物资采购管理办法79516.doc

物资采购管理办法第一章 总则第一条 为加强物资采购管理，规范采购流程，降低采购成本，提高采购质量，制订本办法。第二条 本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。第二章 部门分工及职责第三条 公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。主要职责如下：1、负责制定完善公司物资采购管理制度；2、负责组织相关领导和部门确定采购方案，并报总经理审批；3、监督指导相关部门实施采购方案；4、组织相关部门进行采购物资的验收；5、监督检查各部门实物管理和帐务管理。第四条 采购分工如下：1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购；2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购；3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购；4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。各部门的职责如下：1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划；2、市场调研或谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核。3、协助分管领导实施采购方案；4、参与采购物资的验收入库工作；5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续；6、负责本部门采购物资的实物管理和帐务管理。第三章 采购计划管理第五条 计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定，具体分工如下：1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划；2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划；3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划；4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。第六条 计划编制时间1、按月度编制，每月25日前编制次月的采购计划；2、非计划性的临时采购，编制临时计划。第七条 计划内容采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。第八条 计划审核审批1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核，总经理审批。总经理是否授权采购分管领导审批？2、日常办公用品，生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品，实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核，部门分管领导审批。第四章 采购组织管理第九条 确定采购方案审批后的采购计划，由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研和谈判，初步确定供货商及采购价格，编制采购方案报分管领导审核或审批。编制采购方案应遵循以下基本原则：1、采购价格应以市场价格为指导；2、通过比质、比价，确定供货商及采购价格；3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。第十条 签订采购合同及履约1、公司根据合同法等法律法规要求，制定符合公司实际情况的“物资采购合同模板”（附件一），规范公司采购合同文本的管理。2、有以下情形之一的，必须与供货商签订采购合同：（1）须预付货款的物资采购；（2）有特殊质量和技术要求的物资采购；（3）有到货期限要求的物资采购；（4）有特殊售后服务要求的物资采购，如技术培训、技术指导和咨询；安装调式；配件保障等；（5)其他存在交易风险或不确定事项的物资采购。3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核，部门分管领导审批后（附件二），方可盖章生效。合同生效后采购部门方可履约。4、各采购部门负责合同履约。包括发货，运输，到货，争议的处理，退货，补货，结算，付款，履约评价等。5、合同文本的管理（1）由公司留存的采购合同必须按公司合同编号规则（附件三）进行编号，并登记合同台帐，存档管理。（2）合同执行完毕后，由采购部门对本合同履约情况进行书面总结评价，并将合同履约情况评价表（附件四）与对应合同一起存档。（3）采购合同按年进行清理、汇编成册，交综合管理部存档。第十一条 物资验收入库1、物资到货后，分管采购的副总经理组织相关部门，对照采购计划或采购方案或采购合同进行逐项验收，如需出具检验报告单的，由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告，各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续，填制物资采购验收单，库管、采购、检测员签字确认。2、代采购物资到货后，由采购部门代表公司书面委托收货人，按上述要求进行验收，并将签认后的物资采购验收单索回公司。3、外购贸易商品、委托加工产品直接到达用户指定地点的采购物资，销售人员负责提请用户验收并出具“收货凭据”，库管依据“收货凭据”同时办理出入库手续，填写出库单或入库单。4、检验不合格的物资不得办理入库。第五章 采购结算管理第十二条 发票管理采购物资时，经办人必须索取增值税专用发票，并对发票的真实性和合法性负责。特殊情况不能取得增值税专用发票的，事前请示财务部门的分管领导。