工作手册_总经办工作手册

总 经 办工作手册二OO六年八月目 录第一节 总则-5第二节 总经办职能与管理架构-5一、 总经办职能-5二、 管理架构-5第三节 主要岗位职责与任职要求-6一、 总经办主任-6二、 行政助理-7三、 文档主管-8四、 员工车司机-9第四节 管理制度-10一、 会议制度-10二、 总值班经理管理制度-16三、 档案管理制度-17四、 酒店印章和介绍信管理规定-23五、 酒店呈文管理规定-24六、 酒店公务接待的有关规定-25七、 VIP接待规格-26八、 关于请示报告制度-27九、 关于参观酒店的规定-28十、 公文处理规则-28十一、文件管理制度-33十二、安全保密制度-34十三、总经理接待日制度-35十四、档案室管理制度-35十五、车辆管理暂行办法-36第五节 工作标准与程序-39一、 收发文件/报告处理程序-39二、 公文制作程序-39三、 印章使用程序-40四、 总经理访客接待程序-40五、 公务接待程序-41六、 宾客意见书处理程序-41七、 文件、资料存档程序-42八、 信息汇编程序-43九、 电话接听和转接程序-43十、 会务操作程序-44十一、文书立卷程序-44十二、档案借阅程序-45十三、礼品收发程序-45十四、车辆维护保养及维修程序-46第六节 常用运行表格-47一、 文件公函处理单-47二、 文件呈批单-47三、 总经理、总值班经理检查通知单-48四、 待办事项表-49五、 公章使用登记表-49六、 酒店参观通知单-50七、 来电记录表-50八、 传真收发登记表-51九、 公关餐券申请单-51十、 打字复印登记表-52十一、 访客接待记录单-52十二、 来访人员登记表-53十三、 收文登记表-53十四、 来文处理登记表-54十五、 发文登记表-54十六、 接收传真处理单-55十七、 公务接待申请单-55十八、 编号文件发文登记表-56十九、 档案借阅申请单-56二十、 档案借出登记表-57二十一、 文件资料借阅登记表-57二十二、 办公用品领用登记册-58二十三、 会议记录-58二十四、 投诉记录单-59二十五、 酒店介绍信-59二十六、 酒店内部用车申请单-60二十七、 车辆油料申领单-60二十八、 车辆行驶记录表-61二十九、 车辆维修申请单-61三十、 车辆出入记录表-62三十一、 汽车钥匙使用登记表-63三十二、 临时通行证-63第一节 总则总经办是总经理的日常办事机构。主要任务是协调各部门关系、督促总经理指令的执行情况、行政事务管理以及重要公文的草拟、审核等，起着总经理的参谋和助手作用。第二节 总经办职能与管理架构一、总经办的职能：1、根据总经理的指令，统筹酒店行政管理工作；2、协调酒店各部门的相互关系，沟通酒店与社会各方面的联系；3、督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况；4、管理酒店的文书、档案和资料、为总经理提供文秘服务、以及草拟并审核重要公文；5、做好接待来访工作；6、负责酒店行政办公区域的管理工作，以及办公用品的申购与管理；7、传递和整理酒店经营管理信息，为总经理制定经营管理决策提供依据，当好总经理的参谋和助手。8、拟定酒店行政管理制度，为总经理提供各种信息，保证总经理室各项工作的顺利开展。9、负责员工班车的管理。 10、负责酒店内部宣传报道工作。二、管理架构总经办主任1人文档主管1人行政助理1人员工车司机2人第三节 主要岗位职责与任职要求一、总经办主任报告上级：总经理直接下级：行政助理、文档主管、员工车司机联系部门：酒店各部门、总公司相关部门、政府、同行相关部门岗位职责：1、根据酒店经营管理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求，组织和起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作；2、参加每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理；3、做好酒店的对外联系，建立与酒店业务单位的友好关系，做好酒店的公关工作；4、负责酒店的信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人向总经理的投诉，并将处理结果上报总经理；汇总整理总值班经理工作日志，上交总经理阅示。