市场管理部财务管理实施细则

1.0目的：规范市管部各项业务流程，保证市管部高效、良性运转，根据公司财务管理制度及相关规定，特制定本细则。2.0资金管理2.1现金结算2.1.1市场发生1000元以上 大额终端费用 需支付现金的，由市场负责人填制 大额现金使用审批表，2000元（含2000元）以下的由财务经理审核，市场管理部总经理批准后可支付现金，但市场管理部总经理应承担因此而发生的损失；2000元以上的报营销中心和财务管理中心共同审批。2.1.2现金结算 包括由上海丽斯达或市管部备用金帐户 转帐汇入个人帐户。 2.3资金预算管理 2.3.1市场管理部本部各部门需于当月 27 日前将下月资金使用计划表转交财务科,总经理的资金计划由人力资源科负责征询制定,并入人力资源科资金计划。2.3.2各市场负责人 需根据各自市场 工作计划 的落实所发生的相关费用，以及相关人员 费用补贴标准 填写下月资金使用计划（以下月提供报销单据给 财务科付款 为准），于每月 23日前上报市场管理部 销售科。市场人员当地市内交通补贴记入差旅费,复印、打印费记入办公费； 2.3.3销售科 审核市场各项资金使用计划的合理性和必要性，有异议应及时与各市场沟通确认，汇总填制 市场资金计划汇总表，由负责人审核后连同各市场资金计划表于27 日前转交财务科。2.3.4财务科 资金会计审查各部门各市场的资金计划表，汇总 填报市管部资金计划表，经 财务经理 审核后报 总经理 审批。2.3.5财务科 负责于 28 日前上报上海丽斯达，同时填列公司预算控制的费用使用计划表报 营销中心 备案。各部门各市场应充分预计所要发生并支付的费用，因工作计划考虑不周，超预算、超计划指标 部分一律不予支付，由此造成的损失由责任人承担；因客观原因造成的超支，当事人应提供书面说明，财务科跟踪和落实超支原因，并在资金月流量表中予以备注。2.3.6各市场一律采用固定备用金制，由市场负责人提出申请，市管部在规定额度内审批。备用金额度见 其他应收款规定。用于市场邮寄费、提货运费等日常费用，各相关部门应及时报销，由于报销不及时造成的拖延付款损失由相关责任人承担。 2.4工资计算及支付：2.4.1各 市场负责人 必须于每月28日前及时上报美容顾问工资（包括临时美容顾问）计算表及相关资料，并对 销售额的真实性、终端人员的真实性、工资卡（存折）的准确性安全性 负责（工资卡由本人保存）。2.4.2销售科 对美容顾问工资表中 销售额的真实性 负责，并对销售额的准确性、临时人员的编制进行复核，由负责人签字后于次月 2 日前交与人力科。2.4.3人力资源科 对美容顾问工资表中的 人员编制、职级、工资标准等 进行 全面 审核，并编制 美容顾问薪酬发放表。同时根据内、外勤人员的考勤考核情况编制 薪酬发放表，编制员工 工资发放清单 连同相关资料于次月 5 日前交财务科。同时提供 缓发工资人员 名单。2.4.4财务科 资金会计全面审核薪酬发放表和发放清单，经 财务经理 审核 总经理 审批后于次月 7 日17：30前传真并E-MAIL上海丽斯达，以确保员工工资在 15 日前到帐。因提供 薪酬发放信息 错误而造成的损失由相关责任人承担。2.4.5市管部出现 资金缺短 时，资金会计及时知会财务经理，由财务经理出具报告，报 财管中心 批准拨款。 2.5现金管理 2.5.1市管部财务科 资金会计 应及时编制收付款凭证，逐笔登记 现金日记帐，日清月结。 2.5.2财务科库存现金限额为 2000 元。2.5.3财务经理 应每月监盘一次，并按月向财管中心报送 现金盘点表 。若现金盘盈盘亏应逐笔查明原因，如确属事实，盘盈现金做收益入帐，盘亏现金由直接责任人全额赔偿。2.5.4各类押金条 由资金会计 视同现金 保管，并登记备查，凭证后只附复印件；每年6月和12月对押金条进行对帐，确保押金条的有效性。2.6定期分析 2.6.1市管部财务科 资金会计 应对资金计划控制情况及使用效果进行分析，并及时向财务经理汇报资金使用异常情况。2.6.2财务经理每月总结资金使用过程中存在的问题及对策随月度报表上报 总经理 及 财管中心。