象。随着工作人员素质的提高、职称的晋升、工作组织的不断完善，还应