广州奥杰企业资源计划管理系统（AJ-ERP）【用户操作手册】.doc

广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 1 页 共 126 页 20112011 年年 7 7 月月 8 8 日日 用户操作手册 广州市奥杰信息技术 企业资源计划管理系统 （aj-erp） 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 2 页 共 126 页 目录 第一篇系统简介1 一.系统介绍1 二.运行环境2 三.登陆系统2 四.修改密码6 五.界面介绍7 第二篇业务篇12 一.基础标准12 1参数设置.12 1.1.分类主文件12 1.2.仓库访问权限13 1.3.部门访问权限14 1.4.其他出入库单据类型15 1.5.系统参数16 1.6.系统期间17 2常用资料.17 2.1记录单位17 2.2仓管员主文件18 2.3销售员主文件19 2.4采购员主文件19 2.5质检员主文件20 2.6计划员主文件21 2.7组织物料-全部属性21 2.8客户资料22 2.9组织供应商26 2.10仓库主文件27 2.11货币主文件28 2.12汇率主文件29 2.13区域30 2.14结算方式31 2.15发运方式32 二.销售管理32 1.业务流程.32 2.业务模块.33 2.1.销售价格33 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 3 页 共 126 页 2.1.1.销售价格33 2.1.2.销售特价34 2.1.3.价格作废35 2.2.订单销售35 2.2.1.销售订单35 2.2.2.特价订单36 2.2.3.发货通知单37 2.2.4.销售出库单38 2.2.5.出库红冲单39 2.2.6.退货通知单40 2.2.7.销售退货单41 2.3.库存销售42 2.3.1.发货通知单42 2.3.2.发货通知单（特价）43 2.3.3.退货通知单43 2.3.4.销售出库单44 2.3.5.销售退货单45 2.4.例外处理46 2.4.1.销售订单变更46 2.4.2.销售订单打开/关闭46 三.制造管理47 1.业务流程.47 2.业务模块.48 2.1.计划管理48 2.1.1.销售转生产48 2.1.2.生产订单49 2.1.3.生产订单-自动创建50 2.1.4.生产订单-半成品51 2.1.5.维护生产套料单52 2.1.6.生产订单变更53 2.1.7.生产订单关闭/打开54 2.1.8.物料需求计划55 2.2.物流管理56 2.2.1.领料单56 2.2.2.领料单-超订单57 2.2.3.领料单（合并）58 2.2.4.领料单（合并）-超订单59 2.2.5.退料单60 2.2.6.半成品入库单61 2.2.7.半成品入库单-超订单62 2.2.8.半成品退货单63 2.2.9.产成品入库单64 2.2.10.产成品入库单-超订单 65 2.2.11.产成品退货单 66 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 4 页 共 126 页 2.3.基础数据67 2.3.1.bom 维护.67 2.3.2.bom 替换.68 2.3.3.bom 审核.69 2.3.4.制造参数设置70 2.3.5.工作日历设置71 2.3.6.工作中心设置71 四.采购管理72 1.业务流程.72 2.业务模块.73 2.1.采购计划73 2.1.1.采购建议73 2.1.2.采购订单74 2.1.3.采购订单-自动创建75 2.1.4.采购订单列外处理77 2.2.采购物流77 2.2.1.待检入库单77 2.2.2.待检入库单-超订单78 2.2.3.质检不合格退货单79 2.2.4.待检仓红冲退货单80 2.2.5.质检合格入库单81 2.2.6.采购免检入库单82 2.2.7.采购免检入库单-超订单84 2.2.8.采购免检入库单-无订单85 2.2.9.采购退货单-有采购订单87 2.2.10.采购退货单-无采购订单 88 2.2.11.采购入库单红冲制单 89 2.2.12.采购入库单红冲单核定 89 2.3.供应商管理90 2.3.1.暂估价格90 2.3.2.正式价格91 2.4.质检管理92 2.4.1.采购质检判定92 2.4.2.采购质检改判93 2.4.3.采购质检改判审核93 2.5.参数设置94 2.5.1.订单条款94 2.5.2.采购参数设置95 2.5.3.质检状态主文件96 五.存货管理97 1.业务流程.97 2.业务模块.98 2.1.其他入库98 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 5 页 共 126 页 2.2.其他入库红冲99 2.3.其他出库100 2.4.其他出库红冲101 2.5.物料调拨单102 2.6.仓库盘点单103 2.7.新旧物料调整单104 2.8.月末处理105 2.9.月末结账106 2.10.取消月结106 2.11.参数设置107 2.12.模块启用108 第三篇财务篇108 一.应收管理108 1参数设置 108 1.1.模块启用108 1.2.参数设置109 1.3.应收账龄区间设置110 2应收账款 110 2.1.销售回款110 2.2.销售回款反审核111 2.3.其他应收112 2.4.月末结账113 二.应付管理113 1.参数设置.113 1.1.