如何做好物业管理工作

物业管理是怎样炼成的前言 由住宅与房地产杂志社联合中国物业管理协会、深圳物业管理进修学院及深圳市福田、莲花、华佳宏、开元国际、龙城等物业管理公司共同投资拍摄的国内第一部物业管理全电视情景剧式教学系列片物业管理是怎样炼成的经过近两年的酝酿、创作及拍摄，终于面世了。作为该系列片配套教材的编写工作也如期圆满完成。 本教材在内容安排上，尽量注重传授基础知识与培养岗位技能相结合，理论知识与一线案例分析相结合，旨在提高物业管理从业人员的全面素质及综合执业能力。 本教材根据物业管理是怎样炼成的系列片的安排，共分八章，分别系统介绍了物业管理企业在招标、前期介入、装修管理、规范服务、风险防范、投诉处理、与业委会打交道等多个环节的专业知识。物业管理从业人员可以从中了解到物业管理的基本业务知识和操作技能，从而达到提高自身素质的目的。 本教材力求突出四个特点：一是理论简明扼要； 二是重“实用”和“实践”；三是方法先进具体；四是资料全面翔实，较好体现科学性、先进性、适用性和可操作性。 本教材比较适宜作为物业管理企业进行内部培训以及企业员工自学用书，也适合作大、中专院校相关专业的参考书。 本教材在编写过程中参与者之众为业内编撰书籍所罕见。这其中既有物业管理业内的专家、学者，亦有物业管理企业负责人及一线工作人员，这是集体智慧的结晶，亦是当前国内先进物业管理操作经验的一次大汇总。在此，对于所有参与编写及给予过我们帮助的人们表示衷心的感谢。 本教材有个别章节的部分内容参考了业内出版的一些专业书籍及个别专业网站上的内容，在此一并表示感谢。 编者 20041015目 录前言第一章如何取得物业管理项目 4 第一节取得物业管理项目的途径 4 第二节物业管理招投标概述一 5 第三节物业管理投标程序 11 第四节物业管理投标书的制作 28 第五节物业管理投标的技巧与策略 35 第六节物业管理招投标案例 38第二章如何进行早期介入和前期管理 44 第一节物业管理的早期介入 44 第二节前期物业管理 49 第三节物业接管验收 52 第四节早期介入和前期物业管理案例分析 67第三章如何做好物业管理入伙工作 73 第一节什么是业主入伙 73 第二节入伙前期准备 73 第三节入伙工作内容 74 第四节迁入迁出手续及程序 75 第五节入伙工作流程 76 第六节如何协助住户验楼 77 第七节物业管理入伙案例分析 79第四章如何提供装修管理与服务 84 第一节建筑物基本构造知识 84 第二节装修管理相关人员职责及流程 87 第三节装修施工的现场管理与竣工验收 91 第四节装修管理细则 92 第五节装修施工中的常见问题及处理 95 第六节装修管理与服务案例分析 97第五章如何进行规范服务 105 第一节礼仪规范 105 第二节保洁服务规程 109 第三节保安服务规程 116 第四节维修服务规程 125 第五节绿化服务规程 130 第六节停车场、交通管理标准作业规程 135 第七节消防系统管理规程 138 第八节物业管理常规服务规程案例分析 141第六章如何处理业主投诉 149 第一节物业管理投诉概述 149 第二节物业管理投诉处理原则 149 第三节物业管理投诉处理流程 151 第四节物业管理投诉规范 152 第五节物业管理投诉案例分析及应急机制 153 第六节物业管理的三个“投诉期”及投诉原因 154 第七节物管企业如何减少与避免有效投诉 155 第八节建立业主投诉体系 157第九节业主投诉案例分析 159第七章如何防范物业管理服务风险 166 第一节物业管理服务风险的类型 166 第二节治安风险防范 168 第三节车辆管理安全防范 169 第四节消防风险防范 171 第五节设备风险防范 172 第六节公共环境风险防范 176 第七节物业管理服务风险防范案例分析 177第八章如何规范业主大会及业主委员会的运作 183 第一节如何做好业主大会的规范工作 183 第二节如何规范业主委员会的运作 194 第三节物业管理公司协调好业主委员会工作案例 204附录 212 剧情简介 212第一章 如何取得物业管理项目第一节 取得物业管理项目的途径 一、不同历史时期的房屋管理 (一)计划经济下的房屋管理 传统的房屋管理是在计划经济条件下，实行福利分房制度，由政府或其职能部门、事业单位采用行政手段，直接对房屋进行管理，管理机构是房管局、房管所或房管总公司和房管分公司，实行两级或三级管理。 (二)市场经济下的房屋管理 物业管理是在社会主义市场经济条件下进行房改的产物，由专业化的企业通过市场竞争取得管理项目，采用科学管理的手段进行社会化管理并提供有偿服务。其管理机构是物业管理公司。 二、市场经济下物业管理项目的取得 物业管理是市场经济条件下的经营型服务性的行业。