3.0资产管理3.1资产分为固定资产、低值易耗品。人力资源科负责资产实物管理，财务科负责资产核算，并对资产的安全完整进行监督。3.2固定资产管理程序3.2.1固定资产编码管理固定资产编码 由 总部人力资源中心 负责制定，市管部应严格按编码进行管理，如执行过程中遇到问题应及时请示人力资源中心，不得擅自变更编码。如擅自变更编码的，对责任人扣考核分计入责任人当期考核。3.2.2固定资产购建由使用部门出具固定资产需求表，市场管理部人力资源科审核其购建合理性、必要性，并向市场管理部财务科 提供3家 以上供应商询价情况及电话，财务科审核合同购建成本的真实性、合理性及购建计划，购建成本10,000元以上（含10,000元）需报经营销中心、财务管理中心、人力资源中心、总经理助理审核，公司总部总经理审批；购建成本 1,000元以上（含1,000元） 需报营销中心、财务管理中心、人力资源中心审核，总经理助理审批，1,000元以下 的由下属各市场管理部总经理审批（电脑、打印机和传真机审批程序同1,000元以上固定资产）。3.2.3固定资产使用管理财务科 根据管理需要设置 固定资产备查帐。市场管理部 人力资源科 按固定资产类别、项目、型号设置 固定资产实物明细帐，并负责对固定资产编码及固定资产实物管理，随时掌握固定资产使用情况及动态，固定资产使用保管人调动工作或离任时，人力资源科负责督促办理固定资产交接手续，由于交接不清而离任造成的损失由 人力资源科负责人 承担。3.2.4固定资产调拨3.2.4.1市管部内部 的调拨：由申请使用部门填制固定资产需求表，经人力资源科、财务科审核，报市场管理部总经理批准，人力资源科即可填制“固定资产调拨单”据以调拨固定资产。3.2.4.2市管部与其他单位间 的调拨：由需用单位人力资源科填制固定资产需求表，经财务科审核，单位负责人批准，报经营销中心、财务管理中心、人力资源中心审核，总经理助理批准后，人力资源中心填制“固定资产调拨单”，办理调拨手续；各单位财务科及人力资源科根据人力资源中心“固定资产调拨单”及有关资料登记固定资产备查帐，未经公司总部总经理助理批准，各单位间不得擅自办理固定资产调拨。3.2.5固定资产折旧上海丽斯达日化有限公司固定资产折旧采用使用年限法，固定资产净残值按原值的10%预计，每月按分类折旧率计提折旧，具体折旧年限及折旧率详见下表：类别折旧年限年折旧率一、房屋和建筑物20年4.5%二、机械设备10年9%三、电子设备5年18%四、运输设备5年18%五、其他设备5年18%3.2.6固定资产修理固定资产修理分为中小修理及大修理两类，固定资产修理应在各单位确认的定点厂修理。3.2.6.1中小修理：凡单台(项)修理费用在 1,000元以下 的为中、小修理，中、小修理由固定资产使用部门出具报告，经人力资源科审查、财务科审核，报市场管理部总经理批准。中、小修理费用直接计入当期损益。3.2.6.2大修理：凡单台(项)修理费用在1,000元以上（含1,000元）即为大修理，各单位固定资产大修理必须出具大修理报告，注明大修理原因，历次大修理记录并提供三家以上拟选承修商明细报价，人力资源科审查，财务科审核、市场管理部总经理审批后，报经营销中心、人力资源中心审核，市场管理部总经理助理批准。未经批准，擅自修理的，费用由责任人承担。修理费用采用待摊或预提的办法。3.2.7固定资产维护、保养人力资源科应建立健全固定资产定期维护、保养规定，对车辆、机器设备等应由专人建立维护、保养记录，确保固定资产的正常运营及使用寿命。3.2.8固定资产出售、清理、报废未经公司总部批准，市管部一律不得对固定资产进行处置；固定资产出售、固定资产清理均需提供三家以上报价。3.2.8.1固定资产出售对多余、闲置固定资产出售，价值100,000元以内的由人力资源科出具申请报告，财务科审核价格的合理性并经市场管理部总经理核准，人力资源中心、财务管理中心审核，公司总部分管营销副总及总经理助理批准，价值100,000元以上（含100,000元）尚需报公司总部总经理批准，再由人力资源科填制“固定资产清理单”，并会同财务科处置，人力资源科据以核销实物帐，财务科据以进行帐务处理。