库存现金和备用金是一种什么样的关系

库存现金和备用金是一种什么样的关系库存现金是指单位为了满足经营过程中零星支付需要而保留的现金，对库存现金进行监督盘点，可以确定库存现金的真实存在性和库存现金管理的有效性，对于评价企业的内控制度将起到积极作用。备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。 备用金-指财会部门按企业有关制度规定，拨付所属报帐单位和企业内部有关业务与职能管理部门，用于零售找零、收购零星商品物资或日常业务零星开支的备用现金。 备用金 按金额大小划分。以足够支付一定时间内的客户找零为准。如500元、1000元 零用金 按面值大小划分。以足够支付找零的额度为准。如100枚1元硬币、10张10元、10张50。 备用金（国际上也称暂定金额）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。前账未清，不得继续预支。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。实行定额备用金制度的单位，备用金领用部门支用备用金后，应根据各种费用凭证编制费用明细表，定期向财会部门报销，领回所支用的备用金。 备用金帐户的金额是基本不会变的,除非公司决定调整备用金帐户的总额.而库存现金是可以变动的.举例来说.A为备用金管理人,B为出纳,公司决定备用金为1000元,采购员C有100元的报销清单,由于金额小,符合公司备用金制度,去A处报销,A拿过报销单,同时付给C100元.到了这一天结束,A将这个报销单交给B,同时从B处拿回100元钱,不通过备用金帐户走. 出纳常备知识1: 怎样复核现金收款凭证 现金收款凭证是出纳人员办理现金收入业务的依据。出纳人员在办理每一笔现金收入前，都必须首先复核现金收款凭证，按照现金管理暂行条例及会计基础工作规范等有关规定和要求认真复核以下内容： (1)现金收款凭证的填写日期是否正确。现金收款凭证的填写日期应为编制收款凭证的当天，不得提前或推后。 (2)现金收款凭证的编号是否正确。主要是复核凭证是否按本单位规定的分类编号方法连续编号，如有重号、漏号或不按日期顺序编号等情况，应将收款凭证退回制证人员，予以更正或重新填写。 (3)现金收款凭证记录的内容是否真实、合法、正确，其摘要栏的内容与原始凭证反映的经济业务内容是否相符。 (4)使用的会计科目是否正确。如果发现科目使用错误或记帐方向错误等情况，应立即退回制证人员，要求更正。 (5)复核收款凭证的金额与原始凭证的金额是否一致。 (6)复核收款凭证“附单据”栏的张数与所附原始凭证张数是否相符。 (7)收款凭证的出纳、制证、稽核、记帐、会计主管栏目是否签名或盖章。如有漏签，要补签后再收款。 2: 怎样复核现金付款凭证现金付款凭证是出纳人员办理现金支付业务的依据。出纳人员对每一笔现金支付业务都要认真复核现金付款凭证。其复核方法及基本要求同现金收款凭证大致相同。出纳人员在复核现金付款凭证时，应注意以下几点： (1)对于涉及现金和银行存款之间的收付业务，即从银行提取现金或以现金存入银行，为了避免重复，只按照收付业务涉及的贷方科目编制付款凭证。 (2)现金付款凭证如出现红字时，实际经济业务应是现金收入的增加，但在处理时，为了避免混淆，出纳人员在凭证上加盖印章时，仍应加盖现金付讫章，以表示原经济业务付出的款项已全部退回。 (3)发生销货退回时，如数量较少，且退款金额在转帐起点以下，需用现金退款时，必须取得对方的收款收据，不得以退货发货票代替收据编制付款凭证。 (4)从外单位取得的原始凭证如遗失，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的名称、金额、经济内容等，经单位负责人批准，方可代替原始凭证。如确实无法取得证明的，由当事人写出详细情况，由同行人证明，并由主管领导和财务负责人批准，方可代替原始凭证。 (5)“原始凭证分割单”(表)可作为填制付款凭证的依据。但出纳人员需要对原始凭证分割单进行审查。 3: 怎样送存现金按照规定，各单位在其日常现金收支业务中，除了按规定可以坐支的现金和非业务性零星收入收取的现金可以用于补足库存现金限额的不足外，其他业务活动取得的现金以及超过库存现金限额的现金都必须按规定于当日送存银行。当日送存银行确有困难的，由开户银行确定送存时间。送存现金的基本程序为： (1)现金的整理。各单位出纳员在将现金送存银行之前，为了便于银行柜台清查现金，提高工作效率，应对送存现金进行分类整理，其整理的方法为： 纸币应按照票面金额(即券别)分类整理。纸币可分为主币和辅币，主币包括100元、50元、10元、5元、2元和 1元，辅币包括5角、2角、 1角、5分、2分、1分。出纳员应将各种纸币打开铺平，然后按币别每100张为一把，用纸条和橡皮筋箍好，每10把扎成一捆，比如100元券的纸币一把即为10000元，一捆即为元；10元券一把即为1000元，一捆即为10000元。