员工手册_行政制度员工管理手册

员 工 手 册目 录第一章 行政管理制度第一节 前言、总则第二节 公司简介第三节 晨会流程 第四节 保密管理规定第五节 会议管理规定第六节 八小时复命管理规定第七节 工作协作管理规定第八节 考勤管理规定第九节 安全、卫生管理规定第十节 电话使用管理规定第十一节 电脑使用管理规定第十二节 办公用品使用管理规定第十三节 车辆使用管理规定第十四节 文件档案管理规定第十五节 书籍管理规定第十六节 奖惩规定第十七节 入职、离职管理规定第十八节 员工着装规定第十九节 员工礼仪规范 第一节 前言、总则致 新 员 工 辞各位同仁：欢迎你加入嘉邦事业！我们嘉邦就像一个大家庭，它不仅需要经营，也需要管理；它不仅要有物质利润维持其发展，也需要精神要素构筑企业根基和激发员工斗志。作为嘉邦人，应该每时每刻都满怀信心去面对现在和未来的挑战。只要精神不滑坡，只要有坚定不移的决心，坚忍不拔的信心和坚持不懈的行动，我们一定会拥有一个非常灿烂的未来！基于这样的道理嘉邦一直把员工当作客户来对待。我们主张嘉邦首先最大可能地为员工创造一个良好的工作平台和发展空间，让其快乐工作快乐生活！在此基础上去赢得企业的发展与腾飞！嘉邦将最真诚的期待放在各位员工的肩上，期待着大家以高度敬业，诚信忠恳和不断学习的精神投入到各自的工作中去，以专注聚焦第一的标准严格要求自己。公司永远欢迎素质精良的职业人才，我们永远为勇于进步的人士创造最大的发展空间。工作的意义不仅在于满足生存的需要，更在于能为每个人平凡的生活添加价值和色彩。嘉邦的目标是让每个人都能够在胜券在握的结果中找到属于自己的一片蓝天。此信不仅是写给你们的，也是写给我自己的，因为我也是公司的一位普通员工。希望你们能在嘉邦快乐的工作和生活！ 嘉邦广告装饰总经理总 则一、为进一步完善嘉邦公司行政管理制度，建立健全规范的现代化的管理体系，提高公司的行政管理水平和员工工作效率，保障公司各项工作的运行有章可循，有据可依，根据中华人民共和国公司法和中华人民共和国劳动法、中华人民共和国劳动合同法等有关法律法规、政策及公司章程之规定，并结合本公司现阶段的实际情况经过大部分员工讨论通过，特制定本制度。二、本制度适用于公司全体员工。三、凡加入本公司的员工均须详细学习、了解、掌握本制度，在完全清楚明了并同意遵守的前提下，签署新进员工入职承诺书交公司行政人事部门备案后方可与公司签订劳动合同。一旦成为公司员工，必须严格遵守本制度的各项规定。四、本制度实施后，公司有权根据公司实际发展情况作必要的修订或补充，一旦作出修订和补充，当以最新条款为准，公司行政人事部门应及时组织全体员工讨论、学习，一经员工讨论通过，员工应严格遵守最新制度。以下是你需要清楚掌握的：一、你的身份公司相信你已经理解，你在公司是独一无二的。明确你自己的身份，对于公司和你本人同等重要。1、 你是嘉邦公司的员工。你的其他单位职务，公司不会承认，同时有理由要求你解除其他职务。2、 正式和非正式社交场所，除涉及个人事务外，你的身份只能是嘉邦公司的员工。3、你的其他事务，除公司明确规定的或者关系到公司的业绩，此外，公司不承担任何责任。4、你在公司的具体职位，将在合约或聘任书上载明。二、你的自律公司认为，你必须同其他员工一起遵守如下规定，不允许有特殊情况存在。1、一切正式和非正式文本的公司文件（包括公司服务对象和运作方式），除向公司目标客户作必要的解释外，均属公司商务机密。非经理亲自允许，你没有向非客户传播的义务，同时，如果出于私人利益泄漏机密，你将被公司单方面解除劳动合同，并要承担由此引起的全部责任。2、公司授权你独立或协助处理事务时，你必须尊重公司对你的信任，你没有任何理由借此舞弊和营私，否则，你将被公司单方面解除劳动合同。3、公司是一个团体，员工均有维护美誉之责任。如果你对公司的运作有良好建议，请通过正式渠道在公司内传达；你任何场合有损公司形象的言行，都必须由你负全责。4、公司遵守国家一切法律，尊重一切社会道德规范，因此决不允许有漠视上述法律规范的人员在公司内任职。三、你的纪律公司认为，优秀的公司是以严格的纪律为基础的，因为它是秩序和实现目标的保障。如果你觉得公司要求的纪律难以理解和遵守。可以咨询公司经理或向公司提出辞呈。1、在公司办公区间，你不能谈论非业务范围的话题。2、在工作时间，如果你不是公司行政文员和信息相关部门人员，你不可以阅读非专业性读物。3、正常工作日内，非公司聚会和主管领导同意的原因，你不能饮用包括啤酒在内的任何有酒精成份的饮料。4、请你记住，当你还有上司的时候，你不能拒绝上司对你关于业务和纪律的建议，假若你没有上司，请你率先遵守。5、你有责任维护办公区间的整洁，你所使用的物品，必须注意有序摆放。6、任何时候，你没有理由拒绝为客户提供有理要求的服务。四、你的薪酬你的薪酬将由底薪、业务提成、效益奖金和全勤奖构成，并在公司与你所签订的契约中详细载明款额和计算办法。1、公司薪酬按照职位确定，如果你是正式员工，要取得全额本薪，必须完成相应的业务或者为客户提供相应的服务。2、你需要理解的几个术语：（1）底薪。底薪是公司根据职位所提供的员工月工资，其与员工所承担的责任和能力有关。（2）业务提成。业务提成系指员工根据不同的岗位，在完成业务后所享受的按业务发生额的比例，提取的利益。