某公司物料采购管理制度

XXX公司物料采购管理制度1、 目的1.1 明确各相关部门职责及物料采购流程1.1.1 提高来料质量1.1.2 提高来料准时到货率1.1.3 降低物料成本1.2 规范供应商的考察、选择和评估，提升供应链的管理水平2、 2006年目标分解2.1 供应商总数量缩减25%以上，将供应商总数控制在220家以内，其中：2.1.1 战略合作伙伴供应商占5%以上2.1.2 优秀供应商占20%以上2.1.3 合格供应商占60%以上2.2 来料合格率达到96%以上2.3 准时到货率达到98%以上 2.4 订单录入准确率1002.5 准时付款率1003、 定义3.1 资格供应商标准资格供应商的标准如下：1） 综合评估总得分大于70分者（含70分）2） 除战略合作伙伴供应商外，目前所有其它已经是我司供应商的均作为资格供应商3） 通过我司组织的现场考察，评分在80分以上（含80分）且具备向我司打样和批量供货能力的新供应商3.2 合格供应商标准合格供应商的标准如下：1） 诚信合作，无弄虚作假行为2） 综合评估总得分大于80分者（含80分）3.3 优秀供应商标准优秀供应商的标准如下：1） 诚信合作，无弄虚作假行为2） 综合评估总得分大于90分者（含90分）3.4 战略伙伴供应商连续保持优秀供应商资格一年以上者，经供应商同意，由外协中心申请，报技术生产事业部总经理审核，技术质量委员会主任委员批准后成为战略伙伴供应商。4、 范围4.1 适用于所有海洋王生产用物料、生产辅料、开发用样品、固定资产等物资的采购4.2 适应于海洋王所有的供应商5、 部门职责5.1 外协中心5.1.1 外协中心是通过对供应商资源及公司内部资源进行管理，保证及时、优质、低价地为产品开发和生产供应所需各种物料的职能管理部门，也是第一责任部门5.1.2 外协中心是组织对供应商进行现场考察以及对供应商进行再评审的责任部门5.1.3 外协中心综合部负责订单跟进、付款、文件管理，监控外协任务书执行，统计每月供应商的准时交货情况，并进行分析，提出分析报告和改进要求，每月向供应商予以通报5.2 订单完成部5.2.1 订单完成部为物料采购流程执行的监控责任部门5.2.2 提出物料需求计划并审核采购申请单并发外协中心5.2.3 审核采购合同5.2.4 监督合同的执行情况及抽查物料价格情况，对其中存在的问题行使管理职权，责成相关部门进行整改，并对整改不力的部门按责任过失处罚，严重者向公司提出处理意见5.2.5 参与供应商考察，负责对供应商生产能力、人员配置、工艺、设备进行了解评估5.3 产品研制中心5.3.1 负责处理不合格来料中存在的技术、工艺问题5.3.2 负责处理不合格来料中，供应商对技术要求和检验标准的理解存在差异以及技术要求和检验标准本身存在不合理等问题5.3.3 负责新物料、新供应商物料、开模和改模的首轮价格洽谈和核算（包括设计更改导致价格发生变化的首次谈价）5.3.4 负责打样过程中对供应商制定工艺文件及执行工艺文件的核查、跟踪与处理5.3.5 负责试模过程的现场跟踪，确保所打样品与批量生产的一致性5.3.6 样品确认前，对向供应商提供的图纸、技术要求、检验标准、检验方法的准确性及保证供应商正确理解负责5.3.7 参与供应商考察，负责对供应商技术能力、生产能力、工艺保障能力的符合性进行评估5.4 质量卓越部5.4.1 质量卓越部为物料采购过程中，对来料进行质量管理以及对不合格物料处理进行监控的责任部门，对其中存在的问题行使管理职权，责任相关部门进行整改，并对整改不力的部门按责任过失处罚，严重者向公司提出处理意见5.4.2 质量卓越部是完善供应商质量管理体系的第一责任部门。5.4.3 样品确认并正常采购后，对向供应商提供的物料检验标准、检验方法、技术要求的准确性及保证供应商正确理解负责5.4.4 负责在公司规定的时间要求内提出到货物料的检验结果5.4.5 负责统计来料质量情况，按供应商资格要求对供应商进行分析和评价，并提出分析报告和改进要求，每月向供应商予以通报（交外协中心向供应商进行通报）5.4.6 参与供应商考察，负责对供应商质量保障和控制能力的符合性、可靠性进行评估5.5 财务部5.5.1 财务部为监控外协中心按时给供应商付款的责任部门5.5.2 按制度审核付款资料，按合同要求准时付款5.5.3 参与供应商考察，负责对供应商经营状况的合法性进行评估5.6 生产部门5.6.1 负责以天为单位向订单完成部和外协中心反馈到货情况记录5.6.2 负责保持物料帐实相符，及时反馈低于安全库存的物料信息；6、 内容6.1 供应商现场考察6.1.1 通过对供应商的经营状况、生产保障能力、工艺控制能力、质量过程控制能力、现场环境、人员状况及质量体系运行情况等进行全面的现场考察和评审，选择具备所需能力并符合公司要求的供应商，保证来料质量，提升供应链的水平。