档案管理_档案业务综合管理系统设计方案

1.1 档案业务综合管理系统设计1.1.1 系统设计原则XX市数字档案馆系统是一个综合的、可扩展的网络应用系统，其功能涵盖了档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定如下总体设计原则：原则描述先进性 采用组件式开发、身份认证、全文检索等多项核心技术及先进的体系结构，选择先进的软件和硬件技术构造系统的支撑平台和运行环境，建设具有国内领先水平的支撑平台和应用软件系统，保证系统具有充分的先进性。开放性 考虑到将来发展需要及扩充性能要求，在设备选择及联网方案上，要坚持开放性原则，保证该系统对各种硬件设备的互连互通；在应用平台和系统设计时，支持跨平台和开放数据接口，保证每个独立系统的设计要求外，充分考虑到各系统互连，实现数据共享、交换等应用集成服务。实用性 充分考虑各类使用人员的能力和素质、专业结构、部门业务需求等诸多因素对系统产生的综合影响，遵循档案管理人员的操作习惯；注重突出各项系统功能的实用性；提供方便的联机帮助；系统管理简单，尽量一键操作，系统默认多数选项，使管理更加简洁方便；人机界面友好，可操作性强。可扩展性 项目建设不仅要着眼于现在，而且要放眼未来。采用多层体系结构，实现用户操作界面、业务逻辑和数据的分离，便于系统扩展；做好总体规划，保证系统平台、应用平台和应用软件不仅能够满足现在的要求，而且可以方便地扩展将来的业务需求，并具有向未来技术平滑过渡的能力；在系统设计时，应保证应用系统具有良好的二次开发功能，满足用户对系统自扩充需求。可靠性 系统平台采用高可用技术，保证系统能长期稳定的不间断运行，采用流行、成熟、稳定、先进的操作系统、数据库、网络协议和中间件等系统软件平台，在网络、主机、数据库或应用系统出现问题时，能及时、快速地恢复，保证系统的稳定性；在应用系统设计中，充分考虑到可能出现的各种情况，采取相应的技术措施，尽可能减少系统故障，系统对主要环节具有监控功能。灵活性 采用高内聚、低耦合原则进行模块划分。模块间提供相应的接口，当应用系统的业务或功能要求发生变化时，可以通过简单的对相应模块的修改或者增加功能模块来实现功能扩展。整个系统组织采用模块化的设计原则，不同软件、硬件平台之间具有良好的兼容特性。 采用开放的系统体系设计结构，兼容不同软件、硬件平台系统。应用软件采用各种编程接口和图形接口，可充分利用现有设备资源，系统能够满足对未来情况变化的需求。安全性 本项目应采用身份认证、访问控制、数字签名、数据加密解密、防火墙、入侵检测和隐患扫描等安全技术，建立包括物理、网络、系统、应用、管理等环节的多层次、全方位的安全保障体系，确保系统的安全性。可管理性 系统的部署、使用及管理以简便、易于操作、方便实用为准则，采用基于Web方式管理系统，降低系统管理、维护成本，提高系统的可管理性。1.1.2 应用系统说明应用系统名称应用说明档案资源采集系统 实现档案数据著录、上报数据接收、历史数据导入、数字化成果接收等多种方式收集档案信息资源，对不同来源的档案资源进行采集和整理，充实和扩大档案核心资源数据库。建立起包括文书、科技、照片、声像等传统档案和人物、婚姻等专题档案以及政府公开信息、现行文件、各类资料在内的目录数据库和电子文件数据库。并对采集数据进行初步规范化处理。档案资源管理系统 实现对实体档案文件、电子档案文件、资料及现行文件等的标准化、规范化管理，提高档案馆馆藏数据的质量和管理工作效率，保证档案的安全和电子文件的真实、完整和有效。通过档案整理、保管、鉴定等实现档案的永久保存。档案资源利用系统 实现对档案馆藏数据的利用管理，为档案管理人员和社会公众提供多样化的检索功能和利用功能，利用范围包括电子档案信息和实体档案资源。系统通过借阅管理以及检索管理为利用者提供方便、快捷的信息资源利用服务。虚拟档案室 采用集中存储、分布管理、共享发布模式，将XX市所有立档单位档案室搬上网，实现档案是数据的“大集中”，是“数字档案馆“的功能延伸，其功能涵盖档案室的实体档案辅助管理、电子档案管理、监管管理、档案在线年检、在线移交、保管、利用、鉴定、统计所有业务管理。1.1.3 档案资源采集系统1.1.3.1 功能模块划分1.1.3.2 基本功能概述功能名称功能描述主要子功能档案著录实现馆藏档案数据、现行文件信息及各类资料信息的录入、修改、删除、数字化采集等功能；提供双机录入自动校对。支持电子文件（包括扫描影像文件、超大型文件）非标准格式向标准格式的转换，包括文本转换PDF、音频转换AVI、视频转换WMV等功能。l 数据著录l 数字化采集l 双机校对l 格式转换l 网格录入档案接收用于接收来自党政信息网“虚拟档案室”的全宗单位或者其他途径上报的各类档案数据。还包括档案馆原馆藏历史档案数据的导入。可接收数据类型包括档案数据目录以及数据文件。上报的数据格式参照浙江省、宁波市、XX相关交换标准，采用XML目录及原文标准交换格式，并支持DBF档案目录交换。