物业管理的实体是具有法人资格的专业企业。由于房屋产权属个人所有，物业管理企业通过合同或契约，接受业主委托(雇用)，代表业主并运用经济手段经营管理物业。 (一)谁开发、谁管理 10多年前，在房地产市场刚刚启动时，物业管理概念未被广大业主所认识，物业管理也未被绝大多数业主所接受。为避免开发商开发出的楼盘卖出后由于产权分散而无人管理，政府制定了“谁开发建设、谁负责管理”的政策。当时绝大多数的小区(大厦)都是由开发商属下的管理公司负责管理的。 (二)招投标 随着人们对物业管理的认识提高和行业的发展壮大，以及法律法规的健全与完善，物业管理逐步走向市场化、社会化。一大批专业的管理公司，凭借素质良好的人才及丰富的经验、优良的服务态度获得开发商及业主的信赖，为开发商承担了物业经营的最后一个环节管理服务工作，从而实现了物业所有权与管理权的分离，也使物业管理的招投标成为可能并进而成为必须。 物业管理招投标彻底改变了物业管理由房地产开发派生出来并依附于房地产开发的状况，使物业管理企业真正成为自主经营、自负盈亏和自我发展的市场主体，独立进入市场，独立承担民事责任，实施专业化管理，从体制上解决了建管不分产生的弊端，在业主、政府、物业招投标单位各个层面强化了市场化物业管理的意识，为物业管理企业创造了公平竞争的机会，使一大批观念到位、实力雄厚、服务优质的物业管理企业脱颖而出，显著推动了我国物业管理行业整体的健康发展。国家物业管理条例规定：住宅物业的建设单位，应当通过招投标方式选聘具有相应资质的物业管理企业；投标人少于3个或者住宅规模较小的， 经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准，可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业管理企业。第二节 物业管理招投标概述 一、物业管理招标投标的基本概念 招投标是在国内外经济活动中常用的一种竞争性的交易方式。1999年8月30日全国人大常委会第九届十一次会议通过的我国第一部招投标法，确立了强制性的招投标制度。 物业管理的招标，是指物业所有权人或其法定代表(开发商或业主委员会)，在为其物业选择管理者时，通过制订符合其管理服务要求和标准的招标文件向社会公开，由多家物业管理企业竞投，从中选择最佳对象，并与之订立物业管理同的过程。物业管理的投标，是指符合招标文件要求的物业管理企业，根据招标文件中确定的各项管理服务要求与标准，根据国家有关法律、法规与本企业的实力，编制投标文件，参与投标的活动。物业管理招标投标实质上是物业管理权的一种交易形式。 1994年初，深圳莲花北村举行了物业管理权内部招投标，深圳万厦居业有限公司中标，对莲花北村提供全面的物业管理服务，并以优质服务、规范管理和丰富多彩的社区文化赢得业主、政府和社会的广泛好评，开创了我国物业管理招投标的先河。1996年以来，深圳又率先尝试由政府行业主管部门组织，公开招聘鹿丹村、桃源村和梅林一村等住宅小区的物业管理单位，推动了深圳物业管理市场的迅猛发展。1999年5月，全国第三次物业管理工作会议在深圳召开，建设部领导在工作报告中强调各地要“在调查研究的基础上，制定物业招投标规则，努力创造公开、公平、公正的市场环境，精心组织招投标工作。”会议精神得到全国各地行业主管部门的积极响应，物业管理招投标活动在一些经济比较发达、物业管理起步比较早的城市广泛开展起来，并在实践中积累了很多宝贵经验。 2003年9月1日正式实施的国家物业管理条例第24条明确规定：国家提倡建设单位按照房地产开发与物业管理相分离的原则，通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。 物业管理的招标按内容可分为：单纯物业管理招标和物业管理与经营总招标两种。一些经营性的物业管理(例如商住楼、购物中心)往往采用第二种形式。 二、物业管理开展招投标应遵循的原则 物业管理的招投标行为是一种通过市场化方式实现的双向选择。根据招标法的规定，招投标活动中必须遵循“公开”、“公平”、“公正”和“合理”的原则。具体要求如下： (一)公开原则 所谓公开原则，就是说如果物业管理招投标定为公开招标，就必须按公开原则，召开新闻发布会，在报刊、电台、电视上公开登出招标公告，把所需要达到的服务要求与条件公开告诉一切想投标的物业管理企业。 (二)公平原则 所谓公平原则，就是指在招标文件中向所有物业管理企业提出的投标条件必须是一致的，也就是说所有参加投标者都必须在相同的基础上投标。例如根据住宅小区(大厦楼宇)要求，需要资质在三级以上的物业管理企业参与竞争，那么就不能随便拒绝任何具有三级以上资质的物业管理企业来投标，同时也不能允许低于三级以下资质的物业管理企业来投标竞争，总之要体现公平性。 (三)公正原则 所谓公正原则，就是在评定标书时要准确，原物业管理企业进行管理服务现场答辩时的尺度应对任何物业管理企业是一致的。特别在评标、决标的过程中一定要采用科学方法，按照平等竞争的原则，进行实事求是的分析、打分。 (四)合理原则 所谓合理原则，是指在最后选择投标单位时，其确定的服务项目和收费价格必须合理，既不能接受低于正常管理服务成本的报价，也不能脱离实际市场情况，提出不切实际的管理服务要求。 三、物业管理招投标的一般程序 招标与投标是按法律规定程序进行的一种经济活动，其全过程必须严格依照法律的有关规定进行，否则就可能会引起纠纷。物业管理招标投标的一般程序如下： (一)准备阶段 1选择招标方式。是公开招标还是邀标、议标。 2成立招标领导小组。在政府物业管理行政主管部门指导下，由业主方(如房地产开发商或业主委员会)成立招标领导小组，小组成员由业主方派出，也可聘请有关部门人员和物业管理专家参加。通常还委托招标代理机构(如物业管理招投标有形市场)来具体实施招标工作。 3确定招标项目、招标指导思想及原则。 4编写招标书。招标书的主要内容有： (1)拟招标的物业基本情况。包括占地面积、建筑面积、房屋类型与数量、公用设施、场地情况等。 (2)物业管理内容。包括基础服务管理、特殊要求管理，还有专项管理。 (3)对招标的有关说明。如物业管理委托期限，物业移交日期，给物业管理提供的条件(如提供管理用房、商业用房面积)，物业管理服务收费及维修资金标准，以及其他需要说明的问题。 (4)物业管理考核标准与奖惩措施。 (5)投标开标时间。 此外，对招标书的具体内容和要求还应做出较详细的说明，如提供建筑结构图、设备型号清单等，以便投标单位编制标书。 5.若是公开招标，则将向社会发布招标公告。通过公众信息渠道向社会公开发布招标公告。公告内容主要包含招标的物业名称、投标单位条件、报名投标截止日期，投送投标书截止日期，以及联系地址、电话等有关事项。 (二)招标阶段 l.招标单位向投标单位提供招标文件，接受咨询。在进行规模较大、比较复杂的物业项目招标时，通常由招标单位委托的招标代理机构在投标人购买招标文件后，统一安排一次投标人会议，即标前会议。标前会议通常安排在现场；或者先到现场视察，再集中开标前会。召开标前会议的目的在于解答投标人提出的各类问题。 2.投标单位资质资信审查。在报名截止日期后，对报名投标单位进行资质审查，从中选择若干家参加投标，并书面通知各投标单位。 3.投标书的报送。参加投标的物业管理企业应在规定的报送投标书截止日期前，将投标书密封送达投标领导小组(办公室)或其委托的招标代理机构。 (三)开标阶段 1.按照标书中规定的时间、地点，在法律公证机关公证员及有关投标管理部门工作人员、投标单位代表共同参与监督下，公开开标并登记。 2.由评标委员会采用会议形式审查和评议各投标单位的标书，确定中标单位。评标委员会成员通常由物业管理专家组成。 3.公证员宣读公证书，确认预选中标单位。 (四)中标和订立合同 确定中标单位后，应书面通知中标单位。中标单位与业主方一般还会进行必要的商务谈判，才会正式签订物业管理服务合同。合同签订后才标志着中标单位取得了对该物业的物业管理权。 四、物业管理招标的组织机构 通常，物业管理招标机构的主要职责是：编制招标章程和招标文件；组织投标、开标、评标和定标；组织与中标者签订合同。招标机构的设立有两种途径：一是招标人自行组织成立招标机构；二是招标人委托招标代理机构招标。 (一)自行设立招标机构 根据物业管理项目招标主体的不同，分为开发商自行招标和小业主自行招标。 (1)开发商自行招标 开发商自行招标是指开发商通过在其所在单位的董事会下设专门招标委员会或小组进行招标。 (2)小业主自行招标 所谓小业主是指相对于大业主(即开发商)而言的房屋产权人。由于通常情况下小业主数量都很大，且没有严格的组织，因此，往往是由业主委员会代表小业主组织招标。 (二)委托招标代理机构招标 招标代理机构是专门从事招标代理业务的社会中介组织。招标代理机构与其他非常设招标机构的区别之一便是招标代理机构中的技术部门其主要工作人员都采用合同制定编，而不是像非常设的招标机构那样采用临时外聘制度。招标代理机构与编制招标文件和评标所需的各种技术、经济专家建立长期的合同关系，从而形成专业能力强大的专家库。专家库的规模和质量往往成为评定招标代理机构等级的重要依据。 然而，需要指出的是，尽管招标代理机构全权代理招标人的招标工作，但是招标代理机构并非是招标活动的最高权力机构。招标代理机构在评标后，向招标人提交评标报告和中标候选人名单，由招标人自行进行最终裁标，招标代理机构无权强制要求招标人接受中标推荐。