档案管理_某实业有限公司档案管理规定实施细则

唐山建龙实业有限公司制度编号：110A制度页数：共58页档案管理规定实施细则编 制 人：魏立健、李乃玲审 核 人：吴 疆批 准 人：王印忠主办单位：行政管理处发布日期：2008年7月1日生效日期：2008年7月1日第一章 总 则第一条 为加强唐山建龙实业有限公司（以下简称公司）档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为企业发展服务，根据控股公司档案管理规定，特制定本细则。 第二条 本细则的档案是指公司在生产经营、基本建设和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件资料。第三条 公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案和实物档案六类。其中人事档案由人力资源处管理，其它五类档案由行政管理处档案室管理。第四条 本细则适用于公司唐山生产区档案的管理。第二章 档案管理组织机构及其职责第五条 公司成立档案管理领导小组，设专、兼职档案员。组 长：主管档案工作的公司领导副组长：行政管理处一级主管（正职或主持全面工作的副职）成 员：各单位一级主管（正职或主持全面工作的副职）、专职档案员、兼职档案员、项目部兼职档案员、项目部各专业组长、项目部负责人第六条 管理职责1、组长：负责审查批准档案工作规划、计划，对企业开展档案工作负总责。2、副组长：负责组织实施档案管理工作，监督、检查、指导执行情况并对档案鉴定销毁审核把关。3、各单位一级主管：对本单位归档文件资料的齐全、完整、准确负总责，监督本单位兼职档案员开展工作。4、专职档案员：贯彻执行控股公司档案管理规定和操作规范；编制公司档案工作计划；监督、指导兼职档案员开展工作，检查、评价其工作业绩，同时不断改善与优化档案管理工作；负责公司档案的收集、整理、立卷、提供利用等日常管理工作；对档案管理工作质量负责，做好档案保密和“八防工作”；对超过保管期限的档案提出存销初步意见并组织好鉴定销毁工作。5、兼职档案员：对本单位形成的具有保存价值的各种形式、各种载体的文件资料进行收集、积累和保管，对归档文件资料的准确性、有效性负责；做好文件资料移交前的安全保密工作，并按时移交归档。6、项目部兼职档案员：负责本项目形成的各类科技文件资料的收集、整理、立卷、归档工作，并按规定时间移交；项目部各专业组长：负责各专业资料的完整、准确、系统、规范，是各专业资料的直接责任人；项目部负责人：负责该项目资料的完整、准确和归档及时性，资料交接时项目负责人要在移交清册上签字，是该项目文件资料管理和归档的第一责任人。第三章 文件资料归档要求第七条 文件资料归档要求1、归档的文件资料必须齐全完整、真实有效，模糊不清、破损或易褪变的文件资料应予修复。 2、归档的文件资料应为原件（定稿）或具有凭证作用、法律效应的文件资料，特别重要的文件应同时保存历次修改稿。 3、归档文件资料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印。4、符合文书档案归档范围的电子文件的归档实行“双套制”，具有永久、长期保存价值的电子文件归档时，必须制作相应的纸质版本，同时存档。 5、电子文件归档时还应同时归档其支持性文件（指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统）。 6、非纸质文件资料（照片、录音带、光盘等）应与其文字说明一并归档；反映同一内容而形式不同的文件资料应保持一致性。第四章 文书档案第八条 文书档案是指公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件资料。第九条 公司文书档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、党群工作类四大类。第十条 文书档案归档范围和保管期限（见附件一）第十一条 文书档案归档责任划分和归档时间应当归档的文件资料，均由文件资料形成单位兼职档案人员或特定专人负责收集、登记、整理，在规定时间内移交档案室集中管理。一项工作由两个以上单位共同参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办单位兼职档案人员负责收集并按要求归档，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。1、以公司名义印发的红字头文件、会议纪要（含定稿、文件审批单、打印的正件），由行政管理处文秘人员负责收集、整理，于第二年二季度前归档。2、公司级管理制度（含年度制度汇编）由企划处兼职档案人员统一收集、整理，于第二年二季度前归档。3、各单位直接对外联系形成的往来文件、报表、总结等属于归档范围的一般管理性文件资料，由形成单位兼职档案人员收集，于第二年二季度前归档。4、由公司领导签批、行政管理处转发相关单位承办的外来文件（连同承办过程中产生的文件资料）由承办单位兼职档案人员或特定专人负责收集，于该项工作承办结束后1个月内返回行政管理处，由行政管理处文秘人员统一管理，于第二年二季度前归档。5、需领导阅知的外来文件由行政管理处文秘人员负责收集、整理，于第二年二季度前归档。