其中原文数据格式支持XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式，支持TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式（对TIFF、JPEG、PDF等格式进行汉字识别和压缩保存），支持MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、RM、RMVB等视频文件格式。系统支持同类型格式间向标准格式转换，并能进行数据文件标准检查、验收报告打印等。系统预设同XX市档案局二期办公自动化系统的数据交换接口，自动实现办结公文的归档接收。l 数据接收l 数据导入l OCR识别l 格式转换l 数据检查l 验收报告打印l 目录关联档案征集档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送的档案资料或向社会提供个人、家庭等重要资料的档案的寄存等管理功能。系统提供上述档案征集方式的登记、分类、档案管理、移交、统计等功能。l 档案征购l 档案馈赠l 档案寄存l 数据管理l 统计分析文件采集是指对已经制作完成的标准或非标准的电子档案目录及已经过数字化加工的电子文件的接收和处理。对通过数字化采集或接收的图片或文本文件能够转换为PDF文件，并集成数字水印，可对JPEG、PDF等格式文件进行水印添加。系统支持OCR（集成北京清华文通OCR SDK开发包）自动识别TIFF、JPEG等扫描格式文件以及PDF图像文件，并能生成双层PDF。针对JPEG、TIFF等图像文件系统提供图像再处理工具以及文本扫描的在线数字化扫描加工工具。系统同时提供数据导入恢复功能，并可在数据接收过程中依据档案著录规则对导入数据进行完整性、唯一性校验，确保数据完整准确。还提供对档案数据目录的批量处理。l 在线扫描l 图像处理l 格式转换l OCR识别l 批量处理l 数字水印管理信息录入包括年检数据的进馆接收以及其他档案进馆及日常管理信息的登记、统计、等功能。对于日常管理功能中部分可累加统计的数据系统自动实现累计功能。l 年检数据接收l 档案管理登记1.1.3.3 详细功能描述1.1.3.3.1 档案著录档案著录主要实现对各门类档案数据的著录功能，包括档案目录著录以及实体档案的数字化加工及文件挂接等。1.1.3.3.1.1 数据著录系统提供档案目录普通界面著录、网格录入等手工著录模式。普通界面著录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案著录界面自定义，包括设定著录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色等内容。档案著录界面提供保存、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、数据关联、文件挂接及数字化扫描等功能。数据著录完毕点击保存，系统可自动根据档案著录规则对著录元数据进行判断，如果不符合要求，系统将立即给出提示并定位错误位置，提示用户修改。对于符合规则的档案数据条目将直接保存入库。网格录入方式是类似Excel方式的档案目录数据快速著录模式，系统提供著录字段选择、单行复制、多行复制、自动携带复制、多行携带复制、自动保存等功能。网格著录界面提供排序、检索、批量修改、批量替换等著录辅助管理功能。1.1.3.3.1.2 数字化采集系统提供数字文件上传和数字化采集控件两种数字化采集方式。用户第一次使用数字化扫描加工控件需要进行安装。该数字化控件提供在线数字化加工功能，实现对纸质文件及图像文件的数字化扫描及图像处理。控件自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接。控件提供抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。控件支持将多份TIFF扫描文件拼接成为一份PDF文件进行挂接。系统通过数字化文件上传可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD光盘处理等数字化加工产生的各种数字化成果。系统支持多种多媒体方式的数字化加工，具备强大的兼容性和可扩展性。系统支持将WORD、JPEG、TIFF等各式的文本或图像文件转换成标准PDF文件，音频等转换为AVI格式，视频转换为WMV等。1.1.3.3.1.3 双机校对双机校对是提高档案著录准确性的一个重要检验步骤。双机校对在系统后台自行完成。双机校对提供对已著录档案目录（至少两个用户对相同档案目录分别进行著录）元数据的匹配验证。对验证通过的档案目录系统自动转入数据管理模块，未通过验证的数据条目系统自动抛出并进行特殊颜色标注，需相关著录人员检查后进行修改并保存，供系统第二次进行匹配验证，以此类推。双机校对的校对过程可由系统自行设定校对时间及用户点击校对按钮完成两种方式。双机校对规则需用户通过校对参数模块进行设置。1.1.3.3.1.4 格式转换在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。系统通过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换，可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。