第十三条 结算付款管理1、预付货款必须有合同约定，否则财务资产部不得支出预付款；2、无论是现款采购还是赊购，一律实行“先对账结算，再付款”。3、结算时，由采购部门收集、整理相关结算凭据，填写物资采购结算单，经部门负责人、分管领导、总经理审核签字，送财务部门进行帐务处理。4、办理采购结算时，物资采购结算单必须附有以下资料：（1）经审批的物资采购计划；（2）经审批的物资采购方案；（3）盖章生效的采购合同（本办法规定可不签订采购合同的除外）；（4）真实、合法、有效的发票（及货物清单）或收据；（5）完整的审核签字的物资采购结算单和入库单；（6）财务部门或公司领导要求的其他资料。5、付款时，由采购部门填写付款审批单，经部门负责人、分管领导审核签字，总经理审批后，送财务资产部进行帐务处理后付款。 第六章 采购台账管理第十四条 采购部门设专人负责物资采购工作，建立健全物资采购台账，并即时登记台帐。物资采购台账包括物资采购流水账及采购付款明细账等。第十五条 采购部门应定期与供货商核对供货、结算及付款情况，编写并签认备忘录。第十六条 采购部门应每月7日前与财务部门核对上月账务。第十七条 采购部门应按月对采购情况进行总结和分析。第七章 罚则第十八条 不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。第十九条 经审批的采购方案，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，如不能如期完成应及时向分管领导说明原因，否则由经办人承担相应责任。第二十条 未经比价或谈判即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高，经查实后采购人员承担相应损失。第二十一条 验收相关人员必须对所有到达的采购物资，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现质量不合格时，必须及时报告采购部门（必要时直接报告总经理）处理。严禁不合格的采购物资入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。 第二十二条 库管对采购物资的入库数量负责。若发现数量不符时，应当及时报告采购部门，同时妥善保管该批采购物资等待处理。因库管个人原因，造成入库数量短缺、超计划采购的，给予相应的经济处罚。 第二十三条 财务资产部必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向公司领导汇报有关事情真相，并造成经济损失的，给予相应的经济处罚和行政处分。第八章 附则第二十四条 其他管理制度中与本办法不相符的，以本办法为准。第二十五条 本办法由采购分管领导负责修订和解释。第二十六条 本办法自2017年1月1日起执行。附件一：物资采购合同 合同编号：按附件三编号供方：需方：根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国产品质量法及相关法律法规，本着平等互利、等价有偿的原则，经双方协商一致，订立本合同。一、货物名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额序号货物名称规格型号计量单位数量含税单价(元)金额(元)12合计大写二、 质量要求：（按国家标准和行业标准）执行，供方必须对产品的质量负责，提供据以验收的必要技术资料。 三、包装要求：1、包装须适合（汽车或火车运输）要求，能适应气候的变化，能防护正常装卸、潮湿、雨淋、腐蚀、震动和冷冻,并符合技术附件中的规定。2、包装标准： 包装执行 标准。 复合三合一包装（外牛皮纸、中间编织袋、内衬塑料薄膜）， 公斤/袋。 普通编织袋包装 公斤/袋。 坚固的纸箱包装。 桶装：全新铁包装桶，200公斤/桶。3、包装费用承担：包装及相关费用由供方承担。包装物不回收。4、供方将对由于包装不当致使货物毁损、缺失和由此产生的费用以及因此给买方带来的全部损失负责，包括直接经济损失和合理的可预期利益损失。四、交货地点及运输方式:（供方运至需方要求的交货地点），到需方收货前所发生的运输费、保险费及装卸费等费用由供方承担。五、交货期限及违约责任：（发货及交货日期）前到（需方要求的交货地点）。在合同执行期间如果供方延迟交货，则每7天（日历天数）罚迟交货款值的0.5%（不满7天按7天算），但最高不能超过合同总金额的5%。如果乙方延迟3周仍不能交货，需方有权终止合同，同时供方退换需方所有货款，而供方仍要向需方按时支付上述罚金。六、验收标准、方法及提出异议期限：（产品名称及标准号）验收，货到需方二十日内对供方产品质量提出异议，若存在问题，供方负责换货或退货。 七、随机备品，配件工具数量及供应方法：（附产品标准，检验报告及合格证等）。 八、结算方式： 。 九、违约责任：按中华人民共和国合同法有关条款执行。 十、解决纠纷方式：双方协商解决。如协商不成，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。十一、其他约定事项：1、 。 2、 。 十二、合同生效：1、本合同正本一式两份，双方各持一份，传真件有效。2、本合同有效期限自 年 月 日起至 年 月 日止。供方:(章) 法定地址: 法定代表人: 委托代理人: 电话: 传真: 开户银行: 帐号: 税号: 邮编: 签订日期： 年 月 日签订地点：成都需方:(章) 法定地址: 法定代表人:委托代理人: 电话: 传真:开户银行: 帐号: 税号: 邮编: 签订日期： 年 月 日 签订地点： 附件二：采购合同评审会签表合 同 号合同名称合作单位市场营销部经办人市场营销部审核意见： 签字： 年 月 日 财务资产部审核意见：签字： 年 月 日分管领导审核意见：签字： 年 月 日总经理审批意见：签字： 年 月 日附件三：合同编号规则为加强公司合同编号管理，将合同分类编号规则做如下规定：1、一级编码：由公司简称XYHW四个大写字母表示。2、二级编码：由合同类别（销售XS、采购CG、劳务LW、技术服务JS等）汉语拼音的声母表示。3、三级编码：由合同签订年月日组成。如201211054、四级编