6、审计案卷、纪检监察、违纪案件调查处理资料，由控股公司审计监察部驻唐审计处专人负责立卷、整理，于第二年二季度前归档。7、法律案卷、公司法人治理及业务变更等法律相关工作中形成的文件资料由财务处法务人员收集、整理，于第二年二季度前归档。8、加盖合同专用章的法律合同文本及协议附件（不含销售处产生的合同、协议）由财务处法务人员收集、整理，于第二年二季度前归档。9、产品销售合同、补偿贸易合同、产品购销协议、质量异议处理协议由销售处兼职档案人员负责收集，于第二年二季度前归档。10、加盖公司印章的合同、协议由形成单位兼职档案人员负责收集，于合同、协议签订后1个月内移交归档。11、公司重要上报请示及上级批复文件由业务承办单位兼职档案人员负责收集，于请示批复后1个月内归档。12、各种会议资料、重大活动文件资料由会议主办单位、活动组织承办单位的兼职档案人员负责收集、整理，于会议或活动结束后1个月内归档。13、各种证件资料由业务承办单位兼职档案人员或特定专人于取证后1个月内移交归档。14、重要的、机密性较强的文件资料；变更、修改、补充的文件资料；公司内部机构变动和职工调动、离岗等留在单位或个人手中的文件资料；公司产权变动过程中形成的文件资料；应归档的零散文件资料及其它临时活动中形成的文件资料均由资料形成单位兼职档案人员或特定专人随时移交归档。15、电子文件与纸质文件归档时间一致，各单位在归档纸质文件时要做好同版本电子文件的收集、整理、归档工作。第十二条 文书档案移交手续1、文书档案按年度归档时，由移交单位编制“年归档文件移交清册”（见附件二），并附“年归档文件目录”（见附件三）一式两份，交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。2、文书档案资料日常归档时，需由移交人填写“文件资料移交目录”（见附件四），由档案室备案。第五章 科技档案第十三条 科技档案是记述和反映本公司基本建设、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件资料。主要形式有文字资料、图纸、图表、计算数据等各种载体的文件资料。第十四条 根据控股公司科技档案分类，目前公司科技档案的种类有：产品档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案、房地产档案。第十五条 科技档案归档范围、归档份数和保管期限对于公司科技类相关活动中，记载科技类过程和现状、具有保存价值的各种载体的资料，均应收集齐全，整理、立卷归档；具体归档范围、保管期限和归档份数符合（附件五）的要求。第十六条 科技档案归档责任划分和归档时间1、产品档案在每项产品的计划决策阶段、设计阶段、试制阶段、正式投产阶段、转产阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长，将各阶段应归档的资料移交本单位兼职档案人员整理、立卷，在1个月内移交公司档案室存档。2、产品申报评优或认证阶段形成的资料，在完成后1个月内移交公司档案室存档；如某产品试制阶段较长，已跨年度但未转产所形成的资料，兼职档案员在每年的6月份、12月份进行收集、整理相关资料，移交公司档案室存档。3、科研档案在每项科研课题的科研准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定、验收阶段、成果申报阶段和推广应用阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料，转交本单位兼职档案人员整理、立卷，并在1个月内移交公司档案室存档。4、基建档案在工程项目的立项审批阶段、可行性研究阶段、设计阶段、组织和实施阶段、试产或转固阶段分别完成时，由项目负责人或专业组长将各阶段应归档的资料，转交本项目兼职档案人员整理、立卷，在1个月内移交公司档案室存档。5、工程项目竣工资料、竣工图，在竣工验收前，由施工单位按各专业系统整理汇总，移交该项目部兼职档案员；该项目监理和专业技术组长，对竣工资料的完整性和准确性进行审核，确认资料完整、齐备并在移交确认单签字后，兼职档案员按基建类档案移交要求，建立好移交清册及目录；在工程项目竣工验收时，经组织验收单位相关专业再次审核，确认合格1个月内移交公司档案室存档。6、新上基建工程项目设备开箱时，由项目部设备组长负责组织设备开箱，并通知设备处兼职档案人员和公司档案人员，共同参加设备开箱；项目部兼职档案员负责接收设备资料，并将设备资料及时复制，把复印件交技术人员用于安装设备，原件在工程试产后1个月内移交公司档案室存档。7、生产单位大、中修设备资料，由设备处兼职档案人员在设备开箱后收集保管相关资料，在每年6月份、12月份，分别移交公司档案室存档。8、房地产档案的归档，在工程竣工验收前，该项目部兼职档案员将所有资料图纸按系统收集、整理，建立好移交清册及目录，经工程验收确认准确、齐备后，1个月内移交公司档案室存档。9、科技档案文件材料形成、积累、归档责任划分:原则上是哪个科技单位或科技人员经办的，即由该单位或科技人员负责；两个或两个以上单位承办的项目，协作单位将其承担部分的资料提供给主办单位，由主办单位负责归档完整的档案；若干单位共同参加的项目，由项目负责人指定人员负责科技文件材料的收集、整理，在规定的时间内移交归档。