完成代理招标工作后，招标代理机构向委托招标人收取一定的服务费或佣金。五、物业管理投标的组织机构要了解物业管理投标的组织机构就要先了解物业管理企业的组织机构。物业管理企业一般采用董事会领导下的经理负责制，经理对整个企业负责，在经理层以下通常设有办公室、开发部、财务部、业务管理部、工程部、经营服务部等，根据企业所管理的物业分设各小区或大厦管理处。 基于物业管理投标过程中，大量的信息需要在短时间内进行快速的交流和积聚，因此物业管理项目投标工作，通常由投标的物业管理企业内部组织专门部门来全权负责整个投标活动。在物业管理企业中，与物业管理投标活动密切相关的有开发部、财务部、工程部三个部门，其具体职能分述如下： (一)开发部：开发部是在经理领导下专职于物业管理业务开发的部门。其主要职责是确定目标，选择物业，进行投标，参加市场竞争。无疑，开发部是物业管理投标工作的核心。 (二)财务部：财务部是经理领导下的经济管理部门，负责财务、计划、经济核算和各类收费工作。该部门的主管一般都为总会计师，具有资深的项目财务评价能力。 (三)工程部：工程部是经理领导下的技术管理部门，主要负责工程预算，负责房屋、设备及公共设施的管理、维修和保养，以及负责工程技术方面的咨询和研究工作。 在物业管理投标过程中，开发部始终担任着主要角色。首先，开发部根据本公司的市场定位，选择与之相称的物业管理招标项目进行投标。其次，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是管理方案的设计和标价的计算，因此，在这些关键环节上，开发部通常都会在专门部门的专家协助下进行。在管理方案的设计上，开发部会向工程部咨询设计方案技术上的可行性；而在标价的计算方面，开发部也会征求财务部总会计师关于设计方案在财务上的可行性的意见。通常在投标书完成时，应樽到总会计师和总工程师的签字认可。最后，开发部完成投标书后，经过企业法人或委托代理人签字，即可代表物业管理企业向招标单位进行投标。 大型物业管理企业的开发部一般都实行项目经理负责制，以项目小组为单位，分管具体项目的投标工作，以及中标后的合同签订工作；中小型的物业管理企业则大多由经理亲自对各项目的投标工作负责。 六、物业管理招标的方式 根据招标项目不同的特点，招标人有权选择不同的方式进行招标。现行国际市场上通用的物业管理招标方式大致可分为三种：公开招标、邀请招标和议标。 (一)公开招标 公开招标是指招标人(业主)通过报纸、电视及其他新闻渠道公开发布招标通知，邀请所有愿意参加投标的物业管理企业参加投标的招标方式。公开招标最大的特点是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标是国际上最常见的招标方式，其优点是最大程度地体现了招标的公平、公正、合理原则。 (二)邀请招标 邀请招标是指不公开刊登广告而直接邀请某些单位投标的招标方式，其主要特点是以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。 邀请招标主要适用于标的规模较小(即工作量不大，总管理费报价不高)的物业管理项目。由于公开招标方式工作量大、招标时间长、费用高，邀请招标有的地方弥补了公开招标方式的不足，成为公开招标不可缺少的补充方式，并由于其节省招标时间和成本的优点，深受一些私营业主和开发商的欢迎。目前，邀请招标方式在物业管理招标中亦颇受欢迎，特别为一些实力雄厚、信誉较高的老牌开发商所经常采用。 邀请招标具有节省时间、减少招标费用的优点，但这种招标方式也有其弊病，那就是再好的筛选，也有可能遗漏一些合格的、有竞争力的物业管理企业；另外，在评标中可能会歧视某些投标人等。尽管如此，邀请招标仍作为一种重要的招标方式被广泛使用。 (三)议标 议标又称谈判招标，是指招标人不必公开发布招标公告，而是选择其认为有能力承担或获标的物业管理企业，邀请其投标，然后通过平等协商，最终达成协议。议标实质上可以看作是更小范围的邀请招标。 议标目前在我国中小规模的物业管理招标项目中较为常见。这是因为，一方面，该类物业的工期较紧，标的总价较低，短时间内难以吸引足够数量的物业管理单位进行投标。事实上该类项目(也就是我们常见的中小楼盘和物业)很少是实行超前招标，让物业管理企业介入其设计施工阶段的，大多数情况是开发商等物业完工后才去选择物业管理企业。由于这时工期紧，开发商往往采用议标方式，同时找几家物业管理企业到现场考察，然后同时进行谈判协商，最终选定符合要求的物业管理企业。另一方面，开发商本身对物业管理企业的情况较为了解，且所需管理的物业技术性和专业性不强，对管理的要求不是非常严格。此时在投标人竞争范围缩小的情况下，并不影响物业管理服务的质量。