5、负责总经理来访客人的接待；6、负责与酒店其他部门的沟通，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈汇报；7、促进酒店各部门的沟通协调，对各部门的文秘工作进行指导改进；8、组织开展经常性的调查研究工作，收集与分析信息，学习法律法规，做好管理咨询和管理决策参谋工作；9、负责酒店印章保管和使用的管理；10、对酒店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店重要证照和酒店的重要合同进行申办及保管管理；11、负责酒店总值班经理的排班与调班；12、负责总经办的管理工作，制定部门规章制度，对下属员工进行培训和督导，提高工作效率；13、负责行政办公区域的管理及卫生安排；14、负责酒店办公用品的管理；15、负责员工班车的管理；16、负责酒店重大活动记录及整理；17、负责酒店广告宣传品制作的对外联络，以及酒店宣传橱窗的管理与出刊；18、完成总经理交办的其他工作。任职要求:基本素质：身体健康，相貌端正，年龄适当，2845岁左右；大学专科学历或同等学历以上文化程度；接受过酒店文秘工作的高级培训；具有良好的沟通与协调能力；良好的文字和公文写作能力。工作经验：至少3年的四星级以上酒店管理工作经验，两年以上的酒店办公室主任工作经验；特殊要求：了解酒店管理、服务方面的系统知识；熟悉经营、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律知识，并具备较高的英语听、说、读、写的水平。二、行政助理报告上级：总经办主任联系部门：酒店各部门岗位职责：1、草拟酒店有关行政管理制度及酒店计划总结等文稿；2、记录、传达总经理、副总经理领导指令，撰写有关总经理、副总经理的文稿、信函等；3、记录、保管酒店的公关宣传品及来访人员、各级管理人员呈交的礼品；4、协助做好上传下达、催办等工作；5、负责酒店办公用品的申购与管理；6、负责酒店总值班经理的排班与调班；7、负责各类文件报告的接收、外发等传递；8、收集有关信息、资料，以供总经理、副总经理参考；9、负责印制酒店管理人员名片；10、代表总经办主任接待和会见非重要客人，处理一般的来访来信；11、协助总经办主任组织和安排各种会议，做好会议记录及草拟、落实会议纪要；12、收集、整理部门每月计划与总结并及时上报；13、负责与外单位联系，办理各类许可证件和归档保管工作。14、对各类证件性资料按到期日期或需换发日期分类、做好统计，及时续签或换发，保证票证类文件有效；15、负责广告宣传品制作的对外联络；16、及时收集、采访酒店内外重要活动、信息、知识、好人好事，主动策划宣传报道内容，出刊XX之窗橱窗；16、完成总经办主任交办的其它工作。任职要求：基本素质：具有大专以上文化程度；掌握酒店资源收集、整理能力；具备较强的英语听、说、写技能；能熟练操作各种办公自动化设备；沟通、协调能力及应变能力强；心理承受能力强。工作经验：有2年以上4星级酒店文员及一定的管理经验，熟悉酒店各部门的工作程序，熟悉酒店行政事务。特殊要求：与酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力较好，适应加班。三、文档主管报告上级：总经办主任联系部门：酒店各部门岗位职责：1、为总经理、副总经理提供有关资料，档案的秘书性服务，如文字打印、复印、传真等。2、负责行政文件、档案、信息、资料的收集、整理、归档、保管工作，编写并登记文件号码索引；3、编写酒店重要事项备忘录，并报总经理；4、负责协调接待和电话转接工作；5、负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用。6、负责编写酒店经营管理大事记；7、负责总经理、副总经理的设备保管，维护正常运行；8、负责总经理、副总经理办公室的办清洁卫生、文档整理等内勤服务工作；9、做好档案材料的防火、防盗、防潮和防虫等档案安全管理工作；10、完成报刊、书籍等有关资料的征订和发放工作，负责书籍和刊物的分类、编号和保管工作；11、严格执行档案保密制度和文件管理制度；12、负责部门内部行政事务及部门内部清洁卫生；13、负责记录酒店重大活动（即大事记），以作为酒店历史资料便于查询。