不满100张的，从大到小平摊摊放。 铸币包括 1元、5角、1角、5分、2分、1分（分币也可暂不送银行，作流通用）。铸币也应按币别整理，同一币别每100枚为一卷，用纸包紧卷好，每十卷为一捆。例如5角的铸币每一卷即为50元，每一捆即为500元。不满50枚的硬币，也可不送，或用纸包好另行包放。 残缺破损的纸币和已经穿孔、裂口、破缺、压强、变形以及正面的国徽，背面的数字模糊不清的铸币，应单独剔出，另行包装，整理方法与前同。 ()填写现金送款薄。现金整理完后，出纳员应根据整理后的金额填写现金送款簿。现金送款簿一般一式四联，第一联为回单，由银行签章后作为送款单位的记帐依据；第二联为银行收入传票，第三联为收帐通知，第四联由银行出纳留存作为底联备查。其基本格式如表6。出纳员在填写现金收款簿时，要按格式规定如实填写有关内容，包括收款单位名称、款项来源、开户银行、送款日期、科目帐号、送款金额的大、小写及各券别的数量等。 出纳员在填写“现金送款簿”时应注意以下几点： 第一，出纳员必须如实填写现金送款簿的各项内容，特别是其中的款项来源等。( 第二，交款日期应当填写送存银行当日的日期。 第三，券别的明细帐的张数和金额必须与各券别的实际数一致，元、角、角等既有纸币又有铸币的，应填写纸币、铸币合计的张数和金额。 第四，出纳员在填写“现金送款簿”时必须采用双面复写纸，字迹必须清楚、规范，不得涂改。 表5 中国银行现金送款簿 对方科目： 交款日期 年 月 日 收款单位名称 开户银行账号 款项来源 金 额 百十万千百十元角分 人民币(大写) 券别数额 100元 50元 10元 5元 2元 1元 5角 2角 1角 金额合计 收款银行盖章 整把券 零把券 收款复核 收款员 （）送存交款。出纳员按规定整理现金并填写“现金送款簿”后，应将现金连同“现金送款簿”一起送交银行柜台收款员。在交款时，送款人必须同银行柜台收款员当面交接清点。经柜台收款员清点无误后，银行按规定在“现金送款簿”上加盖印章，并将“回单联”退还给送款人，送款人在接到“回单联”后应当即进行检查，确认为本单位交款回单，而且银行有关手续已经办妥后即可离开柜台。 有的单位因交款数额较大，或者辅币较多，银行当面点清确有困难的，可事先与银行协商，双方规定有关条件，并签定协议书，采取“封包交款”的办法交款。 封包交款指的是交款单位把要交存银行的现金，按有关要求进行整理，并按银行的规定捆包好，在捆包上加贴封签，写明金额，加盖公章，连同填写好的“现金送款簿”一并送交银行。银行凭封签上的金额轧清大数后收款，先在“现金送款”上加盖“收讫”章和收款员印章，将“回单联”交给交款人，事后再按规定逐包清点细数。如发现长短款，再向交款单位办理多退少补手续。 实行封包交款办法的单位在封包时，首先要把货币整理，其次再按银行的要求进行“封包”(捆扎)。封包时纸币要按面额分类，每10把扎成一捆，捆扎时上下垫好衬纸，用十字型捆扎，在每捆钞票打结处要加贴封签，封签贴在衬纸上。如不满一百张的，按零头整理的要求，整理好后加贴封签。硬币按面额分类，每10卷扎成一捆，同样加贴封签。不满一百枚的零头按币别打卷，并在卷上写明枚数、金额、日期，加盖经手人名章。封包的封签必须写明金额、日期、封包经办人员姓名，并加盖单位公章。另外，要求封包必须露封，便于轧点大数。 采取封包交款办法的，如银行柜台收款员在轧计大数时，即发现有差错的，应当立即告知交款人，经交款人当场复对后，在银行设置的“单位交款差错登记簿”上进行登记，并由交款人签章。单位交款人按照复对后的金额重新填制“现金送款簿”。如银行事后清点发现长款或短款，应在封包的封签上注明长款或短款的金额，由银行收款员和收款复核员共同签章，登记“单位交款差错登记簿”和填写错款证明单，并向单位退回长款或收回短款。 如银行在清点封包时发现差错金额较大，应保持原封包，及时通知交款单位派人复点，然后按封包协议规定处理。 出纳员在送存现金时应注意以下事项： 第一，凡经整理好准备送存银行的现金，在填好“现金送款簿”后，一般不宜再行调换票面，如确需调换的，应重新复点，同时重新填写“银行送款簿”。 第二，交款人最好是现金整理人，这样可以避免发生差错时责任不明的情况。 第三，送存途中必须注意安全，送存金额较大的款项时，最好用专车，并派人护送。 第四，临柜交款时，交款人必须与银行柜台收款员当面交接清点，做到一次交清，不得边清点边交款。 第五，交款人交款时，如遇到柜台较为拥挤，应按次序等候。等侯过程中，应做到钞票不离手，不能置于柜台之上，以防发生意外。 ()记帐。交款人将现金送存银行并取回“现金送款簿”(回单联)后，财务部门根据“回单联”填制现金付款凭证，其会计分录为： 借：银行存款 贷：现金 如果现金不是由出纳员汇总后送存银行，而是由企业柜台直接送存银行，则财务部门根据“现金送款簿”(回单联)编制银行存款收款凭证，其会计分录为： 借：银行存款 贷：商品销售收入等 需要说明的是：依据现金管理暂行条例及其实施细则的规定，各单位收入的现金必须及时送存银行。