10、停建、缓建工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产中形成的科技资料，相关单位都要收集、整理，在确定停建、缓建20个工作日内移交公司档案室保管，不得遗失和销毁。11、其它科技档案归档内容（见附件五E）。第十七条 基建类、房地产类档案归档具体要求（见附件六）。第十八条 为确保科技档案资料的齐全、完整，在工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定活动中，业务主管单位或项目部负责人必须通知科技档案人员参加，对应归档的科技文件资料进行审查、验收。第十九条 科技档案移交手续1、科技档案归档时，移交单位编制“移交清册”和“移交目录”（见附件七）一式两份，交接双方确认、签字、盖章后各存一份。2、基建类、房地产类档案归档移交，需移交单位填写“移交确认单、移交清册、移交目录”（见附件八）一式两份，移交双方确认、签字、盖章后各保存一份。附件二：年归档文件移交清册年 归 档 文 件 移 交 清 册共 计： 件 移交单位： 移交人： 接收单位： 接收人： 年 月 日附件三：年归档文件目录 年 归 档 文 件 目 录单位： 件号文件日期责任者文件字号题 名页数电子文件名备注附件四：文件资料移交目录序号移交日期内 容载体形式移交单位移交人接收人文 件 资 料 移 交 目 录努力了的才叫梦想，不努力的就是空想！如果你一直空想的话，无论看多少正能量语录，也赶不走满满的负能量！你还是原地踏步的你，一直在看别人进步。附件五: 科技类档案归档要求附件五 A 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位产品类设计决策阶段1份 项目转产1个月内技术处1、市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告短期2、技术、经济可行性研究报告长期3、发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同永久4、研制计划、方案、方案论证报告长期5、产品研究、设计计划长期6、技术、经济初步评价长期7、研究试验大纲、试验报告长期8、产品设计标准永久9、技术设计说明书长期10、产品设计图样长期11、专题技术请示报告长期12、设计评审报告长期试制阶段1份项目转产1个月内技术处13、试制计划、方案、规程、工艺总体方案论证、总结报告永久14、试制工艺流程、工艺标准、工艺文件和工艺装备文件、长期15、原材料与半成品、成品检验方法批准书、试制运行记录、化验记录长期16、理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式长期17、技术标准协议、试制质量分析报告长期18、试制专题会议纪要、分析报告、决议及合理化建议长期19、重大故障分析和排除措施报告长期20、试验原始数据与资料永久21、试验分析报告长期22、试验总结报告永久鉴定阶段1份项目转产1个月内技术处23、鉴定申请报告及批复永久24、试制、试验鉴定大纲永久25、成套设计文件长期26、标准化审查报告长期27、可靠性试验情况报告长期28、产品质量和技术经济分析报告短期29、技术鉴定资料（申请批复、评价资料、会议纪要）永久30、设计定型报告、证书永久31、试用或试运行报告长期32、鉴定验收书永久附件五 A 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位产品类生产阶段1份项目转产1个月内技术处33、小批生产方案、计划短期34、小批生产工序工程能力分析报告长期35、关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告长期36、原料鉴定卡片、配用设计表长期37、历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单长期38、小批生产总结报告、小批生产鉴定书永久39、产品设计评审报告长期40、产品研制完成报告长期41、产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本长期批量生产、转产1份项目转产1个月内技术处42、申请正式投产报告、批复、通知永久43、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范永久44、技术标准（国际、国家、部、企、内标）永久45、企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知永久46、生产定型（结构、配方）设计文件永久47、工艺方案、工艺指导书、说明书长期48、产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果长期49、重大质量事故分析、质量异议处理结果长期50、各种操作记录、产品检验报告单长期51、技术条件长期52、专利登记表、专利证书等资料永久53、商标注册资料永久评优阶段1份评优结束1个月内认证结束1月内技术处54、创优规划和措施长期55、创优工艺操作规程长期56、国内外对比资料短期57、上级检(抽)查结果和理化分析报告长期58、主要用户评价短期59、创优申请、审批表长期60、优质产品评定书永久61、获奖奖章、奖状、证书永久认证阶段1份62、认证申请书、信函长期63、跟综服务资料长期64、认证检测报告、检查报告长期65、原材料修改换页说明、产品检验报告长期66、各种认证证书永久附件五 