14、负责各类记录；15、负责部门内部物资领用及管理；16、负责酒店办公用品的申购及管理；17、负责XX之窗橱窗的组稿、审稿；18、完成总经办主任交办的其它工作。任职要求：基本素质：具有高等院校大学专科以上文化程度；掌握酒店档案管理规范和档案资源收集、整理、保管能力；具备较强的英语听、说、写技能；能熟练操作各种办公自动化设备；沟通、协调能力强；较强的应变能力和心理承受能力。 工作经验：有2年以上4星级酒店文秘和档案管理的经验，熟悉各部门的工作程序。特殊要求：与酒店各部门人员能建立良好合作关系，能严守机密。文字和公文写作能力较好，适应加班。四、员工车司机报告上级：总经办主任工作职责：1、负责员工车保养、检修和年检工作，确保班车运行安全；2、负责员工车配套物品申请、补充、保管工作；3、负责做好员工车有关费用预算及节约控制；4、认真及时作好出车记录表； 5、确保根据酒店安排及部门临时用车的出车任务；6、做好员工车的卫生；7、重要事项应及时向上级领导汇报；8、做好领导交办的其他事项；任职要求：基本素质：身体素质好，能吃苦耐劳，能适应加班，有熟练的驾驶技巧和能力。工作经验：五年以上驾驶经验；持B照以上的驾驶执照。特殊要求：心理承受能力强，应变快；第四节 总经办管理制度一、会议制度1、每日晨会： 1) 召开时间：每周一至周五上午8：302) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容：- 通报昨日、当日客情、营业收入、能耗、工程维修；- 餐饮部预报当日、近期重大客情及服务要求；- 大堂副理通报客人投诉、表扬与建议；- 听取各部门意见，并进行沟通、协调；- 总经理与副总经理布置当日工作。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、大堂副理、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一负责人。2、每周工作例会： 1) 召开时间：每周一上午8：302) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容- 通报上周客情、营业收入及完成进度、能耗、工程维修、客人意见及特殊宾客意见；- 预报本周客情及重点团队、会议介绍；- 听取部门意见及建议；- 总经理与副总经理布置本周工作。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、大堂副理、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一负责人。3、每月营销工作会议1) 召开时间：每月5日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 营销中心、前厅部、客房部、餐饮部汇报上月营销情况及取得成绩，并预测下月客情、提出营销计划、措施和建议；- 财务部就营销工作提出意见和建议；- 总经理与副总经理对营销工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、财务、客房、餐饮、营销、总经办、康乐、商场等部门第一负责人。总办列席会议。4、XX表彰奖励暨员工生日会1) 召开时间：每月8日2) 举行地点：会议室/员工餐厅/郊外3) 主持： 副总经理/人力资源部经理4) 会议内容- 宣布上月人员、班组名单；- 总经理讲话、先进代表发言；- 为获奖人员颁奖品、证书；- 为过生日员工发生日贺卡、礼物、蛋糕；- 总经理、运转副总经理与先进、过生日员工合影留念。5) 参会人员或部门：酒店奖励评审小组成员、非当班员工。5、每月财务及人事会议1) 召开时间：每月10日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 介绍上月全店经营情况、人员流动、思想动态、培训、人工成本、考核奖惩等情况，分析存在问题原因并提出建议；- 总经理对全店工作进展进行评估、分析，提出问题、不足及下步工作思路、重点、要求，明确工作分工。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、财务总监、总经办、人力资源部、财务部第一负责人。