对公款私存的，开户银行有权按存入金额的30一50处罚；对私自坐支的，按坐支金额的10一30处罚；对单位之间互相借用现金的，按借用额的10一30处罚；对保留帐外公款的，按保留额的10一30处罚。 4: 出纳结账一般程序结账，是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额。会计基础工作规范规定的结账程序及方法是：(1)结账前，必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。 (2)结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，应当在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。需要结出本年累计发生额的，应当在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线；12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下应当通栏划双红线，年度终了结账时，所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。(3)年度终了，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。5: 收整付零计算法出纳人员每天要收付多笔现金，经常会出现收到整笔款项需要找回零钱的情况，特别是在发票报销过程中则更是多见。这时，改变一下常规计算程序，可以显得既快又准。如某职工出差前预借公款500元，回来后实际报销结算单据为462.5元，尚应收回现金37.5元。但由于该职工随身仅有一些小钱和一张50元面值人民币，如交来50元，却又需找回现金12.5元。这种业务通常的计算程序是：500-462.5-50=-12.5（元） 接连出现两笔先后收付对象相反的金额，稍有不慎便会出现差错。如果改变一下计算程序，使之成为：462.5+50-500=12.5（元） 这样就显得更为便捷，既提高了工作效率，又不易出现找零差错。6: 如何更户 并户 迁户 销户随着市场经济的发展和管理体制、经营规模的变化，开户单位和个人往往提出变更、合并、迁移或撤销银行账户等要求，这是经济发展的正常现象。为了搞好银行存款新旧账户的衔接，不影响结算工作的顺利进行，出纳员应勇于承担起更户、并户、迁户、销户的全部或部分“跑腿”工作。 所谓更户，是指更换银行账户的名称。它分两种情况：一种是在单位或个体经营户的资金来源或所有制性质未发生变化的前提下变更账户名称，不必变更账号。但是，营业执照的名称必须变，印章名称也要变更。出纳持新变更的营业执照与印章去开户银行要回开户许可证副本，连同保存的正本一起带到当地银行，银行即可更改开户许可证名称。然后，再将更改后的副本送交开户银行，并据此预留新印鉴。另外一种是在单位资金来源或性质发生变化，所有制也随之变更时，如体制改革中某些事业单位变成了企业，某些个体经营户经过联合变成了合伙经营户，这时，不仅要变更账户名称，还需变更账号，银行需撤销原账户，重新开立新账户，为其编列账号。开户和销户的程序按有关规定进行。 所谓并户，是指开户单位向银行申请合并其相同资金来源和相同资金性质的账户，或是两个单位合并后随之合并银行存款账户。合并账户大体要做四方面的工作：一是依据并户理由向开户银行出示有关证件；二是主动与银行核对账目，包括存款账户余额与贷款余额；三是经过银行撤销被并账户，并将被并账户余额划转到保留账户；四是整理被并账户所剩转账支票、现金支票等重要空白凭证，该交回开户银行的交回开户银行，该经开户银行同意继续使用的，更改凭证账号后继续使用（只限一开户银行并户）。 所谓迁户，指开户单位因地址迁移等原因，向原开户银行提出申请，要求将账号迁往另地或他行。迁户分两种情况：一种是在同城内迁户，要经原银行同意，撤销原开户银行账户，交回原开户许可证正、副本；再领取新的开户许可证，在新选择的银行开立账户。另一种是异地迁户，应由单位按规定程序向迁入地银行重新办理开户手续。待新账户开立，且单位已在当地开始生产经营后，原账户应在一个月内结清，并注销。 所谓销户，是指开户银行因关、停、并、转等原因，向银行提出撤销账户申请。销户申请经银行审查，并核对其存、贷款账户后，予以办理销户手续。开户银行在7日内向当地人民银行申报，并交回销户者的开户许可证正、副本。现行银行账户管理办法还规定：“开户银行对一年（按对月对日计算）未发生收付活动的账户，应通知存款人自发出通知起30日内来行办理销户手续，逾期视同自愿销户。”