因此，议标方式常常更适合经验丰富的开发商所采用，业主委员会也可通过委托招标机构采用议标方式进行招标。第三节 物业管理投标程序 物业管理招标投标在我国目前尚处于起步阶段，迄今为止，国内也仅有北京、深圳、上海、广州、南京、湖南等地进行了初步尝试，而参与投标的物业管理公司更是寥寥可数。应当说，在这一行业中投标活动的成功经验暂且乏善可陈。然而，投标的公平性与竞争性又决定了它必将取代现有的开发商“包办制”，成为业主选择“管家”的主要形式。对于物业管理公司而言，要想在竞争越来越激烈的物业管理行业中站稳脚跟，乃至成为行业主导，就必须要尽快做好准备，加入到投标竞争的行列之中，在竞争中发展壮大。因此，了解物业管理投标的程序与技巧，了解投标中可能发生的争议及其解决途径，对于提高物业管理公司的投标竞争力以及保障其自身权益，都是非常现实和迫切的。 由于物业管理服务的无形性与其他工程项目的实务性的差异，物业管理投标具有许多区别于其他项目投标的独特之处。但同样作为投标，其必经程序仍与其他项目投标有着诸多相似之处，仍要经历前期准备、购买标书、可行性分析、编写及封送标书等步骤。一、投标前期工作(一)取得从业资格正如所有合法经营的企业法人一样，从业资格是物业管理公司从事正常营业如何取得物姑活动所必须具备的首要条件，这自然也成为物业管理公司参与投标前必虑的基本因素。按照国际与国内的不同管理规定，物业管理公司要取得所需履行的手续也有所不同。 1从事国内投标的资格要求 物业管理公司在国内从事投标业务，必须取得企业法人营业执照颁发的物业管理企业资质证书。 首先，按照我国公司法规定，作为独立经营、独立核算的法人业管理公司(或其所属集团公司)必须拥有有关工商行政管理局所颁发照，以证明其合法经营资格。 其次，物业管理企业应具备经有关部门核准颁发的资质证书。 鉴于我国物业管理行业起步较晚，队伍良莠不齐，管理混乱的现状，建设部2003年颁布的前期物业管理招投标管理暂行办法规定，由建设单位通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业管理企业。建设部2004年5月1日颁布实施的物业管理企业资质管理办法(简称办法)规定：一级资质物业公司可以承接各种物业管理项目。二级资质物业公司可以承接30万平方米以下的住宅项目和8万平方米以下的非住宅项目的物业管理业务。三级资质物业公司可以承接20平方米以下住宅项目和5万平方米以下的非住宅项目的物业管理业务。 办法物业管理公司划分为以下三个等级：(1) 一级物业管理公司的资质标准 注册资本人民币500万元以上。 物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于30人。其中，具有中级以上职称的人员不少于20人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称。 物业管理专业人员按照国家有关规定取得职业资格证书。 管理两种类型以上物业，并且管理各类物业的房屋建筑面积分别占下列相应计算基数的百分比之和不低于100： a多层住宅200万平方米； b高层住宅100万平方米：c独立式住宅(别墅)15万平方米；d办公楼、工业厂房及其它物业50万平方米。建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统，有优良的经营管理业绩。 (2)二级物业管理公司的资质标准 注册资本人民币300万元以上。 物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于20人。其中，具有中级以上职称的人员不少于10人，工程、财务等业 务负责人具有相应专业中级以上职称。 物业管理专业人员按照国家有关规定取得职业资格证书。 管理两种类型以上物业，并且管理各类物业的房屋建筑面积分别占下列相应计算基数的百分比之和不低于100： a多层住宅100万平方米； b高层住宅50万平方米； c独立式住宅(别墅)8万平方米； d办公楼、工业厂房及其它物业20万平方米。 建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统，有良好的经营管理业绩。 (3)三级物业管理公司的资质标准 注册资本人民币50万元以上。 物业管理专业人员以及工程、管理、经济等相关专业类的专职管理和技术人员不少于10人。其中，具有中级以上职称的人员不少于5人，工程、财务等业务负责人具有相应专业中级以上职称。 物业管理专业人员按照国家有关规定取得职业资格证书。 有委托的物业管理项目。 建立并严格执行服务质量、服务收费等企业管理制度和标准，建立企业信用档案系统。 