XXXX有限公司费用报销管理制度.doc

江苏XXXX有限公司 文 件XXXX（文）2018 号关于颁布费用报销管理制度的通知各部门：为规范公司费用报销审核，加强费用监督与控制，在保持工作正常开展的同时降低费用支出，故制定此实施细则。一、 职责1、费用报销人:对报销事由的合法性、真实性负责，对报销单据的规范性、完整性负责。2、部门负责人:负责审核报销事由的合理性、真实性、合规性3、财务总监负责对单据付款前的全面审查。6、总经理负责对报销费用进行最后的确认、审批。二、报销流程报销流程：报销人部门负责人财务总监总经理报销单使用方法1、差旅费报销单使用范围：公交、的士、大巴、火车、动车、高铁、飞机等差旅费发票与出差住宿费发票，用差旅费报销单填写。2、费用报销单使用范围：除差旅费与住宿费以外的费用均使用费用报销单填报。3、原始凭证粘贴单使用方法：需报发票要粘贴在原始凭证粘贴单上，与报销单合粘在一起。四、发票粘贴要求1、各类报销单据必须按费用项目分类粘贴在原始凭证粘贴单上，同一类费用发票粘贴在一起，不得将不同项目的费用混在一起粘贴。2、在粘贴单据时要按小票在下、大票在上的要求，从右到左呈现阶梯状整齐均匀排开粘贴，保持发票不易掉落，将原始单据左边粘贴在粘贴单上，不得粘在发票表面。3、单据在粘贴时以粘贴单右上角对齐，左边不得超过装订线，须用胶水或固体胶粘贴。4、如为大小相同的定额发票，要按金额由大到小从左往右排列。5、每张报销单粘贴完后的自然平放厚度不得超过“1.5”厘米。五、报销单填写规范1、报销单据都需用蓝、黑色中性笔填写。2、所有报销单据采用实名报销，“报销人”签名处填写实际报销人。3、所有报销单据填写过后不得涂改，凡涂改，报销单据作废。4、报销日期、部门、金额大小写、摘要、单据张数必须填写完整，大小写金额需一致。5、报销单上填写的发票信息需跟所使用的发票内容相一致，特别是差旅费报销单上填写信息需跟发票上时间、起止地址、购票人相一致。6、报销单空白处需划“”或“V”注销。7、报销单大写金额空白处，都需填大写“零”。六、发票使用规范1、所使用的发票必须税控系统开具的真实发票或是具有有省级财政部门监制章的票据。2、发票的发票联为报销联，增值税专用发票的有效期为360 天，增值税抵扣联需保存整齐，报销时需提交到财务部。3、所有用以报销的发票必须要以本公司全称为抬头开具，填写正确的税号。公司名称不全，或者多字或错字均不可以使用；付款单位为空或者个人、顾客的，一律不予报销。4、所有用以报销的发票开票日期必须为近 3 个月以内的发票，如：8 月报销费用，发票必须是 6 月及 6 月以后开具的发票；当跨年时上一年的发票只能在下一年的第一个月能继续使用，凡发票表面用手写或者涂改的，一律不予报销。5、所使用的发票上必须有椭圆形的税务局监制章以及发票专用章。6、如果是行政事业单位的收费单据，上面必须印有椭圆形各省级财政厅票证监制章。7、印有中国人民解放军总后勤部票证监制章的部队发票或收据，必须要盖有部队单位的财务专用章或公章才能作为报销凭证。8、印有收费单位并有编号的小额定额收费凭证也可作为报销凭证，如各种订票手续费，退票费，公交车票等。9. 对方为依法无需办理税务登记的单位或者从事小额零星经营业务的个人，其支出以税务机关代开的发票或者收款凭证及内部凭证作为税前扣除凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。10. 大额付款（超5000元以上）必须提供协议、合同。提供的发票出票方、实际付款方需跟合同签订方保持一致。11.公司接受电子发票报销，报销人从指定网站打印即可。公路通行费必须取得增值税电子普通发票。七、报销实施细则1、办公费（1）因办理公务需要而发生的办公文具、耗材费、邮寄费、报刊订阅费、名片印刷费等，由办公室统一办理，报总经理审批。公司一次性采购办公用品超过1000元需附申请获批的办公用品申请单，由办公室指定专人进行登记和领用管理。（2）报销金额在 1000元以上的办公用品发票发票中应列明明细或另附办公用品明细表（明细表需加盖出票单位合同章或财务章）2、业务招待费（1）招待非政府机关人员，需在报销单上写明招待对象，联系方式以及本公司陪同人员。（2）招待政府机关人员，招待对象不得写在报销单上，相关内容需铅笔另行列明内容。（3）报销招待费用，部门负责人以下人员单笔金额在500元以下的需事先向部门负责人申请同意。