员工手册_进销存管理系统实施手册运作体系文件

i6/Intfii6/Intfi 进销存管理系统进销存管理系统 实施手册运作体系文件实施手册运作体系文件 文件编号：文件编号： NGNG i6/Inti/i6/Inti/进销存进销存 起草部门：起草部门： 客户支持中心客户支持中心 撰撰 稿稿 人：人： 发版日期：发版日期： 20022002 年年 1111 月月 3030 日日 版本标识：版本标识： 1.01.0 版版 杭州新中大软件有限公司杭州新中大软件有限公司 保密文件保密文件 内部使用内部使用 目目 录录 第一部分第一部分 进销存业务管理项目实施前准备进销存业务管理项目实施前准备2 第二部分第二部分 进销存业务管理项目需求调研进销存业务管理项目需求调研6 第三部分第三部分 解决方案设计解决方案设计8 第四部分第四部分 运行与维护运行与维护10 第五部分第五部分 项目验收阶段项目验收阶段13 第一部分第一部分 进销存业务管理项目实施前准备进销存业务管理项目实施前准备 1 1目的目的 1 1 确定项目的范围、目标和方法。 1 2 确定项目的工作计划。 1 3 进行项目的总动员及确定项目组织 1 4 确定重要必备文档。 2 2工作程序工作程序 2 1 确定项目的范围、目标和方法： *项目的实施范围：目标，里程碑，成功因素 *项目的实施方法：管理，环境，其他业务需求 *特别技术处理策略：重点的、关键的技术处理策略、 *项目的实施政策，风险和假设 *验收标准和需求改变管理 2 2 确定项目的工作计划： 统一规划，模块分步分阶段实施 总体需求调研 总体解决方案设计 第一阶段详细方案设计 第二阶段详细方案设计 第*阶段详细方案设计 第一阶段模块实施上线 第一阶段模块并行运行 第一阶段模块实施验收第二阶段模块并行运行 第二阶段模块实施验收 第二阶段模块实施上线 第*阶段模块并行运行 第*阶段模块实施验收 第*阶段模块实施与上线 2 3 项目实施前的动员和培训 231 管理层培训班 培训对象：决策层、重要行政管理层 培训内容：项目的目的及意义、讨论项目的阶段计划、项目需要的管理层相关配合工作、 项目成员组需要的权力、项目成员组需要调用的资源 培训目标：确定项目组织结构、项目成员组及其权力 培训流程： 关键检查点：项目实施组通知相关领导的签收； 准备的培训环境确认 培训纪要的相关与会领导确认 232 项目实施组织项目实施组织机构确定 项目组织的目的：建立一套完善的组织机构来领导与执行项目的实施，确定组织结构及 相应的职责，保证系统实施过程的顺利高效进行。 项目组织结构框架： 根据项目实施和组织关系: 客户方 新中大公司 确定培训目的进行培训准备发放培训通知 培训签到培训执行培训总结与纪要 总经理（厂长） 领导委员会 项目负责人 项目核心组 新中大经营主管 新中大项目经理 项目小组成员 （高级顾问 技术支持 软件产品 客户培训） 管 理 咨 询 项目实施和组织关系 整合的项目实施组织机构： 233 项目实施动员大会 会议对象：项目实施的所有参与人员 会议内容：项目的目的及意义、讨论项目的阶段计划、项目需要的相关配合工作、 项目成员组的权力、项目成员组需要调用的资源 会议工作流程： 确定会议目的进行会议准备发放会议通知 会议签到会议执行会议纪要 项目职能组项目职能组项目职能组 项目实施领导委员 会 项目实施核心小组 长 高级管理咨询小组 新中大项目实施小组外部管理实施咨询 各管理职能实施组软硬技术实施职能组数据处理实施职能组教育与培训职能组 各实施项目小组 关键检查点：项目实施组通知相关领导的签收； 准备的会议环境确认 会议纪要的相关与会领导确认 2 4 确定项目实施的阶段计划 241 方法：必须完成什么？（What） 项目参与成员?（Who） 执行方式？（How） 期限？（When） 所需要的成本？（How much） 所需要的资源？ 