模块启用113 1.2.参数设置114 1.3.账龄区间设置115 2.应付账款.115 2.1.采购付款116 2.2.采购付款反审117 2.3.其他应付单117 2.4.其他应付反审118 3.采购发票.119 3.1.采购发票匹配119 3.2.采购发票反审120 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 0 页 共 126 页 第一篇系统简介 一.系统介绍 1.1. 总体功能目标总体功能目标 广州奥杰企业资源计划系统（a aj j- -e er rp p）软件是由广州市奥杰信息技术有限公司开发 的，面向制造型企业的管理软件。系统借鉴现代企业的资源计划方法和集成化管理思想， 结合中国制造型企业的管理控制特点和战略发展态势，采用先进的信息技术和计算机技 术，通过对企业的各种资源和整个生产、经营过程实施有效地组织、协调、规范、控制， 实现对企业的计划流、物流、资金流、信息流的集约优化控制，帮助企业最大限度地降 低库存量，减少资金占用，缩短交货期，提高产品质量，降低运作成本，改善决策管理， 提高企业对市场的响应能力和竞争能力，为中国的企业管理解决现实存在的问题，增强 中国企业的敏捷制造能力及全面建立中国企业供应链的竞争优势。 通过 aj-erp 系统有效的推行实施，帮助客户达成以下功能目标： 建立企业信息化平台建立企业信息化平台 销售管理信息化； 产品设计管理信息化； 生产制造管理信息化； 采购/委外加工管理信息化； 计划、生产、物流、财务等环节信息集成化； 规范企业基础管理规范企业基础管理 通过aj-erp的实施，对企业各种流程活动、岗位与制度等进行系统的梳理与规范。 整合企业内部资源整合企业内部资源 aj-erp将企业的销售、生产、采购、物流、财务等整合起来且无缝衔接，使得企业能 对人、财、物、信息等资源进行有效管理与调控，提高企业资源运作效率范。 2.2. 总体功能架构总体功能架构 aj-erp 系统主要包括“基础标准、销售管理、制造管理、委外管理、采购管理、 存货管理、应收管理、应付管理、资金管理、固定资产、财务总帐、企业建模、系统 管理”十三大十三大功能模块。 二.运行环境 操作系统：windowsxp/2000/server 以上、windows vista 及 windows7； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 1 页 共 126 页 网页浏览器：建议 ie6.0 以上 ； 硬件要求：cpu 建议 intel p4 以上，硬盘剩余空间大于 1g，内存 512m 以上； 建议：建议用户所用电脑的屏幕分辨率为 1024*768，如果为 800*600 ，则可 在登录系统后可按键盘上的 “f11f11” 快捷键，将系统界面切换到全屏模式， 方便看到界面全部内容（再按 f11 键，则又可切换到系统界面得全局模式） 。 网络条件：可以通过 internet 接入 web 网站。 三.登陆系统 1.1. 登陆设置登陆设置 设置 internet 安全级别，其方法如下所示： （1）打开 ie 中的“工具-internet 选项-常规” ，点击“internet 临时文件设置”按 钮，选中“每次启动 internet explorer 时检查”,如下图： (2) 打开 ie 中的“工具-internet 选项-常规” ， 点击按钮，删除 cookies；点击按钮，删除本地缓存文件，如下图示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 2 页 共 126 页 （3）打开 ie 中的“工具-internet 选项- 安全-internet”，点击按 钮，将安全设置中所有包含“activex”字样的选项均设为“启用” ，如下图： 提示：如果经过上述步骤不能登陆系统，继续进行以下操作： 1）查看网络是否正常； 2）如果网络正常，请重新更新程序，即将 c:program filessinocc 下的 erp 文件 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 3 页 共 126 页 夹删除，然后重新登陆系统，系统会提示正在更新。 注意：进行以上步骤解决登陆问题前，请先关闭本系统。 3)若您的操作系统是 windows vista，进行以下设置： 首先，进入控制面板，路径为开始-设置-控制面板； 其次，进入用户账户，在控制面板中找到“用户帐户”按钮； 最后，在用户账户管理中，点击”用户帐户” ，弹出用户帐户对放框，如下图: 点击“打开或关闭用户帐户控制 ” ，弹出“打开或关闭用户帐户控制”对话框，如图: 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 4 页 共 126 页 把“使用用户帐户控制(uac)帮助保护您的计算机”前面的勾去掉，再点确定按钮， 重新打开 ie，就可以登入 aj-erp 系统。 2.2. 登陆系统登陆系统 本企业资源管理系统(aj-erp)是基于 b/s 架构的系统，用户何时何地都可以通过 internet 互联网访问本系统，其登录步骤如下所示： （1）打开 ie 浏览器窗口： 点击电脑桌面任务栏左下方的 按钮 在弹出的菜单中点选 -点击“程序”下的 ，即可打开 ie 浏览器。 （2）在 ie 浏览器的“地址栏”后输入系统的访问网址： 内网登录地址：69/index2.jsp 外网登录地址：23/index2.jsp 正式环境的地址，请参照使用公司的具体规定。 （3）在 ie 浏览器中的地址栏输入完以上访问网址，回车后出现如下图所示之页面； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 5 页 共 126 页 提示：此时，如果用户是第一次登录本系统，系统将会自动下载升级程序（以后登 录则不下载，但如果服务器上有新的升级程序，则系统也会自动进行升级） 。 弹出是否升级对话框，点击“安装”按钮后系统开始升级。安装完在后，登 录界面如下： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 6 页 共 126 页 注意：在登录 aj-erp 过程中，如果杀毒软件提示拦截，请点击允许使用。 （4）系统升级完成后，将切换到第三步骤中的窗口，用户在界面中输入自己的“用户名” 和“密码”后，单击 登录 按钮，登录系统，进入下图所示界面： 提示：如果您是第一次登录本系统，为了信息安全，建议您应立即修改密码（密码的修 改方法如下面第四节所述） 。 四.修改密码 1 进入“我的工作”模块的“基本设置”子模块，点击表格中“修改密码”将记录， 系统自动弹出“修改密码”窗口，见图 1 及图 2. 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 7 页 共 126 页 图 1 图 2 2用户在“修改密码”窗口，输入“旧密码” （即原有的密码） ，然后分别输入“新密 码”和“确认密码” （“新密码”与“确认密码”是相同的） ，完成后点击确认按钮， 窗口关闭，修改密码成功。 备注：（1）如果输入的新密码和确认密码不一置，系统将予以提示，用户需重新输 入确认密码，确保新密码和确认密码一致，修改方能生效； （2）为确保安全，建议用户对自己的密码保密不得随意外泄，并养成定期更新 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 8 页 共 126 页 密码的良好习惯。 五.界面介绍 界面图示 界面组成 以上界面图示中，主要由 7 个区域组成，每个区域包含不同的组成元素。 1 系统导航区系统导航区： 系统导航区位于用户登录后所显示的界面的左端。按照系统所提供功能的分类，设 置了不同的导航按钮，以引导用户根据自己的工作范围，选择所需的作业模块和功能界 面。 用户选择某一业务操作界面的操作说明如下图所示：（如：要进入“销售管理”下的 “销售订单”界面）： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 9 页 共 126 页 2 工具栏区工具栏区： 是用户进行各种系统操作的主要区域，其中集成了：增加、删除、过滤、保存、取 消、导出、打印、审核等各种常用的系统操作命令按钮，这些操作命令按钮的详细说明 见下表： 按钮名称图示快捷键用途 新增f2增加业务单据 删除f4删除业务单据 过滤f3查找和过滤已经保存好的数据记录 保存f9保存新增或修改后的记录内容 取消取消新增或修改的记录内容 数据导出至 excel 将界面或网格中的数据导出到 excel 文件 打印预览预览打印前业务单据格式或内容 打印打印业务单据或报表 审核 将已经编辑保存好的、需走审核流程的 制单或相关记录审核，以启动系统事先 设置好的审核流程，供后续用户进行审 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 10 页 共 126 页 核作业 关闭关闭当前所打开的模块界面 移到最前一条记录 显示最前一条记录，适用于浏览网格记 录时 移到上一条记录 显示上一条记录，适用于浏览网格记录 时 移到上一条记录 显示上一条记录，适用于浏览网格记录 时 移到最后一条记录 显示最后一条记录，适用于浏览网格记 录时 提示：（1）当用户将鼠标指向工具栏中某个操作按钮时，系统会自动显示该操作按钮的 名称或其键盘快捷键。 （2）不同界面根据其所需操作类型的不同，工具栏中会有不同的操作命令按钮组合。 3 菜单栏菜单栏： 根据业务类型的不同，在主菜单区主要列示了各种不同的“主菜单”名称，及各主 菜单下面所包含的菜单项，每个“菜单项”对应了不同的业务功能操作界面。 依据系统管理员所授权的不同，不同用户可能有不同的登录权限。 4 主界面区主界面区： 用户点击某一主菜单下的菜单项后，系统将显示对应的功能“模块界面” ，供用户编 辑或进行其它操作。如界面图示所示，模块界面中主要的组成元素包括： （1）内容标签内容标签：标记要编辑的内容名称。 （2）文本框文本框：供用户输入相关信息内容。 （3）列表框列表框：供用户用鼠标下拉选择事先在“系统词汇表”中设置好的信息类别内容， 减少用户的文字录入量，亦便于用户对各种信息进行分类统计和查询。 （4）选择框选择框：供用户选择在相关基础资料模块事先建立好的记录信息如：商品编码、 商品名称、部门编码及名称、客户编码及名称等，减少用户文字录入量，提高工 作效率，同时亦可避免资料输入错误的发生机率。 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 11 页 共 126 页 （5）网格网格：用于显示或编辑各种记录内容。用户可通过单击网格的标题栏，对各个网 格栏的记录进行排序显示。 （6）操作按钮操作按钮：指界面中具有某种特定功能的操作命令按钮，常用到的有“增加明细” 及“删除明细”等。 提示：编辑时，如果界面中的“文本框” 、 “下拉列表框”和“选择框”底色为灰色，则 表示是不可编辑、由系统自动带出编辑框之内容。 