6、每月经营情况分析会1) 召开时间：每月11日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 前厅、客房、餐饮、娱乐汇报各营业点上月营业收入及成本费用情况； - 财务部介绍上月采购、验货、成本控制情况，分析存在问题，并提出建议和要求； - 人力资源部分析用工、工资、培训情况，并提出建议和要求；- 总经理提出工作要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一负责人。7、信贷会议1) 召开时间：每月末2) 举行地点：会议室3) 主持： 财务总监/财务经理4) 会议内容- 财务部介绍各部门有关款项事宜；- 总结并分析有关款项处理情况；- 有关部门提出建议和要求；- 总经理和副总经理提出工作要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、营销、总经办、人力资源、财务（采供）、工程、康乐、商场、保安等部门第一负责人。8、采购工作协调会1) 召开时间：每月初2) 举行地点：会议室3) 主持： 财务总监/采供部经理4) 会议内容- 协调物资采购有关事宜；- 有关部门提出建议与要求；- 总经理和副总经理提出工作要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、前厅、客房、餐饮、财务（采供）、工程、康乐、商场等部门第一负责人。9、总经理接待日1) 召开时间：每月第一个星期二上午2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 直接接待员工来访；- 听取意见，回答咨询。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、人力资源部经理、总经办主任10、每月安全工作会议1) 召开时间：每月末2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4)会议内容- 安全部通报上月全店安全工作检查情况及各部门、各部位设备设施，安全制度执行情况及存在问题，并提出当月工作重点、建议和要求；- 各部门提出建议与要求；- 总经理对安全工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门第一负责人11、每季度合理化建议会议1) 召开时间：每季度第一个月10日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经理4) 会议内容- 通报上季度合理化建议活动开展情况；- 评选上季度优秀合理化建议，决定奖励方式；- 部署下一阶段合理化建议重点、要求；- 总经理室对合理化建议提出意见。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、合理化建议委员会全体成员12、每季度宣传报道工作会1) 召开时间：每季度第一月15日2) 举行地点：会议室3) 主持： 总经办主任4) 会议内容- 总结上季度宣传报道经验，分析不足，提出下步工作安排；- 各与会成员发表意见、建议；- 总经理对宣传报道提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、XX之窗橱窗编委会成员、各部门通讯员、宣传员13、每月服务质量分析会1) 召开时间：每月28日上午2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容- 大堂副理通报上月宾客意见统计情况，分析不足，提出改进建议，并提出当月服务质量预测；- 副总经理通报上月日常检查及考核奖惩情况；- 各部门经理分析近期服务质量问题，并进行专题讨论；- 人力资源部布置当月培训主题；- 总经理与副总经理对近期服务质量工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理、大堂副理、培训主管、质检主管14、每月工程设备维修保养会议1) 召开时间：每月28日下午2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理4) 会议内容- 工程部汇报上月全店工程设备维修保养情况、存在问题，并提出当月工作计划要点和建议措施；- 与会各部经理提出需抓紧解决的问题项目及完成时间要求；- 副总经理对工作提出要求和考核奖惩意见。