物业管理企业应当按照办法规定申请企业资质等级评定。未经主管部门进行资质评定并取得资质证书的，不得从事物业管理业务。新设立的物业管理企业，其资质等级按照最低等级核定，并设一年的暂定期。对于不符合原定资质等级标准的企业，由资质等级评定初审部门提出降级或吊销资质证书的意见，报审批部门批准后执行。资质等级的升级应依次逐级上升，不得越级上升。 政府对物业管理公司进行这样的划分，并要求其按等级参与招标投标，无疑在竞争机制上为物业管理企业参与投标把好了关，同时也从体制上为维护招标投标竞争秩序，提高企业竞争水平提供了有力保障。应当说，这一举措不仅将在物业管理行业中建立起公正、公平的市场竞争机制，实现优胜劣汰，而且还将推动全国物业管理招投标的迅速发展。 2参与国际投标应履行的手续 物业管理公司参与国际投标，应根据招标物业所在国规定，履行必要的手续。 (1)注册 在招标物业所在国注册，使其具有独立经营的法人资格，这对于进行国际投标的物业管理公司而言是一道必经程序。注册后经该国政府核准颁发营业执照公司即可正式营业，参与有关投标工作。 由于不同国家法律法规的差异，他们对异国进入的物业管理公司在注册与递交投标书的先后次序上的规定也有所不同。但无论注册手续在先在后，物业管理公司在申请时都必须按规定提交文件。由于不同国家所要求提交的文件种类不同，本书仅列举说明一些必须提交的主要文件： 公司章程。物业管理公司注册提交的公司章程必须对本公司的治理结构与经营体制做出充分说明，其主要内容包括：公司性质、宗旨、注册资本、营业范围、组织机构、经营管理、总管理机构所在地等。值得注意的是，由于我国实行公司法时间较短，加之独特的经济体制，我国公司成立时报批的组建文件往往与国际惯例有较大差别。因此，国内物业管理公司对外投标时通常需另行准备一份对外适用的公司章程。 营业执照。国内投标公司提交营业执照副本审查，凡在国内已有营业执照的业管理公司通常可直接向招标物业所在国提供营业执照，办理申请注册手续。 关于分公司的证明。分公司的证明文件应由物业管理总公司开出，说明该分公司的组织、章程；文件由选定的公证机关公证后生效。 资产负债表及损益表。这两份报表从财务的角度反映出物业管理公司的财力、财务状况及经营管理水平。 曾接管物业的名称、规模、地点及服务质量等。 办事处人员名单和任职证书。即由办事处负责人签署委任的驻招标物业所在地工作人员名单以及他们的任职证明。 以上文件绝大多数都必须顺序经由省(市)公证处、国内外事部门及驻招标物业所在国的中国大使馆或领事馆公证，以表明文件的签名、印章属实，文件的副本、节本、影印本与原本相符。公证之后，诸文件便可生效。 (2)选择代理人 物业管理公司如果在国外从事投标，必将面临异域文化所带来的种种障碍，而房地产项目的固定性以及物业管理服务的无形性，又要求他们必须承担较之于其他工程承包项目投标更大的风险。此时，聘用代理人承办注册、咨询等自己所不熟悉的当地业务，不仅可节约费用，还可利用代理人对当地物业的熟悉程度，增加其投标成功的可能性。 当然，代理的这些优势必须建立在代理人优秀的前提之上，因此如何选择合适的代理人也将成为投标公司必须认真对待的一个重要问题。通常，代理人的作用主要表现在以下几点： 业务咨询。代理人应当利用其在当地广泛的社会关系与以往经验向投标公司提供相关的重要信息，包括重大项目的招标信息，开发商情况，当地法律、经济情况，社会风俗习惯，劳务雇用管理等。为物业管理公司熟悉国外物业管理规定及服务要求提供帮助，这是代理人应提供的基本服务之一。 业务代理。代理人还可为物业管理公司的日常业务运作提供服务，这些工作包括代办各种例行手续，代为寻找当地合作伙伴，提供投标所需单价、费率等。这些服务可以提高投标者工作效率，降低其交易成本。 矛盾协调。物业管理公司在异地从事投标，与当地业主必然会在文化、风俗等方面存在差异，加之服务行业本身与个人满足程度密切相关的特性，双方之间出现摩擦和争议在所难免。此时，代理人则可在其中充分发挥“润滑剂”的作用，物业管理公司在考虑了自身业务需要与代理成本之后，便可在当地的中介服务公司中慎重选择满足条件的代理人。选择代理人时，投标公司应从自身的弱势及代理人可提供的互补优势出发，根据成本效益原则，综合评价做出决策。 代理人作为中介咨询公司是以其技术与智力提供服务，因此衡量其能力应首先考虑技术条件，其他因素次之。投标公司选择代理人时应以代理公司的技术胜任能力、管理能力、资源可用性、业务独立性、取费结构及执业素质作为基础。 第一，技术胜任能力。即中介咨询公司有能力为业主提供一个经过专业教育与训练、具有实际经验的组织团体来承担被委托的任务。