档案管理_某公司风电工程档案编制细则

华润新能源西南分公司风电工程档案编制细则（试行） 批准： 编制：批准实施：_年_月_日分发范围：华润新能源西南分公司各部门、项目部、风电场1.总则1.1为加强风电工程文件、资料的归档整理工作,统一工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本细则。1.2适用于华润新能源西南分公司风力发电场建设。1.3根据电力类施工验收规范中“工程移交资料”章节中要求执行。2.引用标准2.1 GB/T 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求 2.2 DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范2.3 DL/T 5229-2005电力工程竣工图文件编制规定2.4 NB/T 31022-2012风力发电工程达标投产验收规程2.5风电企业档案分类表（6-9大类）2.6输变电工程达标投产考核办法（2005年版）3.档案编制基本规定3.1工程资料应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集、整理、归档。3.2工程资料应字迹清晰并有相关人员及单位的签字盖章。3.3工程资料严禁故意抽撤或伪造，建设各方应确保各自资料的真实有效、完整齐全。3.4需对工程资料的文字、内容进行修改时，应采用划改的方式并做出必要的记录，禁止使用粘贴、涂抹或用涂改液覆盖等方式修改。 3.5工程资料应使用原件。当使用复印件时，应加盖资料提供单位的公章。3.6分公司应对工程档案资料的编制、套数、费用和移交期限等提出明确要求并签订必要的合同或协议。合同或协议中对工程资料的要求不应低于本细则的规定（补充协议范本见附件4）。3.7工程资料实行分级管理各负其责的管理原则，参与工程建设的有关各方应各自对本单位产生的工程资料负责并保证工程资料的可追朔性。由分公司直接发包的专业施工工程的经监理验收合格后，工程资料交建设方归档保存；经总包单位发包的专业施工工程，专业承包单位应对专业施工资料签字负责并按本规程的要求收集和整理后移交总包单位，总包单位负责全部工程资料的收集、整理和归档。 3.8工程建设各方应将达标投产档案验收标准纳入工程建设的全过程控制。(附件3：风电工程建设档案达标考核表）4. 工程资料的形成4.1基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部资料。4.2基建文件的形成形成形成形成形成项目申请可行性研究立项项目建议书编制与批复可行性研究报告编制与批复等形成形成列入年度计划年度计划表形成办理征地手续形成建设用地规划许可证建设用地批准书用地申请选址报告用地批准文件用地规划意见书测量、勘察拨地测量及测量报告工程地质勘察合同地质勘察报告规划意见书设计方案审查意见设计合同/设计概算初步设计设计招投标编制设计文件施工图设计及说明设计计算书建设规划申报建设工程规划许可证施工图报审施工图设计文件审查通知书施工图审查报告监理招投标监理招投标文件、监理合同形成形成施工招投标施工招投标文件、施工合同形成办理开工手续地方建设工程开工审查表 工程质量监督手续建设工程施工许可证施 工 建设单位采购物资的质量证明 文件及报验文件工程报竣工程竣工报告（施工单位）监理单位组织竣工预验收工程质量评估报告（监理单位）工程质量检查报告（勘察单位）工程质量检查报告（设计单位）工程档案预验收建设工程竣工档案预验收意见工程竣工验收工程竣工验收报告（建设单位）工程接收质量保修书工程竣工备案工程竣工验收备案表等备案文件形成形成形成形成形成形成形成形成形成4.3监理资料4.3.1监理资料是监理单位在工程建设监理活动过程中所形成的全部资料。 4.3.2监理资料的形成：项目承接阶段形 成形 成形 成中标通知书监理合同监理规划（包括旁站监理方案）工作策划阶段施工准备阶段第一次工地会议纪要施工监理交底会议纪要工程技术文件报审表施工测量放线报审表施工进度计划报审表 工程物资进场报验表工程动工报审表分包单位资质报审表检验批质量验收记录、分项、分部（子分部）工程质量验收记录()月工、料、机动态表 工程复工报审表 ( )月工程进度款报审表 工程变更费用报审表费用索赔申请表工程款支付申请表等工程延期申请表 监理通知回复单 监理实施细则监理例会会议纪要监理通知监理抽检记录 不合格项处置记录 工程暂停令工程延期审批表费用索赔审批表工程款支付证书监理旁站记录监理月报见证取样有关资料（见证计划、有见证取样和送检见证人备案书、见证记录）等形 成施工阶段审批 单位（子单位）工程质量控制资料核查记录单位（子单位）工程安全和功能检验资料和查缉主要功能抽查记录单位（子单位）工程观感质量检查记录 工程质量评估报告 形 成组织竣工预验收 签批 形 成竣工移交证书 参加竣工验收 工程移交工程质量评估报告(监理单位) 单位（子单位）工程质量竣工验收记录工程竣工验收 竣工移交证书签认 形 成4.4 施工资料4.4.1施工资料是施工单位在工程施工过程中所形成的全部资料。