提成在工程清款50%之后由公司兑现你的提成总额的50%，剩下50%待工程余款结清后付清。（3）效益奖。效益奖系公司年底根据员工业务和公司效益，按照一定比例分配给员工的报酬，效益奖一般在农历年的12月20日左右发放，在此之前离开公司，你将失去获取该项奖项的权利。4、你的薪酬并非一成不变，只要你业绩卓越，遵守公司所有制度，你将能享受升级后的薪酬。5、公司鼓励员工创新，如果你能够向公司提供卓有成效的计划，你将获取公司的优厚嘉奖。6、公司员工薪酬、提成及加薪的办法，公司将有专门文件向你提供。五、你的职位授权和支持，是公司主要的管理模式。在嘉邦，无论专家还是一般员工的智慧都会受到尊重。嘉邦的团队领导只是一个召集人和实现最终目标的决策者。你必须记住，正因为这种授权，你的职位同时也极富挑战性。六、你的绩效绩效是你和公司关注的问题，你必须明确你的任务和需要遵循的标准，把握好实现绩效的进度，并注意和你的同事交流，提高个人业绩。1、如期填写公司派发给你的嘉邦企业员工绩效考核表，将是你其中的一项工作，这是你和公司交流的一个办法。2、要养成每天进行工作日记记录的习惯。3、公司会定期不定期组织业务分析会，这对提高你的工作效率有很好的促进，你必须按时出席，并在此之前作好准备。4、包括经理在内，都必须记住：绩效是衡量你业务能力的标尺，并且与你的收入直接相关。七、你的升职升职并非只是授以你更多的权力，公司认为，其更多的是对你能力的肯定和对你准备推行卓有成效工作方案的允许。1、你也许并不在乎升职，但公司认为你很重要，记住，当公司决定对你升职的时候，请你把它看成是一种挑战。2、如果只是业绩方面的原因，你的职位被他人代替，同时未获升职，公司认为这并不是公司和你的过错，应该把责任归咎于市场竞争。八、我们的秩序秩序是一种保障，是维系公司正常高效运作的最后防线。公司的一切涉及员工利益的决定，都必须以文件和文本为准。公司承认其他团队的另一种方式的秩序，在那里，你可以自己确定你的薪酬，决定你的上班时间，甚至可以对你的经理发号施令。但是嘉邦公司只想明确地说，那不是嘉邦。嘉邦需要的是铁的纪律、铁的秩序和铁笔写就的永远擦拭不去的华章。现在，你可以开始在这秩序中开展工作了。第二节 公司简介第四节 入、离职管理规定一、拟录用的员工，需经过面试、笔试、试用，试用期的前7个工作日为学习观察期，学习观察期的最后一天由部门负责人签署学习观察期评议意见转交人事部门，经人事部门审核，通过考核，且双方都感到满意，方可办理正式试用手续。7天学习期被证明不符合要求者，公司将解除与该劳动者的合同关系，由人力资源部及时办理离职手续，且观察期无薪金。二、新进员工的考试，由拟接收部门的负责人和人事部门组织出题考试、主管副总及有关人员参加，总经理和董事长视情参加。三、人力资源部将面试合格人员的详细真实情况评价书面呈报给总经理，待批准后，予以办理入职手续，进入观察试用期。四、人力资源部门对应聘合格、通过7天考察的员工，及时组织新进员工办理就职手续，新员工办理入职手续须交验以下证明：1、近期免冠一寸彩色证件照片两张；2、提供本人身份证、毕业证原件、复印件各一份；3、提供本人在原工作单位的解除劳动合同关系证明、离职证明、原单位人事部门联系电话；五、如果未通过考核，在当日下班之前由人事部门告知该员工不符合试用条件，结束试用期。六、学习观察期满转入试用期的人员，如本人感到不适，要求离开公司的，但工作日未满30日者，在办完离职手续后，工资发放50%且扣除名片费及其他，七、员工所提供的资料必须详细、真实、准确，如在资料审查或外调或录用过程中发现情况不属实者，公司可随时与员工解除劳动合同并不给予任何补偿。八、进入试用期的员工，试用期满后，由本人提出申请，经上级同意后填写转正申请书，经所属部门负责人签署意见报人力资源部进行审核，人力资源部门审核通过后报总经理批准。九、对需延长试用期的员工，所属部门负责人必须在“试用部门负责人评议”一栏内签署意见，由本人填写“延期试用期表”上报人力资源部门，人力资源部门调查核实后，写出意见，报总经理批准。十、延长试用期满者经考核合格后，仍应按以上程序报批。延长试用期不得超过一个月。十一、在试用期延长期内，如本部门负责人认为该员工仍不宜转正，应直接找其谈话，并报人力资源部，人力资源部核实后，报总经理审批，终止其试用期，公司予以解除劳动合同关系。十二、辞职的条件和程序：1、未满试用期的员工辞职须提前7天向本部门负责人提交书面辞职报告，满试用期的员工之后的正式员工辞职必须提前15天向本部门负责人提交书面辞职报告。2、由本部门负责人签署意见后，三日内将辞职报告送交行政人事部。3、行政人事部调查核实签署意见后，报请总经理审批并将批复结果告之辞职者所在部门，由其所在部门负责人直接通知到本人。4、辞职或调动报告未经公司总经理批准前，员工必须坚守岗位，正常上班。若私自离岗或消极怠工，公司将按制度予以考核并进行相应处理。5、员工离职前必须将公司的资料、客户资料、钥匙等圆满交接，如实填写工作交接单、办公用品交接单和财务清算单，由本部门负责人和人事部门现场监督交接，未交接完毕者，公司将不予结清余下所有工资。如果交接完毕，工资在离职满30日随工资发放日结算。设计部离职人员另见设计规范手册规定。