科技档案管理知识讲义

第六讲 科技档案管理第一章 科技档案第一节 科技档案的概念 一、什么是科技档案科学技术档案工作条例中，对科技档案定义做出如下表述：科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料，简而言之，科技档案是直接记述和反映基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的归档保存的科技文件材料。包括技术图纸、报表、文字材料。对于这个定义，应从以下几点来理解：1、科技档案是科技、生产活动领域中形成的，它是科技、生产活动全过程的记录和反映，它记述的内容属于自然科学的范畴；2、科技档案是科技、生产活动的直接记录。也就是说，科技档案是记述科技、生产活动的原始材料或第一手材料；3、科技档案是由具有保存价值的科技文件材料转化而来的，没有保存价值的科技文件材料不能转化为科技档案。二、科技档案与文书档案、科技资料、科技文件材料的联系与区别科技档案与文书档案、科技资料及科技文件材料，既互相联系，互相渗透，又互有区别。（一）科技档案与文书档案的联系与区别科技档案与文书档案同属档案的范畴，二者都是本单位工作活动的记录，均反映本单位历史面貌，是国家全部档案财富的组成部分，它们作为档案的基本属性是共同的。科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案材料，它们的主要区别是：1、产生的领域和记述的内容不同。科技档案是在科学技术活动和生产活动中产生的，它记述和反映自然界各种物质的现象和运动的规律，记述和反映人们认识自然、改造自然的各种活动，是一种科技信息及其载体，其内容属于自然科学范畴。文书档案则不同，它是由记述和反映政治生活、行政事务等方面的文件材料转化而来的，其内容属于社会科学范围。2、形成的特点不同。科技档案的形成具有成套性的特点，一套科技档案材料是一个不可分割的有机整体。而文书档案的形成特点是：文件之间相互联系，来文与复文，请示与批复，批转与原文，紧密联系，不可分割。3、管理的方法不同。科技档案一般是按照其成套性的特点组织保管单位进行科学管理的，而文书档案则一般是按年度结合组织机构，或年度结合问题等方法进行分类整理和保管。科技档案与文书档案既有联系，又有区别，与其他专门档案如司法、会计、人事档案等，也同样是既有联系，又有区别，不可混为一谈。（二）科技档案与科技资料的联系与区别科技档案与科技资料互相联系，是两种有密切关系的科技材料：1、科技档案与科技资料都记载着科学技术内容，是科学技术信息的一种载体。它们不仅在内容上具有共同的科学技术性质，而且在形式上也有许多相同的方面；2、科学技术档案与科技资料，都是科技生产、活动所不可缺少的科技资源条件，它们在科技、生产活动中都起着重大的作用；3、科技档案与科技资料是相辅相成的，是可以转化的关系。如果为科技、生产活动需要而收集来的科技资料被本单位所采用，这些科技资料就成为反映本单位科技、生产活动的档案材料。例如某单位购买了设备，虽然随机图样和有关的科技文件材料是别人编写的，但它连同设备一起买来了，已随设备一起为本单位所使用，它反映了本单位科技生产活动，就应作为设备档案保存。一个单位的科技档案如被另一个单位为参考的目的而收集，则成为另一个单位的科技资料。科技档案和科技资料又是属于两种不同的科技材料，它们主要区别于：1、它们同本单位科技、生产活动关系不同。科技档案是直接记述和反映本单位科技、生产活动的科技材料，而科技资料则是为了科技、生产活动参考的目的而收集、交流或购买来的材料，它不直接记述和反映本单位科技生产活动的历史记录；2、它们所具有的作用不同，科技档案既具有现实的依据作用，又具有历史的查考作用和凭证作用。科技资料则不具备依据和凭证作用，一般有现实的参考作用；（三）科技档案与科技文件材料的区分与联系科技档案与科技文件材料关系十分密切。科技文件材料是科技档案的基础与源泉，而科技档案是科技文件材料的归宿。科技档案是由科技文件材料转化而成的，没有科技文件材料就没有科技档案，但是，科技文件材料转化为科技档案是有条件的。其主要条件是：第一，具有保存价值。也就是说，只有对今后科技、生产活动有查考利用和历史研究价值的科技文件材料，才能转化为科技档案。第二，科技文件材料只有按照归档制度的要求，按照科学的方法，经过整理归档，才能形成科技档案。第二节 科技档案的种类随着生产建设和科学技术研究发展，随着新的科学技术领域的不断开拓，科技档案种类也在不断增加，从现有情况来看，主要有科研档案、工业生产技术档案、农业生产技术档案、基本建设档案、设备仪器档案、专业科技档案等。一、科学技术研究档案（一）基本概念是指在自然科学技术研究活动中形成的科技档案。它记载和反映科技研究活动的全部过程和成果。科研档案按科研类型的不同，划分为不同的种类，一般被划分为基础科学研究，技术科学研究和应用科学研究三种类型。（二）科研档案的特点和构成科研档案的基本特点是以课题成套。一个科研课题的档案材料，是有机联系的整体。科研档案的基本特点是由科学技术研究活动的特点所决定的。