B 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位科研类研究准备阶段1份鉴定结束1个月内技术处1、申报项目的报告、批复、通知长期2、科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证资料长期3、课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件长期4、任务书、协议书、会议记录及重要来往文函永久5、科研课题研究计划、上级批示长期6、实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程永久研究试验阶段1份鉴定结束1个月内技术处7、试验任务书、试验大纲永久8、实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告永久9、试制综合分析报告及总结永久10、计算文件永久11、计算机软件永久12、检验文件永久13、设计文件、图样、技术说明永久14、工艺文件永久总结鉴定验收阶段1份鉴定结束1个月内技术处15、课题完成最终(或中断)总结永久16、课题阶段工作总结长期17、鉴定大纲永久18、技术经济分析报告长期19、标准化审查报告永久20、鉴定证书、科学技术成果鉴定证书永久21、鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件永久成果申报阶段1份申报结束1个月内技术处22、科技成果申报表、登记表及附表永久23、科技成果奖励申报及评审资料永久24、获奖证书及批件永久附件五 C 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位基建类（原始资料）准备、立项和审批阶段1份项目投产或转固1个月内基建工程项目部1、发展规划、计划、报告永久2、调研报告、汇总资料永久3、决策结果、会议记录、纪要永久4、项目建议书永久5、项目建议书审批意见永久6、控股公司审批文件永久7、国家政策性报批文件永久可行性研究、初步设计1份项目投产或转固1个月内基建工程项目部8、项目可研总体计划永久9、可行性研究报告永久10、可研审查会议纪要及其评估、报批文件永久11、设计任务书、计划任务书、报批文件永久12、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、重要土、岩样及说明永久2份项目投产或转固1个月内13、地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久14、初步设计永久15、技术设计永久1份项目投产或转固1个月内16、施工图设计永久17、工程设计计算书长期18、设计评价、鉴定及审批永久项目管理资料1份项目投产或转固1个月内基建工程项目部19、计划、投资、统计、管理文件永久20、有关投资、进度、物资、工程量的建议计划长期21、工程概算、预算、标底、合同价、决算长期22、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期23、规程、规范、标准、规划、方案、规定长期24、招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期25、招标投标、承发包合同协议永久26、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件永久27、投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件长期28、开标议程、开标大会签字、报价表、评标记录长期29、中标通知书永久30、合同谈判纪要、合同审查文件、合同书永久31、专项申请、批复文件永久32、环境保护、劳动安全、卫生、消防、规划等文件长期33、水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期附件五 C 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位基建类（竣工资料）建筑施工资料 2份竣工验收1个月内基建工程项目部34、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期35、施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期36、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期37、建筑资料试验报告长期38、设计变更、工程更改洽商单、资料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久39、施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久40、土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验销记录永久41、施工日记、大事记长期42、隐蔽工程验收记录永久43、各