6.1.2 由外协工程师根据外协任务书或者其它寻访供应商的要求，在和设计人员等进行充分沟通并理解物料的技术要求后，1） 如果公司已有的供应商资源能完成该任务，则按战略合作伙伴供应商优秀供应商合格供应商资格供应商的顺序原则向至少2家供应商发出明确的寻价和打样通知，此种情况下不需要再进行供应商现场考察2） 如果公司的供应商资源不能完成该任务，则向至少3家合适的生产厂商发出明确的寻价和打样通知，此种情况下在打样完成后必须进行现场考察3） 不勉强原则：即所有进行寻价和打样的供应商和生产厂商如果不愿或不能接受我司的技术要求、检验标准且经过沟通后仍不能达成一致者，或者供应商认为其生产能力、加工设备无法满足我司要求者，不得勉强供应商和生产厂商接受我司的任务4） 先定价原则：即打样之前必须先按流程规定将价格或者定价原则谈好并确定后才能打样（可以先不进行最终审批，待打样合格后进行最终审批），不允许在没有谈好价格的情况下让供应商或者生产厂商先打样，特殊情况要先打样者必须经技术生产事业部总经理批准5） 批量价原则：除采用与批量生产工艺不一致的手板样品的价格外，所有价格都必须是批量价格6.1.3 对于必须进行现场考察的生产厂商，在满足以下条件时，外协工程师与被考察对象商定明确的现场考察时间。1） 打样样品已经确认合格，对于以功能样品或者采用其它工艺、材料代替的打样样品即样品打样和实际生产时可能不是同一个厂商的情况，需通过了设计方案评审、手板样品评审及成本评审后方可2） 已经按规定流程完成价格谈判6.1.4 外协工程师要求被考察的生产厂商提供以下资料：1） 厂商基本资料：包括厂商介绍、组织架构、人力资源状况、设备及工艺能力详情、工程技术能力详情、主要客户等2） 质量方针和质量目标3） 工艺文件：我司打样样品的作业指导书、关键工序及工装控制说明（如果没有我司样品，可以其它零部件的上述工艺文件替代）6.1.5 外协工程师收到厂商提供的资料后，填写“供应商考察通知单”并经外协中心总经理批准后，随厂商资料一起发各相关部门负责人6.1.6 相关部门接到“供应商考察通知单”后，应根据考察对象制定具体的考察项目、内容、方法及责任人，在2天内回复外协中心。需准备的考察内容主要为：1） 根据考察责任及厂商的资料，了解其相关制度、流程；2） 以检验制度、流程与实际是否一致，结果与目标是否一致，结果是否能满足我司要求等为考察要点，细化考察内容，确定要看什么文件、现场、表格，要与什么人交谈及在考察的那个步骤、那个时间进行等；3） 确定考察参与责任人。6.1.7 外协工程师收到各部门反馈的考察计划后，在1天内整理并制定出详细的供应商考察计划，交外协部经理审核，外协中心总经理确定考察组人员名单、指定考察组组长并批准考察计划。考察组人员要求如下：1） 省内生产厂商的考察组人员必须至少在3名以上，外协中心和质量卓越部必须各有1人2） 省外生产厂商的考察组人员必须至少在3名以上，外协中心、产品研制中心和质量卓越部必须各有1人6.1.8 外协工程师将供应商考察计划通知被考察对象，并与被考察对象予以确认。6.1.9 外协部经理在考察的前2天组织所有的考察人员开一个准备会，由考察组组长再次明确目标、责任、步骤、方法、时间等考察细节及需要对考察计划作出调整的内容。6.1.10 由外协工程师组织考察人员等对供应商进行现场考察和评分，评分在80分以上（含80分）且无严重不合格项者，经考察组组长及成员签字后方可成为资格供应商。6.1.11 特殊情况（如：外地供应商、客户指定供应商等）在样品确认后，由技术生产总监在样品确认书上批准，方可作为资格供应商。6.1.12 未通过现场考察或未经技术生产总监签字批准的生产厂商不能成为资格供应商给我司供货。6.2 供应商再评估6.2.1 通过对供应商供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及其执行情况等进行及时地、持续地评估，促使供应商不断地进行持续改进，提升公司供应链的水平。