科研档案的基本构成：因研究任务的类型和专业而异，一般包括以下内容：1、科学技术研究规划、计划材料；2、课题研究依据性材料；3、课题论证材料；4、试验研究材料；5、工业性或区域性试验材料；6、科研成果及总结鉴定材料；7、成果推广和信息反馈材料；8、其它有关材料。二、工业生产技术档案（一）基本概述 工业生产技术档案也称工业产品档案，是在工业产品设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。工业产品档案，内容十分丰富，专业及其繁多，形式多种多样。工业生产专业不同，生产类型不同，其档案内容构成不同。工业产品档案包括工业产品设计、研制档案和工业产品生产制造档案。 （二）工业产品档案的特点和构成工业产品档案的基本特点是以型号成套。一个型号产品的档案材料，是有机联系的整体。工业产品档案的这个基本特点，是由工业产品设计和生产制造活动的特点决定的。产品档案的内容构成： 1、技术协议书、委托书以及有关合同文件； 2、技术任务书（设计、研制任务书）、可行性研究报告、行业调查报告、有关的专题分析报告、方案论证材料以及专业主管机关的审批意见； 3、产品设计计算材料：计算任务书、计算书、计算程序、计算记录和计算报告； 4、产品的有关图样材料：产品总图、装配图、零件图；5、产品的目录式文件：文件目录（产品设计文件清单）、图样目录（产品全套工作图样清单）、明细表； 6、技术条件；7、产品试制鉴定大纲；8、产品定型报告；9、产品形式试验报告；10、产品试制总结；11、产品说明书或产品使用说明书；12、产品合格证或产品合格证明书。三、农业生产技术档案农业生产技术档案又称农业科技档案。是指农业生产技术活动中形成的，是整个农业生产技术活动的直接记录。农业生产技术档案种类繁多，内容十分丰富，如农业结构、资源调查、农业区划、作物布局、土地改良、品种选育、植物保护、生态平衡、耕作制度、栽培技术，乃至渔、牧、水产等不同种类的农业科技档案。农业生产技术档案的特点：专业多、涉及面广、综合性强、形成周期长。四、基建档案（一）基本概念基本建设档案是建筑物、构筑物、地上、地下管线工程的规划、设计、施工和使用维修活动的直接记录。基本建设档案的特点以工程项目成套，一个工程项目的基本建设档案是一组有机联系的整体。（二）基本建设档案的特点和构成1、前期工程文件材料；如可行性研究报告、计划任务书、工程选地文件、征地文件及有关协议合同。2、工程设计文件；如设计招标书、合同、设计基础材料、初步设计或扩大初步设计文件等。3、工程施工文件。 （1）施工准备工作文件。包括：施工承包协议文件和施工执照、施工组织设计、开工报告、图纸会审、记录和施工、预算书等。 （2）施工文件。包括：工程测量定位记录、建筑材料实验报告、隐蔽工程施工记录、工程沉降、位移观测及观测记录、设计变更和材料代用审核文件，以及施工日志、大事记等。 （3）施工验收、总结文件。包括：工程验收文件、工程质量检验评定及事故处理文件、试车记录、竣工验收证明、施工技术总结和竣工验收报告、竣工验收会议记录及有关照片。 （4）工程使用、管理、维护、改造、扩建中形成的文件材料。五、设备仪器档案（一）基本概念 设备仪器档案是指各种器械设备和仪器、仪表在制造使用、维修过程中形成的各种档案材料。 设备档案按设备的构造和使用形式，可以划分为两种：一种是同土建工程连在一起的，如冶炼设备等。这种设备档案，同基本建设档案一般难于截然分开，可以作为基建档案的组成部分；另一种是单台设备，如各种金属切削设备、运输设备等，可以同土建工程档案分开，独立存在。 设备仪器档案从其来源看有两种：一是本单位自己设计研制的，即自制仪器设备；另一种是从国内外市场购买的，即外购设备。（二）设备仪器档案的特点和构成 设备档案的基本特点同产品档案的特点一样，以型号成套，只是因为这两种档案作用和形成过程不同，在内容构成上各有差异。 自制设备的档案内容构成：包括设备在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护、检修、改造过程中形成的文件材料。 外购设备档案内容构成：包括设备仪器购置文件材料，随机文件材料、设备仪器安装使用以后形成的文件材料。 六、其它专业科技档案 其它专业科技档案如地质档案、测绘档案、水文档案、天文档案、气象档案、地震档案、医药卫生档案、环境保护档案等，这里不作一一介绍。 了解科技档案的种类，对于明确科技档案的范围，更好地认识科技档案有着重要意义。第三节 科技档案的特点 科技档案是档案的一大门类，同其他档案特别是同一般政务档案相比，在许多方面呈现出比较突出的特点。科技档案的主要特点是专业性强、成套性、多样性、现实性强、复用性强。 一、专业性首先，科技档案产生的领域具有鲜明的专业特点。人们在科技、生产活动中，一方面在不断地开拓新的活动领域，另一方面也不断地扩大专业分工，任何一项科技、生产活动都是在一定的专业分工的范围内进行的，都具有一定的专业性。科技档案作为科技、生产活动的记录和伴生物，它们毫不例外地都形成于特定的专业技术领域，是专业技术活动的记录和产物。科技档案的内容性质具有鲜明的专业性强的特点。科技档案的内容性质是由它所反映的科技、生产活动的具体专业领域决定的。在哪一个专业领域的科技、生产活动中形成的科技档案，就集中地反映了哪一个专业的科技内容及相关的科技方法和手段。