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久44、工程质量检查、评定永久45、交工验收记录证明永久46、竣工报告、竣工验收报告永久47、竣工图永久设备及管线安装施工资料2份竣工验收1个月内基建工程项目部48、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期49、施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期50、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期51、建筑资料试验报告长期52、设计变更通知、工程更改洽商单、资料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单等永久53、焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久54、隐蔽工程检查验收记录永久55、强度、密闭性试验报告长期56、设备、网络调试记录长期57、施工安装记录、安装质量检查、事故处理报告长期58、系统调试、调试记录长期59、管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期60、管线标高、位置、坡度测量记录长期61、中间教交工验收记录证明、工程质量评定永久62、竣工报告、竣工验收报告永久63、竣工图永久类别 归 档 范 围保管期限归档 份数归档 时间责任 单位基建类（竣工资料）电气、仪表安装施工资料2份竣工验收1个月内基建工程项目部64、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期65、施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期66、原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期67、建筑资料试验报告长期68、设计变更通知、工程更改洽商单、资料、零部件永久69、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单等永久70、系统测试、整定记录长期71、绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期72、资料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告永久73、操作、联动试验长期74、电气装置交接记录长期75、中间交工验收记录、工程质量评定永久76、竣工报告、竣工验收报告永久77、竣工图永久监理资料2份竣工验收1个月内基建工程项目部78、监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期79、施工及设备器材供应单位资质审核、设备、资料报审长期80、施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审长期81、开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期82、设计变更、资料、零部件、设备代用审批长期83、监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件长期84、工程资料监理检查、复检、实验记录、报告长期85、监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期86、各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等长期87、施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期88、工程进度计划、实施、分析统计文件长期89、变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期90、月报总结长期91、工程竣工总结长期92、质量评价意见报告长期附件五 C 科技类档案归档要求附件五 C 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保 管 期 限归档 份数归档 时间责任 单位基建类（竣工资料）工艺设备资料2份竣工验收1个月内基建工程项目部93、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期94、产品检验、包装、工装图、检测记录长期95、设备资料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证长期96、设备、资料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期97、设备图纸、使用说明书、零部件目录长期98、设备测绘、验收记录及索赔文件长期99、设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期试生产资料100、设备试车、验收、运转、维护记录长期101、安全操作规程、事故分析报告长期102、产品技术参数、性能、图纸永久竣工验收资料2份竣工验收1个月内基建工程项目部103、项目竣工验收报告永久104、工程设计总结永久105、工程施工总结永久106、工程监理总结永久107、项目质量评审资料永久108、工程现场声像资料永久109、环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批资料永久110、竣工验收会议决议文件、验收证书及验收人员名册、签字、验收备案资料永久111、项目评优报奖申报资料、批准文件及证书永久1份完成1个月内设备处设备仪器类（基建项目）单台（套）设备仪器 