5) 参会人员或部门：副总经理、工程、前厅、客房、餐饮、娱乐、总办、人力资源部、财务、安全等部门第一负责人15、每月培训工作会议1) 召开时间：每月29日2) 举行地点：会议室3) 主持： 人力资源部经理/培训主管4) 会议内容- 各部培训员汇报本部门上月培训活动开展情况，分析存在不足，提出改进建议及下月计划；- 人力资源部通报全店总体培训开展情况，表扬先进，分析不足，提出改进建议与要求，布置当月培训主题、要求；- 总经理、副总经理对培训工作提出要求。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理、培训主管、质检主管、各部门培训员16、每季度环保工作会议1) 召开时间：每季度末2) 举行地点：会议室3) 主持： 副总经理/环保小组组长4) 会议内容- 上季度酒店环保工作总结回顾；- 环保小组成员汇报上季度环保活动开展情况及下季度安排；5) 参会人员或部门：副总经理、环保小组成员17、年度目标任务研讨会1) 召开时间：每年12月2) 举行地点：会议室3)主持： 总经理4) 会议内容- 当年客情、经营业绩分析；- 明年客情、市场分析预测、经营预算；- 各部门汇报、研讨保证完成措施；- 总经理进行工作指示。5) 参会人员或部门：总经理、副总经理、各部门经理二、总值班经理管理制度（一）值班时间：当日18：30-次日8：30（二）值班职责 1、值班期间代行总经理职权，按照值班要求规定的内容，对各部门的工作情况进行不定时的检查并做好记录。2、18：30-24：00检查的重点部位是各经营部门，24：00以后检查的重点是公共区域安全、保安值班巡逻、节能降耗等。3、受理客人投诉并及时处理，对重大问题须及时报告总经理。（三）值班人员各部门第一负责人是主要值班经理人选，为了培养后备人员，各部门经理助理级以上人员也参与值班。（四） 值班要求1、总值班经理当日须在员工餐厅就餐，检查员工餐厅饭菜质量和用餐秩序，有权对出现的问题进行批评和处罚。2、检查各部门员工的仪容仪表、礼节礼貌和劳动纪律，有权对出现的问题要求立即整改，提出批评或进行处罚。3、检查各部门、各区域的清洁卫生和节能降耗情况，有权对出现的问题要求立即整改，提出批评或进行处罚。4、对当日各旅行团队到店的具体时间做好记录，必须跟踪团队早餐。5、认真听取团队客人对酒店服务质量的建议和意见，并及时处理各项投诉。6、记录各经营部门当日营业收入及营业结束的具体时间。7、检查各部门下班前的清洁卫生，有权要求不合格的部门立即整改。8、总值班经理调班必须提前经总经理批准。并由总经办协调安排。（五）值班人员名单：另附三、档案管理制度（一）总 则1、为了加强酒店档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，更好为酒店经营活动和提高经济效益服务，特制定本规定。2、档案是指记述和反映本店在餐饮、客房、娱乐等各项服务、销售和经营管理中形成的对酒店具有保存价值的各种载体的历史记录。3、档案管理采用统一领导、分级管理的原则，实行综合档案室领导下的分级管理制。即职能部门均设兼职档案人员，统一收集本部门产生的文件资料，并负责整理、保管。业务上接受综合档案室的统一领导。4、全店员工都有保护档案的义务。（二）档案管理机构和职责1、设综合档案室，归属于总经办领导，负责本店的档案管理工作。主要任务是： 1) 认真贯彻执行国家档案法和有关档案工作的方针政策，根据本店实际情况，制定档案管理制度和工作计划。2) 按有关部门形成的文件材料办理分类、编目、整理、组卷、保管及鉴定、统计、销毁业务。3) 建立必要的检索工具，编制参考资料，积极提供利用。4) 参加工程交工验收及设备仪器的开箱验收等工作。5) 向上级档案部门办理档案的移交。6) 对酒店各部门的档案业务进行督促检查和指导。7) 严格执行保密制度，不失密、不泄密。2、各部门兼职档案员职责：1) 熟悉本部门归档范围，协助归档负责人做好本部门档案的收集、整理、立卷及保管工作。2) 负责本部门档案材料的装册、登记、借阅工作。3) 严格执行保密制度，认真执行各项档案管理制度。4) 参加和办理档案管理的各项业务活动。3、文件材料的形成与归档内容档案的形成与归档内容，主要包括以下几个方面： A.行政管理类：酒店工作、文秘工作和企业综合性会议等形成的文件资料。