科技档案的专业性强的特点，不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间相区别。因此，专业性强的特点是实现科技档案管理的重要依据之一。诸如科技档案工作管理体制的确立，科技专业档案馆的组建，科技档案的整理分类等等，都是建立在科技档案专业性强的特点的基础之上。 二、多样性 种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案种类最为繁多、类型最为复杂，其呈现出多样化的鲜明特点。 以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化，基本建设活动产生了工程设计档案；建筑施工档案和工程竣工档案；产品开发活动产生了产品设计研制档案；生产工艺档案和工艺装备档案；农业生产活动则形成了农、林、牧、渔各种档案；至于自然观测活动则相应地形成了气象档案、水文档案、天文档案、地震档案和地质档案、测绘档案等等。 以类型而言，科技档案是一切种类的档案中，类型最为丰富多样的一种。科技档案所记载的科技、生产活动，专业多样，手段复杂。这就是客观地要求必须以文件材料的多样性来适应科技内容和手段的多样性，也就使得科技档案材料不仅在种类方面，而且在类型方面呈现出多样性的特点。 科技档案种类和类型多样的特点，为科技档案的科学管理提出了许多特殊要求，诸如科技档案的收集、分类、保管、统计、鉴定、利用等各项具体管理环节，都必须根据这种特点，采取相应措施，以保证实现对科技档案的科学管理和有效利用。 三、成套性 科技档案的成套性特点是由科技、生产活动的特点决定的。任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，比如，一个课题的研究、一个工程项目的设计施工、一个型号产品的研试生产制造、一个气象过程的观测等等。都围绕着一个独立科技项目进行，规律性的形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体。这就是科技档案的成套性特点。成套性是科技档案的重要特点，它集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面。成套性的特点对于科技档案的科学管理起着重要的规定和制约作用，它要求科技档案必须完整，并以此来建立科技档案的收集工作和其他有关工作，它是科技档案分类整理工作的重要的理论依据之一，保持一个科技项目档案材料的齐全成套，是对科技档案分类整理工作重要的基本要求。科技档案的进馆，移交以及科技档案的保管、统计、鉴定、开发利用等等，都需要考虑科技档案的成套性特点。 四、现实性 科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性，其他文件材料归档以后基本上完成了现行功能，既使使用，也多半是用来进行历史查考；科技档案则不同，归档进入档案部门的大多数科技档案材料，不仅没有退出现行使用过程，相反，这正是它们发挥现行效用的活跃时期，并在较长时期内发挥现行效用。如在提供利用科技档案过程中，一经利用，就能收到立竿见影的效果。 五、复用性 科技档案复用性强的特点，表现在一个专业之内，可以相互通用，重复使用原设计等，即在新设计中直接用某项设计的已有成果。 研究科技档案的特点，对于建立科技档案工作制度、做好科技档案工作有着重要意义。 思考题： 1、科技档案的概念是什么？ 2、科技档案与文书档案、科技资料、科技文件材料的区别与联系有哪些？ 3、科技档案的种类、特点上什么？ 4、科技档案的性质有哪些？第二章 科技档案工作第一节 科技档案工作内容 一、什么是科技档案工作 科技档案工作是一项以科技档案作为研究对象和管理对象的工作。它的基本任务是：按照科技档案工作的基本原则，以及科技档案的形成规律和特点，科学地管理科技档案，充分地发挥科技档案的作用，及时、准确地提供利用科技档案，为经济建设服务。 二、科技档案管理工作 科技档案管理工作分为两部分：一部分是科技档案室（馆）管理工作，另一部分是专业档案馆的科技档案管理工作。在这里，我们主要介绍科技档案室的管理工作。 科技档案室的工作主要是通过做好科技档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、利用等具体工作环节来完成的。（一）科技档案的收集 就是根据科技档案集中统一管理的要求，按照归档制度，接收本单位各部门在生产、建设和科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的科技文件。（二）科技档案的整理 就是按照一定的原则和方法，对科技档案加以系统地整理，揭示科技档案的内容与成份，固定科技档案的位置，科技档案整理工作的具体内容，就是对已归档的科技档案进行科学的分类和有序的排列、编号和编目，以及对保管单位进行必要的加工。 （三）科技档案的保管 就是妥善地保管科技档案，维护科技档案的完整与安全，延长科技档案的寿命，并尽力缩小科技档案的体积，以便于当前和长远利用。 （四）科技档案的鉴定 就是按照国家规定的原则、标准和要求，对科技档案的科学价值、历史价值和现实价值进行鉴定，决定科技档案的保管期限，并根据保管期限，定期剔除失去保存价值的科技档案，突出重点，提高科技档案的质量。 （五）科技档案的利用 就是在维护科技档案机密原则下，通过各种行之有效的方式、方法，提供科技档案为生产、建设和科研工作服务。 （六）科技档案的统计 就是通过数字来揭示和反映科技档案的数量和质量，以及科技档案的收集、整理、鉴定、编研和利用工作的基本状况。第二节 科技档案工作的基本原则 根据档案法与科学技术档案工作条例的规定，我国科技档案工作的基本原则：实行统一领导，分级管理，维护科技档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用。 一、集中统一管理科技档案 它是科技档案工作基本原则的重要组成部分。各基层单位的科技档案，应由综合档案机构分别集中保存，不得分散在业务部门和个人手中，长期保存的科技档案，应按规定“集中”到档案馆保存。 集中统一管理科技档案有利于形成一个科技资源储备和交流的中心；可以减少人力、物力，降低成本，提高经济效益；便于更多的人利用档案；便于采用科学的管理方法；有利于建立和发展科技专利事业；便于保密和安全保管。 二、维护档案的完整与安全维护档案的完整与安全，是对科技档案工作的基本要求。维护档案的完整，就数量而言，要维护科技档案的齐全，使应该集中和保存的科技档案不得残缺短少。就质量而言，要维护科技档案的有机联系，只有数量齐全，才能保证质量的系统。维护档案的安全，不能零乱割裂。就要保证科技档案不失密。要克服和防止不利因素的影响，最大限度地延长档案的寿命。 三、便于有效利用 便于有效利用是科技档案工作的根本目的，是对科技档案管理各项工作的具体要求和衡量标准。科技档案工作，不论保存和保管，归根结底，是为了利用，因此科技档案工作的一切具体内容和环节，都应从对目前和长远利用科技档案的需要和方便着眼。第三节 科技档案工作的性质 明确认识科技档案工作性质，其目的是掌握科技档案工作的正确方向、工作原则和工作方法，更好地完成科技档案工作的基本任务。科技档案工作性质总的可以概括为：是一项专业技术性、技术管理性、服务性、机要性很强的工作。一、 专业技术性 1、科技档案工作的性质表现在它的工作对象科技档案具有专业性内容。 科技档案是科技档案工作特定的物质对象，它产生于科技、生产、基本建设等活动，是这些活动的直接记录。一定专业的科技档案，反映出一定专业技术活动的特点，具有一定专业技术内容，各类科技档案具有各不相同的专业技术内容。科技档案的这一特点，决定了科技档案工作具有专业技术性特点。 2、科技档案工作的专业性，表现在它本身是一项专业性工作。 随着现代科学技术的发展，科技档案管理已由原来从事科技、生产的职能机构和科技人员的直接管理下分离出来，发展成为由科技档案部门实行集中管理的一项专门事业，并在实际工作中，形成了从检查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档到科技收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等一整套工作内容和工作程序，这就使科技档案工作同其他工作区别开来，成为一项专业性的工作。此外，科技档案工作的专业性，还表现在它已经形成一个完整的专业体系。目前，科技档案工作已形成了由科技文件的管理知识、专业科学技术知识、科技档案管理知识组成的专业体系。 二、技术管理性 现代社会大生产，要求各个单位必须实行科学管理，科技档案工作是科技管理工作的一个组成部分，是科技管理工作的基础。企事业单位的各项管理工作，可以分为两种类型：一种是职能性管理工作，如计划管理、生产管理、质量管理等，另一种是基础性管理工作，如信息管理、定额管理等，它们为企事业单位各项职能管理提供资料依据。科技档案工作就是为企事业单位各项职能管理性提供资料依据和前提条件的工作，以设备管理为例，设备仪器是科技、生产活动的重要手段，设备管理的好，设备仪器的使用和维修就有了准确可靠的依据，就能有效地实现设备仪器的科学管理。由于科技档案工作是企事业单位各项 管理工作的基础，所以说客观存在是一项科技管理性工作。 三、服务性 1、科技档案工作为企事业的各项管理工作提供准确可靠的数据和各种有关的信息，是实现企事业单位科学管理的重要条件。 2、科技档案工作在生产、设计、科研单位，通过对科技档案利用职权，产品的生产和科研、设计工作创造条件，使科技档案工作同生产、科研、设计紧密结合。因此服务工作做的好坏，是衡量科技档案工作的重要标志之一，也是科技档案工作赖以生存和发展的基础。 由于现代科技一些高、精、尖项目，涉及保密工作，因此科技档案工作是一项机密性的工作。第四节 科技档案工作的重要性 为了迅速建立和健全科技档案工作，更好地为经济建设服务，各专业主管机关以及各单位必须加强科技档案工作。 一、加强科技档案工作的必要性 1、从科技档案的作用看加强科技档案工作的重要性。 实践证明，在生产、建设和科研等活动中，有完整的科技档案工作依据，将会使会使各项工作就会有秩序地，多快好省的进行。否则，就会受到影响，往往造成人力、物力和财力的浪费。科技档案是生产管理、基本建设和设备仪器使用维修的重要依据；是生产设计和科研的技术基础和必要的条件；是进行科技交流的重要形式和手段。 2、从科学技术的发展来看加强科技档案工作的必要性。 