3.2.8.2固定资产 清理、报废固定资产由于报废、毁损或非常事故不能使用，应由 使用部门出具报告，人力资源科会同专业技术人员对该固定资产进行技术鉴定。确实不能使用需报废清理时，由使用部门填制固定资产报废单,并由市场管理部出具报告，价值100,000元以下的报副总及总经理助理审批，价值100,000元以上（含100,000元），尚需报公司总部总经理批准，再由人力资源科填制“固定资产清理单”，人力资源科、财务科据以核销固定资产卡片及调整帐簿记录。应由责任人及保险公司赔偿部分，由人力资源科落实责任，财务科负责扣款或监督人力资源科在保险索赔期内追回。3.2.9固定资产清理人力资源科应每月定期与财务科对帐，并编制对帐调节表，财务科每月随月度报表向财务管理中心报送“固定资产变动情况表”。每年6月25日，人力资源科应对固定资产进行自盘，财务科负责抽检。12月25日，各单位应对固定资产进行全面盘点,市场管理部总经理组织实施、财务科监盘，并由人力资源科出具固定资产盘点表及“固定资产盘盈盘亏报告表”，同时落实盈亏责任，财务科对盘点表进行审核并负责核算盈亏金额，出具盘点报告及盈亏处理报告，盘盈部分作收益处理，因客观原因盘亏报财务管理中心主任、人力资源中心主任审批、总经理助理批准后进行处理；因保管使用人的责任，造成固定资产丢失、损坏、短少的，应参照重置完全价值索赔，价值由人力资源中心及财务管理中心共同确定。非盘点月份出现的盘盈、盘亏，各市管部应于当月按上述审批程序报批。3.3存货管理3.3.1存货范围存货是各单位为销售或耗用而储备的资产，包括：低值易耗品、库存商品、促销品等，促销品中终端用品根据价值不同划入固定资产或低值易耗品管理。存货管理仅指低值易耗品的管理，促销品的管理另有规定，其他存货暂不涉及。3.3.2存货实物管理部门在用低值易耗品 由 人力资源科 负责管理；促销品实物管理 由各市场管理部销售科（或指定人力科）及市场负责人 负责。3.3.3存货管理程序3.3.3.1低值易耗品管理低值易耗品：指使用期限较长（超过一年）且单位价值较低（200元以上2000元以下）的物品。计算器、桌、椅、工具、电扇、床、电话机、灭火器等价值低于200元的物品，属特定低值易耗品，列入低值易耗品管理。3.3.3.2购置：由使用部门出具购置报告，经人力资源科、财务科审核，市场管理部总经理批准购置，同时于购入当天办理验收入库手续。低值易耗品领用时采用一次摊销法摊销。3.3.3.3使用、保管、报废3.3.3.3.1人力资源科对在用低值易耗品进行备查登记，并由使用人办理领用手续。财务科进行复核、监督。使用人工作调动、离任时，人力资源科负责督促办理交接手续，由于交接不清而造成的损失由人力资源科负责人承担。3.3.3.3.2低值易耗品应每月对帐，半年自查，每年12月25日，人力资源科与财务科全面对帐，并由人力资源科对低值易耗品进行盘点（财务科监盘），填制盘点表，出具盘点盈亏报告报经财务负责人审核，市场管理部总经理审批后调帐。3.3.3.3.3低值易耗品报废由使用部门提出报废申请，人力资源科会同财务科考察、鉴定并报市场管理部总经理批准后予以核销、清理。3.4其他资产管理3.4.1公司 奖励市管部的资产 由 人力科 造册登记、保管和调配使用；3.4.2接受 外单位的礼品 由 人力科 造册登记，报告总部批准后处理。 3.5处罚凡违反以上规定者，视情节轻重，每人每次扣考核分计入责任人当期考核，并承担相应损失。4.0往来管理4.1发出商品4.1.1所有经销商必须按公司 营销中心 制订的统一格式 签订购销合同，无购销合同市管部一律不得申请发货。超铺底发货及超购销合同返利事宜须报公司分管营销副总经理批准。4.1.2市场管理部 销售科 应及时向配货站提供准确的收货地址、收货人等相关资料，如有变更应在 一个工作日 内通知配货站，并将相关变动资料转交 财务科备案，否则造成的损失由市场管理部 销售科相关责任人 全额赔偿；市场管理部 总经理、财务负责人及授权人 变更应在第一时间通知 营销中心 及 配货站 。