6、凡是办理离职手续后的所有员工，必须在离职手续办理之日起5日内到公司行政人事部门办理其本人档案、社会保险等相关外移手续。逾期不来办理者，所造成的后果由其本人全部承担。7、被辞退员工无理取闹、纠缠领导，影响本公司正常工作秩序的，本公司有权提交公安部门进行处理。 8、公司有权解除不符合公司要求的员工的劳动关系。员工有辞职的自由。但均须按本制度规定履行手续。十三、公司与员工解除劳动合同的条件：1、在试用期间被证明不符合录用条件的，以职务职责说明书规定的条款为标准；2、公司与员工协商一致，可以解除劳动合同；3、轻微违反公司管理规章制度，半后内连续三次以上（含）经教育仍不改正者；4、严重违反公司规章制度达一次以上（含）者；5、严重失职，营私舞弊，给公司造成重大损失达500元以上（含）者；6、劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，或对完成本单位的工作任务造成严重影响者，或者经公司提出，拒不改正的；7、以欺诈、胁迫的手段或乘人之危，使公司在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的；8、被依法追究刑事责任的；9、按以上条款解除双方劳动关系者，公司将不支付任何经济补偿；十四、 解除劳动关系的交接程序1、双方解除劳动关系时，员工必须在劳动关系解除前将本职工作同公司指定接替人员进行交接，并由部门负责人监督交接。认真、准确填写 工作交接报告、办公用品交接单和财务清算单，经相关部门负责人签字确认后，方可结算工资 (交接单填写不详者不予办理其它任何手续)。2、 部门主管以上人员（含部门主管）离职时除履行正常离职手续外，还必须由公司指定审计人员做离职审计无误后方可离职。3、 手续办完后，持全部审批后的离职申请表工作交接报告财务清算单到财务部门结算薪金。4、 如离职人员离职后发现财务单据或对外的应收款项有亏欠，给公司造成损失的，则由其所在部门负责人和相关财务人员共同承担。5、 所有员工未经批准而自行离职的，公司不予办理任何手续；给公司造成损失的，公司有权追究其经济赔偿责任。6、 自动离职者对公司财物交接不清者，公司有诉诸司法机关追究其经济和法律责任的权利。7、 员工必须服从组织安排，遵守各项规章制度，有违反并经教育不改者，公司有权解除双方劳动关系。8、 试用期内公司单方面与员工解除劳动关系者，按试用期实际工作日结算工资。9、 员工严重违反规章制度、后果严重或违法犯罪的，公司有权予以解除劳动合同或移交司法机关予以处理。第五节 保密管理规定为保守公司秘密，维护公司的发展和利益，特制定本制度。一、公司秘密是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限定一定范围的人员知悉的事项。二、公司全体员工都有保守公司秘密的义务。三、公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。四、公司秘密包括下列事项：1. 公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。2. 公司管理制度、文件、通知等，包括：业务信件、销售计划、客户档案、统计资料、库存商品价格等。3. 公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4. 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表产值。5. 公司掌握的尚未进入市场尚未公开的各类信息。6. 招标项目的标底、合作条件、贸易条件；7. 公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。8. 公司非向公众公开的财务、银行账户账号等；9. 其他经公司确定应当保密的事项。五、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理办公室负责保密，并采取相应的保密措施。六、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，须事先报总经理批准。七、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：1. 选择具备保密条件的会议场所。2. 根据工作需要，限定参加会议人员的范围。3. 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。4. 确定会议内容是否传达及传达范围。八、不准在私人交往和通讯中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。九、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应。立即采取补救措施并及时报告总经理。十、出现下列情况之一者，给予警告，并处以50-500元罚款：1. 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2. 