1份项目投产或转固1个月内基建工程项目部1、调研、考察材料长期2、购置合同、协议长期3、洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料长期4、设备仪器开箱验收记录长期5、设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等文字材料长期6、随机图纸长期7、设备仪器安装调试、试车记录、总结长期8、检测验收等材料长期9、竣工图样长期附件五 D 科技档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位设备仪器类（大、中修）单台（套）设备仪器 1份每年6月份和12月份设备处1、调研、考察材料长期2、购置合同、协议长期3、洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料长期4、设备仪器开箱验收记录长期5、设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书等随机图样及文字材料长期6、设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料长期7、运行记录及重大事故分析处理报告长期8、设备仪器保养和大修计划、记录长期9、设备仪器检查记录、设备仪器履历表长期10、设备改造记录和总结材料长期11、技术、质量异议的处理结果材料永久12、设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果长期13、设备台帐永久房地产类房地产基本资料永 久1份竣工验收1个月内设备处（小区项目组）1、房产坐落总平面布置图永 久2、房区管道、线路平面图永 久3、房屋分栋、分层平面图永 久4、房屋分栋和附属建筑物、设备分项登记表永 久5、房屋坐落数量表永 久6、房产原始资料（土地征购、房屋新建、拨入的）永 久7、批准文件、契约文书永 久8、标有四至地界的征地平面图永 久9、有关征地手续的各种协议书永 久10、建筑许可证、规划许可证及附图永 久11、房屋所有权证、土地使用权证永 久12、消防许可证永 久13、改制后房地产评估资料、产权变更文件资料等永 久14、有关征地、拆迁、青苗补偿费用的收（付）款凭证原件（复印件及说明存会计档案）永 久15、工程竣工资料永 久2份竣工验收1个月内设备处（小区项目组）16、各种竣工图、验收报告永 久附件五 E 科技类档案归档要求类别归 档 范 围保管 期限归档 份数归档 时间责任 单位停建 缓建 项目停建、缓建工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产中形成的科技资料，长期已形成的全部资料项目停止20日内各相关单位其它科技档案1、公司提案采用实施的资料长期1份每年3月份企划处2、公司各单位技术规程、操作规程短期技术处3、各单位参加市级以上科技方面会议资料长期各单位附件六：基建类、房地产类档案归档具体要求1、基建、房地产类档案的收集工作，必须符合建设工程档案的形成规律，保证资料系统完整。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、验收等方面的技术规范、标准和规程。2、资料内容必须真实、准确、与工程实际相符合；资料的收集、整理、归档应做到“三同步”，即：布置施工任务与布置竣工资料编制同步、工程施工进度与竣工资料形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工资料交接同步进行。3、归档的原始资料必须是原件，资料齐备，字迹清楚；图纸清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，资料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良；资料幅面尺寸规格为A4幅面(297mm210mm)。4、竣工图章的使用(1)竣工章示例如下图: 竣工章尺寸为50mm80mm(2)竣工章使用不褪色的红色印泥。(3)在每份竣工资料和每张散装竣工图纸上，由编制单位加盖上竣工章并签署竣工图章，装订成册的资料和图纸盖在封面左上角；散装竣工图纸盖在图标的左上方空白处。签署章内明细应齐全、清楚，不得代签；5、竣工资料编制(1)工程资料的内容必须真实的反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的资料必须完整、准确、系统；字迹清楚、签字认可手续齐备。(2)工程竣工资料必保正卷是原件。