7: 怎样签发支票支票是存款人签发给收款人从其银行账户内支付款项的票据。支票分为现金支票和转帐支票两种。签发支票，应注意以下问题： （一）要严格做到“九不准”。（1）不准更改签发日期；（2）不准更改收款人名；（3）不准更改大小写金额。按照票据法规定，支票的金额、日期、收款人名称如若更改，即成为无效票据；（4）不准签发空白支票，即签发超过银行存款账户余额的支票；（5）不准签发远期支票；(6)I 不准签发空白支票。签发的空白支票即指事先盖好印章的支票。携带该种支票外出，遗失后将造成不应有的经济损失；（7）不准签发有缺陷的支票。有缺陷的支票表现形式主要有：印鉴不符，即支票上的印章与银行预留印鉴不符，或是支票上的印章盖得不全。银行审查出印鉴不符时，除将支票作废退回外，还要按票面金额处以5%但不低于1000元的罚款。戳记用印油而不用印泥的支票，或印章字迹间模糊不表的支票。污抽支票，即票面破碎、污损，无法辨认或字迹不表的支票。账号户名不符，或户名简写的支票。更改处未盖预留印鉴的支票。付款单位已清户的支票。未填写用途或所填用途不当的支票。不是按规定用碳素墨水或签字笔书写的支票。购买未经批准的专控商品的支票。非本行的支票；（8）不准签发用途弄虚作假的支票。签发用途不真实的支票，系套取银行信用行为，银行一经发现，按违反结算制度给予经济处罚；（9）不准将盖好印鉴的支票存放于他人处让其代为签发，以防形成空头支票或经济诈骗。 （二）要做到要素齐全、内容真实、数字准确、字迹清晰。（1）支票要按顺序编号连续签发，不得跳号；（2）日期中的年份要写完整，不得简写，如1999年不得写成99年；（3）收款人必须写全称，不得写简称，防止户名不符，形成退票；（4）签发人开户银行名称用刻好的银行小条章（向银行购买支票时盖好）加盖清楚，不要手写（银行会计规范化管理要求）；（5）签发人对本单位账号要写，最好也用小条章；（6）注意日期、收款人、大小写金额的准确填写，防止签成无效支票；（7）其他更改的地方要加盖预留印鉴，使用印泥；（10）由于现行支票上没有付款单位名称栏目，必须使用预留在银行的印鉴，所以印章一定要清楚；（11）不得用蓝墨水填写。总之，要遵照银行的规定，不可自以为是。 （三）要由专人签发。支票应由财务部门分派专人保管、签发，不要多人插手，以便分清责任。如今，支票打印机也陆续在财会部门中使用，对此要明确出纳专人使用管理。 在平时工作中，出纳员除了经常使用支票之外，还要注意学会利用其他银行结算方式，如银行汇票、银行本票、商业汇票、托收承付、委托收款、汇兑等结算方式开展和办理各种经济业务。8: 出纳业务知识之支票遗失怎么办支票作为一种同城结算工具，其主要功能是用来代替现金流通的。遗失了支票，就等于遗失了货币资金，可能给单位或集体带来经济损失。但支票毕竟不是现金，只要正确、及时采取有交措施，是可以避免经济损失的。这里所说的有效措施有二：一是及时到开户银行挂失止付；二是请求有关单位协助防范。注意：造成不要到电视台、电台、报社等新闻单位刊登声明作废一类的广告。 （一）哪些支票可以挂失？现行银行结算办法规定：“已签发的现金支票遗失，可以向银行申请挂失，挂失前已支付，银行不予受理；已签发的转账支票遗失，银行不受理挂失，可请求收款人协助防范。”这就是说，不是所有的支票遗失后都能挂失，只有现金支票遗失了，银行才受理挂失，但也只能抢在支付之前。因为支票是开户单位委托开户银行从其存款账户上支付款项的命令书，只要支票外间齐全，填写规范，银行见票即付，不得压票。又因为银行只能起结算中介作用而不负责垫付资金，所以一旦在挂失前款项已支付，银行不承担经济和法律责任。如果印章齐全，填写规范的转账支票遗失，可迅速通知收款人协助防范，防止用遗失的转账支票冒购商品；如冒购商品已成事实，可立即向当地公安机关报案，力争尽快追回全部或部分资金。对遗失的空白现金支票、空白转账支票，银行也不受理挂失。 （二）空白支票遗失后为什么不登作废声明？因为空白支票遗失声明不具有法律效力。其理由是： （1）从民法和经济法的有关规定看，“遗失声明”是一种单方民事行为，并无法律意义。依照法律，为他人设定义务的单方法律行为，必须由原法定机关根据法律的直接规定做出。遗失支票的作废声明行为，明显缺乏成立单方法律行为的条件。不仅如此，遗失人声明空白支票作废，还有害不幸福会，因为刊登遗失声明的主要目的是为了通过合法形式达到转嫁可能发生的经济损失，拒绝履行票据合同义务。因而，该民事行为一开始就缺乏法律效力。 （2）从民事诉讼法得知，遗失人不能对空白支票通过申请催告程序来宣布遗失支票无效。民法规定，公示催告程序的申请人仅限于因被盗、遗失，或者丧失可以背书转让的票据的持有人，即持票人，而非票据签发人。而且，公示催告必须有确定的和范围。即申请人应向人民法院提供票面的金额、发票人、持票人、背书人等票据主要内容，而遗失的空白支票除发票人事项外，其他票据内容一概不详。公示催告程序是为丧失票据的票据权利人能依法继续行使票据权利而设立的。