违反本制度第六条、第七条、第八条、第九条规定的；3. 已泄露公司秘密但采取补救措施的；十一、出现下列情况之一的，予以辞退和赔偿公司经济损失并取消其在公司的一切利益（包括工资和效益工资）。1. 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。2. 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。3. 利用职权强制他人违反保密制度的。第七节 八小时复命制为严肃工作纪律,加强时间管理, 提高工作效率,特制定本制度。一、 上级向下属指派工作，下承办单要求作出限时，对于无法提出限时的工作，应严格按本制度执行。二、 员工接受领导口头或书面指派的非限时工作任务，须于接受任务之时起，八个工作小时内汇报工作结果或承办情况。三、 部门之间非限时的协作事宜，应在八个工作小时内互相通报工作进展情况。四、 员工向部门经理/主管反映问题、提供建议等，部门经理/主管须在八个工作小时内通告工作结果或承办情况。五、 员工在工作时间内因外出办事，或请假休息等原因不在岗位， 均应向公司说明事由、去向，保证电话开通并与公司保持联系。六、 违反本规定，视情节给予一般或严重过失单处罚。七、 员工投诉按投诉制度处理，不属此制度规定范围。第八节 工作协作管理规定为保证公司政令的有效贯彻，加强部门间工作的衔接、配合，特作如下规定：一、各部门人员，应本着分工明确、积极配合的原则开展工作。各部门人员需认真执行岗位或职责要求所规定的工作职责，按要求及时完成工作任务。各部门人员确保按时、按质、圆满完成本职工作任务的同时，若其它部门需要协助时应积极主动给予协助。二、部门之间协作，要以公司利益为前提，相互配合，高效率的完成工作任务，不得互相推诿。三、第九节 考勤管理规定为在公司中形成良好的工作作风，培养员工养成严谨、守时的工作态度，加强正确的行为约束，规范公司的规章制度，特制定本细则。一、考勤的内容:1.总部上班时间：5月1日-9月31日： 上午 8：00-12:00； 下午 14：30-18:30； 10月1日-4月30日： 上午 8：50-12:00； 下午13：00-18：00；2.员工周六、周日和部门例会日照常上班，否则按事假记录。休息由部门负责人安排，每月4天； 二、考勤的计算依据:1.打卡为考勤的首要依据。总部所有员工均按个人上、下班的实际时间认真打卡，每位员工每天正常考勤应为二次（市场部为一次。如考勤机因故不能打卡，应准时到前台处签卡）。 上、下班及中午休息时间要严格执行公司规定。凡因公不能按时打卡者或漏打卡者，均由员工所在部门经理（或上级主管）批准后，报人力资源主管及时签卡，并做附注，否则将视为缺勤。请半天假期的上下班要求打卡两次，违者按迟到或旷工共处理.2.请假单为考勤的另一重要依据。所有员工的病、事假、年假及出差等公假，均应事先认真填写请假单。正常事假、年假应事先向其直接领导书面申请，经批准后方可正常休假。3.各分公司（或分部）员工休息时间原则上由各分公司（或分部）经理安排，但必须保证每位员工26-27天有效工作日。串休不能影响正常工作。4.公司考勤以当月1日至月底最后一日为考勤月。原则上每月考勤以26-27天计算。5.每月2日之前，办公室主任对总部员工上月考勤进行统计审核，各部门应在此之前将各部门调休情况报人力资源部门处，凡未能及时报送的，一切责任由各部门自负。各分公司（或分部）对其所属员工上月考勤进行统计，报人力资源部门进行审核。6.违反上述规定者将视情况给予过失处罚。三、违纪的处理所有员工均应由本人亲自按时打卡，如发现违纪情况，将按如下措施处理：1.对于私自涂改考勤卡或虚报上下班时间者，将给予违纪人一般过失单一张，如有再犯，给予严重过失单一张。2.所有员工每次迟到或早退在30分钟以内，扣除工资20元；每次迟到或早退超过1小时，且未请假者，按旷工半天处理。3.如未能按上下班要求的时间打卡者，又未经部门经理（或总经理）同意，且无正当理由的，按旷工一天处理；连续或月累计旷工两天则视为自动离职，不结算本月基本工资及效益工资。4.员工请假（事假、病假、婚丧假、产假、出差等）应如实填写请假单，逐级审核、批准，经批准后交人力资源部备案后方可休假。未填写请假单或未经书面批准休假视为旷工。5.员工凡上班或下班出现漏打卡一次的，如未报办公室主任签卡者，均计为迟到或早退一次，扣除工资20元。6.请事假1天按1个有效工作日100%扣发工资；请病假须持医院（县、区级以上）出具的有效病休假证明，请1天按1个有效工作日的50%扣发工资；，旷工1天扣200元。7.病、事假未经批准而擅自不到岗者按旷工论处。8.若在预定的事假、出差等假期满时，不能按正常时间到岗工作时，应在假期满前一天逐级申请，得到书面批准后方可休假并通知人力资源部门备案，否则按旷工计。9.休事假每次最长不得超过30天，职员事假能否批准应根据当时具体情况和工作需要而定。10.若部门经理（或总经理）不在公司内，又无法联系上须提前请假时，可向人力资源部先说明情况，并得到明确许可并办理请假手续后方可休假。11.