工程竣工资料装订，厚度应控制在15毫米30毫米之间，小于A4纸规格的要粘贴在A4 纸上，每册资料内必有卷内明细表，并打好页码，采用细线在左侧装订，装订要有封面（见图表）并填好封面内容，装订要求结实牢固，整齐美观。 6、竣工图的编制形式(1)凡按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位，在施工图标左上方加盖及签署竣工图章。(2)原设计施工图有变更的部分，竣工图中均应反映，不得遗漏，有变更的部位，必须盖上变更示意章，注明见多少号变更通知单，并将相符编号的变更通知单（原件）附在该图纸内；一张变更通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷的，应将复印件附在有关卷中并标注原件所属卷。(3)凡施工图结构、平面、工艺平面布置等有重大改变，或变更量超过该图面的1/3的，施工单位重新绘制竣工图，重新绘制的图纸，图号仍用旧图号，图号末尾须加注 “改”字，旧图应加盖“此图已改，仅供参考”印章，与新图一并存档。(4)竣工图纸要求散放在档案盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米210毫米。叠图时应从图标处叠起，将图纸先折成297毫米，然后再折成210毫米成手风琴式，使图标外露。(5)成套使用的图纸应进行装订，如各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米297毫米，图纸装订成册后再对折装在档案盒内。(6)竣工图必须是图面清晰的新蓝图，禁止使用在工地受到磨损、残缺丢角和污垢的旧图编制竣工图。7、卷内顺序(1)卷内资料排列按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿，主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。(2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。(3)既有资料又有图纸的案卷，资料排前，图纸排后。8、填写卷内目录(1)每一个保管单位，均应填写卷内目录（见图表），以便揭示每一个案卷的内容。卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷 内 目 录 档案号： 顺序号图号或文件编号名 称张 次备 注 (2)卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。但最后一份文字材料或图纸，在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号末页号。顺序号从有内容的一行开始填写。(3)文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。 9、填写备考表每个保管单位内均应填写一份备考表（见图表），便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料、图纸的最后面。档案号 备 考 表本案卷内共 张， 其中文字材料 张， 图纸 张说明: 组卷单位负责人: 组 卷 人: 审 核 人: 日 期: 10、文件材料、图纸装盒每个保管单位的科技文件材料一律装盒（采用国家档案局标准档案盒），一盒即是一卷，也是一个保管单位（以下简称卷）一个保管单位准许装几盒，但几个保管单位的不准装在一盒。装盒的顺序是卷内目录、文字材料、图纸、备考表。11、填写案卷封面和脊背(1)案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容。(2)编制单位应填写卷内文件资料形成单位或编制的责任者。(3)编制日期应填写卷内文件资料或图纸编制的时间。(4)保管期限见附件五 C、D。(5)脊背只填案卷题名(6)填写档案盒封面、软封面、脊背要用黑色笔墨，确保封面清晰、美观。12、基建、房地产类工程项目验收(1)项目验收时，组织验收的主管单位必须通知公司科技档案管理人员参加验收并在验收报告单上签字。(2)项目档案验收分为预验收和正式验收，与工程验收同步进行；对档案预验收不合格者不能申报项目正式验收。(3)预验收是经建设项目单位相关专业自检，认为竣工档案已达到验收标准，在由档案部门预检，对预检查出的问题，建设、设计、施工单位要在正式竣工验收前加以改进。(4)正式验收时，档案部门作为项目竣工验收成员，检查预验收中提出的问题整改情况，向验收组提出验收结论性意见，并在项目竣工验收意见上签字。附件七：科技档案移交清册、移交目录科 技 档 案 移 交 清 册项 目：共 计： 卷 其中资料 卷 图纸 卷移交单位： （章） 接收单位： （章） 负 责 人: 负 责 人: 移 交 人: 接 收 人:交接日期： 年 月 日科 技 档 案 移 交 目 录顺序号编制单位编制日期标 题 或 文 件 内 容图号或文件编 号页 数 （每卷）份 数 （每卷）备注附件八：基建或房地产档案移交清册、移交确认单、移交目录基 建 或 房 地 产 档 案 移 交 清 册项 目：共 计： 卷 其中资料 卷 图纸 卷移交单位： （章） 接收单位： （章） 负 责 人: 负 责 人: 移 交 人: 接 收 人:交接日期