恒利集团OA系统使用规范.doc

恒利集团oa系统使用规范恒利集团公司办公自动化系统（以下简称oa系统）内容包括协同办公，表单管理、公文管理、电子邮件、公共信息、个人日程计划等，主要实现本公司网络办公，无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高单位内部的办公效率。oa的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。 （一）使用规范 1、单位的每个工作人员都要熟练掌握oa系统的使用方法，使用oa 系统进行单位内部的各项日常办公。 2、工作人员要保证通过oa系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。 3、工作人员要保证文件处理的响应时间。所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。 4、oa系统自动对工作人员的使用情况进行记录，并对每个工作人员文件的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并由信息中心定期公布。 （二）系统办公流程及岗位职责 公文管理 发文（单位管理部门发文、会议纪要和部门发文） 1、公司各管理部门发文，由各部门拟稿，提交后经办公室审核、办公室主任审核、单位领导签发、发文登记、自动归档等流程结束后由办公室正式发文。 2、会议纪要，由办公室人员起草，提交办公室主任审核、主管领导签发、办公室发布，最后自动归档。 3、办公室等部门发文，由各部门人员起草发文，提交部门领导签发、部门内部发文登记给文号、清稿打印，然后自动归档。 收文（包括单位收文和部门收文） 1、公司收文，由办公室人员完成收文登记并填写传阅单或承办单、办公室主任填写拟办意见、办公室机要人员按办公室主任意见传送至公司领导审阅，公司领导填写办理意见后，办公室机要人员按公司领导办理意见转有关部门承办，然后自动归档。 2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。 督办通知 由办公室人员起草督办通知、办公室主任审阅后转到相关部门办理、相关部门办理完毕返还办公室并领导批示后该督办工作方可完成。 公文的归档及借阅 公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员须使用oa系统进行档案的借阅工作。 日常办公 1.请假等管理 单位人员请休病假、事假或公出，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审核。 2. 协同办公管理 单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。 3. 会议管理 召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导根据需要交领导审批或直接交办公室发布。 4.公告管理 由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公oa系统上直接发布。 （三）安全管理 1、文件密级管理。密级别以上的文件按原有的手工处理模式及进行处理，不得通过网络进行办理。 2、工作人员身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。oa系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己每月定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。 3、数据的备份 每个工作人员要及时将oa系统中的文件备份到各个人计算机中，防止数据丢失，造成损失。信息中心系统管理员定期对oa整个系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。 4、工作人员可用内部协同系统收发邮件，公文，实现数据及数据的交换。自oa系统正式应用起，取消服务器文件共享的方式。5、为避免计算机病毒传播