1.1.3.3.1.5 回收站当用户从系统中删除一些档案目录数据或文件数据时，系统并没有将这些数据直接清除，而是将这些信息放入回收站。当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。回收站根据删除数据的性质分为档案目录信息回收站和文件信息回收站，分别存放从系统中删除的档案目录信息和文件信息。1.1.3.3.2 档案接收1.1.3.3.2.1 数据接收 数据接收是接收来自部署在党政信息网上的“虚拟档案室”系统或者其他途径提交上来的各类档案数据。数据接收首先要进行接收数据登记，登记信息包括报送单位信息、报送目录及文件数量、报送时间及报送人等信息。系统将报送上来的数据进行接收后，数据将进入临时接收库，以便档案管理员进行数据审核，审核通过数据将进入档案资源正式库。对于不符合要求的报送数据，档案管理员将进行数据退回操作，并填写退回意见等。数据可接收的电子文件格式包括XML、TXT、DOC、WPS、PDF、CEB等文本格式， TIFF、JPEG、DJVU等扫描图像文件格式，MP3、AVI、WAVE等音频文件格式，MPEG、ASF、WMV、RM、RMVB等视频文件格式。1.1.3.3.2.2 数据导入系统提供对馆藏历史档案的导入，数据导入过程中，系统自动对电子目录数据及原始文件数据进行“三性”验证。系统支持XML、XLS、DBF等多种格式的档案目录及文件导入。1.1.3.3.2.3 OCR识别OCR识别是针对扫描型文本的文字识别，识别结果将有助于扫描电子文件的利用。OCR识别同系统进行集成，在后台进行识别处理。系统提供单份扫描文件OCR识别、批量扫描文件OCR识别以及后台自动对符合要求的文件进行OCR识别。系统集成北京清华文通OCR汉字识别产品（SDK开发包），可识别文件格式包括JPEG、TIFF、PDF、PNG等。1.1.3.3.2.4 格式转换在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。格式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。系统通过文件后缀名判断电子文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。转换过程可由用户进行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。扫描型文本文件及图像可以转换成PDF标准格式，可转换的格式包括TIFF、WORD、JPEG等；音频向AVI格式的转换，可转换格式包括MP3、WAVE等；视频向WMV格式的转换，可转换格式包括MPEG等。1.1.3.3.2.5 数据检查提供系统数据接收以及收据导入是的数据完整性、规范性的检查工作。数据检查标准参照国家及浙江省相关档案目录著录标准。数据检查主要包括档案目录元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据置空检查、元数据内容检查、档号格式检查等。对需要进行检验的元数据字段可通过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。数据手工检查还包括对全文数据能够核对图像的质量、图像与目录的挂接是否准确、条目数据是否符合著录格式等的检验。1.1.3.3.2.6 验收报告打印打印验收报告是对从虚拟档案室或其他途径接收进馆的数据进行检验的检验成果报告。验收报告模板可由用户通过系统后台进行自定义。1.1.3.3.2.7 目录关联目录关联提供文书档案、科技档案等存在案卷目录及卷内文件目录划分的档案数据关联。系统提供目录关联按钮，选择目录关联查看状态后，通过点击案卷目录，系统可自动显示该目录对应的卷内文件目录。目录关联规则可通过系统后台进行自定义。1.1.3.3.3 档案征集档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送的档案资料或向社会提供个人、家庭等重要资料的档案的寄存灯管理功能。1.1.3.3.3.1 档案征购用于管理市档案馆从社会上征集或者购买来的档案资料信息，包括实体档案、电子影音等。档案征购提供对征购档案数据的登记、著录、数字化处理、分类、移交等功能。针对档案征购类别库结构的设计可通过系统后台进行管理。1.1.3.3.3.2 档案馈赠用于管理社会向市档案馆赠送的实体档案、电子影音文件等。其管理模式雷同档案征购。1.1.3.3.3.3 档案寄存 档案寄存用于管理社会人士借助档案馆专业管理能力对私人拥有档案的信息管理。档案寄存将在档案资源管理系统代保管业务管理部分进行详细功能说明，在本系统中，档案寄存类送档案征购。1.1.3.3.3.4 数据管理数据管理针对档案征购、馈赠、寄存等的存储数据信息进行管理，主要功能包括增加、修改、删除、批量修改、批量替换、复合检索、文件管理、目录关联、报表打印等。1.1.3.3.3.5 统计分析 统计分析提供档案征集模块相关数量、时间等的统计功能，并可打印数量统计报表。1.1.3.3.4 文件采集1.1.3.3.4.1 在线扫描在线扫描是通过数字化加工控件进行文本实体或图像实体的扫描加工。