另外，为了使各模块界面中能集成更多的信息内容或方便用户的集中操作，界面中会 包含多个 tabpage 页，如上图所示的“常规页”和“浏览页” ，其中： （1）常规页常规页：供用户编辑记录单据内容的界面。 （2）浏览页浏览页：用于显示用户通过工具栏中的 筛选按钮所筛选出的记录信息， 并用“网格”列表的形式显示。用户双击网格中的记录后，系统可自动切换到 常规页，供用户查看或编辑所选记录或单据的详细信息内容。 （3）审核流程页审核流程页：供用户审核相关业务单据之用。只有当用户将要审核的业务单据 “保存”并点击工具栏中的 审核按钮后，系统方可启动审核流程。 （4）附件页附件页：添加并保存相关业务单据所需之附件资料。 如下图所示： 5 ie 浏览器工具栏：浏览器工具栏： 通过点击此处的页标签，即可 显示并切换到对应的“常规页” 、 “附件页” 、 “浏览页” 、 “审 核流程” 。 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 12 页 共 126 页 上图所示之 ie 工具栏中，常用到的操作按钮主要有“后退” 、 “前进” 、 “刷新” 、 “锁 屏” 、 “关闭”等，现分别介绍如下： （1） 【收起】按钮：收起左侧的导航窗口； （2）【停止】按钮：停止正在打开的窗口； （3） 【刷新】按钮：用以刷新当前记录； （4） 【锁屏】按钮：如果用户在使用本系统的过程中想暂时离开并将屏幕锁定（以 防他人擅自使用） ，可点击此按钮，点击后，系统将弹出如下图所示之窗口， 锁屏后，如果用户要解除锁定，可通过点击窗口中的解锁按钮，在随后出现的文本 框中输入用户自己的登录密码即可，锁屏时间可以在我的设置进行设置。 （5）【关闭】按钮：用户点击此按钮后可关闭并退出本系统。 6 状态区：状态区： 主要显示系统的当前用户和当前系统时间等信息。 第二篇业务篇 一.基础管理 1参数设置 1.1. 分类主文件 【功能描述功能描述】查看和维护物料分类。 【路径路径】基础管理/业务处理/基础资料/分类主文件 【操作指引操作指引】 指当前 用户 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 13 页 共 126 页 （1）在物料分类界面，选择“所有分类” ，然后点击工具栏【增加子节点】 按钮，系统弹出“物料分类属性”窗增加子节点】按钮，系统弹出“物料分类属 性”窗口，维护某个分类下面的下级分类属性情况； （4）可以按照上面的方法，把物料的多级分类进行设置维护。 口； （2）在弹出的“物料分类属性”窗口，手工输入“分类编码、分类名称”等信息，然 后点击确定，物料分类信息将被保存到网格中； （3）还可以选择某个分类后，然后点击工具栏【 其操作界面如下图所示： 1.2. 仓库访问权限 【功能描述功能描述】为用户设置仓库的查询或操作权限。 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 14 页 共 126 页 【操作指引操作指引】 （1）设置仓库访问权限时，可以按照“按人员” 、 “按仓库”两种方式进行维护设置， “按人员”方式是设置某个人员可以访问哪些仓库， “按仓库”方式是设置某仓库 可以供哪些人员访问； （2） “按人员”设置时：在仓库访问权限界面，先选中“部门人员” ，然后在“不能访问 的仓库”中勾选需要授权的仓库，点击按钮， “不能访问仓库” 中的仓库明细将显示在“能访问仓库”中；若要全部授权，直接点击 按钮即可； （3） “按仓库”设置时：在仓库访问权限界面，先选中“仓库” ，然后在“不能访问的人 员”中勾选需要授权的人员，点击按钮， “不能访问的人员”中 的人员将显示在“能访问的人员库”中；若要全部授权，直接点击 按钮即可； （4）还可以点击、按钮对仓库访问人员或人员能 访问的仓库进行设置的调整，还可以点击按钮对仓库访问人员 或人员能访问的仓库进行全部取消； （5）仓库授权完毕后，点击【保存】按钮即可（务必保存务必保存） 。 提示：对于新增的仓库，务必及时授权给相关用户，否则用户在做业务单据时， 无法查询或选择到该仓库。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 15 页 共 126 页 1.3. 部门访问权限 【功能描述功能描述】为用户设置部门的查询或操作权限。 【操作指引操作指引】 （1）在部门访问权限界面，先选中“部门人员” ，然后在“不能访问的部门”中勾选需 要授权的部门，点击按钮， “不能访问部门”中的部门明细将 显示在“能访问部门”中；若要全部授权，直接点击按钮即可； （2）还可以点击、按钮对某人能访问部门进行设 置的调整，还可以点击按钮对某人能访问部门进行全部取消； （3）部门授权完毕后，点击【保存】按钮即可（务必保存务必保存） 。 提示：对于新增的部门，务必及时授权给相关用户，否则用户在做业务单据时， 无法查询或选择到该部门。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 16 页 共 126 页 1.4. 其他出入库单据类型 【功能描述功能描述】设置其他出入库单据类型。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【增加】按钮，手工输入“类型编码、类型名称” ，选择“是否 有效、是否出入库、记账科目、是否参与成本计算”等信息； （2）信息输入完毕后，点击【保存】按钮即可。 