6.2.2 供应商再评估采用扣分制，从供货质量情况、交货准时情况、提交整改措施及执行情况三个方面进行评估，每季度的基础满分均为100分，经三项评估后根据总得分情况分别给予如下处理：1） 对于优秀供应商和战略合作伙伴供应商：a. 总得分低于90分者（不含90分），给予该供应商黄牌警告，并给予30天的整改期，供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内如果当月得分低于96分（不含96分）者，将该供应商等级下降一级b. 总得分低于80分者（不含80分），给予该供应商红牌警告，并给予30天的整改期，供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内如果当月得分低于95分（不含95分）者，将该供应商等级下降一级c. 总得分低于75分者（不含75分），直接将该供应商等级下降一级d. 外协中心总经理对给予黄牌、红牌警告的优秀供应商和战略合作伙伴供应商负责进行 跟踪处理2） 对于合格供应商：a. 总得分低于80分者（不含80分），给予该供应商黄牌警告，并给予30天的整改期，供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内如果当月得分低于93分（不含93分）者，将该供应商等级下降一级b. 总得分低于70分者（不含70分），给予该供应商红牌警告，并给予30天的整改期，供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内如果当月得分低于92分（不含92分）者，将该供应商等级下降一级c. 总得分低于65分者（不含65分），直接将该供应商等级下降一级d. 外协部经理对给予黄牌、红牌警告的合格供应商负责进行跟踪处理3） 对于资格供应商：a. 总得分低于70分者（不含70分），给予该供应商红牌警告，并给予30天的整改期，供应商需在3日内提供明确的整改措施。在整改期内如果当月得分低于90分（不含90分）者，将该供应商等级下降一级b. 总得分低于60分者（不含60分），直接取消资格供应商资格6.2.3 供应商再评估周期如下，时间为评估周期的最后一个月末。a. 每月交货物料批次数大于12批者（含12批），以连续3个月时间来判定b. 每月交货物料批次数小于12批而大于6批者（含6批），以连续6个月时间来判定c. 每月交货物料批次数小于6批而大于3批者（含3批），以连续12个月时间来判定d. 每月交货物料批次数小于3批者，以连续15个月时间来判定6.2.4 对于供应商供货质量情况的评估对供应商供货质量情况的评估由质量卓越部负责，每月末将当月的统计结果并针对问题较多的供应商提交分析报告和改进要求一起交外协中心综合部。具体扣分标准如下：1） 每批来料合格率达不到96%以上（含96%，以下同）者，扣4分2） 同一物料因同一原因连续第二批合格率达不到96%以上者，扣8分，连续第三批合格率达不到96%以上者，扣12分，依此类推3） 质量卓越部同意让步接受的物料按批合格处理6.2.5 对于供应商准时交货情况的评估对供应商准时交货情况的评估由外协中心综合部负责，每月末将当月的结果统计出来并针对问题较多的供应提交分析报告和改进要求交外协中心总经理。具体扣分标准如下：1） 每出现一批延迟到货的物料，扣1分2） 订单完成部同意延期交货的物料，可以按订单完成部新同意的日期计算是否准时交货6.2.6 对于提交整改措施及执行情况对供应商提交整改措施及执行情况的评估由质量卓越部负责，每月末将当月的统计结果交外协中心综合部。具体扣分标准如下：1） 供应商未在规定时间内提交整改措施，每次扣1分2） 整改措施不具体、不充分或者不正确（以质量卓越部的判定结果为准，有异义时由质量卓越部经理来判定），扣0.5分3） 供应商不严格按照整改措施执行，一经发现扣5分6.2.7 如果发现直接用我司图纸、模具或者通过细微改动间接使用我司图纸、模具以及我司委托开发、生产，产权属于我司的技术为任何第三方加工产品和零部件者，直接淘汰出供应商链且永远不能再选用。6.2.8 外协中心综合部每月3日前需将上月的供应商评估的评估情况、处理情况（包括红黄牌警告处理）及供应商的最终等级报外协中心总经理审批后，发给质量卓越部、订单完成部，并向相应的供应商进行通报。