扫描空间可自动调用客户端扫描设备驱动程序，用户可以从本地服务器进行文件或图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录进行上传挂接。1.1.3.3.4.2 图像处理 系统数字化加工控件对扫描文件提供图像再处理功能，包括抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。1.1.3.3.4.3 格式转换格式转换提供文本向标准格式转换、音频向标准格式转换和视频向标准格市转换功能。具体请参考4.1.3.3.1.4章节内容。1.1.3.3.4.4 OCR识别 OCR识别提供扫描型图像文件的文字识别功能，OCR识别结果将提供档案利用之用。具体请参考4.1.3.3.2.3章节内容。1.1.3.3.4.5 批量处理包括对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。1.1.3.3.4.6 数字水印数字水印是体现档案图片或文本电子文件所属单位的重要方式，用户可将本单位的标志或者名称以数字水印的形式显示在电子文件上。系统提供文字和图片两种数字水印添加方式。用户可以自定义水印的内容（文字或者图片）、大小、位置等信息，定义过程通过系统后台进行管理。支持数字水印添加的电子格式包括PDF、JPEG、GIF、BMP等文本及图片格式，系统同时支持视频数字水印添加。1.1.3.3.5 管理信息录入管理信息录入管理人工录入档案接收、档案管理和利用登记等业务管理过程中产生的辅助信息。1.1.3.3.5.1 档案接收信息管理档案接收信息包括档案交接登记、进馆资料登记等。针对接收过程中产生的业务数据进行著录保存，是档案业务规范化管理的重要组成部分。系统提供档案目录管理类似功能进行数据维护。1.1.3.3.5.2 档案馆信息管理档案管理信息包括档案数量变动情况、资料数量变动情况、库存档案情况、馆藏资料情况和馆藏特种载体情况等。系统提供档案目录管理类似功能进行数据维护。1.1.3.3.5.3 档案利用信息管理利用登记信息主要指调阅登记产生的信息。包括来自虚拟档案室系统的利用登记信息报送和档案借阅管理系统的借阅信息自动导入。系统提供导入导出、数量统计、数据管理等功能对于在信息管理过程中的累计信息，系统能够自动在原有数据记录的基础上累加生成新的数据记录。1.1.4 档案资源管理系统1.1.4.1 功能模块划分1.1.4.2 基本功能概述功能名称功能描述主要子功能档案接收档案接收包括实体档案进馆接收管理以及电子文件的进馆接收管理。对于实体档案和电子文件（包括现行文件）的接收都需要对文件进行完整性、准确性、系统性进行检验，然后进行全宗登记、数量统计、质量鉴定登记等工作，并形成全宗卷。系统对于接收的电子单干文件系统自动进行智能标引，包括主题词、分类号的标引，接收的图片文件系统可自动生成缩略图。管理员可按照管理规定对接收档案进行人工预处理操作。通过最终检验的文件将进行智能归档或在管理员控制下进行人工归档操作。l 档案检验l 档案登记l 质量鉴定l 智能标引l 验证归档l 统计与分析整理编目系统提供对已经接收入库的档案资源或者资料信息进行调整的功能，包括智能标引（针对分类号以及主题词）、重复文件检测、文件自动摘要、信息跟踪、件号调整、案卷号调整、卷内顺序号调整、组卷拆卷、信息补遗以及其他的辅助管理功能。在整理编目过程中，系统提供针对仍然存在错误数据的校对或处理功能，主要包括批量处理、OCR识别（集成北京清华文通OCR SDK开发包）、格式转换、数字化加工等操作。为方便管理员进行信息管理，系统提供统一编号管理机制，对有规则的档号、卷内顺序号、页数等字段内容系统自动根据档案目录上下文关系判别并生成相关数据元信息。对完成整理编目的档案，系统自动与档案资源利用系统进行衔接，向利用系统提供利用数据，供数据库检索、全文检索等检索利用之用。l 智能标引l 自动摘要l 重复检测l 编号管理l 批量管理l 件/卷号调整档案鉴定档案鉴定提供期限鉴定、开放鉴定、价值鉴定、销毁鉴定等功能。具体实现包括鉴定数据检索及选取、鉴定任务管理、鉴定意见反馈、意见汇总、领导审核、最终结论等，并能够自动生成鉴定清册表、情况统计表等，并能够自动将鉴定人、领导等意见记录进入鉴定清单及日志数据库。系统可通过全文检索、目录扫描及校对等协助管理员选定鉴定数据范围。对期限鉴定、开放鉴定等将直接影响档案数据相关字段，对销毁鉴定其销毁的电子目录将进入档案销毁库进行保存，系统在制定时间段后自动清空销毁库符合要求范围数据。 系统提供保管期限表、销毁条件管理表的编制管理功能，并可由系统依据保管期限表及销毁条件管理表自动进行鉴定提醒。系统提供对鉴定信息的查询功能。l 期限鉴定l 开放鉴定l 划控鉴定l 鉴定清册l 消息提示l 鉴定标准管理档案编研档案编研工作是指档案部门根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。系统提供对重要文件、专题、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研材料进行集中式管理。