法院因此做出判决不会对其他人的合法权利有所妨碍。若对遗失的空白支票由法院通过该程序宣告无效，势必对善意取得该支票的持票人（如销货方）以及其他票据关系人（如开户银行）产生不利用影响，引起票据关系紊乱，这与民法中设立公示催告程序的立足点是背道而驰的。 （3）从银行结算办法可知，如带出盖有单位印章的空白支票遗失，纯属违章行为。（4）从实践看，“遗失声明”不起作用，如被冒领支付，银行不负经济和法律责任，受损失的仍归空白支票遗失者。9: 出纳不出错有哪些技巧做任何事情，都要讲究方式方法，并熟练掌握相关要领。俗话讲：一窍不得，少挣几百。说的就是技能运用问题，干出纳也是如此。所以说，出纳工作关键在于认真、细心，遇事不慌，要讲究工作艺术。 首先在收付现金时要唱收唱付，这样不但可以加深印象，与当事人核对金额，还可以取得他人的听觉旁证。对需要报销的发票，抬头与本单位不符、大小写金额不符、涂改发票、发票上无收款单位章或收款人章、发票与支票入账方不符者，均不接受发票，待补办手续后再报核。报销单位需先签字、后付款；收款单据先交款、后盖章；付款单据要盖付讫章。付款单据如由他人代领现金者，应签代领人名字，而不得签被代领人名字；代领人不是本单位的职工，要注明与被带领人关系及其联系地址。营业外收入及杂务收入，要以经办单位交款单位为依据，收款后开给财务收据。 其次，要注意加强对支票、发票和收据的保管。领用支票要设立备查登记簿，经单位主管财务领导审签后，并由领用人签章。领用现金支票要在存根联上签字，以防正副联金额不符。支票存根联上要逐项写明金额、用途、领用人，并在备查簿上注明空白支票和支票限额。支票作废后要按顺序装订在凭证中。空白发票和收据不能随便外借，已开具金额尚待带出收款的发票和收据，要由借用人出具借据并作登记，以便分清责任，待款收回后再结清借据。发票和收据作废后要退回来，先作废后重开，如果是销货发票退回红冲，应该先由仓库部门验货入库后再进行退款。如果对方丢失发票和收据，要根据对方财务部门开出该款尚未报销的证明才能补办单据，并在证明单上注明原开发票或单据的时间、金额、号码等内容，同时注明“原开单句作废”字样。 登记银行存款日记和现金日记账，要首先复核凭证、支票存根、附件是否一致，然后按付出支票号码顺序排列，以便查对。摘要栏应注明经办人、收款单位及支票号码。支票上的印鉴，应即用即盖，并由会计、出纳二人分开保管，支票用印鉴的私人印章，只能用于盖印支票，而不作为其他任何用途。10: 出纳出现长款或短款怎么办出纳人员长年与现金和银行存款打交道，出现长款或短款是难免的。但是要把差错率降至最低并彻底杜绝，这就要求出纳人员于日常结算时，在“细心”和“认真”上下硬工夫才行。而千万不能长了款便放一边了之，短了款自己掏腰包补齐。有果必有因。当发现长款时，千万不能沾沾自喜，以为是自己捡了便宜。会计上有句俗语，叫做“虚长实短”。试想，无缘无故怎能长出钱来？所以，长款中往往隐匿着短款的可能，应当认真查对账目，看是否记账、结账有误。如果实在查找不出来，也不能隐瞒不报，若是短款人找上门来，不是证明你的账务有错吗？要按制度办事，先报告会计主管，请会计人员帮助查找。经反复核对账单，仍无结果时，暂作挂账处理。如果发生了短款，应冷静地回忆发生过的现金收付业务。出纳员应有一个记事认人的职业习惯，当天发生的收付业务应当在人的特征上、收款付款的金额上、票面面额上有所留意。同时要认真核对账单，一看是否记账有问题；二看是否少收了款；三看时候多付了款；四看是否现金另有放处；五看是否有人借了款，条据存放他处等。若查不出来，也不要瞒着不说，或者私自垫付，应按财务制度规定，报告会计主管，请会计人员帮助查找。有时还真能在账簿数字或算珠上自我迷惑，经过别人核对后立即改正。若实在查找不出来，可暂作挂账处理。 日常工作里，对于出纳工作中出现长款或短款现象，通常采取的处理原则是：（1）属于技术性的差款和一般责任事故的差款，经过及时查找确实无法核对时，可按规定的审批手续处理。即长款归公，短款报损，不得以长款补短款。（2）属于当事者工作不负责任，玩忽职守，违章操作等原因造成的短款，应追究其经济责任，视情节轻重和损失程度大小，赔偿全部或部分损失，情节严重的要给予行政处分。（3）属于责任人监守自盗、侵吞公款，或挪用公款的，应以贪污论处，直至追究其刑事责任。根据财务制度规定，对于发生的长款或短款，必须查明原因，方可处理。在原因查明前，应由责任人出具“现金长短款审批表”，经主管会计签署意见予以证明，主管财务的领导同意后，先记入“应收款”或“应付款”账户（或“内部往来”账户），待查明原因批准后再进行结转，记入“其他收入”或“其他支出”账户。 出纳业务处于财会工作的“前沿哨所”，其位置之重要可想而知。因此，出纳员在岗位上要慎之又慎，认真细心。这就要求出纳员除了在具体操作中增加复审复核外，还要及时进行现金账目与库存现金的核对清点，做到日清月结。