其操作界面如下图所示： 【单据详解单据详解】 是否参与成本计算：指对应的出入库单据是否参与库存成本计算； 是否系统值：是否属于建立帐套时，系统默认的出入库单据类型，系统默认的单据类 型不可修改； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 17 页 共 126 页 记账科目：务必正确的设置其他出入库单据的会计科目。 【输出说明输出说明】供其他出入库时调用该单据类型中的会计科目。 1.5. 系统参数 【功能描述功能描述】设置 aj-erp 系统运行的相关参数。 【操作指引操作指引】 （1）系统参数软件公司在调试系统时，都会把相关参数记录调试好； （2）系统管理员只需要根据系统的实际运行情况，对相关参数值进行修改即可，主要是 修改参数值； （3）根据 aj-erp 系统的模块设置情况，系统参数分为整个系统的全局参数、存货模块、 应收模块、应付模块等模块的参数设置情况； （2）设置修改了相关参数的参数值后，点击【保存】按钮即可。 提示：系统参数是个业务模块正常运行的重要参数设置，一般情况下都不要去修 改，修改必须慎重。 1.6. 系统期间 【功能描述功能描述】查看设置系统期间的相关情况。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【筛选】按钮，即可查询到各系统期间的具体情况，如：应付期 间、应收期间、存货期间等模块的期间情况，如当前期间是什么时候，期间业务是 否关闭、期间业务是否结账，可以手工关闭期间业务； （2）各模块做完月末结账后，系统自动关闭结账月份的业务，并结账，当前期间自动跳 转到下一个月； （3）当需要人为关闭某个模块的业务时，点击相关业务关闭选项； （2）点击【保存】按钮即可。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 18 页 共 126 页 2常用资料 2.1记录单位 【功能描述功能描述】增加、修改系统中需要用到的计量单位资料。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【筛选】按钮，即可查询到已经存在系统中的各个单位； （2）点击工具栏【新增】按钮，手工输入“单位编码、单位名称” ，选择“是否 整圆”等信息； （2）点击【保存】按钮即可保存新增的计量单位，还可以用同样的方法修改某些 需要修改的记录单位。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 19 页 共 126 页 提示：系统参数是个业务模块正常运行的重要参数设置，一般情况下都不要去修 改，修改必须慎重。 2.2仓管员主文件 【功能描述功能描述】维护公司的仓管人员资料。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到仓管员新增模式，点击“仓管员代码” 选择项，搜索出您要增加的仓管员姓名； （2）点击 【保存】按钮，该业务员资料即被添加到网格中。 提示：如果仓管员已离职，查询到该仓管员，将“是否可用”设置为不可用。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 20 页 共 126 页 2.3销售员主文件 【功能描述功能描述】维护公司的销售人员资料。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到销售员新增模式，点击“销售业务员代 码”选择项，搜索出您要增加的销售员姓名； （2）点击 【保存】按钮，该销售员资料即被添加到网格中。 提示：如果业务员已离职，查询到该销售员，将“是否可用”设置为不可用。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 21 页 共 126 页 2.4采购员主文件 【功能描述功能描述】维护公司的采购人员资料。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到采购员新增模式，点击“采购员代码” 选择项，搜索出您要增加的采购员姓名； （2）点击 【保存】按钮，该采购员资料即被添加到网格中。 提示：如果采购员已离职，查询到该采购员，将“是否可用”设置为不可用。 其操作界面如下图所示： 2.5质检员主文件 【功能描述功能描述】维护公司的质检人员资料。 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 22 页 共 126 页 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到质检员新增模式，点击“质检员代码”选 择项，搜索出您要增加的质检员姓名； （2）点击 【保存】按钮，该质检员资料即被添加到网格中。 提示：如果质检员已离职，查询到该质检员，将“是否可用”设置为不可用。 其操作界面如下图所示： 2.6计划员主文件 【功能描述功能描述】维护公司的计划人员资料。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到计划员新增模式，点击“计划员代码”选 择项，搜索出您要增加的计划员姓名； （2）点击 【保存】按钮，该计划员资料即被添加到网格中。 提示：如果计划员已离职，查询到该计划员，将“是否可用”设置为不可用。