一般员工请假一天以内（含）须经部门经理批准，两天或两天以上须经人力资源部批准后，交总经理批准； 5、员工享受假日共六天：元旦 ： 放假天（暂定月日）；* 春节 ： 放假天（农历除夕、正月初一、初二）；* 劳动节 ：放假天（暂定月日） 国庆节 ： 放假1天（暂定10月1日）五、婚假1、员工在结婚时，如已为公司服务满两年，双方达到法定结婚年龄，凭结婚证明（自登记之日起6个月以内有效），可享受连续7天带薪婚假；如休息日与婚假重复，休息日计入婚假天数。2、婚假须于结婚登记后6个月内使用，并提前10天填写请假单连同有关证明复印件经部门批准后送人事部门核准。六、产假1、在公司服务满两年的正式女工且符合计划生育政策的，可享受产假（含休息日、节假日）。怀孕女工请及时通知公司并提交预产期证明。2、国家政策生育的，员工可以按照国家规定享受的产假（产假不少于90天，晚婚晚育者，女方生育准男方休假7天），符合国家政策流产的，公司按照国家规定安排休假并按病假处理。3、违反国家计划生育政策的，除取消产假外，还将根据当地有关法规予以处罚。4、已婚女工孕期检查，经医院证明，不记入各类休假。七、丧假1、在公司服务满两年正式员工，其直系亲属(包括祖父母、外祖父母、父母、配偶、子女、兄弟姐妹（含配偶方）)去世，可享受连续三天（不含法定节假日）的带薪丧假；非直系亲属亡故 (仅限于岳父母、公婆)，可享受1天（不含法定节假日）的带薪丧假。八、工伤假员工因工伤需治疗、休养，按照国家有关规定执行。九、休假审批流程1、休假人员向部门负责人提出口头申请并说明事由。2、经部门负责人同意后，到人力资源部领取请假单。3、严格按照请假单要求，认真填写，写明事由，并由部门负责人书面批准后交于人力资源部。4、经人力资源部核实签字，交总经理批准后，方可休假。十、加班人员管理制度1、为了维护加班秩序、保障公司财产的安全特制定本制度；2、人力资源部当天指派加班临时负责人交给钥匙，临时负责人在当天加班时间内负责全部事项；按正常上班制度管理；3、加班人员应文明加班，保持办公区域内的卫生，不得做与所报加班内容无关的事项。禁止在公司内大声喧哗嘻笑打闹。4、加班人员在未经临时负责人同意不得带领无关人员进入本公司；5、加班人员间应团结互助，互相尊重，爱护公物、杜绝浪费、保守机密、安全防范，注意防火、防盗。6、加班完毕后，加班人员必须关闭所有电气设备电源及门窗，临时负责人锁好大门并于次日将钥匙交还人力资源部。7、违反本制度造成物品损坏、丢失的，视情节给予一般或严重过失单并照原价赔偿。8、加班时间内向无关人员泄露有关公司内部情况，将给予严重过失单或开除处罚。第十节 安全、卫生管理规定一、环境卫生管理1、办公室必须保持整洁，达到“五无”，“五净”。即：无痰迹，无垃圾（纸屑，果皮，烟头等），无蜘蛛网，无杂物，无蚊蝇：地面净，门窗净，天花板净，墙壁净，用具净。个人工作区域随时保持整洁，桌椅摆放整齐，物品摆放凌乱或杂物未及时处理者，罚款5元。2、衣物、包等非办公用品应放入柜内，扫帚及拖把应放置于指定位置。3、各项办公设备须每日擦拭干净（须用专业清洁剂的应用专业清洁剂）。4、不参加值日者，一次罚款二十元，值日情况不好者罚款5元/处。二、安全管理1、办公场所禁止吸烟。2、办公室内不准存放易燃易爆物品。 3、烟头、火柴应放在烟缸内，不能随地乱扔。 4、随时检查插座、插头之绝缘体是否脱落损坏。5、用过的废纸、无用文件和其它易燃物品等要随时清除。 6、下班时，室内要进行一次防火检查，切断电源，关闭门窗。 7、全体人员皆应知道总电源开关及灭火器之位置及使用方法。8、禁止陌生人来公司办公区域无故逗留。9、下班时，由最后一个离开办公室的人员负责关闭好所有电源，锁好门窗。10、上下班要遵守交通规则。第十一节 电话使用管理规定一、本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通，开展业务之用。公司所属电话一律不得拨打任何信息收费电话及私挂长途电话。二、三、员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。四、拨打外线接通声响四次对方无人接听时，应挂机重新拨叫。五、公司员工接听外线电话必须使用公司标准用语：“您好，嘉邦公司”。六、总的要求语音甜美，用语礼貌、规范、简洁。七、公司员工不得利用公司电话拨打私人电话。如有急事应向部门经理或主管说明经同意后方可拨打。八、公司电话费由财务部专门负责人交纳。九、十二、各部门直拨电话出现信息费，本部门领导负责追查责任人。责任不清的由部门集体承担此项费用。十三、违反本规定视情节给予一般或严重过失单一张。十四、违反规定第一条拨打任何收费信息电话及私挂长途电话的，给予严重过失单一张，并承担全部费用。屡教不改的给予单方面解除劳动合同。第十二节 电脑使用管理规定一、由于电脑已成为我公司工作中不可缺少的重要工具，为了加强对公司总部、分公司、设计分部的所有电脑及配套设备的管理， 特制定本制度。二、各部门经理、电脑负责人应确保所使用的电脑及外用设备始终处于整洁和良好的状态。三、对关键电脑设备，应配备必要的断电保护设施。四、公司指定专人使用的电脑未经本人同意，他人不得擅自使用。五、公司所有电脑不得安装游戏软件。六、打开电脑时应按步骤开机，首先接通显示器电源，接通打印机等配套设备电源，最后再接通主机电源。