员工在职培训等工作中形成的文件资料。医务室防病治病、卫生监督与管理、计划生育等工作中形成的文件资料。酒店对活动中形成的文件资料。酒店后勤服务性工作、员工福利等活动中形成的文件资料。酒店其他行政管理工作中形成的文件资料。B.经营管理类：酒店改革、经营策略等政策性决策工作过程中形成的文件资料。酒店发展规划、年度计划、全面计划管理等工作中形成的文件资料。各种综合性或专业统计报表和综合性统计分析工作中形成的文件资料。物资管理、订购合同协议、物资流通、仓库管理等工作中形成的文件资料。VIP客情、客房销售、餐饮销售、旅游商品销售、康乐销售等工作中形成的文件资料。市场分析预测、客户调查等工作中形成的文件资料。酒店管理工作（如升级工作、企业督察等）中形成的文件资料。其他经营管理中综合事务性工作中形成的文件资料。C.基本建设类项目工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优等全过程中形成的档案。D.设备仪器类：设备计划选型购置、安装调试、维护修理、报废和设备管理等全过程形成的文件资料。E.安全保卫类：安全保卫等活动中形成的文件资料。消防、安全检查等工作中形成的文件资料。F.财务管理类：成本核算和资金流通中形成的文件资料。会计凭证、会计报表、会计帐簿等升级工作中形成的文件资料。财务管理规章和其他综合性文件资料。G.人事劳资类：机构设置、人员编制方面的资料。机构设置、干部政策、干部任免、调配、奖惩等工作中形成的文件资料。劳动定员、劳动定额、劳动调配、薪酬福利等工作中形成的文件资料。人事劳资管理工作中其他综合性工作形成的文件资料。H.声像机读类：酒店重大活动中形成的录音、录像、照片（底片）、磁带、磁盘等资料。I.综合实物类名人字画、珍贵工艺、奖品、礼物、签名、题词等。J.部门之间的文函往来等文件资料。4、归档的文件资料要完整、准确，要能真实地反映基建、经营管理等各项活动，归档的文件资料必须层次分明，符合其形成规律。5、各类管理性文件，由各部门按其业务范围由兼职档案员协助部门领导收集、整理后归档。 6、材料的归档 1)酒店的管理、经营、技术管理等各项工作中形成的文件资料、图纸、表格、计算资料、帐簿、凭证、报表、照片、录音（像）、磁带、磁盘等，各职能部门指定专（兼）职人员进行整理归档。2) 归档时间：a.来往信件、各类记录、图表等由办公室集中分类立卷后，于次年上半年归档。b.声像、实物档案在各项活动后随时归档。c.会计档案由财务部立卷后保存一年，期满后归档。d.基建、技改、产品等技术项目，待项目结束、验收、鉴定后二个月内归档。e.外购设备包括引进设备，在开箱验收时接收归档。f.计划、统计报表在第二年三月份前归档。3) 归档控制措施a档案工作要列入酒店目标管理，列入行政计划管理、列入有关部门及有关人员职责范围，岗位责任制和经济责任制。b.档案部门要参加有关技术会议。c.档案部门参加产品试制鉴定，基建工程竣工验收，设备开箱验收，项目和技术引进的档案资料的验收，文件材料不完整，不准确、不系统，不予验收。d.酒店工作人员因工外出、参观学习、参加会议等带回的应归档材料，需归档后经档案部门签署意见才能履行报销手续。 7、档案的管理1) 档案的分类：a.根据国家及上级有关部门分类编号的规定，编制酒店档案分类的办法。b.分类编号要遵循文件资料的形成规律，并且要便于提供利用。2) 按酒店实际情况，具体分三级类目10大项a.行政管理类：包括行政事务、监察、教育、卫生、外事、档案管理、后勤福利等，编号1类。b.经营管理类：包括营销策略、客房销售、餐饮销售、旅游商品销售、贵宾资料、物资供应、采购、多种经营等资料，编号2类。c.基本建设类：按项目分类，编号3类。d.设备仪器类：按设备台号分类，编号4类。e.安全保卫类：包括法律诉讼、政纪监察、治安保卫、交通、消防类，编号5类。f.财务管理类：包括资金管理、会计业务、审计等文件资料，编号6类。g.人事劳资类：包括人员编制、劳动保护、工资管理、以及员工个人档案（干部档案、员工档案等），编号7类。h.声像机读类：包括重大活动的照片、录像、录音、磁带、磁盘等，编号8类。i.综合实物类：包括名人字画、珍贵工艺、奖品、礼物、签名、题词等，编号9类。J.部门之间的文函往来等文件资料等，编号10类。3) 档案的保管a.接收档案必须验收，并办理交接的手续。b.