专题管理是档案编研工作的重要内容，包括专题的制作、修改、查询利用、光盘发布等功能。系统通过专题库及参数设置，打破档案类别及全宗限制，组成人物专题、图片专题等各种综合性专题。专题管理提供类似整理编目的专题目录及专题文件管理功能，包括专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、合编、审核、光盘发布等功能。专题数据选取来自系统电子档案信息的选摘以及部分数据的手工著录。系统以专题数据库形式实现对专题的单独存储，同其他档案数据区分。系统还提供重要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户运用此模板完成档案信息的编研工作。l 专题制作l 专题管理l 专题发布l 目录关联l 全宗指南l 组织沿革l 大事记l 编研模板管理档案保管库房管理档案保管包括库房管理、温湿度管理、病档监管等功能。库房管理实现库房的虚拟图形化，实现楼宇、楼层、库房、库柜等的虚拟图形化显示以及库房信息维护功能，可以随时通过平面图，查看库架满置度。提供档案的追踪管理功能，并与档案借阅管理功能是现无缝衔接，在档案调卷管理功能中，管理员可通过档案目录直接定位档案存放位置。系统对实体档案出入库进行统一管理，包括入库登记和出库登记管理功能，系统提供手工著录登记功能以及二维条形码扫描登记采集数据交换接口，出入库管理与档案图形化管理模块通过数据操作进行集成。系统同时提供温湿度管理功能、允许用户通过库房管理模块实现对温湿度的手工登记并提供温湿度数据采集接口同温湿度采集设备进行无缝集成。温湿度可以分库房进行月统计、年统计等，并以图表形式展示并可打印输出。存放位置索引设置一个存放位置索引表，批量地设置存放位置，极大地提高档案管理人员的库房管理工作效率。病档监管提供档案馆管理员了解库房档案情况，及时对病档统计，可以生成月统计表、年统计表并打印输出。了解库房档案情况，实现对病档登记、病档抢救情况追踪等功能，可以生成月统计表、年统计表并打印输出，并可根据预设病档监管时间设置自动进行提醒。l 库房信息管理l 虚拟图形库房l 文件定位跟踪l 库房满置度统计l 出库登记管理l 入库登记管理l 实体档案维护管理登记l 温湿度管理l 存放位置索引l 病档监管l 集成数据接口资源信息管理是指对馆藏实体档案的辅助管理和电子档案信息、资料信息及多媒体资源信息的统一管理。主要提供对系统档案及资料目录和文件的收集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功能。针对图像及声像档案资源还提供来源、时间、内容等辅助信息的关联功能。针对因借阅利用、档案鉴定等档案信息业务管理引起的元数据及状态更，系统将自动进行更新，进行动态管理。保证数据的规范性、准确性和科学性。l 实物档案管理l 电子档案管理l 多媒体资源管理l 资料管理l 数据动态更新全宗数据管理提供对全宗历史数据的统一管理，包括对全宗信息、全宗目录信息、文件信息、历史过程信息等的数据录入、导入导出、文件上传挂接、元数据维护等处理操作，系统提供单条处理和批量处理两种处理模式，包括对接收数据进行类型、长度等完整性有效性校验，确保数据安全性。全宗管理包括全宗信息管理和变更管理，包括全宗号、全宗名称、全宗档案数量、全宗形成时间、全宗沿革、全宗内容介绍等信息管理以及全宗单位增加、删除、修改、查询等的操作，同时全宗同库房进行数据衔接，自动进行全宗档案位置定位。全宗数据管理主要是针对本全宗内部的电子档案目录的组编、管理、查询、修改等管理功能，以及案卷的排列编号、存放位置索引、收进移出以及鉴定等进行管理管理，系统提供相关编号的自动处理功能。l 全宗单位管理l 全宗历史记录l 数据维护l 全宗同机l 件/卷号调整l 批量处理代保管业务管理代保管业务管理是针对社会公众借助档案馆档案管理功能对自身需重点管理资料的管理模块，包括私有档案管理、合同管理等。其功能主要包括代保管信息著录、分类、整理、保存、更新、检索、利用登记、数量统计、定位追踪、利用统计、报表打印等功能。针对合同管理中的到期合同文本，系统自动提示通知管理员进行到期处理。现实中，代保管档案、合同等实际拥有人可通过委托代理人进行管理。系统实现对授权代理人的个人信息管理和授权信息管理。代保管档案须代理人持有效证明文件才可进行调阅或取出，确保代保管资料的安全性。l 信息著录l 合同管理l 代保档案管理l 授权信息管理l 超期提示l 报表打印现行文件管理各单位档案管理系统按照既定的现行文件接收规则将符合规则的档案数据提交到现行文件管理中心。现行文件管理中心按照条目开放级别面向公众开放，供公众查询利用。现行文件管理中心提供对现行文件的上报接收、文件审核、分类管理、历史数据维护、目录打印、数据统计以及有效性鉴定等功能。同时现行文件管理中心提供与XX市档案局二期现行文件服务中心的标准数据交换接口。l 先行文件接收l 现行文件审核l 文件分类管理l 数据统计l 报表打印l 有效性鉴定统计分析统计分析是替代档案管理员进行系统快速自动统计和数据分析的重要功能，主要包括数据统计、信息分析和统计报表打印等功能。数据统计提供库存档案数量统计、归档情况统计、鉴定情况统计、利用情况统计等功能，统计结果以统计表或者以直方图、饼状图、折线图等三维或二维统计图显示。