6.2.9 对于每个供应商的晋级，外协中心应根据供应商的等级采取以贺卡、传真、设宴等各种合适的形式向供应商表示祝贺并要求继续改进，以表示公司对每个供应商的进步给予关注和重视。6.3 供应商品质保证6.3.1 目的：明确供应商对标准、技术要求和责任的认知，保证供货质量。6.3.2 质量卓越部需对供应商正确理解物料的技术要求和检验标准负责，并保证双方达成共识。如果供应商对检验标准不理解或有异议时，由质量卓越部负责与供应商进行沟通和交流（必要时可要求产品研制中心参加），确保供应商正确理解并达成一致。如果通过沟通和交流，技术要求和检验标准需修改者、检验标准由质量卓越部负责修改或组织修改，图纸和技术要求由产品研制中心负责修改，并按程序文件规定受控下发至相关部门；6.3.3 外协工程师应让供应商理解、认同并签订“责任协议书”、“质量保证协议书”。对于供应商违反“责任协议书”的要求或未能达到“质量保证协议书”的要求者，外协工程师必须严格按照协议书的规定执行处罚或退货，质量卓越部负责监督外协中心的执行；6.3.4 外协中心综合部负责对所有发给供应商的图纸、技术要求、检验标准、来料检验报告、整改通知等必须要求供应商签字回传并存档。6.4 外协任务书执行流程6.4.1 目的：外协任务书用于产品开发样品的采购，由产品研制中心总经理以上人员批准生效；6.4.2 外协任务书由事业部文控转交至外协文控，由外协文控编号、登记下发时间、责任人后，分发至各责任工程师；6.4.3 外协部责任工程师必须先认真阅读图纸并充分了解物料的标准和技术要求，必要时与设计人员进行充分沟通；6.4.4 外协部责任工程师按照6.1.2条规定选择供应商或生产厂商进行报价，并按规定流程进行谈价后确定供应商或生产厂商打样；6.4.5 由外协部责任工程师将供应商的情况及报价单等资料交产品研制中心总经理，并通知供应商来司协商；6.4.6 由产品研制中心总经理和工程师与供应商对产品图纸、技术要求、样品价格、样品进度、质量保证工艺等进行首轮协商和谈判；6.4.7 外协部工程师与供应商进行第二轮价格谈判，并对样品的进度和品质保证工艺的落实负责；6.4.8 外协任务书完成后，外协工程师通知相关产品研制中心工程师确认数量及品质，外协工程师填写好签收单，产品研制中心工程师在外协任务书的原件和签收单上签字并注明实领数量，产品研制中心总经理必须在签收单上签字以示审核；若为模具样，需填写样品确认通知书交产品研制中心工程师；6.4.9 执行完毕的外协任务书由外协文控负责归档，并以周为单位将完成情况、样品批量价格进行统计报外协中心总经理，由外协中心总经理将统计的新项目物料价格，交相应的产品研制中心总经理，做为价格评审的最终依据；6.4.10 需付款的外协任务书，由外协工程师填写付款通知书，附样品签收单经综合部审核后报财务付款；6.4.11 外协工程师必须按规定的时间向供应商支付样品货款。在产品研制中心确认样品之日起90天内（供应商付款周期为90天者，则从确认样品之日起到供应商付款周期之后15天之内）如果没有向供应商支付样品货款，按责任过失追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师的责任，情节严重者按公司奖惩条例进行处理，且该样品货款需经技术生产总监签字批准后方能交财务部通知付款；6.4.12 外协工程师必须严格按照外协任务书中规定的数量、规格及技术要求等打样，如果打样数量需增加、规格及技术要求需改变等，必须经打样提出部门的负责人在外协任务书上更改处签名确认后方可实施，改变较多者需重新填写外协任务书并按程序进行审批。如果外协工程师在供应商现场需对上述内容提出更改要求时，可先电话请示打样提出部门负责人批准后实施，但必须在1个工作日内将外协任务书交给该负责人进行书面更改并签名确认，否则将按责任过失予以处罚，造成严重后果者按公司奖惩条例进行处理。6.5 价格谈判和审批6.5.1 目的：明确和规范物料采购价格核算、洽谈、审批的流程、要求和权限，降低物料采购成本。