4.1.3 市场管理部 销售科 接到配货站送货单传真件后，应及时 传真通知 市场负责人接货并将送货单复印件于 一个工作日内 转财务科记账、存档。4.1.4 无论收货是否异常，市场负责人于 二个工作日 内将 收货信息反馈表 传真销售科；4.1.5 市场管理部应严格按购销合同规定条款控制发货，销售科 对要货通知单上 产品名称，电脑编码、数量、价格的准确性 负责，并对 回款单据的真实性 负责，财务科 对 是否发货（有无超铺底）、汇票传真件的正确、完整性 负责，市场负责人 负责及时将汇票以 特快专递 邮寄至上海丽斯达；因要货通知单与送货单错误而造成的损失由相关责任人承担， 4.1.6 对发货过程中的 原短或坏损 各市场负责人应敦促经销商于收货后1个工作日内 以 收货异常信息反馈表 的形式传真给市场管理部销售科，并敦促经销商 3个工作日 内向市场管理部出具 运输部门 盖章确认的有效证件，因市场负责人的原因未能及时提供的，暂停发其工资；市场管理部销售科应于收到经销商收货信息反馈表后 1个工作日内 及时向配货站反馈，否则损失由 市场管理部总经理 承担。4.1.7 市场管理部应督促市场负责人于发货后 20日内 将收货方签字盖章（法人公章、财务专用章、业务专用章、收货专用章）的 送货单回执联（绿色联） 以挂号信邮寄至 市场管理部财务科，推迟一天按每单对市场负责人罚款（其标准见下表），超期未回送货单签收联的罚款标准：4.1.8申请给予经销商 临时铺底 的由营销中心、财管中心及分管营销中心副总审批。4.2发票开具流程4.2.1对经销商开票应坚持“款到开票”、“前款不清，后票不开”原则。4.2.2市场负责人会同经销商验货无误后，根据 送货单 送货明细填写发票申请表，传真市管部财务科。4.2.3经销商 铺底发货发票在年底回款后申请开具。4.2.4财务科根据经销商实物返利发货情况以及公司支付经销商现金返利情况确定经销商发票折扣与折让金额，通知上海丽斯达财务部开具发票。第九条 发票由上海丽斯达开出后直寄 市场负责人 ，市场负责人收到发票后应及时转交经销商 盖章签收，市场负责人负责发票开出 后20日内 将签收回执联以挂号信邮寄到市管部财务科，每推迟一天对市场负责人罚款20元，但最高金额为200元。因市场人员责任将发票丢失，按发票税额由市场负责人赔偿。4.3经销商回款管理4.3.1 经销商采用 银行承兑汇票 支付货款，由经销商承担贴现息的报营销中心、财管中心审批，由我司承担贴现息的报营销中心、财管中心及分管营销中心副总审批。市管部与经销商应充分沟通协商确认 贴现利率 和 利息的扣除方式。4.3.2经销商以 电汇方式 支付货款，市管部必须在接到上海财务部的到账通知后才能通知发货。4.3.3经销商支付货款的银行汇票以及银行承兑汇票，由市场负责人负责邮寄至上海财务部。4.4经销商对账4.4.1 上海丽斯达财务部与经销商至少半年对账一次，对账函由上海丽斯达财务部出具，由市管部财务科组织实施，市场负责人负责督促经销商在规定时间内核对完毕，经销商核对无误后盖章确认，双方各保留一份存档备查。财务科编写对账报告报财管中心，上海财务部根据财管中心审定意见对差异进行调账，详见询证对账函流程（SZ）4.4.2在日常业务往来过程中，市管部财务科 应经销商要求出具对账明细表。市场负责人必须密切关注经销商的货款往来情况，作好登记备查。4.5退货、调货管理4.5.1市场退货:详见退货管理规定4.5.2经销商之间 调货 ,视同 退货 及 进货 ,由营销中心审批。经销商所退（调）产品对应已享受的订货会返利和年终返利应当返还。市场负责人负责落实所退（调）产品的 发货时间 以及计算 已享受的返利数额。4.5.3产品转赠品：因市场需要，将经销商库存产品转为促销品或用于促销活动的，由营销中心、策划中心、财务管理中心及分管营销副总审批。4.5.4将促销品转为非促销用途使用，由营销中心、策划中心、财务管理中心及分管营销副总审批。4.5.5退货、调货前上海丽斯达日化有限公司已向经