存放档案要科学和便于查找。c.底图除修改送晒外，不得外借，修改后入库，要认真检查修改情况。d.库房内温湿度要适宜，保持良好的卫生环境有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等措施。e.每半年对库藏档案校对清理一次，做到帐卡物相符，对破损和载体变质的档案要及时修补、复制，遇特殊情况应进行检查，并向领导汇报。f.计算机磁盘档案每年重新拷贝一次，以防磁记录丢失。4) 档案的统计和利用a.建立健全统计工作，统计数字要真实、可靠。b.档案统计主要包括基本情况统计、档案数量统计、档案利用及效果统计。c.档案的开发利用重点服务于改善酒店经营管理、提高服务质量、降低物资消耗和增加经济效益方面。d.利用方式有阅览室、查询、外借、复印、晒图、电话通知等形式，以及电脑联网检索与汇编专题资料供参考、利用。8、档案的保密制度1) 档案密级划分和保密范围。2) 档案保管期限。3) 保密规定：a.档案密级分绝密、机密、秘密三种，由酒店保密委员会确定，每年进行一次密级调整，酒店档案的开发利用必须严格执行保密制度。b.密级档案的借用，一般在档案室进行，不得复印。c.借用保密的经营档案时，必须经总经理室批准方可借阅，但不得私自外传和外借。d.借用档案要妥善保管，不得遗失，按期归还。e.档案管理人员应严肃认真地管理好档案，以防遗失和泄密。9、档案管理员的岗位职责酒店在总经办设文档主管负责对档案进行管理。各部门由内勤或文员，或部门经理指定人员兼任档案管理员。岗位职责1) 认真学习档案法及档案建设方面的专业业务知识，不断提高自己的思想政治水平和业务能力。2) 将收集来的归档资料按归档原则和标准进行编目装订、立卷，不全的部分与有关部门联系补齐。3) 管理规定排列、编号、登记、编制好案卷目录，归入库房。4) 及时地提供服务利用，做好登记工作，做到帐卡物相符。5) 做好档案室的卫生与安全工作，保护好档案以便提供利用。6) 严格遵守保密纪律，不失密、不泄密。10、档案管理条例1) 为加强酒店档案管理和收集、整理工作，有效保护和利用档案，特制定本条例。2) 总经办负责酒店档案管理工作，对酒店档案实行统筹管理，统一调度，并对档案工作人员进行培训。3) 酒店档案指过去和现在各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的对酒店有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。4) 酒店各部门和全体员工均有保存档案的义务。各部门须指定人员保管本部室档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备职业知识。5) 各部室应按照酒店文书档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权的部室转交有关资料。各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门提供方便并按规定办理供用查阅手续。6) 任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档,对有下列行为之一的,根据情节轻重,将给予必要的处罚、处分,并根据档案的价值和数量,责令赔偿损失。a.损毁、丢失或者擅自销毁部室应保存的档案。b.将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向组织和档案工作人员转交；c.擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案；d.涂改、伪造档案；e.玩忽职守，造成档案损失。7) 在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或个人，由总经理给予奖励。8) 本条例由总经办负责解释。附：酒店文书立卷归档的几点说明1) 会议：酒店及各部门召开的专业会、研讨会单独立卷归档,内容包括会议、筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等。2) 各部门的专题报告、集体和个人的调研资料亦归档。3) 各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。