现代科学技术正在经历着一场伟大的革命。各门科学领域都发生了深刻变化。科学技术的发展，总是由低级到高级的，一个新理论的突破，一个新课题的解决，一项新技术的研究应用等都是在总结以往经验的基础上获得的，科学技术的继承性是很强的。要发展、要继承、借鉴，就得有储备。科学技术储备越雄厚，起步就越高，发展就越快。科技档案就是科学技术储备的一个重要形式。或者说是人们的科技成果处于观念性时候的一种载体，是科学技术发展、继承和借鉴的一个必不可少的条件。 3、从科技档案工作的现状看加强科技档案工作的迫切性。 科技档案工作发展很快，但也存在一些问题，如单位制度没有建立或不健全，科技档案、科技资料混杂在一起，有的分散在各个部门或个人手中，有的即使归档保存，也还存在不系统、不准确、不安全的问题，这些都严重地影响着生产、建设和科研工作的顺利进行。 二、如何加强科技档案工作 1、增强科技档案意识，提高对科技档案工作的认识。 2、加强各专业主管机关对所属单位科技档案工作的领导。 3、把科技档案工作纳入企业管理和科研管理的范围。 4、建立与健全科技档案管理机构，调整充实一定数量的管理人员。思考题：1、什么是科技档案工作？2、科技档案工作的基本原则是什么？3、科技档案为什么要实行集中统一管理？ 4、为什么必须加强科技档案工作？第三章 科技文件材料第一节 科技文件材料概述 一、什么是科技文件材料科技文件材料是在工作、生产、建设和科学技术研究活动中正在产生和使用着的技术图纸、技术照片和技术文字材料的总称。其含义有三：一是科技文件材料是伴随着科技、生产活动产生的；二是科技文件材料以特定的目的，通过图样、文字、数字、符号、声像等方式来记录和反映科技生产活动；三是科技文件材料是科技、生产活动全过程的直接记录和成果反映，同时也是科技、生产活动的依据；四是科技文件材料是一切科技、生产活动所产生的知识形态成果的总称，而不是科技文件材料是技术图纸、照片、文字材料的总称，而不是指一份科技文件的具体称；五是科技文件材料是科技档案的前身形态和来源。二、科技文件材料的类型由于科学技术的不断发展，制作科技文件材料的方法不断扩大和改进，因而科技文件材料的种类和形式是比较复杂的。 （一）按它们的性质、用途和形式来分，基本上可以划分为以下几种类型： 1、图样科技文件材料。 就是用制图方法绘制在平面上的物体图或其他专用的直线或曲线图。图样科技文件材料按其产生的领域来划分，可分成机械制造技术图样、建筑业技术图样和其它专业技术图样。 机械制造业中常用的基本技术图样有以下几种：（1）系统图，也叫示意图；（2）总图；（3）装配图；（4）外形图；（5）零件图；（6）安装图；（7）表格图。建筑业中常用的图样有以下几种：（1）总平面图；（2）平面图；（3）立面图；（4）剖面图；（5）大样图；（6）鸟瞰图；（7）综合线路图。2、技术文字材料。是指以文字和数字形式来表示和传达技术思想记录技术活动和工作成果的科技文件材料。主要有以下几种类型：（1）计算书；（2）说明书；（3）技术条件；（4）工艺文件；（5）任务书；（6）研究方案；（7）技术鉴定报告；（8）工程核算材料。 3、目录式科技文件材料。 主要有以下几种：（1）明细表；（2）一览表；（3）文件配套目录；（4）图样目录。 4、技术照片、影片、录音带、录像科技文件材料。 主要指在设计、施工、科研等活动中形成的技术照片、影片、录音带、录像带等视听型文件材料。 （二）科技文件材料从其制作方法、使用目的来分，主要有以下几种： 1、草图； 2、原图； 3、底图； 4、二底图； 5、复印图； 6、空白图。 三、科技文件材料的积累措施 为了保证科技文件材料积累工作地顺利进行，不少单位还规定了科技文件材料积累措施，归纳起来，大致有以下几点： 1、在有关技术科（室）、车间、专业组建立兼职科技档案员，负责本部门或专业组科技文件材料的积累、保管工作； 2、科技档案工作是科研、生产工作的有机组成部分，因此必须把科技文件材料的形成、积累工作纳入相应的科研、生产计划。在检查科研、生产计划的同时，也检查科技文件材料的形成、积累情况，未形成相应的符合要求的技术文件，不算完成计划； 3、把检查科技文件材料的形成是否完整和符合要求，列入科、室业务会议和专业组会议的内容，对有问题的技术文件做到个人不出手，小组不出组，科室不出室，要进行定期检查，科室进行阶段验收； 4、制定科技文件材料积累袋的使用办法，使科技人员能掌握和运用，正确地积累、登记、整理和利用； 5、科技档案室平时加强业务指导，经常监督、检查各职能机构和专业组科技文件材料的组成、积累情况，发现问题及时指出，给予纠正。第二节 科技文件材料归档 一、什么是科技文件材料归档 一个单位内部各机构，在工作和生产、建设、科研等科技活动中形成的、已经办理结束或告一段落，具有保存价值的科技文件，按照一定的制度和要求，收集齐全，系统整理，移交给科技档案部门。 二、科技文件材料归档的意义 1、科技文件材料归档工作是科技成果的收获阶段。 当每项研制工作任务完成，并取得相应的结果后，及时对记录和反映研制工作全过程及其结果的科技文件材料整理归档，便是科技成果的收获阶段。鉴于我国目前技术管理水平比较低，尤其是普遍存在着科技档案工作的意义认识不足，比较忽视科技成果归档工作的情况下，强调科技文件材料归档工作是科技成果的收获阶段，更具有现实意义。 