即每项业务终了，应立即将现金账目与结存情况进行核对，发现差错立即查找；每日将现金日记账的余额与库存现金进行核对；定时将现金日记账余额与“现金”总账账户余额核对相符，并清查月末库存现金金额，以达到账存与实存相符。总之，做出纳工作，贵在脑勤、手勤、腿脚勤，这“三勤”做到了，才能胜任本职业务。11: 何正确填写票据和结算凭证对于票据和结算凭证的填写，国家有着明确规定，出纳人员应注意认真学习。根据1996年1月1日起施行的票据法、1996年6月17日财政部颁发的会计基础工作规范以及中国人民银行制定的正确填写票据和结算凭证等法规文件，这里特别就容易出错的地方向您提个醒儿。 （一）收、付款人名称的填写要与其在银行开户的名称完全一致。一不写简称；二不添字漏字；三不写别字。个人姓名做到“三统一”：凭据上的、名章上的、身份证上的完全一致。 （二）“付款人开户银行”处改手工填写为银行加盖条章。凡购买的支票等票据未盖银行名称条章的，应到银行补盖上。 （三)“用途”栏的填写注意两点。其一，收付款的用途一定要和收付款单位的生产、经营性质相吻合。其二，收付款项的用途要做到即明确又详细。如“贷款”应填为“钢材款”、“成衣款”、“还款”等字样，以防银行当成单位之间借用资金而发生退票。 （四）汉字大写金额数字的填写。如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行楷书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千等字代替，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。 （五）小写金额的阿拉伯数字一定要书写标准、规范。除7、9外，其余8个数字不准通入下格；除6外，其余9个数字不要向上延伸，应按标准占半格。这个要求的目的不完全是为了整齐，主要是防范涂改、变造；数与数之间，尤其是0与0之间不要连笔。所有以元为单位（人民币以外的其他货币种类，为该种货币的基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”或者符号“一”占位；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“一”代替。 （六）阿拉伯金额数字“0”的填写。阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。 （七）票据和银行结算凭证的戳记应注意使用印泥，不宜使用印油，以防出现印记不清。（八）填写票据务必注意两点。一是大、小写金额一定要一致；二是票据金额、日期、收款人名称不可更改。否则，即为无效票据。12: 出纳员如何编制记账凭证出纳员编制填写的记账凭证通常有两类：一类是通用凭证，即不分收款凭证、付款凭证、转账凭证，只用统一格式的“记账凭证”来处理所有的会计业务；一类是分录凭证，即由收款凭证、付款凭证、转账凭证共同组成一套记账凭证，分别处理货币资金收付业务与转账业务。其中收款凭证与付款凭证是出纳使用的专用凭证。以分录凭证为例，出纳员在编制记账凭证时，应在以下三个方面特别注意。 首先，应当明确“收款凭证”和“付款凭证”的使用范围。所谓收款和付款，是指单位收进的货币资金，包括现金和银行存款，绝不是单指现金的收付。某些单位在自行设计印制的记账凭证中，将收款凭证印制成“现金收入凭证”，将付款凭证印制成“现金付出凭证”，用来专门处理现金收付业务，而把银行存款的收付业务用“转账凭证”处理，这就更不规范了。 其次，要正确填写有关内容。记账凭证一般有七个要素，应按顺序填写有关栏目。一是要按记账日期填写年、月、日，且年份要写全称；二是按货币资金的收付事项分别编制“字号”，“总字号”一般留给会计员填写；三是按业务内容简洁而清楚地填写摘要，不仅自己记的账能看清发生了什么业务，让会计员也能从记账凭证上看清发生了什么业务；四是依据收付款凭证分别填写有关货币资金科目，以及与之相联系的对应科目。一般来讲，收款凭证上“借方科目”在凭证上方，可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称，其对应科目位置在凭证栏目内；反之，付款凭证上“贷方科目”印制在凭证上方，可按业务内容分别填写“现金”或“银行存款”科目名称，其对应科目位置在凭证栏目内；五是将发生额清晰地填入同行对应科目的金额栏；六是按原始凭证的自然张数填写附件张数。注意：（1）用购买的胶水粘附件，不要用大头针别上，也不要用面糊做成的糨糊粘贴，以防铁针氧化后脱落或遭鼠咬凭证。（2）粘贴附件时留下凭证装订线，以供日后翻阅。（3）附件粘贴要整齐，一般是将上边对齐。大于记账凭证的原始凭证要正确折叠，不能装订后打不开；七是在凭证下方的“出纳”或“制单”处签章。 