投标公司的判断可根据以下资料分析作出： a察看公司以往在合同任务实施过程中所采用的方法及技术处理手段的说明材料； b调查该公司及其工作人员曾经在类似地区承担类似物业项目情况； c审查将要从事该项目的所有工作人员的经验和资历； d了解该公司以前顾客对其工作成绩的评价。 第二，管理能力。中介咨询公司必须具有与物业项目规模与类型相匹配的管理技能，必须适当安排人力资源、合理调整工作规划。在提供服务全过程中，代理者还必须要善于与承包商、供应商、贷款机构及政府机构打交道，同时向委托方报告工作进展，以使其能及时和准确地做出决定。对于这一指标评价所采用的方法主要有： a考查咨询总工程师以往业绩成就记录； b考查被提名的项目经理以往业绩成就记录； c询问咨询工程师对该物业项目管理的意见； d判断自己与咨询工程师在原则问题上是否具有协商基础。 第三，资源可靠性。即公司是否具备足够的咨询能力和人员来提供服务，以保证必要的技术标准和时间。资源可靠性的评价可参照以下标准： a考查被提名参加该项目工作班子的技术与管理人员的能力； b询问代理公司在提供服务过程中对各参加者职责委派所作出的安排，及其对自己应承担义务的了解； c调查该公司的声誉及财力状况。 第四，职业独立性。中介咨询服务作为一种独立业务，应当符合FIDIC合同条款中有关职业道德规范、职业身份、权限及职业独立性等诸项规定。投标公司可通过询问调查等方式去了解咨询工程师是否与可能影响其职业判断的商业、制造业或承包活动有直接或间接的利益关系，能否客观完成被委派的任务，并且通过应用合理的技术与经济原理使委托方获得最佳效益。 第五，取费合理性。投标公司判断中介公司取费标准是否合理，应遵循国家有关部门的相应规定，有时还可参考FIDI c合同条款建议的取费标准。 第六，执业诚实性。投标公司与代理公司必须建立起一种相互信任的关系。委托方不应过多干预代理公司的工作，而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物业管理公司必须通过调查其以前客户或合作伙伴来衡量中介咨询公司是否具有执业诚实性。 在考察了以上条件之后，投标公司则可根据物业项目的规模、服务内容的复杂性与重要性来确定代理公司。通常这决策可经历以下几个步骤： 第一，确定选择范围。投标公司应当预测该招标物业服务所需的人力资源及其对人力资源的要求，并将可能需要的服务内容进行分类。例如：要求的专业知识领域和服务类型，对该物业服务要求的详细说明，地区特征因素(如地理位置、交通条件)，将要签订的合同类型等。 第二，资格预审。将具备接受委托资格的中介咨询公司按条件优劣顺序排队。 第三，分析预选。物业管理公司可根据中介咨询公司的经验资历、人力资源可靠性、财力状况、以往履约情况、主要经营活动区域、与同行关系、政治社会和环境敏感性、要求的担保标准等条件进行逐一分析，选出35家候选公司。 第四，条件商议。接下来物业管理公司则应分别与候选公司商议合作条件，并要求各候选公司就以下几点提出建议书：工作内容说明、与该合同有关的证明单据和资料、资料说明、附有详细说明的其他替代方案、培训计划、过去在性质类似项目中的经验、资金控制的详细情况、工作人员的规模与职责、为实施该合同任务而提出的组织与管理的模式、对当地条件的了解、地区的资源、用于该服务项目的技术手段、资源的可利用性。 第五，审核排序。投标公司应详细审议中介咨询公司所提交建议书中的所有细节，实地考察该咨询公司以前和目前正在提供的代理服务，获取更多的资料，并按这些公司的条件优劣顺序将建议书进行排列。 第六，接洽谈判。投标公司可先邀请排名第一位的中介咨询公司讨论合同款项及取费标准，谈判应尽可能详细地对合同主要条款及法律要求等做出规定。如果与第一家谈判失败，投标公司必须通过书面形式告知该公司，然后再与第二家进行谈判，直至达成满意的协议为止。 一旦选定，物业管理公司便可与该代理公司签订一份正式的代理协议，以作为界定双方权利义务的法律依据。通常代理协议包括以下内容： a协议双方注册的法人名称、公司地址、法人代表姓名和职务。 b签订协议的目的与性质。 c代理范围，包括代理的业务范围和时间范围。 d代理物业名称及代理期限。 e代理双方的义务和职责。这应当是合同的主要部分。 代理人可能承担的义务主要有：向委托人提供信息及有关法律法规资料；协助委托人参与竞标；推荐可靠的投标合作者；协调委托人与当地有关部门及业主三方之间的关系；其他代理工作。 委托人可能应履行的职责主要有：向代理人支付代理费；履行协议条款；支持代理人开展代理业务的工作，必要时提供代理人所需资料。 f代理费及其支付办法。 按某些国家规定，代理协议应呈报政府有关部门登记注册，如有必要，还需由公证部门予以公证。 (二)筹措资金 物业管理公司的财力状况也是衡量其实力的重要因素，它必须要能满足公司投标全过程及中标后的管理需要。