七、外来U盘在使用前，必须确保无病毒。八、使用人在工作完成后或下班时应按步骤退出系统或关机，首先按系统提示关掉主机，后关掉打印机等配套设备电源，最后关掉显示器电源不得非正常关机。九、当天工作完成后、下班前应将电脑及配套设备的一切电源关掉。十、C盘作为系统盘不能存放任何个人文档。十一、电脑使用人不能删除C盘的系统文件和应用程序文件，以及更改电脑的各种设置。十二、任何人不能使用公司电脑光驱播放各种VCD 、CD 光盘。十三、电脑需安装程序软件时必须由公司电脑维护人员许可后再安装。十四、除公司电脑维护人员负责硬件维护外，任何人不得擅自拆卸所使用的电脑或相关的电脑设备。十五、公司电脑维护人员拆卸电脑硬件时，必须采取必要的防静电措施。十六、公司电脑维护人员在作业完成后准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。十七、所有带锁的电脑，在维护工作完毕后或离去前必须上锁。十八、公司电脑维护人员必须每两周检查一次所管辖的电脑及外设的工作状况，及时发现和解决问题。十九、公司总部、分公司及各部门的电脑须指定专人负责管辖。二十、各部门所辖的电脑设备（及后加设备）必须有配置清单，一式两份，一份由行政部备案存档，一份由使用部门保管。使用者离职时需按配置清单交接办理离职手续。二十一、另需配置软硬件的，须写出书面申请上报总经理，由总经理批准后方可购置、安装。二十二、部门电脑主机箱上的封条必须保持完好，未经行政部允许，不得私自开封。二十三、凡有下列行为之一的，直接责任人给予严重过失单处分罚款200元，电脑负责人罚款50元。1、安装使用盗版软件的2、私自安装和使用未经许可软件的（含游戏软件）3、专人使用的电脑未使用密码功能的。4、关机未按程序关机而造成系统程序文件损坏的。5、下班后没有关机，切断电源的。6、擅自使用个人专用电脑的。7、在系统C盘存储个人文档的。8、随便删除系统C盘上的系统文件和应用程序文件而造成计算机不能使用的。9、更改电脑设置，而造成电脑和网络不能使用的。10、没有及时检查或清洁电脑及配套设备的。11、月底前没有将电脑的使用、现状情况上报公司计算机维护员的。12、使用不当造成硬件损坏的。二十四、凡有下列行为之一的扣除当事人当月奖金，公司并根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任如数赔偿损失。1、擅自开启机箱拆卸硬件的。2、保管不当造成硬件丢失的。3、违章作业造成系统崩溃或硬件损坏的。4、使用外来盘没有查毒使电脑感染病毒而造成系统损坏的。二十五、公司将根据检查的结果，按年度对认真执行本制度的部门电脑负责人给予200元的奖励。二十六、上网规定1、2、禁止利用上网时间进各种聊天室聊天或查询与工作无关的信息；3、严格禁止利用上网时间浏览各种反动、色情等违法网站；4、在上网所进行的工作完毕后，应及时断开网络连接；5、电子邮件由网管员负责查收，并分类登记。签收人应于接件当日按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误，属急件的，应在接件后15分钟内报送，15分钟内无法报送的，应与接件人联系并协商解决办法。6、违反本制度规定的，视情节给予相关责任人以过失处罚，并承担一切经济损失。第十三节 办公用品使用管理规定一、办公用品管理规定1.办公用品领用需先写申请，统一由行政部购买.2.如各分公司负责人遇到特殊情况经总经理批示后自行购买的办公用品,需在三日內报行政部建档备案,如不及时申报的将给予严重过失单处罚。3.行政部每月统计办公用品的领用情况及申购时结存情况报总经理。4.电脑相关配件的购买更换经总经理批示后由行政部购买, 行政专员做好相关物品的及时记录(时间.物品名称.单价)并让相关人员签字后方可进行维修更换,如电脑物品记录不清将给予电脑维护管理员过失单处罚。5.办公用品各部门、各分公司/部负责人统一领用管理,并记录好办公用品明细帐,以备员工离职时的交接工作。6.一旦员工离职,离职员工必须持部门负责人对其办公用品交接情况的签署意见前往人力部及行政部,待核实清楚后准许离开并领取工资,如没有部门负责人的签字则一律不予办理。7.调职员工,在调往其它部门或岗位前须交接好办公用品。由负责人签字待行政部核实后方可调职,如交接部门人员双方在未交接清便已调职,一旦发现交接不清情况责任由交接双方及部门负责人共同负责。8.办公用品的报销手续为报销人拿着办公用品申请批示单(或确切使用去向),购买的发票上附支出凭证,且支出凭证上备注清楚后报销,报销时间为每周三、周四。9.行政部将不定期对办公用品的使用,保管情况进行抽查,如发现部门管理较好为公司节省办公用品费用的,由行政部报总经理将给予部门奖励,反之管理不善.浪费现象严重造成公司办公用品费用增加的,由行政部报总经理将给予部门相应处罚。二、关于公司外购搜集各种资料流程规定1.工具书、专业书、光盘等图文资料属于公司的办公用品，须由专人管理。2. 3.行政部后勤主管须建立详细的入库清单。资料管理人员应将资料编号并建立详细的目录，资料必须贴带有编号的标签。4.