242 阶段：初步确定项目实施阶段，可以按照 WBS：Work Breakdown Structure 等方法 进行 阶段工作主题具体内容 第一阶段 第二阶段 第三阶段 243 项目实施计划甘特图：可以采用 MS Project 等工具编制项目实施进度控制表，标明项 目进度的时间、进度、里程碑等内容，如： 阶阶段段标标志志第 1 段第 2 段第 3 段第 4 段第 5 段第 6 段第 7 段第 8 段第 9 段第 10 段 项目准备 项目调研 项目规划 基 础 培 训 基础数据组织 初始数据验收 操 作 培 训 项 目 上 线 软件正式上线 并 行 阶 段 报 表 出 具 项目验收 3 3控制表单控制表单 i6_intfi_00_01001： i6_intfi_00_01002： i6_intfi_00_01003： i6_intfi_00_01004： i6_intfi_00_01005： i6_intfi_00_01006： i6_intfi_00_01007： i6_intfi_00_01008： i6_intfi_00_01009： 第二部分第二部分 进销存业务管理项目需求调研进销存业务管理项目需求调研 1 1目的目的 1 1 确定阶段调研内容 1 2 克服调研障碍、获得充分调研 1 3 确定业务现状与期望报告 2 2工作程序工作程序 2 1 调研的内容 2 1 .1 公司（集团）组织结组织结构构调研 内容：描述公司（集团）的组织构成，包括分子公司、部门隶属关系 工具：画出公司（集团）树状组织结构图 方法：请对方出示、协助分析 2 1 2 公司（集团）资资本本结结构构调研 内容：描述公司（集团）的内外资本投资结构关系 工具：画出公司（集团）树状资本结构图 方法：请对方出示、协助分析 2 1 3 公司（集团）信息化信息化环环境境调研 内容：描述公司现有的信息系统软硬件环境与计划采用的新环境 工具：记录到相应的调研清单列表中 方法：请对方出示、协助分析 2 1 4 公司（集团）全面全面进销进销存存业务业务管理政策与管理政策与组织组织信息方式信息方式调研 内容：描述公司采用的进销存制度，以及需要综合提供与分类提供的相关信息 工具：记录到相应的调研清单列表中 方法：请对方出示、协助分析 2 1 5 公司（集团）进销进销存存业务业务管理机构管理机构组织组织调研 内容：描述公司（集团）进销存业务管理部门内部的组织结构关系 工具：画出公司（集团）进销存业务管理部门的树状组织结构图 方法：请对方出示、协助分析 2 1 6 公司（集团）进销存业务管理机构业务业务流程流程调研 内容：描述公司（集团）进销存业务管理部门的业务处理与单据传递流程 工具：画出公司（集团）进销存业务管理工作业务流程图 方法：请对方出示、协助分析 2 2 调研的技巧 2 2 1 采用关键岗位问答调研表 技巧：尽可能采用选择与判断方式 尽可能降低客户对问题的分析难度 在确定性较差时采用多岗位调研，再经过讨论等进行统一 可以采用个别座谈会方式进行 2 2 2 采用问题讨论会 2 3 修改并确定业务现状与期望报告 根据各种调研表单汇总产生调研情况汇总报告，以确定项目的实施方案：包括业务 流程重组方案、网络与系统集成方案、软件实现方案、操作培训方案、系统安全与 维护管理方案等。 3 3控制表单控制表单 表单：i6_intfi_02_00001、 i6_intfi_02_00002、 i6_intfi_02_00003、 i6_intfi_02_00004、 i6_intfi_02_00005、 i6_intfi_02_00006、 i6_intfi_02_00007、 i6_intfi_02_00008、 i6_intfi_02_00009、 i6_intfi_02_00010、 i6_intfi_02_00011、 i6_intfi_02_00012、 第三部分第三部分 解决方案设计解决方案设计 1 1目的目的 1 1 研究客户需求的应用实现可能 1 2 把系统应用各方面实现的最佳方法集合编制成书面的实现方案 1 3 最终使项目的应用实现完全可控 2 2工作程序工作程序 2.1 客客户户需求定需求定义义与企与企业业建模要建模要领领 2.1.1 客客户户需求定需求定义义的核心内容是流程定流程定义义、功能定、功能定义义、数据定、数据定义义。 