4.4.2施工资料的形成按其性质和施工顺序分八个部分。分别是：施工技术、施工物资、施工测量、施工纪录、施工试验、施工管理、检验批验收及竣工验收资料的形成。4.4.3施工技术资料的形成：施工单位根据图纸、合同文件等要求编制施工组织设计、施工方案等建设（监理）单位批复意见1、施工组织设计2、施工方案1、施工组织设计2、施工方案施工单位依据批复意见与技术文件进行技术交底工程技术文件报审表（A1监）施工单位进行内部审批，手续齐全进入施工质量验收报验流程1、施工组织设计交底2、施工方案技术交底3、分项工程施工技术交底 形 成批准，形成形 成未获批准施工单位进行施工技术文件报审补充修改4.4.4 施工物资资料的形成： 相关质量证明文件 1、出厂合格证； 2、厂家质量检验报告； 3、厂家质量保证书； 4、进口商品商检证明； 5、质量检验部门出具的检验报告； 6、环保、消防部门出具的认可文件等。 注：提交的质量证明文件内容应由供求双方事先约定。建设(监理)单位审 核报 送合 格不 合 格工程物资进场报验表（A4监）合 格工程使用审批签认形 成退货或按合同约定处理 1、材料、构配件进场检验记录 2、材料试验报告（通用） 3、设备开箱检验记录 4、设备及管道附件试验记录 5、物资进场复试报告（试验或检验单位提供）形 成抽样复试开箱检查施工单位组织工程物资进场检验供应单位根据供货合同组织工程物资进场施工单位进行工程物资进场验收4.4.5施工测量、施工纪录、施工试验、施工质量验收资料的形成：下一循环不合格不合格合格整改合格形成施工单位根据图纸、规范、方案、交底等组织施工施工单位负责进行过程质量控制检查、检验施工完成，施工单位自检监理(建设)单位组织检验批质量验收施工单位进入下一道工序施工施工测量施工记录施工试验施工管理资料 检验批质量验收记录表分项工程质量验收记录表分部（子分部）工程质量验收记录表形成4.4.6 工程竣工验收资料的形成：同一单位（子单位）工程的分部工程施工完成并验收通过（第2个）同一单位（子单位）工程的分部工程施工完成并验收通过（第n个）同一单位（子单位）工程的分部工程施工完成并验收通过（第1个）不合格形 成合 格不合格工程档案预验收 建设单位组织设计、勘察、监理、施工等单位竣工验收工程竣工备案监理单位组织预验收同一单位（子单位）工程的全部分部工程完成 单位（子单位）工程完工施工单位自检1、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录2、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核 查及主要功能抽查记录3、单位(子单位)工程观感质量检查记录单位工程竣工预验收报验表（A8监）形 成整改1、工程竣工报告（施工单位）2、单位(子单位)工程质量竣工验收记录合 格工程竣工验收备案除具备上述工程文件外，还应有以下文件（主要）：1、建设工程规划许可证及其它规划审批文件2、建设工程施工许可证 3、工程质量监督注册登记表4、地基验槽检查记录5、建设工程消防验收意见书6、环保监测检验报告7、屋建筑工程质量保修书8、其它文件具备相应资料5风电场工程建设档案归档管理职责与内容5.1建设单位管理职责和内容:5.1.1在合同订立时对本项目工程文件的收集、整理、移交责任和提交竣工档案的套数、质量、时间和违约责任、竣工图的编制责任和质量标准、出图深度、监理对档案的审核责任等，建设单位工程管理部对参建单位提出明确要求。5.1.2负责自身档案的收集、整理、归档工作，具体包括项目前期立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件；工程准备阶段土地征用、开工审批等文件；施工阶段安全、质量、进度、物资、资金、设备等管理性文件；竣工验收阶段的竣工文件等。5.1.3竣工档案的接收审查及汇总整理、归档工作。