并可自动生成统计年报。数据统计允许管理员自定义统计，可按照元数据项进行组合统计对比。信息分析是在数据统计的基础上对档案资源数据进行分析、抽取、汇编等深层次业务利用。系统提供统计报表的模板设计及打印功能。l 统计与分析1.1.4.3 详细功能描述1.1.4.3.1 档案接收1.1.4.3.1.1 档案检验提供系统数据接收以及数据导入时的数据完整性、规范性的检查工作。数据检查标准参照国家及浙江省相关档案目录著录标准。档案检验包括实体档案接收中的档案检验和电子档案数据的校验检查。实体档案接收进馆进行实体完整性校验，对不符合要求的实体档案，档案管理人员进行手工干预并将干预结果登记录入库。电子档案目录自动检查主要包括档案目录元数据字段类型检查、元数据字段长度检查、元数据置空检查、元数据内容检查、档号格式检查等。对需要进行检验的元数据字段可通过系统后台档案库数据表结构定义以及档号自定义进行设置，可设置字段长度、类型、档号规则等。电子档案手工检查还包括对全文数据能够核对图像的质量、图像与目录的挂接是否准确、条目数据是否符合著录格式等的检验。1.1.4.3.1.2 档案登记 系统提供对实体档案进馆和电子档案进馆的辅助信息登记管理功能，包括进馆档案全宗信息的登记、数量信息登记等。1.1.4.3.1.3 质量鉴定实体档案接收进馆进行实体完整性及规范性的检查，对不符合要求的实体档案，档案管理人员进行手工干预并将干预结果登记录入库。系统提供信息的增加、修改、删除等操作。1.1.4.3.1.4 智能标引在电子档案目录进馆过程中，系统自动对目录元数据字段进行解析判断，对符合主题词或分类号标引的字段，系统将调用主题词库和分类号库信息对符合要求的字段进行内容解析，提取符合要求的主题词或分类号，保存到档案目录的主题词或分类号字段中。系统的智能标引结合档案目录内容填充情况进行判断，对主题词或分类号已经存在的字段，系统不会将调用职能标引结果进行覆盖。系统向档案管理员提供智能标引的开关参数。1.1.4.3.1.5 验证归档对通过质量验证的电子档案目录及文件进行正式归档处理。归档操作可进行人工干预，也可通过系统智能判断，将符合要求的接收档案进行归档。对验证未通过的电子目录先进入预归档管理库，经档案管理员处理过后再进行归档操作。1.1.4.3.1.6 统计与分析 统计分析提供对档案已经接收的数据进行统计的功能，包括接收全宗数量统计、接收档案数量统计、接收档案分类统计等，并可打印数量统计报表。在统计基础上形成全宗卷。1.1.4.3.2 整理编目1.1.4.3.2.1 智能标引在电子档案整理编目过程中，系统自动对主题词及分类号不完整的档案目录元数据字段进行解析判断，对符合主题词或分类号标引的字段，系统将调用主题词库和分类号库信息对符合要求的字段进行内容解析，提取符合要求的主题词或分类号，保存到档案目录的主题词或分类号字段中。1.1.4.3.2.2 自动摘要自动摘要是系统根据管理员提前预设的摘要关键词及摘要语句长度对档案电子文件或经过OCR识别的文件的内容进行解析，提取摘要内容。自动摘要功能通过系统自动完成，自动摘要关键字及长度设置通过系统后台进行设置。摘要成果保存在数据库内。1.1.4.3.2.3 重复检测系统进行档案数据著录或者档案数据导入时，可能存在重复档案数据。系统自动提供对重复数据的检测，系统根据档案管理员设置的唯一值检测条件进行重复检测，一般情况下重复检测条件为档号。对于经过检测重复的数据，系统将会抛出并提示用户进行处理。重复检测条件可由用户自行设置，系统默认档号为重复检测条件。1.1.4.3.2.4 批量管理包括对档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。1.1.4.3.2.5 件/卷号调整档案管理员通过系统提供的档号、件号、卷内顺序号等有规律数据的自动调整，实现档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点自动形成。针对件/卷号的调整系统提供档案管理员的手工干预。1.1.4.3.3 档案鉴定 档案鉴定工作，是档案室按照一定的原则、标准和方法，甄别各判定档案文件的价值，确定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。1.1.4.3.3.1 期限鉴定 期限鉴定是对到期档案的鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的保管期限，签署鉴定意见，并且系统将保管期限的鉴定记录加入鉴定清册中。 在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。按要求选择输入到期的年度，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。1.1.4.3.3.2 开放鉴定 开放鉴定是对开放档案文件的鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的开放级别，签署鉴定意见，并且系统将开放状态的修改记录加入鉴定清册中。 