2.1.1 1 流程定流程定义义： ：所谓流程定义就是要确定哪些业务流程、哪些流程环节需要计算机化。 2.1.1 2 功能定功能定义义： ：所谓功能定义就是要确定哪些部门、哪些岗位、哪些工作职责、哪些 工作步骤需要计算机化。 2.1.1 3 数据定数据定义义： ：所谓数据定义就是要确定哪些业务单据需要计算机输入、哪些业务报 表需要计算机输出，这其中包括了输入输出的详细内容。 2.1.1 企企业业建模要建模要领领 企业管理模型体现为组织结构、业务流程、业务数据，相应的建模活动称之为组 织建模、流程建模、数据建模。 2 1 1 1 组织组织建模：建模：组织建模按部门、岗位、职责、工作步骤方式展开，其目的是描述员 工的本职工作。 2 1 1 2 流程建模：流程建模：业务流程描述了企业与客户和供应商、企业内部部门之间、员工之 间的业务往来情况以及员工本职工作进行的具体过程，包括了销售流程、库存管 理流程、采购流程、报销流程、付款流程。 2 1 1 3 数据建模：数据建模：数据建模主要描述业务数据（单据与报表）的内容及其间的关系。 2 2 根据客户管理需求确定业务业务流程重流程重组组方案方案 2 2 .1 业务流程重组的依据：根据现代企业管理信息系统的质量要求（相关性、可靠性、 实时性/集成性、安全性等），同时依据价值工程分析法，依据管理会计与财务会计 全面整合的要求进行设计。 2 2 .2 业务流程重组的内容：包括进销存业务管理作业流程的重构，重新确定进销存业 务管理的必要岗位，根据岗位重新安排角色分工。 2 3 根据客户管理需求确定网网络络与系与系统统集成方案集成方案 2 3 .1 网络与系统集成方案设计的依据：数据存量大小、客户端操作总数量与并发数量、 客户的网络与数据安全要求、客户的投资预期、客户应用的业务需求 2 3 .2 网络与系统集成方案设计的内容：数据库服务器设计、客户端操作系统配置、网络 联接方案设计、打印方案设计、网络安全设计、数据安全与备份方案设计 2 3 .3 网络与系统集成方案设计的方法：综合考虑客户的各方面需求、提供各种需求的 备选方案、与客户一起座谈与讨论，最终确定全面解决方案的几种备选方案，并 由客户自主选一确定 2 4 根据客户管理需求确定软软件件实现实现方案方案 2 4 .1 软件实现方案的内容：整理整理 原仓库物料余额、库位余额表、月末结存表、批号余 额表、销售产品价格列表、供应商报价、销售计划、采购计划； 提出提出 软件应用基础编码方案、新旧产品大类对照表、新旧物料对照表、新旧仓库对 照表、新旧库位对照表、岗位操作手册、特殊业务操作手册 2 4 .2 软件实现方案的设计：根据对原有进销存业务管理系统和管理层对进销存业务管 理信息系统期望的调研，明确进销存业务管理的需求，分析软件的对照实现办法 与备选方案，再经与项目实施小组、与管理层的讨论，由管理层确定最终的实现 方案；确定方案之前要求对所有方案全部在软件中个别测试，并验证通过。 2 5 根据客户管理需求确定培培训实训实施方案施方案 2 5 .1 培训实施方案的内容：计算机操作基础培训、软件操作入门培训、软件操作提高与 特殊业务培训、进销存业务管理领导培训、系统管理员培训。 2 5 .2 培训实施方案的设计：编制培训计划，包括确定培训内容、培训时间、培训地点、 培训资料、培训设备、培训对象（参与人员）；培训应该随着项目进度与时具进，可 以采用甘特图方式进行培训项目进程控制。 2 6 根据客户管理需求确定系系统统管理与管理与维护维护方案方案 2 6 .1 系统管理与维护方案的内容：主要是与客户一起制定各种制度、职责与规范，按岗 位分包括一般操作人员职责规范、系统管理员操作职责规范；按软件操作级别业 务操作职责规范、系统与网络安全防范制度等。 2 6 .2 系统管理与维护方案的设计：协助进销存业务管理与信息系统管理的主管部门、 讨论会等方式，新中大提供参考资料，一般由客户方负责确定起草人，形成讨论 稿，最终经会议或主要负责人讨论确定。 