组织对各参建单位移交的竣工档案进行审查与验收，并对接收的竣工档案进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制项目档案整理情况说明。5.1.4负责设备图、施工图及部分施工文件的登记、分发工作。5.1.5负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术规范）及试生产文件的收集与整理。5.1.6负责接收工程的全部档案，运用档案现代化管理手段（电子档案管理系统）进行汇总、整理后编目、上架，具备检索、借阅条件。5.2施工单位的管理职责和内容:5.2.1负责按国家档案管理要求提交施工、安装、调试全部资料及竣工资料的电子版。5.2.2负责提交土建、水工施工及设备、管线施工文件。5.2.3负责提交分部试运阶段的方案、措施、试运记录及验收签证书。5.2.4负责提交移交试生产前的消缺记录。5.2.5负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。5.2.6负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。 5.2.7负责提交工程总结和工程技术总结。5.3设计单位的管理职责和内容：5.3.1负责提交工程各设计阶段的所有设计文件，编制施工图总清册。5.3.2负责提交全部设计变更通知单。5.3.3负责提交工程设计总结。5.3.4按竣工图编制合同及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中竣工图编制要求，编制完整的竣工图及完整的电子文件竣工图。编制移交清册，在规定的时间内向项目公司工程管理部移交。5.4质监单位（质量监督中心站、质量监督站）职责：5.4.1负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件（质量监督的质监计划、评价报告、纪要、监检记录、呈报、总结、报告和结论意见等质监活动文件。按档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册在工程竣工后一个月内提交建设单位工程管理部。5.5监理单位管理职责和内容： 5.5.1负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。5.5.2负责提交施工过程中的质量问题、设备缺陷处理记录及处理结果。5.5.3负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见。5.5.4负责监督、检查各参建单位工程资料的整理、验收与移交工作。5.6设备厂家职责：5.6.1编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位工程管理部档案负责人员。5.6.2在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。 5.6.3负责风力机调试报告的编制与移交工作。6.竣工资料的要求 6.1工程技术资料以风电分类表的分类为依据，由公司土建、电气专业人员与监理方、施工方共同确定单位工程数目，给出相对应的档号与流水号。6.2技术记录必须包括的内容：开工报告、工程技术要求、施工图纸会审记录、施工定位和高程测量记录、单位工程质量验评（含分项）、主要施工技术记录、砼浇筑记录(包括温控计算以及冬季施工保温)、安装调试记录、验收记录、单位工程竣工报告。6.3设计变更通知单、工程联系单及其反馈闭环单，按设计院施工图册次序，先设计修改通知单汇总表、后建设施工单位工程联系单汇总表的顺序排列。6.4砼、钢筋等原材料及构件证书和试验报告按专业组卷。7.工程文件材料的整理编目7.1工程文件材料的编目应遵循文件材料形成的规律，保持文件材料之间的有机联系，具体如下： 7.1.1施工、安装记录按质量验评标准中的顺序排列、整理。7.1.2设计变更文件、工程联系签证应分土建水工、风力发电机组安装、配电系统安装单独装订。7.2组卷时排列顺序如下：外封面、卷内目录、工程技术资料、备考表排列。7.2.1外封面的编制： 案卷题目：简明、准确揭示卷内文件材料的内容，书写时不空格。 编写单位：填写卷内文件材料的形成单位全称。 编制日期：填写卷内材料的起止时间。7.2.2 卷内目录的编制： 顺序号：用阿拉伯数字依次标注。 文件编号：填写文件的文号或图样图号。 责任者：填写文件材料生成的单位（单位名称可简称）。 文件材料题名：填写文件材料标题的全称。 日期：编制文件材料的形成年月日。 