在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。按要求选择输入条件，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。1.1.4.3.3.3 密级鉴定 密级鉴定是对档案文件的密级鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的密级，签署鉴定意见，并且系统将密级的修改记录加入鉴定清册中。在进行鉴定之前,首先进行数据筛选或导入，即由档案鉴定人员导入当前整理编目界面编目表中显示的数据。按要求选择输入条件，就会将整理编目当前窗体中符合条件的数据导入到当前窗体中。如果当前表中的信息过多，也可以通过组合查询进行过滤。1.1.4.3.3.4 销毁鉴定 销毁鉴定即对鉴定为销毁的档案进行销毁登记的工作，被销毁的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“已销毁”。 系统可以销毁当前记录，由用户填入销毁原因、原保管期限、销毁日期、小组意见、负责人签章、监毁人签章等信息，也可以批量销毁。1.1.4.3.3.5 鉴定清册鉴定清册即对各种鉴定行为的档案进行鉴定登记的工作，被鉴定的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“已鉴定”及“鉴定结果”。系统可以鉴定当前记录，由用户填入鉴定原因、鉴定方式、鉴定日期、小组意见、负责人签章、鉴定人签章等信息，也可以批量鉴定。实现打印文书档案、科技档案、会计档案等鉴定清册目录。1.1.4.3.3.6 消息提示档案的各种鉴定都是有章可循的，比如保管期限鉴定、销毁鉴定等，系统可对档案业务数据自动进行监控，当系统检测到需要进行鉴定的数据是将会定期给管理员发送提示信息。信息包括需要鉴定的档案的类别、数量等。提示信息的时间间隔可由档案管理员通过系统后台设置。1.1.4.3.3.7 鉴定标准管理 鉴定标准管理包括档案鉴定标准和保管期限表两部分。系统实现档案鉴定标准的录入、查询、更新等功能。保管期限表提供用于系统自动提醒的保管期限的编制、查询等，系统可调用保管期限表信息对系统数据自动进行检测。1.1.4.3.4 档案编研1.1.4.3.4.1 专题制作专题制作是档案编研工作的重要内容，。系统通过专题库及参数设置，打破档案类别及全宗限制，组成人物专题、图片专题等各种综合性专题。系统提供专题数据筛选功能及部分专题数据的手工著录。1.1.4.3.4.2 专题管理 包括专题的修改、查询利用、光盘发布等功能。专题管理提供类似整理编目的专题目录及专题文件管理功能，包括专题数据增加、编辑、删除、复制、粘贴、目录关联、检索、专题合编、审核、光盘发布等功能。1.1.4.3.4.3 专题发布 系统提供良种发布方式，一种是专题光盘发布，另一种是专题利用发布。专题光盘发布是档案管理员根据业务需求选取需要进行发布的专题档案目录及文件，填写发布编制表，将相关专题数据打包下载并刻录成光盘文件，光盘数据打包过程由系统按照编制要求自动完成。专题利用发布是档案员根据专题的价值对社会公众进行开放利用的发布管理，系统提供与档案利用系统的接口，管理员选择需要发布的专题数据，点击专题利用发布后，数据将提供专题查阅利用。1.1.4.3.4.4 目录关联 目录关联提供专题档案名称与相关专题档案数据的关联。系统提供专题关联按钮，选择专题关联查看状态后，通过点击专题名称目录，系统可自动显示该目录对应的专题数据文件。专题关联规则可通过系统后台进行自定义。1.1.4.3.4.5 全宗指南 系统提供全宗指南的编制，包括全宗指南名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。1.1.4.3.4.6 组织沿革 系统提供组织沿革的编制，包括组织沿革名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。1.1.4.3.4.7 大事记 系统提供大事记的编制，包括大事记名称增加、修改、删除，文件挂接等操作。1.1.4.3.4.8 编研模板管理 系统提供重要文件汇编、组织沿革、人事任免、全宗指南等编研模板，用户可以运用此模板完成档案信息的编研工作。1.1.4.3.5 档案保管（库房管理）1.1.4.3.5.1 库房信息管理 提供库房信息维护功能，将所有的档案所在库房物理位置(库房、排、列、层、正反面)信息全部记录在数据库中并且可以随时修改、更新当前库房档案的位置信息。1.1.4.3.5.2 虚拟图形库房实现多楼宇、多楼层库房的图形化管理，包括库房、库柜、档案位置等，直观的显示库房的状态、当前温湿度、库架满置度等信息。库图图形化管理由系统后台进行统一设置和管理。1.1.4.3.5.3 文件定位跟踪系统提供对档案库房位置的定位功能，档案管理员选择或填写需定位档案的档号或者存放位置，系统将直接定位到对应实体档案所在的位置。系统自动定位功能由系统根据预设的库架位置进行检测。1.1.4.3.5.4 库房满置度统计 系统提供对库房满置度的自动统计功能，并能以直方图形式进行显示。