单笔金额在 500元以上的招待费必须事先经公司总经理同意（预先申请填写申请单并获批）。部门负责人发生的招待费用需事先向总经理申请同意。3、差旅费公司员工因公需要，预计出差费用在1000元以上必须先填写出差申请，经总经理同意方可出行。（1） 员工因公报销公交费用以手撕票为依据。（2） 公司员工原则上不允许报销打的费用，如遇特殊情况，公司无法安排公车，单独申请由部门负责人写清事由，单独制单报销。（3） 公司员工一律只允许报销动车二等座及以下档次车票，购买高铁票的需按动车二等座价格折算后报销。（4） 享受车补的员工原则上不再报销本市范围(含江阴、宜兴)的差旅费用。（5） 外地住宿发票必须开具专用发票（6个点），如存在差旅费发票丢失、发票抬头开错、未能取得发票的情况，只允许报销剔除税金。（6） 单程在 3 个小时以上或路程在 120 公里以上，当天不能及时赶回公司的情况下，公司员工应按不超过以下标准的实际发生费用报销住宿费用：业务员150 元/人/天，部门负责人 200元/人/天，公司总经理、董事长 300元/人/天。如出差期间公司或有接待方安排食宿（如参加会议），不得报销。由于特殊地区消费存在差异的，提前向总经理或董事长申请同意，按照地区差异进行报销。（7） 因工作需要，不同级别人员同时出差时，可随同行人员中最高级别人员搭乘相应的交通工具和享受相应的住宿标准，不再单独报销。（同性别两人同时出差时，需住在一间房内，两个人按一间房的标准报销，不得叠加）。（8） 日常单张车票订票费不得超过20 元，春节期间不得超过 50 元，乘坐火车和长途汽车连续时间在 6 小时以上或晚上连续时间在 4 小时以上方可购买卧铺票。（9） 出差餐费补贴： 50元/天，如出差期间公司或有接待方安排食宿（如参加会议），不享受补贴。相关餐费补贴按20元/顿扣除。4、工资、福利费（1）工资是指公司根据劳动合同有关规定支付给员工的劳动报酬公司。包括所有的工资性支出和津贴。由人力资源中心根据公司董事会规定的工资标准及上月员工的劳动绩效，按月统一制表，报总经理批准后由办公室审核发放。公司于每月 日前发放上一个月的工资。（2）福利费是指企业为职工提供的除职工工资、奖金、津贴、补贴、五险一金以外的福利待遇支出，包括发放给职工或为职工支付的各项现金补贴和非货币性集体福利，公司福利费由工会或办公室统一制表，财务管理中心审核发放。（3）公司发放的工资、给付的奖励和和福利费用均按国家规定，依法代扣代缴个税。5、行政费用（主要包括公司汽车费用、租赁费、水电费、邮寄费、培训费等） 由公司办公室归口管理据实报销，财务部门审核支付。6、低值易耗品、维修材料费、包装费、福利费等（1）金额在 100 元以上的福利费需附福利物资发放明细表。（2）所有新购资产超500元以上需附资产申请单进行资产登记。7、车辆保险费与车船使用税需附车辆保险费用预先审批表，表中金额只能小于等于审批表中金额。8、聘请中介机构服务费与咨询服务费、综合保险费需根据费用类别不同，附相关合同。9、商品损耗由仓库提请报销，需提供存货盘亏盘盈损益表。10会务费（1） 需附：会务费合同、会议流程表、会议签到表、会议照片。（2） 每次会议应附会议专项费用预算表或申请表，表格需会议总负责人及总经理签字。（3） 同一次会议所产生的费用，需会议负责人协调各个小组统一进行费用报销，不得单独报销。11、因公因私借款（1）因公借款金额小于等于 1 万元的，借款流程与费用报销流程一致。（2）因公借款金额大于1万元及因私借款，在费用报销流程的基础上需董事长签字（原则上不可以私人借款）。（3）所有借款需在 1 个月内归还，逾期按同期银行贷款利息按月在工资中扣除超期利息，特殊情况需作专项说明并注明还款期限。12、新购固定资产（1）需附固定资产申请单。（2）办公室专人进行固定资产登记。（3）需附固定资产采购合同。八、特别注意事项1、报销时限的规定（1）公司员工当月可报销当月及上两个月未报销费用。例如 6 月报销费用时仅可报销 4 、5、6 月份费用。（2）费用超过三个月报销的，按报销金额的 80%报销。例如 6 月报销费用是 3 月份费用，费用合计 500 元，按 80%只能报销 400 元。（3）费用超过四个月报销的，按报销金额 50%报销（规定同上）。（4）费用超过六个月或跨年超过两个月，公司一律不予报销。2、发票取得规定（1）如存在发票丢失、发票抬头开错、未取得发票的，不得报销费用。（2）