因此投标公司应根据自身财务状况及招标物业管理所需资金，做好资金筹措准备，以使自己有足够资金通过投标资格预审。 投标企业可以考虑的资金来源渠道主要有自有资金积累和银行贷款。其中自有资金积累取决于物业管理公司的经营与盈利状况，而银行贷款则取决于公司的融资政策与信用状况。投标公司可根据招标物业规模、自身收益情况及成本分析决定资金来源结构。 如物业管理企业需向银行申请贷款，则应遵照以下程序进行： 1递交文件，提出申请。公司所提交的文件包括申请书、财务报表、物业项目情况说明、资金用途计划等。 2接受资信审查。 3取得贷款担保。 4签订贷款合同。合同主要内容包括贷款期限、贷款利率、用款计划与还款计划等。 (三)收集招标物业相关资料 招标物业的相关资料是物业管理公司进行投标可行性研究必不可少的重要因素。因此，物业管理公司在投标初期应多渠道多方位全面搜寻第一、二手资料。这些资料的范围不仅包括招标公司和招标物业的具体情况，还应包括投标竞争对手的情况。 t 公司可能的资料来源大致有以下几个方面： 1报章杂志。报纸或相关杂志历来是各种招标信息公开发布的传统渠道，而且许多物业及物业管理公司的有关情况也会在各种杂志上有介绍。有意识地留意这些地方，往往会使物业管理公司获得意想不到的有用信息。 2网络传输。在时间就是速度的信息时代，随着网络技术的快速发展，愈来愈多的信息交流可通过因特网迅速通畅地完成。为适应电子商务的发展趋势，许多招标投标公司纷纷建起了自己的网站，各种招标信息也开始在网上进行发布，网络自然也为投标者搜集信息提供了一种全新快捷的工具。 3同行业公司。当存在物业管理分包时，公司通常可通过同行业的总包人获取招标相关信息；此外，公司还可在与其他公司进行一般业务交流时，得到竞争对手的一些资料。 可是，要在浩如烟海的信息中寻找筛选出恰当相关的资料，其收集工作的繁琐是可以想见，更为重要的工作还在于收集之后的整理、分析。情报工作人员应按资料的重要性、类别进行分门别类，以便于投标工作人员使用，由此得出的最有价值的信息将为投标公司下一步的可行性研究提供分析基础。 (四)进行投标可行性分析 一项物业管理投标从购买招标文件到送出投标书，涉及大量的人力物力支出，一旦投标失败，其所有的前期投入都将付之东流，损失甚为可观。这必然要求物业管理投标公司在确定是否进行竞标时务必要小心谨慎，在提出投标申请前做出必要的可行性研究，不可贸然行事。 1招标物业条件分析 (1)物业性质。了解区分招标物业的性质非常重要。因为不同性质的物业所要 求的服务内容不同，所需的技术力量不同，物业管理公司的相对优劣势也差异明显。 例如，对于住宅小区的物业管理，其目的是要为居民提供一个安全、舒适、和谐、优美的生活空间，不仅应有助于人的身心健康，还需对整个城市风貌产生积极影响。因此，在管理上就要求能增强住宅功能，搞好小区设施配套，营造出优美的生活环境。其物业管理具体内容也应围绕这一目标安排。 与之相对应，服务型公寓则更注重一对一的服务特色。它既要为住户提供酒店式服务，又要营造出温馨的家庭气氛，其服务内容也就更加具体化、个性化，除了日常清洁、绿化服务外，还应提供各种商务、医疗服务等。 而对于写字楼，其管理重点则放在了“安全、舒适、快捷”上。故其管理内容应侧重于加强闭路I监控系统以确保人身安全，增设保安及防盗系统以保证财产安全，开辟商场、酒家、娱乐设施及生活服务设施以方便用户生活，完善通讯系统建设以加强用户同外部联系等方面。 这些不同的管理内容必然对物业管理公司提出不同的服务要求和技术要求，而具有类似物业管理经验的投标公司无疑可凭借其以往接管的物业在投标中占有一定的技术和人力资源优势。 (2)特殊服务要求。有些物业可能会由于其特殊的地理环境和某些特殊功用，需要一些特殊服务。这些特殊服务很可能成为某些投标公司的优势，其至可能导致竞标过程中的“黑马”出现，物业管理公司必须认真对待，在分析中趋利避害。他们可考虑这些特殊服务的支出费用及自身的技术力量或可寻找的分包伙伴，从而形成优化的投标方案；反之，则应放弃竞标。 (3)物业招标背景。这是对招标文件的留意。有时招标文件会由于招标者的利益趋向而呈现出某种明显偏向，这对于其他投标公司而言是极为不利的。因此在阅读标书时，物业管理公司应特别注意招标公告中一些特殊要求，这有利于物业管理公司做出优劣势判断。 如公告中写明“欢迎物业管理公司参加投标”，此时则可能出现当其他公司与公司的标价和服务质量相同时，开发商会优先选择后者的情况。再如，物业的物业管理招标书上写明必须提供某项服务，而本地又仅有一家专业服务公司可提供该项服务，则投标公司应注意开发商与该专业服务公司是否关系密切，以及其他物业管理公司与该专业服务公司是否有