库房满置度与虚拟图形库房相结合，提供库架满置度统计。1.1.4.3.5.5 出库登记管理 实体档案因借阅利用或者迁移出库的时候需要对出库文件进行登记管理。系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功能。1.1.4.3.5.6 入库登记管理 实体档案因借阅利用完毕归还或者迁移入库的时候需要对出库文件进行登记管理。系统提供著录、编辑、删除、报表打印等功能。1.1.4.3.5.7 实体档案维护管理登记 实现对档案实体进行的技术处理等维护管理信息登记，如消毒、辐照等，以及实体档案抢救、照片翻拍等的登记、审批、外出处理的在途管理、统计等功能。1.1.4.3.5.8 温湿度管理 每天在指定的时间对保管档案的库房进行温度和湿度的登记，并可以进行统计工作，生成月统计表、年统计表。它的目的是及时控制库房的温湿度，使保管条件有利于延长档案的寿命。（1）参数设置：在进行温温度登记之前，需要设定标准温湿度和登记时间，用户可以将一天的登记时间设为二次或多次。（2）日登记：日登记即记录库房每天的温湿度（3）统计报表：根据每天的温湿度，可生成档案库房温、湿度记录表、档案库房温湿度日统计表、月统计表、年统计表。1.1.4.3.5.9 存放位置索引 设置档案存放位置是档案保管工作的一部分，目的是方便档案管理人员日常查找，设置一个存放位置索引表，批量地设置存放位置，提高档案管理人员的工作效率。系统应提供添加、删除和修改存放位置索引等功能，能通过组合查询将符合条件案卷显示在条件列表中并可输入要存放的位置，并能打印出存放位置索引表。1.1.4.3.5.10 病档监管了解库房档案实体档案情况，对于出现问题档案需要进行维护，并将信息登记入库。可以生成月统计表、年统计表并打印输出。1.1.4.3.5.11 集成数据接口 虚拟图形化库房管理系统需要同档案资源利用系统进行数据集成，系统提供两个系统之间的数据管理接口，包括档案资源管理系统中通过档案目录进行档案位置追踪、库房管理系统通过虚拟库房查看库架内的档案目录等。1.1.4.3.6 资源信息管理1.1.4.3.6.1 实物档案管理实现对馆藏实体档案辅助信息的管理统一管理。主要提供对系统对实体档案辅助管理信息的的收集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功能。1.1.4.3.6.2 电子档案管理实现对电子档案管理信息的统一管理。主要提供对系统对电子档案管理信息的的收集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功能。1.1.4.3.6.3 多媒体资源管理实现对系统中的多媒体资源的统一管理。主要提供对系统对多媒体资源信息的的收集、登记、分类、编排、信息补遗、利用统计等功能。可以对声像、照片等信息资源与编号排列、位置、摘要说明、来历等进行自动关联。提供自动缩略图制作、非线性编辑功能。1.1.4.3.6.4 资料管理 实现提供对资料的资料收集、排列编号、存放地址、移进移出等功能。1.1.4.3.6.5 数据动态更新 系统提供档案目录管理信息的自动时时更新功能，针对通过电子目录借阅及归还、实物档案借阅及归还、保管期限鉴定、开放鉴定、销毁鉴定等影响档案数据目录的过程信息进行自动更新。1.1.4.3.7 全宗数据管理1.1.4.3.7.1 全宗单位管理 全宗单位管理提供对进馆档案所属全宗信息的管理功能，包括全宗单位名称、全宗号、地址等信息的管理，功能又增加、删除、修改等。1.1.4.3.7.2 全宗历史记录 用于登记全宗单位的沿革历史，主要包括全宗的创建时间、变更时间、终止时间、名称变更等信息的登记、编辑等功能。1.1.4.3.7.3 数据维护 系统提供对进馆全宗实体档案及对应电子档案文件的数据的编辑、批量修改、目录关联等维护管理。1.1.4.3.7.4 全宗统计 系统提供对进馆全宗以及全宗数据的详细统计功能，包括针对全宗进馆的时间等内容自定义统计，对进馆数据的分类、时间、数量等进行自定义统计，还包括分全宗的进馆档案相关的统计。1.1.4.3.7.5 件/卷号调整档案管理员通过系统提供的档号、件号、卷内顺序号等数据的自动调整，实现进馆全宗数据档号、卷内序号、卷内件数和页数等信息点自动形成和手工干预调整。保证进馆全宗数据的准确性和规范性。1.1.4.3.7.6 批量处理 针对进馆全宗档案目录相关元数据的批量处理以及电子文件的批量处理功能。档案目录元数据的批量处理主要包括批量修改、批量替换、批量删除、批量转移等。电子文件的批量处理包括批量格式转换、批量OCR识别等。批量操作可由管理员通过手工选取操作数据范围进行批量操作，也可由系统对符合条件数据进行批量操作，由系统自动完成。1.1.4.3.8 代保管业务管理1.1.4.3.8.1 信息著录 系统提供代保管业中重合同、代保管档案及授权信息的数据著录功能，包括信息采集、编辑、批量修改、删除等业务功能，信息著录其他管理功能类似档案著录。1.1.4.3.8.2 合同管理 实现由档案局（馆）代为保管的合同数据的信息著录、分类、整理、保存和管理等功能。系统同超期提示功能相结合，提供合同到期自动提醒。管理员可进行人工或者自动提供服务管理，可以通过短信