再次，要注意几个事项：一是书写要认真，字迹要清晰，数码要规范；二是按规定使用笔墨，不能随便使用红笔，不准用圆珠笔、铅笔填写；三是正确改错，不要随意涂抹；四是提现业务与存现业务统一用“付款凭证”，提现时以“银行存款”科目减少为主，对应科目即是“现金”；存现时反之，以“现金”科目增加为主，对应科目即是“银行存款”。通用凭证的使用方法与分录凭证使用大同小异，只是在编写字号时注意不要混淆，因为凭证格式一样，颜色一样，容易出错。14: 出纳员如何记账 对账登记现金日记账（亦称现金出纳登记簿）与银行存款日记账，是出纳员的重要工作，一定要认真仔细才行。应像要求会计员记账一样，出纳员也必须按规定记好账、结好账、对好账。 （一）正确建立新账。不论是新接出纳工作，还是老出纳人员，年初建立新账时应将上年年终余额过入“余账”栏，不得先过入“发生额”栏，再过入“余额栏”。 （二）序时记账。现金日记账与银行存款日记账，必须按发生业务的时间先后顺序登记，并要求逐笔记录，按日结记当天发生额及其余额，与库存现金数进行核对，看是否账款相符。 （三）正确更正错账。记错账或结错账是常有的事。会计制度历来规定，财会人员要按正确的方法改正错账，不准就字涂改或个别数字涂改，不准挖、补、刮、擦，更不准用消字灵褪色涂改。 （四）正确选用账本。由于现金出纳登记簿与银行存款日记账均属日记账，所以必须用订本账册，而不得用活页账。订本账的账页数固定、页码事先印在账页上，如记账时形成隔页、跳行，应划红叉或红线注销，并用红字写上“此页空白”、“此行空白”等字样，不准将账页撕掉。 （五）正确对账。每日结完现金日记账后，将余额与库存现金结存数进行核对，以求账款相符。单位、企业的会计账一般要求日清月结，当会计结完账后，出纳员应主动报出现金结存数与会计员对账。出纳员还必须经常与银行对清存款项目，使单位存款日记账与“银行存款”科目对账单的余额保持一致。其对账方法一般以“对账单”为依据，与存款日记账所记载的收支项目逐笔核对。有些出纳员记载存款日记账时，将某些原始凭证汇总下账，如将同一天签发的转账支票存根或现金支票存根汇总到一张记账凭证上，一次记入银行存款日记账内，而银行的“对账单”上却是逐笔记账，这样，单位出纳员就应当用这些汇总记账的原始凭证逐一与银行“对账单”核对。如在期末（月末、季末、年末）与银行“对账单”核对不上，则按“未达账项”处理，业务量不多的单位，可将未下账单据逐笔与银行“对账单”核对；若业务量较多，需编制“银行存款余额调节表”，将银行已入账企业未入账、银行已出账企业未出账的凭证加、减汇总到单位存款日记账余额内，看是否平衡。如经过调节后，单位银行存款日记账与银行“对账单”余额仍不能相符，则应轧出差额，澄清出银、企双方账务不符的笔数，及时主动找银行对账，并弄清楚情况，妥善处理。 开户单位每接到一张银行存款“对账单”，就应当及时与银行存款日记账勾笔核对，不应推迟到期末集中核对。银行存款“对账单”不能代替单位存款日记账。全年“对账单”要逐一收集，完整保存，装订成册，与银行存款日记账一起存档保管。15: 如何调整未到达帐项在日常会计工作中，往往到月末会出现出纳手中的“银行存款日记账”与其开户银行对账单不相符的现象，这是怎么回事？究其原因，原来是一些“未达账项”在作怪呢。我们平时所说的“未达账项”，即对于发生的同一笔经济业务，企业单位与银行（或信用社）在期末处理过程中由于时间上的先后不一，而出现的款项收付未能达到同步进行，需要做出相应处理和调整。通常情况下，“未达账项”的发生不外乎四种情况： 一是单位已付款记账，而银行（或信用社）尚未支付的款项。比如：乡农经站已将现金支票开除，而持票人尚未到银行（或信用社）支付现金。二是单位已经收款入账，而银行（或信用社）尚未入账的款项。比如：乡农经站收到上级拨付的“发展基金”转入通知，并作了登账处理，而此时并未通知银行（或信用社）。三是银行（或信用社）将本单位支付的款项已经划出，而乡农经站尚未收到付款通知，因此造成未记付账的情况。比如：代扣的“农业税”等。四是银行（或信用社）替单位代收的款项已经入账，而乡农经站尚未收到银行（或信用社）的收款通知，因此造成尚未入账的款项。比如：某村上缴的税费。 上述四种情况，如出现第一、第四种时，单位存款账面的余额小于银行对账单上的存款余额；如出现第二、第三种时，便会产生相反情况。对于“未达账项”的处理，可以通过编制“银行存款余额调节表”来进行调整。 例 某乡农经站2003年6月底“银行存款日记账”账面余额为12687元，银行对账单的存款余额为15879元，经逐笔逐项核对，发现有如下“未达账项”。6月24日，乡农经站开出金额为8970元的现金支票一张，给水利站支付“水利工程水费”工人工资，但水利站尚未到银行提取现金。6月26日，乡农经站委托银行代收某村上交的税费5743元，银行已经入账，但乡农经站尚未收到收款通知单。6月27日，银行代付划拨夏季上交给乡财政所的农业税尾欠款10971元，乡农经站尚未收到划拨付款通知单。