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 23 页 共 126 页 2.7组织物料-全部属性 【功能描述功能描述】增加、维护、查询组织物料及物料的各种属性。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到组织物料新增模式，输入新增加物料的 各种属性，如物料编码、名称、描述、大类、物料类别、图号，选择计量单位等 等物料属性； （2）组织物料中包括“常规属性” “计划属性” “质检属性” “仓库属性” “财务属性” “其他”等各种类别的属性，可以根据实际情况维护物料的这些属性； （3）维护物料的各属性后，点击工具栏中的 【保存】按钮，该物料资料即被添 加到 网格中。 （4）对已经存在的物料，可能需要随时维护、修改物料的各个属性，此时可以点击工 具栏的【筛选】按钮，输入查询条件后查询到相关的物料后，修改相关的属 性，点击工具栏中的 【保存】按钮，保存所做的修改； 提示：如果此物料已经不再用，也没有了库存，可以取消常规属性中的是否有效 选项，进行失效，组织物料不允许删除。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 24 页 共 126 页 2.8客户资料 【功能描述功能描述】建立和维护公司客户档案资料。 【操作指引操作指引】 (1) 在常规页“基础资料”中点击工具栏 【新增】按钮，按用户信息输入“客 户名称、简称、区域、部门、业务员、销售价格类型、发货类型”等资料，如下图 所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 25 页 共 126 页 (2) 在“财务信息”页面，选择相应的财务信息，如下图所示： (3) 在“送货信息”页面，输入“送货地址，收货人姓名、收货人电话”等信息，点 击 增加按钮即可；若有多个送货地址，则输入完一个地址后点击增加按钮，刚 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 26 页 共 126 页 才输入的地址则保存在网格中，继续输入新的地址即可，如下图所示： 提示：若要修改网格中的“地址、指定收货人、收货人电话”等信息，先用鼠标 选中要进行修改的信息，然后在表头输入新信息，待信息修改完成后，点 击保存按钮，网格信息即被修改。 (4)在“开票资料”页面，输入“联系人电话、地址”以及“银行账号、开户行、税务登 记号” （若维护了此三项信息，才可做后续专用发票申请；否则只能做普通发票申请） ； (5)信息输入完毕后，点击工具栏【保存】按钮即可。 【单据详解单据详解】 基础资料： 区 域：指客户所在的行政区域。 部 门：指该客户由公司哪个部门管辖。 业 务 员：指该客户由哪个业务员跟踪管理。 所属辖区：指客户所在地区的区域。 财务信息页： 缺省税率：公司一般不需要体现价税分离，税率可缺省为 0；但如果公司需要在销售业 务中体现价税分离，则需维护税率，一般为 17%； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 27 页 共 126 页 主营业务收入科目：应设置为“主营业务收入主营业务收入”科目，当发生销售收 入时，系统在生成的凭证中自动调用该会计科目； 其它业务收入科目：应设置为“其它业务收入其他业务收入”科目，当产生与客户 有关的其它业务收入时，系统在生成的凭证中自动调用该科目； 主营业务成本科目：应设置为“主营业务成本主营业务成本”科目，当存货结转成 本时，系统在生成的凭证中自动调用该会计科目； 其他业务支出科目：应设置为“其他业务成本其他业务成本”科目； 应收帐科目：应设置为“应收帐款应收账款”科目，当产生与该客户有关的应收帐 款时，系统在生成凭证时自动调用该会计科目； 长期授信额度：指长期有效的信用额度，可输入正数或负数（表示冻结客户可发货额 度） ； 发货信用控制：当勾选此项时，代表该客户提货受信用控制，即如果发货余额不够时 将不能进行销售开单。 收入确认方式：即指客户应收账款的产生方式，分为“出库确认”和“开票确认”两 种方式： 1） “出库确认”是指销售出库审核完成后，便产生应收账款的方式。在“财 务总账系统凭证应收凭证生成销售收入确认”产生如下会计分录： 借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税费应交增值税-销项税 (缺省税率为零时，不显示该科目) 2） “开票确认”是指销售出库审核完成后，先减少公司库存，待发票申请完 成后，再产生应收账款的方式，此种方式产生的会计分录为： a 销售出库审核完成后，在“财务总账系统凭证存货凭证生成产品 销售出库”产生如下会计分录： 借：库存商品经销 贷：库存商品 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 28 页 共 126 页 b 发票申请完成后，在“财务总账系统凭证应收凭证生成销售收入 确认”产生如下会计分录： 借：应收账款 贷：主营业务收入 应交税费应交增值税（销项税）(缺省税率为零时，不显示该科 目) 月末成本结转时， 借：主营业务成本 贷：库存商品-经销 送货信息: 地址：指客户的收货地址。系统允许维护多个送货地址，开销售单据时系统将自动带 出默认的送货地址。 指定收货人/收货人电话：方便运输商送货到目的地时及时联系到相应的负责人，此两 项为必填项。 开票资料：指财务负责人的相关联系信息及税务登记号等。 法人资料：指法人代表的相关联系信息。 （6）对已经存在的客户，可能需要随时维护、修改客户的各个属性，此时可以点击工 具栏的【筛选】按钮，输入查询条件后查询到相关的客户，修改相关的属 性，点击工具栏中的 【保存】按钮，保存所做的修改； 提示：如果此客户已经不再用，也没有了应收款余额，可以取消基本资料中的可 用选项，进行失效，客户资料不允许删除。 客户资料中的红色字段信息为必填写项。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 29 页 共 126 页 2.9组织供应商 【功能描述功能描述】增加、维护、查询供应商资料及供应商的各种属性。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到供应商新增模式，输入新增加供应商的 各种属性，如供应商编码、供应商名称、选择价格来源、采购员、正式仓库编码、 待检仓库编码等等供应商资料属性； （2）供应商资料中包括“常规” “财务属性” “其他”等各种类别的属性，可以根据实 际情况维护供应商的这些属性； （3）维护供应商的各属性后，点击工具栏中的 【保存】按钮，该供应商资料即 被添 加到网格中。 （4）对已经存在的供应商，可能需要随时维护、修改供应商的各个属性，此时可以点 击工具栏的【筛选】按钮，输入查询条件后查询到相关的供应商，修改相关 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 30 页 共 126 页 的属性，点击工具栏中的 【保存】按钮，保存所做的修改； 提示：如果此供应商已经不再用，也没有了往来余额，可以取消常规中的是否有 效选项，进行失效。 供应商资料中的红色字段信息为必填写项。 其操作界面如下图所示： 2.10 仓库主文件 【功能描述功能描述】增加、维护、查询仓库及仓库的各种属性。 【操作指引操作指引】 （1）选择所有仓库节点，点击工具栏【增加节点】按钮，进入到仓库新增 属性窗口，输入新增加的各种属性，如仓库编码、仓库名称、选择仓库类型、资 产所有权等等仓库资料属性； （2）维护仓库的各属性后，点击仓库属性窗口的【确定】按钮，该仓库资 料即被添加到网格中。 （3）对已经存在的仓库，可能需要随时维护、修改仓库的各个属性，此时可以点击工 具栏的【查询】按钮，输入查询条件后查询到相关的仓库，修改相关的属 性，点击仓库属性窗口的【确定】按钮，保存所做的修改； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 31 页 共 126 页 提示：如果此仓库已经不再用，也没有了库存，可以取消仓库属性窗口中的是否 有效选项，进行失效。 仓库资料中的红色字段信息为必填写项。 2.11 货币主文件 【功能描述功能描述】增加、维护、查询系统中需要用到的货币币种。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到货币新增模式，输入新增加货币的各种 属性，如货币编码、货币名称、币符、货币名称（英文）等等货币资料属性； （3）维护货币的各属性后，点击工具栏中的 【保存】按钮，该货币资料即被 添 加到网格中。 （4）对已经存在的货币，可能需要随时维护、修改货币的各个属性，此时可以点击工 具栏的【查询】按钮，输入查询条件后查询到相关的货币，修改相关的属 性，点击工具栏中的 【保存】按钮，保存所做的修改； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 32 页 共 126 页 提示：系统用到的货币只能有一中货币为本位币，货币资料中的红色字段信息为 必填写项。 2.12 汇率主文件 【功能描述功能描述】增加、维护、查询各货币汇率。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【新增】按钮，进入到汇率新增模式，选择新增汇率的币种、 输入改币种汇率的月份、输入记账汇率、调汇汇率等等货币属性； （2）维护汇率的各属性后，点击工具栏中的 【保存】按钮，该汇率即被添加到 网格中。 （3）对已经存在的汇率，可能需要随时维护、修改汇率，此时可以点击工具栏的 【查询】按钮，输入查询条件后查询到相关的汇率，修改汇率，点击工具栏 中的 【保存】按钮，保存所做的修改； 提示：供应商资料中的红色字段信息为必填写项。 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 33 页 共 126 页 2.13 区域 【功能描述功能描述】设置公司的销售区域。 【操作指引操作指引】 点击工具栏【增加节点】按钮，手工输入“辖区名称” ，然后点击 【确定】按钮，系统自动生成辖区编码。 （1）选择所有地区节点，点击工具栏【增加节点】按钮，进入到区域新增 属性窗口，输入新增加区域的各种属性，如地区编码、地区名称、选择地区类型 等等区域属性； （2）维护区域的各属性后，点击区域属性窗口的【确定】按钮，该区域资 料即被添加到网格中。 （3）对已经存在的区域，可能需要随时维护、修改区域的各个属性，此时可以点击工 具栏的【查询】按钮，输入查询条件后查询到相关的区域，修改相关的属 性，点击区域属性窗口的【确定】按钮，保存所做的修改； 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 34 页 共 126 页 2.14 结算方式 【功能描述功能描述】建立和维护适用于各种业务的结算方式。 