6.5.2 价格谈判流程 价格谈判流程如下：1） 外协中心将供应商的报价资料全部交给打样或者寻价的提出部门的负责人，由该部门负责和供应商（包括还未成为我司的供应商的生产厂商）进行第一轮的价格谈判特别强调：所有报价的供应商都必须谈价2） 第一轮价格谈判完成后，由该部门负责人进行审核，并以书面形式将第一轮谈价的过程、结果及相关资料转交外协中心工程师3） 外协工程师和供应商进行第二轮价格谈判，并由外协中心负责将全部资料存档4） 第二轮价格谈判完成后，外协工程师按价格审批流程和权限进行审批6.5.3 报价及谈价要求 外协中心提供给其它部门的报价单以及最终谈定的报价单必须符合以下要求：1） 报价单必须清晰、完整，有报价日期和签名（或盖章），任何人不得涂改2） 报价单的总原则是必须有明细组成，以便其它部门谈价、核价，要求如下：a. 材料费必须分解到物料的重量（或面积、体积等）、单价、损耗（或废料重量、面积等），如果损耗（包括废料等）高于20%时，原则上不得采用该方法加工，而必须修改设计或者改变加工方法、材料形式等，例如灯具的支架可以采用带材而不采用板材、采用热板而不能采用冷板等b. 加工费必须分解到每一道加工工序，如车螺纹、平端面、钻孔、攻丝等c. 喷涂（包括喷塑、喷油、喷漆等）须分解到面积、单价，如需保护处理时要单列出来d. 包装运输须分解到包装纸箱的价格、每箱数量、纸箱回收次数等e. 模具加工物料须分解到机床吨位（有投影面积）、每件所需工序时间等，不允许用高于 物料实际所需机床吨位两个等级的机床加工，如物料际所需压铸机吨位为300吨时，不允许用500吨的压铸机压铸等（供应商应机床紧张自行调整者除外，费用由供应商承担）f. 电路板、充电器、电子镇流器等电子器件物料必须分解到主要元器件的规格、等级、数量、单价等及其它主要材料、加工费用等3） 必须按供应商访价要求，有多家报价4） 成本评审时主要物料的价格必须是经过两轮谈判，并经过外协部经理审核后的价格，外协部经理对该价格负责5） 最终谈定的价格（包括供应商提出的涨价价格）必须是书面形式的、无任何涂改的、且有供应商签名（或盖章）及我司经办人员和外协部经理、外协中心总经理的签名6） 对于最终价格审批时，如发现有明显存在没有经过明细分解而使价格不合理且没有任何说明理由者，将追究外协中心有关责任人的责任过失，情节严重者按公司奖惩条例处理7） 订单完成部每月至少对当月审批的物料价格及老物料价格进行一次抽查，发现价格有问题者向外协中心总经理发出整改通知并监控其完成，如发现存在违反流程规定要给予责任过失处罚，情节严重者向公司提出处理建议6.5.4 价格审批流程和权限 价格审批流程如下：1） 两轮价格谈判完成或者通过成本评审后，由外协工程师填写价格审批表，附第一轮、第二轮报价和谈价资料，报外协中心总经理批准后交综合部。审批表同样需详细记录价格明细、市场行情、多家对比等情况2） 审批表一式三联，第三联报订单完成部录入系统建立物料档案，作为合同审核的依据；第一联原件附首次合同付款依据，流转后存财务；第二联综合部存档3） 模具审批表外协工程师自存，填写模具合同时附合同再交综合部价格审批权限如下：1） 外协中心总经理负责正常情况下所有物料价格的批准2） 涨价物料价格审批表需外协工程师附调查报告，交外协中心总经理审批，报技术生产事业部总经理批准后执行3） 样品灯具采购总价在10万元以下（不含10万元）由技术生产事业部总经理批准，10万元以上由技术质量委员会主任委员批准。价格审批时限如下：1） 对于新产品的物料，在成本评审通过之日起7个工作日内必须完成所有物料的价格审批，对事先不能准确知道重量、面积等的物料，在样品确认后3个工作日内必须完成价格审批2） 对于设计更改的物料，必须在产品研制中心的设计/工艺更改通知下发后2个工作日内必须完成其价格审批3） 对于其它形式的采购物料，在样品得到确认起3个工作日内必须完成价格审批6.5.5 涨价处理规定1） 因原材料行情市场价格大幅度上涨，供应商以书面形式提出涨价者处理原则如下：a. 风险共担原则，即我司和供应商共同承担涨价b. 材料是否可以更改的原则c. 已经签订合同的物料价格不涨价，应按原价格执行完合同d. 对于滚动计划交货的物料，原则上不涨价，按原价格执行完合同。如价格差异确实较 大，可从下一批通知交货时开始涨价，而本批及以前所交物料维持原价格处理流程和规定：a. 必须有供应商的书面涨价要求b. 必须向审批者提交原材料市场行情上涨依据c. 必须对物料价格上涨情况进行分析d. 供应商提出书面涨价要求后，外协中心必须在7天内完成有关审批，否则将追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师的责任e. 