行政部后勤主管定期（三个月）对资料的使用情况核查，将核查结果与资料入库清单报至财务部，并在一月、四月、七月、十月的第一周向总经理办公室主任作书面汇报，由总经理办公室主任在周三例会向总经理汇报核查结果。如发生损坏或丢失而责任不清者，视情节给予书籍管理人员过失处罚，并作相关赔偿。5.公司员工搜集到行业有关信息资料，对公司发展有益的进行10-100元奖励，并由办公室整理分类保管，重要信息资料及时提供给总经理，以第一时间交至办公室。三、印章、证书管理规定1.公司印章、各类证书由办公室主任负责保管。每日行政主管负责安排公司印章、证书保管，确保上班时间正常使用。如因安排不当而影响正常工作，给予办公室主任一般或严重过失单处罚；如因保管人临时外出而未转交其他人保管的，给予保管人一般或严重过失单处罚。 2.各部门需使用公章时应向保管人说明用途，经保管人审核同意并登记后方可使用。3.对违反上述规定的员工，将视情节给予一般或严重过失单，并承担公司的一切损失。四、光盘管理规定1.空白光盘的申购一律由行政部上报总经理批示后统一购买。2.公司所有光盘由行政部统一保管、备案、编号。3.空白光盘的领用到行政部领取。4.刻录完的光盘三日内交由行政部备案保管不及时交回的将给予严重过失单一张。5.需借用光盘使用时，写申请报行政部负责人批示后，持此批示意见到行政部以借条形式签字借用并及时归还。6.在借用期间一旦出现丢失、损坏、私自另借他人或被他人盗用等情况，由借用人承担相应责任，给予严重过失单一张并视情节按原价赔偿。五、办公家具管理规定1.办公家具购买须先写申请，经总经理批示后统一由行政部购置。2.各部门、分公司/部所保管的办公家具，负责人须在行政部建立的家具清单上签字。3.如有办公家具增加、损坏、更换等情况须在三日内报行政部建档，如不及时报行政部，造成清查时与所建档案不符，则由部门、分公司/部负责人承担相应的责任并给予严重过失单一张。4.行政部将定期（三个月）或不定期进行检查核对办公家具情况报总经理，对办公家具管理较好的部门并给公司节省办公家具费用的部门、分公司/部，由行政部报总经理将给予部门奖励；对管理不善损坏率高、造成办公家具费用增加的，由行政部报总经理将给予部门处罚。5.如部门、分公司/部负责人调换、离职，前任负责人须与接任的负责人按办公家具清单交接清楚后方可调职或办理离职手续，如交接不清的由交接双方责任人共同承担。第十四节 车辆使用管理规定为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本办法。一、本办法所指车辆系指公司的客、货车辆。二、本公司的车辆由总经理指定行政部人员统一管理，并负责保养。三、车辆应由专任司机驾驶，因特殊情况需由他人驾驶时，应由总经理同意，并善尽驾驶人员责任。专任司机应严格按照车辆保养手册实施定期检查及保养，以维持机件寿命，确保行车安全。四、公司每辆车内的灭火器、危险标牌及随车工具应完好可靠并随车携带。五、为了保障驾驶员、乘车人员及车辆的安全，公司车辆内禁止任何人吸烟。六、车辆的有关证件及保险资料统一由司机。保管，并负责一切费用的交纳及车辆的维修。七、各分部需要使用车辆时，应事先填妥“派车单”经司机班班长核准、行政主管签批后方可调派。无派车单者，行政部不予调派。八、私自将公司车辆开离公司者，按严重过失处理。九、司机根据“派车单”的资料于每日填报“行车日报表”，行政部审核其实际里程。十、“行车日报表”上所记载里程数应与车辆里程表相符，不符的数应由司机交纳差数里程的汽油费。十一、节假日或上班时间以外车辆的使用应呈请总经理核准后始准调派。十二、经呈报批准的非公用派车，应负担使用里程的油资，由申请人于派车翌日连同行车执照、车钥匙一并上行政部，否则停止其以后的使用权。十三、车辆驶回后应停放在公司指定场所，并将车门锁妥。十四、节假日前应将国产车总电源关闭。十五、司机驾车管理规定1.公司司机必须遵守中华人民共和国道路管理条例及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规章制度。2.司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。每月至少用半天的时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。3.出车前，要例行检查车辆水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。6.出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，禁止在不准停车的路段或危险路段停车。司机离开车辆时要锁好保险锁，防止车辆被盗。7.司机对自己所开车辆的各种证件的有效应经常检查，出车时一定保证证件齐全。8.晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。9.司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括高速、紧跟、争道、赛车等）。10.司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人员不得利用公司车辆学开车。 