【操作指引操作指引】 （1）点击【新增】按钮，手工输入“结算方式编码、结算方式名称” ，选择 “适用范围以及结算方式所对应的会计科目” ； （2）信息输入完毕后，点击工具栏【保存】按钮即可； 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 35 页 共 126 页 2.15 发运方式 【功能描述功能描述】设置产品销售的发运方式。 【操作指引操作指引】 点击工具栏【新增】按钮，手工输入“发运方式编码” 、 “发运方式名称” ，然 后点击【保存】按钮，保存发运方式。 其操作界面如下图所示： 二.销售管理 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 36 页 共 126 页 1. 业务流程 接接销销售售订订单单 订订单单评评审审 y 发发货货通通知知 单单 销销售售出出库库 单单 n 销销售售开开票票 销销售售回回款款 n 生生产产制制造造、采采 购购模模块块 财财务务核核算算平平 台台 税税控控机机接接口口 评评审审通通过过否否 销销售售业业务务流流程程图图 税税控控机机增增 值值税税发发票票 应应收收帐帐款款 销销售售价价格格 发发货货额额度度 是是否否足足够够 销销售售授授信信 n y 2. 业务模块 2.1. 销售价格 2.1.1. 销售价格 【功能描述功能描述】设置商品的销售开单价格。 【操作指引操作指引】 (1) 点击工具栏【增加】按钮， “单据日期”默认为当前日期，选择价格的 “开始日期、结束日期” ； (2) 点击界面左下方【增加明细】按钮，在网格中输入“区域、客户、商 品”栏等信息； (3) 信息输入完毕后，点击 【保存】按钮，确认信息无误后，点击工具栏 【审核】按钮，正式启动商品销售价格的审批流程。 提示： 1)假如客户和区域栏数据都为空时，则此商品价格是全国统一销售价，可卖给全国客户； 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 37 页 共 126 页 假如客户栏数据为空而区域栏数据不为空时，则此商品价格为区域销售价，可卖给该 区域所有客户；如客户栏数据不为空而区域栏数据为空时，则此商品价格为客户销售 价，只可卖给该客户； 2)价格审批生效后，开销售订单时将根据客户、客户区域、时间段自动取相应的商品销 售开单价；销售订单获取价格规则为：有客户价，则取客户价，没有客户价则取区域 价，没有区域价则取全国统一价。则表明此商品价格可卖给全国客户；“同一商品同 一时间段内”假如有多条记录，则系统以审批时间最晚的为准。 3)建议用户按照一个商品价格类型设置一张商品价目表，并在表头的备注栏注明当前的 价目表是适用于哪种价格类型及有效时间。 其操作界面如下图所示： 【单据详解单据详解】 含税价：指商品正常的销售开单价。开单员可根据实际需要或授权手工维护销售价格； 【输出说明输出说明】供后续销售开单时调用。 2.1.2. 销售特价 【功能描述功能描述】为客户申请销售特价。如五一、国庆、春节等节日促销而设的特价。 【操作指引操作指引】 (1) 操作模式和“销售价格”类似。 提示： 1) 销售特价只适合特价销售订单。 其操作界面如下图所示： 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 38 页 共 126 页 2.1.3. 价格作废 【功能描述功能描述】作废正在生效的商品销售价格。 【操作指引操作指引】 （1）根据需要在界面上方查询出所要关闭或打开的销售价格记录，如可用“销售价格 单号、客户编码、商品编码、价格状态、价格类型”等信息（可选择一个或多个 查询信息） ； （2）信息输入完毕后，点击按钮，系统将带出符合查询条件的相关信息； （3）如要作废已审核的价格（包括标准价或者特价） ，在网格中勾选该价格，然后点击 工具栏【作废/生效】按钮即可。 提示：当公司因销售价格政策的变化，需要调整正在生效的价格，可在本模块进 行关闭操作，而不能直接在销售价格单中修改。 其操作界面如下图所示： 2.2.订单销售 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 39 页 共 126 页 2.2.1. 销售订单 【功能描述功能描述】根据客户采购计划，做销售订单，做为公司的需求订单。 【操作指引操作指引】 （1）点击工具栏【增加】按钮， “受订日期”系统默认为当前日期，选择“客户” ，系统将自动带出“部门、业务员、收货人、销售区域、收货地址”等相关信息， 然后输入“发运方式、付款方式”等信息； （2）点击网格 “物料编码”单元格中的按钮，选择需要销售的商品， 系统自动带出商品的销售价格（含税价） ，然后手工输入“订购数量” ； 提示： 系统自动获取销售价格的逻辑为：有客户价，则取客户价，没有客户价则 取区域价，没有区域价则取全国统一价； （3）信息输入完毕后，点击 【保存】按钮，确认订单信息无误后，点击工具栏 【审核】按钮，正式启动订单审批流程； 其操作示例图如下所示： 【单据详解单据详解】 合同号码：一般指与客户签订的书面订货合同号，为非必填项； 2.2.2. 特价订单 【功能描述功能描述】为客户申请销售特价。如五一、国庆、春节等节日促销而设的特价。对应特 价部分要通过特价订单来下单，特价订单的产品销售价格从特价表中获取。 广州奥杰企业资源计划管理系统（aj-erp） 【用户操作手册】 第 40 页 共 126 页 【操作指引操作指引】 (1) 操作模式和“销售订单”类似。 提示： 1) 特价订单只从销