不允许未完成价格审批而要求供应商先做货的行为，否将将追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师的责任f. 涨价价格最终批准权在技术生产事业部总经理2） 成本评审通过后（未进行成本评审者，以小批量试生产合格后），因产品、物料的设计更改（包括技术要求的更改等）而导致价格上涨者（包括修模费、改模费、返工费等费用）处理流程和规定：a. 修模费、改模费、返工费等费用必须经过批准后，才能按方案实施。费用在1000元以下（含1000元）者由产品研制中心总经理批准，费用在1000元以上至10000元以下（含10000元）者由技术生产事业部总工程师批准（要同时审批更改方案），费用在10000元以上者由技术生产事业部总经理批准（要同时审批更改方案）b. 产品研制中心在对产品进行设计更改时，如成本增加超过产品直接材料成本的3%时，需将方案和成本增加情况报技术生产事业部总经理批准后方可实施更改，如成本增加超过产品直接材料成本的5%以上时，需将方案和成本增加情况报技术质量委员会主任委员批准后方可实施更改c. 不允许在价格未完成审批的情况下通知供应商先做货的行为，否则追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师的责任d. 如在我司下单后，供应商再提出涨价时，应按照本批维持原价的原则处理6.5.6 外协综合部在每周一将上周所有价格发生变化（包括涨价、降价）的物料进行统计并报订单完成部、财务部，并将物料所属的产成品的规格型号及编码报财务部。6.6 打样跟踪6.6.1 目的：通过检查生产工艺文件的正确性及执行情况，保证所打样品符合设计图纸的技术要求并能代表批量生产的一致性6.6.2 外协工程师负责打样跟踪的日常工作，包括供应商的管理6.6.3 产品研制中心负责打样跟踪的技术、工艺问题的沟通、现场检查和处理以及试模跟踪等6.6.4 对于压铸模、塑胶模、异形玻璃模具等一些重要的、一致性容易出问题的模具应进行现场跟踪试模，一方面防止供应商在大批量不良品中挑选出最好的几个样品送来检测，另一方面也防止由于试模样品数量太少，掩盖了批量生产中出现的问题发生，从而保证其与批量生产的一致性、可靠性6.7 合同流转6.7.1 目的：规范合同填制要求及流转方式。6.7.2 采购合同分类因公司业务需要由外协中心根据采购申请单（采购计划）、外协任务书等与供应商签订的物料购买合同即为采购合同。按购买内容分为四种：1) 物料采购合同：因采购生产物料而与供应商签订的合同；2) 模具订制合同：就模具开模而与供应商签订的合同；3) 固定资产购置合同：因购买仪器、设备、工具类等固定资产而与供应商签订的合同；4) 委托维修合同：因产品或物料需委托供应商维修处理而签订的合同；6.7.3 采购方式：1) 合同采购：指根据每次采购需求经供需双方签字盖章生效后实施的采购方式；2) 协议采购：指我方与供应商签订长期合作协议后，在具体业务操作中以我方签字既认为有效合同的采购方式，属于协议采购的一种形式；3) 滚动协议采购：指我方与供应商签订滚动协议后，计划下13个月用量的合同，按计划要求供货，按协议付款期根据实际到货的合格物料数量结算的采购方式；4) 零星采购：指不需供应商确认的采购方式。符合以下情况之一，且不含预付款的可确认为零星采购；a、 采购金额小于1000元；b、 不可能签订合同或协议的；c、 只采购一次的物料；d、 外地供应商，货到验收合格付款； 5）长期协议及滚动协议的对象是合格供应商和优秀、战略伙伴供应商，由外协部交供应商签名盖章后，报外协中心总经理审批，交办公室盖章，再报财务、订单完成部、外协综合部存档。