2、科技文件材料归档是科技工作全面展开的基础。 科技文件材料归档是科技档案形成过程中的必要步骤，是科技文件材料转化为科技档案的转折点，也是科技档案工作全面展开的基础。科技文件材料在归档之前的形成积累工作，虽然有科技档案工作者参加管理和指导，但这项工作任务主要由科技人员来完成，科技档案工作的全面展开，大量的工作内容，还是在科技文件材料归档之后，从这个意义上讲，没有科技文件材料的归档，就不会有科技档案，也就没有全面开展科技档案工作的对象和基础。 3、科技文件材料归档是贯彻科技档案集中统一管理原则的具体措施。 依据档案法，所有的科技档案都必须由专门的机构集中统一管理，才能充分发挥科技档案的作用，只有建立与健全科技文件材料的归档制度，通过正常的归档工作，才能把本单位各部门在科技活动过程中形成的有继续使用价值的文件材料，完整系统地保存下来，从而实现对科技档案的集中统一管理。 4、科技文件材料归档是维护国家机密的必要措施。 科技档案反映各单位的科研成果和研制水平，科技尖端成果和发展水平。科技文件材料在归档之前，虽然也可以采用些保密措施，但如果长期任其分散各处，就容易出现泄密，给国家造成重大损失，因此，只有建立和健全科技文件材料的归档制度，将科技成果及时收集归档，才有利于维护科技档案的安全和保守国家机密。 三、科技文件归档制度 （一）制定科技文件归档制度的要求 科技文件归档制度，是科技文件管理和科技档案管理的基本制度之一，其有关规定是否科学和切实可行，将直接影响归档文件的质量和归档工作的顺利进行。为此，国家和各专业主管部门对建立和健全归档制度提出了基本要求，各企、事业单位，在制定本单位归档制度时，要遵循集中统一管理本单位科技档案的原则，认真贯彻国家或专业主部门有关归档方面的规定，其具体要求如下： 1、科技文件归档制度，必须符合本单位科技、生产活动和科技文件的实际。制定归档制度，一定要从本单位的实际出发，既要考虑本单位科技、生产活动的性质、任务和特点，又要考虑科技文件的种类、内容和形成规律，不能盲目抄袭、生搬硬套，只有这样，归档制度才能切实可行，归档工作才能保证质量。2、科技文件归档制度，必须与本单位其他相关的科技管理制度协调一致 归档制度不是一项孤立的管理制度，而应该同其他各项有关的科技管理制度相衔接，使其成为本单位整个管理制度的有机组成部分： （1）要与产品开发管理制度、设计管理制度、科研管理制度、工程施工管理制度、设备管理制度、各种自然现象观测管理制度等相互衔接，将有关科技文件归档问题列入上述管理制度，并在归档制度中反映上述管理制度的要求； （2）要与标准化管理制度相衔接，把科技文件的归档问题纳入标准化管理。比如，归档文件的完整性、准确性、系统性和各种书写材料、幅面要求等，都应符合有关标准规定或经标准化部门审查； （3）要与计划管理制度和有关的奖励制度相衔接。比如，把归档任务的完成和归档质量纳入计划管理制度，并且同有关人员的经济利益挂起钩来，以保证归档制度的正确贯彻执行；（4）要与科技人员的岗位责任制相衔接，把科技文件的归档纳入有关人员的岗位责任制。3、有关规定应具体、明确。科技文件归档制度的有关规定，应该明确、具体、具有可操作性，便于贯彻执行。4、制定科技文件归档制度，要走群众路线。归档制度不能由科技档案部门主观拟定，应广泛听取各专业科技人员和有关科技管理部门的意见，使所定的归档制度符合客观实际，并有广泛的群众基础。这样的归档制度才能够顺利地得到贯彻执行。（二）制定科技文件归档制度的方法制定科技文件归档制度，一般采用如下方法：1、掌握依据。在制定归档制度之前，有关人员要认真学习科技档案工作指导性和参考性文件，主要有中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、宁夏档案条例、科学技术档案工作条例、科学技术研究档案管理暂行规定、各专业主管部门制定的科技档案管理办法、本单位的各项科技管理制度以及其他单位的经验材料。2、调查研究。在学习文件、掌握依据的基础上，对本单位各专业部门的科技、生产活动及其科技文件的形成过程和特点，进行深人细致地调查研究，尤其要有计划、有目的地听取有关人员对科技文件归档的意见。3、拟定初稿。在科技档案工作基本原则和国家有关规定的指导下，密切结合本单位科技、生产活动和科技文件的实际，条理清楚、明确具体地拟出本单位科技文件归档制度的条文，形成归档制度初稿。4、征求意见，修改、定稿。初稿拟定之后，要就其内容的正确性、做法的可行性，广泛征求有关部门和人员的意见。然后，汇总和鉴别分析各方面的意见，对归档制度的初稿进行修改，形成定稿。5、审查批准，印发执行。 归档制度定稿后，经有关会议和主要领导人批准，即可作为本单位的规章制度印发执行。 （三）科技文件归档制度的内容 1、科技文件的归档范围。 （1）确定归档范围的标准。确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件应该归档。要根据科技档案的基本含义和本单位科技、生产活动的范围与任务，具体划定哪些科技文件应该归档，哪些科技文件不必归档。归档范围是科技文件归档制度的核心内容。正确划定科技文件归档范围，是保证本单位科技档案完整和质量的关键。