6月29日，乡农经站收到由民政部门拨付给某村的特困户生活救济款550元，银行尚未入账。银行存款余额调节表编制单位：乡农经站 2003年6月30日乡农经站记账项目 金 额 开户银行记账项目 金 额 单位存款日记账月末余额 12687 银行对账单月末余额 15879 加：银行收到某村夏季上交税费 5743 加：民政部门拨给某村特 550减：银行代拨付给财政所的农业 10971 困户救济款 税尾欠款 减：开给水利站现金支票 8970调整后的日记账余额 7459 调整后的对账单余额 7459 需要说明一下：“银行存款余额调节表”只是通过调节来验证单位同银行账务记录是否正确的一种方法，而不能以“银行存款余额调节表”作为记账依据而入账。16: 出纳基础工作之凭证篇（一）：会计凭证一、什么是会计凭证 会计凭证，简称凭证，是记录经济活动，明确经济责任的书面证明。会计凭证是登记账簿、进行会计监督的重要依据。正确填制和认真审核会计凭证是财务管理不可缺少的基础工作。 任何企业、事业和行政单位在从事任何一项经济活动时，都必须办理会计凭证，也就是由有关人员根据有关规定和程序填制和取得会计凭证，对整个经济活动过程作出书面记录。有关部门和人员要在会计凭证上盖章签字，表示对会计凭证的真实性、正确性与合法性负责。会计人员必须对已取得的会计凭证进行严格的审核，只有准确无误的会计凭证才能作为登记各种账簿的凭据。 二、会计凭证的传递与保管 会计凭证的传递，是指各种会计凭证从填制、取得到归档保管为止的全部过程，即在企业、事业和行政单位内部有关人员和部门之间传送、交接的过程。要规定各种凭证的填写、传递单位与凭证份数，规定会计凭证传递的程序、移交的时间和接受与保管的有关部门。 1会计凭证传递的作用 会计凭证的传递，是指会计凭证从编制时起到归档时止，在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会汁凭证，及时反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会汁监督的作用，必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程序。其作用如下： (1)有利于完善经济责任制度经济业务的发生或完成及记录，是由若千责任人共同负责，分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证明，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。 (2)有利于及时进行会计记录从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证的传递，使会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，及时记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。 2会记凭证的保管 会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个单位都要建立保管制度，妥善保管。 对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序整理，装订成册。封面上要注明会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。 要妥善保管好会计凭证，在保管期间会计凭证不得外借，对超过所规定期限(一般是15年)的会计凭证，要严格依照有关程序销毁。需永久保留的有关会计凭证，不能销毁。 三、会计凭证的装订 1会计凭证装订前的准备 会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。 对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。 对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。 对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。 原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。 会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。 2会计凭证的装订方法 会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。 汇总装订后的会计凭证封面如表所示： 会计凭证封面 凭证种类： XX年度 本月共 册之第 册 本册号数： 自 号起至 号 本册日期： 自 月 日起至 月 日止 单位名称：