6.7.4 合同填写要求1) 卖方：填写卖方工商、税务注册登记全称；2) 地址：填写卖方工商、税务注册登记地址；3) 电话：卖方业务联系的电话号码（深圳市外需注明区号）；4) 传真：卖方业务联系的传真号码（深圳市外需注明区号）；5) 编号：物料合同为电脑订单流水号，电脑订单流水号需连续，不允许出现空号；模具合同、固定资产合同按公司及签订的年份和4位流水号（ OSP060003 为澳照2006年第三份合同）；6) 日期：填制合同的日期；7) 物料编码、物料名称、规格或图号及版本号、单位、数量、单价、金额准确无误，单价必须是经过批准的；8) 交货日期：以订单完成部核准的交货日期为准；9) 包装要求：小物料为每包的数量，较大的物料为每箱的数量，注明包装单位；10) 付款条件：与供应商协商达成，如货到齐验收合格*天付，每批货到验收合格*天，月结*天、样品验收合格*天等，有预付款的需明确预付的时间；11) 备注栏中注明对应的采购申请单号、外协任务书号和采购方式，即合同采购、协议采购、零星采购；12) 委外入库物料合同和采购入库物料合同分开填制，委外入库物料合同在备注栏中注明委外字样和物料损耗率；13) 检验标准、所开票据类型需明确规定；14) 模具合同需注明模具规格、对应图号及版本号、所用材料、使用寿命、所有权、存放地点、维修保养方式及必要的其他要求；15) 固定资产合同须在备注中注明固定资产的维护，保养等条款，固定资产合同要求供应商提供产品的相关证书。6.7.5 合同填写1) 由综合部文员根据采购申请单所列物料，按照物料档案，在收到采购申请单的当天录入采购合同，并在采购申请单相应位置标明合同号、供应商名称；2) 外协中心接到计划采购申请单在2天内对不能到货的物料以OA形式通知订单完成部。3) 滚动物料合同按协议要求，由综合部在合同号后备注加以说明，滚动物料每三个月下一次合同，合同中的数量为虚拟数，合同编号作为跟单入库的依据；4) 模具订做合同和固定资产购置合同由外协工程师手工填制合同后附价格审批表交综合部登记编号，并在审批表右上角注明合同号；5) 所有合同需由综合部预审，应注意： a、 同一合同不允许录入两条以上相同物料；b、 新供应商第一次合同，由外协部向综合部提供以下资料：供应商考察报告表、基本情况表、营业执照、税务登记证复印件等；c、 新物料录制合同前需将价格审批表第三联交订单完成部建立物料档案。6.7.6 合同的审核1) 综合部于每日16：00对当日录入电脑订单进行预审，第二天9：00将合同清单交订单完成部；2) 订单完成部每天上午11：00前对合同进行审核，并将审核结果记录在清单上于当天12：00前交综合部；3) 对未通过审核的合同，订单完成部注明未审核原因，外协中心核实原因后修改订单，并在清单上注明“已更改”，于两小时内更改完毕交订单完成部再次审核。对未及时更改的合同，当事人需书面写明原因，由外协中心总经理签字后交订单完成部审核。6.7.7 合同打印及生效1) 由综合部负责合同打印，每份合同只可打印一份；2) 综合部每日下午2：00起打印当日订单完成部已审核合同；综合部下午3：00将合同交订单完成部审核，4：30将合同交外协中心总经理签字生效；3) 滚动物料由订单完成部每周下滚动计划，综合部跟单员书面通知供应商；4) 综合部文员每两天与订单完成部核对采购申请单，以防有漏单。6.7.8 合同发出1) 综合部每天下午5：00前将合同传真给供应商，并在合同蓝联上注明“已传真”及传真日期；2) 传真后的合同蓝联由综合部跟单员保存，未注明传真字样的合同即为未传供应商合同；3) 合同其它三联由综合部文员归档留存。6.7.9 合同变更1) 已审核生效的合同如需变更，必须由跟单员或外协工程师书面写明更改原因交外协中心总经理签字同意，收回合同所有联交订单完成部作废，由订单完成部对相应合同弃审后方可修改合同；2) 若原合同已与入库单关联，必须由跟单员或外协工程师书面写明更改原因交外协中心总经理签字同意，收回合同所有联交订单完成部，由综合部做红字单冲抵入库单，由订单完成部将原合同关闭后，再由综合部重新录入新合同，按上述合同录入、审核、打印、生效及发出程序实施。6.7.10 合同传递、盖章1) 生效合同由外协综合部在两天内，交公司办公室盖章；2) 由综合部跟单员通知供应商来综合部盖章；3) 外地供应商的合同，由我司盖章后快递给供应商盖章。6.8 合同跟踪6.8.1 目的：明确跟单要求，准确反馈执行异常情况，确保准时到货。6.8.2 外协综合部文员应在接到物料采购申请单的两天内，完成合同的传真；将合同蓝联交跟单员。6.8.3 外协综合部跟单文员根据当天录入系统的合同更新订单跟踪表，合同的核对、跟踪、反馈、入库过程记录到跟踪表中。