3 3控制表单控制表单 表单： 培训 i6_intfi_01_00001、 i6_intfi_01_00002、 i6_intfi_01_00003 i6_intfi_01_00004、 第四部分第四部分 运行与维护运行与维护 1 1目的目的 1 1 明确工作目标与阶段可控 1 2 工作内容明确与责任落实 1 3 问题便于追索与可控 2 2工作程序工作程序 2 1 基基础础培培训阶训阶段段 2 1 1 基础培训的内容：主要包括操作系统、字处理操作等的计算机基础知识培训；新中 大软件的基本概念、操作风格、软件基本操作流程等的基础性培训 2 1 2 培训的方式：建议采取集中培训，找固定的电算化多媒体培训教室进行，集中授 课 2 2 基基础础数据建立数据建立阶阶段段 2 2 1 基础数据建立内容：主要把软件的基础设置内容按管理的规划要求实现，同时按 规划的要求对基础编码数据全部输入软件系统，并进行全面校验与核对 2 2 2 基础数据建立的要求：全面严格地贯彻系统规划的内容，并在实践中对遇到的问 题进行充分的研讨与分析后找到合适的方法处理 2 3 初始化完成确初始化完成确认阶认阶段段 2 3 1 初始化完成确认的内容：包括基础数据的编制规范、内容的全面性与完整性，编 码方案包括地区、部门、产品大类、客户类型、供应商类型；编码规则包括部门编 码、人员编码、往来单位（内部组织、供应商编码、客户编码）编码、产品大类编码、 物料主文件编码、地区编码、仓库编码、库位编码、国家编码、省辖市编码、市编 码等；将确定编码方案及编码规则所有基础数据录入到基础数据；还包括其它 的一些基础数据如计量单位、质量等级、结算方式等；库存管理初始化的正确性与 完整性；具体库存初始化包括仓库设置、库位设置、库存选项设置、物料初始、仓 库初始、库位初始、批号初始、跌价准备等；库存基础数据还包括销售管理初始化 的正确性与完整性；具体销售初始化包括：销售选项设置、产品价格初始、客户产 品折率初始、地区产品扣率初始等，销售的基础数据还包括销售发票类型设置、 销售凭证模板设置、客户类型设置、费用项目设置、退货原因设置等；采购管理初 始化的正确性与完整性；具体采购初始化包括采购选项设置、供应商（某物料）报 价；采购的基础数据还包括采购退货原因、供应商类型、采购发票类型、采购凭证 模板设置。 2 3 2 初始化完成确认的方法：对所有完成的初始数据首先打印成纸质材料，采用交叉 检验法，进行全面的勾对校验；对检验的内容不正确部分进行修正，对疑问部分再 行讨论，寻求合理的解决途径；最终需要客户方对打印成纸质材料进行签字确认 2 4 日常操作培日常操作培训训 2 1 1 日常操作培训的内容：按岗位编写具体业务的操作手册，然后对操作人员按岗位 进行培训组织与实施 2 1 2 培训的方式：建议采取分岗位集中培训，找固定的电算化多媒体培训教室进行， 集中授课，根据公司业务实践进行练习，进行集中指导 2 5 运行运行过过程中程中问题问题反反馈馈与与处处理理 2 5 1 运行过程中的问题：包括原先规划没有预见的管理需求与业务处理办法；客户对 原来确认的管理需求突然要求项目组对实现方法进行重大变更；软件中存在的功 能不足、不稳定或错误等等。 2 5 2 运行过程中软件问题的反馈：对于软件问题，应尽快寻找变通解决办法，同时尽 快与当地分支机构服务部联系，确认是否为软件问题，确认为软件问题后，按 ISO9000 体系的要求及时反馈给客户支持中心，对特别重大问题，可以提交比较 详细的问题报告直接传递到客户支持中心经理或产品经理，以获得最快的解决办 法。 2 5 3 运行过程中管理需求调整的处理：包括原有设计中没有充分的考虑或者客户需求 突然变化（有充分理由）；首先寻找软件层的解决办法，进行处理；如果通过软件上 的操作处理还没有找到处理办法,考虑是否可以暂时采取数据库中对数据调整进 行解决。 2 6 上上线线完成完成 2 6 1：上线完成检验的标准：对于进销存业务管理主要是第一个月的运行结果主要是报 表能够顺利提供 2 6 2：上线完成检验的方法：能够及时提供各种进销存业务报表，并且把进销存业务报 表与手工报表进行对比，检查数据的一致性。 2 6 3：上线完成总结报告：对于整个 i6 项目而言，一般也称阶段性总