页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份标明起止页号。 页号的标注： (1)案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从“1”开始，用号码机打编号； (2)页号编写位置：正面书写的文件材料在右下角编写页号，背面书写的在左下角编写页号； (3)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。7.2.3备考表的编制： 填写本卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中要说明问题。 立卷人：由立卷的责任者签名。 立卷时间：填写立卷完成的年月日。 检查人：由生成档案单位的档案人员签名。 检查日期：填写检查完成的年月日。7.3竣工资料装订时去除金属物，裁切整齐，采用三孔一线装订。7.4移交甲方竣工资料纸质2份（原件、复印件各1份）、光盘1份、移动硬盘拷贝1份。 8.竣工草图的编制8.1竣工草图编制是以施工图为基础，可以采取以下形式：8.1.1按图施工没有变动的，原施工图上加盖“竣工图”后,即为竣工草图。 8.1.2施工中有设计变更，但能将原施工图进行修改补充作为竣工草图的，可在原施工图上按设计变更单进行修改，加盖修改章，修改图纸的图号应与变更通知单、工程联系单编号相互标注，加盖并签署“竣工图”后为竣工草图。8.2“竣工图”章的标准、格式及加盖竣工图章的要求：8.2.1竣工草图章标准如下图所示，尺寸为80mm60mm （编制单位名称） 竣 工 图 编制人技术负责人60mm 编制日期 监理单位名称监理负责人 80mm8.2.2加盖竣工图章用红色印泥。竣工图章在施工蓝图右下角设计图表上方，若图表上方有图表或文字，可盖在图表周围无图表和文字说明的地方。8.2.3竣工图章中工程名称、编制人、审核人、技术负责人签名及日期填写必须用碳素墨水书写，不得使用铅笔或盖私章。8.2.4竣工草图必须与实际相符，所有设计变更文件中内容必须在竣工草图上全面反映，同时还要求设计变更通知单、工程联系单编号与被修改图的图号两者相互标注。8.2.5竣工草图的排列按设计单位所出施工图卷、册顺序进行排列。9.附件 附件1：风电企业档案分类表（69大类） 附件2：风力发电工程建设工作表式 附件3：风电工程建设档案达标考核表 附件4：工程资料管理补充协议附件1：风电企业档案分类表（69大类）风电企业档案分类表（69大类） 本表由目录号（代号）和分类号两段组成，使用时需加案卷顺序号，一并组成档号，各号之间用“”分隔。 1.目录号（代号）参照公司OA编码制度，一律采用由区域公司汉拼缩写加上项目公司汉拼缩写构成，如：广东区域公司的龙岭项目编号缩写为“GDLL”。 2.“6”是电力生产、“7”是科学技术研究类，采用年度标识，跨年度的科研项目，标识该项目完成年度；“8”是基本建设的目录号、“9”是设备类的目录号。 3.分类号由二四位阿拉伯数字构成二四级类目，各级类目均采用09标识，与其他号之间用“”分隔。 4.装订的案卷依卷内文件的排列顺序编制件号，卷内文件顺序号按流水号编制，与案卷号之间用“”分隔。 5. 由设计院提供的涉及设备安装的图纸和综合安装调试记录入“8基本建设”类。 6. 由设备制造厂家提供的说明书、技术文件、图纸和由厂家负责安装的设备所形成的技术文件、调试记录，设备投入运行后增加、检修、改进工作中形成的档案入“9设备”类；引进设备的档案，原则上不拆卷，可在相应类目中采用参见。主 表6 电力生产60 综合 600 本企业技术标准 （包括运行、检修规程，技术标准、规则、导则、条例等） 601 运行系统图及风力机布置图602 运行调度记录 603 运行综合技术文件 （电力系统运行、计划、通知、调度关系确定，周波、电压、 经济安全、稳定运行等技术文件材料）604 生产记录 （包括负荷、电量曲线、记录，电压、无功记录，故障录波仪记录等） 605 统计报表、简报、生产日报、年报 606 气象记录 （包括风速、风向、气压、气温等） 607 水文 61 送、配电610 运行日志 （典型日） 611 运行监督记录 62 风力发电机组 620 运行日志 （典型日） 621 运行监督记录 63 水工 630 水工监督记录 （包括防潮、防汛、沉陷、标高、荷重、抗震等） 64 土建640 建筑物监督记录 （包括沉陷、标高、荷重、抗震等）65 技术监督 650 总的部分651 油品 652 绝缘653 电能654 