4) 以酒店名义的发文包括与有关部门的联合发文，由主办部门或会签部门归档。5) 上级单位，各地方旅游部门发给出酒店的文件，由相关的业务部门归档，综合性的总结计划，由总经理室归档。6) 关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档。7) 重要的照片和底版、录音带、题字、题词等、亦应立卷归档。8) 立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分卷。四、酒店印章和介绍信管理规定（一）酒店公章1、专人管理：酒店各种印鉴（包括专用章）、介绍信，都要指定专人保管，专柜保存。酒店及总经理办公室的印鉴，由总经办专人负责保管；各部门的印鉴，由各部门领导指定专人保管，并将名单报办公室备查。2、酒店印章的使用范围：1) 以酒店名义上报和下发的文件；2) 以酒店名义开出的介绍信；3) 以酒店名义上报的有关材料；4) 以酒店名义发出的便函；5) 以酒店名义签署的合同、票据；6) 必须加盖酒店印章的其他材料。7) 使用酒店印章必须经酒店领导批准，并作好详细登记。（二）专用章或部门章：1、凡需使用专用章（如财务专用章），由所需部门申请，经酒店领导批准后，持图样到公安部门备案和到指定刻字社刻制。2、使用专用章或部门章的部门为：财务部、人力资源部、营销中心和总经办。3、专用章或部门章由部门指定专人管理，并制定使用办法，不得使用专用章办理专用章使用范围以外的事项。 （三）介绍信：1、酒店介绍信的使用范围：1) 以酒店的名义联系工作；2) 证明在酒店工作的身份等。2、审批程序及要求：1) 因公需开酒店介绍信时，由经办人在介绍信上写明联系单位、具体事由、日期及有效期，经部门负责人同意，到酒店办公室办理。2) 因私事需开酒店介绍信时，须经部门经理同意，方可到办公室用印。3) 多人使用一张介绍信时，应写“XXX等XX人”，人数应大写。4) 介绍信中的内容与存根应一致；5) 不准开空白介绍信，也不准开没有日期及有效期的介绍信。6) 介绍信存根应由酒店办公室妥善保存备查。五、酒店呈文管理暂行规定1、为使酒店各部门行文规范化，提高整体办公效率，特做如下规定：1) 文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。2) 呈文专题专用，内容明确。开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见，请酒店领导酌定。呈文由本部门秘书或呈文者拟订，核稿由本部门经理负责。3) 呈文格式：致：由：签发：事宜： 日期：(正文)4) 各部门负责人作为核案人，不但要对呈文内容审核，而且要审查呈文格式是否规范，对呈文负全面责任。5) 各部门呈文，需严格办理收发文手续，写明收发文时间，文稿内容，收发人姓名。手续不全，总经办有权不负责递送。6) 呈文程序：各部门呈文 总经办 总经理/分管副总经理不按上述公文传递程序越级呈文，总经办将予以退回。以上规定各部门应严格遵守。六、酒店公务接待的规定为加强酒店内部管理，开源节流，降低成本，特制定酒店内部公务接待的有关规定。1、公务接待人员为部门经理级及以上人员。2、接待人员在进行公务接待时，必须提前填写公务接待单向总经办申请，并经总经理签批。没有总经理签批的接待单，接待部门不予接待。如未有总经理签批的就进行接待者，财务部将按消费金额直接从接待人员或签单人员（消费总额的50%）和接待部门接待人员（消费总额的50%）在当月工资中扣除，不再另行通知。3、如有特殊原因未能开具公务接待单的（客房、餐饮接待两项除外），必须向总经理说明，并由总经理或总经办电话通知接待部门，方可进行接待。申请部门必须在接待后24小时内将补办的公务接待单交接待部门。4、如有违反上述规定，乡都各点收银将有权拒绝接待。5、公务接待用餐程序1) 各部门在营业餐厅安排接待，提前将公务接待单报总经理审批后送交餐饮部，接待单上要列明接待单位，用餐时间、标准、人数、接待原因。2) 在员工餐厅用餐，手续同第一条，须提前将公务接待单送交员工餐厅。如遇特殊情况，可口头请示同意后先用餐再补手续。6、用餐标准:1) 营业餐厅用餐标准分为A、B二个档次（酒水除外）。一般客人用B类。A类：招待餐：标准由签批领导定B类：工作餐：每位