6.8.4 合同核对1) 综合部跟单员接到合同蓝联及滚动计划订单后，用合同与系统内订单进行核对，在采购申请单进行标识，防止错单、漏单；滚动计划与协议核对看物料是否齐全、正确；2) 将未传真的订单完成传真，做好标识；3) 在24小时内与供应商确认是否收到传真件：对合同采购要求供应商签名盖章回传，协议采购和月结采购要求供应商签名确认回传，零星采购直接通知供应商到期送货；若供应商未收到必须重传供应商；4) 供应商有异议的合同，需供应商明确更改事项要求及原因，在两个工作日内回传；报综合部经理协调处理。6.8.5 建立合同执行跟踪点1) 由跟单员与供应商认知双方的合同执行流程，核对产品的规格型号；2) 跟单员要确认供应商计划、生产、品质保证、仓库、运输的对应责任人，按到料、投产、产出合格数量、品质异常、发货等跟单节点，将供货周期划分跟踪时间段，建立合同执行跟踪点；3) 跟单员按跟踪点对合同执行情况进行电话跟踪，做好记录。6.8.6 准确反馈合同执行状况1) 跟单员应准确了解供应商的产能数据，通过对供应商计划、生产、品质保证、仓库、运输等实际执行数据的掌握，正确判断合同执行情况；2) 通过对各跟踪点的跟踪及对供应商多个部门人员反映情况的分析，确定合同执行中的异常数据；及时向相关外协工程师、外协中心总经理反映合同执行中的异常情况；3) 由外协工程师处理到货异常，负责准时到货。由外协中心总经理监督。6.9 物料出入库及单据录入：6.9.1 目的：规范物料出入库要求。6.9.2 物料出入库分类：可分直接采购入库、委外发料加工物料出入库、委托维修物料出入库、退货出库；6.9.3 入库1) 综合部跟单员需要求供应商按合同规定时间准时到货，同时提供一式两联送货单（一联给仓库，一联给外协综合部），送货单注明收货单位、物料编码、品名、订单号或委外号、是否补退货等；2) 由仓库收货人在供应商送货单上注明到货时间，通知质量卓越部检验；6.9.4 入库录入1) 由仓库每天上午9：00及下午4：00前将收货单交综合部；2) 综合部文员接到送货单后应在2小时内录入用友；3) 录入责任人应拒绝录入物料名称、编码、对应合同号、送货日期、填写不全或错误的送货单，交跟单员确认后录入；4) 对于直接采购的物料以拷贝订单的方式在采购管理模块中录入“采购入库单”，备注送货单流水号；5) 对于委外发料加工的物料及委托维修入库物料，在库存管理模块中录入“其他入库单”；6.9.5 出库1) 委外及委托维修出库由综合部跟单员填写“发料通知单”，注明所发物料的编码、名称、数量、注明相应的合同号，即委外号，并通知仓库发货时间，交综合部录单文员输入委外出库单，并通知仓库发货时间；2) 由综合部跟单员通知供应商按时提货；3) 仓库按单发料给供应商，由供应商签收后，将“其他出库单”红联交供应商，（现阶段没有交外协综合部，蓝联交财务，绿联交订单完成部，白联自留；4) 当供应商检验外发的物料不合格，退回我司时，综合部根据供应商退料单，在库存管理模块做“其他出库单”的红单。同时注明发料时的委外号。（该操作由仓库完成），蓝联交财务，白联交仓库；5) 外协任务书执行过程中若需外发物料，由设计工程师领料交负责的外协工程师；外协任务书采购的物料若需入库，由产品研制中心交仓库办理入库手续；6) 对于批退的物料由综合部文员依据来料检验报告录入退货单，于次日9：00将文件传到仓库，仓库在供应商到来时，打印退货单由质量卓越部完成7) 对于来料、生产中积累的采购次品，综合部每周五将采购次品库清单打印出来，交跟单文员确认，请跟单人员注明合同号、物料是否委外、及物料所在仓库，综合部每周一将确认的物料退货单录入用友系统,通知质量卓越部打印退货单；6.9.6 退货单的录入：综合部文员在接到仓库书面通知后，应立即录入并打印退货单。6.10 对帐、付款6.10.1 目的：规范对帐要求，保证及时付款。6.10.2 综合部付款文员应熟练我司付款要求，熟知税票的辨别，了解国税、地税、关税等相关政府规定，编写培训教材对外协人员、供应商进行培训，保证付款资料的正确性、完整性和及时性；6.10.3 交货情况满足下列条件者方能付款：1） 交货数量在合同规定数量的5%以内（含5%），按实际合格品数量付款，不需补足缺少物料或退还多余物料2） 交货数量少于合同规定数量5%以上者，需将货物数量补足至合同规定数量的5%以内（含5%），按实际合格品数量付款。如供应商确实无法补足数量时，供应商以书面形式将情况说明，并盖章确认后，经外协中心总经理审批可以按实收合格数量付款3） 交货数量高于合同规定数量5%以