第十五节 文件档案管理规定一、文件管理制度1、为加强公司文件的规范化管理，特制定本办法。2、公司的文件由总经理办公室主任负责起草和审阅，总经理签发。3、公司各部门的文件由各部门负责起草，并交一份电子文档给总经理办公室审阅、修改，起草人或部门（临时）负责人校对，总经理签发，未交总经理办公室审阅和私自制发的，视情节给予文件起草部门负责人一般或严重过失单一张。4、文件原稿，须注明文件起草部门、起草人，由办公室主任分类归档，保存备案。5、文件签发后，由总经理办公室统一安排打印、复印、盖章。5.1公司正式书面文件（红头文件、呈报上级主管部门文件）出现错别字的，每个错别字给予总经理办公室主任和部门文件的校对人各20元罚款。5.2属于机密的文件，起稿人应注明“秘密”字样，并确定报送范围。机密文件按保密规定由专人印制、报送。5.3文件由总经理办公室负责发送。送件人应将文件内容、发送日期、接件部门、接件人等事项登记清楚。秘密文件由专人按核定的范围发送。5.4外来的文件由总经理办公室主任负责签收，并分类登记。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后15分钟内报送，15分钟内无法报送的，应与接件人联系并协商解决办法。5.5传阅文件由总经理办公室主任负责收回，对领导指示的文件，总经理办公室应按领导指示和文件要求组织传达和落实。6、违反本规定的，按违反公司保密制度规定承担责任；二、档案管理规定1、总 则1.1加强公司档案管理工作，进一步发挥档案为公司经营管理直接服务的作用，根据中华人民共和国档案法和企业档案管理暂行规则的要求，结合公司具体情况，特制定本条例。1.2本条例所界定的档案资料是指公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。1.3档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，公司所有员工对档案管理工作均需承担义务，任何部门、企业（单位）、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。2、档案管理的要求2.1档案应一律保存在编号的铁皮柜内。由总经理办公室主任负责管理。档案柜内要保持通风、清洁，确保档案安全。2.2公司各部门及分公司因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表，由档案借阅部门负责人批准后方可借阅。重要档案资料的借阅须经总经理批准。2.3凡经批准借阅的档案资料，不得私自转借、拆散、涂改，原则上只可在总经理办公室阅读，复印档案必须经档案借阅部门负责人批准。2.4根据国家有关规定和公司实际情况，公司档案的保管期限定为永久、长期和短期3种：a) 永久保管：凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的，对公司的建设发展有长远利用价值的档案资料，列为永久保管。b) 长期保管：凡是反映公司系统的经济和管理活动，在较长时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期保管，时限一般为10年。c) 短期保管：凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案资料，列为短期保管，时限一般为3 年以下。3、归档工作的程序及要求3.1划定归档范围，目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保存，既避免遗 漏重要文件，也不使案卷重复庞杂。3.2公司总经理办公室档案柜内归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕，具有参考价值的文件资料。主要有：a) 公司各部门及分公司形成的直接反映本身业务工作的重要文件。b) 与各部门及分公司产生的文件有密切联系的上下级单位的批复、批准、请示、报告等文件资料。c) 各部门及分公司开展工作需要遵循和查考的上下级单位的文件资料。d) 具有参考价值的不相隶属单位的文件资料。3.3立卷应根据文件的形成规律，如：时间、组成机构、问题、性质、名称等进行分类，以便查找。3.4卷内文件的排列应保持内在联系，一般应把来文和复文放在一起，来文在前，复文在后；批复 在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。3.5年度的文件，一般应放在针对的年度，多年的计划、规划放在开始的一年，多年的总结放在最后一年，既有计划又有总结放在总结为主的一年。3.6卷内文件经过系统排列后，应用阿拉伯数字编写页号，以固定排列顺序，方便查找。3.7编号的位置应当统一，一般左侧装订的案卷编在右上角，凡有字迹的纸页每页正面编一个号，大张图表折叠后也编一个页号，卷内有印刷小册子的只编一个页号，另在备考中注明。3.8编号宜使用铅笔，以区别原有文件页码，并便于编排时修改，必要时也可使用编号机。3.9在每卷文件前须填写卷内文件目录，用以介绍卷内