化学655 金属69 其它7 科学技术研究70 科研综合71 风力发电机组方面的科学技术研究 根据立项课题，经部、局、省（市）以上部门鉴定获奖项目材料，包括科研准备、研究试验、鉴定验收、成果与奖励、应用推广等方面材料72 电气方面的科学研究 （同71） 73 机械方面的科学研究 （同71） 74 机电方面的科学研究 （同71） 75 通信方面的科学研究 （同71）76 水工方面的科学研究 （同71）77 土建方面的科学研究 （同71） 79 其他方面的科学研究 （同71）8 基本建设 80 综合 800 工程前期文件 8000 项目建议书及批复 8001 可行性研究 8002 项目评估 8003 环境预测、调查报告 8004 设计任务书、计划任务书 801 基础材料 8010 地质材料 8011 地形材料8012 水文、气象、地震材料8013 水质、水源材料8014 风资源分析材料 （测风数据）8015 当地电网材料802 设计文件8020 初步设计、扩大初步设计、概念设计 （含概算）8021 技术设计 （含司令图）8022 施工图设计 （含预算）8023 施工组织设计803 工程管理性文件8030 征、租地文件 （红线图、拆迁、补偿合同、协议等）8031 与设计、监理、制造、施工、调试、质检等单位的合同、协 议 （含施工执照） 8032 招标、投标文件 8033 消防、卫生等协议、文件 （包括水、电、气等五通一平的协议、文件） 8034 工程费用、物资管理 8035 与设计、监理、施工、制造、调试、质检等单位的来往文件 （含商检、索赔、涉外文件）8036 工程会议文件8037 工程监理、质量监督 （综合性文件入此，针对专指项目的入专指项目）8038 工程统计报表804 土建、水工施工文件8040 桩基工程 （开、竣工报告，技术要求、图纸会审、施工记录、施工勘测、土岩试验报告，混凝土、原材料试验报告，基础处理、质量验评、事故及缺陷处理报告，工程监理等） 8041 风力机基础工程 （同8040） 8042 变压器基础工程 （同8040） 8043 变电站土建工程 （同8040） 8044 输电线路土建施工 （同8040） 8045 交通、运输系统，生产辅助、生活福利建筑 （同8040）8046 原材料及构件证明书、试验报告8047 设计变更、工程联系单8048 观测记录805 风力发电机组安装、调试文件8050 风力发电机组安装、调试文件 （开、竣工报告，施工记录、技术交底、技术要求、图纸会审、施工组织设计、事故及缺陷处理报告、质量评定、工程监理等）8051 风力发电机组调试方案、报告8052 其他设备安装、调试文件 （同8050）8053 焊接记录、试验报告8054 材料出厂证书8055 设计变更、工程变更、材料代用单、工程联系单806 配电系统安装、调试文件8060 变压器安装、调试文件 （开、竣工报告，技术交底、图纸会审、施工组织设计、安装记录、调试记录、事故及缺陷处理报告、验收记录、质量评定、工程监理等）8061 变电站电气设备安装、调试文件 （同8060）8062 输电线路机电安装文件 （集电线路及接入系统线路）（同8060）8063 其他电气设备安装、调试文件 （同8060）8064 材料出厂证书8065 设计变更、工程变更、材料代用单8066 配电系统其他807 竣工文件8070 竣工验收文件 （含消防、档案等专项验收）8071 工程遗留问题8072 竣工验收会议决议、交接证书等8073 工程决算8074 工程总结性文件808 生产准备及试生产文件8080 启动试运行文件 （启动验收委员会名单，会议文件、纪要） 8081 操作规程、事故处理规程8082 电气手册、机械手册、通讯手册8083 试运行记录8084 生产准备、人员培训8085 其他 （基建达标入此）81 风力发电机组810 总的部分8100 总说明及清册目录8101 系统及布置图811 风力发电机本体8110 机舱安装图812 塔架8120 总说明及清册目录8121 塔架安装图82 电气820 总的部分8200 总说明及清册目录821 风力发电机组配电安装8210 风电机电气系统安装8211 箱式变压器安装图822 变电所（站）工程8220 主系统及所用电系统接线、布置、安装图 （含设备材料清册）8221 电补偿系统布置、安装图8222 二次线竣工图8223 通信、自动化系统设备布置、安装图823 线路竣工图8230 集电线路 （含电缆敷设）8231 接入系统线路83 水工830 总的部分8300 总的部分及清册目录 8