确定归档范围的标准是：科技文件是否有保存或继续使用的价值。它既包括在当前或一定时期内具有依据和参考作用，也包括具有长远的历史参考价值。凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，其有现实和长远参考价值的科技文件，都应列入归档范围。（2）确定归档范围的基本方法。研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定在归档范围中应该包括哪些方面的科技文件。掌握本单位基本职能活动，把在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体。首先保证在基本职能活动中形成的科技文件归档范围清楚、明确；然后再以基本职能活功为中心，研究和分析围绕基本职能活动进行的其他科技、生产活动形成的科技文件，进而确定这些科技文件的归档范围。这样，就能既把握重点，又照顾全面，主次分明地制定出本单位科技文件的归档范围。正确地划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与政务文件的界限。在确定归档范围时，按照区分科技文件与科技资料的原则和方法，把科技资料划分清楚，避免科技资料混入归档范围，从根本上解决科技档案同科技资料不分的问题。同时，在确定科技文件归档范围时，要把政务文件区分开来，另行归档。根据科技文件的保存价值，确定归档范围。把具有保存价值的科技文件划入归档范围，其余为不必归档的材料，另行处理。 （3）科技文件材料的归档范围。科技文件材料的归档范围，主要以服务和服从本单位生产建设科技活动的现行利用和长远利用为总的出发点，结合业务部门的职能任务加以确定。产品文件材料的归档范围。技术任务书或技术协议书、设计方案、计算书、工作图、标准化审查报告、试验记录、定型试验总结、技术经济分析报告、发展建议书、鉴定总结、产品检验大纲、说明书、合格证明书、易损件图册、精度检验单和装箱单、反馈意见等。科研文件材料的归档范围。科研工作长远规划、年度计划、技术委托书、技术协议书、研究任务书、上级有关任务书的批准文件及重要指示、专题报告、技术措施规划、国内外考察报告、专题分析报告、技术方案说明书、可行性分析报告及批准书、研究试验大纲、研究试验方案、阶段性研究报告、试验总结、初步设计说明书、技术设计说明书、计算书、样机试验报告、测试记录、试验鉴定大纲、技术经济效果分析报告、鉴定报告、论文、重大学术活动文件等。工艺文件材料的归档范围。工艺方案、工艺试验记录、工艺试验技术总结、工艺规程、工艺过程卡片、特种工艺规程、工艺守则、工时定额高材料消耗定额、工艺装备图及明细表。基建文件材料的归档范围。可行性研究报告、选址报告、工程地质勘测报告、招投标合同、设计计划任务书、初步设计、技术设计、施工图设计、技术核定单、施工记录、材料试验记录、隐蔽工程记录、工程质量检查评定书、主要建筑物的测量记录、工程验收记录、竣工图以及维修、改建、扩建中形成的图样和文件材料等。设备仪器文件材料的归档范围。设备随机文件：设备装箱单以及随机工具与备件清单，设备安装图和安装使用说明书，出厂合格证书、产品出厂精度检验单，备件图册，工具图册，设备土建任务书以及设备基础图、安装操作规程等。设备安装调试文件：设备安装工艺规程、设备安装图及电气接线图、设备安装调试记录、设备安装调试验收单。设备维修文件：测绘图样、大修总结、设备事故分析记录及处理结果报告，大小修后的精度检查记录及验收移交单，设备运转精度检验记录，设备履历表，自制设备图，设备改进、改装和报废过程中产生的技术文件材料。产品质量检验文件的归档范围。订货合同、产品验收大纲或验收技术条件、主要件和关键件的加工、检查记录、理化检验报告、缺陷单和回用单、装备试车记录、完工鉴定、出厂合格证书、装箱单产品质量总结。2、科技文件的归档时间。归档时间，是科技文件归档制度的内容之一。正确规定归档时间，对维护科技文件的完整与安全，确保科技部门和科技档案部门的正常工作秩序都有实际意义。各种科技文件的归档时间，应根据科技文件的形成规律和特点来做具体规定，归档时间过晚，科技文件长期滞在各部门或科技人员手中，容易散失，损坏，并且会给科技文件形成部门造成负担，还会增加科技档案部门接收时的困难。归档时间过早，会影响科技部门正常业务工作的开展。综合各种科技、生产活动和科技文件的形成特点，其归档时间可以划分为以下几种类型： （1）按项目结束时间归档。按项目结束时间归挡，是指在一项科技、生产活动（如一项工程设计、一个产品研制或一项课题研究等）结束后归档。一项科技、生产活动结束后，围绕这项活动的科技文件的形成过程也告结束，这时把有保存价值的科技文件系统整理后归档，符合科技、生产活动的自然过程，易于保持科技文件的完整，并使归档工作和科技、生产活动的总结收尾工作相协调。一般来说，形成周期不太长的科技文件，较适于采用这种方式归档。此外，专业性技术会议和学术会议形成的文件，也应在会议结束后及时整理归档。 （2）按工作阶段归档。科技、生产活动周期过长的科技文件，可以按形成阶段归档。当一项科技、生产活动按照其工作程序完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件整理归档。比如，在一项重点工程或一个复杂的新产品设计活动中，其科技文件可按可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图或工作图设计阶段等，分别进行归档。这种归档时间，主要是为了方便科技部门的工作和便于保护科技档案。有些科技、生产项目，从开始到结束周期很长。往往需要三年五年、十年八年，甚至更长的时间。由于时间跨度比较大，如果不分阶段而等到项目完结后归档，大量的科技文件长期地散放在形成部门，无疑对形成部门是个负担，而且不利于维护科技文件的完整与安全。所以，对形成周期较长的科技文件，按阶段进行归档是必要的。（3）按子项结束时间归档。大型项目或研究课题，不仅设计、施工和研制的周期较长，而且每个项目往往由若干子项（单项工程或子课题）组成。比如一个大型钢铁联合企业的设计和施工，包括烧结、炼钢、轧钢等多个单项工程；又如一个航天飞行器的研制，包括动力系统、控制系统、机身系统等多个系统。这些“单项”或“系统”作为整个工程或课题的组成部分，不仅是各自相对独立的，而且在工作进展上也常常不平衡。根据这种特点，为保证工作正常进行和科技档案的完整、系统，当一个子项工程结束后，即可先行归档。（4）按年度归档。按年度归档，就是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的科技文件整理归档。这大体适用于以下三种科技文件。一是活动和形成周期较长，依年度比按阶段归档更合适的科技项目形成的文件。二是某些自然观察或观测活动中形成的科技文件。如气象、水文等观测活动，需要每时、每日、每年均连续观测，反映出时间连续性强的特点。对这些科技活动中形成的科技文件，可按年度进行归档。三是应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件，一般按年度归档。 （5）随时归档。在下述几种情况下，科技文件应该随时归档。科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图。这样的单位为了及时向用户（甲方）发出施工蓝图，常常对施工图随设计随归档随复制随发出，而不等工程设计完毕，甚至不等一个设计阶段完毕。归档成为科技文件形成、复制、发出的中间环节。机密性强的特殊科技文件。由于保密的需要，要求这些科技文件随形成、随时归档。外来文件。例如，外购设备的随机图样和文字说明材料、委托外单位设计的科技文件等。为了保护外来文件的完整与安全，应该随时进行归档。（3）科技文件材料的归档份数。为了维护科技档案的完整和满足日常工作需要，合理地确定科技文件材料的归档份数是完全必要的。技术档案室工作暂行通则第八条规定：凡是需要归档的科技文件材料，一般应该归档份。但是，重要的和使用频繁的技术文件材料，可以根据需要，再将副本一份或两份，送交科技档案室，专供日常借阅使用。如有底图也应归档。在具体工作中应结合本单位的具体情况和各种科技档案的特点，便于保管和提供利用，具体确定科技档案的归档份数。对少数必须进专业档案馆永久保存的，应按科技档案进馆办法准备，以便送存。（4）科技文件材料的归档要求。凡属归档范围内的科技文件材料，必须收集齐全，保证科技档案内容完整、准确，对归档时有缺损的情况无法补救的，在“备考表”中注明。凡属重大工程项目、尖端科学技术，具有重要历史意义的科技文件，要根据有关要求，向科技专业档案馆移交。归档的科技文件，必须由归档单位技术负责人签字。归档的科技文件，必须符合国家和行业的图样标准，材质优良，图样清晰、字迹工整，不得用圆珠笔、铅笔书写，不准使用复写纸。几个单位共同协作完成的科技项目，主办单位应保存二整套完整的科技档案，协作单位保管自己承担任务部分的科技档案，并将复制本送交主办单位保存。归档的科技文件，由项目负责人根据行业和本单位的保密规定和保管期限表，在保管单位封面上加注密级和保管期限。归档的科技文件，应编制移交目录一式两份，向科技档案部门移交时，交接双方在归档交接单上签字并各存一份备查。（四）科技文件归档手续1、编写归档文件简要说明。为了便于对归档文件进行检查和验收，并且有助于日后对归档文件的管理和使用，在归档时，应由有关的归档人员编写归档文件简要说明。归档文件简要说明，一般包括下述内容：项目名称和代号；项目的任务来源和工作依据、主要任务和实施过程；项目的科技水平、质量评价和技术经济效益；科技文件完整、准确、系统的情况；项目主持人和参加人姓名和分工；归档文件整理人和说明书撰写人姓名、日期等。2、填写归档文件移交清单。 移交清单，是科技文件归档和接收的凭证。移交清单由档案部门设计，移交单位填制一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。 基层科技档案部门，应按照上述归档制度的各项规定，检查、协助和指导科技业务部门和有关人员做好科技文件归档工作。思考题：1、什么科技文件材料？2、科技文件材料的类型有哪些？3、如何理解科技文件材料的积累与归档？第四章 科技档案收集工作第一节 科技档案收集工作的意义和要求 一、什么是科技档案的收集工作 就是根据集中统一管理档案的原则，按照一定的归档制度，接收本单位各部门在生产、